Celoxis 12.0 – die vollständige Wissensdatenbank

Projektstatus ermöglichen es Ihnen, den Projektlebenszyklus von der Initiierung bis zum Abschluss zu definieren und zu verfolgen. Standardmäßig bieten wir die folgenden Status an: Entwurf, Aktiv, Abgebrochen, Angehalten, Archiviert; Sie können diese jedoch an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen.

Status ermöglichen es Ihnen außerdem, bestimmte Aspekte des Systemverhaltens zu steuern. Beispielsweise können Sie die Zeiterfassung für Projekte in den Status „Entwurf“ und „Archiviert “ deaktivieren

Das Systemverhalten variiert je nach Projektphase.

Bühne

Jeder Projektstatus muss genau einer der folgenden Projektphasen zugeordnet sein: Planung, Durchführung oder Abschluss. Das System verhält sich je nach Projektphase unterschiedlich, wie nachfolgend beschrieben:

Wenn Sie beispielsweise einen Projektstatus namens „Nicht genehmigt“ und dessen Phase auf „Planung“, werden Projekte im Status „ Nicht genehmigt“ weder mit Ampelindikatoren versehen noch werden E-Mail-Benachrichtigungen generiert. Allerdings führt jede hinzugefügte Ausnahme für Arbeitskalender oder Ressourcen zu einer Neuberechnung des Projektplans.

Verwendung von Projektzuständen

Ein Projekt kann nur einem Projektstatus angehören.

Der Projektstatus kann im Fenster „Projekt hinzufügen/bearbeiten“ unter dem Reiter „Benutzerdefinierte Felder“ festgelegt werden. Um den Projektstatus für mehrere Projekte gleichzeitig zu ändern, können Sie das Fenster für die Massenbearbeitung verwenden.

Projektstatus können auch in Spalten, Filtern, Gruppen und Diagrammen verwendet werden.

Projektstatus verwalten

Nur Administratoren können Projektstatus verwalten. Um Projektstatus zu verwalten, navigieren Sie zu HauptmenüAdministratorProjektmanagementProjektstaaten

Wenn Sie Projekte mit ähnlicher Struktur durchführen, können Sie, anstatt jedes Mal einen Projektplan von Grund auf neu zu erstellen, diese Projekte als Vorlagen anlegen und speichern, um ein neues Projekt schnell starten zu können.

Verwendung von Projektvorlagen

Um ein neues Projekt anhand einer Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf HauptmenüProjektVerwenden Sie eine Vorlage

Verwaltung von Projektvorlagen

Nur Administratoren können Projektvorlagen erstellen und verwalten.

Aus jedem Projekt kann eine Vorlage erstellt werden. Um Projektvorlagen zu erstellen oder zu verwalten, navigieren Sie zu HauptmenüAdministratorProjektmanagementProjektvorlagen

Projekttypen helfen Ihnen, Ihre Projekte zu kategorisieren. Mithilfe unserer Berichte erhalten Sie wichtige KPIs wie Gewinn, Aufwand und Marge, aggregiert für Ihre Projekttypen, und können so die Geschäftsentwicklung besser verstehen.

Sie können außerdem benutzerdefinierte Felder speziell für Ihre Projekttypen einrichten, um relevante Geschäftsdaten zu erfassen.

Eine Anwaltskanzlei könnte beispielsweise Projekttypen wie Insolvenz und Patente haben . Benutzerdefinierte Felder könnten für Insolvenzverfahren die Versicherungsgesellschaft und die Darlehensnummer sein, für Patente hingegen die Patentnummer , der Patentsponsor und das Patentland

Verwendung von Projekttypen

Ein Projekt kann nur einem Projekttyp angehören.

Projekttypen können im Bildschirm „Projekt hinzufügen/bearbeiten“ unter dem Reiter „Benutzerdefinierte Felder“ festgelegt werden. Um den Projekttyp für mehrere Projekte gleichzeitig zu ändern, können Sie den Bildschirm für die Massenbearbeitung verwenden.

Projekttypen können auch in Spalten, Filtern, Gruppen und Diagrammen verwendet werden.

Projekttypen verwalten

Nur Administratoren können Projekttypen verwalten. Um Projekttypen zu verwalten, navigieren Sie zu HauptmenüAdministratorProjektmanagementProjekttypen

Kunden sind Einzelpersonen oder Organisationen, für die Projekte durchgeführt werden. Die Zuordnung von Kunden zu Projekten erleichtert das Filtern, Berichten, Darstellen von Daten und vieles mehr.

Darüber hinaus können Sie Ihren Kunden Zugriff gewähren, damit diese sich einloggen können, um mit ihnen geteilte Berichte einzusehen, an Online-Diskussionen teilzunehmen, Dateien auszutauschen und sogar an Geschäftsprozessen (z. B. Fehlerberichten, Änderungsanforderungen und Genehmigungen) mitzuwirken.

Der Kundenzugang ist kostenlos.

Kundenanmeldung

Virtuelle Clients sind Clients ohne Benutzernamen und Passwort. Sie können sich nicht bei Celoxis anmelden. Beim Anlegen eines Clients können Sie ihm optional einen Benutzernamen und ein Passwort zuweisen. Die Anmeldedaten lassen sich auch im Bearbeitungsmodus des Clients festlegen.

Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt den Login-Zugang entziehen möchten, löschen Sie einfach den Benutzernamen und das Passwort für diesen Client.

Um Unfälle zu vermeiden, werden Kunden ihre Benutzernamen und Passwörter nicht mitgeteilt. Es liegt in Ihrer Verantwortung, ihnen diese Zugangsdaten mitzuteilen.

Client-Berechtigungen

Jedem Kundenkonto können die folgenden Berechtigungen zugewiesen werden:

Gewähren Sie dem Kunden die Anzeige von Aufgabeninformationen (ohne Finanzinformationen).Diese Einstellung legt fest, ob Kunden Aufgabendetails einsehen können. Finanzfelder (einschließlich benutzerdefinierter Felder) werden Kunden niemals angezeigt.

Erlauben Sie dem Kunden, Details zu Fortschrittsaktualisierungen von Aufgaben einzusehen.: Diese Einstellung legt fest, ob Kunden Aktualisierungen und Kommentare zu der Aufgabe sehen können.

Erlauben Sie dem Kunden, den Fortschritt von Aufgaben zu aktualisieren.: Dies bestimmt, ob Kunden Kommentare zu einer Aufgabe hinzufügen können.

Wenn Sie Berichte mit Ihrem Kunden teilen, haben die oben genannten Berechtigungen Vorrang vor den in den Berichten enthaltenen Daten. Wenn Sie beispielsweise einen Aufgabenlistenbericht an einen Kunden weitergeben, der nicht über die Berechtigung „Client darf Aufgabeninformationen anzeigen (ausgenommen Finanzinformationen)“ verfügt, sieht dieser Kunde einen leeren Bericht.

Kundenhierarchie

Betrachten Sie die folgenden Szenarien:

• Mehrere Personen aus einer Kundenorganisation möchten an einem Projekt mitarbeiten.
• Ihr Unternehmen führt Projekte für verschiedene Abteilungen (oder Niederlassungen) eines Kunden durch, die Führungskräfte wünschen sich jedoch konsolidierte Berichte. Beispielsweise könnte Ihr Unternehmen Projekte für IBM Indien und IBM Frankreich realisieren, und Ihre Führungskräfte benötigen möglicherweise einen zusammenfassenden Bericht für IBM. Außerdem soll verhindert werden, dass Mitarbeiter von IBM Indien auf Projekte von IBM Frankreich zugreifen können und umgekehrt.
• Sie möchten verhindern, dass ein Kunde versehentlich auf das Projekt eines anderen Kunden zugreift. Beispielsweise möchten Sie CBM nicht aufgrund eines Tippfehlers Zugriff auf IBM-Projekte gewähren.

Hier kommt das Konzept der Clienthierarchie ins Spiel. Mit Celoxis können Sie Clienthierarchien erstellen, um Reporting, Zusammenarbeit und Zugriffskontrolle zu verbessern.

Beispiel

Betrachten Sie die folgenden Kunden:

 1 Peter Parker 2 IBM 3 ├── John 4 └── Alisha 5 Acme 6 ├── Acme (Frankreich) 7 │ ├── Pierre 8 │ └── Chloe │ 9 └── Acme (Indien) 10 ├── Ravi 11 └── Suresh

Es gibt insgesamt 11 Kunden.

Peter Parker ist ein Einzelkunde. Es gibt keine Hierarchie.

IBM hat zwei minderjährige Kunden – John und Alisha.

Acme hat zwei Kinderkunden – Acme (Frankreich) und Acme (Indien) –, die jeweils zwei Kinderkunden haben – Pierre und Chloe bei der ersteren und Ravi und Suresh bei der letzteren.

Um diese Eltern-Kind-Beziehung herzustellen, verwenden Sie das Feld „Elternteil“ im Bildschirm „Client hinzufügen/bearbeiten“.

Projektsichtbarkeit

Wenn Sie einem Kunden ein Projekt zuweisen, ist es für diesen Kunden und alle seine Unterkunden sichtbar. Um beim obigen Beispiel zu bleiben:

Festlegung der Projektkunden

Sie können die Kunden eines Projekts im Bildschirm „Hinzufügen/Bearbeiten“ des Projekts oder über die Massenaktionen des Projekts festlegen. Der erste Kunde wird zum primären Kunden

Kundenberichte und Dashboards

Sie können Berichte und Dashboards mit Kunden teilen. Dazu gehören Tabellen, Kreisdiagramme, Balkendiagramme und viele weitere Berichtsansichten. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel über Dashboards.

Um den Bericht mit einem Kunden zu teilen, wählen Sie diesen im Für Kunden sichtbar“ im Formular zum Hinzufügen/Bearbeiten des Berichts aus. Wenn Sie die „Alle“ , wird der Bericht mit allen Kunden geteilt.

Sie können auf ähnliche Weise auch steuern, welche Projektregisterkarten für Kunden sichtbar sind. Navigieren Sie zu HauptmenüAdministratorProjektmanagementProjekt-Registerkarten, bearbeiten Sie die Ansicht und wählen Sie die Kunden wie oben beschrieben aus.

Weitere Informationen zum Teilen von Berichten und Dashboards finden Sie im Kapitel zum Thema Berichtsfreigabe.

Beachten Sie, dass Kunden Filter ändern können, die im Filter-Tab des Berichts als abfragefähig gekennzeichnet sind.

Finanzdaten werden Kunden niemals angezeigt, selbst wenn diese Spalten versehentlich ausgewählt werden.

Kundenaktionen

Kunden können über das System aktiv zusammenarbeiten, was die Transparenz erhöht und Doppelarbeit reduziert. Es hilft außerdem, einen Prüfpfad zu gewährleisten und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.

Kundenansicht

Clients können von Administratoren und Benutzern mit der „Client anzeigen“ .

Um die Kundenliste anzuzeigen, klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf MehrKunden

Kundenakquise

Clients können von Administratoren und Benutzern mit der „Client hinzufügen“ .

Um einen Kunden hinzuzufügen

1. Klicken Sie auf HauptmenüKunde
2. Im Basic Tab:
   1. Bitte geben Sie Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer an.
   2. Wenn das Kundenkonto Teil einer Hierarchie, geben Sie das übergeordnete Konto ein.
   3. Wenn Sie nicht möchten, dass der Kunde einen Login hat, geben Sie Benutzername und Passwort ein und klicken Sie auf das virtuelle Kontrollkästchen.
   4. Weisen Sie die entsprechenden Berechtigungen.
3. im „Benutzerdefinierte Felder“ die entsprechenden benutzerdefinierten Felder aus.
4. Im „Einstellungen“ wählen Sie das gewünschte Gebietsschema, Datumsformate und Dashboards.
5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Weiteren hinzufügen“, wenn Sie weitere Kunden hinzufügen möchten
6. Einreichen

Kunden aus CSV importieren

Celoxis bietet Ihnen die Möglichkeit, Kundendaten aus CSV-Dateien zu importieren. Wenn Sie eine Microsoft Excel-Datei besitzen, können Sie diese im CSV-Format (Comma Separated Values) exportieren und anschließend in Celoxis importieren.

Um Kunden zu importieren, gehen Sie zur Kundenseite – HauptmenüMehrKunden und klicken Sie dann auf Import Schaltfläche. Laden Sie den Client im unten beschriebenen Format hoch.

Unterstützte Felder:

• Name – Pflichtfeld
• E-Mail
• Telefon
• Benutzername – der Anmeldename.
• Passwort – das Passwort im Klartext.
• Virtuell – false oder true, um anzuzeigen, ob sich der Client anmelden kann bzw. nicht.
• Benutzerdefinierte Felder – Sie müssen die Felder zuerst in Celoxis erstellen

Kunden sind

wurden über ihre Login-Konten benachrichtigt.

Ein Projektteam ist eine Gruppe von Nutzern, die an einem Projekt arbeiten. Die wichtigsten Vorteile der Bildung eines Projektteams sind:

1. Komfort – beim Zuweisen von Aufgaben an Benutzer werden Ihnen nur die Benutzer Ihres Projektteams angezeigt.
2. Sicherheit – Sie können Benutzern im Projektteam spezielle Berechtigungen zuweisen. Beispielsweise können Sie das System so konfigurieren, dass jeder Benutzer im Projektteam jeden Projektauftrag kommentieren kann.

Definition des Projektteams

Das Projektteam kann im Bildschirm „Projekt hinzufügen/bearbeiten“ unter der „Erweitert“ .

Ein paar Regeln, die Sie beachten sollten:

• Die für das Projekt benannten Projektmanager sind immer Teil des jeweiligen Projektteams.
• Benutzer, denen Aufgaben in einem Projekt zugewiesen sind, sind immer Teil des Projektteams.

Fähigkeit des Projektteams ermöglichen

Um die Projektteamfunktion zu aktivieren, navigieren Sie zu HauptmenüAdministratorProjektmanagementProjektoptionen Und Deaktivieren Die Beim Zuweisen von Aufgaben an Benutzer sollten alle Benutzer angezeigt werden, nicht nur die Projektteammitglieder. Option.

Für kleine Teams ist diese Funktion möglicherweise übertrieben und sollte besser deaktiviert werden.

Celoxis ist eine hervorragende Alternative zu Microsoft Project. Die Integration von Celoxis mit Microsoft Project ist eine der umfassendsten der Branche. Wenn Sie die Funktionsweise verstehen, erreichen Sie eine perfekte bidirektionale Synchronisierung mit Microsoft Project und profitieren so von den Vorteilen beider Systeme.

Importieren aus Microsoft Project

Sie können ein Projekt direkt aus einer Microsoft Project-Datei erstellen, indem Sie auf ( klickenHauptmenüProjektImportX/MSProject) oder Aufgaben in ein bestehendes Projekt importieren (ProjektoptionenImportX/MSProject).

Beim Import einer Microsoft Project-Datei (XML oder MPP) importiert Celoxis Folgendes:

• Eltern-Kind-Beziehungen
• Abhängigkeiten einschließlich Vorlauf- und Nachlaufzeiten
• Einschränkungen
• Ressourcenzuweisungen
• Die Standardbasislinie

Was nicht importiert wird:

• Kalenderoptionen - z. B. Stunden/Tag, Tage/Monat usw.
• Ressourcenliste
• Benutzerdefinierte Felder
• Nicht standardmäßige Baselines
• Kalender und Ausnahmen
• Zeitphasendaten

Importfeldzuordnungen

Während die Feldzuordnungen in den meisten Fällen selbsterklärend sind (sie haben in MS Project und Celoxis den gleichen Namen), verdienen einige Felder eine besondere Erwähnung:

Abweichungen verstehen

Celoxis und Microsoft Project ähneln sich zwar in vielerlei Hinsicht, unterscheiden sich aber in einigen Bereichen (siehe die Liste der nicht importierten Daten oben), was zu unerwarteten Problemen führen kann. Sollten die Datumsangaben in Celoxis nach dem Import nicht übereinstimmen, stellen Sie Folgendes sicher:

• Arbeitskalender und Ausnahmen in MS Project und Celoxis stimmen überein. Beachten Sie, dass MS Project keine Zeitzonen oder anteilige arbeitsfreie Zeiten unterstützt.
• Sie nutzen keine der Optionen oder Funktionen in Microsoft Project, die Celoxis nicht importiert
• Die Ressourcen wurden beim Import korrekt zugeordnet

Exportieren nach Microsoft Project

Wenn Sie ein Projekt nach Microsoft Project exportieren (ProjektoptionenExportX/MSProjectFolgendes wird exportiert:

• Eltern-Kind-Beziehungen
• Abhängigkeiten einschließlich Vorlauf- und Nachlaufzeiten
• Einschränkungen
• Ressourcenzuweisungen
• Die Standardbasislinie
• Arbeitskalender und Ausnahmen
• Ressourcen und ihre individuellen Ausnahmen

Was nicht exportiert wird:

• Benutzerdefinierte Felder
• Vorgängerprojekte
• Felder, die in Microsoft Project kein entsprechendes Feld haben (z. B. Arbeitsbereich, Budget usw.)
• Die Ressourcenzuordnung in Stunden wurde in Prozent umgestellt, da Microsoft Project die Zuordnung in Stunden nicht unterstützt

Exportfeldzuordnungen

Während die Feldzuordnungen in den meisten Fällen selbsterklärend sind (sie haben in MS Project und Celoxis den gleichen Namen), verdienen einige Felder eine besondere Erwähnung:

Abweichungen verstehen

Celoxis und Microsoft Project ähneln sich zwar in vielerlei Hinsicht, unterscheiden sich aber in einigen Bereichen (siehe die obige Liste der nicht exportierten Daten), was zu unerwarteten Problemen führen kann. Falls die Datumsangaben in Microsoft Project nach dem Export nicht übereinstimmen, stellen Sie Folgendes sicher:

• Arbeitskalender und Ausnahmen in MS Project und Celoxis stimmen überein. Beachten Sie, dass MS Project keine Zeitzonen oder anteilige arbeitsfreie Zeiten unterstützt.
• Sie nutzen keine der Optionen oder Funktionen in Microsoft Project, die Celoxis nicht importiert
• Sie haben in Celoxis keine Ressourcen in Stunden zugeordnet, sondern nur Prozentangaben verwendet . Microsoft Project unterstützt die Zuordnung in Stunden nicht .

RAG steht für Rot, Gelb und Grün. RAG-Indikatoren visualisieren den Status von Projekten oder Aufgaben hinsichtlich Zeitplan und Kosten.

Celoxis berechnet die RAG-Indikatoren für Projekte und Aufgaben regelmäßig automatisch, sofern sich das Projekt in der Ausführungsphase . Andernfalls wird der RAG-Indikator als „Inaktiv“.

Ampelindikatoren im Zeitplan

Celoxis berechnet für jedes Projekt und jede Aufgabe automatisch einmal täglich das voraussichtliche Enddatum auf Basis des aktuellen Fortschritts. Dies ist das Datum, an dem das Projekt oder die Aufgabe voraussichtlich abgeschlossen sein wird.

Angenommen, eine Aufgabe sollte in 4 Tagen abgeschlossen sein und ist nach 2 Tagen erst zu 25 % erledigt. Celoxis berechnet dann den voraussichtlichen Fertigstellungstermin der Aufgabe auf den 8. Tag anstatt des ursprünglich geplanten 4. Tages.

Bei einem Projekt oder einer Sammelaufgabe ist das voraussichtliche Enddatum das höchste der voraussichtlichen Enddaten der untergeordneten Aufgaben.

Die RAG-Indikatoren werden wie folgt zugeordnet:

Kosten-Ampelindikatoren

Celoxis berechnet für jedes Projekt und jede Aufgabe automatisch einmal täglich die voraussichtlichen Kosten auf Basis des aktuellen Ausgabenvolumens. Es handelt sich dabei um die Kosten, die das Projekt oder die Aufgabe voraussichtlich bei den aktuellen Ausgaben verursachen wird.

Angenommen, das Budget einer Aufgabe beträgt 1000 US-Dollar und sie ist zu 25 % abgeschlossen, wobei die tatsächlichen Kosten 200 US-Dollar betragen. Celoxis berechnet dann die voraussichtlichen Kosten der Aufgabe auf 800 US-Dollar anstatt auf 1000 US-Dollar.

Bei einem Projekt oder einer Sammelaufgabe entsprechen die prognostizierten Kosten der Summe der prognostizierten Kosten aller Teilaufgaben.

Die RAG-Indikatoren werden wie folgt zugeordnet:

Wenn kein Budget angegeben ist, werden stattdessen die geplanten Kosten bei der Berechnung des RAG-Status herangezogen.

Berechnung von Prognosen

Die Berechnung von Prognosen ist ein ressourcenintensiver Vorgang, daher ist es für das System nicht möglich, die Ampelindikatoren in Echtzeit zu pflegen.

Celoxis berechnet Prognosen einmal täglich nach bestem Wissen und Gewissen. Sie können das System jedoch jederzeit anweisen, die Prognosen für ein Projekt neu zu berechnen ProjectRecalculateStatsSie können sogar Prognosen für mehrere Projekte neu berechnen, indem Sie Projekt MassenaktionenProjectRecalculateStats aus Ihrer Projektlistenansicht.

Ein Arbeitskalender definiert die Arbeits- und Freizeitzeiten einer Organisation. Er legt die Arbeitszeiten für jeden Arbeitstag, die Arbeitstage für jede Woche und etwaige Ausnahmen, wie beispielsweise Feiertage, fest.

Sie können mehrere Arbeitskalender definieren, jeder mit eigener Zeitzone, eigenen Arbeitszeiten und eigenen Ausnahmen.

Arbeitskalender werden zur Planung von Aufgaben verwendet.

Nutzung von Arbeitskalendern

Jeder Benutzer muss genau einem Arbeitskalender zugeordnet sein. Der Arbeitskalender kann für einen Benutzer entweder im Benutzerbearbeitungsbildschirm oder im Bildschirm für die Massenbearbeitung festgelegt werden.

Jedes Projekt verfügt über einen Standardarbeitskalender. Alle Termine im interaktiven Gantt-Diagramm werden in Bezug auf die Zeitzone dieses Arbeitskalenders angezeigt. Der Standardarbeitskalender kann für ein Projekt im Bearbeitungsmodus festgelegt werden.

Arbeitskalender verwalten

Nur Administratoren können Arbeitskalender verwalten. Um Arbeitskalender zu verwalten, navigieren Sie zu HauptmenüAdministratorProjektmanagementArbeitskalender

Ausnahmen

Ausnahmen sind Zeiten, die von den im Arbeitskalender festgelegten Regeln abweichen. Ausnahmen können für die gesamte Organisation (z. B. Weihnachtsfeiertag), für Arbeitskalender (z. B. der 4. Juli als Feiertag nur in den USA) oder für Einzelpersonen (z. B. Joe macht Urlaub vom 3. bis 10. Mai 2016) definiert werden.

Wenn Ausnahmen hinzugefügt, geändert oder gelöscht werden, werden die Aufgabentermine neu berechnet. Wenn beispielsweise Mark am 3. Mai krank ist und eine Arbeitsausnahme eingetragen wird, werden alle Aufgaben, die Mark am 3. Mai erledigen sollte, um einen Tag verschoben.

Ausnahmen für Arbeitnehmer und Nicht-Arbeitnehmer

Die meisten Ausnahmen betreffen Abwesenheiten, Sie können aber auch für Arbeitsfälle . Wenn Peter beispielsweise am Samstag, dem 10. Juni, arbeitet, können Sie für ihn am 10. Juni eine Arbeitsausnahme . Alle Peter zugewiesenen Aufgaben werden dann entsprechend umgeplant.

Umgang mit Ausnahmen

Nur Administratoren können organisationsweite oder arbeitskalenderbezogene Ausnahmen hinzufügen. Um Ausnahmen zu verwalten, gehen Sie zu HauptmenüAdministratorProjektmanagementArbeitskalender und klicken Sie auf Ausnahmen Tab.

Um ein Projekt zu erstellen, klicken Sie hier HauptmenüProjekt

Leeres Projekt

Dadurch wird ein Projekt ohne Aufgaben erstellt.

Kopierprojekt

Dadurch wird das Projekt und sein gesamter Aufgabenstrukturplan (PSP) geklont. Alle Projekt- und Aufgabenfelder (einschließlich benutzerdefinierter Felder, jedoch ohne Abhängigkeiten), Abhängigkeiten, Ressourcenzuordnungen und Dateianhänge werden ebenfalls kopiert. Das neue Projekt wird anschließend entsprechend dem neuen Startdatum neu geplant. Falls das ursprüngliche Projekt manuell geplante Aufgaben enthielt, haben diese Aufgaben im neuen Projekt eine ähnliche Dauer und beginnen zum gleichen Zeitpunkt nach dem Start des neuen Projekts.

Verwenden Sie eine Vorlage

Für weitere Details klicken Sie hier.

Microsoft Project importieren

Für weitere Details klicken Sie hier.

Sie können Dateien von Ihrem lokalen Laufwerk oder von Google Drive an den Ordner eines Projekts anhängen. Klicken Sie auf ein Projekt, um dessen Bedienfeld zu öffnen, und klicken Sie dann auf ProjektmaßnahmenAnhängen von DateienDateien, die einem Projekt (oder seinen Aufgaben) zugeordnet sind, können über die folgende Ansicht eingesehen werden: Dateien Tab.

Je nachdem, ob Sie nutzerbasierte oder zeitcodebasierte Abrechnung verwenden, wird entweder der Standardtarif für einen Nutzer oder der Standardzeitcode zur Berechnung der Rechnungsbeträge herangezogen. Sie können diese Tarife für jedes Projekt individuell anpassen.

Um die Standardpreise zu überschreiben, klicken Sie auf ein Projekt, um dessen Bedienfeld zu öffnen, und klicken Sie dann auf ProjektmaßnahmenAbrechnungssätze.

Im obigen Beispiel wurde Chris Patts Stundensatz für das Projekt auf 80 $ festgelegt. Wie Sie sehen, können Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen “ klicken, um einen Stundensatz hinzuzufügen, auf die Zelle „Stundensatz“ klicken , um einen Stundensatz zu bearbeiten, oder auf das Symbol klicken, um eine Zeile zu löschen. Dadurch wird der Stundensatz für diesen Benutzer auf den Standardstundensatz zurückgesetzt.

Standardmäßig wird der für einen Benutzer festgelegte Stundensatz zur Berechnung der Arbeitskosten einer Aufgabe verwendet. Sie können diese Sätze für jedes Projekt individuell anpassen.

Um die Standardpreise zu überschreiben, klicken Sie auf ein Projekt, um dessen Bedienfeld zu öffnen, und klicken Sie dann auf ProjektmaßnahmenKostensätze.

Im obigen Beispiel wurde Chris Patts Stundensatz für das Projekt auf 50 $ festgelegt. Wie Sie sehen, können Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen “ klicken, um einen Stundensatz hinzuzufügen, auf die Zelle „Stundensatz“ klicken , um einen Stundensatz zu bearbeiten, oder auf das Symbol klicken, um eine Zeile zu löschen. Dadurch wird der Stundensatz für diesen Benutzer auf den Standardstundensatz zurückgesetzt.

Celoxis bietet Ihnen die Möglichkeit, Kundendaten aus CSV-Dateien zu importieren. Wenn Sie eine Microsoft Excel-Datei besitzen, können Sie diese im CSV-Format (Comma Separated Values) exportieren und anschließend in Celoxis importieren.

Um Kunden zu importieren, gehen Sie zur Kundenseite – HauptmenüKunden und klicken Sie dann auf Import Taste.

Unterstützte Felder:

• Name – Pflichtfeld
• E-Mail
• Telefon
• Benutzername – der Anmeldename
• Passwort – das Klartextpasswort
• Virtuell – „false“ oder „true“ gibt an, ob sich der Client anmelden kann bzw. nicht. Wenn Sie „false“ angeben oder das Feld leer lassen, müssen Sie einen Benutzernamen und ein Passwort angeben.
• Benutzerdefinierte Felder – Sie müssen die Felder zuerst in Celoxis erstellen

Aus Sicherheitsgründen werden keine E-Mails an die Kunden versendet. Sie sind selbst dafür verantwortlich, ihnen ihre Zugangsdaten mitzuteilen.

Sie können mehrere Projekte auswählen und Aktionen daran ausführen. Klicken Sie auf die Schaltfläche neben dem Kontrollkästchen in der Berichtstabellenüberschrift, wie unten dargestellt:

Prognosen neu berechnen

Für weitere Details verweisen wir hier auf den Abschnitt „Berechnung von Prognosen“.

Bearbeiten

Ermöglicht die gleichzeitige Änderung mehrerer Attribute, einschließlich benutzerdefinierter Felder, wie unten dargestellt:

Portfoliomanagement, oft auch Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) genannt, ist einfacher als man denkt. Mit Celoxis können Sie Projektanfragen initiieren, Projektbewertungsmodelle entwickeln, Projektanfragewarteschlangen und verfügbare Ressourcenkapazitäten einsehen, die gewünschte Portfoliobalance erreichen und Projektpipelines sowie die Portfoliobuchhaltung verfolgen, um Ihren Projekten stets einen Schritt voraus zu sein.

Aufstellen

1. Aktivieren Sie die Portfolio-Funktion in Ihrem Konto (HauptmenüAdministratorProjektmanagementMerkmale).
   Dies ermöglicht es dem Portfoliobereich in Projekten, Ausrichtungs-, Nutzen- und Risikoparameter für das Portfolio zu erfassen. Dies sind die Standardattribute, die wir für das Portfoliomanagement bereitstellen.
2. Erstellen Sie einen neuen Projektstatus „Was-wäre-wenn“ (HauptmenüAdministratorProjektmanagementProjektstaaten).
   Diesen Zustand beibehalten Planungsphase und behalten 'Zeit einplanen' ungeprüft. Wir werden diesen Zustand nutzen, um einfache Was-wäre-wenn-Analysen durchzuführen und so die gewünschte Portfoliobalance zu erreichen.
3. Importieren Sie die Projektanfragen-App. (HauptmenüAdministratorBenutzerdefinierte AppsAppsImport).
   Damit erhalten Sie einen standardmäßigen, sofort einsatzbereiten Projektanfrage-Workflow. Sie können diesen Workflow an Ihre Geschäftsprozesse anpassen. Bearbeiten Sie die App und deaktivieren Sie die entsprechende Option "Aktiv" Kontrollkästchen unter Registerkarte „Basis“Auf diese Weise steht die App Ihren Nutzern erst dann zur Verfügung, wenn wir die restlichen Komponenten eingerichtet haben.
4. Entwickeln Sie Ihr Projektbewertungsmodell.
   Definieren Sie die zusätzlichen Projektattribute, die potenziell wichtige Faktoren für die Projektbewertung darstellen. Dies erfolgt über benutzerdefinierte Felder (HauptmenüAdministratorKontoverwaltungBenutzerdefinierte Felder). Ordnen Sie diese benutzerdefinierten Felder allen Projektkategorien und auch der Projektanfrage-App zu.
   Zusätzlich zu Ihren spezifischen Projektbewertungsattributen müssen Sie außerdem die folgenden 3 benutzerdefinierten Felder erstellen und diese nur der Projektanfrage-App zuordnen:
   • - Strategische Ausrichtung (Numerisch: 1 bis 100),
   • - Gesamtnutzen (numerisch: 1 bis 100) und
   • - Projektrisiko (Auswahlmenü: Sehr hoch bis Sehr niedrig).

   Diese Angaben müssen den Standard-Portfolioparametern des Projekts entsprechen, damit Sie sie später in Ihr Projekt kopieren können. Erstellen Sie abschließend ein benutzerdefiniertes Formelfeld „Projektbewertung“ , das diese Projektattribute berücksichtigt und eine potenzielle Bewertung für das neue Projekt ermittelt.

5. Erstellen Sie einen Bericht namens „Projektanfrage-Warteschlange“, um Ihre eingehende Projektanfrage-Pipeline anzuzeigen (HauptmenüBerichteAlle BerichtePlusProjektanfragen).
   Wählen Sie im Ausgabemenü Folgendes aus: 'Tabellarisch' Wählen Sie alle Spalten aus, die für die Genehmigung durch die Geschäftsleitung wichtig sind. Achten Sie darauf, die folgenden Angaben einzubeziehen: „Projektbewertung“ in der Liste, sodass Sie die berechnete Punktzahl für jede Projektanfrage in der Pipeline direkt sehen können.

Neue Projektanfragen

Jedes neue Projekt gelangt über eine Projektanfrage ins System. Der „Projektwarteschlange“ ist hilfreich, um die eingehenden Projektanfragen einzusehen und sie anhand Ihrer Kriterien zu priorisieren bzw. neu zu ordnen.

1. Kehren Sie zu Ihrer Definition der Projektanfrage-App zurück (HauptmenüAdministratorBenutzerdefinierte AppsApps) und markieren Sie dies als "Aktiv"Diese App steht Ihren Nutzern nun zur Verfügung, um neue Projektanfragen einzureichen.
2. Erstellen Sie für jedes Ihrer neuen Projekte eine Projektanfrage im System (Zum Hinzufügen klicken) HauptmenüProjektanfragen).
   Da noch kein Projektcontainer erstellt wurde, erstellen Sie diese App in einem Arbeitsbereich (falls Sie Arbeitsbereiche definiert haben) oder wählen Sie „Nicht-Projekt“ (falls in Ihrem Unternehmen keine Arbeitsbereiche vorhanden sind). Sie müssen für jede Projektanfrage Bewertungswerte festlegen und diese in die entsprechenden benutzerdefinierten Felder des Formulars „Neue Projektanfragen“ eintragen.
3. Da Ihr Antrag genehmigt wurde, müssen Sie einen Projektcontainer für Ihr neues Projekt erstellen (Zum Hinzufügen klicken) HauptmenüProjektNeues Projekt).
   Geben Sie im Formular die erforderlichen Informationen (z. B. voraussichtliches Startdatum, Kunde, Budget usw.) zu diesem neuen Projekt ein. Belassen Sie das Projekt im Status „Was-wäre-wenn“. So vermeiden Sie Konflikte mit Ihren anderen laufenden Projekten. Kopieren Sie außerdem alle Bewertungsparameter aus der Projektanfrage in den Portfolio-Bereich des Projekts und in die definierten benutzerdefinierten Felder.
4. Verschieben Sie nun die mit diesem neuen Projekt verknüpfte Projektanfrage unter das Projekt selbst (Gehen Sie zu dem besagten Projektanfragen-ElementBewegen und wählen Sie das neue Projekt aus der Liste aus. Auf diese Weise bleibt die genehmigte Anfrage im Repository des Projekts erhalten.

Gewünschte Portfoliozusammensetzung

Nachdem Sie nun alle Ihre Projektcontainer erstellt haben, müssen Sie diese anhand Ihrer verfügbaren Ressourcenkapazitäten validieren und sie auf Grundlage der Ressourcenverfügbarkeit, Prioritäten und strategischen Bedeutung überarbeiten.

1. Prüfen Sie die verfügbaren Ressourcenkapazitäten. Gehe zu HauptmenüBerichteAlle BerichteRessourcenkapazitätDieser integrierte Bericht bietet Ihnen Einblicke in die Ressourcenkapazitäten Ihres Unternehmens für die nahe Zukunft. Anhand dieses Berichts erhalten Sie einen guten Überblick darüber, wie Ihre bestehenden Ressourcen für die neuen Projekte in Ihrem Portfolio aufgestellt sind. Sie können den Standardzeitraum im Bericht verlängern, um detailliertere Einblicke in Ihre Ressourcenkapazitäten zu erhalten. Mithilfe des Filters „Ressource: Suche“ können Sie außerdem gezielt nach Ressourcen mit bestimmten Qualifikationen suchen.
2. Definieren Sie nun für jedes Projekt den Projektstrukturplan (PSP) und die Ressourcen. Da sich das Projekt im Status „Was-wäre-wenn“ befindet, hat es keine Auswirkungen auf Ihre bestehende Projektlast. Öffnen Sie die Ressourcenauslastungsansicht (HauptmenüRessourcenauslastungFügen Sie in den Filtern die Option „Was-wäre-wenn“ zum Filter „Projektstatus“ hinzu. Ihre Ressourcenauslastung zeigt nun neben Ihren Entwurfs- und aktiven Projekten auch Ihre neuen Projekte an.
3. Nutzen Sie die Ressourcenauslastungsansicht, um eine einfache Was-wäre-wenn-Analyse durchzuführen und so die Auswirkungen Ihrer neuen Projekte auf die bestehende Ressourcenauslastung zu verstehen.
4. In der Ressourcenauslastungsansicht können Sie
   Prüfen Sie, ob Ressourcenprobleme vorliegen. Sie können Ressourcen gegebenenfalls ersetzen. Bewegen Sie den Mauszeiger über die betreffende Aufgabe und wählen Sie die entsprechende Option aus Ressourcen bearbeitenSie können Aufgaben auch verschieben, indem Sie deren Datum ändern (Fahren Sie mit der Maus über die Aufgabe) Aufgabe bearbeiten)
5. Sollten weiterhin Ressourcenengpässe bestehen, ändern Sie das Startdatum der anderen Projekte mit niedriger Priorität, sodass alle anderen Aufgaben in diesen Projekten neu terminiert werden. Beachten Sie jedoch, dass Celoxis derzeit keine Undo-Funktion bietet. Falls Sie Änderungen rückgängig machen müssen, müssen Sie das Projekt manuell auf den vorherigen Stand zurücksetzen.

Portfolioberichte

Celoxis bietet Managern und Führungskräften mehrere vorgefertigte Portfolioberichte mit Best Practices, die Sie sofort verwenden können. Sie können aber auch eigene Berichte erstellen.

1. Budgetzuweisungen

   Dieser Balkendiagrammbericht stellt die Budgetzuweisungen pro Manager nach Projektstartmonat und -jahr dar. Er bietet einen visuellen Überblick über die genehmigten Budgetzuweisungen für Manager und deren Projekte.

   

2. Projektportfolioanalyse

   Dieses Blasendiagramm bietet Ihnen einen guten Überblick darüber, wie Ihre Projekte mit der Unternehmensstrategie und dem finanziellen oder operativen Nutzen übereinstimmen. Die Farbkennzeichnung der Blasen gibt das wahrgenommene Projektrisiko an.

   

3. Projekte (nach Zeitplan)

   Dies ist ein Tracking-Bericht, der Ihnen einen Überblick über alle Projekte in Ihrem Portfolio und deren Zeitplanstatus gibt.

   

4. Projektstatus (Gantt)

   Dies ist eine Zeitleistenansicht aller Projekte in Ihrem Portfolio. Auch dies ist ein Tracking-Bericht, der Managern und Führungskräften einen guten Überblick darüber gibt, wie die Projekte und ihre wichtigsten Aufgaben mit ihren Zeitplänen übereinstimmen.

   

5. Kostenüberschreitung

   Kostenüberschreitung ist ein tabellarischer Bericht, der Projekte identifiziert, deren tatsächliche Kosten die geschätzten Kosten überschritten haben.

   

6. Ressourcenkapazität

   Mit diesem zeitlich gestaffelten Bericht erhalten Führungskräfte und Projektgenehmiger jederzeit ein klares Bild Ihrer Ressourcenkapazität und können so bessere Ressourcenentscheidungen für neue Projekte treffen.

   Geplante Kapazität (%) = 1 − Geplante Auslastung Tatsächliche Kapazität (%) = 1 − Tatsächliche Auslastung

   

7. Ressourcennutzung

   Dieser Bericht kann dabei helfen, die Ressourcennutzung im Vergleich zu den Plänen zu verfolgen.

   Geplante Auslastung (%) = Geplanter Aufwand ÷ Verfügbare Stunden Tatsächliche Auslastung (%) = Tatsächlicher Aufwand ÷ Verfügbare Stunden

   

8. Ressourceneffizienz

   Dies ist ein hervorragender Bericht zur Überwachung der Ressourcenleistung.

   Effizienz (%) = Geplanter Aufwand ÷ Tatsächlicher Aufwand

   

Die Kosten sind ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagement-Dreiecks. Celoxis vereinfacht die Budget- und Kostenverfolgung für Gesamtprojekte und einzelne Aufgaben. Nach dieser kurzen Anleitung erstellen Sie mühelos ein realistisches Projektbudget und behalten dabei die detaillierten Budgets der einzelnen Aufgaben im Blick. Sie erfahren unter anderem auch:

• Wie man die Fix- und Materialkosten jeder Aufgabe festlegt
• Wie man Personalressourcen richtig zuweist
• Wie man den finanziellen Status von Projekten und Aufgaben anhand wichtiger Kennzahlen wie den geschätzten Projekt-/Aufgabenkosten, den tatsächlichen Kosten und den visuellen Gesundheitsindikatoren verfolgt.

Ermittlung des Projektbudgets

Um ein Projekt zu budgetieren, müssen Sie zunächst die Durchführungskosten ermitteln. Sobald diese feststehen, addieren Sie einen Puffer und gegebenenfalls eine gewünschte Gewinnspanne, um ein realistisches Budget zu erhalten. So gehen Sie dabei vor:

Zunächst legen Sie für jede Ressource einen Kostensatz pro Stunde fest. Dies entspricht in der Regel dem Gehalt, das Sie der Ressource zahlen, oder dem Stundensatz eines Auftragnehmers.

Im nächsten Schritt erstellen Sie die Aufgaben für Ihr Projekt und weisen jeder Aufgabe Ressourcen zu. Celoxis berechnet dann automatisch die Kosten der Aufgabe anhand des Stundensatzes und des geschätzten Arbeitsaufwands der Ressource. Beispiel: Beträgt Alisons Stundensatz 50 $ und sie arbeitet voraussichtlich 10 Stunden an einer bestimmten Aufgabe, so belaufen sich die Kosten auf 10 * 50 = 500 $. Sollte John (eine weitere Ressource) ebenfalls an dieser Aufgabe arbeiten, werden seine Kosten hinzugerechnet. Die kombinierten Kosten von Alison und John ergeben die Arbeitskosten der Aufgabe.

Nehmen wir an, Sie müssten für Aufgabe Nr. 2 in der obigen Abbildung Computer im Wert von 1000 US-Dollar kaufen. Diesen Betrag können Sie im Feld „Geplante Sachkosten“ für die jeweilige Aufgabe eintragen.

Die geplanten Kosten für diese Aufgabe belaufen sich nun auf 1500 US-Dollar (d. h. 500 US-Dollar + 1000 US-Dollar)

Sobald Sie diese Aktivität für alle Aufgaben Ihres Plans abgeschlossen haben, ergibt sich aus der Summe der geplanten Kosten aller Aufgaben die Gesamtprojektkosten. Diese Gesamtkosten dienen als Grundlage für Ihr Projektbudget.

Die geplanten Projektkosten finden Sie im Abschnitt „Finanzen“ auf der Registerkarte „Projektdetails“.

Addieren Sie Ihren Puffer/Ihre gewünschte Marge zu den geplanten Kosten, um das Projektbudget festzulegen.

Erfassung der tatsächlichen Kosten

Sobald die Projektarbeit beginnt und während der gesamten Projektlaufzeit, erfassen alle Projektmitarbeiter ihre tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden für jede Aufgabe auf ihren Stundenzetteln. Nach Genehmigung dieser Stunden durch den Projektleiter berechnet das System automatisch die Istkosten jeder Aufgabe. Sachkosten wie beispielsweise der Kauf von Computern müssen von den Projektmitarbeitern den entsprechenden Aufgaben als Ausgaben zugeordnet werden. Diese Ausgaben bilden die Istkosten der jeweiligen Aufgabe und werden zu den Gesamtkosten addiert. Wie bei den erfassten Arbeitsstunden müssen auch hier alle Ausgaben vom Projektleiter genehmigt werden, bevor sie in die Istkosten der Aufgabe einfließen können.

Durch die Anzeige der entsprechenden Spalten im interaktiven Gantt-Diagramm können der Budgetstatus jeder Aufgabe sowie der tatsächliche Aufwand verfolgt werden.

Sobald Ihr Team den Status von Aufgaben aktualisiert und Stunden oder Ausgaben erfasst, berechnet Celoxis automatisch und in Echtzeit die voraussichtlichen Kosten für jede Aufgabe. Dadurch können Frühwarnmechanismen wie die Budget-Ampelindikatoren Sie rechtzeitig warnen, falls Ihre Kosten das Budget (oder die Schätzungen) überschreiten. Beispiel: Ist eine Aufgabe zu 50 % abgeschlossen und hat bereits 100 € gekostet, betragen die voraussichtlichen Kosten 200 €.

Ampelindikator für die Budgetlage der Aufgaben (und des Projekts)

• Abweichung vom Plan – wenn die tatsächlichen Kosten das Budget übersteigen. Ist kein Budget angegeben, werden die geschätzten Kosten herangezogen.
• Im Plan – wenn die prognostizierten Kosten kleiner oder gleich dem Budget (bzw. den geschätzten Kosten, falls kein Budget angegeben ist) sind.
• Risiko besteht, wenn die prognostizierten Kosten das Budget (oder die geschätzten Kosten, falls kein Budget angegeben ist) überschreiten.

Dadurch lässt sich der Budgetstatus für jede einzelne Aufgabe leicht verfolgen. In den meisten Fällen dürfte Sie jedoch eher der Gesamtstatus des Projekts interessieren. Diese Information wird stets übersichtlich neben dem Projektnamen angezeigt.

Die grundlegenden Finanzkennzahlen des Projekts finden Sie im Abschnitt „Finanzen“ auf der Registerkarte „Projektdetails“.

Projektübergreifende Berichte für Manager und Führungskräfte

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für hilfreiche und einfach zu erstellende Berichte, die Sie zusätzlich über Budgetzuweisungen, Istkosten und andere finanzielle Aspekte mehrerer Projekte informieren. Jeder Bericht lässt sich nach Ihren Wünschen konfigurieren, gruppieren, sortieren oder in ein Diagramm umwandeln.

Andere Szenarien

1. Meine Projekte haben ein vorab zugewiesenes Budget. Kann mich das System warnen, wenn die geplanten Kosten diesen Wert zu überschreiten drohen?

   Ja! Legen Sie das Projektbudget im Reiter „Erweitert“ des Dialogfelds „Projekt bearbeiten“ fest und behalten Sie die Finanzkennzahlen des Projekts im Auge. Die Ampelindikatoren warnen Sie, falls das Projektbudget aus dem Ruder läuft.

2. Für einige meiner Aufgaben fällt eine feste Gebühr an. Wie verbuche ich diese?

   Stellen Sie sicher, dass Sie im Dialogfeld „Aufgabe bearbeiten“ unter dem Reiter „Erweitert“ die Fixkosten hinzufügen. Die Kosten der Aufgabe werden dann automatisch berechnet, sobald Sie den Fortschritt aktualisieren. Beispiel: Sind die Fixkosten auf 1000 € festgelegt und die Aufgabe zu 30 % abgeschlossen, betragen die tatsächlichen Kosten 30 % von 1000 €, also 300 €.

3. Manche meiner Aufgaben haben ein Budgetlimit, das eingehalten werden muss, unabhängig davon, wer die Aufgabe bearbeitet. Wie richte ich das ein?

   Wie beim Projektbudget legen Sie das Budget im Dialogfeld „Aufgabe bearbeiten“ auf der Registerkarte „Erweitert“ fest und behalten anschließend die Statusanzeigen (Ampelsystem) im Blick. Aktivieren Sie die Spalte „Budgetstatus“ in Ihrem interaktiven Gantt-Diagramm, um den Status jeder einzelnen Aufgabe anzuzeigen.

4. Wir reservieren unsere Ressourcen nicht in der ersten Projektvalidierungsphase. Wie kann ich die geschätzten Kosten ermitteln, wenn ich meine Ressourcen kenne?

   Erstellen Sie virtuelle Benutzer wie Projektmanager, Grafikdesigner, Webentwickler usw. Weisen Sie jedem virtuellen Benutzer die entsprechenden Kosten für seine Rolle zu. Verteilen Sie die Aufgaben auf die virtuellen Benutzer – dies hilft Ihnen, die voraussichtlichen Projektkosten zu ermitteln. Sobald das Projektteam benannt ist, verwenden Sie die Funktion „Ressourcen >> Ressource ersetzen“ im interaktiven Gantt-Diagramm, um jeden virtuellen Benutzer durch die tatsächliche Ressource zu ersetzen. Beachten Sie, dass die zugewiesenen Stunden nach dem Austausch erhalten bleiben.

5. Wir haben unterschiedliche Ressourcensätze für bestimmte Projekte. Wie kann ich das erreichen?

   Sie können die projektspezifischen Kostensätze für jeden Benutzer und jedes Projekt über die Funktion „Mehr >> Kostensatz“ festlegen. Wenn die Kosten des Benutzers für das Projekt nicht angegeben sind, werden standardmäßig die im Dialogfeld „Benutzer bearbeiten“ festgelegten Kosten verwendet.

6. Was geschieht bei einer Kostenanpassung für Ressourcen in laufenden Projekten?

   Die Kosten für die bereits geleistete Arbeit werden zum bisherigen Stundensatz berechnet. Die Kosten für alle zukünftigen Arbeiten werden zum neuen Stundensatz berechnet.

7. Wie verbuche ich ungeplante Ausgaben in meinem Projekt?

   Ungeplante Ausgaben sollten als Kostenpunkt den entsprechenden Projektaufgaben zugeordnet werden. Angenommen, ein Mitarbeiter hat nach Genehmigung durch den Projektmanager eine Einzelplatzlizenz für eine Grafikbearbeitungssoftware erworben. Die Lizenzkosten sollten dann der Aufgabe hinzugefügt werden, für die die Software verwendet wird. Beachten Sie, dass die Ausgaben vom Projektmanager genehmigt werden müssen, bevor sie in die Kosten der Aufgabe einfließen können.

8. Kann ich die Aktivitäten und Ausgaben, die in meinen Projekten anfallen, für das Management-Reporting kategorisieren?

   Ja. Der Celoxis-Administrator kann im Bereich „Stundenzettel und Ausgaben“ der Administrationsseite mehrere Zeit- und Ausgabenkategorien festlegen. Typische Ausgabenkategorien sind beispielsweise Reisekosten, Verpflegung, Büromaterial, Lieferantengebühren usw. Typische Zeitkategorien sind beispielsweise Besprechungen, Forschung und Entwicklung, Marketing, Schulung und Einarbeitung, bezahlte Freistellung, Urlaub usw.

9. Unterstützt Celoxis die Projekt-Baseline?

   Ja. Pro Projekt kann genau eine Baseline festgelegt werden, die entweder das gesamte Projekt oder nur ausgewählte Aufgaben umfasst. Anschließend können Sie den aktuellen Projektzeitplan mit der zuvor festgelegten Baseline vergleichen. Da pro Projekt nur eine Baseline existiert, wird die bestehende Baseline durch das Festlegen einer neuen Baseline überschrieben. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden „Arbeiten mit Baselines“ unserer Anleitungsreihe.

Schlussfolgerung/Abschließende Punkte

Die in diesem Dokument beschriebenen Celoxis-Funktionen sind nur einige der Techniken, die Sie bei der Budget- und Kostenverfolgung Ihrer Projekte nutzen können. Projektübergreifende Berichte, die verschiedene Ansichten und Ausschnitte Ihrer Projektdaten darstellen, lassen sich einfach erstellen, konfigurieren und teilen und ermöglichen so einen präzisen Überblick über einzelne Konten, Projektportfolios und das gesamte Unternehmen. Die vielfältigen Eingabe- und Ausgabedatenpunkte, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die unten aufgeführten, können problemlos in verschiedenen Berichten und Diagrammen dargestellt werden, sodass Sie alle wichtigen Daten jederzeit im Blick haben. Bedenken Sie jedoch, dass selbst bei den umfassendsten und ausgefeiltesten Systemen die Ausgabedaten nur so gut sind wie Ihre Eingabedaten. Ermutigen Sie Ihr Team daher stets, die erforderlichen Finanzdaten genau zu erfassen und die Zeit- und Speseninformationen regelmäßig und sorgfältig einzugeben. Den Rest erledigt dann das System und liefert Ihnen präzise Echtzeit-Informationen zum Projektstatus.

Eingabefelder von Ihnen

Einige der Ergebnisse, die dabei helfen, den Status von Projekten und Aufgaben zu verfolgen

Celoxis bietet Ihrem Unternehmen zwei flexible Abrechnungsmodelle: nutzerbasiert und zeitcodebasiert (auch bekannt als aktivitätsbasierte Abrechnung). So behalten Sie die Kosten für verschiedene Projekttypen stets im Blick. Darüber hinaus unterstützt Celoxis sowohl Festpreis- als auch Stundensatzabrechnungen und deckt damit sowohl Pauschal- als auch Zeit- und Materialabrechnung ab. Mit dieser einfachen Anleitung ermitteln Sie mühelos die geschätzten und tatsächlichen Rechnungsbeträge – unabhängig vom Abrechnungsmodell Ihres Unternehmens. Nach dem Durchlesen dieser Anleitung wissen Sie mehr über:

• Einrichtung des Abrechnungsmodells der Organisation
• Einrichten der Abrechnungsart des Projekts
• Festlegung der Abrechnungssätze
• Erfassung tatsächlicher und geschätzter Rechnungsbeträge
• Wertvolle Kennzahlen für Input und Output im Zusammenhang mit der Abrechnung

Einrichtung des Abrechnungsmodells Ihrer Organisation

Bei der erstmaligen Einrichtung von Celoxis ist eine der wichtigsten Entscheidungen, die jedes Projekt im System betrifft, die Wahl eines der beiden verfügbaren Abrechnungsmodelle:

• Nutzerbasiert
• Zeitcode-basiert

Dies erfolgt im Bereich „Zeiterfassung“ der Administrationsseite. Sie benötigen Administratorrechte, um auf diese Einstellungen zugreifen zu können. Wählen Sie das passende Abrechnungsmodell aus, um die Einstellungen sofort für das gesamte System zu übernehmen.

Im nutzerbasierten Modell werden für jeden abrechnungsfähigen Nutzer im System separate Stundensätze hinzugefügt. Diese Stundensätze werden dann in die Rechnungsbeträge der Projekte, sowohl die tatsächlichen als auch die geschätzten, eingerechnet.

Um den Standardabrechnungssatz für einen Benutzer festzulegen, öffnen Sie die Benutzereinstellungen und geben Sie den gewünschten Stundenbetrag im Feld „Rechnung“ des Abschnitts „Standardsätze ($/Stunde)“ auf der Registerkarte „Basis“ ein

Für jeden Benutzer im System kann ein Standard-/Firmentarif festgelegt werden, der automatisch auf alle Projekte angewendet wird. Gleichzeitig können Sie die Tarife für jeden Benutzer und jedes Projekt individuell anpassen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in den Abschnitten „Weitere Szenarien“ und „Häufig gestellte Fragen“.

Der Rechnungsbetrag für dieses Modell wird berechnet, indem die Anzahl der von jedem Benutzer in den Stundenzettel des Projekts eingetragenen abrechnungsfähigen Stunden mit dem Stundensatz des Benutzers multipliziert wird.

Um den Standard-Stundensatz für den Zeitcode festzulegen, navigieren Sie zur Administrationsseite (Sie benötigen Administratorrechte) und klicken Sie im „Stundenzettel“ Link „ Zeitcodes“ . Geben Sie den gewünschten Stundensatz in das Feld „Abrechnung“ ein. Beachten Sie, dass das Feld „Abrechnung“ nur verfügbar ist, wenn das Abrechnungsmodell des Unternehmens auf „Zeitcodebasiert“ eingestellt ist.

Einrichten der Abrechnungsart des Projekts

Celoxis bietet Ihnen die Flexibilität, für jedes Projekt die Abrechnungsart (Festpreis oder Stundensatz) festzulegen.

Einrichtung der Abrechnung für Festpreisprojekte

Bei einer Abrechnungsart mit Festpreis werden die von Ihnen übernommenen und in Rechnung gestellten Leistungen zu einem festen, vordefinierten Preis abgerechnet.

Um das Projekt auf Festpreis festzulegen, navigieren Sie im Dialogfeld „Projekt hinzufügen/bearbeiten“ auf der Registerkarte „ Erweitert “ zum Abschnitt „Finanzen“ . Beachten Sie, dass die verschiedenen Abrechnungsmodelle nur für Kundenprojekte verfügbar sind. Bei Projekten ohne Kundenangabe bleibt das Feld „Abrechnungsmodell“ ausgeblendet.

Wenn Sie im Dropdown-Menü „Abrechnungsmodell“ die Option „Festpreis“ auswählen , öffnet sich das neue Feld „Festpreis“ , in dem Sie den Betrag eingeben können, den Sie in Rechnung stellen möchten.

Wenn Sie sich für diesen Typ entscheiden, ist die Option „abrechnungsfähig“ für Ausgaben und Zeiteinträge im Projekt standardmäßig nicht aktiviert.

Wie die Stundensätze für Projekte funktionieren

Wenn Sie im Dropdown-Menü „Abrechnungsmodell“ die Option „Stundenbasis“ auswählen, werden die Abrechnungsbeträge anhand der von den Benutzern in ihren Stundenzetteln erfassten Stunden berechnet. Der Stundensatz jedes Benutzers wird je nach Abrechnungsmodell des Unternehmens entweder aus den Benutzereinstellungen oder aus dem Zeitcode übernommen.

Bei Verwendung dieser Abrechnungsart wird die „Abrechnungsfähig“ für Ausgaben und Zeiteinträge im Projekt standardmäßig automatisch aktiviert.

Verfolgung der tatsächlichen Rechnungsbeträge

Nachdem die Stundensätze festgelegt wurden, wird der tatsächliche Rechnungsbetrag für jede Aufgabe anhand dieser Formel berechnet, die sowohl die Arbeitskosten als auch die Materialkosten berücksichtigt:

Betrag (tatsächlich, abrechenbar) einer Aufgabe = Stunden (tatsächlich, abrechenbar) × Stundensatz + Genehmigte und abrechenbare Ausgaben für die Aufgabe

Der Gesamtbetrag (tatsächlich, abrechnungsfähig) des Projekts berechnet sich aus der Summe der Beträge der wichtigsten Projektaufgaben. Je nach Abrechnungsmodell des Unternehmens werden die Stundensätze entweder anhand des Stundensatzes des Benutzers oder anhand der im Stundenzettel erfassten Zeitcodes ermittelt.

Wenn beispielsweise eine Ressource, die zu einem Stundensatz von 30 $ arbeitet, 10 abrechnungsfähige Stunden für eine Aufgabe gemeldet hat und der Projektmanager die abrechnungsfähigen Materialkosten in Höhe von 1000,00 $ für dieselbe Aufgabe genehmigt, wird der Betrag (Ist, Abrechnungsfähig) für diese Aufgabe wie folgt berechnet:

Betrag (Arbeitsleistung, abrechenbar) = 10 Std. × 30 $/Std. + 1000 $ = 1300,00 $

Celoxis bietet einen weiteren nützlichen Indikator, der den geschätzten abrechenbaren Betrag für den gesamten Arbeitsaufwand im Projekt erfasst. Der Betrag (Geschätzt, Abrechenbar) wird anhand einer ähnlichen Formel berechnet, nämlich als Summe des Produkts aus dem Stundensatz des Benutzers und den geschätzten Stunden für diese Aufgabe.

Der Gesamtbetrag (geschätzt, abrechnungsfähig) des Projekts wird aus der Summe der Beträge der wichtigsten Projektaufgaben berechnet.

Beachten Sie, dass der Betrag (geschätzt, abrechnungsfähig) nur bei Verwendung des nutzerbasierten Abrechnungsmodells verfügbar ist und berechnet wird. Wenn bei der nutzerbasierten Abrechnung der Abrechnungstyp des Projekts „Festpreis“ lautet, entspricht die geschätzte Projektabrechnung dem festgelegten Festpreis und liefert daher keine geschätzten Abrechnungswerte auf Aufgabenebene.

Bei Abrechnung nach Zeitcodes kann keine Schätzung der Rechnungssumme berechnet werden, daher ist die Spalte Betrag (geschätzt, abrechnungsfähig) nicht verfügbar.

Mit Celoxis können Sie außerdem Zeiteinträge und abgerechnete Ausgaben erfassen. Der Rechnungsstatus der einzelnen Positionen einer Aufgabe wird im Dialogfeld „Aufgabendetails“ angezeigt.

Auf Organisationsebene können Sie außerdem einen projektübergreifenden Bericht erstellen, der die Ergebnisse pro Projekt anzeigt:

• Betrag (Ausgabe, Rechnungsbetrag)
• Betrag (Zeit, Rechnungsbetrag)
• Stunden (in Rechnung gestellt)

Projektübergreifende Berichte für Manager und Führungskräfte

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für hilfreiche und einfach zu erstellende Berichte, die Ihnen zusätzlich wichtige Abrechnungskennzahlen liefern. Jeder Bericht lässt sich ganz einfach konfigurieren, gruppieren, sortieren oder in ein Diagramm umwandeln.

Weitere Szenarien und häufig gestellte Fragen

1. Was passiert, wenn ich das Abrechnungsmodell des Unternehmens ändere?

   Dies ist ein wichtiger Schritt, der sich sowohl auf laufende Projekte als auch auf die sichtbare Spalte der Finanzberichte auswirken kann. Eine vollständige Liste der möglichen Folgen finden Sie im Artikel „ Wechsel zwischen Abrechnungsmodellen“

2. Warum gibt es die Option „Keine“ bei den Abrechnungsmodellen des Unternehmens und der Projekte?

   Das Abrechnungsmodell des Unternehmens sollte auf „Keine“ gesetzt werden, wenn Ihre Organisation keine Abrechnungen durchführt oder Sie Ihre Abrechnungen aus irgendeinem Grund nicht in Celoxis erfassen möchten.
   Wenn Sie den Abrechnungstyp auf Projektebene auf „Keine“ setzen, werden für dieses Projekt keine Abrechnungen erstellt. Dies ist hilfreich für interne Projekte, Machbarkeitsstudien oder Pro-bono-Initiativen.

3. Wir haben unterschiedliche Stundensätze für bestimmte Projekte. Wie kann ich das umsetzen?

   Sie können die projektspezifischen Stundensätze für jeden Benutzer und jedes Projekt über die Funktion „Mehr >> Stundensatz“ festlegen. Wenn für den Benutzer im Projekt kein Stundensatz angegeben ist, wird standardmäßig der im Dialogfeld „Benutzer bearbeiten“ festgelegte Stundensatz verwendet.

4. Was geschieht bei einer Anpassung des Abrechnungssatzes für Benutzer mit laufenden Projekten?

   Die tatsächliche Rechnungssumme für bereits geleistete Arbeit wird zum bisherigen Stundensatz berechnet. Alle zukünftigen Arbeiten werden zum neuen Stundensatz abgerechnet. Falls Sie gespeicherte Einträge haben und sich der Stundensatz vor deren Speicherung geändert hat, wird der neue Stundensatz bei Speicherung und Genehmigung der Einträge angewendet.

5. Was geschieht bei einer Anpassung des Stundensatzes für die Zeitcodes bei laufenden Projekten?

   Ähnlich wie bei den Stundensätzen der Nutzer wird die Abrechnung bereits geleisteter Arbeit zum bisherigen Stundensatz berechnet. Die Abrechnung aller zukünftigen Arbeiten (einschließlich gespeicherter Zeiteinträge) erfolgt zum neuen Stundensatz.

6. Warum werden manche Zeiteinträge und Ausgaben automatisch als abrechenbar gekennzeichnet, andere jedoch nicht?

   Sobald neue Zeiteinträge oder Ausgaben zu den Projekten hinzugefügt werden, können diese als abrechenbar oder nicht abrechenbar gekennzeichnet werden. Das Abrechnungsmodell des Projekts bestimmt das Standardverhalten der entsprechenden Kontrollkästchen.
   

   • Festpreismodell – die Option „abrechnungsfähig“ ist standardmäßig deaktiviert
   • Stundenmodell – abrechenbar ist standardmäßig aktiviert

   Dieses Standardverhalten berücksichtigt, dass beim Stundenmodell die Stunden erfasst werden müssen, um die korrekten Kundenrechnungen zu erstellen, während beim Festpreismodell die Rechnungsstellung auf dem Festpreis basiert, aber nicht von den tatsächlichen Arbeitsstunden der Projektmitarbeiter beeinflusst wird.

7. Bieten Sie eine Integration mit Buchhaltungssoftware an?

   Ja, Celoxis bietet eine sofort einsatzbereite Integration mit QuickBooks Online zur Verwaltung und Erfassung von Rechnungen. Hier ist der Link zu einem kurzen Video.

Schlussfolgerung/Abschließende Punkte

Wie bei allen Daten hängt die Abrechnung in Celoxis von der Genauigkeit und Vollständigkeit der Eingaben von Projektmanagern, Administratoren und anderen Nutzern ab. Bitte nehmen Sie sich ausreichend Zeit, die Implementierungsparameter von Celoxis vor der Einführung im Unternehmen zu besprechen, um das optimale Abrechnungsmodell für Ihre Bedürfnisse zu finden. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Projektmanager die Unterschiede zwischen den verschiedenen Abrechnungsmodellen kennen und für jedes Projekt das richtige Modell verwenden. Ermutigen Sie Ihre Projektmanager schließlich, die Benutzer und die Abrechnungssätze der Zeitcodes im Blick zu behalten, um sicherzustellen, dass in allen Projekten des Systems korrekte Abrechnungsdaten vorhanden sind.

Die folgenden Eingabe- und Ausgabefelder sind in der Standardkonfiguration von Celoxis vorhanden, um Sie bei Ihren täglichen Abrechnungsanforderungen zu unterstützen

Eingabefelder von Ihnen

Einige der Ergebnisse, die bei der Abrechnung der Projekte helfen

Celoxis ist eine äußerst flexible Plattform, die sich schnell an die Verwaltung Ihrer Scrum-Projekte anpasst. In diesem Dokument zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Projekte für Scrum einrichten. Mit Celoxis können Sie Ihr Product Backlog schnell definieren und verwalten sowie Ihre Sprints planen und durchführen.

Verwaltung des Produkt-Backlogs

1. Erstelle dein Scrum-Projekt mit einem passenden Namen von (HauptmenüProjektNeues Projekt). StartDatum, an dem Ihr erster Sprint beginnen soll ManagerWählen Sie einen Benutzer aus, der der Product Owner/Scrum Master ist. Kunde: Wählen Sie den Kunden des Projekts aus.
2. Erstellen Sie nun eine Aufgabe namens „Product Backlog“ . Dies ist eine Sammelaufgabe. Hier plant und verwaltet der Product Owner die Backlog-Einträge für die Sprintplanung.
3. Für jede User Story erstellt der Product Owner eine Aufgabe im Product Backlog-Projekt. Zu diesem Zeitpunkt definiert der Product Owner noch keine Ressourcen oder Termine. Daher sollten die Standardtermine für jede hinzugefügte User Story unverändert bleiben.
4. Der Product Owner sollte den Backlog regelmäßig pflegen, die Stories nach Priorität sortieren und ihnen einen relativen Umfang zuweisen. Um Aufgaben einen relativen Umfang zuzuweisen, erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Feld namens „Story Points“ mit der bekannten Fibonacci-Folge. Ordnen Sie dieses Feld den Aufgaben zu und fügen Sie die Spalte Ihrem Gantt-Diagramm hinzu.

Sprints planen

1. Erstelle deine Aufgabe für Sprint 1 (Von Gantt klicken) HinzufügenAufgabe).
   Jeder Sprint wird in Celoxis als Sammelaufgabe dargestellt.
2. Erweitern Sie anschließend das Product Backlog und suchen Sie nach User Stories, die nach Ansicht des Product Owners, des Teams und des Scrum Masters in diesem Sprint umgesetzt werden sollten. Die Auswahl sollte auf der vom Team für die Sprints festgelegten Zielgeschwindigkeit basieren. Wählen Sie User Stories aus, deren Story Points zusammen dieser Zielgeschwindigkeit entsprechen.
3. Verschiebe die ausgewählten User Stories aus dem Product Backlog als Unteraufgaben in deinen Sprint unter Sprint 1 (Zusammenfassende Aufgabe)
4. Sobald die User Stories für den Sprint ausgewählt sind, beginnt Ihr Team damit, sie in kleinere Aktivitäten oder Teilaufgaben zu zerlegen.
5. Für jede dieser Aktivitäten wählt das Team die passenden Termine aus, weist Ressourcen zu und schätzt den Aufwand.
6. Sobald alle User Stories in Aufgaben umgewandelt wurden, überprüfen Sie den Sprint, um sicherzustellen, dass seine Dauer der Sprint-Iteration entspricht. Auch wenn die Story Points des Sprints die Zielgeschwindigkeit erreichen, können einige Aufgaben oder Aktivitäten, die zu deren Abschluss erforderlich sind, die festgelegten Iterationen beeinflussen. In diesem Fall müssen Sie mit Ihrem Team zusammenarbeiten, um die Arbeit neu zu verteilen oder eine der User Stories aus dem Sprint zu entfernen (d. h. sie zurück ins Product Backlog zu verschieben).

Sprints

1. Sobald Ihr Sprint geladen und Ihr Projekt aktiv ist, kann Ihr Team mit der Arbeit beginnen. Ihr Team kann außerdem das Statusfeld aktualisieren, das den aktuellen Status der Aufgabe im Sprint anzeigt.
2. Während sie die Aufgaben bearbeiten, können sie Stundenzettel ausfüllen, um die tatsächlich für jede Aufgabe aufgewendeten Stunden zu erfassen. Sobald diese Stunden vom Scrum Master genehmigt wurden, aktualisiert das System automatisch den verbleibenden Arbeitsaufwand für die jeweilige Aufgabe.

Sprint-Statusbericht

Dies ist ein tabellarischer Bericht, der Ihnen einen Echtzeit-Überblick über alle Stories in Ihrem aktuellen Sprint bietet.

Das Liniendiagramm hilft Ihnen zu verstehen, welche Anstrengungen für einen bestimmten Zeitraum oder Sprint geplant und welche tatsächlich geleistet werden.

Was Sie nicht bekommen

Burndown-Charts – Aktuell bieten wir keine Burndown-Charts an. Unsere Produkt- und Entwicklungsteams arbeiten daran, diese Funktion in Celoxis zu implementieren.

Sie können ein Projekt und seine Aufgaben als Basiswert festlegen und später die Ist-Werte mit den Basiswerten vergleichen, um die Abweichung zu ermitteln. Celoxis unterstützt auch die Earned Value Analysis (EVA). In den meisten Fällen entspricht der Basiswert der ursprünglichen Schätzung. In solchen Fällen legen Sie den Basiswert kurz vor Projektbeginn fest. Celoxis unterstützt derzeit nur einen Basiswert.

Erstellung einer Ausgangsbasis

Klicken Sie auf Klicken Sie dann auf SymbolleisteAusgangswertSatzProjektSie können jederzeit Baselines für ausgewählte Aufgaben hinzufügen oder zurücksetzen. Wenn sich beispielsweise der Umfang erweitert hat und neue Aufgaben hinzugekommen sind, können Sie nur diese neuen Aufgaben zur Baseline hinzufügen, indem Sie diese Aufgaben auswählen und auf „Zurücksetzen“ klicken SymbolleisteAusgangswertSatzAusgewählte Aufgaben.

Folgende Felder sind als Basiswerte definiert:

• Geplanter Start
• Geplante Ausführung
• Geplante Anstrengung
• Geplante Kosten
• Budget

Visualisierung der Ausgangslage

Klicken Sie auf Klicken Sie dann auf SymbolleisteAusgangswertSicht.

Berichterstattung über Ausgangswerte

Sobald Sie das Projekt als Basiswert festgelegt haben, stehen Ihnen alle Kennzahlen der Earned Value Analysis (EVA) wie BCWS, BCWP, EV, PV, CPI und SPI in den Projekt- und Aufgabenberichten zur Verfügung. Weitere Informationen zur Earned Value Analysis finden Sie in unserem Blogartikel.

In Projekten und Aufgaben stehen zahlreiche Spalten mit Bezug zu Basisdaten zur Verfügung .

Im normalen Geschäftsbetrieb müssen Projekte regelmäßig neu bewertet und gegebenenfalls neu priorisiert werden. Häufig müssen Manager auf Anweisung der Geschäftsleitung eingehende, dringende Projektanfragen in den bestehenden Projektbestand integrieren. Dieser Leitfaden erklärt, wie das geht:

1. Beurteilen Sie die Auswirkungen eines neuen Projekts auf die bestehende Ressourcenauslastung
2. Identifizieren Sie ungenutzte oder kostenlose Ressourcen,
3. Ressourcen bei Aufgaben ersetzen,
4. Um die Arbeitsbelastung auszugleichen, sollten bestimmte Aufgaben verlagert werden
5. Bei Bedarf kann ein Projekt mit niedriger Priorität komplett auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden.

Beurteilung der Auswirkungen eines neuen Projekts auf die bestehende Arbeitsbelastung

1. Erstellen Sie einen neuen Projektstatus, z. B. „Anfragen“ (HauptmenüAdministratorProjektmanagementProjektstaatenBehalten Sie diesen neuen Zustand bei "Planung" Zeitfenster festlegen und sperren. Dies hilft, neue Projektanfragen von regulären Projekten zu trennen.
2. Erstellen Sie ein Projekt für Ihre neue Projektanfrage und belassen Sie es im Status „Anfragen“ (Klicken HauptmenüProjektNeues ProjektGeben Sie das geplante Startdatum für dieses Projekt ein.
3. Definieren Sie im interaktiven Gantt-Diagramm des Projekts die Projektstrukturpläne (PSP) und Ressourcen. Da sich das Projekt im „Anfragen“ , hat dies keine Auswirkungen auf Ihre bestehende Arbeitslast.
4. Zugriff auf die Ressourcenlast (HauptmenüRessourcenauslastungStandardmäßig werden Ihnen in dieser Ansicht bereits bestehende, geplante und aktive Projekte angezeigt.
5. Bearbeiten Sie die Filter und fügen Sie „Anfragen“ zum Projektstatusfilter hinzu. Klicken Sie auf „Anwenden“. Ihre Ressourcenauslastungsansicht zeigt Ihnen nun sofort die Auswirkungen neuer Projektanfragen auf die bestehende Ressourcenzusammensetzung und Auslastung an.
6. Aufgrund der neuen Projektanfrage ist die Belastung des bestehenden Arbeitsaufkommens hoch und viele Ressourcen werden überbelegt.
7. Sie können diese Ansicht herunterladen (wählen Sie „PDF“ in der oberen rechten Schaltflächengruppe) und sie an Ihre Führungskräfte senden, um die direkten Auswirkungen der neuen Anfragen auf den bestehenden Projektmix aufzuzeigen.

Untergenutzte oder kostenlose Ressourcen identifizieren

In der Ressourcenauslastungsansicht können Sie die unterausgelasteten oder freien Ressourcen leicht erkennen. Diese Ressourcen sind blau gekennzeichnet.

Ressourcen in Aufgaben ersetzen

Sie können Ressourcen bei problematischen Aufgaben direkt ersetzen (Bewegen Sie den Mauszeiger über die betreffende Aufgabe und wählen Sie die entsprechende Option aus) Ressourcen bearbeiten)

Im folgenden Beispiel können Sie die Aufgabe „Gewerbeflächen erfassen“ bearbeiten und sie Tanya zuweisen, die in diesem Zeitraum relativ viel Zeit hat.

Aufgaben auslagern

Es kann Situationen geben, in denen kostenlose Ressourcen nicht ohne Weiteres verfügbar sind. In solchen Fällen müssen Sie möglicherweise bestimmte Aufgaben auslagern, die eine niedrige Priorität haben und sich leicht auslagern lassen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Bewegen Sie den Mauszeiger über die entsprechende Aufgabe.
2. Klicken Sie auf das 3-Linien-Menü.
3. Wählen Sie „Aufgabe bearbeiten“. Hier können Sie das Startdatum der Aufgabe auf ein späteres Datum ändern.

Projekte mit niedriger Priorität auslagern

Falls weiterhin Ressourcenengpässe bestehen, ändern Sie den Starttermin der anderen Projekte mit niedriger Priorität, sodass alle anderen Aufgaben in diesen Projekten neu terminiert werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf das Projekt, um es in einem neuen Tab zu öffnen.
2. Klicken Sie im neuen Tab auf Bearbeiten (in der Schaltflächengruppe oben rechts)
3. Ändern Sie im Popup-Fenster „Projekt bearbeiten“ das Startdatum. Dadurch werden alle Aufgaben (mit Ausnahme manuell geplanter Aufgaben) automatisch auf das neue Startdatum verschoben.

Ja, es ist möglich, einen zweiten Projektmanager hinzuzufügen, der das Projekt überwachen kann.

Klicken Sie dazu auf ein Projekt, um dessen Bedienfeld zu öffnen, und klicken Sie dann auf ProjektmaßnahmenZugangskontrolleKlicken Sie im neuen Pop-up-Fenster auf das Benutzersymbol für Projektmanager Wählen Sie anschließend die Benutzer aus, die Sie als sekundäre Manager hinzufügen möchten.

Diese Benutzer werden auf der Projekt-Panelseite unter der „Übersicht“ .

Die im Bericht festgelegten Filter steuern, welche Daten in den Berichten angezeigt werden sollen

Um abgeschlossene Projekte aus Ihrer Ansicht zu entfernen, müssen Sie den Bericht bearbeiten und den Filter „ Terminplanstatus“ . Aktivieren Sie anschließend alle Optionen im Dropdown-Menü außer „ Abgeschlossen “. Speichern Sie den Bericht, damit die neuen Filter angewendet werden.

Wenn eine Aufgabe untergeordnete Aufgaben enthält, wird sie als Sammelaufgabe bezeichnet. Viele Attribute von Sammelaufgaben werden aus ihren untergeordneten Aufgaben abgeleitet. Einige der wichtigsten Attribute werden im Folgenden beschrieben.

Startdatum (geplant/tatsächlich/prognostiziert)
Es handelt sich um das niedrigste der geplanten/tatsächlichen/prognostizierten Startdaten der untergeordneten Elemente.

Enddatum (geplant/tatsächlich/prognostiziert):
Es ist das höchste der geplanten/tatsächlichen/prognostizierten Enddaten seiner untergeordneten Elemente.

Arbeit (Anstrengung)
Sie ist die Summe der Arbeit ihrer Kinder.

Einschränkungen
Einschränkungen sind für Sammelaufgaben nicht anwendbar.

Ressourcenzuweisung
Die einem Sammelvorgang zugewiesenen Ressourcen werden weder in die geplanten Kosten des Sammelvorgangs einbezogen noch in den Ressourcenauslastungsdiagrammen angezeigt.

% Vollständig

% abgeschlossen = (W1×P1 + W2×P2 + ... + Wn×Pn) ÷ (W1 + W2 + ... + Wn)

Für alle

Nachkommen auf Blattebene, wo

ist die Arbeit und

ist der prozentuale Fertigstellungsgrad seiner

Nachkomme.

Vorgänger
Wenn eine Sammelaufgabe einen Vorgänger hat, betrachtet das System es als gleichwertig damit, dass alle ihre Kindaufgaben denselben Vorgänger hätten.

Automatische/Manuelle Planung
Da der geplante Start und das geplante Ende aus den untergeordneten Aufgaben berechnet werden, gelten Sammelaufgaben immer als automatisch geplant.

Budget/Kosten/Abrechnung
Es handelt sich um die Summe der Budgets/Kosten/Abrechnungen seiner Kinder.

Dauer:
Dies ist die Arbeitszeit zwischen dem Start- und Enddatum der Aufgabe gemäß dem Projektkalender.

Die Vorgänger einer Aufgabe sind Aufgaben, die deren Start- oder Enddatum beeinflussen.

Im „Bauernhaus bauen“ gibt es zwei Aufgaben: „Land kaufen“ und „Land ebnen“. Die Landnivellierung kann erst beginnen, nachdem das Land gekauft wurde. Daher „Land kaufen“ die Vorgängeraufgabe von „Land ebnen“. „Land ebnen“ ist die Nachfolgeraufgabe von „Land kaufen“.

Sobald Vorgängeraufgaben erfasst sind, werden deren Start- und Endtermine vom System automatisch aktualisiert, sobald eine der Vorgängeraufgaben neu terminiert wird. Im obigen Beispiel verschiebt Celoxis den Starttermin der Aufgabe „ Grundstückskauf“ automatisch um 10 Tage, wenn der Endtermin um 10 Tage vorverlegt wird.

Arten von Vorgängern

Lieferzeit

In manchen Fällen, wenn eine Aufgabe fast abgeschlossen ist, möchten Sie vielleicht eine andere Aufgabe beginnen. Beispielsweise könnten Sie drei Tage vor der Fertigstellung der Hauswände mit der Auswahl der Wandfarbe beginnen

Aufgabe, die Sie auswählen werden

Wählen Sie die Vorgängeraufgabe aus und geben Sie eine Vorlaufzeit von 3 Tagen ein. Die Vorlaufzeit wird als negative Zahl angegeben. Beispiel: -3d bedeutet eine Vorgängeraufgabe mit einer Vorlaufzeit von 3 Tagen.

Verzögerungszeit

Manchmal kann eine Aufgabe nicht sofort begonnen werden, sobald eine andere abgeschlossen ist. Nachdem Sie beispielsweise die Wände gestrichen haben, kann es weitere zwei Tage dauern, bis die Farbe getrocknet ist, und erst dann können Sie mit dem Einrichten des Zimmers beginnen. In diesem Fall würden Sie die

als Vorgänger des

Aufgabe und geben Sie eine Verzögerung von 2 Tagen ein. Die Verzögerungszeit wird als positive Zahl angegeben. Z. B. bedeutet 4h, dass die Vorgängeraufgabe eine Verzögerung von 4 Stunden hat.

Vorgänger einstellen

Vorgänger können über das interaktive Gantt-Diagramm oder das Formular zum Hinzufügen/Bearbeiten von Aufgaben festgelegt werden. Im interaktiven Gantt-Diagramm können Sie Vorgänger wie folgt festlegen:

• Drag & Drop: Sie können Elemente vom Anfang oder Ende eines Vorgängers an den Anfang oder das Ende eines Nachfolgers ziehen, um einen der vier Abhängigkeitstypen zu erstellen.
• Vorgängerspalte: Hier können Sie die Seriennummern der Vorgänger einer Aufgabe durch Semikolon getrennt eingeben. Beispiel: 2;3
• Spalte „Nachfolger“: Hier können Sie die Seriennummern der Nachfolger einer Aufgabe durch Semikolon getrennt eingeben. Beispiel: 5;6
• Aufgabenbearbeitungsbildschirm: Wenn Sie eine Aufgabe auswählen und die „E“ (oder mit der rechten Maustaste klicken und „Bearbeiten“ auswählen), öffnet sich das Formular zur Aufgabenbearbeitung. Sie können die Vorgängeraufgaben wie zuvor beschrieben bearbeiten.

Festlegung von Vorgängerprojekten

Vorgängeraufgaben zwischen Projekten können nur über die Aufgabenbearbeitungsansicht hinzugefügt werden. Öffnen Sie das Aufgabenformular über „Bearbeiten“ und wechseln Sie zum „Vorgänger“ . Fügen Sie eine Zeile hinzu. Wählen Sie zuerst das Projekt aus; anschließend werden die Aufgaben aus diesem Projekt in der Aufgabenliste angezeigt.

Beachten Sie, dass projektübergreifende Abhängigkeiten in interaktiven Gantt-Diagrammen nicht über die Spalten „Vorgänger“ und „Nachfolger“ bearbeitet werden können.

Für Ihre Aufgaben werden Einschränkungen festgelegt, die die Berechnung der Start- und Endtermine der Aufgaben beeinflussen. Oftmals spiegeln diese Einschränkungen reale Gegebenheiten wider. Beispiele:

• Die Frist für die Einreichung von Angeboten endet am 20. Mai 2018
• Die Anwendungstests können erst beginnen, nachdem das Telefon am 1. Oktober 2020 auf dem Markt erhältlich ist

Wir empfehlen Ihnen, MSO und MFO nur dann zu verwenden, wenn dies unbedingt erforderlich ist, da sie den Fahrplan unnötig unflexibel machen.

Aufgabenbeschränkungen festlegen

Aufgabenbeschränkungen können direkt in den Beschränkungsspalten oder im Bildschirm zum Hinzufügen/Bearbeiten von Aufgaben festgelegt werden.

Meilensteine ​​sind wichtige Kontrollpunkte in einem Projekt. Sie können den Abschluss wichtiger Projektaufgaben, den Beginn einer Phase oder den Abschluss des Projekts markieren. Beispielsweise kann in einem Softwareentwicklungsprojekt der Meilenstein „Forschung abgeschlossen“ bedeuten, dass alle Forschungsaktivitäten abgeschlossen sind und das Projekt nun bereit ist, mit der Erstellung des Anforderungsspezifikationsdokuments fortzufahren .

In Celoxis sind Meilensteine ​​Aufgaben, die eine Dauer von Null haben und im Gantt-Diagramm durch ein Diamantsymbol (◆) dargestellt werden.

Meilensteine ​​erstellen

Klicken Sie im interaktiven Gantt-Diagramm auf Gantt-SymbolleisteHinzufügenMeilenstein.

Um eine bestehende Aufgabe in einen Meilenstein umzuwandeln, setzen Sie ihre Dauer auf Null.

Empfehlungen

• Setzen Sie Vorgänger für Ihre Meilensteine. Dadurch wird der Einfluss auf Ihre Meilensteine ​​deutlich.
• Setzen Sie Fristvorgaben (FNLT) für Meilensteine ​​nur dann, wenn dies unbedingt erforderlich ist, da es sonst schwierig wird, Aktivitäten flexibel um den Meilenstein herum umzuplanen.
• Meilensteine ​​so einrücken, dass sie unter dem richtigen WBS-Element erscheinen

Kritische Aufgaben sind solche, deren Verzögerung zu Projektverzögerungen führen kann. Sie stellen die längste voneinander abhängige Abfolge von Aktivitäten im Projektplan dar, die termingerecht abgeschlossen sein muss, damit das Projekt zum geplanten Fertigstellungstermin abgeschlossen werden kann. Kritische Aufgaben werden automatisch vom System berechnet und können nicht manuell markiert werden.

Lesen Sie unseren Blogartikel zum Thema kritischer Pfad , um einen tieferen Einblick in dieses Thema zu erhalten.

Aufgaben, die der MSO/MFO/SNLT/FNLT-Beschränkung unterliegen, werden ebenfalls als kritisch gekennzeichnet und erscheinen auf dem kritischen Pfad.

Eine Aufgabe verliert ihre kritische Bedeutung, sobald sie abgeschlossen ist, da sie dann weder den Abschluss nachfolgender Aufgaben noch den Projektabschlusstermin beeinflussen kann.

kritische Pfade anzeigen

Sie können den kritischen Pfad im interaktiven Gantt-Diagramm durch Anklicken anzeigen Gantt-SymbolleisteKritischer Pfad.

Überwachung kritischer Aufgaben

Aufgaben lassen sich mithilfe des Filters „Kritisch“ filtern . So können Sie beispielsweise ein Tortendiagramm erstellen, in dem die kritischen Aufgaben nach ihren Ampelindikatoren unterteilt sind. „Kritisch“ steht auch als Berichtsattribut für Aufgaben zur Verfügung.

Das Thema der Ampelindikatoren wurde in diesem Artikel ausführlich behandelt .

Dauer

Die Dauer ist die Arbeitszeit zwischen dem Start- und Enddatum einer Aufgabe. Bei manuell geplanten Aufgaben ist die Dauer irrelevant.

Bemühung

Der Aufwand entspricht der gesamten Zeit, die Ressourcen für die Bearbeitung einer Aufgabe aufwenden müssen. Lesen Sie dazu unseren Blogartikel zum Thema Dauer vs. Aufwand.

Bei manuell geplanten Aufgaben gilt Folgendes:

• Die Zuteilung erfolgt in Prozent – ​​der Gesamtaufwand für diese Aufgabe berechnet sich aus der Summe: Arbeitsstunden x prozentuale Zuteilung für jede zugewiesene Ressource.
• Die Zeiteinteilung erfolgt in Stunden – der gesamte Arbeitsaufwand für diese Aufgabe ist einfach die Summe der einzelnen Zeiteinteilungen.

Einheiten

Die Gesamtzuweisung (in %) für die Aufgabe. Wenn eine Aufgabe Joe[100%] und Peter[50%] zugewiesen wird, beträgt ihre Zuweisung 1,5.

Beziehung zwischen D, W und U

Der Zusammenhang zwischen Dauer, Arbeitsaufwand und Zuordnungseinheiten ist entscheidend für das Verständnis der automatischen Aufgabenplanung. Er wird in unserem ausführlichen Artikel erläutert

.

Die Terminplanung ist ein wichtiger Pfeiler des Projektmanagement-Dreiecks. Celoxis verfügt über eine flexible und leistungsstarke Terminplanungs-Engine, mit der Sie die Kontrolle über Ihren Projektterminplan behalten.

Die Aufgabenplanung ist der Prozess der Berechnung von Start- und Endterminen von Aufgaben. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie dies in Celoxis funktioniert.

Wir haben bereits gesehen, wie die Start- und Endtermine einer Sammelaufgabe anhand ihrer untergeordneten Aufgaben berechnet werden. Nun sehen wir uns an, wie die Termine für Aufgaben auf Blattebene berechnet werden.

Manuell geplante Aufgaben

Manuell geplante Aufgaben sind solche, bei denen die „Manuell geplant“ aktiviert ist. Celoxis ändert niemals die Start- und Endtermine manuell geplanter Aufgaben. Ihre Vorgängeraufgaben dienen lediglich der Information und haben keinen Einfluss auf die Start- oder Endtermine.

Die einzige Einschränkung besteht darin, dass, wenn Sie eine Ressource mit einer von Null verschiedenen Zuweisung zuweisen, die Ressource zwischen dem Start- und Enddatum der Aufgabe eine Zuweisung ungleich Null (einen beliebigen Wert) aufweisen muss

Automatisch geplante Aufgaben

Aufgaben, die nicht manuell geplant werden, werden automatisch eingeplant. Celoxis hält automatisch geplante Aufgaben stets auf dem neuesten Stand. Wird eine Vorgängeraufgabe verlängert oder ein Ressourcenurlaub hinzugefügt, bleiben die Aufgabentermine synchronisiert.

Faktoren, die die Planung einer automatisch geplanten Aufgabe beeinflussen, sind:

• Vorgänger
• Einschränkungen
• Bemühung
• Zuteilungseinheiten
• Ressourcenarbeitskalender
• Standardarbeitskalender (falls noch keine Ressource zugewiesen ist)

Ablaufplanungslogik:

1. Zuerst werden die Vorgängeraufgaben terminiert. Jetzt haben alle Vorgängeraufgaben korrekte Start- und Endtermine.
2. Anhand der Abhängigkeitstypen (Vorlauf und Nachlauf) wird der voraussichtliche Starttermin (bzw. Endtermin, falls SF- oder FF-Vorgänger vorhanden sind) der Aufgabe berechnet. Sind sowohl Start- als auch Endtermin der Aufgabe abhängig (z. B. bei FS- und FF-Vorgängern), wird ein Termin gewählt, der beide Abhängigkeiten erfüllt. Dieser Termin kann entweder der Start- oder der Endtermin sein.
3. Anschließend wird anhand der Aufwands- und Ressourcenkalender (oder des Standardarbeitskalenders, falls die Aufgabe nicht zugewiesen ist) das Enddatum (bzw. das Startdatum, falls im vorherigen Schritt ein vorläufiges Enddatum ermittelt wurde) berechnet. Dazu versucht der Planer, den Aufwand gemäß der Zuweisung vollständig auszuschöpfen. Das Datum, an dem der Aufwand null erreicht, ist das neue End- (bzw. Start-)datum.
4. Abschließend werden die Einschränkungen angewendet. Führt dies zu einer Änderung des Start- oder Enddatums, wird das neue Datum als Basisdatum verwendet und das komplementäre Datum auf die gleiche Weise wie im vorherigen Schritt berechnet.

Der Fortschritt einer Aufgabe wird durch ihren Fertigstellungsgrad in Prozent angezeigt. Ein Wert von 0 % bedeutet, dass kein Fortschritt bei der Aufgabe erzielt wurde, während 100 % bedeutet, dass die Aufgabe abgeschlossen ist. Celoxis summiert die Fertigstellungsgrade der einzelnen Aufgaben, um den Fertigstellungsgrad des gesamten Projekts zu berechnen.

% abgeschlossene Methoden

Es gibt drei Methoden, den Fertigstellungsgrad einer Aufgabe zu aktualisieren. Diese werden im Folgenden anhand eines Beispiels beschrieben – angenommen, wir haben eine Aufgabe T mit Ressourcen, denen Joe 40 Stunden und Peter 10 Stunden zugewiesen haben.

Letzter Prozentsatz eingegeben

Der prozentuale Fertigstellungsgrad einer Aufgabe entspricht dem letzten von einem Benutzer für diese Aufgabe eingegebenen Wert. Dies setzt voraus, dass die Person, die den Fertigstellungsgrad aktualisiert, den Gesamtstatus der Aufgabe kennt. Wenn beispielsweise Joe den Fertigstellungsgrad von Aufgabe T auf 50 % und Peter ihn anschließend auf 25 % aktualisiert, beträgt der Fertigstellungsgrad von Aufgabe T insgesamt 25 %.

Gewichteter Durchschnitt der von jeder zugewiesenen Ressource eingegebenen Prozentwerte

Der prozentuale Fertigstellungsgrad einer Aufgabe wird als gewichteter Durchschnitt der von den zugeordneten Ressourcen eingegebenen Fertigstellungsgrade berechnet. Dabei wird davon ausgegangen, dass die Ressourcen mit ihrer prozentualen Angabe den von ihnen erledigten Arbeitsanteil und nicht den Gesamtfortschritt der Aufgabe angeben. Die Berechnung des prozentualen Fertigstellungsgrades der Aufgabe erfolgt wie folgt:

% abgeschlossen = (W1×P1 + W2×P2 + ... + Wn×Pn) ÷ (W1 + W2 + ... + Wn)

Für alle n Beauftragten, wobei Wi der geplante Aufwand und Pi der prozentuale Fertigstellungsgrad des i-ten Beauftragten ist.

Nehmen wir an, Joe gibt 50 % ein, während Peter 100 % eingibt. Der Fertigstellungsgrad von T beträgt dann: (50 × 40 + 100 × 10) ÷ (40 + 10) = 60 %.

Automatisch berechnet anhand der für die Aufgabe protokollierten Zeit

Bei diesem Modell geben die Benutzer den Fertigstellungsgrad nicht manuell ein; er wird stattdessen anhand der für die Aufgabe erfassten Zeit berechnet. Die Formel lautet:

% Erledigt = Tatsächlicher Aufwand ÷ Geplanter Aufwand

Der tatsächliche Arbeitsaufwand entspricht der Summe aller für diese Aufgabe genehmigten Stunden.

Ein paar Dinge, die bei diesem Modell zu beachten sind:

• Den Nutzern wird das Feld „% abgeschlossen“ nicht angezeigt, da dieser Wert erst berechnet wird.
• Wenn die erfasste Zeit den geplanten Aufwand überschreitet, wird der Prozentsatz mit 100 % angezeigt.
• Sobald Sie mit einer Aufgabe beginnen und den Eindruck haben, dass der Aufwand über- oder unterschätzt wurde, sollten Sie den geplanten Aufwand entsprechend anpassen. Andernfalls wird die Aufgabe möglicherweise nie als abgeschlossen angezeigt oder fälschlicherweise als abgeschlossen markiert.

Wir empfehlen, diese Funktion nur in Projekten zu verwenden, bei denen die erfasste Zeit stets dem geplanten Aufwand entspricht. Beispiele hierfür sind Aufgaben wie „20 Stunden Recherche durchführen“.

Angabe der % abgeschlossenen Methode

Die standardmäßige Methode zur Ermittlung des prozentualen Fertigstellungsgrades von Aufgaben kann auf der Registerkarte „Erweitert“ im Projekt-Hinzufügen/Bearbeiten-Bildschirm festgelegt werden .

% abgeschlossene Zusammenfassungsaufgaben und Projekte

Der Fertigstellungsgrad der Sammelvorgänge und Projekte wird automatisch als gewichteter Durchschnitt ihrer untergeordneten Vorgänge gemäß der folgenden Formel berechnet:

% abgeschlossen = (W1×P1 + W2×P2 + ... + Wn×Pn) ÷ (W1 + W2 + ... + Wn)

Für alle

Nachkommen auf Blattebene, wo

ist die Arbeit und

ist der prozentuale Fertigstellungsgrad seiner

Nachfolger. Wenn eine Aufgabe auf Blattebene nicht zugewiesen ist, wird bei der Berechnung ihre Dauer (in Stunden) anstelle ihrer Arbeit verwendet.

Wenn Sie einer Aufgabe eine Ressource zuweisen, können Sie in Celoxis festlegen, ob die Ressource Vollzeit (100 %), halbtags (50 %), einen anderen Anteil (z. B. 30 %) oder sogar eine bestimmte Stundenzahl (z. B. 20 Stunden) arbeiten soll.

Die korrekte Zuweisung ist wichtig, um die Ressourcenauslastung zu überwachen. Wenn Joe beispielsweise im selben Zeitraum zu 100 % für Aufgabe T1 aus MF und ebenfalls zu 100 % für Aufgabe T2 eingeplant ist, wird er in der Ressourcenauslastungsübersicht als überlastet angezeigt. Das liegt daran, dass der Gesamtaufwand für jede Aufgabe 40 beträgt, also insgesamt 80, Joe aber nur 40 Stunden pro Woche arbeitet. Soll Joe die Hälfte seiner Zeit für T1 und die andere Hälfte für T2 aufwenden, muss seine Zuweisung für beide Aufgaben auf 50 % festgelegt werden.

Um eine optimale Ressourcenzuweisung zu gewährleisten, sollten Sie bei der Ressourcenzuweisung korrekte Schätzwerte eingeben. Nur so kann das System ein realistisches Bild der Arbeitslastverteilung liefern.

In den folgenden Abschnitten gehen wir davon aus, dass Mary 36 Stunden pro Woche arbeitet, von Montag bis Freitag, als:

Aufteilung in Prozent (%)

Wenn Sie eine Ressource in Prozent einer Aufgabe zuweisen, teilen Sie Celoxis mit, welcher Anteil ihrer Arbeitszeit diese Ressource für eine Aufgabe aufwenden soll.

Mary arbeitet beispielsweise 8 Stunden pro Tag und Sie weisen ihr 50 % ihrer Arbeitszeit einer Aufgabe zu. Das bedeutet, dass sie jeden Tag 50 % ihrer Arbeitszeit arbeitet. Schauen wir uns an, wie das System ihre tägliche Arbeit aufteilt:

Zeitaufwand in Stunden (h)

Wenn Sie einer Ressource N Arbeitsstunden für eine Aufgabe zuweisen, bedeutet dies, dass diese Ressource von Beginn bis zum Ende der Aufgabe insgesamt N Stunden dafür aufwendet . N wird anteilig auf die täglichen Arbeitsstunden der Ressource verteilt.

Mal sehen, wie das System ihre Arbeit verteilen würde, wenn Mary 9 Stunden für eine Aufgabe zugewiesen bekäme, die MF ausführt:

Bei einer Aufgabe können Sie die Ressourcen entweder in Prozent oder in Stunden zuweisen, aber nicht beides gleichzeitig.

Ressourcen zuweisen

Es gibt viele praktische Möglichkeiten, Ressourcen Aufgaben zuzuweisen, zu ersetzen oder zu entfernen.

Ressourcen einer einzelnen Aufgabe zuweisen

Klicken Sie im interaktiven Gantt-Diagramm auf die Ressourcenzelle oder doppelklicken Sie auf die Ressourcen neben der Aufgabenleiste.

Klicken Sie auf der Aufgabenübersichts- oder Aufgabenlistenseite auf die Symbole, die neben den Ressourcen angezeigt werden.

Von überall aus können Sie darauf klicken AufgabenaktionenBearbeiten und klicken Sie auf Ressourcen.

Um Ressourcen mehreren Aufgaben zuzuweisen

Wählen Sie im interaktiven Gantt-Diagramm die Aufgaben aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie dann „Ressource zuweisen“.

Um eine Ressource in mehreren Aufgaben zu ersetzen oder zu entfernen

Wählen Sie im interaktiven Gantt-Diagramm die Aufgaben aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „ Ressource ersetzen“. Um eine Ressource zu entfernen, wählen Sie keine Ressource aus, durch die die Ressource ersetzt werden soll.

Wenn Sie Aufgaben über die API, den CSV-Import oder die Aktion „Mehrere hinzufügen“ im Gantt-Diagramm erstellen, können Sie Start-, End- und Dauerattribute angeben oder weglassen. Dieses Kapitel erläutert, wie Celoxis die nicht angegebenen Attribute festlegt.

In der folgenden Tabelle verwenden wir S für Start, F für Ende und D für Dauer. Das Symbol „ Manuell“ ist auf „Wahr“ gesetzt, wenn der Ersteller die manuelle Planung von Aufgaben bevorzugt. „ Automatisch“ bedeutet, dass das System die Planungslogik zur Berechnung dieses Attributs verwendet.

Falls (manuell) { S = max(heute, Projektstart) F = S + 1d } sonst { D = 1d S = automatisch F = automatisch }

Falls (manuell) { F = S + 1d } sonst { D = 1d SNET = SF = auto S = auto }

falls (manuell) { S = F - 1d } sonst { D = 1d FNLT = FF = auto S = auto }

  manuell = falsch S = automatisch F = automatisch

  manuell = wahr

  manuell = falsch SNET = SS = automatisch F = automatisch

  manuell = falsch FNLT = FS = automatisch F = automatisch

  manuell = wahr

Wenn die Aufgabe als manuell geplant gilt und S und F ohne Uhrzeitangabe (z. B. 00:00 Uhr) angegeben wurden, werden die Zeiten für S/F auf die übliche Arbeitszeit an den jeweiligen Wochentagen gesetzt. Fällt der Tag auf einen arbeitsfreien Tag, werden stattdessen die gängigsten Arbeitszeiten der Arbeitswoche verwendet.

Celoxis kann Aufgaben aus eingehenden E-Mails erstellen. Dies ist besonders praktisch, wenn die Anwendung gerade nicht geöffnet ist oder man unterwegs ist.

E-Mails müssen an eine bestimmte Adresse gesendet werden und ein bestimmtes Format aufweisen. Eine Aufgabe wird aus Absender, Empfänger, Kopie, Betreff, Nachrichtentext, Anhängen und Priorität erstellt, wie unten beschrieben.

An (Sonderadresse)

Die E-Mail-Adresse, an die die E-Mail gesendet werden soll, finden Sie unter HauptmenüAdministratorProjektmanagementAufgaben-PosteingangWir empfehlen Ihnen, es als Kontakt unter „Celoxis Aufgabe hinzufügen“ oder einer ähnlichen Funktion zu speichern.

Aus

Der Benutzer, dessen E-Mail-Adresse mit der Absenderadresse übereinstimmt, gilt als Ersteller. Dieser Benutzer muss die zum Hinzufügen von AufgabenBerechtigung in dem Projekt besitzen, in dem die Aufgabe erstellt werden soll.

An und Cc

Benutzer in Celoxis, deren E-Mail-Adresse mit der E-Mail-Adresse der Empfänger der E-Mail übereinstimmt, werden der Aufgabe mit 100%iger Zuteilung zugewiesen.

Thema

Die Betreffzeile sollte mit dem Namen der Aufgabe beginnen, gefolgt von Schlüssel-Wert-Paaren der Attribute, die in eckigen Klammern kodiert sind. Ein Beispiel ist unten dargestellt.

Fehlende Bilder in der Fußzeile hinzufügen [project:Fifadom.com][parent:Images]

Dadurch wird im Projekt mit dem Code oder Namen Fifadom.com unter der Sammelaufgabe „Bilder“ eine Aufgabe mit dem Namen „Fehlende Bilder in der Fußzeile hinzufügen“ hinzugefügt.

Das Projekt ist obligatorisch, alle anderen Angaben sind optional. Folgende Angaben werden im Betreff unterstützt:

Körper

Der Text der E-Mail wird zur Aufgabenbeschreibung.

Anlagen

Alle Dateianhänge sind der Aufgabe beigefügt.

Priorität

Der Wert des X-Priority -Headers wird geprüft, um die Priorität der Aufgabe zu bestimmen. Ist er 1 , gilt die Aufgabe als hoch priorisiert, bei 5 als niedrig priorisiert und andernfalls als normal priorisiert.

Celoxis ermöglicht es Ihnen, Aufgaben aus einem Projekt per CSV-Datei zu importieren. Wenn Sie eine Microsoft Excel-Datei besitzen, können Sie diese im CSV-Format (Comma Separated Values) exportieren und anschließend in Celoxis importieren.

Um Aufgaben in ein Projekt zu importieren, klicken Sie zuerst auf das Projekt und dann auf ProjektmaßnahmenMehrAufgaben importieren (CSV)Alternativ können Sie, falls Sie sich im Projekt-Gantt-Diagramm befinden, klicken HinzufügenCSV importieren

Unterstützte Felder:

• WBS-Code – damit können Sie die WBS-Struktur (Eltern-Kind-Beziehungen) für Vorgänge nach dem Import erstellen. Beispiel: Wenn Sie die WBS-Codes 1 für A, 1.1 für B, 1.2 für C, 1.1.1 für D, 1.1.2 für E und 2 für F eingeben, erhalten Sie nach dem Import Folgendes:

     A ├── B │ ├── D │ └── E │ └── CF

• Name – Pflichtfeld
• Beschreibung
• Geplanter Start – Format JJJJ-MM-TT
• Geplantes Ende – Format JJJJ-MM-TT
• Ressourcen - Geben Sie die Ressourcen im hier.
• Dauer - Geben Sie die Dauer im hier beschriebenen Format ein .
• Arbeit – der Aufwand in Stunden
• % Erledigt
• Budget
• Geplante Fixkosten
• Geplante Sachkosten
• Abrechnungsart – für „Keine Abrechnung“: KEINE, „Festpreis“: FIXER_PRICE, „Zeit & Material“: TNM
• Externer Schlüssel – der Schlüssel oder die ID dieser Aufgabe in einem anderen System, z. B. JIRA
• Benutzerdefinierte Felder – Sie müssen die Felder zuerst in Celoxis erstellen

Um mehr über Aufgabentermine zu erfahren,

.

Beim Kopieren von Aufgaben werden Aufgabenattribute, angehängte Dateien und Sicherheitseinstellungen kopiert, beim Verschieben von Aufgaben werden zusätzlich die zugehörigen Elemente wie Zeiterfassungsbögen, Ausgaben und Aktualisierungen verschoben.

Aufgaben im selben Projekt kopieren oder verschieben

1. Öffnen Sie das interaktive Gantt-Diagramm des Projekts
2. Wählen Sie die Aufgaben aus, die kopiert oder verschoben werden sollen
3. Drücken Sie Strg+C zum Kopieren oder Strg+X zum Ausschneiden.
4. Wählen Sie eine Aufgabe aus, unter die diese Aufgaben kopiert/verschoben werden sollen, und drücken Sie Strg+V.

Aufgaben aus einem anderen Projekt kopieren

1. Öffnen Sie das interaktive Gantt-Diagramm des Projekts, in das Sie die Aufgaben kopieren möchten
2. Klicken HinzufügenAus einem anderen Projekt kopieren aus der Symbolleiste
3. Wählen Sie ein Projekt und die zu kopierenden Aufgaben aus. Wenn Sie eine Sammelaufgabe auswählen, werden auch deren untergeordnete Aufgaben kopiert.
4. Senden Sie das Formular ab

Es wird eine Kopie der Aufgaben erstellt.

Aufgaben in ein anderes Projekt verschieben

1. Öffnen Sie das interaktive Gantt-Diagramm des Projekts, aus dem Sie die Aufgaben verschieben möchten
2. Wählen Sie die zu verschiebenden Aufgaben aus
3. Rechtsklicken und „Verschieben“
4. Wählen Sie das Zielprojekt aus

Die Aufgaben werden in das neue Projekt verschoben. Die zusammengefassten Daten beider Projekte, des neuen und des alten, werden aktualisiert.

Celoxis erleichtert es Nutzern, ihren Fortschritt bei Aufgaben. Neben dem Hinzufügen von Kommentaren zu einer Aufgabe direkt im Aufgabenbildschirm können Sie:

• Aktualisieren Sie den Fortschritt vieler Aufgaben gleichzeitig.
• Den Fortschritt einer Aufgabe per E-Mail.
• Den Fortschritt einer einzelnen Aufgabe aktualisieren, worüber dieses Kapitel handelt.

Klicken auf Wenn Sie eine Aufgabe in einer Aufgabenliste aufrufen, öffnet sich ein Menü mit praktischen Optionen zur Aktualisierung des Fortschritts.

% und Kommentare

Wie Sie der Abbildung unten entnehmen können, können Sie einen benutzerdefinierten Fertigstellungsgrad in Prozent, Kommentare und die benötigte Zeit protokollieren. Optional können Sie auch das tatsächliche Start- und Enddatum eingeben; andernfalls geht das System davon aus, dass die Aufgabe pünktlich begonnen und beendet wurde.

Neben der Möglichkeit, ein Update über die Weboberfläche zu protokollieren, können Aufgabenbearbeiter ihr Update auch per E-Mail übermitteln. Wenn Manager ein Update anfordern, erhalten die Bearbeiter eine E-Mail wie diese:

Durch Klicken auf die „Fortschritt aktualisieren“ (siehe oben) öffnet sich ein neues E-Mail-Fenster. Hier können Sie den Betreff bearbeiten und den Fortschritt in Prozent, die Stunden und den Zeitcode angeben. Diese Angaben sind optional. Sie können außerdem Dateien anhängen und eine Beschreibung hinzufügen, die als Text der Fortschrittsaktualisierung dient. Ein Beispiel finden Sie unten.

Wenige Minuten nach dem Versand der E-Mail wird diese Fortschrittsaktualisierung der Aufgabe hinzugefügt. Falls Sie bereits Stunden geleistet haben, wird die Arbeitszeit ebenfalls erfasst und zur Genehmigung weitergeleitet.

Sie können Kopien einer Aufgabe in einem von Ihnen gewählten wiederkehrenden Muster erstellen.

1. Öffnen Sie das interaktive Gantt-Diagramm in dem Projekt, in dem Sie die wiederkehrende Aufgabe erstellen möchten.
2. Erstellen Sie eine Aufgabe und benennen Sie sie passend, z. B. Wöchentliches Meeting.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe und wählen Sie „ Wiederholen“.
4. Geben Sie das gewünschte Wiederholungsmuster ein. Im folgenden Beispiel haben wir ein wöchentliches Muster gewählt.
5. Einreichen

Celoxis erstellt neue Aufgaben entsprechend Ihrem Wiederholungsmuster, wie unten dargestellt:

Sie können von den jeweiligen Bearbeitern einen Statusbericht zu Aufgaben anfordern. Dies ist auf zwei Arten möglich: Klicken Sie für eine einzelne Aufgabe auf Aktualisierung anfordernFür mehrere Aufgaben können Sie die Massenaktionen.

Die Bearbeiter erhalten eine E-Mail, auf die sie einfach antworten können, um ihre Aktualisierung zu dokumentieren. Sie können außerdem den Fertigstellungsgrad in Prozent, die Protokollierungsdauer und weitere Angaben machen, wie in diesem Kapitel.

Sie können einer Aufgabe eine oder mehrere Dateien von Ihrem lokalen Laufwerk oder von Google Drive hinzufügen. Klicken Sie auf die Aufgabe, um den Präsentationsbereich zu öffnen, und anschließend auf „ Dateien anhängen“. Die einer Aufgabe hinzugefügten Dateien können Sie im Tab „Dateien“ des Präsentationsbereichs anzeigen.

Wenn Sie eine Aufgabe verfolgen, werden Sie über Aktivitäten im Zusammenhang mit dieser Aufgabe benachrichtigt, z. B. wenn jemand einen Kommentar hinzufügt oder eine Datei anhängt. Die Benachrichtigungen erfolgen per E-Mail und über das Benachrichtigungscenter. Als Aufgabenbearbeiter oder Projektmanager werden Sie automatisch benachrichtigt und müssen die Aufgabe nicht explizit verfolgen.

Entfolgen

Um einer Aufgabe nicht mehr zu folgen, klicken Sie einfach auf den „Nicht mehr folgen “ auf der Aufgabenseite oder in der Fußzeile der E-Mail-Benachrichtigung.

Sie können mehrere Aufgaben auswählen und Aktionen dafür ausführen. Klicken Sie auf die Schaltfläche neben dem Kontrollkästchen in der Berichtstabellenüberschrift, wie unten dargestellt:

50 %, 100 % & Auf Kurs

Aktualisiert den prozentualen Fortschritt der ausgewählten Aufgaben. Weitere Informationen zu „Auf Kurs“ finden Sie hier.

Aktualisierung anfordern

Sendet eine E-Mail an die zugewiesenen Ressourcen und bittet um einen Statusbericht.

Bearbeiten

Ermöglicht die gleichzeitige Änderung mehrerer Attribute, einschließlich benutzerdefinierter Felder, wie unten dargestellt:

Das Gantt-Diagramm in Celoxis bietet eine grafische Übersicht des Projektplans. Dies ist für den Projektmanager hilfreich, um seine Projekte zu planen und zu verfolgen. Die verschiedenen Funktionen wie Export, Baseline usw. unterstützen ihn bei der effizienteren Erstellung und Steuerung des Projektplans.

Zu den Merkmalen des Gantt-Diagramms gehören:

• Erstellung des Projektstrukturplans (PSP), d. h. Ihrer Aufgaben, Teilaufgaben, Meilensteine ​​mit Start- und Endterminen
• Aufgaben per Drag & Drop in der Hierarchie neu anordnen
• Einschränkungen hinzufügen
• Drag-and-Drop-Abhängigkeiten
• Aufgabenliste ein-/ausklappen
• Weisen Sie Benutzern Aufgaben zu
• Aktualisierung des Aufgabenfortschritts
• Drucken des Gantt-Diagramms
• Den Zeitplan mit verschiedenen Zoom-Stufen anzeigen
• Optionen für automatisches und manuelles Speichern

Gantt-Diagramm konfigurieren

Beim ersten Aufruf des interaktiven Gantt-Diagramms eines Projekts werden Ihnen die folgenden Konfigurationsoptionen angezeigt. Diese Einstellungen werden dann für jeden Benutzer projektübergreifend in Celoxis als Benutzerpräferenz gespeichert. Sie können diese Einstellung über das Symbol ändern.

Tastenkombinationen

Der Planungsmodus einer Aufgabe wird anhand der Gantt-Diagrammeinstellungen bestimmt, die pro Benutzer gespeichert sind. Sie können den Planungsmodus einer oder mehrerer Aufgaben jedoch direkt im Gantt-Diagramm ändern. Wählen Sie dazu die gewünschten Aufgaben aus und klicken Sie auf … MehrPlanmodus festlegen zum gewünschten Wert aus dem Gantt-Diagramm.

Ja, Sie können einen Bericht vom Typ „ Aufgabe“ mit dem Ausgabetyp „Gantt“. Wählen Sie auf der Bearbeitungsseite des Berichts „Für Client sichtbar“ den Client aus, mit dem Sie den Bericht teilen möchten.

Dieser Bericht wird dann im „Berichte“ des Kunden angezeigt.

Sobald Sie die Abhängigkeit hinzugefügt haben, wird sie wie folgt angezeigt:

Weitere Details finden Sie im Abschnitt „Vorgänger zwischen Projekten festlegen“ hier .

Ein Zeiteintrag in Celoxis durchläuft verschiedene Zustände, wie unten dargestellt.

Gespeichert

„Gespeichert“ bedeutet, dass der Zeiteintrag gespeichert, aber noch nicht zur Genehmigung eingereicht wurde.

• Jeder mit der Berechtigung zum Hinzufügen von Zeiten kann in diesem Zustand einen Zeiteintrag erstellen.

Eingereicht

Der Vermerk „Genehmigung ausstehend“ bedeutet, dass der Zeiteintrag zur Genehmigung eingereicht wurde.

• Jeder mit der Berechtigung zum Hinzufügen von Zeiten kann in diesem Zustand einen Zeiteintrag erstellen.
• Der Einreicher kann in diesem Zustand weiterhin Zeiteinträge bearbeiten.

Genehmigt

„Genehmigt“ bedeutet, dass der Zeiteintrag von folgendem Unternehmen genehmigt wurde:

Genehmiger in Ihrem Genehmigungsworkflow eingerichtet.

• Jeder, der am Genehmigungsprozess beteiligt ist, kann Zeiten genehmigen.
• Nach der Genehmigung kann der Zeiteintrag vom Einreicher nicht mehr bearbeitet werden. Allerdings kann jeder mit der zur Genehmigung Änderungen am Zeiteintrag vornehmen.
• Informationen aus genehmigten Zeiteinträgen wie Stunden, Kosten und Einnahmen werden den jeweiligen Arbeitselementen und Projekten zugeordnet.
• Während des Genehmigungsprozesses wird der Zeiteintrag mit der neuesten Rechnung und dem aktuellen Kostensatz aktualisiert.

Abgelehnt

„Abgelehnt“ bedeutet, dass der Zeiteintrag von … abgelehnt wurde

Genehmiger.

• Jeder, der am Genehmigungsprozess beteiligt ist, kann die Bearbeitungszeit ablehnen.
• Der Einreicher wird per E-Mail benachrichtigt.
• Der Zeiteintrag wird anschließend im wöchentlichen Stundenzettel des Einreichers angezeigt, wo er bearbeitet oder gelöscht und zur Genehmigung erneut eingereicht werden kann.
• Ein abgelehnter Zeiteintrag, der zur Genehmigung erneut eingereicht wird, muss den gesamten Genehmigungsprozess durchlaufen.

In Rechnung gestellt

„Invoiced“ bedeutet, dass der Zeiteintrag als in Rechnung gestellt markiert wurde.

• Nur als abrechenbar gekennzeichnete Zeiteinträge können in Rechnung gestellt werden.
• Jeder mit Rechnungsberechtigung kann eine Zeiterfassung in Rechnung stellen.
• Nach der Rechnungsstellung werden die abgerechneten Stunden und der Umsatz des Zeiteintrags den jeweiligen Arbeitspositionen und Projekten zugeordnet. Beispiel: abgerechneter Umsatz und abgerechnete Stunden.

Ein Zeitcode repräsentiert eine Aktivitätsart für einen Zeiteintrag. Beispielsweise möchte ein Softwareentwicklungsunternehmen möglicherweise Aktivitäten wie Programmierung, Design und Testen, während eine Anwaltskanzlei Aktivitäten wie Prozessführung, Recherche, Besprechungenusw.

Zeitcodes helfen bei:

• Filterung: Sie können Zeiteinträge nach Aktivitäten filtern und Massenaktionen darauf anwenden.
• Berichtswesen: Sie können Informationen über Ihre Aktivitäten aggregieren und daraus Kreis-, Balken- und diverse andere Berichtstypen erstellen. Beispielsweise können Softwareentwicklungsunternehmen die insgesamt für Programmierung oder Design.
• Abrechnung: Nutzt Ihr Unternehmen die aktivitätsbasierte Abrechnung, d. h. richtet sich der Stundensatz nach der ausgeführten Tätigkeit und nicht nach der ausführenden Person, können Sie Stundensätze für Zeitcodes definieren. Bei der Zeiterfassung wird der entsprechende Stundensatz anhand des Zeitcodes angewendet, um den Rechnungsbetrag zu berechnen.

Nicht-Projekt-Zeitcodes

Manche Aktivitäten sind nicht projektbezogen, dennoch muss die dafür benötigte Zeit erfasst werden. Beispiele hierfür sind Besprechungen, Krankheitsurlaub und bezahlter Urlaub. Dies kann mithilfe von projektfremden Zeiterfassungscodes erfolgen. Ein projektfremder Zeiterfassungscode ähnelt einem regulären Zeiterfassungscode, hat aber eine andere Funktion

Flagge eingeschaltet.

Verwendung von Zeitcodes

Die Zeitcodes werden vom Einreicher während der Zeiterfassung ausgewählt. Die Auswahl kann im wöchentlichen Zeiterfassungsbildschirm oder bei der Zeiterfassung für Arbeitsvorgänge erfolgen.

Verwaltung von Zeitcodes

Nur Administratoren können Zeitcodes verwalten. Navigieren Sie zu HauptmenüAdministratorStundenzettelZeitcodes.

Kosten

Jeder Zeitcode ist mit einem Kostenkennzeichen versehen. Wenn Zeit erfasst wird und der zugehörige Zeitcode kostenrelevant ist, wird der Zeiteintrag entsprechend markiert. Kostenrelevante Zeiteinträge werden den Projektkosten zugerechnet. Die meisten Ihrer Zeitcodes sind kostenrelevant, einige jedoch nicht, z. B. unbezahlter Urlaub und unbezahlte Krankheitstage.

Neben der Zeiterfassung werden Stundenzettel auch zur Berechnung der Lohnkosten und zur Rechnungsstellung an Kunden verwendet.

Arbeitskosten

Alle mit Zeiteinträgen verbundenen Kosten sind Lohnkosten, da sie direkt mit menschlicher Arbeitsleistung zusammenhängen. Ob ein Zeiteintrag den Projektkosten zugerechnet wird, hängt von seinem Kennzeichen „Kostenpflichtig“ ab. Standardmäßig wird dieses Kennzeichen anhand der Kostenpflicht des Zeitcodes festgelegt. Benutzer mit der Berechtigung „Zeiten genehmigen“ können dies jedoch ändern .

Kostensätze

Ist ein Zeiteintrag als kostenpflichtig gekennzeichnet, gilt der Kostensatz des Zeiteintragsinhabers. Wurde für dieses Projekt ein spezifischer Kostensatz für den Inhaber festgelegt, wird dieser verwendet. Andernfalls gilt der Standardkostensatz der Ressource.

Wenn ein Zeiteintrag nicht als kostenpflichtig gekennzeichnet ist, wird sein Kostensatz auf null gesetzt.

Festlegen des Standardkostensatzes

Der Standardkostensatz eines Benutzers kann entweder auf der Benutzer-Hinzufüge-/Bearbeitungsseite oder auf der Benutzer-Massenbearbeitungsseite festgelegt werden.

Festlegung eines projektspezifischen Kostensatzes

Sie können den Standardkostensatz für Benutzer pro Projekt überschreiben. Klicken Sie auf einen Projektlink, der im Projektbildschirm eingeblendet wird; klicken Sie dann auf Kostensätze.

Kostensätze für bestimmte Zeiteinträge festlegen

Benutzer mit der „Zeit genehmigen “ können einen Zeiteintrag (oder mehrere über die Massenbearbeitungsfunktion für Zeiteinträge) bearbeiten und einen Kostensatz festlegen.

Abrechnung

Ob ein Zeiteintrag abgerechnet wird, hängt von seinem Kennzeichen „Abrechnungsfähig“ ab. Standardmäßig ist dieses Kennzeichen aktiviert, wenn der Abrechnungstyp des Arbeitselements auf „Zeit & Material“ eingestellt ist . Dies kann jedoch von einem Benutzer mit der Berechtigung „Zeit genehmigen “ geändert werden . Beachten Sie, dass sich die Änderung des Abrechnungstyps eines Arbeitselements nur auf dessen zukünftige Zeiteinträge auswirkt.

Celoxis unterstützt zwei Arten von Abrechnungsmodellen:

• Zeitbasierte Abrechnung – Hierbei werden die Leistungen anhand der ausgeführten Tätigkeiten und nicht anhand der ausführenden Person in Rechnung gestellt. Beispielsweise könnte ein Softwareentwicklungsunternehmen für einen Junior-Java-Entwickler einen Stundensatz von 50 US-Dollar festlegen; es spielt keine Rolle, welcher Benutzer die Arbeit genau erledigt. In diesem Fall werden die Abrechnungssätze anhand des Zeitcodes definiert.
• Nutzerbasiert – Hierbei hängt der Stundensatz vom jeweiligen Nutzer ab, der die Aktivität ausführt. Beispielsweise kann ein Top-Anwalt in einer Anwaltskanzlei für dieselbe Arbeit den doppelten Stundensatz berechnen. In diesem Modus werden die Stundensätze pro Nutzer festgelegt.

Ihre Organisation kann jeweils nur ein Modell haben, und Administratoren können es auswählen HauptmenüAdministratorStundenzettelAbrechnung.

Überschreibende Tarife für ein Projekt

Wie die Kostensätze können auch die Abrechnungssätze pro Projekt individuell angepasst werden. Klicken Sie auf den Projektlink, der im Projektfenster eingeblendet wird; klicken Sie anschließend auf Abrechnungssätze.

Festlegung von Stundensätzen für bestimmte Zeiteinträge

Benutzer mit der „Zeit genehmigen “ können einen Zeiteintrag (oder mehrere über die Massenbearbeitungsfunktion) bearbeiten und einen Stundensatz festlegen.

Sie können einen mehrstufigen Genehmigungsworkflow für Zeiteinträge einrichten. Ein Zeiteintrag gilt erst dann als genehmigt, wenn er von allen Genehmigern bestätigt wurde. Lehnt einer der Genehmiger ihn ab, wird der Zeiteintrag an den Einreicher zurückgesendet. Bei erneuter Einreichung beginnt der gesamte Genehmigungsworkflow von neuem.

Zeitaufwand für Projekte

Für die Zeit außerhalb von Projekten

Durch die Änderung des Workflows wird der Genehmigungsstatus aller ausstehenden Elemente zurückgesetzt. Sie müssen dann wieder bei der ersten Genehmigung beginnen.

In Celoxis können Sie Timer verwenden, um die für Ihre Arbeitsaufgaben aufgewendete Zeit zu erfassen. Timer lassen sich sowohl in Aufgaben als auch in Ihren benutzerdefinierten Apps verwenden.

Timer können für Arbeitselemente über das unten dargestellte Symbol in der Symbolleiste gestartet werden. Sobald ein Timer gestartet ist, wird der zuvor laufende Timer automatisch angehalten. Sie können das Symbol auch verwenden, um einen Timer eines Arbeitselements anzuhalten.

Sobald ein Timer gestartet ist, wird er unten im linken Menü grün angezeigt. Durch Anklicken können Sie alle Ihre zuletzt gestarteten Timer anzeigen. So können Sie auch bequem einen Timer pausieren oder einen neuen starten.

Um Ihren wöchentlichen Stundenzettel auszufüllen, klicken Sie auf HauptmenüStundenzettelDie wöchentliche Stundenzettelansicht ist eine schnelle, leistungsstarke und bequeme Möglichkeit, Arbeitszeiten zu erfassen und den Aufgabenfortschritt zu aktualisieren.

Sie können auf „Speichern“ , um den Stundenzettel zu speichern, oder „Absenden“ , um den Stundenzettel sowohl zu speichern als auch zur Genehmigung einzureichen.

Sie benötigen die Zeit & Spesen > GenehmigtErteilt Berechtigung zur Genehmigung von Zeiteinträgen. Um Zeiteinträge zu genehmigen, klicken Sie hier HauptmenüGenehmigungenZeit genehmigen.

Das obige Beispiel zeigt die von Tanya und Joe Cool eingereichten Zeiteinträge. Sie können die Kontrollkästchen neben den Benutzern markieren und anschließend auf „Genehmigen“ , um alle Zeiteinträge mit einem Klick zu genehmigen, ODER auf „Stundenzettel“ , um die Stundenzettelansicht zu öffnen und die einzelnen Zeiteinträge vor der Genehmigung einzusehen.

Der „Unvollständige Stundenzettel“ hilft Ihnen, Benutzer zu identifizieren und daran zu erinnern, die ihre Stundenzettel nicht ausgefüllt haben.

Um unvollständige Stundenzettel anzuzeigen, klicken Sie hier HauptmenüBerichteUnvollständige Stundenzettel.

Anpassen der Definition von „Unvollständig“

Wenn Sie oben auf „Filter bearbeiten“ , können Sie den Wert des „Stunden (eingereicht)“ . Sie haben zwei Möglichkeiten:

• Weniger als die vereinbarte Arbeitszeit – Wenn Joe 40 Stunden pro Woche arbeiten soll und eine arbeitsfreie Zeit von 4 Stunden eingetragen wurde, muss er 36 Stunden erfassen. Alles darunter gilt als unvollständiger Stundennachweis.
• Weniger als N Stunden – Sie können N , und es werden alle Benutzer angezeigt, deren protokollierte Zeit unter diesem Wert liegt.

Tägliche Erinnerungen für die Zeiterfassung einrichten

Wenn Sie über Administratorrechte verfügen, können Sie dies einrichten von hier aus HauptmenüAdministratorStundenzettelOptionen für die ZeiterfassungÜberprüfen Sie die Senden Sie täglich Erinnerungs-E-Mails an Benutzer mit unvollständigen Stundenzetteln unter Wählen Sie die gewünschte Versandzeit für die E-Mails aus und klicken Sie auf „Speichern“. Die ausgewählte Zeit entspricht der Zeitzone Ihres Unternehmens.

Indem Sie Zeiteinträge als fakturiert markieren, signalisieren Sie dem Kunden, dass er eine offizielle Rechnung von Ihrem Unternehmen erhalten hat. Sie benötigen dafür die Zeit & Spesen > Rechnunggenehmigt Sie haben die Möglichkeit, Arbeitszeit als abgerechnet zu markieren. Um Arbeitszeit als abgerechnet zu markieren, klicken Sie hier HauptmenüGenehmigungenRechnungszeitHier wird eine Liste aller abrechnungsfähigen Zeiteinträge angezeigt, die genehmigt, aber noch nicht in Rechnung gestellt wurden.

Sie können mehrere Zeiteinträge auswählen und Aktionen darauf anwenden. Klicken Sie dazu in einem beliebigen Zeitprotokollbericht auf die entsprechende Schaltfläche neben dem Kontrollkästchen in der Berichtstabellenüberschrift, wie unten dargestellt:

Um eine Aktion durchzuführen, benötigen Sie die entsprechende Berechtigung. Außerdem muss der Zeiteintrag gemäß dem Workflow. Wenn Sie also versuchen, einen nicht genehmigten Eintrag in Rechnung zu stellen, schlägt die Aktion fehl.

Bearbeiten

Sie können einzelne Attribute von Zeiteinträgen festlegen oder die Abrechnungs- und Kostensätze auf die neuesten Werte aktualisieren. Letzteres ist besonders nützlich, wenn Sie die Sätze geändert haben und die Zeiteinträge mit den neuen Werten aktualisieren müssen.

Dieser Artikel hilft Ihnen zu verstehen, wie Sie Überstunden verwalten und mithilfe der Zeitcodes in Celoxis Projektkosten und Abrechnungen ermitteln können.

Schritte

1. Definieren Sie zusätzliche Projektzeitcodes für jede Ihrer Überstundenaktivitäten und kennzeichnen Sie diese als kostenpflichtig. Wenn Sie beispielsweise bereits Zeitcodes wie Forschung, Konstruktion und Entwicklung haben, erstellen Sie zusätzliche Überstundenzeitcodes wie Forschung (ÜF), Konstruktion (ÜF) und Entwicklung (ÜF).
2. Definieren Sie die regulären Kosten und die Abrechnungssätze (bei nutzerbasierter Abrechnung) für Ihre Nutzer.
3. Bei Abrechnung auf Basis von Zeitcodes müssen Sie auch die Überstundensätze für Ihre Überstunden-Zeitcodes festlegen.
4. Erstellen Sie einen Bericht „Zeiterfassung“ mit folgenden Details:
   Name: Überstundeneinträge. Wählen Sie den Filter „Zeitcode“ und markieren Sie alle Überstunden-Zeitcodes in diesem Filter. Wählen Sie den Filter „Benutzer“ und markieren Sie ihn als abfragebereit. Ausgabe: Tabellarisch. Wählen Sie die Spalten Datum, Stunden, Kostensatz, Stundensatz. Gruppieren nach: Benutzer, Zeitcode.
5. Wenn Benutzer Überstunden erfassen möchten, fordern Sie sie auf, den entsprechenden Überstundencode im Stundenzettel auszuwählen.
6. Beim Genehmigen von Zeiteinträgen filtern Sie den in Schritt 4 erstellten Bericht nach einem bestimmten Benutzer, z. B. Benutzer: Joe Cool. Dadurch werden alle Überstundeneinträge von Joe Cool angezeigt.
7. Wählen Sie nun alle Überstundeneinträge aus und klicken Sie auf die Massenbearbeitungsfunktion .
8. Bei einem Abrechnungsmodell auf Zeitbasis wählen Sie die Option Kostensatz und legen Sie den Überstundenkostensatz fest.
9. Bei nutzerbasierter Abrechnung wählen Sie die Optionen Kostensatz und Abrechnungssatz aus und legen Sie anschließend den Kostensatz und Abrechnungssatz für Überstunden fest.
10. Genehmigen Sie die Zeiteinträge.

Beispielberichte

1. Reguläre Arbeitszeit vs. Überstunden (Tabellarische Übersicht)

   

2. Überstundenverteilung (Kreisdiagrammbericht)

   

Ja, Celoxis ermöglicht es Ihnen, die neuen Tarife auf bereits eingereichte oder genehmigte Zeiteinträge anzuwenden. Wenn der Zeiteintrag gespeichert oder zur Genehmigung eingereicht wird, werden die neuen Tarife während des Genehmigungsprozesses automatisch aktualisiert.

Sobald ein Zeiteintrag jedoch genehmigt ist, müssen Sie ihn bewusst bearbeiten, um die neuen Tarife mithilfe der Massenbearbeitungsfunktionen anzuwenden.

Die einzelnen Schritte finden Sie hier.

Eine Ausgabe in Celoxis durchläuft verschiedene Status, wie unten dargestellt.

Eingereicht

Der Vermerk „Genehmigung ausstehend“ bedeutet, dass der Kostenantrag zur Genehmigung eingereicht wurde.

• Jeder mit „Ausgabe hinzufügen“ kann in diesem Status eine Ausgabe erstellen.

Genehmigt

„Genehmigt“ bedeutet, dass die Ausgaben vom Projektmanager freigegeben wurden.

• Nach der Genehmigung kann die Ausgabe vom Einreicher nicht mehr bearbeitet werden. Allerdings kann jeder mit der zur Genehmigung Änderungen an der Ausgabe vornehmen.
• Informationen aus genehmigten Ausgaben wie Kosten und Einnahmen werden den jeweiligen Arbeitspaketen und Projekten zugeordnet.

Abgelehnt

„Abgelehnt“ bedeutet, dass die Ausgaben vom Projektmanager abgelehnt wurden.

• Der Einreicher wird per E-Mail benachrichtigt.

In Rechnung gestellt

„Invoiced“ bedeutet, dass die Ausgabe als in Rechnung gestellt gekennzeichnet wurde.

• Nur als abrechenbar gekennzeichnete Ausgaben können in Rechnung gestellt werden.
• Jeder mit zum Erstellen von Rechnungen kann eine Ausgabe in Rechnung stellen.
• Sobald die Rechnung gestellt ist, werden die in Rechnung gestellten Einnahmen den jeweiligen Arbeitspositionen und Projekten zugeordnet.

Ein Kostencode kennzeichnet die Kostenart einer Ausgabenposition. Gängige Kostencodes sind beispielsweise Verpflegung, Benzin, Telefonusw.

Ausgabencodes erleichtern die Berichtserstellung. Sie können Informationen über Ihre Aktivitäten zusammenfassen und daraus Kreis-, Balken- und diverse andere Berichte erstellen. So erhalten Sie beispielsweise einen Überblick darüber, wie Geld in verschiedenen Bereichen ausgegeben wird.

Verwendung von Ausgabencodes

Die Kostenstellencodes werden vom Einreicher für jede Position ausgewählt. Sie können die Kostenstellencodes in Filtern, Ausgabespalten und sogar Diagrammen verwenden.

Verwaltung von Spesenabrechnungen

Nur Administratoren können Ausgabencodes verwalten. Navigieren Sie zu HauptmenüAdministratorKostenAusgabencodes.

Der Einreicher einer Ausgabe kann diese als abrechenbar oder kostenpflichtig. Ist eine Ausgabe als abrechenbar gekennzeichnet, wird ihr Gesamtbetrag den Einnahmen des Arbeitspostens und somit dem Umsatz des Projekts hinzugefügt. Ist die Ausgabe als kostenpflichtig gekennzeichnet, wird ihr Gesamtbetrag den Kosten des Arbeitspostens und somit dem Kostenkonto des Projekts hinzugefügt.

Ausgaben können Aufgaben zugeordnet werden. Jede Ausgabe kann mehrere Positionen enthalten. Jeder Position kann ein Ausgabencode wie Reisekosten, Verpflegung usw.

Um eine Ausgabe hinzuzufügen, HauptmenüAusgabenAlternativ können Sie auch auf eine Aufgabe klicken und im Aufgabenbildschirm anschließend auf „Aufgabe bearbeiten“ klicken Ausgabe hinzufügen.

Sie benötigen die Zeit & Spesen > GenehmigtErteilt Berechtigung zur Genehmigung von Ausgaben. Um Ausgaben zu genehmigen, klicken Sie hier HauptmenüGenehmigungenAusgaben genehmigen.

Das obige Beispiel zeigt zwei von Tanya eingereichte Ausgaben. Sie können auf eine Ausgabe klicken, um sie einzeln zu genehmigen oder abzulehnen, ODER Sie wählen eine oder mehrere Ausgaben aus und klicken auf „ Mit einem Klick genehmigen“, um sie alle gleichzeitig zu genehmigen.

Indem Sie Ausgaben als fakturiert markieren, signalisieren Sie dem Kunden, dass er eine offizielle Rechnung von Ihrem Unternehmen erhalten hat. Sie benötigen dafür die Zeit & Spesen > Rechnunggenehmigt Berechtigung zur Abrechnung von Ausgaben. Um Ausgaben abzurechnen, klicken Sie hier HauptmenüGenehmigungenRechnungsausgabenHier wird eine Liste aller abrechnungsfähigen Ausgaben angezeigt, die genehmigt, aber noch nicht in Rechnung gestellt wurden.

Ja, Sie können die genehmigten Ausgaben bearbeiten, sofern Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen. Dazu benötigen Sie die Berechtigungen „Zeit & Spesen >Genehmigte Ausgaben bearbeiten“ und „Zeit & Spesen >Genehmigte Ausgaben genehmigen“

Das Benachrichtigungscenter informiert Sie über Ereignisse und Neuigkeiten zu Elementen, die Sie interessieren. Beispiele für solche Ereignisse sind: Jemand hat eine Aufgabe in Ihrem Projekt abgeschlossen, Sie haben eine neue Antwort in einer Online-Diskussion erhalten oder eine neue Version der gewünschten Datei ist verfügbar. Die folgende Abbildung zeigt zwei neue Benachrichtigungen und eine neue Erwähnung.

In-App-Benachrichtigungen

In-App-Benachrichtigungen informieren Sie über Ereignisse in Elementen, denen Sie folgen, die Sie verwalten oder die Ihnen gehören. Dazu gehören neue Arbeitsaufträge, Änderungen an Elementen, Aktualisierungen von Aufgaben, Antworten in Online-Diskussionen usw. Die Anzahl ungelesener Benachrichtigungen wird über dem Symbol angezeigt. Sie können jederzeit auf das Symbol klicken, um Ihre aktuellen Benachrichtigungen anzuzeigen.

Durch Klicken auf ein beliebiges Element im Bedienfeld wird das Bedienfeld dieses Elements geöffnet, während durch Klicken auf „ Alle als gelesen markieren“ alle ungelesenen Benachrichtigungen als gelesen markiert werden.

@ Erwähnungen

@Erwähnungen sind der beste Weg, die Aufmerksamkeit Ihrer Kollegen auf ein Arbeitselement zu lenken. Sie können einen Benutzer erwähnen, indem Sie:

• Einen Kommentar zu einer Aufgabe hinzufügen oder deren Fortschritt aktualisieren.
• Eine Aktion ausführen, einem App-Element neu zuweisen oder einen Kommentar hinzufügen.
• An Diskussionen teilnehmen.

Die Anzahl der ungelesenen Nachrichten wird über dem angezeigt

Symbol. Sie können jederzeit auf das Symbol klicken, um die letzten an Sie gerichteten Nachrichten anzuzeigen.

Durch Klicken auf ein beliebiges Element im Bedienfeld wird das Bedienfeld dieses Elements geöffnet; durch Klicken auf „ Alle als gelesen markieren“ werden alle ungelesenen Nachrichten als gelesen markiert.

Erwähnung eines Benutzers

Am einfachsten erwähnen Sie einen Benutzer, indem Sie auf das entsprechende Symbol im Menü des Textfelds klicken (siehe unten). Alternativ können Sie auch einfach @ eingeben.

Manchmal müssen Sie Aktualisierungen von Arbeitselementen verfolgen, die Ihnen nicht zugewiesen sind, aber mit Ihrer Arbeit in Zusammenhang stehen. Indem Sie einem Arbeitselement folgen:

• Sie erhalten Aktualisierungen zu den Arbeitselementen per E-Mail-Benachrichtigung.
• Sie können sogar auf die E-Mails antworten, wodurch Ihre Kommentare dem jeweiligen Arbeitselement hinzugefügt werden.

Einem Arbeitselement zu folgen ist eine hervorragende Möglichkeit, über dessen Aktualisierungen und Kommentare auf dem Laufenden zu bleiben. Wenn Sie einem Arbeitselement folgen, sehen Sie dessen Aktualisierungen im Aktivitätsstream und erhalten sofortige E-Mail-Benachrichtigungen.

Einem Arbeitselement folgen

Die einem Task oder App-Element zugewiesenen Personen sowie der State Manager/Projektmanager folgen diesem Task oder App-Element automatisch: So beginnen Sie, einem Arbeitselement zu folgen:

• Klicken Sie auf „Folgen “ im Bereich des Aufgaben-/App-Elements.
• Alternativ können Sie im Aktionsmenü der Aufgabe oder des App-Elements auf „ Folgen“.

Der Aktivitätsstream -Bericht ermöglicht es Ihnen, die jüngsten Ereignisse in Projekten, Aufgaben, Fehlern usw. einzusehen, die Ihnen zugewiesen sind, die Sie verwalten oder verfolgen. Dieser Bericht kann auch in einem Ihrer Dashboards angezeigt werden. Ein Beispiel ist unten dargestellt:

Wie Sie sehen, ist der Verlauf nach Objekten gruppiert und die letzten Ereignisse für jedes Objekt werden angezeigt. Mit einem Klick auf „ Alle anzeigen“ sehen Sie alle Aktivitäten seit der Erstellung des Objekts. Es gibt auch ein Kommentarfeld, in dem Sie Ihre Anmerkungen hinzufügen können. Und wie bei jedem anderen Bericht können Sie die anzuzeigenden Informationen individuell anpassen.

Dateien durchlaufen oft einen Entwicklungsprozess und werden mehrfach überarbeitet. In Teams wirken häufig verschiedene Personen an einer Datei mit. Ohne eine gewisse Kontrolle lassen sich manche wichtige Fragen nur schwer beantworten:

• Habe ich die aktuellste Version der Datei?
• Überschreibe ich die Änderungen einer anderen Person an dieser Datei?
• Wer arbeitet alles an dieser Datei?
• Welche Änderungen wurden seit der letzten Version, die wir an den Kunden gesendet haben, vorgenommen?

Mit Celoxis können Sie diese und viele weitere Fragen beantworten. Celoxis bietet ein einfaches, intuitives und benutzerfreundliches Versionskontrollsystem.

Grundlagen

Dateien in Projekt- und Aufgabenordnern können versioniert werden. Der grundlegende Prozess ist wie folgt:

• Eine Datei auschecken
• Nehmen Sie die Änderungen auf Ihrem lokalen Computer vor
• Datei einchecken

Kasse

Durch das Auschecken einer Datei signalisieren Sie dem System und Ihrem Team, dass Sie beabsichtigen, Änderungen an dieser Datei vorzunehmen. Nach dem Auschecken können Sie diese Kopie auf Ihrem Computer speichern, Änderungen daran vornehmen und sie anschließend wieder einchecken.

Mehrere Benutzer können eine Datei gleichzeitig auschecken, es sei denn, der Auscheckvorgang ist exklusiv . Ein exklusiver Auscheckvorgang bedeutet, dass niemand sonst diese Datei auschecken kann, bis Sie sie wieder einchecken oder Ihren Auscheckvorgang rückgängig machen.

Wenn jemand anderes eine Datei eincheckt, während Sie daran arbeiten, werden Sie benachrichtigt. Wenn Sie beispielsweise Version 1.3 einer Datei haben und jemand Version 1.4 eincheckt, werden Sie darüber informiert, dass Sie eine ältere Version verwenden.

Eine Datei auschecken

Klicken Kasse.

Um einen Checkout rückgängig zu machen

Wenn Sie eine Datei ausgecheckt, aber entschieden haben, dass Sie sie nicht aktualisieren müssen, können Sie zurücksetzen den Check-in durch Klicken Zurücksetzen

Aktuelle Check-outs anzeigen

Wenn Sie die Spalte „Versionen“ oder die Dokumentinformationsseite auswählen, sehen Sie die Liste der Benutzer, die die Datei ausgecheckt haben. Ein „X“ bedeutet, dass die Auscheckung exklusiv ist.

Einchecken

Sobald Sie die Änderungen an der Datei auf Ihrem Computer abgeschlossen haben, müssen Sie freigeben . Beim Einchecken laden Sie die neue Version der Datei hoch und geben Ihre Kommentare ein. Das System speichert alle Eincheckvorgänge.

Celoxis warnt Sie auch vor potenziellen Konflikten. Betrachten Sie beispielsweise folgendes Szenario:

• Sie haben am Montag die Version 1.0 einer Datei im nicht-exklusiven Modus ausgecheckt, weil Sie ein paar Kapitel hinzufügen möchten.
• Joe schaut sich am Dienstag dieselbe Version, also 1.0, an, um ein paar Rechtschreibfehler zu korrigieren.
• Nachdem Joe die Tippfehler korrigiert hat, checkt er die Datei sofort wieder ein, um Version 1.1 zu erstellen. Da Sie eine ältere Version besitzen, sind diese Korrekturen in Ihrer Datei natürlich nicht sichtbar. Celoxis sendet Ihnen nun eine E-Mail-Benachrichtigung, dass eine neue Version der Datei verfügbar ist und Ihre Version möglicherweise veraltet ist.
• Wenn Sie versuchen, Ihre Datei einzuchecken, warnt Celoxis Sie, dass die gleiche Datei bereits während Ihrer Änderungen eingecheckt wurde und daher ein potenzieller Konflikt besteht. Nach dieser Warnung müssen Sie die Änderungen zusammenführen (z. B. mit der Seriendruckfunktion von Microsoft Word) und die Datei erneut einchecken.

Eine Datei einchecken

Klicken EincheckenSie können die Änderung entweder als Hauptänderung (z. B. 1.2 → 2.0) oder als Nebenänderung (1.2 → 1.3) kennzeichnen. Versionsnummern haben keinen Einfluss auf das Systemverhalten und können gemäß Ihren Unternehmensrichtlinien verwendet werden. Es empfiehlt sich, eine Änderung als Hauptänderung zu kennzeichnen, wenn Sie sie an Ihren Kunden senden möchten.

Revisionshistorie

Um alle Änderungen zusammen mit den Kommentaren anzuzeigen, klicken Sie hier Details anzeigenSie können auch eine bestimmte Version der Datei herunterladen.

Beim Hinzufügen von Kalenderereignissen können Sie die Auswirkungen auf die Ressourcenverfügbarkeit angeben. Wenn Sie beispielsweise einen Tag lang an einer externen Besprechung teilnehmen, möchten Sie nicht, dass für diesen Tag Aufgaben für Sie eingeplant werden.

Beim Hinzufügen von Kalenderereignissen können Sie die Auswirkungen auf die Verfügbarkeit auf folgende Weise angeben:

• Nein – dieses Ereignis hat keine Auswirkungen auf die Verfügbarkeit.
• Ja, Funktioniert – die Dauer der Veranstaltung wird sowohl dem Inhaber als auch allen Eingeladenen, die die Einladung angenommen haben, zur Verfügbarkeit hinzugefügt.
• Ja, „Nicht arbeitsfähig“ – dadurch wird die Veranstaltungsdauer sowohl für den Inhaber als auch für alle Eingeladenen, die die Einladung angenommen haben, aus der Verfügbarkeitsliste entfernt.

Die Freigabeeinstellungen steuern, wie andere Ihren Kalender sehen. Wenn Sie die Freigabe Ihres Ereignisses wie folgt festlegen:

• Privat — Die Veranstaltung ist für keinen anderen Benutzer als Sie selbst und die Eingeladenen sichtbar.
• Als belegt anzeigen —Die Veranstaltung wird als „Belegt“ angezeigt, und außer Ihnen und den Eingeladenen werden keine weiteren Details angezeigt.
• Öffentlich — Die Veranstaltung wird allen gezeigt.

Sie und Ihr Team können im Rahmen eines Projekts Diskussionen führen. Sie können auch die Projektkunden in die Diskussion einbeziehen. Ein Beispiel, in dem ein Team über ein Design diskutiert, ist unten dargestellt.

Eine Diskussion einleiten

Um eine Diskussion zu starten, klicken Sie hier HauptmenüDiskussionAlternativ können Sie auch auf ein Projekt klicken, um dessen Bedienfeld zu öffnen, und dann klicken Eine Diskussion starten.

Teilnehmerverwaltung

Teilnehmer können die Diskussion verfolgen und erhalten außerdem E-Mail-Benachrichtigungen über alle Antworten. Sie können einfach auf die E-Mail antworten und sogar Anhänge hinzufügen; die Diskussion wird automatisch aktualisiert.

Um die Teilnehmer zu verwalten, klicken Sie auf „Bearbeiten“ . Über dieses Formular können Sie die Follower ändern oder entscheiden, ob die Kunden des Projekts Zugriff erhalten sollen (siehe unten).

Die Diskussion wird für Kommentare geschlossen

Wenn Sie eine Diskussion für Kommentare schließen, können keine weiteren Beiträge mehr verfasst werden. Klicken Sie zum Schließen auf Bearbeiten “ und aktivieren Sie die Option „ Diese Diskussion für Kommentare schließen“, wie in der Abbildung oben gezeigt. Sie können diese Option jederzeit wieder deaktivieren.

Celoxis sendet Ihnen E-Mail-Benachrichtigungen zu Arbeitselementen, sobald Sie einem Arbeitselement zugewiesen werden oder dieses verwalten. Sie erhalten außerdem E-Mail-Benachrichtigungen, wenn Sie Arbeitselemente verfolgen.

In beiden Fällen können Sie auf diese E-Mails antworten, um Ihre Kommentare festzuhalten. Wenn Sie Ihrer Antwort Dateien anhängen, werden diese den jeweiligen Arbeitselementen hinzugefügt.

Abmeldung von E-Mail-Benachrichtigungen

Wenn Sie einem Arbeitselement folgen und keine E-Mail-Benachrichtigungen mehr erhalten möchten, können Sie die entsprechende Arbeitsaufgabe entfolgen, indem Sie in der E-Mail-Fußzeile auf den „Entfolgen“ . Wenn Sie einem Arbeitselement nicht folgen, es aber zugewiesen sind oder verwalten, können Sie Ihre E-Mail-Einstellungen anpassen.

Dateien an Projekte anhängen

Für Details klicken Sie hier.

Dateien an Aufgaben anhängen

Für Details klicken Sie hier.

Anhängen von Dateien an benutzerdefinierte App-Elemente

Für Details klicken Sie hier.

Wie beim Hinzufügen von Dateien können Sie auch Verknüpfungen zu Ordnern hinzufügen, indem Sie auf das entsprechende Symbol klicken Symbol für den Ordner und Klicken Link hinzufügen.

Jedes Projekt hat standardmäßig einen eigenen Ordner. In den meisten Fällen laden Sie Dateien in diesen Ordner hoch. Bei einer großen Anzahl von Dokumenten können Sie in diesem Ordner Unterordner erstellen. Das folgende Beispiel zeigt, dass das Projekt die beiden Unterordner „ Home Page Samples“ und „Logos“.

Um einen Unterordner hinzuzufügen, klicken Sie auf ein Projekt, um dessen Bedienfeld zu öffnen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Dateien Registerkarte. Von der Klicken Sie im Menü neben dem Projektnamenordner auf Unterordner hinzufügen wie oben dargestellt.

Im Laufe des Projekts stellen Sie möglicherweise fest, dass der Inhalt des Dokuments oder der Dokumente in einem Ordner zu einem anderen Projekt gehört oder dass sie einfach dem falschen Projekt oder der falschen Aufgabe zugeordnet wurden.

In einer solchen Situation können Sie die Datei/den Ordner mithilfe der folgenden Funktion in das richtige Projekt/die richtige Aufgabe verschieben: Bewegen Option verfügbar unter der DokumentaktionenBewegen des Dokuments.

Um alle Änderungen zusammen mit den Kommentaren anzuzeigen, klicken Sie hier Details anzeigenSie können auch eine bestimmte Version der Datei herunterladen. Die folgende Abbildung zeigt den Versionsverlauf. Durch Klicken auf die Versionsnummer wird die entsprechende Version der Datei heruntergeladen.

Sie können Ereignisse in Ihrem Kalender hinzufügen, und wenn Sie über administrative Berechtigungen verfügen, können Sie auch Ereignisse für andere Benutzer, für einen Arbeitskalender oder für das gesamte Unternehmen hinzufügen.

Um ein Ereignis hinzuzufügen, klicken Sie oben rechts auf das Benutzersymbol und anschließend auf „Kalender“. Klicken Sie auf der neuen Seite in die Datumszelle, in der Sie das Ereignis hinzufügen möchten.

Folgen Sie den nachstehenden Schritten, um den Celoxis-Kalender nach Outlook zu exportieren.

• Holen Sie sich die URL des Celoxis-Kalenders.
• Kopiere den Link.
• Öffnen Sie nun den Kalender in Ihrer Outlook-Anwendung.
• Klicken Sie auf Kalender öffnen > Aus dem Internet.

Ja, Kunden können an Diskussionen teilnehmen, sobald sie als Follower hinzugefügt wurden . Weitere Informationen zu Followern finden Sie hier .

Sie können die Kalender anderer Nutzer einsehen. Von diesem Nutzer als „Öffentlich“ markierte Veranstaltungen werden angezeigt, und Sie können die Details der Veranstaltungen einsehen. Veranstaltungen mit dem Status „Beschäftigt“ werden während der gesamten Dauer der Veranstaltung als „Beschäftigt“ angezeigt. „Private“ Veranstaltungen werden nicht angezeigt.

Um sie anzuzeigen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Benutzer“ und wählen Sie den Benutzer aus, dessen Ereignisse Sie sehen möchten

Ja, der Dokumentinhalt wird durchsucht. Ihre Suchergebnisse enthalten den Namen des Dokuments, falls passende Schlüsselwörter gefunden werden.

In einem Dokumentenbericht gibt es einen Filter „ Angehängt an“, mit dem Sie Dokumente filtern können, die einem Projekt oder einer Aufgabe angehängt sind.

Ja, Sie können ein Dokument mit einem Kunden teilen. Beim Hochladen von Dokumenten sehen Sie ein Kontrollkästchen „ Mit Kunden teilen“. Wenn Sie dieses aktivieren, wird das Dokument in einem Dokumentenbericht angezeigt, der mit dem Kunden geteilt wird.

Benutzerdefinierte Apps sind leistungsstarke, workflowbasierte Anwendungen, die von Kunden wie Ihnen entwickelt wurden. Sie können die einzelnen Schritte und die jeweils beteiligten Personen definieren, benutzerdefinierte Felder erfassen und sogar Timeout-Regeln festlegen. Dank unserer leistungsstarken Berichtsfunktionen sind benutzerdefinierte Apps eine hervorragende Ergänzung zu den umfassenden Projektmanagement-Funktionen von Celoxis.

Kunden nutzen individuelle Apps, um Urlaubsanträge zu bearbeiten, Änderungsanfragen von Kunden zu bearbeiten, die Qualität von Geräten zu prüfen, Softwarefehler zu beheben und vieles mehr! Wenn Sie Tabellenkalkulationen zur Datenverwaltung verwenden, sollten Sie über den Umstieg auf individuelle Apps nachdenken.

Die Leistungsfähigkeit individueller Anwendungen lässt sich am besten anhand eines Beispiels veranschaulichen. Acme Consulting hat eine Bug-Tracking-Anwendung in Celoxis entwickelt.

1. Der Kunde von Acme sendet eine E-Mail an bugs@acme.com mit einem Bild als Dateianhang.

2. Der Fehlerbericht wird in Celoxis automatisch erstellt, zusammen mit dem Bild als Anhang.

3. Quentin aus dem QA-Team bemerkt den Fehler im „Nicht verifizierte Fehler“ auf seinem Dashboard.

4. Er bestätigt, dass es sich tatsächlich um einen Fehler handelt und kennzeichnet den Fehler als „Verifiziert“.

5. Der Fehler wird automatisch an Dave, einen Softwareentwickler, weitergeleitet.

6. Dave wird per E-Mail benachrichtigt und sieht den Fehler auch im Bereich „ Mir zugewiesene Fehler“ auf seinem Dashboard.

7. Dave behebt den Fehler und markiert ihn als behoben. Dabei trägt er, gemäß den Unternehmensrichtlinien, auch die Liste der geänderten Dateien in ein benutzerdefiniertes Feld ein.

8. Der Fehler wird automatisch dem Benutzer (Quentin) zugewiesen, der den Fehler bestätigt hat, um ihn zu testen.

9. Die Firmenrichtlinie sieht vor, alle Fehler innerhalb von 72 Stunden zu testen, aber Quentin verpasst das.

10. Es wird automatisch eine E-Mail an den QA-Manager und Quentin über den Vorfall gesendet und der Fehler wird als verzögert.

11. Quentin bestätigt die Fehlerbehebung und markiert den Fehler als behoben.

12. Dem Kunden wird automatisch eine E-Mail mit Informationen zur Fehlerbehebung zugesendet.

13. Der Kunde mag Acme.

Wie Sie sehen können, hat Celoxis den Fehlerbericht aus einer E-Mail erstellt, ihn dann an die richtigen Personen weitergeleitet und, während diese ihren Teil der Arbeit erledigten, die notwendigen Informationen von ihnen erfasst, bevor sie ihn an den nächsten Mitarbeiter weiterleiteten, und gleichzeitig auf etwaige Verzögerungen geachtet.

Wir werden anhand eines Beispiels lernen, wie man benutzerdefinierte Anwendungen erstellt. Wir entwickeln eine einfache Bug-Tracking-Anwendung. Wir gehen von zwei Teams aus: Entwickler – sie beheben Fehler – und QA (kurz für Qualitätssicherung) – sie testen die von den Entwicklern vorgenommenen Korrekturen. Wir modellieren den folgenden Bug-Workflow:

In einfachen Worten ausgedrückt bedeutet das Diagramm:

• Wenn ein Fehler gemeldet wird, befindet er sich im Status „Neu“.
• Die Qualitätssicherung prüft den Fehler. Handelt es sich nicht um einen Fehler, wird der Fehlerstatus auf „Geschlossen“ gesetzt; andernfalls auf „Verifiziert“.
• Ein von einem Entwickler als behoben bestätigter Fehler wird in den Status „Behoben“ verschoben.
• Die Korrektur wird anschließend von der Qualitätssicherung getestet. Schlägt der Test fehl, wird der Fehler auf „Wieder geöffnet“ gesetzt; andernfalls auf „Geschlossen“.
• Ein erneut geöffneter Fehler, der vom Entwickler behoben wurde, wird in den Status „Behoben“ verschoben.

Jede Blase repräsentiert eine Phase im Lebenszyklus eines Fehlers, jeder Pfeil eine Aktion des Endbenutzers. Neben jedem Status ist das zuständige Team angegeben. Ein Fehler kann nicht direkt von einem Status in einen anderen wechseln, z. B. kann er nicht direkt von einem Status zum nächsten wechseln

Zu

Wir selbst nutzen eine eigene Bugtracking-Anwendung, die jedoch deutlich mehr Status anzeigt, um beispielsweise zu dokumentieren, ob ein Testfall vorhanden war, ob die Dokumentation aktualisiert oder ein neuer Testfall hinzugefügt wurde. Sie können den Workflow beliebig komplex oder einfach gestalten. Fürs Erste bleiben wir aber bei dem oben beschriebenen einfachen Workflow.

Erstellen einer App

Um eine App zu erstellen, gehen Sie zu HauptmenüAdministratorBenutzerdefinierte AppsApps und klicken Sie auf

Sie sehen ein Formular mit vielen Registerkarten. Wir werden jede Registerkarte im Folgenden erläutern.

Die Registerkarte „Basis“

Dieser Tab definiert einige grundlegende Eigenschaften der App. Darüber hinaus steuert er auch bestimmte Verhaltensweisen der App.

Die Registerkarte „Staaten“

Dieser Tab definiert die Zustände der App. Sie können hier auch den Start- und Endzustand im Workflow markieren. Wir haben alle Zustände unseres Bug-Workflows aufgelistet.

Die Registerkarte „Workflow“

Dieser Tab definiert alle

Im Workflow-Diagramm stellt jeder Pfeil eine Endbenutzeraktion dar. Weitere Informationen zur Verwendung finden Sie später in der Dokumentation.

Die Registerkarte „Trigger“

.

In unserer Bugtracking-App benötigen wir keine Trigger. Betrachten wir jedoch als Beispiel den Workflow unseres Helpdesks . In diesem Fall ist der Anfragende die Person, die eine Frage gestellt hat. Sobald diese Person per E-Mail antwortet, soll das Ticket automatisch in den „Ungelöst“ , damit es dem Support-Team zur Kenntnis gelangt. Anders ausgedrückt: Wir möchten, dass die „Wiedereröffnen “-Übergänge ausgelöst werden. In diesem Fall würden wir unsere Trigger wie folgt definieren:

Registerkarte „Landesmanager“

Ein Statusmanager ist ein Benutzer, der als Manager , wenn sich eine Anwendung in einem bestimmten Status befindet. Er wird benachrichtigt, wenn sich etwas an einem Element in diesem Status ändert. In unserem Beispiel unten ist Mark der QA-Manager und somit für die „Neu“ und „Behoben“ , in denen das QA-Team arbeitet. Statusmanager können auf Projektebene überschrieben werden, falls eine andere Person den jeweiligen Status verwaltet.

Wie geht es weiter?

Wir haben eine benutzerdefinierte App für unseren Bug-Workflow erstellt. Im nächsten Kapitel werden wir dem Bug einige benutzerdefinierte Felder hinzufügen.

Im vorherigen Kapitel haben wir den Workflow erstellt, hier erstellen wir benutzerdefinierte Felder für unseren Fehlerbericht. Standardmäßig verfügen alle Workflows über die folgenden Felder:

• Name
• Priorität
• Zugewiesen an
• Antragsteller
• Fälligkeitsdatum – ein optionales Datum, das den voraussichtlichen Fertigstellungstermin dieses Artikels angibt
• Beschreibung

Fügen wir unserem Netzwerk ein paar Felder hinzu

:

• Betroffene Versionen – eine Liste aller von diesem Fehler betroffenen Versionen.
• Behobene Versionen – eine Liste aller Versionen, in denen dieser Bugfix hochgeladen wurde

Da wir wollen,

Damit dieses Feld beim Erstellen eines Fehlers verfügbar ist, fügen wir es unserem hinzu

app. Da wir möchten, dass der Entwickler die App eingibt

Feld

Wenn er die Fehler als behoben markiert, d. h. Verifiziert → Behoben und Wieder geöffnet → Behoben, fügen wir dies dem entsprechenden Eintrag hinzu

Aktionen wie unten dargestellt:

Wie geht es weiter?

Wir haben unsere Anwendung erstellt und auch benutzerdefinierte Felder dafür definiert. Im nächsten Kapitel werden wir unseren Bugtracker in Aktion sehen.

Bisher haben wir unsere Anwendung konfiguriert. Jetzt wollen wir verstehen, wie Ihre Nutzer die App verwenden werden. Wir werden sehen, wie sich unsere App auf die Benutzeroberfläche auswirkt und Ihnen ein praxisnahes Szenario vorstellen.

Bug-App und die Benutzeroberfläche

Menü hinzufügen

wird als Option im Hauptmenü .

Menü anzeigen

erscheint auch als Option auf der HauptmenüAppsBugs Speisekarte.

Neues Berichtsmenü

Sie werden auch in der Lage sein, einen Bericht für die

Die gesamte Palette an Filtern, Gruppen, Diagrammen usw. steht Ihnen zur Verfügung.

Hinzufügen eines Fehlers

Megan möchte einen Fehler melden. Sie klickt auf HauptmenüInsekt und sie sieht das Formular: Zusätzlich zu den regulären Feldern können Sie die benutzerdefinierten Felder sehen, die wir zuvor hinzugefügt haben.

Fehler im Status: Neu

Der Fehler wurde Quentin, unserem QA-Mitarbeiter, zugewiesen. Er klickt auf den Link zum Fehler und sieht Folgendes:

Die Überprüfungsaktion wird ausgeführt

Quentin bestätigt, dass der Fehler tatsächlich existiert und klickt auf

Ihm wird ein Formular wie dieses vorgelegt:

Er weist den Fall Vardhan, einem Entwickler, zu. Er könnte auch Megan, die den Fehler gemeldet hat, benachrichtigen. Da es aber nichts Wichtiges zu berichten gibt, verzichtet er darauf. Nachdem er das Formular abgeschickt hat, ändert sich der Status des Fehlers auf „ Verifiziert “.

Fehlerstatus: Verifiziert

Vardhan erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, dass er diesem bestätigten Fehler zugewiesen wurde. Er klickt auf den Link und sieht Folgendes:

Die Überprüfungsaktion wird ausgeführt

Vardhan behebt den Fehler und klickt auf den

Knopf. Ihm wird ein Formular wie dieses vorgelegt:

Beachten Sie, wie ihm das „Fixierte Versionen“ .

Wie geht es weiter?

Das obige Beispiel veranschaulicht, wie sich der Fehler durch die verschiedenen Zustände bewegt, wie die richtigen Felder zum richtigen Zeitpunkt erfasst werden und wann Benachrichtigungen versendet werden. Es vermittelt Ihnen einen guten Überblick über die Möglichkeiten und Vorteile der Celoxis-Benutzeranwendungen. Wir haben außerdem gesehen, dass es eine Option zum Versenden von E-Mails an die Anfragenden gibt. Celoxis ermöglicht die Anpassung dieser E-Mails; dies ist Thema des nächsten Kapitels.

Im letzten Kapitel haben wir gesehen, wie Sie den Anfragenden während der Durchführung von Aktionen benachrichtigen können. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie das E-Mail-Format mithilfe einfacher Vorlagen steuern. Wichtig ist, dass diese Vorlagen nur die E-Mails an Anfragende regeln, nicht aber die Benachrichtigungs-E-Mails an andere Benutzer.

Anpassen der E-Mail-Vorlage

Offen HauptmenüAdministratorBenutzerdefinierte AppsVorlage für eine E-Mail an den AnfordererSie können die globale Vorlage oder die Vorlage pro Arbeitsbereich anpassen. Klicken Sie auf die Symbol neben

Arbeitsbereich zum Bearbeiten der globalen Vorlage.

.

Wie geht es weiter?

In diesem Kapitel haben wir gesehen, wie man die E-Mails konfiguriert, die an Anfragende versendet werden. Im nächsten Kapitel erfahren wir, wie man zeitbasierte Regeln zu unserer App hinzufügt.

Die Timeout-Richtlinie ist ein Regelsatz, der festlegt, was geschehen soll, wenn ein App-Element länger als die angegebene Verweildauer in einem bestimmten Zustand verweilt.

In den vorangegangenen Kapiteln haben wir den Workflow erstellt und unsere benutzerdefinierten Felder definiert. Nun fügen wir einige Timeout-Regeln hinzu.

Um mit unserer Bug-App fortzufahren, gehen wir davon aus, dass unser Unternehmen strenge Qualitätssicherungsrichtlinien hat und Folgendes vorschreibt:

• Regel Nr. 1: Ein neuer Fehler sollte innerhalb von 48 Stunden verifiziert werden. Handelt es sich um einen Fehler mit hoher Priorität, sollte die Verifizierung stattdessen innerhalb von 24 Stunden erfolgen.
• Regel Nr. 2: Ein als behoben markierter Fehler sollte innerhalb von 72 Stunden nach der Markierung getestet werden. Handelt es sich um einen Fehler mit hoher Priorität, sollte der Test stattdessen innerhalb von 48 Stunden erfolgen.

Hinzufügen einer Timeout-Richtlinie

Öffnen Sie die App-Liste, indem Sie zu HauptmenüAdministratorBenutzerdefinierte AppsApps und auf die Das Symbol für unsere Bug-App. Klicken Sie dann auf das Symbol für unsere Bug-App Hinzufügen Taste.

Wie geht es weiter?

In diesem Kapitel haben wir gesehen, wie man Timeout-Richtlinien definiert und wofür sie verwendet werden. Im nächsten Kapitel erfahren wir, wie man Workflows aus E-Mails heraus initiiert.

Benutzerdefinierte Apps können per E-Mail initiiert werden. E-Mails können entweder frei formuliert (von Personen gesendet) oder strukturiert (durch Ausfüllen eines Webformulars generiert) sein.

Direkte Schnittstelle

Dies wird verwendet, wenn wir Arbeitsabläufe starten möchten, sobald jemand eine E-Mail an eine bestimmte Adresse sendet. Beispielsweise möchten wir möglicherweise Fehlerberichte erstellen, wenn unsere Kunden eine E-Mail an bugs@acme.com.

Weitere Informationen finden Sie unter HauptmenüAdministratorBenutzerdefinierte AppsE-Mail-Integration Seite.

Indirekte Schnittstelle

Dies hilft Ihnen, ein bestehendes System in eine Ihrer benutzerdefinierten Anwendungen zu integrieren. Beispielsweise haben Sie auf Ihrer Website ein webbasiertes Formular, das Benutzer ausfüllen und absenden, um einen Workflow in Celoxis zu starten.

In diesem Modell sendet Ihr Programm eine Klartext Senden Sie eine E-Mail an eine E-Mail-Adresse mit einem gut formatierten Nachrichtentext, wie in beschrieben HauptmenüAdministratorBenutzerdefinierte AppsE-Mail-Integration Seite.

E-Mail-Aliasse

Wenn Sie die direkte E-Mail-Schnittstelle nutzen möchten, ist es ratsam, Ihren Nutzern einfache und ansprechende E-Mail-Adressen anzubieten, beispielsweise bugs@acme.com oder support@weyland-yutani.com. Die von Celoxis generierten Adressen sehen jedoch eher so aus: abracadbra+NEI-4.g0.1b.2m8.0.0-eqro@celoxis.com. Um diese Unterschiede zu überbrücken, verwenden Sie E-Mail-Aliasse.

Angenommen, Acme möchte Fehler in Celoxis erzeugen, wenn Nutzer E-Mails an bugs@acme.com. Acme würde dann Folgendes tun:

1. Generieren Sie die E-Mail-Adresse für den Fehlerbericht, indem Sie zu folgender Seite gehen: HauptmenüAdministratorBenutzerdefinierte AppsE-Mail-IntegrationNehmen wir an, diese E-Mail-Adresse lautet: gobbledygook@celoxis.com
2. Acme würde auf seinem E-Mail-Server einen Alias ​​erstellen, der bugs@acme.com auf gobbledygook@celoxis.com
3. Wenn Acme ein SaaS-Kunde ist, würde er uns über diese Zuordnung informieren und wir würden unsere Server aktualisieren. Dies würde in der Regel einen Werktag dauern.
   Wenn Acme ein On-Premise-Kunde ist, können sie öffnen SiteAdminWebsite-EinstellungenE-Mail-Aliasse und eintreten bugs@acme.com:gobbledygook@celoxis.com Im Textfeld speichern und den Server neu starten.

Bei der Bearbeitung eines App-Elements kann es vorkommen, dass der Bearbeiter oder der Manager Kommentare dazu protokollieren muss.

Um Kommentare hinzuzufügen, klicken Sie auf den entsprechenden App-Eintrag, z. B. Ihren Fehler, Ihr Risiko usw. Klicken Sie anschließend im Bereich des Eintrags auf … MehrKommentarSie können dies überprüfen Benachrichtige den Antragsteller Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie den Anfragenden des App-Elements über diesen Kommentar benachrichtigen möchten.

Sobald ein Kommentar hinzugefügt wurde, erhalten alle Follower eine E-Mail-Benachrichtigung mit dem neuen Kommentar.

Um Dateien an ein benutzerdefiniertes App-Element anzuhängen, klicken Sie auf das Element und anschließend im zugehörigen Bereich auf „ Dateien anhängen“ wie unten dargestellt.

Wenn Sie einem App-Element (z. B. einem Fehler) folgen, werden Sie über Aktivitäten in diesem Element benachrichtigt, etwa wenn jemand einen Kommentar hinzufügt oder eine Datei anhängt. Die Benachrichtigungen erfolgen per E-Mail und über das Benachrichtigungscenter. Als Bearbeiter, Projektmanager oder Statusmanager werden Sie automatisch benachrichtigt und müssen die Aufgabe nicht explizit verfolgen.

Entfolgen

Um nicht mehr zu folgen, klicken Sie einfach auf den Link „Nicht mehr folgen“ auf der Registerkarte „Übersicht “ des jeweiligen Elements in der Fußzeile der E-Mail-Benachrichtigung.

Gelegentlich kann es vorkommen, dass Sie den Fehler oder das Problem einem anderen Benutzer zuweisen möchten, beispielsweise weil der zugewiesene Benutzer im Urlaub ist oder mit anderen Aufgaben beschäftigt ist.

Um ein App-Element neu zuzuweisen, klicken Sie auf das entsprechende App-Element (z. B. Ihren Fehler, Ihr Risiko usw.). Klicken Sie anschließend im Bereich des Elements auf … Neu zuweisenDer neue Benutzer erhält eine E-Mail-Benachrichtigung über die neue Aufgabe.

Sie können ein App-Element in ein anderes Projekt oder einen anderen Arbeitsbereich verschieben. Klicken Sie dazu auf das App-Element (z. B. Ihren Fehlerbericht, Ihr Risikobericht usw.). Klicken Sie anschließend im Bereich des Elements auf … BewegenSie werden aufgefordert, das Projekt oder den Arbeitsbereich auszuwählen, in den Sie das App-Element verschieben möchten.

Celoxis ermöglicht es Ihnen, App-Elemente (z. B. Fehler, Risiken usw.) aus einer CSV-Datei in ein Projekt zu importieren. Wenn Sie eine Microsoft Excel-Datei besitzen, können Sie diese im CSV-Format (Comma Separated Values) exportieren und anschließend in Celoxis importieren.

Um App-Elemente in ein Projekt zu importieren, klicken Sie zuerst auf das Projekt und dann auf ProjektmaßnahmenApps importieren (CSV)Um den Vorgang zu vereinfachen, empfehlen wir dringend, jeweils nur eine benutzerdefinierte Anwendung zu importieren. Anstatt also eine einzige Datei namens „items.csv“ zu verwenden, sollten Sie diese in mehrere Dateien wie „bugs.csv“, „risks.csv“ und „issues.csv“ aufteilen und diese nacheinander importieren.

Unterstützte Felder:

• App – Pflichtfeld. Der Name der App (z. B. Bug, Risk).
• Name – Pflichtfeld. Eine kurze Beschreibung.
• Beschreibung
• Status – Dies sollte einer der von Ihnen für Ihre App definierten Status sein. Falls kein Status angegeben ist, wird standardmäßig der erste Status aus der App-Definition verwendet.
• Fälligkeitsdatum – Format JJJJ-MM-TT
• Zugewiesen an – Name, Benutzername oder E-Mail-Adresse des Benutzers, dem der Artikel zugewiesen werden soll.
• Anforderer – Name, Benutzername oder E-Mail-Adresse des Anforderers, dessen Konto bei Celoxis geführt wird.
• E-Mail-Adresse des Anfragenden (extern) – Die E-Mail-Adresse des Anfragenden, der kein Konto bei Celoxis besitzt.
• Name des Antragstellers (extern) – Der Name des Antragstellers, der kein Konto bei Celoxis besitzt.
• Benutzerdefinierte Felder – eine Spalte pro benutzerdefiniertem Feld der App

Ermöglicht die gleichzeitige Änderung mehrerer Attribute, einschließlich benutzerdefinierter Felder, wie unten dargestellt:

Manche Geschäftsprozesse sind periodisch und müssen in regelmäßigen Abständen gestartet werden. Einige Beispiele:

• Ihre Systemadministratoren sind verpflichtet, wöchentlich Sicherheitspatches auf Ihren Servern einzuspielen.
• Ihre Buchhalter sind verpflichtet, jeden Monat Barabrechnungen durchzuführen.
• Ihre Personalabteilung ist verpflichtet, vierteljährlich Feedback von Ihren Mitarbeitern einzuholen.
• Ihr Marketingteam soll alle zwei Wochen über die Social-Media-Kennzahlen berichten.

Diese Integration zeigt Ihnen, wie Sie die in Celoxis erstellten Workflows regelmäßig starten können. Wir richten einen Workflow ein, der wöchentlich ausgeführt wird. Sie können den Zyklus aber auch auf täglich oder monatlich einstellen.

Zapier

Celoxis lässt sich mithilfe von Zapier in viele Anwendungen integrieren. Zapier ist ein Cloud-basierter Dienst, mit dem Sie leistungsstarke Integrationen zwischen verschiedenen Systemen erstellen können, ohne Code schreiben zu müssen. Weitere Informationen finden Sie auf der Website: zapier.com.

Zap

Eine Automatisierung in Zapier wird als Zap bezeichnet. Ein Zap verbindet zwei Apps – eine Trigger-App und eine Aktions-App. Die Trigger-App benachrichtigt den Zap über ein Ereignis, woraufhin der Zap eine Aktion in der Aktions-App ausführt. In unserem Fall ist die Trigger-App „ Scheduling By Zapier“, da sie unseren Zap plant. Die Aktions-App ist in unserem Fall „Email By Zapier“ , da sie die geplante E-Mail versendet. In dieser Anleitung erstellen wir einen Zap, der automatisch Apps in Celoxis per E-Mail erstellt.

Eine App in Celoxis wöchentlich automatisch starten

1. Erstellen Sie einen Zap

   

2. Wählen Sie „Schedule by Zapier“ als Auslöser-App aus

   

3. Wählen Sie den Auslöser „Jede Woche“ aus

   

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, um fortzufahren

   

5. Wählen Sie Tag und Uhrzeit für die Auslösung des Ereignisses aus

   

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Testen & Fortfahren“, um diesen Schritt zu speichern.

   

7. Wählen Sie „E-Mail von Zapier“ als Aktions-App aus

   

8. Wählen Sie die Aktion „Ausgehende E-Mail senden“ aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“

   

9. Passen Sie nun die ausgehende E-Mail an

   

   Gehe zu HauptmenüAdministratorBenutzerdefinierte AppsE-Mail-IntegrationIndirekte E-MailHier finden Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, an die die E-Mail gesendet wird. Verwenden Sie im E-Mail-Text das hier angegebene Format.

   Fügen Sie Ihre Firmen-E-Mail-Adresse in das Feld „An“ ein, kopieren Sie den E-Mail-Text aus Celoxis und passen Sie ihn Ihren Bedürfnissen an. In unserem Beispiel handelt es sich um eine Sicherheitsupdate-Anfrage . Beachten Sie, dass wir das Fälligkeitsdatum auf +2d gesetzt haben , d. h. zwei Tage nach dem Start der App. Wir verwenden außerdem beispielhaft das benutzerdefinierte Feld „Hostname“ im E-Mail-Text

   Sobald Sie die E-Mail verfasst haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, um fortzufahren.

   

10. Testen Sie die E-Mail-Aktion, indem Sie auf „Testen & Fortfahren“ klicken

    

11. Nach erfolgreichem Test klicken Sie auf „Bearbeitung abschließen“

    

12. Ihr Zap ist einsatzbereit

    

Nachdem Sie den Zap eingeschaltet haben,

Die App wird in Celoxis wöchentlich im Rahmen des von Ihnen ausgewählten Projekts erstellt.

Ja, mithilfe der direkten oder indirekten E-Mail-Integration können Ihre Kunden App-Aktionen per E-Mail auslösen.

Weitere Einzelheiten finden Sie unter

.

Beim Definieren Ihrer benutzerdefinierten Appgibt es ein Kontrollkästchen „ Clients können diese App starten“ , das Sie deaktivieren können, damit Ihre Clients diese App nicht starten.

Celoxis enthält zahlreiche Entitäten wie Projekte, Aufgaben und Zeiterfassungen. Einige Entitäten werden auch von Ihnen mithilfe benutzerdefinierter Anwendungen , beispielsweise für Fehler, Risiken und Probleme. Jede Entität verfügt über eigene Attribute sowie über Attribute, die aus anderen enthaltenen Entitäten aggregiert werden. So besitzt die Projekt-Entität beispielsweise Attribute wie Name, Priorität und Manager sowie Attribute wie genehmigte Stunden, Rechnungsbetrag, geplante und tatsächliche Arbeitskosten usw., die aus anderen Entitäten wie Aufgaben, Zeiterfassungen und Ausgaben berechnet werden.

Wenn Sie in Celoxis einen Bericht erstellen, müssen Sie zuerst die Entität auswählen, über die der Bericht erstellt werden soll. Sie können aus folgenden Optionen wählen:

Trend

Zeitphasenberichte zeigen, wie sich eine Größe über die Zeit verteilt. Wenn Sie beispielsweise einen Projektbericht erstellen, sehen Sie die geschätzten Gesamtkosten des Projekts. Um jedoch die geplanten Ausgaben pro Woche oder Monat zu ermitteln, benötigen Sie einen zeitphasenbasierten Bericht. Viele Größen weisen eine zeitliche Verteilung auf, z. B. Budget, Ressourcenzuweisungen, Kosten, Umsatz usw.

Sie können zeitlich gestaffelte Daten tabellarisch (siehe unten) oder als Diagramme anzeigen. Im Gegensatz zu anderen Entitäten unterstützen Diagramme derzeit keine Detailansicht.

Mithilfe von Filtern können Sie unerwünschte Daten in Ihren Berichten ausschließen. Celoxis bietet umfassende und leistungsstarke Filter für eine Vielzahl von Attributen, einschließlich Ihrer benutzerdefinierten Felder.

Filter einstellen

Die Filter eines Berichts können im Fenster „Bericht hinzufügen/bearbeiten“ geändert werden. Ein Beispielbildschirm mit mehreren Filtern, einschließlich eines benutzerdefinierten Felds (Modul), wird unten angezeigt.

Wenn mehrere Filter ausgewählt sind, muss die Zeile allen Filtern entsprechen. Hat ein Filter mehrere Werte (z. B. Modul), muss die Zeile mindestens einen dieser Werte erfüllen. Wenn Sie einen Bericht mit den oben genannten Filtern erstellen, werden nur die Zeilen zurückgegeben, in denen (Anzeigeaufgaben ist in Bearbeitung) UND (Modul ist entweder UI oder Middleware) UND (Geplanter Abschluss ist in diesem Monat) usw.

Benutzerfilter wird ausgeführt

Im obigen Beispiel ist der Bearbeiter auf den Sonderwert „Ausführender Benutzer“. Dies bedeutet, dass der Bearbeiter anhand der Person gefiltert wird, die den Bericht ausführt. Wenn beispielsweise Joe diesen Bericht ausführt, sieht er nur seine Aufgaben, während Mary beim Ausführen desselben Berichts ihre Aufgaben sieht.

Filter „Untergebene des Benutzers ausführen“

Diese Option ist in den meisten Benutzerfiltern verfügbar. Der Benutzer muss ein direkter oder indirekter Mitarbeiter der Person sein, die den Bericht erstellt. Diese Option ist hilfreich, wenn eine Führungskraft die Aktivitäten ihrer Mitarbeiter im Blick behalten möchte. Wenn beispielsweise Joe alle Aufgaben mit hoher Priorität überwachen möchte, die seinem Team zugewiesen sind, sollte er einen Bericht erstellen, den Prioritätsfilter auf „ Hoch“ und „Sehr hoch“und den Ressourcenfilter auf „Mitarbeiter des ausführenden Benutzers“.

Eingabeaufforderungsfilter

In vielen Fällen ist es wünschenswert, dass der Endbenutzer die Werte einiger Filter ändert. Im obigen Beispiel ermöglicht der Bericht dem Endbenutzer, die Werte für „ Anzeigeaufgaben“, „Modul“ und „Geplantes Ende“ beim Ausführen des Berichts zu ändern. Das folgende Diagramm zeigt, wie ein Benutzer, der den obigen Bericht ausführt, die Filter ändern kann:

Im obigen Beispiel hat der Benutzer den Filter für das geplante Ende von „Dieser Monat“ auf „Letzter Monat“ geändert und außerdem den Modulfilter gelöscht .

Die gewünschte Darstellungsart kann auf der „Ausgabe “ im Fenster „Bericht hinzufügen/bearbeiten“ ausgewählt werden.

Tabellarisch

Dies ist der Standardausgabetyp und stellt die Daten tabellarisch dar.

Die Ansicht ist sehr dynamisch mit mehrstufiger Gruppierung und Sortierung, Gruppensummen, Gesamtsummen usw.

Diese Ansicht lässt sich individuell anpassen – Sie können Spalten, Gruppierung und Sortierung nach Ihren Bedürfnissen ändern. Siehe Abbildung oben rechts.

Diese Ansicht bietet zudem erhebliche Produktivitätssteigerungen. Sie können Massenaktionen durchführen oder eine Aktion für einen einzelnen Posten ausführen, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche klicken und sogar ein Attribut direkt dort bearbeiten, indem Sie auf das Symbol klicken Symbol.

Nur Gesamtsummen anzeigen

Zeigen Sie nur die Gesamtzeilen an. Wenn diese Option im obigen Bericht aktiviert war, werden nur die Gesamtzeilen für Gruppe und Zuschuss angezeigt, nicht jedoch die Zeilen für die einzelnen Projekte.

Hierarchie anzeigen

Dadurch werden die Zeilen gemäß der Eltern-Kind-Beziehung angeordnet. Diese Funktion ist nur für Aufgaben-, Datei- und Kundenberichte verfügbar. Sehen Sie sich dieses Beispiel an , das Aufgaben gruppiert nach Projekt mit aktivierter hierarchischer Option zeigt.

Wenn diese Option aktiviert ist, werden in den resultierenden Summen nur die Objekte berücksichtigt, die sich aus den Filtern ergeben, nicht aber die eingeschlossenen Objekte (auch wenn sie nicht mit den Filtern übereinstimmen), um die Hierarchie darzustellen.

Gantt

Die Gantt- Ausgabe ist nur für Projekt- und Aufgabenberichte verfügbar. Im Fall von Aufgaben wird ein projektübergreifendes Gantt-Diagramm ausgegeben, wie unten dargestellt.

Kalender

Die Kalenderausgabe generiert eine Kalenderansicht für Projekte und Aufgaben, wie unten dargestellt. Die Balken sind entsprechend der Farbe des jeweiligen Projekts oder der jeweiligen Aufgabe eingefärbt. Sie können die Balken auch ausblenden; in diesem Fall werden Start- und Enddatum für Aufgabe und Projekt separat angezeigt.

Torte

In Celoxis lassen sich ganz einfach Kreisdiagramme erstellen. Die folgenden Einstellungen wurden verwendet, um das untenstehende Kreisdiagramm zu erstellen.

Bar

Celoxis unterstützt eine Reihe gängiger Balkendiagrammformate. Die einzelnen Balkendiagrammtypen werden im Folgenden erläutert, und die Formulareinstellungen zur Diagrammerstellung sind ebenfalls aufgeführt.

Einfacher Riegel

Das folgende Balkendiagramm wurde mit diesen Einstellungen. Beachten Sie, wie die Einstellung „Sortieren nach “ die Balken in absteigender Reihenfolge sortiert. Wenn Sie die Balkenausrichtung auf horizontal einstellen, ergibt sich dieses Diagramm.

Vergleichsbalken

Das folgende Vergleichsbalkendiagramm wurde mit diesen Einstellungen.

Gestapelter Balken

Das folgende gestapelte Balkendiagramm wurde mit diesen Einstellungen. Beachten Sie, wie die Farben der Farbe des Gesundheitsindikators entsprechen.

Alternativ können Sie sie auch nebeneinander stapeln.

Streuen

Das folgende Blasendiagramm wurde mit diesen Einstellungen.

Wenn Sie die Blasengröße nicht auswählen, wird daraus ein Streudiagramm, und alle Blasen haben die gleiche Größe.

Karte

Die Kartenansicht ist als Ausgabetyp für Projekte, Aufgaben und Apps verfügbar. Karten lassen sich per Drag & Drop zwischen Spalten verschieben, sofern das Attribut der Spalte bearbeitbar ist. Beispielsweise ist das Verschieben per Drag & Drop möglich, wenn es sich bei der Spalte um ein benutzerdefiniertes Feld wie „Kanban-Status“ , nicht jedoch bei einem systemberechneten Feld wie „ Planstatus“.

Aufgaben als zu 100 % erledigt markieren

Wenn eine Aufgabe in der Kartenansicht in eine bestimmte Spalte gezogen wird, ist es oft erwünscht, dass sie automatisch als zu 100 % erledigt markiert wird.

Um dies einzurichten, melden Sie sich als Benutzer mit Administratorrechten an und gehen Sie zu HauptmenüAdministratorProjektmanagementProjektoptionenSie sollten ein Feld sehen mit dem Namen Endzustand in KanbanWählen Sie die Spalte aus, in der die Aufgabe als zu 100 % abgeschlossen markiert werden soll, und speichern Sie die Auswahl.

Im folgenden Beispiel haben wir „Kanban-Status > Erledigt“ ausgewählt . Sie können jedes andere benutzerdefinierte Feld auswählen, das Sie für Ihre Kartenansicht verwenden. Wenn das benutzerdefinierte Feld „Kanban-Status“ einer Aufgabe auf „Erledigt“ gesetzt wird , wird die Aufgabe automatisch als zu 100 % abgeschlossen markiert. Dies kann vom Endbenutzer entweder per Drag & Drop in der Kartenansicht oder durch Bearbeiten der Aufgabe und Setzen des Felds „Kanban-Status“ auf „Erledigt“ erreicht werden .

Wenn eine Aufgabe als zu 100 % abgeschlossen markiert ist, wird ihr Kanban-Status automatisch auf „Erledigt“ gesetzt .

Wird der Status eines benutzerdefinierten Felds einer abgeschlossenen Aufgabe auf einen anderen Wert als „ Erledigt“ geändert , wird der Fortschritt in Prozent auf den vorherigen Wert zurückgesetzt. Ebenso wird der Kanban- Status einer abgeschlossenen Aufgabe auf den vorherigen Wert zurückgesetzt, wenn der Fortschritt in Prozent auf einen anderen Wert als 100 % gesetzt wird

Administratoren können Berichte so planen, dass sie in regelmäßigen Abständen per E-Mail an bestimmte Benutzer versendet werden. Um einen Bericht zu planen, öffnen Sie die Berichtsbearbeitungsansicht und klicken Sie anschließend auf die „Planen“ . Sie sehen dann etwa Folgendes:

Im obigen Beispiel wird der Bericht jeden Montag (da der 6. Mai 2019 ein Montag ist) um 1:00 Uhr mit dem Benutzer Megan als ausführendem Benutzer erstellt und die resultierende PDF-Datei wird per E-Mail an Weyland und Yutani gesendet.

Nur physische Benutzer können als Berichtsabonnenten ausgewählt werden

Die Berichte können mit Ihrem Team oder mit Kunden geteilt werden.

Mit Nutzern teilen

Die Freigabe für Benutzer wird durch das Feld „ Für Benutzer sichtbar“ auf der Registerkarte „Details“ im Bildschirm „Bericht hinzufügen/bearbeiten“ bestimmt.

• Um einen Bericht vertraulich zu behandeln, teilen Sie ihn mit niemandem.
• Um es mit bestimmten Arbeitsbereichen zu teilen, wählen Sie diese Arbeitsbereiche aus.
• Um es mit allen in Ihrem Unternehmen zu teilen, wählen Sie -Alle-

.

Weitergabe an Kunden

Die Freigabe für Kunden wird durch das Feld „ Für Kunden sichtbar“ auf der Registerkarte „Details“ im Fenster „Bericht hinzufügen/bearbeiten“ bestimmt.

• Um einen Bericht vor den Kunden geheim zu halten, teilen Sie ihn mit niemandem.
• Um es mit bestimmten Kunden zu teilen, wählen Sie diese Kunden aus.
• Um es mit allen Kunden zu teilen, wählen Sie -Alle-

.

Die Registerkarten, die Sie auf dem Projektbildschirm sehen, sind ebenfalls Berichte.

Ihr Konto enthält standardmäßig einige Registerkarten, die Ihr Administrator jedoch an die Bedürfnisse Ihrer Organisation anpassen kann. Öffnen HauptmenüAdministratorProjektmanagementProjekt-Registerkarten Sie können Berichte hinzufügen, bearbeiten, löschen und neu anordnen. Ein Beispiel für die Projektansichtsverwaltung ist unten dargestellt. Beachten Sie, dass die Reihenfolge der Berichte nun der Reihenfolge der Projektregisterkarten entspricht.

Dashboards gehören zu den wichtigsten Bildschirmen in Celoxis. Nicht nur wegen der Informationen, die sie vermitteln können, sondern auch wegen der vielen Aufgaben, die Sie direkt über Ihr Dashboard erledigen können.

Ein Dashboard ist eine Sammlung von Berichten. Sie können verschiedene Dashboards für unterschiedliche Rollen und Funktionen erstellen. Beispielsweise können Sie ein Dashboard zur Aufgaben- und Projektüberwachung sowie das beliebte RAID-Protokoll-Dashboard für Ihre Projektmanager erstellen.

Sie können auch Dashboards für Kunden erstellen. Kunden erhalten so einen guten Überblick über ihre Projekte, können Änderungsanforderungen, Genehmigungen usw. verfolgen und ihre Online-Diskussionen im Auge behalten.

Ein Beispiel:

Dashboards erstellen

Celoxis ermöglicht sowohl geteilte als auch private Dashboards. Um ein Dashboard zu erstellen, wählen Sie Armaturenbrett von HauptmenüBerichteAlle BerichtePlus Menü. Ein Beispiel: Im obigen Beispiel erstellen wir ein Dashboard, das Folgendes beinhaltet:

• Name: Beispiel-Dashboard
• Für alle Benutzer freigegeben
• Geteilt an: Kunde 1 und Kunde 2

Filter

Die Dashboard-Filter lassen nur Daten von Projekten zu, die den Filterkriterien entsprechen. Durch die Kennzeichnung von Filtern als „Aufforderung“ kann derjenige, der den Bericht ausführt, deren Werte ändern.

Gemeinsame Dashboards

Um gemeinsam genutzte Dashboards zu erstellen, benötigen Sie Folgendes: Bericht hinzufügengenehmigt Berechtigung. Dies kann über die HauptmenüAdministratorKontoverwaltungZugangskontrolle Bildschirm. Um die Kontrolle zu behalten, empfehlen wir Ihnen, diese Berechtigung nur verantwortungsbewussten Benutzern zu erteilen.

Persönliche Dashboards

Persönliche Dashboards sind Dashboards, die nur für ihre Ersteller sichtbar sind. Sie können auch von Nutzern erstellt werden, die nicht über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Um die Erstellung persönlicher Dashboards zu ermöglichen, aktivieren Sie die entsprechenden Einstellungen Persönliche Dashboards zulassen Option von HauptmenüAdministratorZugangskontrolleUnternehmensinformationen Bildschirm.

Dashboards Benutzern und Kunden zuweisen

Dashboards können Benutzern und Kunden über den Reiter „Einstellungen“ im Bearbeitungsbildschirm zugewiesen werden . Sie können mehrere Dashboards zuweisen und deren Reihenfolge ändern. Das erste Dashboard wird zum Standard-Dashboard des jeweiligen Benutzers. Sehen wir uns die Dashboard-Auswahl für Joe an: Wie im obigen Bild zu sehen ist, wurden Joe drei Dashboards zugewiesen: „Tracking Board“ – zur Anzeige des Projekt- und Aufgabenstatus, „RAID-Protokoll“ – zur Erfassung von Risiken, Problemen usw. und „Wöchentlicher Status“ – zur Verfolgung der wöchentlichen Aktualisierungen.

Wenn Joe sich einloggt und im Hauptmenü auf „Dashboard“ klickt, sieht er etwa Folgendes:

Dashboards zuweisen, die einem anderen Benutzer oder Kunden ähneln

Im Feld „Dashboard ähnlich…“ des Massenbearbeitungsbildschirms können Sie die Dashboards mehrerer Personen an das Dashboard einer bestimmten Person anpassen. Beispielsweise können Sie Mark, Peter und Luke auswählen und deren Dashboards exakt wie das von Xavier gestalten.

Grenzen

Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „ Grenzwerte “

Das Abrufen und Verarbeiten großer Datenmengen verlangsamt nicht nur Ihre Antwortzeiten, sondern auch die anderer Nutzer. Wir haben daher sinnvolle Beschränkungen für die zur Berichtserstellung benötigte Datenmenge festgelegt. Als On-Premise-Kunde können Sie diese Beschränkungen zwar ändern, wir empfehlen Ihnen jedoch dringend, dies erst nach sorgfältiger Überlegung zu tun.

Meldegrenzen

15.000 Datensätze

Für die Ausführung eines Berichts werden Datenbankabfragen durchgeführt. Liefert eine Abfrage mehr als 15.000 Zeilen zurück, wird der Bericht nicht ausgeführt und dem Benutzer eine Fehlermeldung angezeigt.

Um dieses Problem zu beheben, sollten Sie weitere Filter hinzufügen, insbesondere solche, die direkt in der Datenbankabfrage angewendet werden können. Am häufigsten werden Datumsfilter verwendet, da Sie höchstwahrscheinlich an aktuellen Daten interessiert sind. Projektstatusfilter, Filter für abgeschlossene Aufgaben und Zeiterfassungsstatusfilter sind ebenfalls nützliche Filter, die Sie zur Dateneinschränkung in Betracht ziehen sollten.

Dauer in Zeitphasenberichten

Zeitphasenberichte sind ressourcenintensiv, da sie viele dynamische Berechnungen durchführen. Der Periodenfilter wählt die Dauer des Berichts aus und ist wie folgt eingeschränkt:

• Bei der Zoomstufe „Tag“ darf der Zeitraum 3 Monate nicht überschreiten.
• Bei Zoomstufen von Woche oder Monat darf der Zeitraum 12 Monate nicht überschreiten.

Dashboard-Grenzwerte

Ein Dashboard ist eine Sammlung von Berichten. Es entspricht der gleichzeitigen Ausführung aller Berichte. Um die Performance zu kontrollieren, müssen wir Dashboards natürlich zusätzlichen Beschränkungen unterwerfen.

Ein Dashboard hat folgende Beschränkungen:

• Zeitphasenberichte mit anderen Spalten als „Geplanter Aufwand“ und „Kapazität“ sowie unvollständige Stundenzettel sind in Dashboards nicht zulässig. Sie können diese für den Schnellzugriff mit einem Stern markieren
• Ein Dashboard kann maximal 6 individuelle Berichte und 4 Metrikberichte enthalten.
• Die maximale Anzahl gemeinsam genutzter Dashboards in einer Organisation beträgt 20.

Um Berichte zu erstellen, benötigen Sie Folgendes: Berichte >Gewährt Berechtigung. Um einen Bericht hinzuzufügen, öffnen Sie das Berichtsfeld durch Anklicken HauptmenüBerichteAlle Berichte und klicken Sie dann auf Neuer Bericht Schaltfläche. Wählen Sie dann eine geeignete Schaltfläche aus BerichtstypDadurch öffnet sich ein Formular, dessen Einzelheiten im Folgenden erläutert werden:

Details

• Für welche Nutzer sichtbar – Die Nutzergruppe, für die dieser Bericht sichtbar sein soll. Mehr erfahren.
• Für Kunden sichtbar – Die Kundengruppe, für die dieser Bericht sichtbar sein soll. Weiterlesen.

Filter

Die Filter zur Einschränkung der Daten für diesen Bericht. Weiterlesen.

Ausgabe

Die gewünschte Darstellungsform für diesen Bericht – Kreisdiagramm, Balkendiagramm, Tabelle usw. Weiterlesen.

Zeitplan

Ob Sie diesen Bericht regelmäßig per E-Mail von Celoxis erhalten möchten. Weiterlesen.

Um schnell auf Berichte zugreifen zu können, müssen Sie diese mit einem Stern markieren. Markierte Berichte erscheinen in der Übersicht HauptmenüBerichte Menü. Einige Berichte können aus Performancegründen nicht in Dashboards angezeigt werden. Wenn Sie diese regelmäßig nutzen, empfiehlt es sich, sie mit einem Stern zu markieren, um schnell darauf zugreifen zu können.

Um einen Bericht mit einem Stern zu markieren oder die Markierung zu entfernen, führen Sie den Bericht zunächst aus und klicken Sie dann auf das Symbol im Berichtstitel. Im obigen Beispiel ist der Bericht bereits mit einem Stern markiert, wie der ausgefüllte Stern im Berichtstitel zeigt.

Sie können einen Bericht herunterladen, indem Sie auf die Schaltfläche klicken. Berichte können in folgenden Formaten exportiert werden:

• PDF – im A4-Format
• CSV – Alle Datensätze des Berichts werden exportiert, jedoch ohne Datengruppierung.
• CSV (Gruppiert) – Alle Datensätze des Berichts werden exportiert und so gruppiert, wie Sie es in Ihrem Browser sehen.

Virtuelle Benutzer funktionieren wie reguläre Benutzer, haben aber keine Zugangsdaten und können sich daher nicht bei Celoxis anmelden. Virtuelle Benutzer sind kostenlos, jedoch eingeschränkt nutzbar. Sie eignen sich beispielsweise für nicht-menschliche Ressourcen wie Maschinen, Konferenzräume und Computer. Virtuelle Benutzer können auch eingesetzt werden, wenn Sie einer Person Aufgaben zuweisen, ihr aber keinen Systemzugriff gewähren möchten, z. B. bei Beratern.

Verwendung virtueller Benutzer

Virtuelle Benutzer:

• können Aufgaben zugewiesen werden
• Sie erhalten zugehörige E-Mail-Benachrichtigungen – Aufgaben, Diskussionen usw. –, sofern für ihr Konto eine E-Mail-Adresse angegeben ist.
• Sie können ihren Fortschritt und die für ihre Aufgaben benötigte Zeit selbst per E-Mail aktualisieren. Weiterlesen.
• können per E-Mail an Diskussionen teilnehmen
• Kommentare zu App-Elementen können per E-Mail hinzugefügt werden

Erstellung virtueller Benutzer

Ein virtueller Benutzer wird auf die gleiche Weise erstellt wie ein regulärer Benutzer, nur dass die „Virtueller Benutzer“ aktiviert ist.

Beschränkung der virtuellen Benutzer

Die maximale Anzahl virtueller Benutzer, die Sie erstellen können, hängt von der Anzahl der vorhandenen Benutzerlizenzen ab. Sie wird durch die folgende Formel bestimmt:

Virtuelle Benutzer = 10 + 5 × Lizenzierte Benutzer

Wenn Sie also eine 12-Benutzer-Lizenz besitzen, können Sie maximal 10 + 5 × 12 = 70 virtuelle Benutzer erstellen.

Sie können Ihr Organigramm in Celoxis mithilfe von Vorgesetzten. Die wichtigsten Vorteile der Erstellung Ihrer Organisationsstruktur sind:

• Die unterstellten Vorgesetzten haben automatisch Einblick in die Arbeit ihrer Mitarbeiter.
• Reporting Managers können im Zeitgenehmigungsworkflow.

Festlegung von Vorgesetzten

Da der Berichtsmanager ein Attribut des Benutzers ist, können nur Administratoren ihn ändern. Das Feld kann im Menü „Benutzer hinzufügen/bearbeiten“ auf der Registerkarte „ Allgemein“ .

Administratoren können Benutzer hinzufügen. Bei einer großen Anzahl von Benutzern empfiehlt sich der Import der Benutzerdaten aus einer CSV-Datei.

Um jeweils einen Benutzer hinzuzufügen:

1. Klicken Sie auf HauptmenüBenutzer
2. Wählen Sie einen geeigneten Benutzer und klicken Sie auf Weiter.
3. Im Basic Tab:
   1. Bitte geben Sie Name, E-Mail-Adresse, Arbeitskalenderund Namen des/der Vorgesetzten.
   2. Soll der Benutzer ein Login haben, geben Sie Benutzername und Passwort ein; andernfalls klicken Sie auf das virtuelle Kontrollkästchen.
   3. Weisen Sie die entsprechenden Rollen zu
4. im „Benutzerdefinierte Felder“ die entsprechenden benutzerdefinierten Felder aus.
5. Der „Einstellungen“ wird basierend auf dem im zweiten Schritt ausgewählten Benutzer vorausgefüllt. Lesen Sie mehr über diesen Tab.
6. Aktivieren Sie das „Weiteren hinzufügen“ , wenn Sie weitere Benutzer wie diesen hinzufügen möchten.
7. Einreichen

Wurde der Benutzer mit einem Login erstellt, wird dieser Person eine E-Mail mit den Login-Informationen zugesendet.

In Ihren Einstellungen können Sie Sprache, Formate und Dashboards ändern sowie E-Mail-Benachrichtigungen anpassen.

Fotoeinstellungen ändern

Klicken Sie im Hauptmenü auf Ihr Benutzersymbol (siehe unten): Um Ihr Foto zu ändern, klicken Sie unter dem Foto auf „Ändern “. Um Ihre Einstellungen zu ändern, klicken Sie auf „Profil“.

Präferenzen

Sprache und Region

Die Option „Sprache & Region“ kombiniert Sprache und Land und bestimmt die Sprache der Anwendungsoberfläche sowie die Einstellungen für das Zahlenformat. Wählt man beispielsweise Französisch (Frankreich), werden nicht nur die Beschriftungen der Anwendungsoberfläche auf Französisch umgestellt, sondern das Dezimaltrennzeichen wird, wie in Frankreich üblich, durch ein Komma ersetzt.

Datumsformate

Das Datumsformat ist das Format, in dem Sie Datumsangaben in Celoxis eingeben. Beispielsweise bevorzugt man in den USA das Format MM/TT/JJJJ, während in Indien das Format TT/MM/JJJJ üblich ist.

Das Datumsanzeigeformat ist das Format, in dem Datumsangaben angezeigt werden sollen.

Dashboards

Sie können die im Hauptmenü angezeigten Dashboards auswählen. Das erste Dashboard wird als Standard-Dashboard festgelegt. Weitere Informationen zu Dashboards finden Sie im entsprechenden Kapitel

E-Mail-Benachrichtigungen

Celoxis bietet Ihnen die Möglichkeit, Benutzerdaten aus CSV-Dateien zu importieren. Wenn Sie eine Microsoft Excel-Datei besitzen, können Sie diese im CSV-Format (Comma Separated Values) exportieren und anschließend in Celoxis importieren.

Um Benutzer zu importieren, gehen Sie zur Benutzerseite – HauptmenüMehrBenutzer und klicken Sie dann auf Import Schaltfläche. Laden Sie die Benutzer im unten beschriebenen Format und in der Erstellen Sie Benutzer, deren Dashboard, Einstellungen und Sicherheit wie folgt sind... wähle die geeigneter BenutzerEs kann erforderlich sein, Ihre CSV-Datei in verschiedene Dateien aufzuteilen, damit Sie Benutzer mit ähnlichem Verhalten zusammen importieren können.

Unterstützte Felder:

• Name – Pflichtfeld
• E-Mail
• Telefon
• Manager – Name oder E-Mail-Adresse des/der zuständigen Vorgesetzten. Dieser Benutzer muss bereits in Celoxis vorhanden sein.
• Benutzername – der Anmeldename. Nicht anwendbar SSO .
• Passwort – das Klartextpasswort. Nicht anwendbar SSO .
• Virtuell – Gibt an, ob es sich um einen virtuellen Benutzer handelt oder nicht (true oder false) . Wenn Sie diesen Wert auf false setzen oder leer lassen, müssen Sie einen Benutzernamen und ein Passwort für diesen Benutzer angeben.
• Administrator - true oder false, um anzugeben, ob diesem Benutzer Administratorrechte erteilt werden sollen.
• JobRolePrimary - die Bezeichnung der Stellenbezeichnung.
• Benutzerdefinierte Felder – Sie müssen die Felder zuerst in Celoxis erstellen

Bei einem erfolgreichen Import erhalten alle nicht-virtuellen Benutzer, d. h. alle Benutzer, die sich anmelden können, eine Willkommens-E-Mail mit ihren Anmeldeinformationen.

Wenn ein Benutzer nicht mehr in Auswahllisten angezeigt werden soll, z. B. wenn er das Unternehmen verlässt, sollten Sie ihn deaktivieren. Nach der Deaktivierung kann sich der Benutzer nicht mehr anmelden und wird in keiner Benutzerauswahl mehr angezeigt. Falls der Benutzer über ein Konto verfügte, wird dadurch eine Lizenz frei, die von einem anderen Benutzer verwendet werden kann.

Celoxis bietet keine Funktion zum Löschen von Benutzern an, da viele Daten, z. B. Projekte, Aufgaben, Diskussionsbeiträge, Zeiterfassungen, Ausgaben, Aktualisierungen und Kommentare, mit einem Benutzer verknüpft sind und erhalten bleiben müssen.

Nur Administratoren können Benutzer deaktivieren. So deaktivieren Sie Benutzer:

1. Klicken HauptmenüMehrBenutzer
2. Klicken Sie auf diesen Benutzer
3. Klicken Sie in den Benutzeraktionen auf Deaktivieren
4. Wenn Sie die aktuellen Aufgaben des Benutzers einer anderen Person zuweisen möchten, wählen Sie diesen Benutzer aus. Wenn Sie einen Benutzer auswählen, werden diesem die folgenden Aufgaben zugewiesen:
   • Offene Projekte, bei denen der Benutzer der Projektmanager ist
   • Dem Benutzer wurden unvollständige Aufgaben zugewiesen
   • State Manager in verschiedenen benutzerdefinierten Apps
   • Öffnen Sie benutzerdefinierte App-Elemente
5. Deaktivieren

.

Celoxis ermöglicht es Ihnen, sich als anderer Benutzer anzumelden, sofern Sie über Administratorrechte verfügen. Die Anmeldung als anderer Benutzer ist in vielen Situationen hilfreich – beispielsweise um zu überprüfen, ob das Dashboard wie erwartet aussieht, um eine Einstellung zu ändern, mit der der Benutzer Schwierigkeiten hat, oder um zu sehen, was der Benutzer am anderen Ende der Leitung gerade sieht, während er Ihnen das Problem schildert.

Zum Anmelden

Navigieren Sie zu HauptmenüMehrBenutzer und klicken Sie auf Wählen Sie den Benutzer aus, mit dem Sie sich anmelden möchten. Klicken Sie anschließend auf Anmelden als aus der Speisekarte.

Zum Abmelden

Sobald Sie fertig sind, können Sie auf die unten im linken Menü angezeigte Option klicken, um sich als dieser Benutzer abzumelden und sich automatisch als Ihr eigener Benutzer anzumelden.

Mit Massenaktionen können Sie einen oder mehrere Benutzer aus einer Listenansicht auswählen und Aktionen für diese Benutzer durchführen.

Anmeldeinformationen erneut senden

Die Anmeldeinformationen werden per E-Mail an die ausgewählten Benutzer gesendet. Die E-Mail wird ausschließlich an physische Benutzer verschickt, da nur diese über die Anmeldedaten verfügen. Da Celoxis das Passwort nicht speichert, wird auch kein Passwort versendet; stattdessen enthält die E-Mail einen Link zum Zurücksetzen des Passworts.

Massenbearbeitung

Sie können ein oder mehrere Felder, einschließlich benutzerdefinierter Felder, der ausgewählten Benutzer auswählen. Einige interessante Felder sind:

• Dashboard-ähnlich – legt fest, dass die Dashboards der ausgewählten Benutzer diesem Dashboard ähneln.
• Rollen ändern – ersetzt alle bestehenden Rollen der ausgewählten Benutzer durch die hier ausgewählten Rollen.
• Abrechnungs- und Kostensätze – legt die Standardsätze für die ausgewählten Benutzer fest. Beachten Sie, dass keine Zeiterfassungsdaten aktualisiert werden. Die geschätzten Kosten der Aufgaben werden neu berechnet.

Ja, Sie können die Preise auf Projektebene überschreiben. Weitere Informationen finden Sie hier:

Und

.

Der Hauptzweck von Arbeitsbereichen besteht darin, Projekte flexibel voneinander zu trennen. Teams sollten unabhängig arbeiten können, ohne sich gegenseitig zu behindern, aber bei Bedarf auch zusammenarbeiten können. Betrachten Sie folgendes reales Szenario:

Acme wünscht sich, dass die Entwicklungs- und Marketingteams weitgehend unabhängig voneinander arbeiten. Für bestimmte Marketingprojekte soll das Marketingteam jedoch die Möglichkeit haben, einige Entwickler in sein Projektteam aufzunehmen. Acme möchte außerdem, dass einige Mitarbeiter des Finanzteams Zugriff auf die Finanzdaten aller Projekte haben. Darüber hinaus sollen Führungskräfte (CXOs) Zugriff auf alle Projekte aller Abteilungen haben.

Celoxis bewältigt die oben genannten und viele weitere reale Szenarien.

Man kann sich einen Arbeitsbereich wie eine Abteilung vorstellen. In manchen Fällen lassen sich Arbeitsbereiche sogar geografischen Niederlassungen zuordnen. Es hängt alles davon ab, wie Sie Ihre Projekte und Teams unterteilen möchten.

Arbeitsbereiche verwalten

Nur Administratoren können Arbeitsbereiche verwalten. Um Arbeitsbereiche zu verwalten, gehen Sie zu HauptmenüAdministratorKontoverwaltungArbeitsbereiche.

Ein Privileg ist vergleichbar mit einer Berechtigung. In Celoxis benötigen Sie das entsprechende Privileg, um ein Element wie ein Projekt oder eine Aufgabe anzuzeigen oder eine Aktion daran durchzuführen (z. B. Bearbeiten oder Löschen). Um beispielsweise eine Aufgabe anzuzeigen, benötigen Sie das „Aufgabe > Anzeigen“ (erteilt) , um ein Projekt zu löschen, das Privileg „Projekt > Löschen“(erteilt)und um die Arbeitszeit eines anderen Benutzers zu erfassen, das „Zeit-Proxy“(erteilt ). Ohne das entsprechende Privileg können Sie die Aktion nicht ausführen.

Celoxis verfügt über eine sehr differenzierte Berechtigungsstruktur – mit über 50 Berechtigungen erhalten Sie eine detaillierte Kontrolle über die Aktionen der Benutzer.

Manche Aktionen, wie das Anlegen von Benutzern, erfordern Administratorrechte. Jeder Benutzer kann Administratorrechte erhalten. Melden Sie sich dazu als Administrator an, bearbeiten Sie den Benutzer und überprüfen Sie die Administratorrechte unter „Zugriffskontrolle“. Benutzer mit Administratorrechten können alle Aktionen ausführen, auch wenn ihnen diese Rechte nicht explizit zugewiesen wurden.

Berechtigungen werden Rollen zugewiesen. Lesen Sie das nächste Kapitel , um das Zusammenspiel zwischen Berechtigungen, Rollen und Benutzern zu verstehen.

Eine Sicherheitsrolle ist nicht mit einer Stellenbezeichnung zu verwechseln, sondern stellt eine Sammlung von Berechtigungen dar. Beispielsweise können wir eine Rolle „Projektbetrachter “ mit den Berechtigungen „ Projekt anzeigen“(erteilt) , „Aufgabe anzeigen“(erteilt ) und „Finanzdaten anzeigen(verweigert “ ) erstellen. Ebenso können wir eine weitere Rolle „Projektmitarbeiter“ mit den Berechtigungen „Neue Diskussionerstellen “ und „Dokument hinzufügen“(erteilt) erstellen .

Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC)

Die rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) ist ein Ansatz, bei dem der Zugriff eines Benutzers auf ein Objekt anhand der Rollen gesteuert wird, die der Benutzer in diesem Objekt einnimmt. Anstatt Benutzern direkt Berechtigungen zuzuweisen, werden Berechtigungen Rollen und Rollen wiederum Benutzern zugeordnet.

Warum RBAC?

Warum nicht einfach Benutzern Berechtigungen zuweisen? Wäre das nicht einfacher? Für Teams mit weniger als 10 Benutzern ist die indirekte Zuweisung von Berechtigungen über Sicherheitsrollen (RBAC) wahrscheinlich übertrieben. Doch mit zunehmender Anzahl an Berechtigungen (Celoxis hat etwa 60) und wachsender Teamgröße wird die Berechtigungsverwaltung schwierig, fehleranfällig und zeitaufwendig. Wenn neue Mitarbeiter zum Team hinzugefügt werden, muss der Administrator viel Zeit damit verbringen, ihnen Berechtigungen zuzuweisen und gleichzeitig sicherzustellen, dass niemand versehentlich eine nicht vorgesehene Berechtigung erhält (oder verweigert bekommt).

Bei rollenbasierter Sicherheit weisen Administratoren neuen Mitarbeitern einfach die passenden Rollen in den entsprechenden Arbeitsbereichen zu. Wenn beispielsweise Mark Marketer dem Unternehmen beitritt, muss der Administrator ihm lediglich die Sicherheitsrolle „Junior Marketing Executive“ im Arbeitsbereich „Marketing“ zuweisen . Mark ist dann einfach ein weiterer Junior Marketing Executive, dessen Sicherheitsrolle sorgfältig mit den entsprechenden Zugriffsrechten ausgestattet wurde.

Führungsrollen

Nur Administratoren können Rollen in Celoxis verwalten. Zum Verwalten klicken Sie hier HauptmenüAdministratorKontoverwaltungZugangskontrolle.

Benutzer können in verschiedenen Arbeitsbereichen unterschiedliche Rollen einnehmen. Sie können auch in verschiedenen Projekten unterschiedliche Rollen spielen.

Rollen in Arbeitsbereichen zuweisen

Benutzern können pro Arbeitsbereich Sicherheitsrollen zugewiesen werden.

Beispielsweise kann Joe Doe, Vizepräsident (Engineering), die des Projektleiters im Bereich Engineering zugewiesen werden, damit er alle Projektaktionen im Bereich Engineering durchführen kann, die des Projektbetrachters im Bereich Marketing, damit er alle Projekte im Bereich Marketing einsehen kann, jedoch keine Rolle im Vertrieb spielen.

In Celoxis können Sie Benutzern Sicherheitsrollen entweder auf dem Bildschirm zum Hinzufügen/Bearbeiten von Benutzern oder über den Bildschirm zur Massenbearbeitung von Benutzern zuweisen.

Rollen in Projekten zuweisen

Benutzern können Rollen in bestimmten Projekten zugewiesen werden.

Benutzer, die in einem Arbeitsbereich Rollen übernehmen, spielen diese Rollen in allen Projekten dieses Arbeitsbereichs. In manchen Fällen möchten Sie einem Benutzer jedoch möglicherweise zusätzliche Berechtigungen in einem bestimmten Projekt erteilen.

Earl Engineer hat beispielsweise die Rolle „Projektbetrachter“ im Arbeitsbereich „Engineering“. Da er jedoch in einem Projekt eine führende Rolle einnimmt, könnte ihm der Projektmanager die Rolle „Projektleiter“ für dieses Projekt zuweisen. Dadurch erhielte Earl alle Berechtigungen, die sowohl mit dem Projektbetrachter als auch mit dem Projektleiter in diesem Projekt verbunden sind

Automatisch zugewiesene Rollen

Einige Sicherheitsrollen werden dem Benutzer vom System automatisch zugewiesen, abhängig vom Objekt, auf dem der Benutzer die Aktion ausführen möchte.

Wenn beispielsweise Mark, der Projektmanager eines Projekts, versucht, eine Aufgabe in diesem Projekt anzuzeigen, weist ihm das System automatisch die Rolle „ Projektmanager“ nur für diese Aktion zu. Versucht Mark hingegen, eine Aufgabe in einem anderen Projekt anzuzeigen, in dem er nicht der Projektmanager ist, wird ihm diese Rolle nicht zugewiesen.

Folgende Rollen werden einem Benutzer automatisch zugewiesen:

• Projektmanager — wenn der Benutzer Projektmanager des Projekts des Objekts ist.
• Projektteam — wenn der Benutzer Mitglied des Projektteams des Objektprojekts ist.
• Aufgabenteam – wenn der Benutzer versucht, eine Aktion an einer ihm/ihr zugewiesenen Aufgabe auszuführen.

Automatisch zugewiesene Rollen erleichtern die Definition von Richtlinien wie „Alle Projektteammitglieder können alle Aufgaben in ihren Projekten einsehen und kommentieren“ und „Projektmanager sollten in der Lage sein, alle Aufgaben in ihren Projekten zu ändern“.

Die Mitarbeiterrolle

Wenn der Benutzer eine Rolle in einem Arbeitsbereich ausübt, übernimmt er auch die „Mitarbeiter“ in diesem Arbeitsbereich.

Die Mitarbeiterrolle bietet die Möglichkeit, Richtlinien für alle Mitglieder eines Arbeitsbereichs festzulegen. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass alle Benutzer im Marketing-Arbeitsbereich dessen Projekte einsehen können, weisen Sie der Mitarbeiterrolle die Berechtigung „ anzeigen“Projekte zu

Die Überprüfung der Zugriffskontrolle lässt sich am besten anhand eines Beispiels erklären. Nehmen wir an, Joe versucht, die Aufgabe T. Celoxis würde folgende Schritte durchführen, um festzustellen, ob Joe dies tun darf:

1. Überprüfen Sie die Administratorrechte

   Wenn Joe über Administratorrechte verfügt, werden ihm diese gewährt. Eine weitere Prüfung ist nicht erforderlich.

2. Ermitteln Sie die erforderlichen Berechtigungen

   Joe bräuchte die "Aufgabe bearbeitengewährt " für T.

3. Prüfen Sie, ob das Projekt angezeigt werden kann

   Da T zu einem Projekt gehört, prüft das System, ob Joe die „Projekt anzeigen“Berechtigung für Ts Projekt besitzt. Falls nicht, wird Joe die Berechtigung „Aufgabe bearbeiten“ verweigert .

4. Alle vom Benutzer gespielten Sicherheitsrollen erfassen

   Das System erstellt eine Liste aller Rollen, die Joe in T. Dazu gehören:

   • Alle Joe im Projektarbeitsbereich zugewiesenen Rollen
   • Alle Joe im Projekt zugewiesenen Rollen.
   • Joe und T wurden automatisch Rollen für das Projekt zugewiesen .

5. Erstelle die Liste aller Berechtigungen

   Da eine Sicherheitsrolle eine Sammlung von Berechtigungen ist, basierend auf allen Rollen, die Joe, würde das System einen Satz aller Berechtigungen für alle Rollen erstellen, die Joe im vorherigen Schritt gespielt hat.

6. Prüfen Sie, ob die Berechtigung einstimmig erteilt wurde

   Wenn die Berechtigungsliste die Option „Aufgabe bearbeitengewährt“ enthält und die Option „Aufgabe bearbeitenverweigert“ nicht enthält , dann wird Joe die Berechtigung zum Bearbeiten der Aufgabe T erteilt ; andernfalls wird ihm die Berechtigung verweigert.

Sie können Benutzern in Arbeitsbereichen Rollen zuweisen, sofern Sie über Administratorrechte verfügen. Um Rollen zuzuweisen, öffnen Sie das Formular zum Hinzufügen/Bearbeiten von Benutzern und wählen Sie alle Kombinationen aus Arbeitsbereich und Rolle aus. Im folgenden Beispiel hat Janet die Rolle „ Entwicklerin“ im Arbeitsbereich „Ingenieurwesen “ . Dies ist eine Abkürzung, um in allen Arbeitsbereichen dieselbe Rolle festzulegen. In diesem Fall wird dem CEO höchstwahrscheinlich die Rolle „Alle :: Führungskraft“ zugewiesen . Weitere Informationen hierzu finden Sie in diesem Kapitel .

Sie können einem Benutzer weitere Rollen in einem Projekt zuweisen. Klicken Sie auf das Projekt und dann auf … ProjektmaßnahmenZugangskontrolleDadurch öffnet sich ein Bildschirm wie dieser:

Klicken Sie auf das Symbol neben der Rolle und wählen Sie die Benutzer aus, die diese Rolle im Projekt übernehmen sollen. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in diesem Kapitel.

Manchmal ist es wünschenswert, Rollen für ein bestimmtes Projekt zusätzliche Berechtigungen zu erteilen (oder zu entziehen). Klicken Sie dazu auf das Projekt und anschließend auf [Schaltfläche einfügen] ProjektmaßnahmenZugangskontrolleDadurch öffnet sich ein Bildschirm wie der untenstehende.

Die verblassten Häkchen zeigen an, dass diese Berechtigungen Rollen global zugewiesen wurden. Diese Berechtigungen können nicht geändert werden. Wir können jedoch Rollen, denen keine Berechtigungen zugewiesen wurden, zusätzliche Berechtigungen zuweisen. Dies haben wir für die „Mitarbeiter“ in diesem Projekt getan. Wir haben allen Mitarbeitern mit der Rolle „Mitarbeiter“ die Berechtigung erteilt, das Projekt einzusehen und Aufgaben hinzuzufügen.

Beachten Sie, dass Benutzer in Celoxis nur dann Aktionen ausführen können, wenn sie über die dafür erforderlichen Berechtigungen verfügen. Celoxis bietet die „Finanzdaten anzeigen“ und „Finanzdaten bearbeiten“ , um den Zugriff auf Finanzinformationen zu steuern. Benutzer können Finanzinformationen nur dann einsehen, wenn ihnen die „Finanzdaten anzeigen“Berechtigung. Beispiel: Nur wenn Joe eine Rolle zugewiesen ist, die diese Berechtigung besitzt, kann er die Finanzinformationen einsehen.

Wenn bestimmten Rollen die Berechtigung „Finanzdaten anzeigen“ erteilt wurde und Sie diese widerrufen möchten, können Sie dies über den Zugriffskontrollbildschirm tun .

Für den unwahrscheinlichen Fall, dass Sie einem Benutzer die Finanzdaten für ein bestimmtes Projekt nicht anzeigen möchten, dann:

• Erstellen Sie eine Rolle mit der Bezeichnung „Finanzen abgelehnt“.
• Zuweisung Finanzdaten anzeigenverweigert.
• Weisen Sie dem Benutzer diese Rolle für dieses Projekt zu.

Bei der Projektplanung wissen wir in der Regel nicht genau, wer an einer bestimmten Aufgabe arbeiten wird. Wir kennen jedoch die Rolle oder Funktion, die für diese Aufgabe erforderlich ist. Beispielsweise wissen wir, dass wir für die Erledigung einer Aufgabe einen Java-Entwickler benötigen, wissen aber zu diesem Zeitpunkt noch nicht – oder es interessiert uns auch nicht –, welcher unserer hundert Java-Entwickler diese Aufgabe übernehmen wird.

Mit Celoxis können Sie Stellenrollen erstellen und diese Aufgaben zuweisen.

Die Verwendung von Stellenrollen bietet folgende Vorteile:

• Sie dienen als Platzhalter für eine reale Ressource. Sie können die Funktion „Mehrere Ressourcen ersetzen“ später verwenden, um sie durch eine reale Ressource zu ersetzen. Weiterlesen.
• Sie helfen bei der Budgetplanung – Wenn Sie einer Stellenrolle einen Kostensatz zuweisen, wird dieser zur Berechnung der geschätzten Projektkosten verwendet.
• Sie helfen bei der Ermittlung des potenziellen Umsatzes – Wenn Sie einen Stundensatz für eine Arbeitsrolle festlegen, wird dieser bei der Berechnung des geschätzten Umsatzes des Projekts verwendet.
• Sie helfen dabei, die Diskrepanz zwischen Nachfrage und Kapazität zu verstehen – ihre Verfügbarkeit in zeitlich gestaffelten Berichten wird stets mit Null angenommen. Durch Gruppierung nach Berufsrollen lässt sich die Lücke zwischen Nachfrage und Kapazität leicht erkennen. Dies unterstützt Projektmanagementbüros (PMOs) bei der Entscheidung, welche Projekte angenommen werden sollen, und auch bei der Personalauswahl.

Verwendung von Stellenrollen

Aufgaben können Berufsrollen zugeordnet werden. Sie sind auch in Spalten und Filtern verfügbar. Informationen zu Berufsrollen lassen sich in Berichten und Diagrammen aggregieren.

Kapazitätsplanung

Stellenprofile spielen eine wichtige Rolle bei der Kapazitätsplanung und dem Bedarfsmanagement. Wir haben bereits einen Kapazitätsbericht erstellt, der die zukünftige Nettoressourcenkapazität aufzeigt. Sie können diesen Bericht an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Verwaltung von Stellenrollen

Stellenrollen können nur von Administratoren verwaltet werden. Zur Verwaltung gehen Sie zu HauptmenüAdministratorKontoverwaltungBerufsrollen.

Benutzerdefinierte Felder ermöglichen die Erfassung unternehmensspezifischer Informationen zu Projekten, Aufgaben, Benutzern, Kunden und benutzerdefinierten Anwendungen.

Sie können benutzerdefinierte Felder des folgenden Typs erstellen:

Verwaltung benutzerdefinierter Felder

Nur Administratoren können benutzerdefinierte Felder verwalten. Zur Verwaltung gehen Sie zu HauptmenüAdministratorKontoverwaltungBenutzerdefinierte Felder.

Neuanordnung benutzerdefinierter Felder

Sie können die Reihenfolge der benutzerdefinierten Felder in Formularen und Übersichtsansichten festlegen. Um die Reihenfolge zu ändern, öffnen Sie die Ansicht „Benutzerdefinierte Felder“ wie oben beschrieben und klicken Sie auf die Neu anordnen“. Die Felder können Sie per Drag & Drop neu anordnen.

Anfügen benutzerdefinierter Felder an Entitäten

Celoxis ermöglicht es, benutzerdefinierte Felder verschiedenen Entitäten zuzuordnen. Beispielsweise können Sie ein benutzerdefiniertes Feld „ Land“ und es Projekten, Benutzern und Kunden zuordnen, ohne für jede dieser Entitäten ein neues Feld anlegen zu müssen.

Anpassen von Feldern basierend auf Projekttypen

Wenn Sie für verschiedene Projekttypen unterschiedliche Felder erfassen möchten, wählen Sie auf der Registerkarte "Zugehörig zu" im Bildschirm "Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen/bearbeiten" die entsprechenden Projekttypen für jedes Feld aus

Finanzbereiche

Wenn Sie sensible Finanzinformationen in Ihrem benutzerdefinierten Feld, z. B. die Zielgewinnmarge, hinterlegen möchten, aktivieren Sie die „Finanzberechtigung erforderlich“ im Fenster zum Hinzufügen/Bearbeiten des benutzerdefinierten Felds. Benutzer benötigen die „Finanzdaten anzeigen“ , um das Feld anzuzeigen, und „Finanzdaten bearbeiten“ , um es zu bearbeiten.

Rollup-Felder

Manchmal ist es erforderlich, Aufgabenfelder auf die Ebene der zusammenfassenden Aufgabe oder des Projekts zu aggregieren. Wenn Sie beispielsweise die verwendete Kabellänge für eine Aufgabe erfassen, möchten Sie wahrscheinlich die gesamte verwendete Kabellänge auf Projektebene sehen. Durch die Kennzeichnung eines Feldes als Aggregationsfeld wird diese Funktionalität ermöglicht. Sie können die Summe, den Durchschnitt, das Minimum oder das Maximum eines Feldes aggregieren.

Um den Wert eines Feldes zu aggregieren, wählen Sie auf dem Bildschirm zum Hinzufügen/Bearbeiten von benutzerdefinierten Feldern die „Aggregierungsmethode“ auf Summe, Durchschnitt, Minimum oder Maximum aus.

Farben

Sie können Farben für Einfachauswahlfelder und Formelfelder definieren. Wenn diese Felder Farben haben, wird der Ergebniswert entsprechend formatiert. Die Farbe wird auch in Diagrammen verwendet.

Um Farben für ein Auswahlfeld festzulegen, ordnen Sie jeder Option eine Farbe zu. Um Farben für ein Formelfeld festzulegen, ordnen Sie jeder möglichen Ausgabe eine Farbe zu. Um die zulässigen Werte anzuzeigen, klicken Sie auf das Symbol.

Formelfelder

Dieses Thema wurde in einem eigenen Kapitel.

Der Wert eines Formel-Benutzerfelds wird von Celoxis automatisch anhand seiner Formel berechnet. Die Berechnung erfolgt jedes Mal, wenn das Feld gerendert wird. Die Formelausdruckssprache ist hochentwickelt und ermöglicht komplexe Datenmanipulationen, einschließlich arithmetischer Operationen sowie Transformationen von Zeichenketten und Datumsangaben.

Syntax

Celoxis behandelt alles zwischen

Und

als Ausdrücke. Formeln können entweder als reine Ausdrücke definiert werden, z. B.

oder eine Mischung aus Text und Ausdrücken enthalten als

wenn etwas eingeschlossen ist

Und

wird als Ausdruck behandelt und ausgewertet, während alles außerhalb davon unverändert in die Ausgabe kopiert wird. Für Interessierte: Wenn die Formeln einem Projekt mit dem Namen „…“ zugeordnet wären, …

und das Budget war

Die Ausgabe wäre

Und

jeweils.

Der Punktoperator

Der Punktoperator dient dazu, auf eine Eigenschaft eines Objekts zu verweisen. Im Beispiel

, Die

Bezieht sich auf das Projektbudget, wenn das benutzerdefinierte Feld einem Projekt zugeordnet ist. Der Punktoperator kann auch verwendet werden, um eine Funktion (auch Methode genannt) eines Objekts aufzurufen. Im Beispiel

, Die

ist ein Funktionsaufruf, der den Projektnamen in Großbuchstaben umwandeln würde.

Betreiber

• Arithmetik: +, - (binär), *, / und div, % und mod, - (unär)
• Zeichenkettenverkettung: +=
• Logische Operatoren: und, &&, oder, ||, nicht, !
• Relational : == , eq , != , ne , < , lt , > , gt , ge , > = , le . Vergleiche können mit anderen Werten oder mit booleschen, Zeichenketten-, Ganzzahl- oder Gleitkommaliteralen durchgeführt werden.<=
• Leer: Der leere Operator ist eine Präfixoperation, mit der man feststellen kann, ob ein Wert null oder leer ist.
• Bedingung : A ? B : C. Werte B oder C aus , abhängig vom Ergebnis der Auswertung von A.
• Abtretung: =
• Semikolon: ;

Die Reihenfolge der Operatoren von der höchsten zur niedrigsten, von links nach rechts, ist wie folgt:

• [] .
• () (wird verwendet, um die Priorität von Operatoren zu ändern)
• - (unär) nicht ! leer
• * / div % mod
• + - (binär)
• +=
• < > <= >= lt gt le ge
• == != eq ne
• && Und
• || oder
• ? :
• =
• ;

Reservierte Wörter

Die folgenden Wörter sind für die EL reserviert und dürfen nicht als Kennungen verwendet werden:

Grundlegende Beispiele

Nutzenfunktionen

Folgende Hilfsfunktionen wurden bereitgestellt:

Schreiben mehrzeiliger Formeln

Um den Formelcode auf mehrere Zeilen zu verteilen, verwenden Sie die = und ; . Der Rückgabewert ist die letzte Anweisung der Formel. Zum Beispiel:

${ apc = entity.actualPercentComplete; ppc = entity.plannedPercentComplete; (apc - ppc)/ppc }

Der Formel-Rückgabedatentyp

Beim Definieren einer Formel müssen Sie einen Formeldatentyp. Dieser gibt dem System an, welchen Wert die Formel zurückgeben soll. Celoxis formatiert den Rückgabewert automatisch anhand des Datentyps. Wenn Sie beispielsweise als Rückgabetyp „Währung“ angeben und Ihre Formel die Zahl 10000, lautet die Ausgabe „ 10.000 $“. Celoxis formatiert die Zahl also automatisch und fügt das Währungssymbol des Unternehmens hinzu.

Das Entitätsobjekt ​

Das Entitätsobjekt in der Formel repräsentiert die Entität, für die die Formel ausgewertet wird. Angenommen, unser Formelfeld „ Kundenvorschuss“ ist als ${entity.budget * 0,1} , d. h. es entspricht 10 % des Budgets. Wenn wir dieses Feld sowohl Projekten als auch Aufgaben zugeordnet haben, ist das Entitätsobjekt bei der Auswertung der Formel für ein Projekt ein Projektobjekt und für eine Aufgabe ein Aufgabenobjekt.

Feldreferenz

Um die Liste der verfügbaren Felder anzuzeigen, klicken Sie im Fenster „Benutzerdefinierte Felder hinzufügen/bearbeiten“ auf die Registerkarte „Feldreferenz“. Klicken Sie auf das Plus-Symbol, um die Liste der verfügbaren Variablen für die verschiedenen Entitäten zu erweitern .

Fehlerbehandlung

Wenn beim Auswerten einer Formel ein Fehler auftritt, z. B. weil Sie eine Zahl anstelle einer Zeichenkette übergeben haben, wird die Fehlermeldung „ERR!“. Bewegen Sie den Mauszeiger darüber, um eine genauere Beschreibung des Problems zu erhalten.

Beispiele

Angenommen, wir haben ein Projekt mit den folgenden Daten.

Wir betrachten nun einige einfache Beispiele. Wir gehen davon aus, dass die Formel Projekten zugeordnet ist und die Beispielausgabe für das oben beschriebene Projekt gilt.

Erweitertes Beispiel: Ihr eigener Zeitplan-Indikator

Nehmen wir an, Sie möchten einen Indikator für die Terminstabilität haben, der auf Basis von Referenzwerten, d. h. dem Datum, das Sie dem Kunden tatsächlich zugesagt haben, und nicht auf dem Enddatum des aktuellen Plans basiert.

Sie erstellen ein Formelfeld, ordnen es Projekten zu, legen den Ausgabedatentyp auf Text und geben die Formel wie folgt ein:

${ pc = entity.actualPercentComplete; pFinish = entity.projectedFinishCalendar; bFinish = entity.baselineFinish; now = Date.now(); label = 'Unbekannt'; label = Date.before(pFinish, bFinish) ? 'Pünktlich' : label; label = Date.after(pFinish, bFinish) ? 'Gefährdet' : label; label = Date.after(now, bFinish) ? 'Überfällig' : label; label = pc == 100 ? 'Abgeschlossen' : label; label }

Im Farbteil der Formel tragen Sie die Zuordnungen wie folgt ein:

Sie können mithilfe des Suchfelds oben rechts in der Hauptsymbolleiste nach Objekten anhand von Schlüsselwörtern suchen. Die folgende Tabelle beschreibt, wonach gesucht wird:

Suchoptionen

• Um nach einem Ausdruck zu suchen, setzen Sie ihn in Anführungszeichen, z. B. „ Umsatzsteuer“.
• Um einen Begriff auszuschließen, stellen Sie ihm ein Präfix voran – z. B. –Microsoft
• Um einen Begriff obligatorisch zu machen, stellen Sie ihm ein + z. B. +Pinguin
• Um nach einem Präfix zu suchen, hängen Sie ein * daran an, z. B. findet „ docu*“ alle Wörter, die mit „docu“ beginnen

Celoxis bietet eine funktionsreiche, für Mobilgeräte optimierte Benutzeroberfläche, die von jedem iOS-, Android-, Windows Mobile-, Tizen- oder anderen Mobilgerät mit einem modernen Webbrowser aus zugänglich ist. Es ist kein Download oder keine Installation einer Anwendung erforderlich. Sie werden automatisch zur mobilen Benutzeroberfläche weitergeleitet, sobald Sie die Anwendung über Ihren Browser öffnen.

Celoxis ermöglicht es Ihnen, bestimmte Funktionen und Möglichkeiten zu deaktivieren. Sobald Sie diese deaktivieren, werden alle Felder, Aktionen und Menüs des jeweiligen Moduls nicht mehr angezeigt, wodurch die Benutzeroberfläche vereinfacht wird. Sie können die Funktionen jederzeit wieder aktivieren. Wenn Sie beispielsweise das Ausgabenmodul deaktivieren , verschwinden alle ausgabenbezogenen Menüs aus den Hauptmenüs, Berichtspalten und -filtern sowie den Aufgabenaktionen.

Um Funktionen zu aktivieren oder zu deaktivieren, gehen Sie zu HauptmenüAdministrator Seiten- und Umblätterfunktionen wie unten angegeben ein- oder ausschalten:

Klicken Sie hier, um Ihr Logo hochzuladen HauptmenüAdministratorKontoverwaltungLogo hochladenDie Beschränkungen hinsichtlich Bildabmessungen und -größe werden auf dem Formular angegeben.

Über das Formular für die Unternehmenseinstellungen können Sie das Verhalten und die Standardeinstellungen für Ihre Benutzer konfigurieren. Außerdem können Sie hier Ihre Einstellungen für Single Sign-On eingeben.

Einige der nicht trivialen Einstellungen sind:

• Firmencode – Eine Geschäfts-ID. Wir empfehlen, hier die zweite Ebene Ihres Domainnamens einzugeben. Beispiel: Bei acme.com geben Sie hier acme ein.
• Dokumentsprache – Celoxis verwendet eine Suchmaschinenbibliothek, die sich anders verhält, wenn Sie hauptsächlich CJK-Text eingeben.
• Wochenbeginn – Dies bestimmt den ersten Tag der Woche, der im Kalender angezeigt wird.
• Mindestanzahl Tage in Woche 1 – Dies bestimmt, ob die Woche vom 1. Januar in die 53. Woche des Vorjahres oder in die 1. Woche des laufenden Jahres fällt.
• Beginn des Geschäftsjahres – Dies bestimmt, in welchem ​​Quartal (Q1, Q2, Q3 oder Q4) ein Datum liegt.
• Persönliche Dashboards zulassen – Dies wird im Kapitel über Dashboards

Single Sign-On

Dieses Thema wurde in diesem Kapitel ausführlich behandelt .

Sie können mit Ihren Unternehmensanmeldeinformationen auf Celoxis zugreifen, sofern SAML-basiertes SSO für Ihr Konto aktiviert ist. Celoxis ist mit Google, Salesforce, Okta, OneLogin und Microsoft ADFS kompatibel; grundsätzlich sollte jedoch jeder SAML 2.0-basierte Identitätsanbieter (IDP) funktionieren.

Damit SSO funktioniert, stellen Sie Folgendes sicher:

• Ihr SSO-Identitätsanbieter (IDP) basiert auf SAML 2.0.
• Alle Ihre Benutzer und Kunden verfügen über eindeutige E-Mail-Adressen.
• Die E-Mail-Adresse eines Benutzers in Celoxis stimmt mit der E-Mail-Adresse dieses Benutzers in Ihrem Identitätsanbieter überein.

Um SSO einzurichten, öffnen Sie HauptmenüAdministratorKontoverwaltungUnternehmensinformationen und klicken Sie auf Single Sign-OnDas Formular sieht dann folgendermaßen aus:

SSO-Modi

In allen Modi werden Kundenkonten weiterhin mit Celoxis-Zugangsdaten authentifiziert.

• Keine – SSO ist deaktiviert. Nur Celoxis-Anmeldedaten können zum Anmelden verwendet werden.
• Test – SSO ist aktiviert. Sowohl SSO- als auch Celoxis-Anmeldeinformationen können zum Anmelden verwendet werden.
• Live - SSO ist aktiviert. Die Anmeldung ist nur mit SSO möglich.
  • Ihre Benutzer werden in Celoxis keinen „Passwort vergessen“ finden, da wir keine Benutzerpasswörter speichern.
  • Die Felder „Benutzername “ und „Passwort“ werden in den Formularen zum Hinzufügen/Bearbeiten von Benutzern nicht angezeigt
  • Falls Sie aus irgendeinem Grund ausgesperrt sind, kontaktieren Sie uns , und wir werden Ihre SSO-Zugangsdaten zurücksetzen.

Schritte zur Einrichtung von SSO

1: SSO im Testmodus aktivieren

Offen HauptmenüAdministratorKontoverwaltungUnternehmensinformationen und geh zu Single Sign-On Tab

1. Klicken Sie in der Statuszeile auf die Optionsschaltfläche „Testen “
2. Kopieren Sie aus den unten stehenden Optionen die ACS-URL. Diese wird für die Einrichtung Ihres Identitätsanbieters benötigt.
3. Richten Sie Ihren IDP ein. Der IDP stellt Ihnen eine Reihe von Einstellungen zur Verfügung, die Sie in Celoxis eingeben müssen.
4. Kehren Sie zu diesem Bildschirm mit den im vorherigen Schritt erfassten Einstellungen zurück.
5. Geben Sie die IDP-Entitäts-ID. Diese wird vom IDP bereitgestellt.
6. Geben Sie die IDP-URL. Dies ist die Adresse Ihres Identitätsanbieters (IDP), der zur Authentifizierung von Benutzern kontaktiert wird.
7. Kopieren Sie das IDP-Zertifikat. Diese Informationen finden Sie im Zertifikat Ihres Identitätsanbieters.
8. Klicken Sie auf Speichern