Celoxis 12.0 — la base de connaissances complète

Les états de projet vous permettent de définir et de suivre le cycle de vie d'un projet, de son lancement à sa clôture. Par défaut, nous proposons les états suivants : Brouillon, Actif, Annulé, En attente, Archivé ; vous pouvez toutefois les personnaliser selon vos besoins.

Les états vous permettent également de contrôler certains aspects du comportement du système. Par exemple, vous pouvez interdire l'enregistrement du temps passé sur les projets à l' brouillon ou archivé .

Le comportement du système diffère également en fonction de l'état d' avancement.

Scène

Chaque état de projet doit appartenir à une seule des phases suivantes : planification, exécution et clôture. Le système se comportera différemment selon la phase que représente l’état du projet, comme décrit ci-dessous :

Par exemple, si vous définissez un état de projet appelé « Non approuvé » et que vous définissez son étape sur « Planification », alors tout projet à l'état « Non approuvé » ne comportera pas d'indicateurs RAG et ne générera pas de notifications par e-mail. Cependant, toute exception de travail ajoutée pour les calendriers de travail ou les ressources entraînera un recalcul du plan de projet.

Utilisation des états du projet

Un projet ne peut appartenir qu'à un seul état de projet.

L'état du projet peut être défini sur l'écran d'ajout/modification de projet, sous l'onglet « Champs personnalisés ». Pour modifier l'état de plusieurs projets simultanément, vous pouvez utiliser l'écran de modification groupée.

Les états de projet peuvent également être utilisés dans les colonnes, les filtres, les groupes et les graphiques.

Gestion des états de projet

Seuls les administrateurs peuvent gérer l'état des projets. Pour gérer l'état des projets, accédez à Menu principalAdministrateurGestion de projetÉtats du projet

Si vous réalisez des projets de structure similaire, au lieu de repartir de zéro à chaque fois, vous pouvez créer et enregistrer ces projets comme modèles pour démarrer rapidement un nouveau projet.

Utilisation de modèles de projet

Pour créer un nouveau projet à partir d'un modèle, cliquez sur Menu principalProjetUtiliser un modèle

Gestion des modèles de projet

Seuls les administrateurs peuvent créer et gérer des modèles de projet.

Il est possible de créer un modèle à partir de n'importe quel projet. Pour créer ou gérer des modèles de projet, accédez à Menu principalAdministrateurGestion de projetModèles de projet

Les types de projets vous permettent de les catégoriser. Nos rapports vous donnent accès à des indicateurs clés de performance (KPI) importants, tels que le profit, l'effort et la marge, agrégés par type de projet, ce qui vous aide à comprendre les performances de votre entreprise.

Vous pouvez également configurer des champs personnalisés spécifiques à vos types de projets afin de recueillir des données commerciales pertinentes.

Par exemple, un cabinet d'avocats peut avoir des types de projets tels que « Faillite » et « Brevets ». Les champs personnalisés pourraient être « Compagnie d'assurance » et « Numéro de prêt » pour le premier ; et « Numéro de brevet », « Promoteur du brevet » et « État du brevet » pour le second.

Utilisation des types de projets

Un projet ne peut appartenir qu'à un seul type de projet.

Vous pouvez définir le type de projet sur l'écran d'ajout/modification de projet, dans l'onglet « Champs personnalisés ». Pour modifier le type de plusieurs projets simultanément, utilisez l'écran de modification groupée.

Les types de projets peuvent également être utilisés dans les colonnes, les filtres, les groupes et les graphiques.

Gestion des types de projets

Seuls les administrateurs peuvent gérer les types de projets. Pour gérer les types de projets, accédez à Menu principalAdministrateurGestion de projetTypes de projets

Les clients sont des personnes physiques ou morales pour lesquelles des projets sont réalisés. L'association des clients aux projets facilite le filtrage, la production de rapports, la création de graphiques et bien d'autres aspects.

De plus, vous pouvez donner accès à vos clients afin qu'ils puissent se connecter pour consulter les rapports partagés avec eux, participer à des discussions en ligne, partager des fichiers et même participer aux flux de travail de l'entreprise (par exemple, les bogues, les demandes de modification et les approbations).

L'accès client est gratuit.

Connexion client

Les clients virtuels sont des clients sans identifiant ni mot de passe. Ils ne peuvent donc pas se connecter à Celoxis. Lors de la création d'un client, vous pouvez lui attribuer un identifiant et un mot de passe. Vous pouvez également configurer ses informations de connexion depuis l'écran de modification du client.

Si, ultérieurement, vous souhaitez retirer l'accès à la connexion, il vous suffit d'effacer le nom d'utilisateur et le mot de passe de ce client.

Afin d'éviter tout incident, les clients ne sont pas informés de leurs identifiants de connexion. Il vous appartient de les leur communiquer.

Privilèges du client

Chaque compte client peut être configuré pour disposer des privilèges suivants :

Autoriser le client à consulter les informations relatives aux tâches, à l'exclusion des informations financières : cette option détermine si les clients peuvent consulter les détails des tâches. Les champs financiers (y compris les champs personnalisés) ne sont jamais affichés aux clients.

Autoriser le client à consulter les détails de l'avancement des tâches : ceci détermine si les clients peuvent consulter les mises à jour et les commentaires relatifs à la tâche.

Autoriser le client à mettre à jour l'avancement des tâches : cela détermine si les clients peuvent ajouter des commentaires sur une tâche.

Si vous partagez des rapports avec votre client, les privilèges mentionnés ci-dessus prévalent sur les données partagées. Par exemple, si vous partagez un rapport de liste de tâches avec un client qui ne dispose pas du « Autoriser le client à consulter les informations relatives aux tâches, à l’exclusion des informations financières » , ce client verra un rapport vide.

Hiérarchie des clients

Considérez les scénarios suivants :

• Plusieurs personnes d'une organisation cliente souhaitent collaborer sur un projet.
• Votre entreprise réalise des projets pour différents départements (ou filiales) d'un client, mais la direction souhaite des rapports consolidés. Par exemple, votre entreprise peut travailler pour IBM Inde et IBM France, et vos dirigeants peuvent souhaiter un rapport consolidé pour IBM. De plus, vous ne souhaitez pas que les collaborateurs d'IBM Inde aient accès aux projets d'IBM France, et inversement.
• Vous souhaitez empêcher tout accès accidentel d'un client au projet d'un autre. Par exemple, vous ne voulez pas donner à CBM l'accès aux projets d'IBM à cause d'une faute de frappe.

C’est là qu’intervient le concept de hiérarchie client . Celoxis vous permet de créer des hiérarchies clients pour une meilleure gestion des rapports, une collaboration optimisée et un contrôle d’accès amélioré

Exemple

Considérez les clients suivants :

 1 Peter Parker 2 IBM 3 ├── John 4 └── Alisha 5 Acme 6 ├── Acme (France) 7 │ ├── Pierre 8 │ └── Chloé │ 9 └── Acme (Inde) 10 ├── Ravi 11 └── Suresh

Il y a au total 11 clients.

Peter Parker est un client individuel. Il n'y a pas de hiérarchie.

IBM a deux clients enfants : John et Alisha.

Acme a deux clients enfants - Acme (France) et Acme (Inde), chacun ayant deux clients enfants - Pierre et Chloé pour le premier et Ravi et Suresh pour le second.

Pour créer cette relation parent-enfant, utilisez le champ « Parent » de l'écran d'ajout/modification du client.

Visibilité du projet

Lorsqu'un projet est attribué à un client, il est visible par ce client et tous ses sous-traitants. Reprenons l'exemple précédent :

Définition des clients du projet

Vous pouvez définir les clients d'un projet depuis l'écran d'ajout/modification du projet ou via les actions groupées du projet. Le premier client ajouté devient le client principal

Rapports et tableaux de bord clients

Vous pouvez partager des rapports et des tableaux de bord avec vos clients. Vous pouvez partager des tableaux, des graphiques circulaires, des graphiques à barres et bien d'autres types de visualisations. Pour plus d'informations, consultez le chapitre consacré aux tableaux de bord.

Pour partager le rapport avec un client, sélectionnez-le dans le « Visible pour les clients » du formulaire d'ajout/modification de rapport. Si vous choisissez l' « Tous » , le rapport sera partagé avec tous les clients.

Vous pouvez également contrôler de la même manière les onglets de projet visibles pour les clients. Accédez à Menu principalAdministrateurGestion de projetOnglets du projetModifiez la vue et sélectionnez les clients comme décrit ci-dessus.

Pour plus d'informations sur le partage de rapports et de tableaux de bord, consultez le chapitre consacré au partage de rapports.

Notez que les clients peuvent modifier les filtres marqués comme pouvant faire l'objet d'une invite dans l'onglet Filtre du rapport.

Les données financières ne sont jamais affichées aux clients, même si ces colonnes sont sélectionnées par erreur.

Actions du client

Les clients peuvent collaborer activement via le système, ce qui accroît la transparence et réduit les doublons. Il permet également de conserver une trace des opérations et d'éviter les oublis.

Consultation des clients

Les clients peuvent être consultés par les administrateurs et les utilisateurs disposant du « Afficher le client » .

Pour consulter la liste des clients, cliquez sur le menu de gauche PlusClients

Création de clients

Les clients peuvent être ajoutés par les administrateurs et les utilisateurs disposant du « Ajouter un client » .

Pour ajouter un client

1. Cliquez sur Menu principalClient
2. Dans le Basique languette:
   1. Veuillez renseigner votre nom, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone.
   2. Si le compte client fait partie d'une hiérarchie, saisissez le parent.
   3. Si vous ne souhaitez pas que le client dispose d'un identifiant et d'un mot de passe, cliquez sur la virtuelle .
   4. Attribuer les privilèges.
3. Dans l' Champs personnalisés , remplissez les champs personnalisés appropriés.
4. Dans l’ Préférences , sélectionnez les paramètres régionaux, les formats de date et les tableaux de bord.
5. Cochez la « Ajouter un autre » si vous souhaitez ajouter d'autres clients.
6. Soumettre

Importation des clients à partir d'un fichier CSV

Celoxis vous permet d'importer vos clients à partir d'un fichier CSV. Si vous disposez d'un fichier Microsoft Excel, vous pouvez l'exporter au format CSV (valeurs séparées par des virgules) puis l'importer dans Celoxis.

Pour importer des clients, rendez-vous sur la page des clients Menu principalPlusClients puis cliquez sur Importer bouton. Téléchargez le client au format décrit ci-dessous.

Champs pris en charge :

• Nom - obligatoire
• E-mail
• Téléphone
• Nom d'utilisateur - le nom de connexion.
• Mot de passe - le mot de passe en clair.
• Virtuel - faux ou vrai pour indiquer si le client peut se connecter ou non, respectivement.
• Champs personnalisés - vous devrez d'abord créer les champs dans Celoxis

Les clients sont

informés de leurs comptes de connexion.

Une équipe projet est un ensemble d'utilisateurs travaillant sur un projet. Les principaux avantages de la définition d'une équipe projet sont les suivants :

1. Pratique : vous ne verrez que les utilisateurs de votre équipe projet lors de l’attribution des tâches.
2. Sécurité : vous pouvez attribuer des privilèges spécifiques aux utilisateurs de l’équipe projet. Par exemple, vous pouvez configurer le système de sorte que tout utilisateur de l’équipe puisse commenter n’importe quelle tâche du projet.

Définir l'équipe d'un projet

L'équipe projet peut être définie sur l'écran d'ajout/modification de projet, sous l' Avancé .

Quelques règles à retenir :

• Les chefs de projet désignés pour un projet font toujours partie de l'équipe de ce projet.
• Les utilisateurs affectés à des tâches dans un projet font toujours partie de l'équipe de ce projet.

Renforcer les capacités de l'équipe de projet

Pour activer les capacités de l'équipe projet, accédez à Menu principalAdministrateurGestion de projetOptions du projet et décocher le Lors de l'attribution de tâches aux utilisateurs, affichez tous les utilisateurs, et pas seulement les membres de l'équipe projet. option.

Pour les petites équipes, cette fonctionnalité peut s'avérer excessive et il est préférable de la désactiver.

Celoxis est une excellente alternative à Microsoft Project. Son intégration avec Microsoft Project est parmi les plus complètes du marché. En maîtrisant son fonctionnement, vous pouvez obtenir une synchronisation bidirectionnelle parfaite avec Microsoft Project et ainsi profiter des avantages des deux solutions.

Importer depuis Microsoft Project

Vous pouvez créer un projet directement à partir d'un fichier Microsoft Project en cliquant sur (Menu principalProjetImportX/MSProject) ou importer des tâches dans un projet existant (Options du projetImportX/MSProject).

Lorsque vous importez un fichier Microsoft Project (XML ou MPP), Celoxis importera :

• relations parent-enfant
• Dépendances, y compris les délais de pré-retard
• Contraintes
• Affectations de ressources
• La ligne de base par défaut

Ce qui n'est pas importé :

• Options du calendrier - par exemple heures/jour, jours/mois, etc.
• Liste de ressources
• Champs personnalisés
• lignes de base non par défaut
• Calendriers et exceptions
• Données échelonnées dans le temps

Mappages de champs d'importation

Bien que la correspondance des champs soit généralement explicite (ils portent le même nom dans MS Project et Celoxis), certains champs méritent une mention particulière :

Comprendre les écarts

Bien que Celoxis et Microsoft Project présentent de nombreuses similitudes, ils diffèrent sur certains points (voir la liste des éléments non importés ci-dessus), ce qui peut entraîner des surprises. Si les dates ne correspondent pas dans Celoxis après l'importation, vérifiez que :

• Les calendriers de travail et les exceptions dans MS Project et Celoxis sont identiques. Veuillez noter que MS Project ne prend pas en charge les fuseaux horaires ni les heures non travaillées fractionnaires.
• Vous n'utilisez aucune des options ou fonctionnalités de Microsoft Project que Celoxis n'importe pas
• Vous avez correctement mappé les ressources lors de l'importation

Exportation vers Microsoft Project

Lorsque vous exportez un projet vers Microsoft Project (Options du projetExportX/MSProject), les éléments suivants seront exportés :

• relations parent-enfant
• Dépendances, y compris les délais de pré-retard
• Contraintes
• Affectations de ressources
• La ligne de base par défaut
• Calendriers de travail et exceptions
• Les ressources et leurs exceptions individuelles

Ce qui n'est pas exporté :

• Champs personnalisés
• Antécédents inter-projets
• Champs n'ayant pas de champ correspondant dans Microsoft Project (par exemple, espace de travail, budget, etc.)
• L'allocation des ressources en heures est désormais exprimée en pourcentage, car Microsoft Project ne prend pas en charge cette unité de temps

Mappages de champs d'exportation

Bien que la correspondance des champs soit généralement explicite (ils portent le même nom dans MS Project et Celoxis), certains champs méritent une mention particulière :

Comprendre les écarts

Celoxis et Microsoft Project, bien que similaires à bien des égards, présentent des différences (voir la liste des éléments non exportés ci-dessus), ce qui peut entraîner des surprises. Si les dates ne correspondent pas dans Microsoft Project après l'exportation, vérifiez que :

• Les calendriers de travail et les exceptions dans MS Project et Celoxis sont identiques. Veuillez noter que MS Project ne prend pas en charge les fuseaux horaires ni les heures non travaillées fractionnaires.
• Vous n'utilisez aucune des options ou fonctionnalités de Microsoft Project que Celoxis n'importe pas
• Vous n'avez pas alloué les ressources en heures et avez uniquement utilisé des pourcentages dans Celoxis. Microsoft Project ne prend pas en charge l'allocation en heures.

L'acronyme RAG signifie Rouge, Orange et Vert. Les indicateurs RAG permettent de visualiser l'état d'avancement des projets ou des tâches en termes de respect des délais et des coûts.

Celoxis calcule automatiquement et régulièrement les indicateurs RAG des projets et des tâches lorsque le projet est en d'exécution . Sinon, l'indicateur RAG est affiché comme inactif.

Indicateurs RAG du calendrier

Pour chaque projet et tâche, Celoxis calcule automatiquement sa date de fin prévisionnelle quotidienne en fonction de son rythme d'avancement. Il s'agit de la date à laquelle le projet ou la tâche devrait se terminer, compte tenu de ce rythme.

Par exemple, si une tâche devait être terminée en 4 jours et qu'après 2 jours elle n'est achevée qu'à 25 %, Celoxis calculera la date de fin prévue de la tâche au 8e jour au lieu du 4e jour initialement prévu.

Pour un projet ou une tâche récapitulative, sa date de fin prévue est la plus élevée des dates de fin prévues de ses tâches de niveau inférieur.

Les indicateurs RAG sont attribués comme suit :

Indicateurs RAG des coûts

Pour chaque projet et tâche, Celoxis calcule automatiquement son coût prévisionnel quotidien en fonction du rythme de dépenses actuel. Il s'agit du coût probable du projet ou de la tâche, calculé selon ce rythme.

Par exemple, si le budget d'une tâche est de 1 000 $ et qu'elle est réalisée à 25 % pour un coût réel de 200 $, Celoxis calculera le coût prévisionnel de la tâche à 800 $ au lieu de 1 000 $.

Pour un projet ou une tâche récapitulative, son coût prévisionnel est la somme des coûts prévisionnels de toutes ses tâches de niveau inférieur.

Les indicateurs RAG sont attribués comme suit :

Si le budget n'est pas spécifié, le coût prévu sera utilisé pour calculer le statut RAG.

Calcul des projections

Le calcul des projections est une opération gourmande en ressources ; il est donc impossible pour le système de maintenir les indicateurs RAG en temps réel.

Celoxis calcule les projections une fois par jour, au mieux de ses capacités. Toutefois, vous pouvez demander au système de recalculer les projections d'un projet à tout moment ProjectRecalculateStatsVous pouvez même recalculer les projections pour plusieurs projets en utilisant Actions groupées du projetProjectRecalculateStats depuis votre liste de projets.

Un calendrier de travail définit les périodes de travail et de repos au sein d'une organisation. Il précise les heures de travail pour chaque jour ouvrable, les jours ouvrables pour chaque semaine, ainsi que les exceptions, telles que les jours fériés.

Vous pouvez définir plusieurs calendriers de travail, chacun avec son propre fuseau horaire, ses heures de travail et ses exceptions.

Les calendriers de travail servent à planifier les tâches.

Utilisation des calendriers de travail

Chaque utilisateur ne peut être associé qu'à un seul calendrier professionnel. Ce calendrier peut être défini pour un utilisateur depuis l'écran d'ajout/modification d'utilisateur ou depuis l'écran de modification groupée.

Chaque projet possède un calendrier de travail par défaut. Toutes les dates de son diagramme de Gantt interactif sont affichées en fonction du fuseau horaire de ce calendrier. Le calendrier de travail par défaut peut être défini pour un projet depuis son écran d'ajout/modification.

Gestion des calendriers de travail

Seuls les administrateurs peuvent gérer les calendriers de travail. Pour gérer les calendriers de travail, accédez à Menu principalAdministrateurGestion de projetCalendriers de travail

Exceptions

Les exceptions sont des périodes qui dérogent aux règles définies dans le calendrier de travail. Elles peuvent concerner l'ensemble de l'organisation (par exemple, les vacances de Noël), un calendrier de travail spécifique (par exemple, le 4 juillet, jour férié uniquement aux États-Unis) ou un individu (par exemple, Joe part en vacances du 3 au 10 mai 2016).

Lorsqu'une exception est ajoutée, modifiée ou supprimée, les dates des tâches sont recalculées. Par exemple, si Marc est malade le 3 mai et qu'une exception est saisie, toutes les tâches que Marc devait effectuer ce jour-là seront reportées d'un jour.

Exceptions fonctionnelles et non fonctionnelles

Bien que la plupart des exceptions soient inactives, vous pouvez également saisir actives . Par exemple, si Pierre doit travailler le samedi 10 juin, vous pouvez saisir une active pour Pierre ce jour-là ; toutes les tâches qui lui sont assignées seront alors reprogrammées en conséquence.

Gestion des exceptions

Seuls les administrateurs peuvent ajouter des exceptions au calendrier de l'organisation ou au calendrier professionnel. Pour gérer les exceptions, rendez-vous sur Menu principalAdministrateurGestion de projetCalendriers de travail et cliquez sur le Exceptions languette.

Pour créer un projet, cliquez Menu principalProjet

Projet vierge

Cela crée un projet sans tâches.

Projet de copie

Cette opération clone le projet et l'intégralité de son organigramme des tâches. Tous les champs du projet et des tâches (y compris les champs personnalisés, mais à l'exclusion des contraintes), les dépendances, les affectations de ressources et les pièces jointes sont également copiés. Le nouveau projet est ensuite replanifié en fonction de sa nouvelle date de début. Si le projet d'origine comportait des tâches planifiées manuellement, ces tâches du nouveau projet auront une durée similaire et débuteront simultanément après le lancement du nouveau projet.

Utiliser un modèle

Pour plus de détails, cliquez ici.

Importer un projet Microsoft

Pour plus de détails, cliquez ici.

Vous pouvez joindre un ou plusieurs fichiers depuis votre disque dur local ou Google Drive au dossier d'un projet. Cliquez sur un projet pour ouvrir son panneau, puis cliquez sur Actions du projetJoindre des fichiersLes fichiers joints à un projet (ou à ses tâches) peuvent être consultés depuis le Fichiers languette.

Selon que vous utilisiez la facturation par utilisateur ou la facturation au temps passé, le tarif par défaut de l'utilisateur ou du code horaire est utilisé pour calculer les montants facturés. Vous pouvez modifier ces tarifs pour chaque projet.

Pour modifier les taux par défaut, cliquez sur un projet pour ouvrir son panneau, puis cliquez sur Actions du projetTarifs de facturation.

Dans l'exemple ci-dessus, le tarif horaire de Chris Patt pour ce projet a été fixé à 80 $. Comme vous pouvez le constater, vous pouvez cliquer sur le Ajouter pour ajouter un tarif, cliquer sur la Tarif pour modifier un tarif, ou cliquer sur l' icône pour supprimer une ligne, ce qui rétablira le tarif par défaut pour cet utilisateur.

Par défaut, le taux horaire de main-d'œuvre défini pour un utilisateur est utilisé pour calculer le coût de main-d'œuvre d'une tâche. Vous pouvez modifier ces taux pour chaque projet.

Pour modifier les taux par défaut, cliquez sur un projet pour ouvrir son panneau, puis cliquez sur Actions du projetTarifs de coût.

Dans l'exemple ci-dessus, le taux horaire de Chris Patt pour ce projet a été fixé à 50 $. Comme vous pouvez le constater, vous pouvez cliquer sur le bouton « Ajouter » pour saisir un taux, cliquer sur la cellule « Taux » pour le modifier, ou cliquer sur l' icône pour supprimer une ligne, ce qui rétablira le taux par défaut pour cet utilisateur.

Celoxis vous permet d'importer vos clients à partir d'un fichier CSV. Si vous disposez d'un fichier Microsoft Excel, vous pouvez l'exporter au format CSV (valeurs séparées par des virgules) puis l'importer dans Celoxis.

Pour importer des clients, rendez-vous sur la page des clients Menu principalClients puis cliquez sur Importer bouton.

Champs pris en charge :

• Nom - obligatoire
• E-mail
• Téléphone
• Nom d'utilisateur - le nom de connexion
• Mot de passe - le mot de passe en clair
• Virtuel : indiquez si le client peut se connecter (true ou false) . Si vous indiquez false ou laissez ce champ vide, vous devez fournir un nom d’utilisateur et un mot de passe
• Champs personnalisés - vous devrez d'abord créer les champs dans Celoxis

Pour des raisons de sécurité, aucun courriel n'est envoyé aux clients. Il vous appartient de leur communiquer leurs informations de connexion.

Vous pouvez sélectionner plusieurs projets et effectuer des actions sur ceux-ci. Cliquez sur le à côté de la case à cocher dans l'en-tête du tableau du rapport, comme indiqué ci-dessous :

Recalculer les projections

Pour plus de détails, consultez la section Calcul des projections ici.

Modifier

Permet de modifier plusieurs attributs simultanément, y compris les champs personnalisés, comme indiqué ci-dessous :

La gestion de portefeuille, souvent appelée gestion de projets et de portefeuilles (GPP), est plus simple qu'il n'y paraît. Avec Celoxis, vous pouvez lancer des demandes de projet, élaborer un modèle de notation, consulter les files d'attente et les ressources disponibles, atteindre l'équilibre souhaité et suivre l'avancement des projets et la comptabilité associée, pour une gestion optimale.

Installation

1. Activez la fonctionnalité Portfolio dans votre compte (Menu principalAdministrateurGestion de projetCaractéristiques).
   Cela permet à la section Portefeuille de la partie Projets de saisir les paramètres d'alignement, de bénéfice et de risque du portefeuille. Ce sont les attributs standard que nous fournissons pour la gestion de portefeuille.
2. Créer un nouveau projet d'état « Et si » (Menu principalAdministrateurGestion de projetÉtats du projet).
   Maintenez cet état Phase de « planification » et gardez «Laissez du temps» sans contrôle. Nous utiliserons cet état pour effectuer une analyse de scénarios rudimentaire afin de parvenir à un équilibre de portefeuille souhaité.
3. Importer l'application Demandes de projet. (Menu principalAdministrateurApplications personnaliséesApplicationsImporter).
   Vous obtenez ainsi un flux de travail standard prêt à l'emploi pour les demandes de projets. Vous pouvez le personnaliser pour l'adapter à vos processus métier. Modifiez l'application et décochez la case correspondante "Actif" case à cocher sous Onglet de baseAinsi, l'application ne sera pas disponible pour vos utilisateurs tant que nous n'aurons pas mis en place le reste des éléments.
4. Élaborez votre modèle de notation de projet.
   Définissez les attributs de projet supplémentaires qui pourraient constituer des facteurs importants pour l'évaluation des projets. Cela se fera via des champs personnalisés (Menu principalAdministrateurGestion de compteChamps personnalisésAssociez ces champs personnalisés à toutes les catégories de projets ainsi qu'à l'application Demandes de projets.
   En plus des attributs de notation spécifiques à votre projet, vous devrez également créer les 3 champs personnalisés suivants et les associer uniquement à l'application Demandes de projet :
   • - Alignement stratégique (numérique : 1 à 100),
   • - Bénéfice global (numérique : de 1 à 100), et
   • - Risque du projet (Liste déroulante à sélection unique : Très élevé à Très faible).

   Ces paramètres doivent correspondre aux paramètres standard du portefeuille du projet afin que vous puissiez les copier ultérieurement dans votre projet. Enfin, créez un champ de formule personnalisé « Score du projet » qui prendra en compte ces attributs et calculera un score potentiel pour le nouveau projet.

5. Créez un rapport « File d'attente des demandes de projet » pour visualiser votre pipeline de demandes de projet entrantes (Menu principalRapportsTous les rapportsPlusDemandes de projet).
   Dans l'onglet Sortie, sélectionnez 'Tabulaire' et sélectionnez toutes les colonnes importantes pour l'approbation de votre direction. Assurez-vous d'inclure les « Score du projet » dans la liste afin que vous puissiez voir directement le score calculé pour chaque demande de projet dans le pipeline.

Nouvelles demandes de projet

Chaque nouveau projet est intégré au système par le biais d'une demande. Le « File d'attente des projets » que nous avons créé permet de visualiser facilement les demandes de projet entrantes et de les classer/reclasser selon vos critères.

1. Retournez à la définition de votre application de demandes de projet (Menu principalAdministrateurApplications personnaliséesApplications) et marquez ceci comme "Actif"Cette application est désormais disponible pour vos utilisateurs afin qu'ils puissent soumettre de nouvelles demandes de projet.
2. Pour chacun de vos nouveaux projets, créez une demande de projet dans le système (Pour ajouter, cliquez Menu principalDemandes de projet).
   Comme aucun conteneur de projet n'est encore créé, créez cette application dans un espace de travail (si vous en avez défini) ou sélectionnez « Hors projet » (s'il n'y a pas d'espaces de travail dans votre entreprise). Vous devrez définir des valeurs de notation pour chaque demande de projet et les saisir dans les champs personnalisés correspondants du formulaire « Nouvelles demandes de projet ».
3. Une fois votre demande approuvée, vous devrez créer un conteneur de projet pour votre nouveau projet (Pour ajouter, cliquez Menu principalProjetNouveau projet).
   Saisissez les informations nécessaires (date de début prévisionnelle, client, budget, etc.) concernant ce nouveau projet dans le formulaire. Conservez le projet en statut « Scénario ». Ainsi, il n'interférera pas avec vos autres projets en cours. Copiez ensuite tous les paramètres d'évaluation de la demande de projet dans la section « Portfolio » du projet et dans les champs personnalisés définis.
4. Déplacez maintenant la demande de projet associée à ce nouveau projet sous le projet lui-même (Allez à l'endroit indiqué) élément ProjectRequestsSe déplacer et sélectionnez le nouveau projet dans la liste). De cette façon, la demande approuvée reste dans le référentiel du projet.

Équilibre de portefeuille souhaité

Maintenant que vous avez créé tous vos conteneurs de projet, vous devrez les valider par rapport à vos capacités de ressources disponibles et les réviser en fonction de la disponibilité des ressources, des priorités et de l'importance stratégique.

1. Vérifier les capacités des ressources disponibles. Allez à Menu principalRapportsTous les rapportsCapacité des ressourcesCe rapport intégré vous offre une vision claire des capacités de vos ressources organisationnelles à court terme. Il vous permet d'évaluer la capacité de vos ressources actuelles à intégrer les nouveaux projets de votre portefeuille. Vous pouvez étendre la période par défaut du rapport pour obtenir une analyse plus détaillée de vos capacités. Vous pouvez également rechercher des ressources possédant des compétences spécifiques grâce au filtre « Ressources : Recherche ».
2. Maintenant, pour chaque projet, définissez l'organigramme des tâches (WBS) et les ressources. Étant donné que le projet est à l'état de « simulation », il n'affectera pas la charge de travail de votre projet existant. Ouvrez la vue de charge des ressources (Menu principalChargement des ressourcesDans les filtres, ajoutez « Scénarios » à votre filtre « État du projet ». Votre affichage des ressources commencera alors à afficher vos nouveaux projets en plus de vos projets en cours et en brouillon.
3. Utilisez la vue de charge des ressources pour effectuer une analyse de scénarios rudimentaire afin de comprendre l'impact de vos nouveaux projets sur la charge des ressources existantes.
4. À partir de la vue Chargement des ressources, vous pouvez
   Vérifiez s'il y a des problèmes de ressources. Vous pouvez remplacer les ressources si nécessaire. Survolez la tâche en conflit et sélectionnez l'option correspondante Modifier les ressourcesVous pouvez également déplacer des tâches en modifiant leur date (survolez la tâche avec la souris) Modifier la tâche)
5. Si vous rencontrez toujours des problèmes de ressources, modifiez la date de début des autres projets à faible priorité afin que toutes les autres tâches de ces projets soient reprogrammées. Veuillez noter toutefois que Celoxis ne prend actuellement pas en charge la fonction « Annuler ». Si vous devez revenir en arrière, vous devrez rétablir manuellement l'état antérieur du projet.

Rapports de portefeuille

Celoxis met à votre disposition plusieurs rapports de portefeuille de bonnes pratiques prêts à l'emploi pour les gestionnaires et les dirigeants. Vous pouvez également créer vos propres rapports.

1. Allocations budgétaires

   Ce graphique à barres présente la répartition des budgets par responsable, en fonction du mois et de l'année de début de leurs projets. Il offre une vue d'ensemble des budgets approuvés pour chaque responsable et ses projets.

   

2. Analyse du portefeuille de projets

   Ce graphique à bulles vous offre une vue d'ensemble pertinente de l'alignement de vos projets avec la stratégie de l'entreprise et leurs avantages financiers ou opérationnels. La couleur des bulles indique le niveau de risque perçu du projet.

   

3. Projets (par calendrier)

   Il s'agit d'un rapport de suivi qui vous donne un aperçu de tous les projets de votre portefeuille et de leur état d'avancement.

   

4. État du projet (Gantt)

   Voici une vue chronologique de tous les projets de votre portefeuille. Ce rapport de suivi offre aux gestionnaires et aux dirigeants une vision claire de l'alignement des projets et de leurs tâches principales avec leurs échéanciers.

   

5. Dépassement des coûts

   Le rapport « Dépassement de coûts » est un tableau qui identifie les projets dont les coûts réels ont dépassé les coûts estimés.

   

6. Capacité des ressources

   Grâce à ce rapport échelonné dans le temps, les dirigeants et les responsables de l'approbation des projets peuvent obtenir à tout moment une image claire de vos capacités en ressources et prendre de meilleures décisions en matière de ressources pour les nouveaux projets.

   Capacité prévue (%) = 1 − Utilisation prévue Capacité réelle (%) = 1 − Utilisation réelle

   

7. Utilisation des ressources

   Ce rapport permet de suivre l'utilisation des ressources par rapport aux plans.

   Utilisation prévue (%) = Effort prévu ÷ Heures disponibles Utilisation réelle (%) = Effort réel ÷ Heures disponibles

   

8. Efficacité des ressources

   Il s'agit d'un excellent rapport pour le suivi des performances des ressources.

   Efficacité (%) = Effort planifié ÷ Effort réel

   

Le coût est un élément essentiel du triangle de la gestion de projet. Celoxis simplifie considérablement le suivi budgétaire et des coûts, tant pour l'ensemble des projets que pour chaque tâche. Grâce à ce guide pratique, vous pourrez facilement établir un budget de projet réaliste, en gardant un œil sur le détail des budgets des différentes tâches. Vous apprendrez également, entre autres :

• Comment spécifier les coûts fixes et les coûts de matériel de chaque tâche
• Comment allouer correctement les ressources humaines
• Comment suivre l'état financier des projets et des tâches grâce à des indicateurs clés tels que le coût estimé du projet/de la tâche, le coût réel et les indicateurs visuels de santé.

Établir le budget de votre projet

Pour établir le budget d'un projet, il faut d'abord connaître son coût d'exécution. Une fois ce coût déterminé, ajoutez une marge de sécurité et une marge souhaitée (le cas échéant) pour obtenir un budget réaliste. Voici comment procéder :

Tout d'abord, pour chaque ressource, vous spécifiez un taux horaire. Il s'agit généralement du salaire que vous versez à la ressource ou, pour un prestataire, d'un taux horaire.

L'étape suivante consiste à créer les tâches de votre projet et à affecter des ressources à chacune d'elles. Celoxis calcule ensuite automatiquement le coût de la tâche en fonction du taux horaire et du temps alloué à la ressource. Par exemple, si le taux horaire d'Alison est de 50 $ et qu'elle devrait travailler 10 heures sur une tâche donnée, le coût sera de 10 x 50 = 500 $. Si John (une autre ressource) devait également travailler sur cette tâche, son coût serait ajouté. La somme des coûts d'Alison et de John constituera le coût de main-d'œuvre de la tâche.

Supposons maintenant que vous ayez dû acheter des ordinateurs d'une valeur de 1 000 $ pour la tâche n° 2 du schéma ci-dessus. Vous pouvez saisir ce montant dans le champ « Coûts prévus hors main-d'œuvre » pour cette tâche.

Le coût prévu de cette tâche sera désormais de 1500 $ (soit 500 $ + 1000 $)

Une fois cette activité terminée pour toutes les tâches de votre plan, la somme totale des coûts prévus de toutes les tâches correspondra au coût prévu du projet. Ce coût prévu servira de base à l'élaboration du budget de votre projet.

Pour consulter le coût prévisionnel du projet, reportez-vous à la section « Finances » de l’onglet « Détails du projet ».

Ajoutez votre marge de sécurité/marge souhaitée au coût prévu pour établir le budget du projet.

Suivi des coûts réels

Dès le début du projet et pendant toute sa durée, chaque ressource devra remplir sa feuille de temps pour enregistrer les heures réellement consacrées à chaque tâche. Une fois ces heures validées par le responsable, le système les utilisera pour calculer automatiquement le coût réel de chaque tâche. Pour les coûts autres que la main-d'œuvre, comme l'achat d'ordinateurs, chaque ressource devra ajouter les dépenses correspondantes aux tâches. Ces dépenses constitueront le coût réel des matériaux pour chaque tâche et seront ajoutées au coût réel total. De même que pour les heures enregistrées, chaque dépense devra être validée par le responsable avant d'être prise en compte dans le coût réel de la tâche.

L'affichage des colonnes appropriées dans le diagramme de Gantt interactif permettra de suivre l'état budgétaire de chaque tâche, ainsi que l'effort réel.

Lorsque votre équipe met à jour l'état d'avancement des tâches et enregistre les heures ou les dépenses, Celoxis calcule automatiquement et instantanément le coût prévisionnel de chaque tâche. Cela permet aux mécanismes d'alerte précoce, tels que les indicateurs de santé budgétaire (rouge, orange, vert, bleu), de vous avertir à l'avance si vos coûts risquent de dépasser le budget (ou les estimations). Par exemple, si une tâche est réalisée à 50 % et a déjà coûté 100 $, son coût prévisionnel est de 200 $.

Indicateur RAG pour la santé budgétaire des tâches (et du projet)

• Hors budget : si les coûts réels dépassent le budget. Si aucun budget n’est spécifié, le coût estimé est pris en compte.
• En bonne voie - si le coût prévisionnel est inférieur ou égal au budget (ou au coût estimé, si le budget n'est pas spécifié).
• À risque – si le coût projeté dépasse le budget (ou le coût estimé, si le budget n’est pas spécifié).

Cela permet de suivre facilement l'état du budget de chaque tâche individuellement. Cependant, dans la plupart des cas, vous vous préoccuperez davantage de la santé globale du projet. Cette information est toujours affichée de manière claire et concise à côté du nom du projet.

Pour connaître les indicateurs financiers de base du projet, reportez-vous à la section « Finances » de l’onglet « Détails » du projet.

Rapports transversaux des gestionnaires et des cadres supérieurs

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de rapports utiles et faciles à générer, qui vous renseignent sur la répartition budgétaire, les coûts réels et d'autres aspects financiers de plusieurs projets. Chaque rapport est facilement configurable, regroupable, triable et peut être converti en graphique selon vos besoins.

Autres scénarios

1. Mes projets disposent d'un budget pré-alloué. Le système peut-il m'alerter lorsque les coûts prévus risquent de dépasser ce budget ?

   Oui ! Définissez le budget du projet dans l’onglet Avancé de la boîte de dialogue Modifier le projet et surveillez l’indicateur de santé financière du projet. Les indicateurs RAG vous avertiront en cas de dépassement budgétaire.

2. Certaines de mes tâches donnent lieu à des frais fixes. Comment dois-je les comptabiliser ?

   Veillez à ajouter les coûts fixes dans l'onglet Avancé de la boîte de dialogue Modifier la tâche. Le coût de la tâche sera alors calculé automatiquement lors de la mise à jour de sa progression. Par exemple, si les coûts fixes sont fixés à 1 000 $ et que la tâche est réalisée à 30 %, son coût réel sera de 30 % de 1 000 $, soit 300 $.

3. Certaines de mes tâches peuvent avoir un budget maximal à respecter, quel que soit l'employé. Comment configurer cela ?

   Comme pour le budget d'un projet, définissez-le dans l'onglet Avancé de la boîte de dialogue Modifier la tâche, puis suivez les indicateurs d'état (rouge, orange, vert). Veillez à afficher la colonne État du budget dans votre diagramme de Gantt interactif pour visualiser l'état de chaque tâche.

4. Nous ne réservons pas nos ressources lors de la phase initiale de validation du projet. Comment puis-je estimer les coûts en connaissant mes ressources ?

   Créez des utilisateurs « virtuels » tels que Chef de projet, Graphiste, Développeur web, etc. Attribuez à chaque utilisateur virtuel le coût correspondant à son rôle. Répartissez les tâches entre ces utilisateurs virtuels ; cela vous permettra d’estimer le coût du projet. Une fois l’équipe projet constituée, utilisez la fonction Ressources > Remplacer une ressource du diagramme de Gantt interactif pour remplacer chaque utilisateur virtuel par la ressource correspondante. Notez que les heures allouées restent inchangées après le remplacement.

5. Nous avons des tarifs de ressources différents pour certains projets. Comment puis-je procéder ?

   Vous pouvez définir les taux de coût spécifiques à chaque projet et à chaque utilisateur via la fonction Plus >> Taux de coût. Si le coût de l'utilisateur n'est pas spécifié pour le projet, il correspondra par défaut à celui défini dans la boîte de dialogue Modifier l'utilisateur.

6. Que se passe-t-il lorsqu'un ajustement de coût est appliqué aux ressources des projets en cours ?

   Le coût des travaux déjà effectués sera calculé au tarif précédent. Le coût de tous les travaux futurs sera calculé au nouveau tarif.

7. Comment comptabiliser une dépense imprévue sur mon projet ?

   Toute dépense imprévue doit être imputée à la ou aux tâches appropriées du projet. Par exemple, si, avec l'accord du responsable, un collaborateur a acheté une licence monoposte pour un logiciel de retouche d'images, le coût de cette licence doit être ajouté à la tâche pour laquelle le logiciel sera utilisé. Veuillez noter que cette dépense devra être approuvée par le chef de projet avant d'être intégrée au coût de la tâche.

8. Puis-je catégoriser les activités et les dépenses engagées dans le cadre de mes projets pour les besoins de l'établissement des rapports de gestion ?

   Oui. L'administrateur Celoxis peut définir plusieurs codes de temps et de frais dans les sections « Feuilles de temps » et « Frais » de la page d'administration. Les catégories de frais courantes incluent les déplacements, les repas, les fournitures de bureau, les honoraires des fournisseurs, etc. Les codes de temps courants incluent les réunions, la recherche et le développement, le marketing, la formation et l'intégration, les congés payés, les vacances, etc.

9. Celoxis soutient-il le projet de référence ?

   Oui. Une seule ligne de base peut être définie par projet, couvrant soit l'ensemble du projet, soit certaines tâches. Vous pouvez ensuite comparer l'évolution du calendrier du projet avec la ligne de base précédemment définie. Comme il n'existe qu'une seule ligne de base par projet, toute nouvelle ligne de base remplacera la ligne de base existante. Veuillez consulter le guide « Utilisation des lignes de base » dans notre série de tutoriels.

Conclusion/Points finaux

Les fonctionnalités Celoxis décrites dans ce document ne sont que quelques exemples des techniques à votre disposition pour le suivi des budgets et des coûts de vos projets. Les rapports inter-projets, offrant de multiples perspectives et analyses des données de vos projets, peuvent être facilement créés, configurés et partagés. Ils permettent ainsi d'obtenir une vue d'ensemble précise des comptes individuels, des portefeuilles de projets et de l'ensemble de l'organisation. Les multiples points de données d'entrée et de sortie, y compris ceux listés ci-dessous, peuvent être facilement représentés dans divers rapports et graphiques, mettant toutes les données essentielles à votre disposition. N'oubliez pas que, même pour les systèmes les plus complets et sophistiqués, la qualité des données de sortie dépendra de la qualité des données d'entrée. Encouragez toujours votre équipe à suivre avec précision les données financières requises et à saisir les informations relatives au temps et aux dépenses de manière régulière et rigoureuse. Le système se chargera ensuite de vous fournir des représentations précises et en temps réel de l'état d'avancement de vos projets.

Champs de saisie par vous

Voici quelques indicateurs permettant de suivre l'état d'avancement des projets et des tâches

Celoxis offre à votre entreprise deux modèles de facturation flexibles : la facturation par utilisateur et la facturation au temps passé (également appelée facturation par activité), simplifiant ainsi le suivi des montants facturés pour différents types de projets. De plus, Celoxis vous permet de gérer des projets à prix fixe ou à l’heure, offrant ainsi les deux options : la facturation au forfait et la facturation au temps passé et aux matériaux utilisés. Ce guide pratique vous permettra de calculer facilement les montants estimés et réels de vos factures, quel que soit le modèle de facturation choisi par votre entreprise. Après avoir consulté ce guide, vous découvrirez :

• Mise en place du modèle de facturation de l'organisation
• Configuration du type de facturation du projet
• Établissement des tarifs de facturation
• Suivi des montants de facturation réels et estimés
• Indicateurs d'entrée et de sortie pertinents liés à la facturation

Mise en place du modèle de facturation de votre organisation

Lors de la première configuration de Celoxis, l'une des décisions majeures qui affectera chaque projet du système consiste à adopter l'un des deux modèles de facturation disponibles :

• basé sur l'utilisateur
• Basé sur le code temporel

Cette opération s'effectue dans la section « Feuille de temps » de la page « Administration ». Vous devez disposer des droits d'administrateur pour accéder à ces paramètres. Sélectionnez le modèle de facturation approprié pour modifier instantanément les paramètres de l'ensemble du système.

Dans le modèle basé sur l'utilisateur, des taux de facturation distincts seront ajoutés pour chaque utilisateur facturable du système. Ces taux seront ensuite pris en compte dans les montants de facturation des projets, tant réels qu'estimés.

Pour définir le tarif de facturation par défaut d'un utilisateur, ouvrez ses paramètres et saisissez le montant horaire souhaité dans le champ Facturation de la section Tarifs par défaut ($/heure) de l' onglet Basique

Chaque utilisateur du système peut définir un tarif de facturation par défaut/entreprise qui s'appliquera automatiquement à tous les projets. Il est également possible de modifier les tarifs pour chaque utilisateur et chaque projet. Consultez la section « Autres scénarios » et la FAQ pour plus d'informations.

Le montant de la facturation pour ce modèle est calculé en multipliant le nombre d'heures facturables saisies par chaque utilisateur dans la feuille de temps du projet, par le taux de facturation de l'utilisateur.

Pour définir le taux horaire par défaut associé au code temps, accédez à la Administration (vous devez disposer des droits d'administrateur) et cliquez sur le Codes temps dans la Feuille de temps . Saisissez le taux horaire souhaité dans le champ Facturer. Notez que ce champ n'est disponible que si le modèle de facturation de l'entreprise est basé sur les codes temps.

Configuration du type de facturation du projet

Celoxis vous offre la possibilité de choisir entre une facturation à prix fixe ou une facturation horaire pour chaque projet.

Mise en place de la facturation pour les projets à prix fixe

Dans le cadre d'une facturation à prix fixe, les tâches que vous effectuez et facturez sont facturées à un prix fixe prédéfini.

Pour définir le projet sur la formule « Prix fixe », accédez à la section « Finances » de l’ onglet « Avancé » dans la boîte de dialogue « Ajouter/Modifier un projet » . Veuillez noter que les différents modèles de facturation ne sont disponibles que pour les projets clients. Pour les projets sans client spécifié, le champ « Modèle de facturation » restera masqué.

Sélectionner l' Prix fixe dans le Modèle de facturation ouvre le nouveau Prix fixe , vous permettant de saisir le montant que vous prévoyez de facturer.

Lorsque vous choisissez ce type de projet, l'option « facturable » pour les dépenses et les saisies de temps n'est pas cochée par défaut.

Comment fonctionnent les tarifs pour les projets à l'heure

Lorsque vous sélectionnez « Horaire » dans le menu déroulant « Modèle de facturation », les montants facturés sont calculés à partir des heures enregistrées par les utilisateurs dans leurs feuilles de temps. Le taux horaire de chaque utilisateur est déterminé soit par ses paramètres, soit par son code horaire, selon le modèle de facturation de l'entreprise.

Lorsque ce type de facturation est utilisé, l' « Facturable » pour les dépenses et les saisies de temps du projet sera automatiquement cochée par défaut.

Suivi des montants de facturation réels

Une fois les taux de facturation fixés, le montant facturable réel pour chaque tâche est calculé à l'aide de cette formule, qui prend en compte à la fois les coûts de main-d'œuvre et les coûts des matériaux :

Montant (Actuel, Facturable) d'une tâche = Heures (Actuelles, Facturables) × Taux horaire + Dépenses approuvées et facturables liées à la tâche

Le montant (réel, facturable) du projet est calculé à partir de la somme des montants des principales tâches du projet. Selon le modèle de facturation de l'organisation, les taux horaires sont soit ceux de l'utilisateur, soit ceux des codes horaires sélectionnés dans la feuille de temps.

Par exemple, si une ressource travaillant au taux de facturation de 30 $ l'heure a déclaré 10 heures facturables pour une tâche, et que le chef de projet approuve les dépenses de matériel facturables de 1 000,00 $ pour la même tâche, le montant (réel, facturable) pour cette tâche sera calculé comme suit :

Montant (Acte, Facturable) = 10 h × 30 $ h + 1 000 $ = 1 300,00 $

Celoxis propose un autre indicateur utile qui calcule le montant facturable estimé pour l'ensemble du travail effectué sur le projet. Le montant (estimé, facturable) est calculé selon une formule similaire, en multipliant le taux horaire de l'utilisateur par le nombre d'heures estimées pour cette tâche.

Le montant (estimé, facturable) du projet est calculé à partir de la somme des montants des principales tâches du projet.

Veuillez noter que le montant (estimé, facturable) n'est disponible et calculé que lorsque le modèle de facturation par utilisateur est utilisé. De plus, avec ce modèle, si le type de facturation du projet est « Prix fixe », la facturation estimée du projet correspond au prix fixe défini et, par conséquent, aucune estimation de facturation n'est fournie au niveau des tâches.

Pour la facturation basée sur les codes horaires, la facturation estimée ne peut pas être calculée ; par conséquent, la colonne Montant (Estimé, Facturable) n'est pas disponible.

Celoxis vous permet également de suivre les saisies de temps et les dépenses facturées. Le statut de facturation des éléments d'une tâche donnée est visible dans la boîte de dialogue Détails de la tâche.

Au niveau de l'organisation, vous pouvez également créer un rapport inter-projets qui affiche, par projet :

• Montant (Dépense, Facturé)
• Montant (Temps, Facturé)
• Heures (facturées)

Rapports inter-projets des gestionnaires et des cadres supérieurs

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de rapports utiles et faciles à générer, qui vous fourniront des informations complémentaires sur des indicateurs de facturation importants. Chaque rapport est facilement configurable, regroupable, triable et peut être converti en graphique selon vos préférences.

Autres scénarios et questions fréquemment posées

1. Que se passe-t-il si je modifie le modèle de facturation de l'entreprise ?

   Il s'agit d'une étape importante susceptible d'avoir un impact sur les projets en cours ainsi que sur les informations figurant dans les rapports financiers. Veuillez consulter l' « Changement de modèle de facturation » pour obtenir la liste complète des conséquences potentielles.

2. Pourquoi l'option « Aucun » est-elle proposée pour les modèles de facturation de l'entreprise et des projets ?

   Le modèle de facturation de l'entreprise doit être défini sur « Aucun » si votre organisation ne facture pas ou si, pour une raison quelconque, vous ne souhaitez pas suivre votre facturation dans Celoxis.
   Définir le type de facturation sur « Aucun » au niveau du projet signifie qu'aucune facturation n'est effectuée pour ce projet. Ceci est utile pour les projets internes, les preuves de concept ou les initiatives pro bono.

3. Nous appliquons des tarifs de facturation différents selon les projets. Comment puis-je procéder ?

   Vous pouvez définir les tarifs de facturation spécifiques à chaque projet et à chaque utilisateur via la fonction Plus >> Tarif de facturation. Si aucun tarif n'est spécifié pour l'utilisateur, le tarif par défaut défini dans la boîte de dialogue Modifier l'utilisateur sera utilisé.

4. Que se passe-t-il lorsqu'un ajustement du tarif de facturation est appliqué aux utilisateurs ayant des projets en cours ?

   Le montant facturé pour le travail déjà effectué sera calculé au tarif précédent. Le montant de tous les travaux futurs sera calculé au nouveau tarif. Si vous avez des saisies enregistrées et que le tarif a changé avant leur validation, le nouveau tarif sera appliqué dès la validation des saisies.

5. Que se passe-t-il lorsqu'un ajustement du taux de facturation est appliqué aux codes de temps pour des projets en cours ?

   À l'instar des tarifs appliqués aux utilisateurs, la facturation du travail déjà effectué sera calculée au tarif précédent. La facturation de tout travail futur (y compris les saisies de temps enregistrées) sera calculée au nouveau tarif.

6. Pourquoi certaines entrées de temps et dépenses sont-elles automatiquement marquées comme facturables, tandis que d'autres ne le sont pas ?

   Lorsqu'une nouvelle entrée de temps ou de dépense est ajoutée à un projet, elle peut être marquée comme facturable ou non facturable. Le modèle de facturation du projet détermine le comportement par défaut des cases à cocher facturables.
   

   • Modèle à prix fixe – la case facturable est décochée par défaut
   • Modèle horaire – la facturation est activée par défaut

   Ce comportement par défaut tient compte du fait qu'avec le modèle horaire, les heures doivent être suivies afin de générer les factures clients appropriées, tandis que dans le modèle à prix fixe, la facturation est basée sur le prix fixe mais n'est pas affectée par les efforts réels consacrés par les ressources du projet.

7. Proposez-vous une intégration avec tous les logiciels comptables ?

   Oui, Celoxis propose une intégration native avec QuickBooks Online pour la gestion et l'enregistrement des factures. Voici le lien vers une courte vidéo.

Conclusion/Points finaux

Comme pour tout type de données, la facturation dans Celoxis dépend de l'exactitude et de l'exhaustivité des informations fournies par les chefs de projet, les administrateurs et les autres utilisateurs. Avant le déploiement de Celoxis au sein de votre organisation, prenez le temps de discuter des paramètres de mise en œuvre afin de définir le modèle de facturation le plus adapté. De même, assurez-vous que vos chefs de projet connaissent les différences entre les modèles de facturation et utilisent le modèle approprié pour chaque projet. Enfin, encouragez-les à contrôler les taux de facturation des utilisateurs et des codes temporels afin de garantir l'exactitude des données de facturation pour tous les projets du système.

Les champs d'entrée et de sortie suivants sont disponibles dans la configuration par défaut de Celoxis pour vous aider dans vos besoins de facturation quotidiens

Champs de saisie par vous

Voici quelques-uns des résultats qui contribuent à la facturation des projets

Celoxis est une plateforme très flexible qui s'adapte rapidement à la gestion de vos projets Scrum. Ce document vous explique comment configurer vos projets pour Scrum. Avec Celoxis, vous pouvez définir et gérer rapidement votre backlog produit, ainsi que planifier et exécuter vos sprints.

Gestion du backlog produit

1. Créez votre projet Scrum avec un nom approprié de (Menu principalProjetNouveau projet). Commencer: Date de début prévue de votre premier sprint DirecteurSélectionnez un utilisateur qui est le Product Owner/Scrum Master. ClientSélectionnez le client du projet.
2. Créez maintenant une tâche appelée « Backlog produit », qui est une tâche récapitulative. C'est ici que le Product Owner planifiera et gérera les éléments du backlog pour la planification du sprint.
3. Pour chaque user story, le Product Owner créera une tâche dans le projet Product Backlog. À ce stade, il ne définira ni ressources ni dates. Il est donc conseillé de conserver les dates par défaut pour chaque user story ajoutée.
4. Le Product Owner doit régulièrement gérer le backlog en classant les user stories par ordre de priorité et en leur attribuant une taille relative. Pour ce faire, créez un champ personnalisé à sélection unique « Points de user story » en utilisant la suite de Fibonacci. Associez ce champ aux tâches et ajoutez la colonne correspondante à votre diagramme de Gantt.

Sprints de planification

1. Créez votre tâche Sprint 1 (Cliquez depuis Gantt) AjouterTâche).
   Chaque sprint sera représenté par une tâche récapitulative dans Celoxis.
2. Ensuite, élargissez le backlog produit et recherchez les user stories que le Product Owner, l'équipe et le Scrum Master jugent pertinentes pour ce sprint. La sélection doit se faire en fonction de la vélocité cible définie par l'équipe pour les sprints. Choisissez les user stories dont le total de points d'effort correspond à cette vélocité cible.
3. Déplacez les user stories sélectionnées du Product Backlog vers votre Sprint en tant que sous-tâches du Sprint 1 (Tâche récapitulative)
4. Une fois les user stories sélectionnées pour le sprint, votre équipe les décompose en activités ou sous-tâches plus petites.
5. Pour chacune de ces activités, l'équipe sélectionne les dates appropriées, alloue les ressources et estime l'effort nécessaire.
6. Une fois toutes les user stories converties en tâches, vérifiez que la durée du sprint correspond bien à l'itération prévue. Même si le nombre de points d'effort du sprint atteint la vélocité cible, certaines tâches ou activités nécessaires à leur réalisation peuvent impacter les itérations fixes. Dans ce cas, vous devrez collaborer avec votre équipe pour réorganiser le travail ou retirer une user story du sprint (c'est-à-dire la replacer dans le backlog produit).

Courses de sprint

1. Une fois votre sprint chargé et votre projet actif, votre équipe peut commencer à travailler. Elle peut également mettre à jour le champ « Statut » qui indique l’état d’avancement de la tâche dans le sprint.
2. Au fur et à mesure de leur progression, les membres de l'équipe peuvent remplir des feuilles de temps pour consigner les heures réellement consacrées à chaque tâche. Une fois ces heures validées par le Scrum Master, le système mettra automatiquement à jour le travail restant sur la tâche.

Rapport d'état du sprint

Il s'agit d'un rapport tabulaire qui vous donne une vue d'ensemble en temps réel de toutes les tâches de votre sprint actuel.

Le graphique linéaire vous aide à comprendre les efforts prévus et les efforts réels pour une période ou un sprint spécifique.

Ce que vous ne recevez pas

Graphiques d'avancement - Actuellement, nous ne disposons pas de graphiques d'avancement. Nos équipes produit et ingénierie travaillent à leur intégration dans Celoxis.

Vous pouvez définir une base de référence pour un projet et ses tâches, puis comparer ultérieurement les résultats réels à cette base de référence afin d'en comprendre l'écart. Celoxis prend également en charge l'analyse de la valeur acquise (EVA). Dans la plupart des cas, la base de référence correspond à l'estimation initiale. Il est alors conseillé de définir cette base de référence juste avant le lancement du projet. Celoxis ne prend actuellement en charge qu'une seule base de référence.

Création d'une base de référence

Accédez au diagramme de Gantt du projet en cliquant sur Cliquez ensuite sur barre d'outilsLigne de baseEnsembleProjetÀ tout moment, vous pouvez également choisir d'ajouter ou de réinitialiser les lignes de base des tâches sélectionnées. Par exemple, si le périmètre a été élargi et que de nouvelles tâches ont été ajoutées, vous pouvez ajouter uniquement ces nouvelles tâches à la ligne de base en les sélectionnant et en cliquant sur barre d'outilsLigne de baseEnsembleTâches sélectionnées.

Les champs suivants sont définis comme référence :

• Début prévu
• Fin prévue
• Effort planifié
• Coût prévu
• Budget

Visualisation de la ligne de base

Accédez au diagramme de Gantt du projet en cliquant sur Cliquez ensuite sur barre d'outilsLigne de baseVoir.

Rapport sur les lignes de référence

Une fois le projet de référence établi, l'ensemble des attributs de l'analyse de la valeur acquise (EVA), tels que BCWS, BCWP, EV, PV, CPI et SPI, sont disponibles dans les rapports de projet et de tâche. Pour en savoir plus sur l'analyse de la valeur acquise, veuillez consulter notre article de blog.

De nombreuses colonnes relatives aux données de base sont disponibles dans les projets et les tâches.

Dans le cadre normal des activités, les projets doivent être réévalués régulièrement afin d'être redéfinis en fonction des priorités. Souvent, sur instruction de la direction, les responsables doivent intégrer une nouvelle demande de projet prioritaire parmi les projets existants. Ce guide explique comment procéder :

1. Évaluer l'impact d'un nouveau projet sur la charge de travail des ressources existantes,
2. Identifier les ressources sous-utilisées ou gratuites,
3. Remplacer les ressources affectées aux tâches,
4. Déplacer certaines tâches pour équilibrer la charge de travail,
5. Si nécessaire, reportez complètement un projet de faible priorité à une date ultérieure.

Évaluation de l'impact du nouveau projet sur la charge de travail existante

1. Créez un nouvel état de projet, par exemple « Requêtes » (Menu principalAdministrateurGestion de projetÉtats du projetConservez ce nouvel état dans "Planification" Définissez une étape et bloquez le temps nécessaire. Cela permet de bien distinguer les nouvelles demandes de projets des projets réguliers.
2. Créez un projet pour votre nouvelle demande de projet et maintenez-le à l'état « Demandes » (Cliquez) Menu principalProjetNouveau projetVeuillez saisir la date de début prévue pour ce projet.
3. Dans l'onglet Gantt interactif du projet, définissez l'organigramme des tâches (WBS) et les ressources. Le projet étant à l' « Demandes » , cela n'aura aucune incidence sur votre charge de travail actuelle.
4. Accéder à la charge de ressources (Menu principalChargement des ressourcesPar défaut, cette vue affichera les projets planifiés et actifs préexistants.
5. Modifiez les filtres et ajoutez « Demandes » au filtre d'état du projet. Cliquez sur Appliquer. Désormais, la vue de la charge des ressources affichera immédiatement l'impact de toute nouvelle demande de projet sur la répartition et la charge de travail existantes.
6. En raison de cette nouvelle demande de projet, l'impact sur la charge de travail existante est important et de nombreuses ressources sont surallouées.
7. Vous pouvez télécharger ce document (sélectionnez « PDF » dans le groupe de boutons en haut à droite) et l'envoyer à vos dirigeants pour leur montrer l'impact direct des nouvelles demandes sur le portefeuille de projets existant.

Identifier les ressources sous-utilisées ou gratuites

Dans la même vue de charge des ressources, vous pouvez facilement identifier les ressources sous-utilisées ou libres. Ces ressources sont représentées en bleu.

Remplacer les ressources sur les tâches

Vous pouvez remplacer directement les ressources des tâches problématiques (survolez la tâche en conflit et sélectionnez l'option correspondante) Modifier les ressources)

Dans l'exemple ci-dessous, vous pouvez modifier la tâche « Étude des espaces commerciaux » et la réattribuer à Tanya, qui est relativement libre pendant cette période.

Déplacer les tâches

Il peut arriver que les ressources gratuites ne soient pas immédiatement disponibles. Dans ce cas, il peut être nécessaire de reporter certaines tâches peu prioritaires et facilement reportables. Pour ce faire,

1. Passez la souris sur la tâche appropriée.
2. Cliquez sur le menu à 3 lignes.
3. Sélectionnez « Modifier la tâche ». Vous pouvez ici modifier la date de début de la tâche et la reporter.

Éliminer les projets de faible priorité

Si vous rencontrez toujours un problème de ressources, modifiez la date de début des autres projets de faible priorité afin que toutes les autres tâches de ces projets soient reprogrammées. Pour ce faire,

1. Cliquez sur le projet pour l'ouvrir dans un nouvel onglet.
2. Dans le nouvel onglet, cliquez sur Modifier (dans le groupe de boutons en haut à droite)
3. Dans la fenêtre contextuelle « Modifier le projet », modifiez sa date de début. Cela décalera automatiquement toutes les tâches (à l'exception des tâches planifiées manuellement) vers la nouvelle date de début.

Oui, il est possible d'ajouter un responsable secondaire qui pourra superviser le projet.

Pour ce faire, cliquez sur un projet pour ouvrir son panneau, puis cliquez sur Actions du projetContrôle d'accèsDans la nouvelle fenêtre contextuelle, cliquez sur l'icône utilisateur pour Chef de projet Sélectionnez ensuite le ou les utilisateurs que vous souhaitez ajouter en tant que gestionnaires secondaires.

Ces utilisateurs seront visibles sur la page du panneau du projet, sous l' Vue d'ensemble .

Les filtres définis dans le rapport déterminent les données que vous souhaitez afficher dans les rapports.

Pour masquer les projets terminés, modifiez le rapport, ajoutez le filtre « État du planning » et cochez toutes les options du menu déroulant, sauf « Terminé ». Enregistrez le rapport pour que les nouveaux filtres soient appliqués.

Si une tâche comporte des sous-tâches, on parle alors de tâche récapitulative. De nombreux attributs des tâches récapitulatives sont issus de leurs sous-tâches. Certains de ces attributs importants sont décrits ci-dessous.

Date de début (planifiée/réelle/projetée) :
Il s'agit de la date de début minimale entre la date de début planifiée, réelle et projetée de ses enfants.

Date de fin (planifiée/réelle/projetée) :
Il s'agit de la date de fin la plus longue parmi les dates de fin planifiées, réelles et projetées de ses enfants.

Travail (Effort)
C'est la somme du travail de ses enfants.

Les contraintes
ne s'appliquent pas aux tâches récapitulatives.

L’affectation des ressources :
les ressources affectées à une tâche récapitulative ne seront pas prises en compte dans le coût prévisionnel de cette tâche, ni affichées sur les graphiques de charge des ressources.

% Complet

% terminé = (W1×P1 + W2×P2 + ... + Wn×Pn) ÷ (W1 + W2 + ... + Wn)

Pour tous

descendants au niveau des feuilles où

est le travail et

est le % d'achèvement de son

descendant.

Antécédents :
Si une tâche récapitulative a un prédécesseur, le système considère qu'il est équivalent d'avoir ce prédécesseur pour tous ses enfants.

Planification automatique/manuelle
Étant donné que le début et la fin planifiés sont calculés à partir de leurs éléments enfants, les tâches récapitulatives sont toujours considérées comme étant planifiées automatiquement.

Budget/Coûts/Facturation :
Il s'agit de la somme du budget/des coûts/de la facturation de ses enfants.

Durée :
Il s'agit du temps de travail entre la date de début et la date de fin de la tâche, conformément au calendrier de travail du projet.

Les prédécesseurs d'une tâche sont les tâches qui affectent sa date de début ou de fin.

Dans le projet « Construire une ferme » , deux tâches sont à considérer : « Acheter un terrain » et « Aplanir le terrain » . Vous ne pouvez pas commencer l'aplanissement tant que le terrain n'a pas été acheté. Par conséquent, «Acheter un terrain » est une étape préalable à « Aplanir le terrain », qui est l'étape suivante .

Une fois les tâches précédentes saisies, les dates de début et de fin de la tâche sont automatiquement mises à jour par le système lorsqu'une tâche précédente est reprogrammée. Dans l'exemple ci-dessus, si la date de fin de la « Achat de terrain » est avancée de 10 jours, Celoxis avancera automatiquement la date de début de la tâche « Aplanissement de terrain » de 10 jours.

Types de prédécesseurs

Délai de mise en œuvre

Dans certains cas, lorsqu'une tâche est presque terminée, vous pourriez avoir envie d'en commencer une autre. Par exemple, trois jours avant la fin de la construction des murs de votre maison, vous pourriez vouloir commencer à choisir la couleur de la peinture

tâche que vous sélectionnerez

Saisissez la tâche comme tâche précédente et un délai de préavis de 3 jours. Le délai de préavis est indiqué par un nombre négatif. Par exemple, -3j indique une tâche précédente avec un délai de préavis de 3 jours.

Temps de latence

Parfois, une tâche ne peut pas commencer dès qu'une autre est terminée. Par exemple, une fois les murs peints, il faut compter deux jours de séchage avant de pouvoir commencer à meubler la pièce. Dans ce cas, vous choisiriez…

comme prédécesseur du

Saisissez une tâche et un délai de 2 jours. Le délai doit être indiqué par un nombre positif. Par exemple, 4h indique une tâche précédente avec un délai de 4 heures.

Établissement des prédécesseurs

Les prédécesseurs peuvent être définis à l'aide du diagramme de Gantt interactif ou du formulaire d'ajout/modification de tâche. Dans le diagramme de Gantt interactif, vous pouvez définir les prédécesseurs à l'aide de :

• Glisser-déposer : vous pouvez faire glisser un élément du début ou de la fin d’un prédécesseur vers le début ou la fin d’un successeur pour créer l’un des quatre types de dépendance.
• Colonne des prédécesseurs : vous pouvez saisir les numéros de série des prédécesseurs d’une tâche, séparés par un point-virgule. Ex. : 2;3
• Colonne Successeur : vous pouvez saisir les numéros de série des successeurs d’une tâche, séparés par un point-virgule. Ex. : 5;6
• Écran de modification des tâches: sélectionnez une tâche et appuyez sur la touche « e » (ou cliquez avec le bouton droit sur « Modifier » ) pour ouvrir le formulaire de modification. Vous pouvez alors modifier les tâches précédentes comme indiqué précédemment.

Définition des prédécesseurs inter-projets

Les tâches antérieures entre projets ne peuvent être saisies que depuis l'écran d'ajout/modification. Ouvrez le formulaire de tâche en cliquant sur « Modifier » et accédez à l' antérieures » . Ajoutez une ligne. Sélectionnez d'abord le projet ; la liste déroulante des tâches affichera alors les tâches de ce projet.

Notez que les dépendances entre projets ne peuvent pas être modifiées à partir des colonnes prédécesseurs et successeurs dans le diagramme de Gantt interactif.

Des contraintes sont appliquées à vos tâches afin d'imposer des restrictions sur le calcul de leurs dates de début et de fin. Elles reflètent souvent des conditions réelles. Exemples :

• La date limite pour soumettre une offre est le 20 mai 2018
• Les tests d'application ne pourront commencer qu'après la mise sur le marché du téléphone, prévue le 1er octobre 2020

Nous vous recommandons d'utiliser MSO et MFO uniquement lorsque cela est absolument nécessaire, car ils rendent le planning inutilement rigide.

Définition des contraintes de la tâche

Les contraintes de tâche peuvent être définies directement à partir des colonnes de contraintes ou à partir de l'écran d'ajout/modification de tâche.

Les jalons sont des étapes clés d'un projet. Ils peuvent indiquer l'achèvement de tâches essentielles, le début d'une phase ou la fin du plan. Par exemple, dans un projet de développement logiciel, « Recherche terminée » peut être un jalon signalant que toutes les activités de recherche sont achevées et que le projet est prêt à passer à l'étape suivante : la rédaction du cahier des charges .

Dans Celoxis, les jalons sont des tâches de durée nulle et représentées par un symbole de diamant (◆) dans le diagramme de Gantt.

Créer des étapes importantes

À partir du diagramme de Gantt interactif, cliquez Barre d'outils GanttAjouterJalon.

Pour convertir une tâche existante en étape clé, définissez sa durée à zéro.

Recommandations

• Définissez des prédécesseurs pour vos étapes clés. Cela permettra de visualiser leur impact.
• N’imposez des délais (FNLT) aux étapes clés que si nécessaire, car cela rendra difficile la replanification flexible des activités autour de votre étape clé.
• Indentez les jalons afin qu'ils apparaissent sous l'élément WBS approprié

Les tâches critiques sont celles dont le non-respect peut entraîner des retards dans le projet. Elles correspondent à la séquence d'activités interdépendantes la plus longue du plan de projet et doivent impérativement être réalisées dans les délais impartis pour que le projet soit terminé à la date prévue. Les tâches critiques sont calculées automatiquement par le système et ne peuvent être identifiées manuellement.

Pour une analyse approfondie de ce sujet, consultez notre article de blog sur le chemin critique

Les tâches comportant une contrainte MSO/MFO/SNLT/FNLT sont également marquées comme critiques et apparaîtront sur le chemin critique.

Une tâche cesse d'être critique lorsqu'elle est terminée, car elle ne peut plus affecter l'achèvement des tâches suivantes ni la date de fin du projet.

Visualisation des chemins critiques

Vous pouvez visualiser le chemin critique à partir du diagramme de Gantt interactif en cliquant Barre d'outils GanttChemin critique.

Surveillance des tâches critiques

Les tâches peuvent être filtrées à l'aide du « Critique » . Grâce à ce filtre, vous pouvez par exemple créer un graphique circulaire des tâches critiques, classées selon leur niveau de priorité (rouge, orange, jaune). « Critique » est également disponible pour les rapports de tâches.

Le sujet des indicateurs RAG a été traité en détail dans cet article.

Durée

La durée correspond au temps de travail entre la date de début et la date de fin d'une tâche. Pour les tâches planifiées manuellement, la durée n'a aucune importance.

Effort

L'effort correspond au temps total que les ressources consacreront à la tâche. Consultez notre article de blog sur la différence entre durée et effort.

Pour les tâches planifiées manuellement, si :

• L'allocation est exprimée en % – le travail total de cette tâche est calculé comme la somme : heures de travail x % d'allocation pour chaque ressource affectée.
• La répartition est exprimée en heures – le travail total de cette tâche correspond simplement à la somme des répartitions individuelles.

Unités

Répartition totale (en %) de la tâche. Si une tâche est répartie entre Joe (100 %) et Peter (50 %), sa répartition est de 1,5.

Relation entre D, W et U

La relation entre la durée, le travail et les unités d'allocation est essentielle à la compréhension de la planification automatique des tâches. Elle est expliquée en détail dans notre [référence manquante]

.

La planification est un pilier essentiel de la gestion de projet. Celoxis dispose d'un moteur de planification flexible et performant pour vous aider à maîtriser le calendrier de votre projet.

La planification des tâches consiste à calculer les dates de début et de fin des tâches. Dans ce chapitre, nous verrons comment cela se fait dans Celoxis.

Nous avons déjà vu comment les dates de début et de fin d'une tâche récapitulative sont calculées à partir de ses sous-tâches. Nous allons maintenant voir comment calculer les dates des tâches de niveau terminal.

Tâches planifiées manuellement

Les tâches planifiées manuellement sont celles dont l' « Planification manuelle » activée. Celoxis ne modifie jamais les dates de début et de fin de ces tâches. Les modifications apportées à ces dates sont uniquement informatives et n'ont aucune incidence sur les dates de début ou de fin.

La seule contrainte est que si vous affectez une ressource avec une allocation non nulle, cette ressource doit avoir une allocation non nulle (quelle que soit sa valeur) entre la date de début et la date de fin de la tâche

Tâches planifiées automatiquement

Les tâches non planifiées manuellement sont planifiées automatiquement. Celoxis assure la mise à jour constante des tâches planifiées automatiquement. En cas de prolongation d'une tâche précédente, d'ajout d'un congé d'une ressource, etc., les dates des tâches sont synchronisées.

Les facteurs qui influent sur la planification d'une tâche planifiée automatiquement sont :

• prédécesseurs
• contraintes
• effort
• unités d'allocation
• calendriers de travail des ressources
• calendrier de travail par défaut (si aucune ressource n'est encore affectée)

Logique de planification :

1. Tout d'abord, les tâches précédentes sont planifiées. À présent, toutes les tâches précédentes ont des dates de début et de fin correctes.
2. En fonction des types de dépendance (avance et retard), la date de début (ou de fin, s'il existe des prédécesseurs SF ou FF) de la tâche est calculée. Si la tâche a des dépendances à la fois sur ses dates de début et de fin (par exemple, lorsqu'elle a des prédécesseurs FS et FF), une date satisfaisant les deux dépendances est choisie. Cette date peut être soit une date de début, soit une date de fin.
3. Ensuite, en fonction des calendriers de travail des ressources et des efforts (ou du calendrier de travail par défaut si la tâche n'est pas attribuée), la date de fin (ou de début, si l'étape précédente a abouti à une date de fin provisoire) est calculée. Pour ce faire, le planificateur tente simplement d'épuiser les ressources allouées, et la date à laquelle ces ressources deviennent nulles correspond à la nouvelle date de fin (ou de début).
4. Enfin, des contraintes sont appliquées. Si cela entraîne une modification de la date de début ou de fin, la nouvelle date est prise comme date de base et la date complémentaire est calculée de la même manière qu'à l'étape précédente.

L'avancement d'une tâche est indiqué par son pourcentage d'achèvement. Une valeur de 0 % signifie que la tâche n'a pas progressé, tandis que 100 % signifie qu'elle est terminée. Celoxis cumule les pourcentages d'achèvement des tâches pour calculer le pourcentage d'achèvement du projet.

% Méthodes complètes

Il existe trois méthodes pour mettre à jour le pourcentage d'achèvement d'une tâche. Elles sont décrites ci-dessous avec un exemple : supposons que nous ayons une tâche T à laquelle Joe a affecté 40 h et Peter 10 h.

Dernier % saisi

Le pourcentage d'avancement d'une tâche correspond au dernier pourcentage d'avancement saisi pour cette tâche par un utilisateur. Ceci suppose que la personne qui met à jour le pourcentage d'avancement connaît l'état d'avancement global de la tâche. Dans notre exemple, si Joe met à jour le pourcentage d'avancement de la tâche T à 50 % et que Peter le met à jour à 25 %, le pourcentage d'avancement de la tâche T sera de 25 %.

Moyenne pondérée des pourcentages saisis par chaque ressource attribuée

Le pourcentage d'avancement d'une tâche est calculé comme une moyenne pondérée des pourcentages d'avancement saisis par les ressources qui lui sont affectées. Cela suppose que lorsqu'une ressource saisit un pourcentage d'avancement, elle indique sa propre progression , et non l'avancement global de la tâche. Le pourcentage d'avancement de la tâche est calculé comme suit :

% terminé = (W1×P1 + W2×P2 + ... + Wn×Pn) ÷ (W1 + W2 + ... + Wn)

Pour tous les n personnes assignées où Wi est l'effort prévu et Pi est le % d'achèvement de sa ième personne assignée.

Supposons que Joe entre 50 % tandis que Peter entre 100 %. Le % d'achèvement de T sera : (50×40 + 100×10) ÷ (40 + 10) = 60 %.

Calcul automatique à partir du temps enregistré pour la tâche

Dans ce modèle, les utilisateurs ne saisissent pas le pourcentage d'achèvement ; celui-ci est calculé en fonction du temps enregistré pour la tâche. La formule est la suivante :

% réalisé = Effort réel ÷ Effort planifié

L'effort réel correspond à la somme de toutes les heures approuvées pour cette tâche.

Quelques points à noter concernant ce modèle :

• Le champ « % d'achèvement » ne sera pas affiché aux utilisateurs car cette valeur est calculée.
• Si le temps enregistré dépasse l'effort prévu, le pourcentage affiché sera de 100 %.
• Une fois une tâche commencée, si vous estimez que l'effort requis a été surestimé ou sous-estimé, vous devez ajuster cet effort en conséquence. Sinon, la tâche risque de ne jamais apparaître comme terminée ou d'être marquée comme telle prématurément.

Nous recommandons de n'utiliser cette fonction que pour les projets où le temps enregistré correspond toujours à l'effort prévu, par exemple pour des tâches telles que « Effectuer 20 heures de recherche ».

Spécifier la méthode % d'achèvement

La méthode par défaut de calcul du pourcentage d'achèvement des tâches peut être spécifiée dans l'onglet Avancé de l'écran d'ajout/modification du projet .

% d'achèvement des tâches et projets récapitulatifs

Le pourcentage d'achèvement des tâches et projets récapitulatifs est automatiquement calculé comme une moyenne pondérée de leurs descendants selon la formule suivante :

% terminé = (W1×P1 + W2×P2 + ... + Wn×Pn) ÷ (W1 + W2 + ... + Wn)

Pour tous

descendants au niveau des feuilles où

est le travail et

est le % d'achèvement de son

descendant. Si une tâche de niveau feuille n'est pas assignée, sa durée (en heures) est utilisée au lieu de son travail dans le calcul.

Lorsque vous affectez une ressource à une tâche, Celoxis vous permet de préciser si vous souhaitez que la ressource travaille à temps plein (100%), à mi-temps (50%), à une autre fraction (par exemple 30%) ou même pendant un certain nombre d'heures (par exemple 20 heures).

Il est important de saisir correctement l'allocation des ressources pour surveiller leur charge de travail. Par exemple, si Joe est planifié pour travailler à 100 % sur la tâche T1 (de MF) et à 100 % sur la tâche T2 pendant la même période, le graphique de charge des ressources indiquera une surcharge de travail pour Joe cette semaine-là. En effet, l'effort total attendu pour chaque tâche est de 40, soit un total de 80, alors que Joe ne travaille que 40 heures par semaine. Si vous souhaitez que Joe travaille la moitié du temps sur T1 et l'autre moitié sur T2, vous devez alors définir son allocation à 50 % pour chaque tâche.

Pour garantir une allocation optimale de vos ressources, il est essentiel de saisir des estimations précises lors de leur affectation. Ce n'est qu'à cette condition que le système pourra refléter fidèlement la répartition de la charge de travail.

Dans les sections suivantes, supposons que Marie travaille 36 heures par semaine, du lundi au vendredi, comme suit :

Répartition en pourcentage (%)

Lorsque vous allouez une ressource en % à une tâche, vous indiquez à Celoxis la fraction du temps que cette ressource consacrera à cette tâche, sur ses heures de travail.

Par exemple, si Marie travaille 8 heures par jour et que vous lui attribuez 50 % de son temps à une tâche, cela signifie qu'elle travaillera 50 % chaque jour. Voyons comment le système répartira sa charge de travail quotidienne :

Allocation en heures (h)

Lorsqu'on alloue une ressource à N heures, cela signifie que cette ressource consacrera un effort total de N heures à cette tâche, du début à la fin. N sont réparties proportionnellement chaque jour en fonction des heures de travail de la ressource ce jour-là.

Voyons comment le système répartirait son travail si Mary était affectée à une tâche de 9 heures exécutant MF :

Pour une tâche, vous pouvez allouer des ressources soit en pourcentage, soit en heures, mais pas les deux en même temps.

Affectation des ressources

Il existe de nombreuses méthodes pratiques pour affecter, remplacer ou supprimer des ressources aux tâches.

Pour affecter des ressources à une seule tâche

Sur le diagramme de Gantt interactif, cliquez sur la cellule de ressource ou double-cliquez sur les ressources à côté de la barre des tâches.

Sur les écrans de vue d'ensemble des tâches ou de liste des tâches, cliquez sur icône qui apparaît à côté des ressources.

De n'importe où, cliquez sur Actions de la tâcheModifier et cliquez sur Ressources.

Pour affecter des ressources à plusieurs tâches

Sur le diagramme de Gantt interactif, sélectionnez les tâches, puis cliquez avec le bouton droit et sélectionnez « Attribuer une ressource ».

Pour remplacer ou supprimer une ressource sur plusieurs tâches

Dans le diagramme de Gantt interactif, sélectionnez les tâches, puis cliquez avec le bouton droit et choisissez « Remplacer une ressource ». Pour supprimer une ressource, ne sélectionnez aucun remplaçant.

Lorsque vous créez des tâches à partir de l'API, d'une importation CSV ou en utilisant l'action « Ajouter plusieurs » du diagramme de Gantt, vous pouvez spécifier ou non les attributs de début, de fin et de durée. Ce chapitre explique comment Celoxis attribue les attributs non spécifiés.

Dans le tableau suivant, nous utiliserons S pour Début, F pour Fin et D pour Durée. L'option « manuel » est activée si le créateur a indiqué préférer la création de tâches planifiées manuellement. L'option « auto » signifie que le système utilisera une logique de planification pour calculer cet attribut.

si (manuel) { S = max(aujourd'hui, début du projet) F = S + 1j } sinon { D = 1j S = auto F = auto }

si (manuel) { F = S + 1d } sinon { D = 1d SNET = SF = auto S = auto }

si (manuel) { S = F - 1d } sinon { D = 1d FNLT = FF = auto S = auto }

  manuel = faux S = auto F = auto

  manuel = vrai

  manuel = faux SNET = SS = auto F = auto

  manuel = faux FNLT = FS = auto F = auto

  manuel = vrai

De plus, si la tâche est planifiée manuellement et que les jours S et V ont été spécifiés sans heure précise (par exemple, 00:00), l'heure S/V correspondra à l'heure de début/fin de travail de ces jours ouvrés. Si ce jour est non ouvré, les heures de début et de fin les plus courantes en semaine seront utilisées.

Celoxis peut créer des tâches à partir des e-mails qu'il reçoit. C'est particulièrement pratique lorsque l'application n'est pas ouverte ou lorsque vous êtes en déplacement.

Les courriels doivent être envoyés à une adresse spécifique et respecter un format précis. La tâche est créée à partir des champs expéditeur, destinataire, copie, objet, corps du message, pièces jointes et priorité, comme décrit ci-dessous.

À (adresse spéciale)

L'adresse électronique à laquelle le courriel doit être envoyé se trouve sous Menu principalAdministrateurGestion de projetBoîte de réception des tâchesNous vous recommandons de l'enregistrer comme contact sous « Celoxis Ajouter une tâche » ou un nom équivalent.

Depuis

L'utilisateur dont l'adresse électronique correspond à l' de l' expéditeur est considéré comme le créateur. Cet utilisateur doit disposer « Ajouter une tâche »l'autorisation dans le projet où la tâche doit être créée.

À et Cc

Les utilisateurs de Celoxis dont l'adresse électronique correspond à celle des destinataires du courriel se voient attribuer la tâche avec une allocation de 100 %.

Sujet

Le sujet doit commencer par le nom de la tâche, suivi de paires clé-valeur d'attributs entre crochets. Un exemple est présenté ci-dessous.

Ajouter les images manquantes dans le pied de page [project:Fifadom.com][parent:Images]

L'action ci-dessus ajoutera une tâche nommée « Ajouter les images manquantes dans le pied de page » au projet dont le code ou le nom est Fifadom.com, sous la tâche récapitulative intitulée « Images ».

Le projet est obligatoire, tous les autres attributs sont facultatifs. Les attributs pris en charge dans le sujet sont :

Corps

Le corps du courriel devient la description de la tâche.

Pièces jointes

Tous les fichiers joints sont associés à la tâche.

Priorité

La valeur de l' X-Priority est vérifiée pour déterminer la priorité de la tâche. Si elle est à 1 , la priorité de la tâche est considérée comme élevée ; si elle est 5 , la priorité est faible ; sinon, elle est considérée comme normale.

Celoxis vous permet d'importer les tâches d'un projet à partir d'un fichier CSV. Si vous disposez d'un fichier Microsoft Excel, vous pouvez l'exporter au format CSV (valeurs séparées par des virgules) puis l'importer dans Celoxis.

Pour importer des tâches dans un projet, cliquez d'abord sur le projet, puis sur Actions du projetPlusImporter les tâches (CSV)Sinon, si vous êtes dans le diagramme de Gantt du projet, vous pouvez cliquer AjouterImporter un fichier CSV

Champs pris en charge :

• Code WBS : ce code permet de créer la structure WBS (relations parent-enfant) des tâches après l’importation. Par exemple, si vous saisissez les codes WBS suivants : 1 pour A, 1.1 pour B, 1.2 pour C, 1.1.1 pour D, 1.1.2 pour E et 2 pour F, l’importation donnera le résultat suivant :

     A ├── B │ ├── D │ └── E │ └── CF

• Nom - obligatoire
• Description
• Début prévu - Format AAAA-MM-JJ
• Date de fin prévue - Format AAAA-MM-JJ
• Ressources - saisissez les ressources au format décrit ici.
• Durée - veuillez saisir la durée au format décrit ici.
• Travail - l'effort en heures
• % Fait
• Budget
• Coûts fixes prévus
• Coûts non liés à la main-d'œuvre prévus
• Type de facturation - pour « Aucune facturation » : AUCUNE, « Prix fixe » : PRIX_FIXE, « Temps et matériel » : TNM
• Clé externe : la clé ou l’identifiant de cette tâche dans un autre système, par exemple JIRA
• Champs personnalisés - vous devrez d'abord créer les champs dans Celoxis

Pour en savoir plus sur les dates des tâches,

.

La copie des tâches copie également leurs attributs, les fichiers joints et les paramètres de sécurité, tandis que le déplacement des tâches déplace également les entités associées telles que les journaux de temps, les dépenses et les mises à jour.

Copier ou déplacer des tâches au sein du même projet

1. Ouvrez le diagramme de Gantt interactif du projet
2. Sélectionnez les tâches à copier ou à déplacer
3. Appuyez sur Ctrl+C pour copier ou sur Ctrl+X pour couper.
4. Sélectionnez la tâche sous laquelle copier/déplacer ces tâches et appuyez sur Ctrl+V.

Copie des tâches d'un autre projet

1. Ouvrez le diagramme de Gantt interactif du projet dans lequel vous souhaitez copier les tâches
2. Cliquez AjouterCopie d'un autre projet depuis la barre d'outils
3. Sélectionnez un projet et choisissez les tâches à copier. Si vous choisissez une tâche récapitulative, ses sous-tâches seront également copiées.
4. Soumettez le formulaire

Une copie des tâches sera créée.

Déplacer les tâches vers un autre projet

1. Ouvrez le diagramme de Gantt interactif du projet à partir duquel vous souhaitez déplacer les tâches
2. Sélectionnez les tâches à déplacer
3. Faites un clic droit et choisissez Déplacer
4. Sélectionnez le projet de destination

Les tâches seront transférées vers le nouveau projet. Les données consolidées des deux projets, ancien et nouveau, sont mises à jour.

Celoxis permet aux utilisateurs d'indiquer facilement leur progression sur les tâches. Outre la possibilité d'ajouter des commentaires à une tâche depuis son écran, vous pouvez :

• Mise à jour en masse de l'avancement de plusieurs tâches .
• Mettre à jour l'avancement d'une tâche par e-mail.
• Mise à jour de l'avancement d'une tâche unique, sujet de ce chapitre.

Cliquer sur le Pour sélectionner une tâche dans une liste de tâches, un menu s'ouvrira proposant des options pratiques pour mettre à jour sa progression.

% et commentaires

Comme vous pouvez le constater sur l'image ci-dessous, vous pouvez saisir un pourcentage d'achèvement personnalisé, ajouter des commentaires et enregistrer la durée. Vous pouvez également indiquer les dates de début et de fin réelles si vous le souhaitez ; à défaut, le système considérera que la tâche a commencé et s'est terminée à la date prévue.

Outre la possibilité de soumettre une mise à jour via l'interface web, les personnes chargées d'une tâche peuvent également répondre par courriel pour la transmettre. Lorsqu'un responsable demande une mise à jour, les personnes concernées reçoivent un courriel de ce type :

Cliquer sur le « Mettre à jour la progression » (voir ci-dessus) ouvre une nouvelle fenêtre de rédaction d'e-mail. Vous pouvez alors modifier l'objet et indiquer le pourcentage d'avancement, la durée et le code temporel. Ces champs sont facultatifs. Vous pouvez également joindre des fichiers et ajouter une description qui constituera le texte de la mise à jour. Un exemple est présenté ci-dessous :

Quelques minutes après l'envoi de l'e-mail, cette mise à jour sera ajoutée à la tâche. Si vous avez travaillé dessus pendant des heures, celles-ci seront également enregistrées et soumises à approbation.

Vous pouvez créer des copies d'une tâche selon un modèle récurrent de votre choix.

1. Ouvrez le diagramme de Gantt interactif du projet dans lequel vous souhaitez créer la tâche récurrente.
2. Créez une tâche et nommez-la de manière appropriée, par exemple « Réunion hebdomadaire ».
3. Faites un clic droit sur la tâche et cliquez sur Répéter.
4. Saisissez la périodicité souhaitée. Dans l'exemple suivant, nous avons choisi une périodicité hebdomadaire.
5. Soumettre

Celoxis créera de nouvelles tâches selon votre modèle de récurrence, comme indiqué ci-dessous :

Vous pouvez demander une mise à jour des tâches à leurs responsables. Il existe deux façons de procéder : pour une seule tâche, cliquez sur Demande de mise à jour, tandis que pour plusieurs tâches, vous pouvez utiliser le actions en masse.

Les personnes concernées reçoivent un courriel auquel elles peuvent simplement répondre pour enregistrer leur mise à jour. Elles peuvent également préciser le pourcentage d'achèvement, l'heure d'enregistrement et plus encore, comme décrit dans ce chapitre.

Vous pouvez joindre un ou plusieurs fichiers à une tâche depuis votre disque dur local ou Google Drive. Cliquez sur la tâche pour ouvrir le panneau latéral, puis cliquez sur « Joindre des fichiers ». Les fichiers joints à une tâche sont visibles dans l'onglet « Fichiers » du panneau latéral.

Si vous suivez une tâche, vous serez informé(e) des activités qui s'y déroulent, par exemple lorsqu'un commentaire est ajouté ou qu'un fichier est joint. Ces notifications vous seront envoyées par e-mail et via le centre de notifications. Si vous êtes un(e) responsable ou un(e) chef(fe) de projet, vous êtes automatiquement notifié(e) et il n'est pas nécessaire de suivre la tâche manuellement.

Se désabonner

Pour ne plus suivre une tâche, il suffit de cliquer sur le « Se désabonner » figurant sur l’écran de la tâche ou dans le pied de page de la notification par e-mail.

Vous pouvez sélectionner plusieurs tâches et effectuer des actions sur celles-ci. Cliquez sur le à côté de la case à cocher dans l'en-tête du tableau du rapport, comme indiqué ci-dessous :

50 %, 100 % et en bonne voie

Met à jour le pourcentage d'achèvement des tâches sélectionnées. Pour en savoir plus sur l'avancement des tâches, consultez ce document.

Demander une mise à jour

Envoie un courriel aux ressources assignées pour leur demander une mise à jour sur l'avancement des travaux.

Modifier

Permet de modifier plusieurs attributs simultanément, y compris les champs personnalisés, comme indiqué ci-dessous :

Le diagramme de Gantt de Celoxis offre une vue d'ensemble graphique du planning du projet. Il est très utile au chef de projet pour planifier et suivre ses projets. Les différentes fonctionnalités, comme l'exportation et la planification de référence, l'aident à élaborer et à piloter le plan de projet plus efficacement.

Le diagramme de Gantt comprend les fonctionnalités suivantes :

• Création de l'organigramme des tâches (WBS), c'est-à-dire vos tâches, sous-tâches et jalons avec leurs dates de début et de fin
• Glissez-déposez les tâches pour les réorganiser dans la hiérarchie
• Ajouter des contraintes
• Dépendances par glisser-déposer
• Développer/réduire la liste des tâches
• Attribuer des tâches aux utilisateurs
• Mise à jour de l'avancement des tâches
• Impression du diagramme de Gantt
• Consultez le planning avec différents niveaux de zoom
• Options de sauvegarde automatique et de sauvegarde manuelle

Configuration du diagramme de Gantt

Lors de votre première utilisation du diagramme de Gantt interactif d'un projet, les options de configuration ci-dessous vous sont proposées. Ces paramètres sont ensuite mémorisés pour chaque utilisateur et utilisés dans tous les projets Celoxis. Vous pouvez les modifier à tout moment en cliquant sur l'icône correspondante.

Raccourcis clavier

Le mode de planification d'une tâche est déterminé par les préférences de Gantt enregistrées pour chaque utilisateur. Vous pouvez toutefois modifier le mode de planification d'une ou plusieurs tâches directement depuis le diagramme de Gantt. Pour ce faire, sélectionnez les tâches et cliquez sur PlusDéfinir le mode de planification à celui souhaité à partir du diagramme de Gantt.

Oui, vous pouvez créer un rapport de type Tâche et de type Gantt . Sur la page d'édition du rapport, dans le menu déroulant Visible par le client, sélectionnez le client avec lequel vous souhaitez le partager

Ce rapport apparaîtra ensuite dans le Rapports du client.

Une fois la dépendance ajoutée, elle s'affichera comme ci-dessous :

Pour plus de détails, consultez la section « Définition des prédécesseurs inter-projets » ici .

Dans Celoxis, une entrée de temps passe par différents états, comme indiqué ci-dessous.

Enregistré

« Enregistré » indique que la saisie de temps a été enregistrée mais n'a pas encore été soumise à approbation.

• Toute personne disposant des droits d'ajout d'heure peut créer une entrée d'heure dans cet état.

Soumis

La mention « En attente d'approbation » indique que la saisie de temps a été soumise pour approbation.

• Toute personne disposant des droits d'ajout d'heure peut créer une entrée d'heure dans cet état.
• L'auteur de la soumission peut continuer à modifier les entrées de temps dans cet état.

Approuvé

« Approuvé » indique que la saisie de temps a été approuvée par

Configurer les approbateurs dans votre flux d'approbation.

• Toute personne faisant partie du processus d'approbation peut approuver le temps passé.
• Une fois approuvée, cette saisie de temps ne peut plus être modifiée par son auteur. Toutefois, toute personne disposant du d'approbation peut y apporter des modifications.
• Les informations issues des entrées de temps approuvées, telles que les heures, les coûts et les revenus, sont consolidées dans leurs éléments de travail et projets respectifs.
• Lors de l'approbation, la saisie du temps est mise à jour avec la dernière facture et le taux horaire.

Rejeté

« Rejeté » indique que la saisie horaire a été rejetée par

approbateur.

• Toute personne faisant partie du processus d'approbation peut refuser le délai.
• L'auteur de la soumission est averti par courriel.
• La saisie du temps apparaîtra dans le tableau de suivi hebdomadaire des heures travaillées du déclarant, où elle pourra être modifiée, supprimée ou soumise à nouveau pour approbation.
• Une saisie de temps rejetée et soumise à nouveau pour approbation doit suivre l'intégralité du processus d'approbation.

Facturé

La mention « Facturé » indique que la saisie de temps a été marquée comme facturée.

• Seules les entrées de temps marquées comme facturables peuvent être facturées.
• Toute personne disposant de facturation peut facturer une saisie de temps.
• Une fois facturées, les heures facturées et le chiffre d'affaires sont cumulés sur les éléments de travail et les projets correspondants. Par exemple : chiffre d'affaires facturé et heures facturées.

Un code temporel représente un type d'activité pour une saisie de temps. Par exemple, une société de développement logiciel peut souhaiter suivre des activités telles que la programmation, la conception et les tests, tandis qu'un cabinet d'avocats peut souhaiter suivre des activités telles que les litiges, la recherche, les réunions, etc.

Les codes temporels sont utiles pour :

• Filtrage : vous pouvez filtrer les entrées de temps en fonction des activités et effectuer des actions groupées sur celles-ci.
• Rapports : vous pouvez agréger les informations relatives à vos activités et créer des rapports de type camembert, histogramme, etc. Par exemple, les sociétés de développement logiciel peuvent ainsi connaître le temps total consacré à la programmation ou à la conception.
• Facturation : si votre organisation utilise la facturation à l’activité (c’est-à-dire que le taux horaire est basé sur l’activité réalisée et non sur la personne qui la réalise), vous pouvez définir des taux horaires pour les codes temporels. Lors de l’enregistrement du temps, le taux horaire approprié est appliqué à cette entrée en fonction de son code temporel afin de calculer le montant de la facture.

Codes temporels hors projet

Certaines activités ne sont pas associées à des projets, mais le temps qu'elles consacrent doit être comptabilisé. Par exemple : les réunions, les congés maladie et les congés payés. Cela peut se faire à l'aide de codes de temps hors projet. Un code de temps hors projet est similaire à un code de temps classique, mais avec ses spécificités

Le drapeau a été allumé.

Utilisation des codes temporels

Les codes horaires sont sélectionnés par l'utilisateur lors de la saisie du temps. Ces codes peuvent être sélectionnés sur l'écran hebdomadaire du temps ou lors de la saisie du temps consacré aux tâches.

Gestion des codes temporels

Seuls les administrateurs peuvent gérer les codes temporels. Accédez à Menu principalAdministrateurFeuille de tempsCodes temporels.

Coûteux

Chaque code de temps est associé à un de coût . Lors de la saisie du temps, si le code de temps est facturable, l'entrée de temps est marquée comme telle. Les entrées de temps facturables sont prises en compte dans le coût du projet. La plupart de vos codes de temps seront facturables ; cependant, certains peuvent ne pas l'être, par exemple les congés payés et les congés maladie non rémunérés.

Outre le suivi des heures travaillées, les feuilles de temps servent également au calcul des coûts de main-d'œuvre et à la facturation des clients.

Coût de la main-d'œuvre

Tous les coûts liés aux saisies de temps sont des coûts de main-d'œuvre, car ils sont directement associés au travail humain. La prise en compte d'une saisie de temps dans le coût du projet dépend de son indicateur de facturation . Par défaut, cet indicateur est défini selon que le code temps est facturable ou non. Toutefois, un utilisateur disposant du privilège « Approuver le temps » peut modifier ce paramètre .

Tarifs de coût

Si une entrée de temps est marquée comme facturable, son taux de coût est celui du responsable de l'entrée. Si ce taux a été spécifiquement défini pour le projet, il est utilisé. Sinon, le taux de coût par défaut de la ressource est appliqué.

Si la saisie du temps n'est pas considérée comme génératrice de coûts, son taux de coût est fixé à zéro.

Définition du taux de coût par défaut

Le tarif par défaut d'un utilisateur peut être défini depuis son écran d'ajout/modification ou depuis l'écran de modification groupée des utilisateurs.

Établir un taux de coût spécifique au projet

Vous pouvez modifier le tarif par défaut pour les utilisateurs par projet. Cliquez sur le lien d'un projet ; l'écran du projet s'affichera. Cliquez ensuite sur Tarifs de coût.

Définition des taux de coût pour des entrées temporelles spécifiques

Les utilisateurs disposant du Approbation du temps peuvent modifier une entrée de temps (ou plusieurs à l'aide de l'écran de modification groupée du temps) et définir un taux de coût.

Facturation

La prise en compte d'une saisie de temps pour la facturation dépend de son indicateur « Facturable » . Par défaut, cet indicateur est activé si le type de facturation de l'élément de travail est défini sur « Temps et matériel » . Toutefois, un utilisateur disposant du privilège « Approuver le temps » peut modifier ce comportement . Veuillez noter que la modification du type de facturation d'un élément de travail n'affectera que ses saisies de temps futures.

Celoxis prend en charge deux types de modèles de facturation :

• Facturation au temps passé — Ce mode de facturation repose sur l'activité réalisée, et non sur la personne qui l'effectue. Par exemple, une société de développement logiciel peut facturer 50 $ de l'heure pour un développeur Java junior ; peu importe l'utilisateur précis qui réalise le travail. Dans ce cas, les tarifs sont définis par code de temps.
• Facturation par utilisateur — Dans ce cas, le tarif horaire dépend de l’utilisateur qui réalise l’activité. Par exemple, dans un cabinet d’avocats, un avocat renommé peut facturer le double pour le même type de travail. Dans ce mode, les tarifs horaires sont définis par utilisateur.

Votre organisation ne peut avoir qu'un seul modèle à la fois et les administrateurs peuvent le sélectionner parmi Menu principalAdministrateurFeuille de tempsFacturation.

Taux de dépassement pour un projet

Tout comme les taux de coût, les taux de facturation peuvent également être modifiés pour chaque projet. Cliquez sur le lien du projet pour afficher l'écran du projet ; puis cliquez sur Tarifs de facturation.

Définition des tarifs de facturation pour une période spécifique

Les utilisateurs disposant du Approuver le temps peuvent modifier une entrée de temps (ou plusieurs à l'aide de l'écran de modification groupée du temps) et définir un taux de facturation.

Vous pouvez configurer un flux d'approbation à plusieurs niveaux pour les saisies de temps. Pour qu'une saisie de temps soit validée, elle doit être approuvée par tous les approbateurs. Si l'un d'eux la refuse, la saisie est renvoyée à l'auteur. Lors de cette nouvelle soumission, le flux d'approbation complet est relancé.

Pour le temps consacré aux projets

Pour le temps hors projet

La modification du flux de travail entraînera la réinitialisation du statut d'approbation de tous les éléments en attente. Le processus devra reprendre depuis la première approbation.

Dans Celoxis, vous pouvez utiliser des minuteurs pour suivre le temps passé sur vos tâches. Ces minuteurs peuvent être utilisés aussi bien dans les tâches que dans vos applications personnalisées.

Vous pouvez démarrer un minuteur directement depuis un élément de travail à l'aide de l' icône correspondante dans la barre d'outils, comme illustré ci-dessous. Une fois lancé, le minuteur en cours est automatiquement mis en pause. Vous pouvez également utiliser cette icône pour mettre en pause un minuteur depuis un élément de travail.

Une fois le minuteur lancé, il apparaît en vert en bas du menu de gauche. Cliquez dessus pour afficher tous vos minuteurs récents. C'est également un moyen pratique de mettre un minuteur en pause ou d'en démarrer un nouveau.

Pour remplir votre feuille de temps hebdomadaire, cliquez sur Menu principalFeuille de tempsL'écran de feuille de temps hebdomadaire est un moyen rapide, puissant et pratique d'enregistrer le temps passé et de mettre à jour l'avancement des tâches.

Vous pouvez cliquer sur Enregistrer pour sauvegarder la feuille de temps ou sur Soumettre pour la sauvegarder et la soumettre à l'approbation.

Vous aurez besoin du Temps et dépenses > Approbationaccordée privilège d'approuver les saisies de temps. Pour approuver les saisies de temps, cliquez Menu principalApprobationsApprobation du délai.

L'exemple ci-dessus présente les saisies de temps effectuées par Tanya et Joe Cool. Vous pouvez cocher les cases correspondant aux utilisateurs, puis cliquer sur « Approuver » pour approuver toutes les saisies de temps en un seul clic. Vous pouvez également cliquer sur de temps » pour afficher la feuille de temps et consulter chaque saisie avant de l'approuver.

Le « Feuilles de temps incomplètes » vous aide à identifier et à rappeler aux utilisateurs qui n'ont pas rempli leurs feuilles de temps qu'ils le font.

Pour consulter les feuilles de temps incomplètes, cliquez Menu principalRapportsFeuilles de temps incomplètes.

Personnalisation de la définition de « Incomplet »

En cliquant sur Modifier les filtres ci-dessus, vous pouvez personnaliser la valeur du Heures (soumises) . Deux options s'offrent à vous :

• Temps de travail inférieur à 40 heures – Si Joe est censé travailler 40 heures par semaine et qu'une exception de 4 heures non travaillées a été ajoutée, il doit enregistrer 36 heures. Tout temps inférieur à 36 heures sera considéré comme une feuille de temps incomplète.
• Moins de N heures – Vous pouvez définir la valeur de N et tous les utilisateurs ayant enregistré un temps inférieur à cette valeur seront affichés.

Configurer des rappels quotidiens pour les feuilles de temps

Si vous disposez des privilèges d'administrateur, vous pouvez configurer cela depuis Menu principalAdministrateurFeuille de tempsOptions de feuille de tempsVérifiez le Envoyer quotidiennement des e-mails de rappel de feuilles de temps incomplètes aux utilisateurs à Sélectionnez l'option correspondante et choisissez l'heure d'envoi des e-mails, puis cliquez sur Enregistrer. L'heure sélectionnée correspond au fuseau horaire de votre entreprise.

En marquant les entrées de temps comme facturées, vous indiquez que le client a reçu une facture officielle de votre entreprise. Vous aurez besoin du Temps et dépenses > Factureaccordée privilège de marquer le temps comme facturé. Pour marquer le temps comme facturé, cliquez Menu principalApprobationsHeure de facturationCeci affichera la liste de toutes les entrées de temps facturables qui ont été approuvées mais pas encore facturées.

Vous pouvez sélectionner plusieurs entrées temporelles et effectuer des actions sur celles-ci. Dans n'importe quel rapport d'historique des temps, cliquez sur à côté de la case à cocher dans l'en-tête du tableau du rapport, comme indiqué ci-dessous :

Pour effectuer une action, vous devez disposer des privilèges appropriés. De plus, la saisie du temps doit être conforme au flux de travail. Par conséquent, si vous tentez de facturer une saisie non approuvée, l'action échouera.

Modifier

Vous pouvez paramétrer les attributs individuels des entrées de temps ou mettre à jour les taux de facturation et de coût avec les valeurs les plus récentes. Cette dernière option est particulièrement utile lorsque vous avez modifié les taux et que vous devez mettre à jour les entrées de temps avec les nouveaux taux.

Cet article vous aide à comprendre comment gérer les heures supplémentaires et calculer les coûts et la facturation des projets à l'aide des codes temporels dans Celoxis.

Mesures

1. Définissez des codes de temps supplémentaires pour chaque activité en heures supplémentaires et imputez-les au coût. Par exemple, si vous avez déjà des codes de temps comme Recherche, Conception et Développement, créez des codes de temps supplémentaires pour les heures supplémentaires, tels que Recherche (HT), Conception (HT) et Développement (HT).
2. Définissez les tarifs de coût régulier et les taux de facturation (en cas de facturation par utilisateur) pour vos utilisateurs.
3. En cas de facturation basée sur les codes horaires, définissez également les taux de facturation des heures supplémentaires pour vos codes horaires d'heures supplémentaires.
4. Créez un rapport « Saisie du temps » avec les détails suivants :
   Nom : Heures supplémentaires. Sélectionnez le filtre « Code temps » et sélectionnez tous les codes temps d’heures supplémentaires correspondants. Sélectionnez le filtre « Utilisateur » et activez l’option « Demander une confirmation ». Format de sortie : Tableau. Sélectionnez les colonnes suivantes : Date, Heures, Taux horaire, Taux de facturation. Groupez par : Utilisateur, Code temps.
5. Lorsque les utilisateurs souhaitent enregistrer des heures supplémentaires, demandez-leur de sélectionner le code horaire approprié pour les heures supplémentaires dans la feuille de temps.
6. Lors de l'approbation des saisies de temps, filtrez le rapport (créé à l'étape 4) en fonction d'un utilisateur spécifique , par exemple : « Utilisateur : Joe Cool ». Cela affichera toutes les heures supplémentaires saisies par Joe Cool.
7. Sélectionnez maintenant toutes les entrées d'heures supplémentaires et cliquez sur l'action de modification groupée.
8. Dans le cas d'un modèle de facturation basé sur le code temps, sélectionnez l'option Taux de coût et définissez le taux de coût des heures supplémentaires.
9. En cas de facturation par utilisateur, sélectionnez les options Taux de coût et Taux de facturation, puis définissez le taux de coût et le taux de facturation des heures supplémentaires.
10. Approuver les saisies de temps.

Exemples de rapports

1. Heures normales vs heures supplémentaires (rapport tabulaire)

   

2. Répartition des heures supplémentaires (rapport graphique circulaire)

   

Oui, Celoxis vous permet d'appliquer les nouveaux tarifs aux feuilles de temps déjà soumises ou approuvées. Lors de l'enregistrement ou de la soumission d'une feuille de temps pour approbation, les nouveaux tarifs sont automatiquement mis à jour.

Cependant, une fois qu'une saisie de temps est approuvée, vous devez la modifier consciemment pour appliquer les nouveaux taux en utilisant les actions groupées.

Pour connaître les étapes, consultez cette page.

Une dépense chez Celoxis transite par différents états, comme indiqué ci-dessous.

Soumis

La mention « en attente d'approbation » indique que la dépense a été soumise pour approbation.

• Toute personne disposant « Ajouter une dépense » peut créer une dépense dans cet état.

Approuvé

La mention « Approuvé » indique que la dépense a été approuvée par le chef de projet.

• Une fois approuvée, cette dépense ne peut plus être modifiée par son auteur. Toutefois, toute personne disposant du d'approbation peut y apporter des modifications.
• Les informations relatives aux dépenses approuvées, telles que les coûts et les recettes, sont consolidées dans leurs éléments de travail et projets respectifs.

Rejeté

« Rejeté » indique que la dépense a été rejetée par le chef de projet.

• L'auteur de la soumission est averti par courriel.

Facturé

La mention « Facturé » indique que la dépense a été marquée comme facturée.

• Seules les dépenses marquées comme facturables peuvent être facturées.
• Toute personne disposant de facturation peut facturer une dépense.
• Une fois facturées, les recettes facturées pour chaque dépense sont cumulées avec leurs éléments de travail et projets respectifs.

Un code de dépense représente un type de dépense pour un poste de dépense. Parmi les codes de dépense courants, on trouve : Repas, Essence, Téléphone, etc.

Les codes de dépenses facilitent l'établissement de rapports. Ils permettent de regrouper les informations relatives à vos activités et de créer des rapports sous forme de camemberts, de graphiques à barres et d'autres types de graphiques. Par exemple, vous pouvez ainsi comprendre la répartition des dépenses selon les différents postes.

Utilisation des codes de dépenses

Les codes de dépenses sont sélectionnés par l'auteur de la demande pour chaque ligne de dépense. Vous pouvez utiliser ces codes dans les filtres, les colonnes de résultats et même les graphiques.

Gestion des codes de dépenses

Seuls les administrateurs peuvent gérer les codes de dépenses. Accédez à Menu principalAdministrateurDépensesCodes de dépenses.

La personne qui soumet une dépense peut la déclarer facturable ou imputable aux coûts. Si une dépense est déclarée facturable, son montant total est ajouté au chiffre d'affaires de l'élément de travail et, par conséquent, au chiffre d'affaires du projet. Si la dépense est déclarée imputable aux coûts, son montant total est ajouté au coût de l'élément de travail et, par conséquent, au coût du projet.

Il est possible d'ajouter des dépenses aux tâches. Chaque dépense peut comporter plusieurs lignes. Chaque ligne peut être associée à un code de dépense, comme « Voyage », « Repas », etc.

Pour ajouter une dépense, Menu principalFraisVous pouvez également cliquer sur une tâche, puis, depuis l'écran de la tâche, cliquer sur Ajouter une dépense.

Vous aurez besoin du Temps et dépenses > Approbationaccordée privilège d'approuver les dépenses. Pour approuver les dépenses, cliquez Menu principalApprobationsApprouver les dépenses.

L'exemple ci-dessus présente deux notes de frais soumises par Tanya. Vous pouvez cliquer sur une note de frais pour l'approuver ou la refuser individuellement, ou sélectionner une ou plusieurs notes de frais et cliquer sur « Approbation en un clic » pour les approuver en bloc.

En marquant les dépenses comme facturées, vous indiquez que le client a reçu une facture officielle de votre entreprise. Vous aurez besoin du Temps et dépenses > Factureaccordée privilège de facturer les dépenses. Pour facturer les dépenses, cliquez Menu principalApprobationsFrais de facturationCeci affichera la liste de toutes les dépenses facturables qui ont été approuvées mais pas encore facturées.

Oui, vous pouvez modifier les dépenses approuvées si vous disposez des autorisations requises. Pour ce faire, vous devez avoir accès aux privilèges « Temps et dépenses > Modifierdépenses accordées » les et « Temps et dépenses > Approuver lesdépenses accordées »

Le centre de notifications sert à communiquer les événements et les messages concernant les éléments qui vous intéressent. Par exemple, la fin d'une tâche dans votre projet, la réception d'une nouvelle réponse à une discussion en ligne ou la disponibilité d'une nouvelle version du fichier qui vous intéresse. L'image ci-dessous montre deux nouvelles notifications et une nouvelle mention.

Notifications intégrées à l'application

Les notifications intégrées à l'application correspondent aux événements survenant dans les éléments que vous suivez, gérez ou dont vous êtes propriétaire. Il peut s'agir de nouvelles tâches, de modifications apportées à des éléments, de mises à jour concernant des tâches, de réponses à des discussions en ligne, etc. Le nombre de notifications non lues s'affiche au-dessus de l' icône. Vous pouvez cliquer sur cette icône à tout moment pour consulter vos notifications récentes.

Cliquer sur un élément du panneau ouvrira le panneau correspondant, tandis que cliquer sur « Tout marquer comme lu » marquera toutes les notifications non lues comme lues.

@ Mentions

Les mentions (@) sont le meilleur moyen d'attirer l'attention d'un collègue sur un élément de travail. Vous pouvez mentionner un utilisateur lorsque :

• Ajouter un commentaire à une tâche ou mettre à jour son avancement.
• Effectuer une action, réaffecter ou ajouter un commentaire à un élément d'application.
• Participer aux discussions.

Le nombre de messages non lus apparaît au-dessus de

icône. Vous pouvez cliquer sur l'icône à tout moment pour consulter les messages récents qui vous sont adressés.

Cliquer sur un élément du panneau ouvrira le panneau correspondant, tandis que cliquer sur « Tout marquer comme lu » marquera tous les messages non lus comme lus.

Mentionner un utilisateur

Le moyen le plus simple de mentionner un utilisateur est de cliquer sur l' icône du menu du champ de texte, comme indiqué ci-dessous. Vous pouvez également, si vous préférez, saisir simplement @.

Il est parfois nécessaire de suivre les mises à jour d'éléments de travail qui ne vous sont pas attribués, mais qui sont liés à votre activité. En suivant un élément de travail :

• Vous recevez des mises à jour par e-mail concernant les éléments de travail mis à jour.
• Vous pouvez même répondre aux courriels, ce qui ajoutera vos commentaires à l'élément de travail concerné.

Suivre un élément de travail est un excellent moyen de rester informé de ses mises à jour et commentaires. Lorsque vous suivez un élément de travail, vous voyez ses mises à jour dans le flux d'activité et recevez des notifications instantanées par e-mail.

Suivre un élément de travail

Les personnes assignées à une tâche ou à un élément d'application, ainsi que le responsable régional/chef de projet, suivent automatiquement cette tâche ou cet élément d'application. Pour commencer à suivre un élément de travail :

• Cliquez sur « Suivre » dans le panneau de la tâche/de l'élément d'application.
• Vous pouvez également accéder au menu des actions de la tâche ou de l'élément d'application et cliquer sur Suivre.

Le Flux d'activité vous permet de consulter les événements récents concernant les projets, tâches, bogues, etc., qui vous sont assignés, que vous gérez ou que vous suivez. Ce rapport peut également être intégré à l'un de vos tableaux de bord. Un exemple est présenté ci-dessous :

Comme vous pouvez le constater, l'historique est regroupé par objet et les événements récents le concernant sont affichés. Cliquez sur « Tout afficher » pour consulter toutes les activités depuis la création de l'objet. Un espace est également prévu pour vos commentaires. Enfin, comme pour tout rapport, vous pouvez personnaliser les informations affichées.

Les fichiers subissent souvent un processus d'évolution et font l'objet de plusieurs révisions. Au sein d'une équipe, un fichier est souvent le fruit de la contribution de différentes personnes. Sans un certain contrôle, il devient difficile de répondre à certaines questions importantes :

• Ai-je la dernière version du fichier ?
• Est-ce que je vais écraser les modifications apportées par quelqu'un d'autre à ce fichier ?
• Qui travaille sur ce fichier ?
• Quelles modifications ont été apportées depuis la dernière version que nous avons envoyée au client ?

Celoxis vous permet de répondre à ces questions et à bien d'autres. Celoxis propose un système de contrôle de version simple, intuitif et convivial.

Bases

Les fichiers des dossiers de projet et de tâche peuvent être versionnés. Le processus de base est le suivant :

• Consulter un fichier
• Effectuez les modifications sur votre ordinateur local
• Enregistrer un fichier

Vérifier

Extraire un fichier indique au système et à votre équipe que vous souhaitez le modifier. Une fois extrait, vous pouvez conserver cette copie sur votre ordinateur, la modifier, puis la réintégrer.

Plusieurs utilisateurs peuvent extraire un fichier simultanément, sauf si l'extraction est en exclusif . Dans ce cas, personne d'autre ne peut extraire ce fichier tant que vous ne l'avez pas archivé ou annulé l'extraction.

Si une autre personne enregistre un fichier pendant que vous travaillez dessus, vous en serez averti. Par exemple, si vous avez la version 1.3 d'un fichier et que quelqu'un enregistre la version 1.4, vous serez informé que votre version est antérieure.

Pour extraire un fichier

Cliquez Vérifier.

Pour annuler une transaction

Si vous avez extrait un fichier mais que vous avez décidé que vous n'aviez pas besoin de le mettre à jour, vous pouvez revenir l'enregistrement en cliquant Revenir

Affichage des emprunts en cours

Si vous sélectionnez la colonne « Versions » ou l’écran d’informations du document, vous pouvez consulter la liste des utilisateurs ayant extrait le fichier. Une croix (X) indique que l’extraction est exclusive.

Enregistrement

Une fois vos modifications terminées sur votre ordinateur, vous devez enregistrer le fichier pour que votre équipe puisse le consulter. Lors de l'enregistrement, vous devez télécharger la nouvelle version du fichier et saisir vos commentaires. Le système conserve un historique de tous les enregistrements.

Celoxis vous avertit également des conflits potentiels. Par exemple, prenons le scénario suivant :

• Vous avez extrait la version 1.0 d'un fichier lundi en mode non exclusif car vous souhaitez ajouter quelques chapitres.
• Joe vérifie la même version, c'est-à-dire la 1.0, mardi, pour corriger quelques fautes d'orthographe.
• Après avoir corrigé les fautes de frappe, Joe réintègre immédiatement le fichier pour créer la version 1.1. Ces corrections n'apparaissent évidemment pas dans votre fichier puisque vous possédez une version antérieure. Celoxis vous enverra alors une notification par e-mail vous informant qu'une nouvelle version du fichier est disponible et que votre version est probablement obsolète.
• Si vous tentez d'enregistrer votre fichier, Celoxis vous avertira qu'un enregistrement a déjà eu lieu pendant vos modifications, ce qui peut entraîner un conflit. Après cet avertissement, vous devrez fusionner les modifications (par exemple, à l'aide de la fonction de fusion de Microsoft Word) et réenregistrer le fichier.

Pour enregistrer un fichier

Cliquez EnregistrementVous pouvez indiquer une modification majeure (par exemple, 1.2 → 2.0) ou mineure (1.2 → 1.3). Les numéros de version n'ont aucune incidence sur le comportement du système et peuvent être utilisés conformément à vos politiques internes. Il est recommandé d'indiquer une modification majeure si vous prévoyez de l'envoyer à votre client.

Historique des révisions

Pour consulter toutes les modifications ainsi que les commentaires, cliquez Voir les détailsVous pouvez également télécharger une version spécifique du fichier.

Lorsque vous ajoutez des événements à votre calendrier, vous pouvez indiquer leur impact sur la disponibilité des ressources. Par exemple, si vous participez à une réunion hors site pour la journée, vous ne souhaitez pas qu'aucune tâche soit planifiée pour vous ce jour-là.

Lorsque vous ajoutez des événements à votre calendrier, vous pouvez indiquer leur impact sur la disponibilité de la manière suivante :

• Non, cet événement n'a aucun impact sur la disponibilité.
• Oui, en cours – la durée de l'événement sera ajoutée à la disponibilité du propriétaire ainsi qu'à celle de tous les invités ayant accepté l'invitation.
• Oui, l'option « Non disponible » supprimera la durée de l'événement de la disponibilité du propriétaire ainsi que de tous les invités ayant accepté l'invitation.

Le partage détermine comment les autres voient votre calendrier. Si vous configurez le partage de votre événement comme suit :

• Privé — Cet événement n'est visible par aucun utilisateur autre que vous et vos invités.
• Afficher comme occupé —L'événement est affiché comme « Occupé » et aucun détail n'est visible, sauf pour vous et les invités.
• Public — L'événement est diffusé à tous.

Vous et votre équipe pouvez mener des discussions sur un projet. Vous pouvez également décider d'y associer les clients du projet. L'exemple ci-dessous illustre une discussion d'équipe concernant une conception.

Lancer une discussion

Pour démarrer une discussion, cliquez Menu principalDiscussionVous pouvez également cliquer sur un projet pour ouvrir son panneau, puis cliquer sur Lancer une discussion.

Gestion des participants

Les participants peuvent consulter la discussion et recevoir des notifications par courriel pour chaque réponse. Ils peuvent simplement répondre au courriel et même ajouter des pièces jointes ; la discussion sera alors automatiquement mise à jour.

Pour gérer les participants, cliquez sur Modifier . Vous pouvez modifier les abonnés ou décider d'accorder ou non l'accès aux clients du projet à partir de ce formulaire, comme indiqué ci-dessous.

Clôture de la discussion (commentaires)

Si vous fermez une discussion aux commentaires, aucun nouveau message ne sera autorisé. Pour la fermer, cliquez sur Modifier et cochez la case « Fermer cette discussion aux commentaires », comme indiqué dans l'image ci-dessus. Vous pouvez décocher cette option à tout moment.

Celoxis vous envoie des notifications par e-mail concernant les éléments de travail lorsque vous en êtes affecté ou que vous les gérez. Vous recevez également des notifications par e-mail lorsque vous suivez des éléments de travail.

Dans les deux cas, vous pouvez répondre à ces courriels pour ajouter vos commentaires. Si vous joignez des fichiers à votre réponse, ils seront ajoutés aux éléments de travail.

Se désabonner des notifications par e-mail

Si vous suivez cet élément de travail et souhaitez ne plus recevoir de notifications par e-mail, vous pouvez vous désabonner en cliquant sur le « Se désabonner » en bas de l’e-mail. Si vous ne le suivez pas, mais que vous y êtes affecté ou que vous le gérez, vous pouvez modifier vos préférences de messagerie.

Joindre des fichiers aux projets

Pour plus de détails, cliquez ici.

Joindre des fichiers aux tâches

Pour plus de détails, cliquez ici.

Joindre des fichiers aux éléments d'application personnalisés

Pour plus de détails, cliquez ici.

Comme pour l'ajout de fichiers, vous pouvez également ajouter des liens vers des dossiers en cliquant sur le icône du dossier et cliquer Ajouter un lien.

Chaque projet possède son propre dossier par défaut. Dans la plupart des cas, vous y téléverserez vos fichiers. Si vous avez de nombreux documents, vous pouvez créer des sous-dossiers. L'exemple suivant montre que le projet comporte deux sous-dossiers : « Exemples de la page d'accueil » et « Logos ».

Pour ajouter un sous-dossier, cliquez sur un projet pour ouvrir son panneau, puis cliquez sur le Fichiers onglet. De l'onglet Dans le menu situé à côté du dossier portant le nom du projet, cliquez sur Ajouter un sous-dossier comme indiqué ci-dessus.

Au fur et à mesure de l'avancement du projet, vous pourriez vous rendre compte que le périmètre du document ou des documents contenus dans un dossier concerne un autre projet, ou qu'ils ont tout simplement été rattachés au mauvais projet ou à la mauvaise tâche.

Dans ce cas, vous pouvez déplacer le fichier/dossier vers le projet/la tâche approprié(e) à l'aide de Se déplacer l'option disponible dans le cadre de Actions du documentSe déplacer du document.

Pour consulter toutes les modifications ainsi que les commentaires, cliquez Voir les détailsVous pouvez également télécharger une version spécifique du fichier. L'image ci-dessous présente l'historique des versions. Cliquer sur le numéro de version permet de télécharger la version correspondante du fichier.

Vous pouvez ajouter des événements à votre calendrier et, si vous disposez de privilèges d'administrateur, vous pouvez également ajouter des événements pour d'autres utilisateurs, pour un calendrier professionnel ou pour l'ensemble de l'entreprise.

Pour ajouter un événement, cliquez sur l'icône utilisateur en haut à droite, puis sur Calendrier. Sur la nouvelle page, cliquez dans la case de la date à laquelle vous souhaitez ajouter l'événement.

Suivez les étapes ci-dessous pour exporter le calendrier Celoxis vers Outlook.

• Obtenez l'URL du calendrier Celoxis.
• Copiez le lien.
• Maintenant, accédez au calendrier dans votre application Outlook.
• Cliquez sur Ouvrir le calendrier > Depuis Internet.

Oui, les clients peuvent participer aux discussions une fois ajoutés en tant qu'abonnés. Pour en savoir plus sur les abonnés, cliquez ici.

Vous pouvez consulter le calendrier des autres utilisateurs. Les événements marqués comme « Publics » par ces utilisateurs s'affichent et vous pouvez en consulter les détails. Les événements marqués comme « Occupé » resteront affichés comme tels pendant toute la durée de l'événement. Les événements « Privés » ne sont pas affichés.

Pour les consulter, cliquez sur le menu déroulant Utilisateurs et sélectionnez l'utilisateur dont vous souhaitez voir les événements

Oui, le contenu du document est analysé. Si des mots-clés correspondants sont trouvés, le nom du document apparaîtra dans les résultats de recherche.

Dans un de document , il existe un filtre « Pièce jointe à » qui vous permet de filtrer les documents joints à un projet ou à une tâche.

Oui, vous pouvez partager un document avec un client. Lors du chargement des documents, une case à cocher « Partager avec le client » apparaît. Une fois cochée, le document figurera dans un rapport partagé avec le client.

Les applications personnalisées sont des applications performantes, basées sur les flux de travail et conçues par des clients comme vous. Vous pouvez définir les étapes, les personnes impliquées à chaque étape, intégrer des champs personnalisés et même définir des règles de délai d'expiration. Grâce à nos puissantes fonctionnalités de reporting, les applications personnalisées constituent un excellent complément aux riches fonctionnalités de gestion de projet de Celoxis.

Les clients utilisent des applications personnalisées pour gérer les approbations de congés, les demandes de modification des clients, les contrôles qualité du matériel, les bogues logiciels et bien plus encore ! Si vous utilisez encore des tableurs pour la gestion de vos données, pensez à passer aux applications personnalisées.

La puissance des applications personnalisées s'illustre parfaitement par un exemple. Acme Consulting a créé une application de suivi des bogues sous Celoxis.

1. Un client d'Acme envoie un courriel à bugs@acme.com avec une image en pièce jointe.

2. Le bug est automatiquement créé dans Celoxis avec l'image en pièce jointe.

3. Quentin, de l'équipe QA, commence à voir le bug dans le « Bugs non vérifiés » de son tableau de bord.

4. Il vérifie qu'il s'agit bien d'un bug et le marque comme vérifié.

5. Le bug est automatiquement transmis à Dave, un développeur de logiciels.

6. Dave est averti par e-mail et voit également le bogue dans le « Bugs qui me sont assignés » de son tableau de bord.

7. Dave corrige le bogue et le marque comme résolu. Conformément à la politique de l'entreprise, il saisit également la liste des fichiers modifiés dans un champ personnalisé.

8. Le bogue est automatiquement attribué au même utilisateur qui l'a vérifié (Quentin) pour test.

9. La politique de l'entreprise est de tester tous les bugs dans les 72 heures, mais Quentin ne le fait pas.

10. Un courriel est automatiquement envoyé au responsable de l'assurance qualité et à Quentin concernant ce manquement, et le bogue est marqué comme retardé.

11. Quentin vérifie la correction et marque le bogue comme résolu.

12. Un courriel est automatiquement envoyé au client pour l'informer de la réparation.

13. Le client apprécie Acme.

Comme vous pouvez le constater, Celoxis a créé le bug à partir d'un e-mail, puis l'a acheminé vers les bonnes personnes, et au fur et à mesure qu'elles terminaient leur travail, a recueilli les informations nécessaires auprès d'elles avant de le transmettre à la personne suivante, tout en surveillant les éventuels retards.

Nous allons apprendre à créer des applications personnalisées à travers un exemple. Nous allons développer une application simple de suivi des bogues. Nous supposerons la présence de deux équipes : les développeurs, qui corrigent les bogues, et l’équipe d’assurance qualité (AQ), qui teste les corrections apportées par les développeurs. Nous modéliserons le flux de travail de gestion des bogues suivant :

En termes simples, le diagramme se traduit par :

• Lorsqu'un bug est signalé, il est à l'état « Nouveau ».
• L'assurance qualité vérifie le bogue. S'il ne s'agit pas d'un bogue, il est marqué comme « Fermé » ; sinon, il est marqué comme « Vérifié ».
• Un bug vérifié et corrigé par un développeur passe à l'état « Corrigé ».
• Le correctif est ensuite testé par l'assurance qualité et le bogue passe à l'état « Réouvert » si le test échoue, ou « Fermé » si le test réussit.
• Un bug rouvert et corrigé par le développeur passe à l'état « Corrigé ».

Chaque bulle représente une étape du cycle de vie d'un bug, tandis que chaque flèche représente une action de l'utilisateur final. À côté de chaque état, l'équipe responsable est indiquée. Notez également qu'un bug ne peut pas passer directement d'un état à un autre ; par exemple, un bug ne peut pas passer directement de…

à

Nous utilisons nous-mêmes notre propre application de suivi des bogues, mais elle comporte beaucoup plus d'états pour indiquer la présence d'un cas de test, la mise à jour de la documentation, l'ajout d'un cas de test, etc. De même, vous pouvez rendre le flux de travail aussi complexe ou simple que vous le souhaitez. Pour l'instant, concentrons-nous sur le flux de travail simple que nous avons évoqué précédemment.

Création d'une application

Pour créer une application, rendez-vous sur Menu principalAdministrateurApplications personnaliséesApplications et cliquez sur

Vous verrez un formulaire comportant plusieurs onglets. Nous allons les détailler un par un ci-dessous.

L'onglet Basique

Cet onglet définit certaines propriétés de base de l'application. De plus, il contrôle également certains comportements de l'application.

L'onglet États

Cet onglet définit les états de l'application. Vous pouvez également indiquer les états de début et de fin du flux de travail. Nous avons répertorié tous les états de notre flux de travail de correction de bogues.

L'onglet Flux de travail

Cet onglet définit tous les

Dans le diagramme de flux de travail, chaque flèche représente une action de l'utilisateur final. Nous verrons plus en détail son utilisation ultérieurement dans la documentation.

L'onglet Déclencheurs

.

Dans notre application de suivi des bogues, nous n'avons pas besoin de déclencheurs. Prenons toutefois l' un flux de travail de support technique . Dans le cas de cette application, le demandeur est la personne qui a posé une question. Lorsqu'elle répond par e-mail, nous souhaitons que le ticket passe automatiquement à l' « Non résolu » , car il est alors porté à l'attention de l'équipe de support. Autrement dit, nous souhaitons que les de réouverture s'effectuent. Dans ce cas, nous définirions nos déclencheurs comme suit :

L'onglet Gestionnaires d'État

Un gestionnaire d'état est un utilisateur considéré comme un responsable lorsqu'une application se trouve dans un état particulier. Il est notifié des événements affectant un élément de cet état. Dans l'exemple ci-dessous, Mark est le responsable QA ; il est donc en charge des « Nouveau » et « Corrigé » , où l'équipe QA intervient. Vous pouvez remplacer les gestionnaires d'état au niveau du projet si la personne en charge de cet état est différente.

Et ensuite ?

Nous avons créé une application personnalisée pour notre flux de travail de gestion des bogues. Dans le chapitre suivant, nous ajouterons des champs personnalisés au bogue.

Dans le chapitre précédent, nous avons créé le flux de travail ; ici, nous créons des champs personnalisés pour notre bogue. Par défaut, tous les flux de travail comportent les champs suivants :

• Nom
• Priorité
• Attribué à
• Demandeur
• Date d'échéance - une date facultative indiquant la date d'achèvement estimée de cet élément
• Description

Ajoutons quelques champs à notre

:

• Versions concernées - liste de toutes les versions affectées par ce bug
• Versions corrigées - liste de toutes les versions dans lesquelles ce correctif a été intégré.

Puisque nous voulons le

champ à rendre disponible lors de la création d'un bug, nous l'ajoutons à notre

L'application. Puisque nous voulons que le développeur saisisse le

champ

Lorsqu'il marque les bogues comme corrigés (c'est-à-dire Vérifié → Corrigé et Réouvert → Corrigé), nous les rattachons au

actions comme indiqué ci-dessous :

Et ensuite ?

Nous avons créé notre application et défini des champs personnalisés. Dans le chapitre suivant, nous verrons notre outil de suivi des bogues en action.

Jusqu'à présent, nous avons configuré notre application. Il est temps de comprendre comment vos utilisateurs s'en serviront. Nous verrons comment notre application a influencé l'interface utilisateur et nous vous présenterons un scénario concret.

L'application Bug et l'interface utilisateur

Ajouter un menu

apparaît comme une option dans le principal .

Afficher le menu

apparaît également comme une option sur le Menu principalApplicationsInsectes menu.

Menu Nouveau rapport

Vous pourrez également créer un rapport pour le

L'ensemble des filtres, groupes, graphiques, etc. est à votre disposition.

Ajout d'un bug

Megan souhaite signaler un bug. Elle clique sur Menu principalBogue Et elle voit le formulaire : outre les champs habituels, vous pouvez voir les champs personnalisés que nous avons ajoutés précédemment.

Bug dans l'état : Nouveau

Le bogue a été attribué à Quentin, notre responsable assurance qualité. Il clique sur le lien du bogue et voit :

Exécution de l'action de vérification

Quentin vérifie que le bug existe bien et clique sur

On lui présente un formulaire comme celui-ci :

Il l'attribue à Vardhan, un développeur. Il a également la possibilité d'informer Megan, qui a signalé le bogue. Mais comme il n'y a rien de notable à signaler, il décide de ne pas le faire. Une fois le formulaire soumis, le bogue passe à l' « Vérifié » .

Bug en état : Vérifié

Vardhan reçoit un courriel l'informant de son affectation à ce bogue vérifié. Il clique sur le lien et voit ce qui suit :

Exécution de l'action de vérification

Vardhan corrige le bug et clique sur le

bouton. On lui présente un formulaire comme celui-ci :

Remarquez comment le champ personnalisé « Versions corrigées » lui est présenté .

Et ensuite ?

L'exemple ci-dessus illustre la propagation du bug à travers les différentes étapes, la collecte des informations pertinentes au bon moment et l'envoi des notifications. Il vous donnera un bon aperçu des fonctionnalités et des avantages offerts par les applications personnalisées Celoxis. Nous avons également constaté la possibilité d'envoyer des e-mails aux demandeurs. Celoxis permet la personnalisation de ces e-mails, sujet du chapitre suivant.

Dans le chapitre précédent, nous avons vu comment notifier le demandeur lors de l'exécution d'actions. Dans ce chapitre, nous verrons comment contrôler le format des e-mails à l'aide de modèles simples. Il est important de noter que ces modèles ne concernent que les e-mails envoyés aux demandeurs, et non les autres notifications envoyées aux utilisateurs.

Personnalisation du modèle d'e-mail

Ouvrir Menu principalAdministrateurApplications personnaliséesModèle d'e-mail du demandeurVous pouvez personnaliser le modèle global ou le modèle pour chaque espace de travail. Cliquez sur le icône à côté de

espace de travail pour modifier le modèle global.

.

Et ensuite ?

Dans ce chapitre, nous avons vu comment configurer les e-mails envoyés aux demandeurs. Dans le chapitre suivant, nous verrons comment ajouter des règles temporelles à notre application.

La politique de délai d'expiration est un ensemble de règles qui définissent ce qui doit se produire lorsqu'un élément d'application dépasse la durée de séjour spécifiée dans un état particulier.

Dans les chapitres précédents, nous avons créé le flux de travail et défini nos champs personnalisés. Nous allons maintenant ajouter des règles de délai d'expiration.

Pour poursuivre avec notre application Bug, supposons que notre entreprise soit très stricte en matière d'assurance qualité et impose les exigences suivantes :

• Règle n° 1 : Un nouveau bogue doit être vérifié dans les 48 heures. S’il s’agit d’un bogue prioritaire, la vérification doit être effectuée dans les 24 heures.
• Règle n° 2 : Un bogue marqué comme résolu doit être testé dans les 72 heures suivant sa correction. S’il s’agit d’un bogue prioritaire, le délai est réduit à 48 heures.

Ajout d'une politique de délai d'expiration

Ouvrez l'écran de la liste des applications en allant sur Menu principalAdministrateurApplications personnaliséesApplications et en cliquant sur le L'icône de notre application Bug. Cliquez ensuite sur le Ajouter bouton.

Et ensuite ?

Dans ce chapitre, nous avons vu comment définir des politiques de délai d'expiration et à quoi elles servent. Dans le chapitre suivant, nous verrons comment lancer des flux de travail à partir d'e-mails.

Les applications personnalisées peuvent être lancées par e-mail. Ces e-mails peuvent être libres (envoyés par des personnes) ou structurés (générés par le remplissage d'un formulaire web).

Interface directe

On utilise cette fonctionnalité lorsque l'on souhaite déclencher des flux de travail lorsqu'une personne envoie un courriel à une adresse spécifique. Par exemple, on peut vouloir créer des bogues lorsque nos clients envoient un courriel à bugs@acme.com.

Pour plus d'informations, consultez le site web Menu principalAdministrateurApplications personnaliséesIntégration de la messagerie électronique page.

Interface indirecte

Cela vous permet d'intégrer un système existant à l'une de vos applications personnalisées. Par exemple, vous avez un formulaire web sur votre site que les utilisateurs remplissent et soumettent pour déclencher un flux de travail dans Celoxis.

Dans ce modèle, votre programme enverra un texte brut envoyer un courriel à une adresse électronique dont le corps est correctement formaté, comme décrit dans Menu principalAdministrateurApplications personnaliséesIntégration de la messagerie électronique page.

Alias ​​d'adresse e-mail

Lorsque vous souhaitez utiliser l'interface de messagerie directe, vous voudrez proposer à vos utilisateurs des adresses e-mail simples et conviviales, comme bugs@acme.com ou support@weyland-yutani.com. Or, les adresses générées par Celoxis sont du type abracadbra+NEI-4.g0.1b.2m8.0.0-eqro@celoxis.com. La solution pour concilier ces deux types d'adresses est d'utiliser des alias.

Supposons qu'Acme souhaite créer des bogues dans Celoxis lorsque des personnes envoient des courriels à bugs@acme.com. Acme procéderait alors comme suit :

1. Générez l'adresse e-mail pour le signalement du bug en vous rendant sur : Menu principalAdministrateurApplications personnaliséesIntégration de la messagerie électroniqueSupposons que cette adresse e-mail soit gobbledygook@celoxis.com
2. Acme créerait, sur son serveur de messagerie, un alias redirigeant bugs@acme.com vers gobbledygook@celoxis.com.
3. Si Acme est un client SaaS, il nous informera de ce mappage et nous mettrons à jour nos serveurs. Cela prendra généralement un jour ouvrable.
   Si Acme est un client sur site, il peut ouvrir Administrateur du siteParamètres du siteAlias ​​d'adresse e-mail et entrez bugs@acme.com:gobbledygook@celoxis.com Dans la zone de texte, enregistrez et redémarrez le serveur.

Lors du développement d'un élément d'application, la personne assignée ou le responsable peut parfois avoir besoin d'y consigner des commentaires.

Pour ajouter des commentaires, cliquez sur l'élément de l'application correspondant (par exemple, un bug, un risque, etc.). Dans le panneau de l'élément, cliquez sur PlusCommentaireVous pouvez vérifier le Notifier le demandeur Cochez cette case si vous souhaitez informer le demandeur de l'élément d'application de ce commentaire.

Une fois le commentaire ajouté, tous les abonnés reçoivent une notification par e-mail contenant les nouveaux commentaires.

Pour joindre des fichiers à un élément d'application personnalisé, cliquez sur l'élément, puis sur son panneau, cliquez sur « Joindre des fichiers », comme indiqué ci-dessous.

Si vous suivez un élément d'application (par exemple, un bug), vous serez informé des activités qui s'y déroulent, comme l'ajout d'un commentaire ou d'un fichier. Ces notifications vous seront envoyées par e-mail et via le centre de notifications. Si vous êtes responsable, chef de projet ou gestionnaire régional, vous êtes automatiquement notifié et il est inutile de suivre explicitement la tâche.

Se désabonner

Pour vous désabonner, il vous suffit de cliquer sur le lien « Se désabonner » situé dans l’onglet « Aperçu » de l’élément ou dans le pied de page de la notification par e-mail.

Il peut arriver que vous souhaitiez réattribuer le bogue ou le problème à un autre utilisateur pour diverses raisons, par exemple si l'utilisateur initialement assigné est en congé ou occupé par d'autres activités.

Pour réaffecter un élément d'application, cliquez sur l'élément d'application (par exemple, votre bogue, votre risque, etc.). Dans le panneau de l'élément, cliquez sur RéaffecterLe nouvel utilisateur recevra une notification par courriel concernant sa nouvelle mission.

Vous pouvez déplacer un élément d'application vers un autre projet ou espace de travail. Pour ce faire, cliquez sur l'élément d'application (par exemple, votre bug, risque, etc.). Dans le panneau de l'élément, cliquez sur Se déplacerVous serez invité à sélectionner le projet ou l'espace de travail vers lequel vous souhaitez déplacer l'élément d'application.

Celoxis vous permet d'importer des éléments d'application (vos bogues, risques, etc.) dans un projet à partir d'un fichier CSV. Si vous disposez d'un fichier Microsoft Excel, vous pouvez l'exporter au format CSV (valeurs séparées par des virgules) puis l'importer dans Celoxis.

Pour importer des éléments d'application dans un projet, cliquez d'abord sur le projet, puis sur Actions du projetImporter des applications (CSV)Par souci de simplicité, nous vous recommandons vivement d'importer une application personnalisée à la fois. Ainsi, au lieu d'un seul fichier items.csv, vous devriez le diviser en plusieurs fichiers tels que bugs.csv, risks.csv et issues.csv, puis les importer un par un.

Champs pris en charge :

• App – Champ obligatoire. Nom de l'application (ex. Bug, Risk).
• Nom – Champ obligatoire. Une brève description.
• Description
• État – Il doit s'agir de l'un des états que vous avez définis pour votre application. S'il n'est pas renseigné, le premier état défini dans la définition de l'application sera utilisé par défaut.
• Date d'échéance – Format AAAA-MM-JJ
• Attribué à – Le nom, le nom d'utilisateur ou l'adresse électronique de l'utilisateur auquel l'élément doit être attribué.
• Demandeur – Le nom, le nom d’utilisateur ou l’adresse électronique du demandeur dont le compte se trouve chez Celoxis.
• Adresse électronique du demandeur (externe) – L’adresse électronique du demandeur qui ne possède pas de compte Celoxis.
• Nom du demandeur (externe) – Le nom du demandeur qui ne possède pas de compte chez Celoxis.
• Champs personnalisés – une colonne par champ personnalisé de l'application

Permet de modifier plusieurs attributs simultanément, y compris les champs personnalisés, comme indiqué ci-dessous :

Certains processus métier sont périodiques et doivent être lancés à intervalles réguliers. Exemples :

• Vos administrateurs système sont tenus d'appliquer des correctifs de sécurité sur vos serveurs chaque semaine.
• Vos comptables sont tenus d'effectuer les règlements en espèces chaque mois.
• Votre service des ressources humaines est tenu de recueillir les commentaires de vos employés chaque trimestre.
• Votre équipe marketing est censée fournir un rapport sur les indicateurs de performance des médias sociaux toutes les deux semaines.

Cette intégration vous montrera comment automatiser régulièrement les flux de travail créés dans Celoxis. Nous configurerons un flux de travail hebdomadaire. Vous pouvez également opter pour une exécution quotidienne ou mensuelle.

Zapier

Celoxis s'intègre à de nombreuses applications grâce à Zapier. Zapier est un service cloud qui permet de créer des intégrations performantes entre différents systèmes sans écrire de code. Pour plus d'informations, consultez leur site web : zapier.com.

Zap

Dans Zapier, une automatisation est appelée un zap. Un zap connecte deux applications : une application déclencheuse et une application d'action. L'application déclencheuse notifie le zap d'un événement, et le zap exécute alors une action dans l'application d'action. Dans notre cas, l'application déclencheuse est Schedule By Zapier, car elle planifie notre zap. L'application d'action est Email By Zapier, car elle envoie l'e-mail programmé. Dans ce guide, nous allons créer un zap pour créer automatiquement des applications dans Celoxis par e-mail.

Lancer une application dans Celoxis automatiquement chaque semaine

1. Faites un Zap

   

2. Choisissez Schedule by Zapier comme application de déclenchement

   

3. Sélectionnez le déclencheur « Chaque semaine »

   

4. Cliquez sur le bouton « Continuer » pour poursuivre

   

5. Sélectionnez le jour et l'heure auxquels l'événement doit être déclenché

   

6. Cliquez sur le bouton « Tester et continuer » pour enregistrer cette étape.

   

7. Choisissez Email by Zapier comme application d'action

   

8. Sélectionnez l'action « Envoyer un e-mail sortant » et cliquez sur le bouton Continuer

   

9. Personnalisez maintenant l'e-mail sortant

   

   Allez à Menu principalAdministrateurApplications personnaliséesIntégration de la messagerie électroniqueCourriel indirectVous trouverez ici l'adresse courriel de votre entreprise à laquelle le courriel sera envoyé. Dans le corps du courriel, veuillez utiliser le format indiqué ici.

   Saisissez l'adresse e-mail de votre entreprise dans le champ « À », puis copiez le format du corps de l'e-mail fourni par Celoxis et modifiez-le selon vos besoins. Dans cet exemple, notre application est une demande de mise à jour de sécurité . Notez que la date d'échéance est fixée à +2j, ce qui signifie deux jours après le lancement de la demande. Le corps de l'e-mail contient également un champ personnalisé « Nom d'hôte » à titre d'exemple

   Une fois votre courriel rédigé, cliquez sur le bouton « Continuer » pour poursuivre.

   

10. Tester l'action de l'e-mail en cliquant sur « Tester et continuer »

    

11. Une fois le test réussi, cliquez sur Terminer la modification

    

12. Votre Zap est prêt à être utilisé

    

Après avoir allumé le Zap,

Une application sera créée chaque semaine dans Celoxis, au sein du projet que vous avez sélectionné.

Oui, grâce à l'intégration de messagerie directe ou indirecte, vos clients peuvent lancer des actions dans l'application par e-mail.

Pour plus de détails, consultez

.

Lors de la définition de votre application personnalisée, il existe une case à cocher « Les clients peuvent lancer cette application » que vous pouvez décocher afin que vos clients ne puissent pas la lancer.

Celoxis propose de nombreuses entités telles que les projets, les tâches et les relevés de temps. Vous pouvez également créer des entités personnalisées, comme les anomalies, les risques et les problèmes. Chaque entité possède ses propres attributs, ainsi que des attributs agrégés provenant d'autres entités qu'elle contient. Par exemple, l'entité « projet » possède des attributs propres tels que le nom, la priorité et le responsable, ainsi que des attributs comme les heures approuvées, le chiffre d'affaires facturé, le coût de main-d'œuvre prévu et le coût de main-d'œuvre réel, calculés à partir d'autres entités comme les tâches, les relevés de temps et les dépenses.

Lorsque vous créez un rapport sur Celoxis, vous devez d'abord choisir l'entité sur laquelle effectuer le rapport. Vous pouvez choisir parmi :

S'orienter

Les rapports temporels indiquent la répartition d'une quantité dans le temps. Par exemple, un rapport de projet affiche le coût total estimé, mais pour comprendre les dépenses prévues par semaine ou par mois, il faut générer un rapport temporel. De nombreuses quantités présentent une répartition temporelle, comme le budget, les heures allouées aux ressources, les coûts, les revenus, etc.

Vous pouvez consulter les données chronologiques sous forme de tableau, comme illustré ci-dessous, ou sous forme de graphiques. Actuellement, contrairement aux autres entités, les graphiques ne permettent pas d'explorer les données en détail.

Le filtrage vous permet d'exclure les données indésirables de vos rapports. Celoxis propose des filtres complets et performants pour un grand nombre d'attributs, y compris vos champs personnalisés.

Paramètres des filtres

Les filtres d'un rapport peuvent être modifiés depuis l'écran d'ajout/modification de rapport. Un exemple d'écran présentant plusieurs filtres, dont un champ personnalisé (module), est illustré ci-dessous.

Lorsque plusieurs filtres sont sélectionnés, la ligne doit correspondre à tous les filtres. Si un filtre comporte plusieurs valeurs (par exemple, Module), la ligne doit correspondre à au moins une de ces valeurs. Si vous créez un rapport avec les filtres ci-dessus, seules les lignes où (Afficher les tâches est en cours) ET (Module est de type Interface utilisateur ou Intergiciel) ET (Fin planifiée est ce mois-ci) seront affichées, etc.

Filtre utilisateur en cours d'exécution

Dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez constater que le responsable est défini sur la valeur spéciale « Utilisateur exécutant ». Cela indique que le responsable doit être filtré en fonction de la personne qui exécute le rapport. Par exemple, lorsque Joe exécute ce rapport, il ne verra que ses propres tâches, et lorsque Marie exécute le même rapport, elle verra les siennes.

Filtre des subordonnés de l'utilisateur en cours d'exécution

Cette option est disponible dans la plupart des filtres utilisateur. L'utilisateur doit être un subordonné, direct ou indirect, de la personne qui génère le rapport. Cette option est utile lorsqu'un responsable souhaite suivre les activités de ses collaborateurs. Par exemple, si Joe souhaite suivre toutes les tâches prioritaires assignées à son équipe, il doit créer un rapport, définir le filtre de priorité sur « Élevée et très élevée » et le filtre de ressources sur « Subordonnés de l'utilisateur exécutant ».

Filtres d'invite

Dans de nombreux cas, vous souhaiterez que l'utilisateur final puisse modifier les valeurs de certains filtres. Dans l'exemple ci-dessus, le rapport permet à l'utilisateur final de modifier les valeurs des tâches affichées, du module et date de fin prévue lors de son exécution. Le schéma ci-dessous illustre comment un utilisateur exécutant ce rapport peut modifier les filtres :

Dans l'exemple ci-dessus, l'utilisateur a modifié le filtre « Fin prévue » de « Ce mois-ci » à « Mois dernier » et a également effacé le filtre « Module »

Le type d'affichage souhaité peut être sélectionné dans l' Sortie de l'écran d'ajout/modification de rapport.

Tabulaire

Il s'agit du type de sortie par défaut, qui présente les données sous forme de tableau.

L'affichage est très dynamique avec des options de regroupement et de tri à plusieurs niveaux, des totaux de groupe, des totaux généraux, etc.

Cette vue est hautement personnalisable : vous pouvez modifier les colonnes, le regroupement et le tri selon vos besoins. Voir en haut à droite de l’image ci-dessus.

Cette vue offre également d'excellents gains de productivité. Vous pouvez effectuer des actions groupées et réaliser une action sur un élément de ligne en cliquant sur icône et même modifier un attribut directement en cliquant dessus icône.

Afficher uniquement les totaux

Afficher uniquement les totaux. Si cette option était cochée dans le rapport ci-dessus, seuls les totaux des groupes et des subventions seraient affichés, et non les lignes de chaque projet.

Afficher la hiérarchie

Cette option organise la ligne selon la relation parent-enfant. Elle est disponible uniquement pour les rapports de tâches, de fichiers et de clients. Consultez cet exemple qui présente des tâches regroupées par projet avec l'option hiérarchique activée.

Lorsque cette option est cochée, les totaux obtenus n'incluent que les objets résultant des filtres, et non les objets inclus (même s'ils ne correspondent pas aux filtres) pour afficher la hiérarchie.

Gantt

Le de Gantt est disponible uniquement pour les rapports de projet et de tâche. Dans le cas des tâches, il s'agit d'un diagramme de Gantt inter-projets, comme illustré ci-dessous.

Calendrier

Le calendrier génère une vue des projets et des tâches comme illustré ci-dessous. La couleur de la barre correspond à celle du projet ou de la tâche. Vous pouvez également désactiver les barres ; dans ce cas, les dates de début et de fin des tâches et des projets seront affichées séparément.

Tarte

Il est facile de créer des diagrammes circulaires dans Celoxis. Ces paramètres ont été utilisés pour créer le diagramme circulaire ci-dessous.

Bar

Celoxis prend en charge plusieurs formats de graphiques à barres courants. Chaque type de graphique est expliqué ci-dessous, ainsi que les paramètres de formulaire utilisés pour le générer.

Bar simple

Le graphique à barres suivant a été généré avec ces paramètres. Notez que le paramètre « Trier par » trie les barres par ordre décroissant. Si vous définissez l' orientation des barres sur horizontale, vous obtiendrez ce graphique.

Barre de comparaison

Le graphique à barres comparatif suivant a été généré à l'aide de ces paramètres.

Barre empilée

Le graphique à barres empilées ci-dessous a été généré à l'aide de ces paramètres. Remarquez comment les couleurs correspondent à la couleur de l'indicateur de santé.

Vous avez également la possibilité de les empiler côte à côte.

Dispersion

Le graphique à bulles suivant a été généré à l'aide de ces paramètres.

Si vous ne sélectionnez pas la taille des bulles, le graphique deviendra un nuage de points et toutes les bulles auront la même taille.

Carte

L'affichage par cartes est disponible comme type de sortie pour les projets, les tâches et les applications. Vous pouvez également glisser-déposer des cartes entre les couloirs si l'attribut du couloir est modifiable par l'utilisateur. Par exemple, vous pouvez glisser-déposer une carte si le couloir correspond à un champ personnalisé comme « État Kanban » , mais pas s'il s'agit d'un champ calculé par le système comme « État du planning ».

Marquer les tâches comme étant terminées à 100 %

Lorsqu'une tâche est glissée vers une certaine colonne dans la vue par carte, on souhaite souvent qu'elle soit automatiquement marquée comme terminée à 100 %.

Pour configurer cela, connectez-vous en tant qu'utilisateur disposant de privilèges d'administrateur et accédez à Menu principalAdministrateurGestion de projetOptions du projetVous devriez voir un champ appelé État final dans KanbanSélectionnez la colonne dans laquelle vous souhaitez que la tâche soit marquée comme terminée à 100 % et enregistrez.

Dans l'exemple suivant, nous avons sélectionné « État Kanban> Terminé » . Vous pouvez sélectionner n'importe quel autre champ personnalisé utilisé dans votre vue par carte. Ainsi, lorsque le champ personnalisé « État Kanban » d'une tâche est défini sur « Terminé » , la tâche est automatiquement marquée comme terminée à 100 %. L'utilisateur final peut effectuer cette opération par glisser-déposer dans la vue par carte ou en modifiant la tâche et en définissant le champ « État Kanban » sur « Terminé » .

Naturellement, si une tâche est marquée comme terminée à 100 %, son état Kanban sera automatiquement défini sur Terminé.

De plus, si le champ personnalisé d'une tâche terminée est modifié et prend une valeur autre que « Terminé », son pourcentage d'achèvement sera rétabli à sa valeur précédente. De même, si le pourcentage d'achèvement d'une tâche terminée est différent de 100 %, son « État Kanban » sera rétabli à sa valeur précédente.

Les administrateurs peuvent programmer l'envoi de rapports par courriel à des utilisateurs spécifiques à intervalles réguliers. Pour programmer un rapport, ouvrez l'écran de modification du rapport, puis cliquez sur l' « Programmer » . Vous verrez alors un écran similaire à celui-ci :

Dans l'exemple ci-dessus, le rapport sera exécuté avec l'utilisateur Megan comme utilisateur principal tous les lundis (puisque le 6 mai 2019 est un lundi) à 1h00 du matin et le PDF résultant sera envoyé par courriel à Weyland et Yutani.

Seuls les utilisateurs non virtuels peuvent être sélectionnés comme abonnés au rapport

Les rapports peuvent être partagés avec votre équipe ou avec vos clients.

Partage avec les utilisateurs

Le partage avec les utilisateurs est déterminé par le « Visible pour les utilisateurs » de l' « Détails » de l'écran d'ajout/modification du rapport.

• Pour préserver la confidentialité d'un rapport, ne le partagez avec personne.
• Pour le partager avec des espaces de travail spécifiques, sélectionnez ces espaces de travail.
• Pour le partager avec tous les membres de votre entreprise, choisissez -Tous-

.

Partage avec les clients

Le partage avec les clients est déterminé par le « Visible pour les clients » de l' « Détails » de l'écran d'ajout/modification du rapport.

• Pour que le rapport reste confidentiel vis-à-vis des clients, ne le partagez avec personne.
• Pour le partager avec des clients spécifiques, sélectionnez ces clients.
• Pour le partager avec tous les clients, choisissez -Tous-

.

Les onglets que vous voyez sur l'écran du projet sont également des rapports.

Votre compte comporte des onglets par défaut, mais votre administrateur peut les personnaliser en fonction de votre organisation. Ouvrir Menu principalAdministrateurGestion de projetOnglets du projet Vous pouvez ajouter, modifier, supprimer et réorganiser les rapports. Un exemple de l'écran de gestion des vues de projet est présenté ci-dessous. Notez que l'ordre des rapports correspond désormais à l'ordre des onglets du projet.

Les tableaux de bord sont parmi les écrans les plus importants de Celoxis. Non seulement pour les informations qu'ils affichent, mais aussi pour le nombre d'actions que vous pouvez accomplir directement depuis votre tableau de bord.

Un tableau de bord regroupe des rapports. Vous pouvez créer différents tableaux de bord pour différents rôles et fonctions. Par exemple, vous pouvez créer un tableau de bord de suivi des tâches et des projets, ainsi que le tableau de bord des journaux RAID, très apprécié des chefs de projet.

Vous pouvez également créer des tableaux de bord pour vos clients. Ceux-ci pourront ainsi avoir une vue d'ensemble claire de leurs projets, suivre leurs demandes de modification, leurs approbations, etc., et rester informés de leurs échanges en ligne.

Un exemple :

Création de tableaux de bord

Celoxis permet de créer des tableaux de bord partagés et privés. Pour créer un tableau de bord, choisissez Tableau de bord de la Menu principalRapportsTous les rapportsPlus menu. Exemple : Dans l’exemple ci-dessus, nous créons un tableau de bord qui est :

• Nom : Exemple de tableau de bord
• Partagé avec tous les utilisateurs
• Partagé avec les clients : Client 1 et Client 2

Filtres

Les filtres du tableau de bord n'affichent que les données des projets correspondant aux critères de filtrage. En définissant les filtres comme « Demande », vous permettez à l'utilisateur qui génère le rapport d'en modifier les valeurs.

Tableaux de bord partagés

Pour créer des tableaux de bord partagés, vous aurez besoin de Ajouter un rapportautorisé privilège. Ceci peut être défini à partir du Menu principalAdministrateurGestion de compteContrôle d'accès écran. Afin de garder le contrôle, nous vous recommandons de n'accorder ce privilège qu'aux utilisateurs responsables.

Tableaux de bord personnels

Les tableaux de bord personnels ne sont visibles que par leurs créateurs. Seuls les utilisateurs ne disposant pas des privilèges nécessaires peuvent en créer. Pour autoriser la création de tableaux de bord personnels, cochez la case correspondante Autoriser les tableaux de bord personnels option de Menu principalAdministrateurContrôle d'accèsInformations sur l'entreprise écran.

Attribution de tableaux de bord aux utilisateurs et aux clients

Les tableaux de bord peuvent être attribués aux utilisateurs et aux clients depuis l'onglet Préférences de leur écran d'ajout/modification . Vous pouvez attribuer plusieurs tableaux de bord et les réorganiser. Le premier tableau de bord devient le tableau de bord par défaut pour cet utilisateur. Prenons l'exemple de Joe : comme le montre l'image ci-dessus, Joe dispose de trois tableaux de bord : Tableau de suivi (qui répertorie l'état d'avancement des projets et des tâches), Journal RAID (qui suit les risques, les problèmes, etc.) et État hebdomadaire (qui lui permet de suivre les mises à jour hebdomadaires).

Si Joe, après s'être connecté, clique sur Tableau de bord dans le menu principal, il verra quelque chose comme :

Attribuer des tableaux de bord similaires à ceux d'un autre utilisateur ou client

Grâce au champ « Tableau de bord similaire à… » de l’écran d’édition groupée , vous pouvez configurer le tableau de bord de plusieurs personnes pour qu’il ressemble à celui d’une personne en particulier. Par exemple, vous pouvez sélectionner Marc, Pierre et Luc et rendre leurs tableaux de bord identiques à celui de Xavier.

Limites

Veuillez consulter le « Limites » pour plus d'informations.

La récupération et le traitement de volumes importants de données ralentissent non seulement vos temps de réponse, mais aussi ceux des autres utilisateurs. Nous avons donc fixé des limites raisonnables à la quantité de données nécessaires à la génération des rapports. Si vous utilisez une solution sur site, vous pouvez modifier ces limites, mais nous vous recommandons vivement de bien réfléchir avant de le faire.

Limites de rapport

15 000 enregistrements

Pour qu'un rapport s'exécute, il effectue des requêtes à la base de données. Si une requête renvoie plus de 15 000 lignes, le rapport ne s'exécute pas et un message d'erreur s'affiche.

Pour remédier à ce problème, il est conseillé d'ajouter des filtres, notamment ceux qui peuvent être appliqués directement à la requête de base de données. Les filtres de date sont les plus courants, car vous vous intéressez probablement aux données récentes. Les filtres d'état du projet, de tâche terminée et d'heure de saisie sont également utiles pour limiter les données.

Durée dans le temps Rapports échelonnés

Les rapports échelonnés dans le temps sont gourmands en ressources car ils effectuent de nombreux calculs dynamiques. Le Période permet de sélectionner la durée du rapport et est limité comme suit :

• Si le niveau de zoom est « Jour » , la période ne peut pas excéder 3 mois.
• Si le niveau de zoom est Semaine ou Mois, la période ne peut pas dépasser 12 mois.

Limites du tableau de bord

Un tableau de bord regroupe des rapports. Son utilisation équivaut à exécuter tous les rapports simultanément. Bien entendu, pour optimiser les performances, il est nécessaire d'imposer certaines limitations aux tableaux de bord.

Un tableau de bord présente les limites suivantes :

• Les rapports échelonnés dans le temps comportant des colonnes autres que « Effort planifié » et « Capacité », ainsi que les feuilles de temps incomplètes, ne sont pas autorisés sur les tableaux de bord. Vous pouvez marquer d'une étoile pour y accéder rapidement.
• Un tableau de bord peut comporter un maximum de 6 rapports individuels et 4 rapports de métriques.
• Le nombre maximal de tableaux de bord partagés dans une organisation est de 20.

Pour créer des rapports, vous devez disposer du Rapports > Ajouterautorisé privilège. Pour ajouter un rapport, ouvrez le panneau des rapports en cliquant sur Menu principalRapportsTous les rapports puis cliquez sur Nouveau rapport bouton. Ensuite, choisissez un bouton approprié type de rapportCela ouvrira un formulaire dont les détails sont expliqués ci-dessous :

Détails

• Visible pour les utilisateurs — Le groupe d'utilisateurs auquel ce rapport doit être visible. En savoir plus.
• Visible aux clients — Le groupe de clients auquel ce rapport doit être visible. En savoir plus.

Filtres

Filtres permettant de limiter les données de ce rapport. En savoir plus.

Sortir

Le type d'affichage souhaité pour ce rapport (graphique circulaire, graphique à barres, tableau, etc.) En savoir plus.

Calendrier

Souhaitez-vous que Celoxis vous envoie ce rapport par courriel à intervalles réguliers ? En savoir plus.

Pour accéder rapidement aux rapports, vous devez les marquer d'une étoile. Les rapports marqués d'une étoile apparaissent dans la liste Menu principalRapports Certains rapports, pour des raisons de performance, ne peuvent pas être affichés sur les tableaux de bord. Si vous les utilisez régulièrement, il est conseillé de les ajouter à vos favoris pour y accéder en quelques clics.

Pour ajouter ou retirer une étoile à un rapport, exécutez-le, puis cliquez sur l' correspondante dans son titre. Dans l'exemple ci-dessus, le rapport est déjà marqué d'une étoile, comme l'indique l'étoile pleine figurant en début de titre.

Vous pouvez télécharger un rapport en cliquant sur le bouton. Les rapports peuvent être exportés aux formats suivants :

• PDF – au format A4
• CSV – tous les enregistrements du rapport sont exportés, mais les données ne sont pas regroupées.
• CSV (groupé) – tous les enregistrements du rapport sont exportés et regroupés comme vous le voyez dans votre navigateur

Les utilisateurs virtuels sont comme les utilisateurs classiques, à la différence qu'ils ne possèdent pas d'identifiants et ne peuvent donc pas se connecter à Celoxis. Leur utilisation est gratuite, mais limitée. Ils peuvent notamment servir à gérer des ressources non humaines telles que des machines, des salles de conférence ou des ordinateurs. On peut également y recourir pour assigner des tâches à une personne sans lui donner accès au système, par exemple pour des consultants.

Utilisation des utilisateurs virtuels

Utilisateurs virtuels :

• peuvent être affectés à des tâches
• recevoir des notifications par e-mail relatives aux tâches, discussions, etc. si une adresse e-mail est spécifiée pour leur compte.
• peuvent eux-mêmes mettre à jour l'avancement et enregistrer le temps consacré à leurs tâches par courriel. En savoir plus.
• peut participer aux discussions par courriel
• Vous pouvez ajouter des commentaires aux éléments de l'application par e-mail

Création d'utilisateurs virtuels

Un utilisateur virtuel est créé de la même manière qu'un utilisateur normal, à la différence que l' Utilisateur virtuel est activée.

Limite des utilisateurs virtuels

Le nombre maximal d'utilisateurs virtuels que vous pouvez créer dépend du nombre de licences utilisateur dont vous disposez. Il est déterminé par la formule suivante :

Utilisateurs virtuels = 10 + 5 × Utilisateurs sous licence

Donc, si vous avez une licence pour 12 utilisateurs, vous pouvez créer un maximum de 10 + 5 × 12 = 70 utilisateurs virtuels.

Vous pouvez créer votre organigramme dans Celoxis à l'aide de Reporting Managers. Les principaux avantages de la création de votre structure organisationnelle sont les suivants :

• Les responsables hiérarchiques ont une visibilité automatique sur le travail de leurs subordonnés.
• Les responsables hiérarchiques peuvent être utilisés dans le flux de travail d'approbation du temps.

Définition des responsables hiérarchiques

Le champ « Responsable des rapports » étant un attribut de l'utilisateur, seuls les administrateurs peuvent le modifier. Ce champ est accessible depuis l'écran d'ajout/modification d'un utilisateur, dans l' onglet « Informations de base » .

Les administrateurs peuvent ajouter des utilisateurs. Si vous avez un grand nombre d'utilisateurs, vous devriez envisager de les importer à partir d'un fichier CSV.

Pour ajouter un utilisateur à la fois :

1. Cliquez sur Menu principalUtilisateur
2. Sélectionnez un utilisateur approprié et cliquez sur Suivant
3. Dans le Basique languette:
   1. Veuillez renseigner le nom, l'adresse e-mail, le calendrier de travailet le responsable hiérarchique.
   2. Si vous souhaitez que l'utilisateur dispose d'un compte, saisissez son identifiant et son mot de passe ; sinon, cochez la case « Virtuel ».
   3. Attribuer les rôles appropriés
4. Dans l' Champs personnalisés , remplissez les champs personnalisés appropriés.
5. L' Préférences sera prérempli en fonction de l'utilisateur sélectionné à la deuxième étape. En savoir plus sur cet onglet.
6. Cochez la « Ajouter un autre » si vous souhaitez ajouter d'autres utilisateurs comme celui-ci.
7. Soumettre

Si l'utilisateur a été créé avec un compte de connexion, un courriel contenant les informations de connexion lui sera envoyé.

Vous pouvez modifier votre langue, vos formats, vos tableaux de bord et personnaliser les notifications par e-mail depuis votre écran de préférences.

Modification de la photo et des préférences

Cliquez sur l'icône utilisateur dans le menu principal, comme indiqué ci-dessous : pour changer votre photo, cliquez sur « Modifier » sous la photo ;
pour modifier vos préférences, cliquez sur « Profil ».

Préférences

Langue et région

L'option Langue et région combine la langue et le pays et détermine la langue de l'interface de l'application ainsi que le format des nombres. Par exemple, si vous choisissez Français (France), non seulement les libellés de l'interface s'afficheront en français, mais le point décimal sera remplacé par la virgule, comme c'est le cas en France.

Formats de date

Le format de date saisi correspond au format utilisé pour saisir les dates dans Celoxis. Par exemple, aux États-Unis, le format MM/JJ/AAAA est privilégié, tandis qu'en Inde, c'est le format JJ/MM/AAAA qui est préféré.

Le format d'affichage de la date est le format sous lequel vous souhaitez que les dates soient affichées.

Tableaux de bord

Vous pouvez choisir les tableaux de bord affichés dans le menu principal. Le premier deviendra votre tableau de bord par défaut. Consultez le chapitre consacré aux tableaux de bord pour plus d'informations.

Notifications par e-mail

Celoxis vous permet d'importer des utilisateurs à partir d'un fichier CSV. Si vous disposez d'un fichier Microsoft Excel, vous pouvez l'exporter au format CSV (valeurs séparées par des virgules) puis l'importer dans Celoxis.

Pour importer des utilisateurs, rendez-vous sur la page des utilisateurs Menu principalPlusUtilisateurs puis cliquez sur Importer bouton. Importez les utilisateurs au format décrit ci-dessous et dans le Créez des utilisateurs dont le tableau de bord, les préférences et la sécurité sont similaires à... choisissez le utilisateur appropriéIl peut être nécessaire de diviser votre fichier CSV en plusieurs fichiers afin de pouvoir importer ensemble les utilisateurs ayant des comportements similaires.

Champs pris en charge :

• Nom - obligatoire
• E-mail
• Téléphone
• Responsable – nom ou adresse électronique du responsable hiérarchique. Cet utilisateur doit déjà exister dans Celoxis.
• Nom d'utilisateur - le nom de connexion. Non applicable lorsque (SSO) est en mode production.
• Mot de passe - le mot de passe en clair. Non applicable lorsque l’authentification unique est en mode direct.
• Virtuel : indiquez si l’utilisateur est virtuel ou non . Si vous indiquez « faux » ou si vous laissez ce champ vide, vous devez fournir un nom d’utilisateur et un mot de passe.
• Administrateur - vrai ou faux pour indiquer s'il faut accorder à cet utilisateur des privilèges d'administrateur.
• RôleDeFonctionPrincipal - le nom du rôle professionnel.
• Champs personnalisés - vous devrez d'abord créer les champs dans Celoxis

En cas d'importation réussie, tous les utilisateurs non virtuels, c'est-à-dire les utilisateurs qui peuvent se connecter, reçoivent un e-mail de bienvenue contenant leurs informations de connexion.

Lorsqu'un utilisateur ne doit plus apparaître dans les listes de sélection, par exemple suite à son départ de l'organisation, vous devez désactiver son compte. Après désactivation, il ne pourra plus se connecter et n'apparaîtra plus dans les listes de sélection. Si l'utilisateur disposait d'un compte, cela libère une licence qui pourra être attribuée à un autre utilisateur.

Celoxis ne propose pas de fonction de suppression d'utilisateur car de nombreuses données, par exemple les projets, les tâches, les messages de discussion, les journaux de temps, les dépenses, les mises à jour et les commentaires, sont associées à un utilisateur et doivent être conservées.

Seuls les administrateurs peuvent désactiver des utilisateurs. Pour désactiver un utilisateur :

1. Cliquez Menu principalPlusUtilisateurs
2. Cliquez sur cet utilisateur
3. Parmi les actions de l'utilisateur, cliquez sur Désactiver
4. Si vous souhaitez réattribuer les responsabilités actuelles de l'utilisateur à une autre personne, sélectionnez cet utilisateur. Si vous sélectionnez un utilisateur, les responsabilités suivantes lui seront réattribuées :
   • Ouvrir les projets où l'utilisateur est le chef de projet
   • Tâches incomplètes attribuées à l'utilisateur
   • Gestionnaire d'état dans diverses applications personnalisées
   • Ouvrir les éléments d'application personnalisés
5. Désactiver

.

Celoxis vous permet de vous connecter en tant qu'autre utilisateur si vous disposez des privilèges d'administrateur. Cette connexion est utile dans de nombreux cas : pour vérifier que le tableau de bord s'affiche correctement, pour modifier un paramètre qui pose problème à l'utilisateur ou pour voir ce que l'utilisateur au téléphone consulte lorsqu'il vous décrit le problème.

Pour vous connecter

Naviguer vers Menu principalPlusUtilisateurs et cliquez sur pour l'utilisateur avec lequel vous souhaitez vous connecter. Cliquez ensuite sur Se connecter en tant que du menu.

Pour vous déconnecter

Une fois que vous avez terminé, vous pouvez cliquer sur l'option qui apparaît ci-dessous dans le menu de gauche pour vous déconnecter en tant qu'utilisateur et vous connecter automatiquement avec votre propre compte.

Les actions groupées vous permettent de sélectionner un ou plusieurs utilisateurs dans une liste et d'effectuer des actions sur eux.

Renvoyer les informations de connexion

Celoxis envoie par courriel les informations de connexion aux utilisateurs sélectionnés. Seuls les utilisateurs physiques disposent des droits d'accès. Celoxis ne stockant pas les mots de passe, aucun mot de passe n'est envoyé ; un lien pratique pour le réinitialiser sera inclus dans le courriel.

Modification en masse

Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs champs, y compris des champs personnalisés, pour les utilisateurs sélectionnés. Voici quelques exemples de champs intéressants :

• Tableau de bord similaire – configure les tableaux de bord des utilisateurs sélectionnés pour qu'ils ressemblent à celui-ci.
• Modifier les rôles – remplace tous les rôles existants des utilisateurs sélectionnés par ceux choisis ici.
• Tarifs de facturation et de coûts : définit les tarifs par défaut pour les utilisateurs sélectionnés. Veuillez noter qu’aucun journal de temps n’est mis à jour. Les coûts estimés des tâches sont recalculés.

Oui, vous pouvez modifier les tarifs au niveau du projet. Pour plus de détails, consultez :

et

.

L'objectif principal des espaces de travail est de permettre une isolation flexible des projets. Les équipes doivent pouvoir travailler indépendamment sans se gêner mutuellement, tout en pouvant collaborer si nécessaire. Prenons l'exemple concret suivant :

Acme souhaite que ses équipes d'ingénierie et de marketing travaillent de manière indépendante, mais pour certains projets marketing, l'équipe marketing devrait pouvoir intégrer quelques ingénieurs à son équipe projet. Acme souhaite également que certains membres de l'équipe financière aient accès aux données financières des projets de tous les départements. De plus, les dirigeants (CXO) devraient avoir accès à tous les projets de tous les départements.

Celoxis gère ce qui précède et bien d'autres scénarios du monde réel.

On peut considérer un espace de travail comme un département. Dans certains cas, on peut même l'associer à des agences géographiques. Tout dépend de la manière dont vous souhaitez organiser vos projets et vos équipes.

Gestion des espaces de travail

Seuls les administrateurs peuvent gérer les espaces de travail. Pour gérer les espaces de travail, rendez-vous sur Menu principalAdministrateurGestion de compteEspaces de travail.

Un privilège est comparable à une autorisation. Dans Celoxis, pour consulter un élément (projet, tâche, etc.) ou effectuer une action dessus (modification, suppression, etc.), vous devez disposer du privilège correspondant. Par exemple, pour consulter une tâche, le privilège « Tâche > Consulter » est requis ; pour supprimer un projet, le privilège « Projet > Supprimer »est requis ; et pour enregistrer le temps de travail d'un autre utilisateur, le privilège «au proxy de temps » Accès est requis . Sans ce privilège, l'action vous sera impossible.

Celoxis possède une structure de privilèges très granulaire — avec plus de 50 privilèges, vous bénéficiez d'un contrôle précis sur les actions des utilisateurs.

Certaines actions, comme la création d'utilisateurs, requièrent des privilèges d'administrateur. Tout utilisateur peut se voir attribuer ces privilèges. Pour ce faire, connectez-vous en tant qu'administrateur, modifiez l'utilisateur et vérifiez le privilège d'administrateur dans la section « Contrôle d'accès ». Les utilisateurs disposant de privilèges d'administrateur peuvent effectuer n'importe quelle action, même sans autorisation explicite.

Les privilèges sont associés à des rôles. Lisez le chapitre suivant pour comprendre l'interaction entre les privilèges, les rôles et les utilisateurs.

À ne pas confondre avec un poste, un rôle de sécurité est un ensemble de privilèges. Par exemple, on peut créer un « Lecteur de projet » avec les privilèges suivants : Accès au projetautorisé, Accès aux tâchesautorisé, et Accès aux données financièresrefusé. On peut également créer un autre rôle, « Collaborateur de projet », avec « Créer une discussion »autorisés et Ajouter un document »« .

Contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC)

Le contrôle d'accès basé sur les rôles est une approche qui consiste à limiter l'accès d'un utilisateur à un objet en fonction des rôles qu'il joue au sein de cet objet. Dans cette approche, au lieu d'attribuer directement des privilèges aux utilisateurs, les privilèges sont attribués à des rôles, et les rôles sont ensuite attribués aux utilisateurs.

Pourquoi RBAC ?

Pourquoi ne pas simplement attribuer des privilèges aux utilisateurs ? Ne serait-ce pas plus simple ? Pour les équipes de moins de 10 personnes, l’attribution indirecte des privilèges via les rôles de sécurité (RBAC) est probablement excessive. Mais à mesure que le nombre d’autorisations augmente (Celoxis en compte une soixantaine) et que la taille des équipes s’accroît, la gestion des privilèges devient complexe, source d’erreurs et chronophage. Lors de l’intégration de nouveaux collaborateurs, l’administrateur doit consacrer beaucoup de temps à leur attribuer des privilèges, tout en veillant à ce qu’aucun d’entre eux ne reçoive (ou ne se voie refuser) par erreur un privilège qui ne lui est pas destiné.

Avec la sécurité basée sur les rôles, les administrateurs attribuent simplement au nouvel employé les rôles appropriés dans les espaces de travail adéquats. Par exemple, lorsque Mark, du service marketing, rejoint l'entreprise, l'administrateur n'a qu'à lui attribuer le de « Chargé de marketing junior » dans l' Marketing . Mark est un chargé de marketing junior comme les autres, dont le rôle de sécurité a été soigneusement configuré avec les privilèges d'accès appropriés.

Gestion des rôles

Seuls les administrateurs peuvent gérer les rôles dans Celoxis. Pour gérer les rôles, cliquez sur Menu principalAdministrateurGestion de compteContrôle d'accès.

Les utilisateurs peuvent jouer différents rôles dans différents espaces de travail. Ils peuvent également jouer différents rôles dans différents projets.

Attribution des rôles dans les espaces de travail

Des rôles de sécurité peuvent être attribués aux utilisateurs par espace de travail.

Par exemple, Joe Doe, vice-président (ingénierie), peut se voir attribuer le de superviseur de projet en ingénierie afin qu'il puisse effectuer toutes les actions de projet en ingénierie, le de visionneur de projet en marketing afin qu'il puisse consulter tous les projets en marketing, mais ne jouer aucun rôle dans les ventes.

Dans Celoxis, vous pouvez attribuer des rôles de sécurité aux utilisateurs sur l'écran d'ajout/modification d'utilisateur ou via l'écran de modification groupée des utilisateurs.

Attribution des rôles dans les projets

Les utilisateurs peuvent se voir attribuer des rôles dans des projets spécifiques.

Les utilisateurs qui jouent un rôle dans un espace de travail exercent ce rôle dans tous les projets de cet espace. Toutefois, dans certains cas, vous pouvez souhaiter accorder des privilèges supplémentaires à un utilisateur dans un projet spécifique.

Par exemple, Earl Engineer occupe le rôle de Visionneur de projet dans l'espace de travail Ingénierie. Cependant, comme il joue un rôle clé dans l'un des projets, le chef de projet pourrait lui confier le de Superviseur de projet pour ce projet spécifique. Earl bénéficierait alors de tous les privilèges associés à la fonction de Visionneur de projet, ainsi qu'à celle de Superviseur de projet pour ce projet.

Rôles attribués automatiquement

Certains rôles de sécurité sont automatiquement attribués à l'utilisateur par le système, en fonction de l'objet sur lequel l'utilisateur tente d'effectuer l'action.

Par exemple, si Mark, chef de projet, tente de consulter une tâche de son projet, le système lui attribuera automatiquement le rôle de chef de projet uniquement pour cette action. Si Mark tente de consulter une tâche d'un autre projet dont il n'est pas chef, ce rôle ne lui sera pas attribué.

Les rôles suivants sont automatiquement attribués à un utilisateur :

• Chef de projet — lorsque l'utilisateur est chef de projet du projet de l'objet.
• Équipe de projet — lorsque l'utilisateur est membre de l'équipe de projet du projet de l'objet.
• Équipe de travail — lorsque l'utilisateur tente d'effectuer une action sur une tâche qui lui a été assignée.

L'attribution automatique des rôles facilite la définition de politiques telles que « Tous les membres de l'équipe projet peuvent consulter et commenter toutes les tâches de leurs projets » et « Les chefs de projet doivent pouvoir modifier toutes les tâches de leurs projets ».

Le rôle du personnel

Si l'utilisateur exerce un rôle quelconque dans un espace de travail, alors cet utilisateur joue également le de membre du personnel dans cet espace de travail.

Le rôle « Personnel » est un outil pratique qui permet de définir des règles pour tous les membres d'un espace de travail. Par exemple, si vous souhaitez que tous les utilisateurs de l'espace de travail Marketing puissent consulter ses projets, vous attribuerez le « Afficher le projet »privilège au rôle « Personnel ».

Le fonctionnement du contrôle d'accès s'explique le mieux par un exemple. Supposons que Joe tente de modifier la tâche T.Voici les étapes que Celoxis suivrait pour déterminer si Joe y est autorisé :

1. Vérifier les privilèges d'administrateur

   Si Joe dispose des privilèges d'administrateur, ces privilèges lui seront accordés. Aucune autre vérification n'est requise.

2. Déterminer le privilège requis

   Joe aurait besoin du « Modifier la tâcheaccordée » sur T

3. Vérifiez si le projet est visible

   Étant donné que T appartient à un projet, le système vérifiera si Joe dispose de l' « Afficher le projet »autorisation sur ce projet. Si ce n'est pas le cas, Joe se verra refuser le privilège « Modifier la tâche »

4. Rassemblez tous les rôles de sécurité joués par l'utilisateur

   Le système établira un ensemble de tous les rôles que Joe joue dans T.Cela inclura :

   • Tous les rôles attribués à Joe dans l'espace de travail du projet.
   • Tous les rôles attribués à Joe dans le projet.
   • Rôles attribués automatiquement à Joe pour le projet et à T.

5. Constituer l'ensemble de tous les privilèges

   Puisqu'un rôle de sécurité est un ensemble de privilèges, basé sur tous les rôles joués par Joe, le système construirait un ensemble de tous les privilèges pour tous les rôles joués par Joe , recueillis à l'étape précédente.

6. Vérifiez si le privilège a été accordé à l'unanimité

   Si la collection de privilèges comprend « Modifier la tâcheaccordée » et ne comprend pas « Modifier la tâcherefusée », alors Joe se verra accorder la permission de modifier la tâche T ; sinon, la permission lui sera refusée.

Vous pouvez attribuer des rôles aux utilisateurs dans les espaces de travail si vous disposez de privilèges d'administrateur. Pour ce faire, ouvrez le formulaire d'ajout/modification d'utilisateur et sélectionnez toutes les combinaisons espace de travail::rôle. Dans l'exemple suivant, Janet joue le rôle de Développeuse dans l' Ingénierie . - Tous - :: Il s'agit d'un raccourci permettant d'attribuer le même rôle à tous les espaces de travail. Dans ce cas, le PDG se verra très probablement attribuer le rôle « Tous :: Direction ». Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans ce chapitre.

Vous pouvez attribuer à un utilisateur plusieurs rôles dans un projet. Cliquez sur le projet, puis cliquez sur Actions du projetContrôle d'accèsCela ouvrira un écran comme celui-ci :

Cliquez sur l' icône en regard du rôle et sélectionnez les utilisateurs qui joueront ce rôle dans le projet. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans ce chapitre.

Il est parfois souhaitable d'accorder (ou de refuser) des privilèges supplémentaires aux rôles pour un projet spécifique. Pour ce faire, cliquez sur le projet, puis sur Actions du projetContrôle d'accèsCela ouvrira un écran semblable à celui ci-dessous.

Les coches grisées indiquent que ces privilèges ont été attribués aux rôles au niveau global. Ces privilèges ne peuvent pas être modifiés. Cependant, nous pouvons attribuer des privilèges supplémentaires aux rôles pour lesquels aucun privilège n'a été spécifié. Nous l'avons fait pour le « Personnel » de ce projet. Tous les utilisateurs ayant le rôle « Personnel » sont désormais autorisés à consulter le projet et à y ajouter des tâches.

N'oubliez pas que dans Celoxis, les utilisateurs ne peuvent consulter ou effectuer des actions que s'ils disposent des privilèges requis. Celoxis propose les « Consulter les données financières » et « Modifier les données financières » pour contrôler l'accès aux informations financières. Les utilisateurs ne peuvent consulter les informations financières que s'ils disposent du « Consulter les données financières ».Par exemple, si Joe possède un rôle auquel est attribué ce privilège, il pourra alors consulter les informations financières.

Si certains rôles ont bénéficié du « Consulter les données financières » et que vous souhaitez le révoquer, vous pouvez le faire depuis l’ écran de contrôle d’accès.

Dans le cas peu probable où vous ne souhaiteriez pas montrer à un utilisateur les données financières d'un projet spécifique, alors :

• Créer un rôle, par exemple « Finances refusées ».
• Attribuer la consultation des données financièresrefusée.
• Attribuez ce rôle à l'utilisateur pour ce projet.

Lors de la planification d'un projet, il est fréquent de ne pas connaître précisément la personne qui travaillera sur une tâche. En revanche, nous connaissons le rôle ou la fonction associée. Par exemple, nous savons qu'une tâche nécessite un développeur Java, mais nous ignorons, et cela nous importe peu à ce stade, lequel de nos centaines de développeurs Java sera affecté à cette tâche.

Celoxis vous permet de créer des rôles professionnels et de les affecter à des tâches.

L'utilisation des rôles professionnels présente les avantages suivants :

• Elles servent de ressource temporaire pour une ressource réelle. Vous pouvez utiliser ultérieurement la fonctionnalité de remplacement multiple des ressources pour les remplacer par une ressource réelle. En savoir plus.
• Ils aident à déterminer le budget : lorsqu’un taux de coût est attribué à un poste, il sert à calculer le coût estimé d’un projet.
• Ils permettent de déterminer les revenus potentiels — Lorsqu'un taux horaire est attribué à un poste, il est utilisé pour calculer les revenus estimés du projet.
• Ces données permettent de comprendre l'écart entre l'offre et la demande. Leur disponibilité dans les rapports temporels est toujours considérée comme nulle. Par conséquent, en regroupant les données par fonction, l'écart entre l'offre et la demande devient facilement visible. Cela aide les bureaux de gestion de projet (PMO) à déterminer les projets à accepter et à prendre des décisions en matière de recrutement.

Utilisation des rôles professionnels

Les rôles professionnels peuvent être associés à des tâches. Ils sont également disponibles dans les colonnes et les filtres. Vous pouvez regrouper les informations relatives aux rôles professionnels dans des rapports et des graphiques.

Planification des capacités

Les rôles professionnels jouent un rôle important dans la planification des capacités et la gestion de la demande. Nous proposons déjà un rapport de capacité présentant la capacité nette des ressources à venir. Vous pouvez personnaliser ce rapport selon vos besoins.

Gestion des rôles professionnels

Les rôles professionnels ne peuvent être gérés que par les administrateurs. Pour les gérer, rendez-vous sur Menu principalAdministrateurGestion de compteRôles professionnels.

Les champs personnalisés permettent de recueillir des informations spécifiques à l'entreprise concernant les projets, les tâches, les utilisateurs, les clients et les applications personnalisées.

Vous pouvez créer des champs personnalisés du type suivant :

Gestion des champs personnalisés

Seuls les administrateurs peuvent gérer les champs personnalisés. Pour ce faire, rendez-vous sur Menu principalAdministrateurGestion de compteChamps personnalisés.

Réorganisation des champs personnalisés

Vous pouvez modifier l'ordre des champs personnalisés dans les formulaires et les écrans de synthèse. Pour ce faire, ouvrez l'écran des champs personnalisés comme indiqué ci-dessus et cliquez sur le « Réorganiser » . Vous pouvez également réorganiser les champs par glisser-déposer.

Associer des champs personnalisés aux entités

Celoxis permet d'associer un champ personnalisé à différentes entités. Par exemple, vous pouvez créer un champ personnalisé « Pays » et l'associer aux projets, aux utilisateurs et aux clients sans avoir à créer un nouveau champ pour chacun d'eux.

Personnalisation des champs en fonction du type de projet

Si vous souhaitez capturer des champs différents pour différents types de projets, sélectionnez les types de projets appropriés pour chaque champ dans l' « Associé à » de l'écran d'ajout/modification de champ personnalisé.

Domaines financiers

Si vous prévoyez d'inclure des informations financières sensibles dans votre champ personnalisé, par exemple la marge bénéficiaire cible, cochez l' Nécessite des privilèges financiers » sur l'écran d'ajout/modification du champ personnalisé. Les utilisateurs devront disposer du « Consulter les données financières » pour afficher le champ et « Modifier les données financières » pour le modifier.

Champs cumulatifs

Il est parfois nécessaire de cumuler les champs de tâches au niveau de la tâche récapitulative ou du projet. Par exemple, si vous enregistrez la longueur de câble utilisée pour une tâche, vous souhaiterez probablement visualiser la longueur totale de câble utilisée au niveau du projet. Le fait de définir un champ comme champ cumulatif permet d'obtenir ce résultat. Vous pouvez cumuler la somme, la moyenne, le minimum ou le maximum d'un champ.

Pour qu'un champ cumule ses valeurs, choisissez l' Méthode de cumul parmi les valeurs somme, moyenne, minimum ou maximum, sur l'écran d'ajout/modification de champ personnalisé.

Couleurs

Vous pouvez définir des couleurs pour les champs à sélection unique et les champs de formule. Si ces champs sont colorés, la valeur résultante est formatée en conséquence. La couleur est également utilisée dans les graphiques.

Pour définir les couleurs d'un champ à sélection unique, attribuez une couleur à chaque option. Pour définir les couleurs d'un champ de formule, attribuez une couleur à chaque résultat possible. Pour afficher les valeurs autorisées, cliquez sur l' icône.

Champs de formule

Ce sujet a été traité en détail dans un chapitre qui lui est entièrement.

La valeur d'un champ personnalisé de type formule est automatiquement calculée par Celoxis selon sa formule. Ce calcul est effectué à chaque affichage du champ. Le langage d'expression des formules est sophistiqué et permet des manipulations de données complexes, notamment des opérations arithmétiques et des transformations de chaînes de caractères et de dates.

Syntaxe

Celoxis traite toutes sortes de problèmes de santé

et

Les formules peuvent être définies comme des expressions pures, par exemple :.

, ou contenir un mélange de texte et d'expressions comme

quand tout ce qui est enfermé dans

et

est traitée comme une expression et évaluée, tandis que tout ce qui se trouve en dehors est copié tel quel dans la sortie. Pour les curieux, si les formules étaient associées à un projet dont le nom était

et le budget était

le résultat serait

et

respectivement.

L'opérateur point

L'opérateur point est utilisé pour faire référence à une propriété d'un objet. Dans l'exemple

, le

Si le champ personnalisé est associé à un projet, cela fait référence au budget du projet. L'opérateur point peut également être utilisé pour appeler une fonction (ou méthode) d'un objet. Dans l'exemple

, le

est un appel de fonction qui transformerait le nom du projet en caractères majuscules.

Opérateurs

• Arithmétique: +, - (binaire), *, / et div, % et mod, - (unaire)
• Concaténation de chaînes: +=
• Opérateurs logiques: et, &&, ou, ||, non, !
• Relationnel: ==, eq, !=, ne, <, lt, >, gt, <=, ge, >=, le. Les comparaisons peuvent être effectuées avec d'autres valeurs ou avec des littéraux booléens, de chaîne de caractères, entiers ou à virgule flottante.
• Vide : L’ vide est une opération préfixe qui permet de déterminer si une valeur est nulle ou vide.
• Conditionnelle: A ? B : C. Évaluez B ou C, selon le résultat de l'évaluation de A.
• Affectation: =
• Point-virgule: ;

La priorité des opérateurs, du plus élevé au plus bas et de gauche à droite, est la suivante :

• [] .
• () (utilisé pour modifier la priorité des opérateurs)
• - (unaire) non ! vide
• * / div % mod
• + - (binaire)
• +=
• < > <= >= lt gt le ge
• == != eq ne
• && et
• || ou
• ? :
• =
• ;

Mots réservés

Les mots suivants sont réservés à l'EL et ne doivent pas être utilisés comme identifiants :

Exemples de base

Fonctions utilitaires

L'ensemble suivant de fonctions d'assistance a été fourni :

Écrire des formules multilignes

Pour écrire le code de la formule sur plusieurs lignes, utilisez les = et ; . La valeur de retour est la dernière instruction de la formule. Par exemple :

${ apc = entity.actualPercentComplete; ppc = entity.plannedPercentComplete; (apc - ppc)/ppc }

Le type de données renvoyé par la formule

Lors de la définition d'une formule, vous devez sélectionner un type de données. Ce type indique au système le résultat attendu. Celoxis formate automatiquement la valeur de retour en fonction du type de données. Par exemple, si vous indiquez un type de retour monétaire et que votre formule renvoie le nombre 10 000, le résultat sera de 10 000 $. Celoxis formate automatiquement le nombre et y ajoute le symbole monétaire.

L' objet entité

L' entité dans la formule représente l'entité pour laquelle la formule est évaluée. Par exemple, supposons que notre champ de formule « Avance client » soit défini comme ${entity.budget * 0.1} , c'est-à-dire qu'il représente 10 % du budget. Si nous avons associé ce champ à la fois aux projets et aux tâches, alors lors de l'évaluation de la formule pour un projet, l'objet entité sera le projet, tandis que pour une tâche, il s'agira de la tâche.

Référence de terrain

Pour afficher la liste des champs disponibles, cliquez sur l' Référence du champ dans l'écran d'ajout/modification d'un champ personnalisé. Cliquez sur l'icône « + » pour développer la liste des variables disponibles pour les différentes entités.

Gestion des erreurs

En cas d'erreur lors de l'évaluation d'une formule (par exemple, si vous avez passé un nombre au lieu d'une chaîne de caractères), le message « ERR ! ». Survolez-le avec votre souris pour obtenir une description plus détaillée du problème.

Exemples

Supposons que nous ayons un projet avec les données suivantes.

Nous allons maintenant examiner quelques exemples simples. Nous supposerons que la formule est associée à des projets et que l'exemple de résultat concerne le projet décrit précédemment.

Exemple avancé : Votre propre indicateur de santé de planning

Supposons que vous souhaitiez disposer d'un indicateur de santé du planning basé sur des données de référence, c'est-à-dire la date que vous avez réellement promise au client plutôt que sur la date de fin du plan actuel.

Vous allez créer un champ de formule, l'associer à des projets, définir son type de données de sortie sur Texte et saisir la formule comme suit :

${ pc = entity.actualPercentComplete; pFinish = entity.projectedFinishCalendar; bFinish = entity.baselineFinish; now = Date.now(); label = 'Inconnu'; label = Date.before(pFinish, bFinish) ? 'À temps' : label; label = Date.after(pFinish, bFinish) ? 'À risque' : label; label = Date.after(now, bFinish) ? 'En retard' : label; label = pc == 100 ? 'Terminé' : label; label }

Dans la Couleur de la formule, indiquez les correspondances comme suit :

Vous pouvez rechercher des objets à l'aide de mots-clés dans le champ de recherche situé en haut à droite de la barre d'outils principale. Le tableau suivant décrit les éléments pris en compte pour la recherche :

Options de recherche

• Pour rechercher une expression, placez-la entre guillemets, par exemple « taxe de vente ».
• Pour exclure un terme, faites-le précéder d'un tiret (-) exemple -Microsoft
• Pour rendre un terme obligatoire, faites-le précéder d'un +, exemple +pingouin
• Pour rechercher un préfixe, ajoutez un astérisque (* ; par exemple, docu* recherchera tous les mots commençant par docu.

Celoxis propose une interface mobile riche en fonctionnalités, accessible depuis n'importe quel appareil iOS, Android, Windows Mobile, Tizen ou autre appareil mobile doté d'un navigateur web moderne. Aucun téléchargement ni installation d'application n'est nécessaire. Vous serez automatiquement redirigé vers l'interface mobile dès que vous ouvrirez l'application depuis votre navigateur.

Celoxis vous permet de désactiver certaines fonctionnalités. Une fois désactivées, tous les champs, actions et menus associés au module concerné disparaissent, simplifiant ainsi l'interface utilisateur. Vous pouvez les réactiver à tout moment. Par exemple, si vous désactivez le « Dépenses » , tous les menus relatifs aux dépenses (menus principaux, colonnes et filtres des rapports, actions des tâches) disparaissent.

Pour activer ou désactiver des fonctionnalités, accédez à Menu principalAdministrateur Les fonctions de page et d'activation/désactivation sont indiquées ci-dessous :

Pour télécharger votre logo, cliquez Menu principalAdministrateurGestion de compteTélécharger le logoLes restrictions relatives aux dimensions et à la taille de l'image seront indiquées sur le formulaire.

Le formulaire des paramètres de l'entreprise vous permet de configurer le comportement et les paramètres par défaut de vos utilisateurs. Il permet également de saisir vos paramètres d'authentification unique (SSO).

Voici quelques exemples de paramètres non triviaux :

• Code d'entreprise – Identifiant de l'entreprise. Nous vous recommandons d'indiquer ici le deuxième niveau de votre nom de domaine. Par exemple, pour acme.com, indiquez acme.
• Langue du document – ​​Celoxis utilise une bibliothèque de moteur de recherche dont le comportement diffère selon que vous saisissiez principalement du texte en caractères CJK ou CJK.
• jour de début de la semaine détermine le premier jour de la semaine affiché dans les calendriers.
• Nombre minimal de jours dans la semaine 1 – Ceci détermine si la semaine du 1er janvier se situe dans la 53e semaine de l'année précédente ou dans la 1re semaine de l'année en cours.
• Début de l'exercice financier – Cela détermine si une date se situe au cours du premier, deuxième, troisième ou quatrième trimestre.
• Autoriser les tableaux de bord personnels – Ce sujet est abordé dans le chapitre consacré aux tableaux de bord.

Authentification unique

Ce sujet a été traité en détail dans ce chapitre.

Vous pouvez accéder à Celoxis avec vos identifiants professionnels si l'authentification unique (SSO) basée sur SAML est activée pour votre compte. Celoxis est compatible avec Google, Salesforce, Okta, OneLogin et Microsoft ADFS ; toutefois, tout fournisseur d'identité (IdP) compatible SAML 2.0 devrait fonctionner.

Pour que l'authentification unique (SSO) fonctionne, assurez-vous des points suivants :

• Votre fournisseur d'identité SSO (IDP) est basé sur SAML 2.0.
• Tous vos utilisateurs et clients possèdent une adresse e-mail unique.
• L'adresse e-mail d'un utilisateur dans Celoxis correspond à l'adresse e-mail de cet utilisateur dans votre fournisseur d'identité.

Pour configurer l'authentification unique (SSO), ouvrez Menu principalAdministrateurGestion de compteInformations sur l'entreprise et cliquez sur Authentification uniqueVous verrez le formulaire comme ceci :

Modes SSO

Dans tous les modes, les comptes clients continueront d'être authentifiés à l'aide des identifiants Celoxis.

• Aucun – L’authentification unique (SSO) est désactivée. Seuls les identifiants Celoxis peuvent être utilisés pour se connecter.
• Test – L’authentification unique (SSO) est activée. Les identifiants SSO et Celoxis peuvent tous deux être utilisés pour se connecter.
• En direct - L'authentification unique (SSO) est activée. Seule l'authentification unique peut être utilisée pour se connecter.
  • Vos utilisateurs ne pourront pas utiliser « Mot de passe oublié » dans Celoxis car nous ne stockons pas les mots de passe des utilisateurs.
  • Les champs Identifiant et Mot de passe n'apparaîtront pas sur les formulaires d'ajout/modification d'utilisateur.
  • Si vous êtes bloqué pour une raison quelconque, contactez-nous et nous réinitialiserons vos identifiants SSO.

Étapes de la configuration de l'authentification unique (SSO)

1 : Activer l'authentification unique (SSO) en mode test

Ouvrir Menu principalAdministrateurGestion de compteInformations sur l'entreprise et allez au Authentification unique languette

1. Dans la ligne « Statut » , cliquez sur le bouton radio « Tester »
2. Parmi les options ci-dessous, copiez l'URL ACS. Elle sera nécessaire pour configurer votre fournisseur d'identité.
3. Configurez votre fournisseur d'identité (IDP). L'IDP vous fournira un ensemble de paramètres à saisir dans Celoxis.
4. Revenez à cet écran avec les paramètres collectés à l'étape précédente.
5. Saisissez l' identifiant d'entité du fournisseur d'identité (IdP). Celui-ci est fourni par l'IdP.
6. Saisissez l' URL du fournisseur d'identité (IdP). Il s'agit de l'adresse de votre IdP qui sera contactée pour authentifier les utilisateurs.
7. Copiez et collez le certificat du fournisseur d'identité. Ces informations figurent dans le certificat fourni par votre fournisseur d'identité.
8. Cliquez sur Enregistrer