Celoxis 12.0 — la base de conocimientos completa

Los estados del proyecto le permiten definir y realizar un seguimiento del ciclo de vida del proyecto desde su inicio hasta su finalización. Por defecto, proporcionamos los siguientes estados: Borrador, Activo, Cancelado, En espera, Archivado; pero puede personalizarlos para adaptarlos a las necesidades de su negocio.

Los estados también permiten controlar algunos aspectos del comportamiento del sistema. Por ejemplo, se podría impedir el registro de tiempo para los proyectos en estado Borrador y Archivado

El comportamiento del sistema también es diferente según la etapa.

Escenario

Cada estado del proyecto debe pertenecer a una y solo una de las siguientes etapas: Planificación, Ejecución y Cierre. El sistema se comportará de manera diferente para los proyectos según la etapa que represente su estado, como se describe a continuación:

Por ejemplo, si define un estado de proyecto llamado "No aprobado" y establece su etapa en "Planificación", cualquier proyecto en estado " No aprobado" no tendrá indicadores RAG ni generará notificaciones por correo electrónico. Sin embargo, cualquier excepción de trabajo agregada para calendarios de trabajo o recursos provocará que se recalcule el plan del proyecto.

Utilizando estados del proyecto

Un proyecto solo puede pertenecer a un único estado de proyecto.

El estado del proyecto se puede configurar en la pantalla de agregar/editar proyecto, en la pestaña Campos personalizados. Para modificar el estado de varios proyectos a la vez, puede usar la pantalla de edición masiva.

Los estados del proyecto también se pueden usar en columnas, filtros, grupos y gráficos.

Gestión de los estados del proyecto

Solo los administradores pueden gestionar los estados del proyecto. Para gestionar los estados del proyecto, navegue a Menú principalAdministraciónGestión de proyectosEstados del proyecto

Si realizas proyectos con una estructura similar, en lugar de crear el plan del proyecto desde cero cada vez, puedes crear y guardar esos proyectos como plantillas para poner en marcha un nuevo proyecto rápidamente.

Uso de plantillas de proyecto

Para crear un nuevo proyecto a partir de una plantilla, haga clic en Menú principalProyectoUtiliza una plantilla

Gestión de plantillas de proyecto

Solo los administradores pueden crear y gestionar plantillas de proyecto.

Se puede crear una plantilla a partir de cualquier proyecto. Para crear o administrar plantillas de proyecto, navegue a Menú principalAdministraciónGestión de proyectosPlantillas de proyecto

Los tipos de proyecto te ayudan a categorizar tus proyectos. Con nuestros informes, puedes obtener indicadores clave de rendimiento (KPI) importantes, como ganancias, esfuerzo y margen, agregados para cada tipo de proyecto, lo que te permite comprender el desempeño de tu negocio.

También puedes configurar campos personalizados específicos para cada tipo de proyecto con el fin de recopilar datos empresariales relevantes.

Por ejemplo, un bufete de abogados puede tener tipos de proyectos como Quiebras y Patentes. Los campos personalizados podrían ser Compañía de Seguros y Número de Préstamo para el primero; y Número de Patente, Patrocinador de la Patente y Estado de la Patente para el segundo.

Utilizando tipos de proyecto

Un proyecto solo puede pertenecer a un tipo de proyecto.

Los tipos de proyecto se pueden configurar en la pantalla de agregar/editar proyecto, en la pestaña Campos personalizados. Para modificar el tipo de proyecto de varios proyectos a la vez, puede usar la pantalla de edición masiva.

Los tipos de proyecto también se pueden usar en columnas, filtros, grupos y gráficos.

Gestión de tipos de proyectos

Solo los administradores pueden gestionar los tipos de proyecto. Para gestionar los tipos de proyecto, navegue a Menú principalAdministraciónGestión de proyectosTipos de proyectos

Los clientes son personas u organizaciones para quienes se ejecutan proyectos. Asociar clientes con proyectos facilita el filtrado, la elaboración de informes, la creación de gráficos y muchas otras tareas.

Además, puedes dar acceso a tus clientes para que puedan iniciar sesión y ver los informes compartidos con ellos, participar en debates en línea, compartir archivos e incluso participar en flujos de trabajo empresariales (por ejemplo, errores, solicitudes de cambio y aprobaciones).

El acceso para clientes es gratuito.

Inicio de sesión del cliente

Los clientes virtuales son aquellos que no tienen nombre de usuario ni contraseña. No pueden iniciar sesión en Celoxis. Al crear un cliente, puede asignarle opcionalmente un nombre de usuario y una contraseña. También puede configurar sus credenciales de inicio de sesión desde la pantalla de edición de cliente.

Si más adelante desea revocar el acceso de inicio de sesión, simplemente borre el nombre de usuario y la contraseña de ese cliente.

Para evitar cualquier accidente, los clientes no reciben notificaciones sobre sus nombres de usuario y contraseñas. Es responsabilidad del cliente comunicarles sus credenciales.

Privilegios del cliente

Cada cuenta de cliente puede configurarse para tener los siguientes privilegios:

Permitir al cliente ver la información de la tarea, excluyendo la información financiera.Esto determina si los clientes pueden ver los detalles de la tarea. Los campos financieros (incluidos los campos personalizados) nunca se muestran a los clientes.

Permitir al cliente ver los detalles de la actualización del progreso de las tareas.: Esto determina si los clientes pueden ver las actualizaciones y los comentarios de la tarea.

Permitir que el cliente actualice el progreso de las tareas.: Esto determina si los clientes pueden agregar comentarios a una tarea.

Si comparte informes con su cliente, los privilegios mencionados anteriormente prevalecerán sobre los datos compartidos en los informes. Por ejemplo, si comparte un informe de lista de tareas con un cliente que no tiene el "Permitir al cliente ver la información de las tareas, excluyendo la información financiera" , dicho cliente verá un informe vacío.

Jerarquía de clientes

Considere los siguientes escenarios:

• Más de una persona de la organización cliente desea colaborar en un proyecto.
• Su empresa realiza proyectos para diferentes departamentos (o sucursales) de un cliente, pero los ejecutivos desean informes consolidados. Por ejemplo, su empresa podría realizar proyectos para IBM India e IBM Francia, y sus directivos podrían solicitar un informe consolidado para IBM. Además, no desea que el personal de IBM India acceda a los proyectos de IBM Francia, ni viceversa.
• Desea evitar el acceso accidental de un cliente al proyecto de otro. Por ejemplo, no desea otorgar a CBM acceso a los proyectos de IBM debido a un error tipográfico.

Aquí es donde entra en juego el concepto de jerarquía de clientes . Celoxis permite crear jerarquías de clientes para mejorar los informes, la colaboración y el control de acceso.

Ejemplo

Consideremos a los siguientes clientes:

 1 Peter Parker 2 IBM 3 ├── John 4 └── Alisha 5 Acme 6 ├── Acme (Francia) 7 │ ├── Pierre 8 │ └── Chloe │ 9 └── Acme (India) 10 ├── Ravi 11 └── Suresh

Hay un total de 11 clientes.

Peter Parker es un cliente particular. No hay jerarquía.

IBM tiene dos clientes infantiles: John y Alisha.

Acme tiene dos clientes infantiles: Acme (Francia) y Acme (India), cada uno con dos clientes infantiles: Pierre y Chloe en el caso de la primera y Ravi y Suresh en el caso de la segunda.

Para crear esta relación padre-hijo, utilice el campo "Padre" de la pantalla de añadir/editar cliente.

Visibilidad del proyecto

Cuando se asigna un proyecto a un cliente, este es visible para dicho cliente y todos sus descendientes. Siguiendo con el ejemplo anterior:

Establecer clientes del proyecto

Puedes configurar los clientes de un proyecto desde la pantalla de añadir/editar del proyecto o desde las acciones masivas del proyecto. El primer cliente se convierte en el cliente principal

Informes y paneles de control para clientes

Puedes compartir informes y paneles con tus clientes. Puedes compartir tablas, gráficos circulares, gráficos de barras y muchas otras vistas de informes. Para más información, consulta el capítulo sobre paneles.

Para compartirlo con un cliente, selecciónelo en el "Visible para clientes" del formulario para agregar o editar informes. Si elige la "Todos" , el informe se compartirá con todos los clientes.

También puede controlar qué pestañas del proyecto son visibles para los clientes de manera similar. Navegue a Menú principalAdministraciónGestión de proyectosPestañas del proyecto, edite la vista y seleccione los clientes como se describe anteriormente.

Para obtener más información sobre cómo compartir informes y paneles de control, lea el capítulo sobre cómo compartir informes.

Tenga en cuenta que los clientes pueden modificar los filtros que estén marcados como solicitables en la pestaña de filtros del informe.

Los datos financieros nunca se muestran a los clientes, incluso si esas columnas se seleccionan accidentalmente.

Acciones del cliente

Los clientes pueden colaborar activamente a través del sistema, lo que aumenta la transparencia y reduce la duplicación de tareas. Además, ayuda a mantener un registro de auditoría y garantiza que no se pase nada por alto.

Visualización de clientes

Los clientes pueden ser vistos por los administradores y aquellos usuarios que tengan el de Ver Cliente .

Para ver la lista de clientes, en el menú LHS haga clic en MásClientela

Creación de clientes

Los clientes pueden ser añadidos por los administradores y por aquellos usuarios que tengan el de Añadir Cliente .

Para agregar un cliente"

1. Hacer clic en Menú principalCliente
2. En el Básico pestaña:
   1. Indique su nombre, correo electrónico y número de teléfono.
   2. Si la cuenta del cliente forma parte de una jerarquía, introduzca la cuenta principal.
   3. Si no desea que el cliente tenga un nombre de usuario y contraseña, introduzca el nombre de usuario y la contraseña y haga clic en la virtual .
   4. Asigne los privilegios.
3. En la Campos personalizados , complete los campos personalizados correspondientes.
4. En la Preferencias , seleccione la configuración regional, los formatos de fecha y los paneles de control.
5. Marque la Agregar otro" si desea agregar más clientes.
6. Entregar

Importación de clientes desde CSV

Celoxis te permite importar clientes desde archivos CSV. Si tienes un archivo de Microsoft Excel, puedes exportarlo en formato CSV (valores separados por comas) e importarlo a Celoxis.

Para importar clientes, vaya a la página de clientes Menú principalMásClientela y luego haga clic en el Importar Botón. Cargue el cliente en el formato que se describe a continuación.

Campos admitidos:

• Nombre - obligatorio
• Correo electrónico
• Teléfono
• Nombre de usuario: el nombre de inicio de sesión.
• Contraseña: la contraseña en texto plano.
• Virtual: falso o verdadero para indicar si el cliente puede iniciar sesión o no, respectivamente.
• Campos personalizados: primero deberá crear los campos en Celoxis

Los clientes son

notificados de sus cuentas de inicio de sesión.

Un equipo de proyecto es un conjunto de usuarios que trabajan en un proyecto. Las principales ventajas de definir un equipo de proyecto son:

1. Comodidad : al asignar tareas a los usuarios, solo verás a los miembros de tu equipo de proyecto.
2. Seguridad : puede asignar privilegios especiales a los usuarios del equipo del proyecto. Por ejemplo, puede configurar el sistema para que cualquier usuario del equipo pueda comentar cualquier tarea del proyecto.

Definir el equipo de un proyecto

El equipo del proyecto se puede configurar en la pantalla de agregar/editar proyecto, en la Avanzado .

Algunas reglas para recordar:

• Los gestores de proyecto designados para el proyecto siempre forman parte del equipo de ese proyecto.
• Los usuarios asignados a tareas en un proyecto siempre forman parte del equipo de ese proyecto.

Habilitar la capacidad del equipo del proyecto

Para habilitar la capacidad del equipo del proyecto, navegue a Menú principalAdministraciónGestión de proyectosOpciones de proyecto y desmarcar el Al asignar tareas a los usuarios, muestre a todos los usuarios, no solo a los miembros del equipo del proyecto. opción.

Para equipos pequeños, esta función puede resultar excesiva y es mejor desactivarla.

Celoxis es una excelente alternativa a Microsoft Project. Su integración con Microsoft Project es una de las más completas del sector. Si comprende su funcionamiento, podrá lograr una sincronización bidireccional perfecta con Microsoft Project, obteniendo así lo mejor de ambos mundos.

Importación desde Microsoft Project

Puede crear un proyecto directamente desde un archivo de Microsoft Project haciendo clic en (Menú principalProyectoImportX/MSProyecto) o importar tareas a un proyecto existente (Opciones de proyectoImportX/MSProyecto).

Cuando importe un archivo de Microsoft Project (XML o MPP), Celoxis importará:

• relaciones entre padres e hijos
• Dependencias que incluyen tiempos de adelanto y retraso
• Restricciones
• Asignación de recursos
• La línea base predeterminada

Lo que no se importa:

• Opciones de calendario, por ejemplo, horas/día, días/mes, etc.
• Lista de recursos
• Campos personalizados
• Líneas base no predeterminadas
• Calendarios y excepciones
• Datos desfasados ​​en el tiempo

Importar asignaciones de campos

Si bien en la mayoría de los casos las asignaciones de campos son autoexplicativas (tienen el mismo nombre en MS Project y Celoxis), algunos campos merecen una mención especial:

Comprender las desviaciones

Aunque Celoxis y Microsoft Project son similares en muchos aspectos, difieren en ciertas áreas (consulte la lista de elementos que no se importan anteriormente), lo que puede ocasionar algunas sorpresas. Si las fechas no coinciden en Celoxis después de la importación, asegúrese de que:

• Los calendarios laborales y las excepciones en MS Project y Celoxis coinciden. Tenga en cuenta que MS Project no admite zonas horarias ni periodos de tiempo no laborables fraccionados.
• No estás utilizando ninguna de las opciones o características de Microsoft Project que Celoxis no importa
• Durante la importación, asignaste correctamente los recursos

Exportación a Microsoft Project

Cuando exportas un proyecto a Microsoft Project (Opciones de proyectoExportX/MSProyecto), se exportará lo siguiente:

• relaciones entre padres e hijos
• Dependencias que incluyen tiempos de adelanto y retraso
• Restricciones
• Asignación de recursos
• La línea base predeterminada
• Calendarios laborales y excepciones
• Recursos y sus excepciones individuales

Lo que no se exporta:

• Campos personalizados
• Predecesores entre proyectos
• Campos que no tienen un campo correspondiente en Microsoft Project (por ejemplo, espacio de trabajo, presupuesto, etc.)
• La asignación de recursos en horas se cambia a % porque Microsoft Project no admite la asignación en horas

Exportar asignaciones de campos

Si bien en la mayoría de los casos las asignaciones de campos son autoexplicativas (tienen el mismo nombre en MS Project y Celoxis), algunos campos merecen una mención especial:

Comprender las desviaciones

Si bien Celoxis y Microsoft Project son similares en muchos aspectos, difieren en ciertas áreas (consulte la lista de elementos que no se exportan anteriormente), lo que puede ocasionar algunas sorpresas. Si las fechas no coinciden en Microsoft Project después de la exportación, asegúrese de que:

• Los calendarios laborales y las excepciones en MS Project y Celoxis coinciden. Tenga en cuenta que MS Project no admite zonas horarias ni periodos de tiempo no laborables fraccionados.
• No estás utilizando ninguna de las opciones o características de Microsoft Project que Celoxis no importa
• No has asignado recursos en horas y solo has usado % en Celoxis. Microsoft Project no admite la asignación en horas.

RAG significa Rojo, Ámbar y Verde. Los indicadores RAG muestran visualmente el estado de los proyectos o tareas en relación con el cronograma y el costo.

Celoxis calcula automáticamente los indicadores RAG para proyectos y tareas de forma regular si el proyecto se encuentra en la de ejecución . En caso contrario, el indicador RAG se muestra como inactivo.

Indicadores RAG del cronograma

Para cada proyecto y tarea, Celoxis calcula automáticamente una vez al día la fecha de finalización prevista en función del ritmo de progreso actual. Esta es la fecha en la que es probable que el proyecto o la tarea finalice según dicho ritmo.

Por ejemplo, supongamos que una tarea estaba programada para completarse en 4 días y, después de 2 días, solo se ha completado en un 25 %. Celoxis calculará que la fecha de finalización prevista de la tarea será el octavo día en lugar del cuarto, como estaba previsto inicialmente.

Para un proyecto o tarea de resumen, su fecha de finalización prevista es la máxima de las fechas de finalización previstas de sus tareas de nivel inferior.

Los indicadores RAG se asignan de la siguiente manera:

Indicadores RAG de costos

Para cada proyecto y tarea, Celoxis calcula automáticamente su costo proyectado una vez al día, basándose en el ritmo de gasto actual. Este es el costo que probablemente incurrirá el proyecto o la tarea según dicho ritmo de gasto.

Por ejemplo, supongamos que el presupuesto de una tarea es de $1000 y que está completada en un 25%, con un costo real de $200. Celoxis calculará que el costo proyectado de la tarea será de $800 en lugar de $1000.

Para un proyecto o tarea de resumen, su costo proyectado es la suma del costo proyectado de todas sus tareas de nivel hoja.

Los indicadores RAG se asignan de la siguiente manera:

Si no se especifica el presupuesto, se utilizará el costo planificado para calcular el estado RAG.

Cálculo de proyecciones

El cálculo de proyecciones es una operación que consume muchos recursos, por lo que no es factible que el sistema mantenga los indicadores RAG en tiempo real.

Celoxis calcula las proyecciones una vez al día en base al mejor esfuerzo. Sin embargo, puede solicitar al sistema que recalcule las proyecciones para un proyecto en cualquier momento utilizando RecalcularEstadísticas del Proyecto. Incluso puede recalcular las proyecciones para múltiples proyectos utilizando Acciones masivas del proyectoRecalcularEstadísticas del Proyecto desde la vista de lista de proyectos.

Un calendario laboral define los horarios de trabajo y de descanso de una organización. Especifica las horas de trabajo de cada día laborable, los días laborables de cada semana y cualquier excepción, como los días festivos.

Puedes definir varios calendarios de trabajo, cada uno con su propia zona horaria, horario laboral y excepciones.

Los calendarios laborales se utilizan para programar tareas.

Uso de calendarios laborales

Cada usuario debe pertenecer a un único calendario laboral. El calendario laboral se puede configurar para un usuario desde la pantalla de añadir/editar usuarios o desde la pantalla de edición masiva.

Cada proyecto tiene un calendario de trabajo predeterminado. Todas las fechas en su diagrama de Gantt interactivo se muestran según la zona horaria de este calendario. El calendario de trabajo predeterminado se puede configurar para un proyecto desde su pantalla de añadir/editar.

Gestión de calendarios laborales

Solo los administradores pueden gestionar los calendarios de trabajo. Para gestionar los calendarios de trabajo, diríjase a Menú principalAdministraciónGestión de proyectosCalendarios de trabajo

Excepciones

Las excepciones son períodos que se desvían de las reglas definidas en el calendario laboral. Se pueden definir excepciones para toda la organización (por ejemplo, vacaciones de Navidad), para calendarios laborales (por ejemplo, solo el 4 de julio como día festivo en EE. UU.) o para personas individuales (por ejemplo, Joe se va de vacaciones del 3 al 10 de mayo de 2016).

Cuando se agregan, modifican o eliminan excepciones, las fechas de las tareas se recalculan. Por ejemplo, si Mark está enfermo el 3 de mayo y se registra una excepción laboral, todas las tareas que Mark debía realizar ese día se adelantarán un día.

Excepciones laborales y no laborales

Si bien la mayoría de las excepciones no son laborales, también puede ingresar laborales . Por ejemplo, si Peter va a trabajar el sábado 10 de junio, puede ingresar una laboral para Peter ese día y todas las tareas asignadas a Peter se reprogramarán según corresponda.

Gestión de excepciones

Solo los administradores pueden agregar excepciones para toda la organización o para el calendario laboral. Para administrar las excepciones, vaya a Menú principalAdministraciónGestión de proyectosCalendarios de trabajo y haga clic en el Excepciones pestaña.

Para crear un proyecto, haga clic aquí Menú principalProyecto

Proyecto en blanco

Esto crea un proyecto sin tareas.

Copiar proyecto

Esto clona el proyecto y toda su estructura de desglose del trabajo (EDT). También se copian todos los campos del proyecto y de las tareas (incluidos los campos personalizados, pero excluyendo las restricciones), las dependencias, las asignaciones de recursos y los archivos adjuntos. A continuación, se replanifica el nuevo proyecto según su fecha de inicio. Si el proyecto original tenía tareas programadas manualmente, estas tendrán una duración similar y comenzarán al mismo tiempo que el nuevo proyecto.

Utiliza una plantilla

Para más detalles, haga clic aquí.

Importar proyecto de Microsoft

Para más detalles, haga clic aquí.

Puedes adjuntar archivos desde tu unidad local o Google Drive a la carpeta de un proyecto. Haz clic en un proyecto para abrir su panel y luego haz clic Acciones del proyectoAdjuntar archivosLos archivos adjuntos a un proyecto (o sus tareas) se pueden ver desde el Archivos pestaña.

Dependiendo de si utiliza facturación por usuario o por código de tiempo, se aplicará la tarifa predeterminada para cada usuario o código de tiempo al calcular los importes de la factura. Puede modificar estas tarifas para cada proyecto.

Para anular las tarifas predeterminadas, haga clic en un proyecto para abrir su panel y luego haga clic en Acciones del proyectoTarifas de facturación.

En el ejemplo anterior, la tarifa de facturación de Chris Patt para el proyecto se ha fijado en 80 dólares. Como puede ver, puede hacer clic en el "Agregar" para añadir una tarifa, hacer clic en la "Tarifa" para editarla o hacer clic en el icono para eliminar una fila, lo que restablecerá la tarifa predeterminada para ese usuario.

Por defecto, al calcular el coste de mano de obra de una tarea se utiliza la tarifa especificada para el usuario. Puede modificar dichas tarifas para cada proyecto.

Para anular las tarifas predeterminadas, haga clic en un proyecto para abrir su panel y luego haga clic en Acciones del proyectoCostos Tasas.

En el ejemplo anterior, la tarifa de costo de Chris Patt para el proyecto se ha establecido en $50. Como puede ver, puede hacer clic en el Agregar para añadir una tarifa, hacer clic en la Tarifa para editarla o hacer clic en el icono para eliminar una fila, lo que restablecerá la tarifa predeterminada para ese usuario.

Celoxis te permite importar clientes desde archivos CSV. Si tienes un archivo de Microsoft Excel, puedes exportarlo en formato CSV (valores separados por comas) e importarlo a Celoxis.

Para importar clientes, vaya a la página de clientes Menú principalClientela y luego haga clic en el Importar botón.

Campos admitidos:

• Nombre - obligatorio
• Correo electrónico
• Teléfono
• Nombre de usuario: el nombre de inicio de sesión
• Contraseña: la contraseña en texto plano
• Virtual: falso o verdadero para indicar si el cliente puede iniciar sesión o no, respectivamente. Si especifica falso o deja el campo en blanco, deberá proporcionar un nombre de usuario y una contraseña.
• Campos personalizados: primero deberá crear los campos en Celoxis

Por motivos de seguridad, no se envían correos electrónicos a los clientes. Es responsabilidad suya facilitarles sus datos de acceso.

Puede seleccionar varios proyectos y realizar acciones sobre ellos. Haga clic en el junto a la casilla de verificación en el encabezado de la tabla del informe, como se muestra a continuación:

Recalcular las proyecciones

Para obtener más detalles, consulte la sección Cálculo de proyecciones aquí.

Editar

Permite modificar varios atributos a la vez, incluidos los campos personalizados, como se muestra a continuación:

La gestión de cartera, también conocida como gestión de proyectos y carteras (PPM), no es tan compleja como podría parecer. Con Celoxis, puede iniciar solicitudes de proyectos, desarrollar modelos de puntuación de proyectos, visualizar las colas de solicitudes de proyectos y la disponibilidad de recursos, lograr el equilibrio deseado en la cartera y realizar un seguimiento de los flujos de proyectos y la contabilidad de la cartera para estar siempre al tanto de sus proyectos.

Configuración

1. Habilita la función Portafolio en tu cuenta (Menú principalAdministraciónGestión de proyectosCaracterísticas).
   Esto permite que la sección de Portafolio en Proyectos capture los parámetros de Alineación, Beneficios y Riesgos del portafolio. Estos son los atributos estándar que proporcionamos para la gestión de portafolios.
2. Crear un nuevo estado de proyecto '¿Qué pasaría si?' (Menú principalAdministraciónGestión de proyectosEstados del proyecto).
   Mantén este estado en Etapa de "planificación" y mantener 'Dejar tiempo' sin control. Usaremos este estado para realizar un análisis preliminar de escenarios hipotéticos para llegar al equilibrio deseado en la cartera.
3. Importa la aplicación de solicitudes de proyectos. (Menú principalAdministraciónAplicaciones personalizadasAplicacionesImportar).
   Con esto obtienes un flujo de trabajo de solicitud de proyecto estándar listo para usar. Puedes personalizar este flujo de trabajo para adaptarlo a tu proceso de negocio. Edita la aplicación y desmarca la "Activo" casilla de verificación debajo Pestaña básicaDe esta forma, la aplicación no estará disponible para sus usuarios hasta que configuremos el resto de los componentes.
4. Desarrolle su modelo de puntuación de proyectos.
   Defina los atributos adicionales del proyecto que serán factores potencialmente importantes para la puntuación de los proyectos. Esto se hará a través de campos personalizados (Menú principalAdministraciónGestión de cuentasCampos personalizados). Adjunte estos campos personalizados a todas las categorías de proyectos y también a la aplicación de solicitudes de proyectos.
   Además de los atributos de puntuación específicos de su proyecto, también deberá crear los siguientes 3 campos personalizados y adjuntarlos únicamente a la aplicación de solicitudes de proyectos:
   • - Alineación estratégica (Numérico: del 1 al 100),
   • - Beneficio general (Numérico: del 1 al 100) y
   • - Riesgo del proyecto (Menú desplegable de selección única: Muy alto a Muy bajo).

   Estos datos son necesarios para que coincidan con los parámetros estándar del portafolio del proyecto, de modo que pueda copiarlos posteriormente. Por último, cree un campo de fórmula personalizado llamado "Puntuación del proyecto" que tome en cuenta estos atributos del proyecto y calcule una puntuación potencial para el nuevo proyecto.

5. Cree un informe de "Cola de solicitudes de proyectos" para visualizar el flujo de solicitudes de proyectos entrantes (Menú principalInformesTodos los informesMásSolicitudes de proyectos).
   En la pestaña Salida, seleccione 'Tabular' y seleccione todas las columnas que sean importantes para su aprobación ejecutiva. Asegúrese de incluir la “Puntuación del proyecto” en la lista para que pueda ver directamente la puntuación calculada para cada solicitud de proyecto en la cadena de producción.

Solicitudes de nuevos proyectos

Cada nuevo proyecto ingresa al sistema mediante una solicitud de proyecto. El "Cola de proyectos" que creamos resulta muy útil para visualizar las solicitudes de proyectos entrantes y clasificarlas o reclasificarlas según sus criterios.

1. Vuelve a la definición de tu aplicación de solicitudes de proyectos (Menú principalAdministraciónAplicaciones personalizadasAplicaciones) y marcar esto como "Activo"Ahora esta aplicación está disponible para que sus usuarios envíen nuevas solicitudes de proyectos.
2. Para cada uno de tus nuevos proyectos, crea una solicitud de proyecto en el sistema (Para agregar haga clic Menú principalSolicitudes de proyectos).
   Dado que aún no se ha creado un contenedor de proyecto, cree esta aplicación dentro de un espacio de trabajo (si ha definido espacios de trabajo) o seleccione "Sin proyecto" (si no hay espacios de trabajo en su empresa). Deberá establecer valores de puntuación para cada solicitud de proyecto e introducirlos en los campos personalizados correspondientes del formulario "Nuevas solicitudes de proyecto".
3. Una vez aprobada su solicitud, deberá crear un contenedor de proyecto para su nuevo proyecto (Para agregar haga clic Menú principalProyectoNuevo proyecto).
   Introduce en el formulario la información necesaria (como la fecha de inicio prevista, el cliente, el presupuesto, etc.) sobre este nuevo proyecto. Mantén el proyecto en estado de "Escenario hipotético". De esta forma, no interferirá con tus otros proyectos activos. Además, copia todos los parámetros de puntuación de la solicitud del proyecto en la sección de portafolio y en los campos personalizados definidos.
4. Ahora mueva la solicitud de proyecto asociada con este nuevo proyecto al propio proyecto (Vaya al mencionado Elemento de solicitudes de proyectoMover y seleccione el nuevo proyecto de la lista). De esta forma, la solicitud aprobada permanece dentro del repositorio del proyecto.

Saldo de cartera deseado

Ahora que ha creado todos los contenedores de su proyecto, deberá validarlos en función de la capacidad de recursos disponibles y revisarlos según la disponibilidad de recursos, las prioridades y la importancia estratégica.

1. Verifique la capacidad de los recursos disponibles. Ir a Menú principalInformesTodos los informesCapacidad de recursosEste informe integrado le ofrece información sobre la capacidad de recursos de su organización a corto plazo. Al consultarlo, podrá hacerse una idea clara de cómo están preparados sus recursos actuales para asumir los nuevos proyectos de su cartera. Puede ampliar el período predeterminado del informe para obtener información más detallada sobre la capacidad de sus recursos. También puede buscar recursos con habilidades específicas mediante el filtro «Recurso: Buscar».
2. Ahora, para cada proyecto, defina la EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) y los recursos. Dado que el proyecto se encuentra en estado "Qué pasaría si", no afectará la carga de trabajo de su proyecto existente. Abra la vista de carga de recursos (Menú principalCarga de recursos). Desde los filtros, añade 'Qué pasaría si' al filtro Estado del proyecto. Ahora, la carga de recursos mostrará tus nuevos proyectos, además de los proyectos en borrador y los activos.
3. Utilice la vista de carga de recursos para realizar un análisis preliminar de escenarios hipotéticos y comprender el impacto de sus nuevos proyectos en la carga de recursos existente.
4. Desde la vista de carga de recursos, puede
   Compruebe si hay algún problema de recursos Puede reemplazar los recursos, si es necesario. Pase el ratón por encima de la tarea en conflicto y seleccione la Editar recursosTambién puedes cambiar las fechas de las tareas (Pasa el ratón por encima de la tarea) Editar tarea)
5. Si aún tiene problemas de recursos, cambie la fecha de inicio de los demás proyectos de baja prioridad para que se reprogramen todas las demás tareas. Sin embargo, tenga en cuenta que Celoxis no admite actualmente la función de deshacer. Si necesita revertir los cambios, deberá restaurar manualmente el proyecto a su estado anterior.

Informes de cartera

Celoxis ofrece varios informes de cartera con las mejores prácticas para gerentes y ejecutivos, listos para usar. También puede crear sus propios informes.

1. Asignaciones presupuestarias

   Este es un informe gráfico de barras que muestra la distribución del presupuesto por gerente, alineada con el mes y el año de inicio de sus proyectos. Esto proporciona una visión general de la distribución del presupuesto aprobado para los gerentes y sus proyectos.

   

2. Análisis de cartera de proyectos

   Este diagrama de burbujas ofrece una visión general de cómo sus proyectos se alinean con la estrategia organizacional y los beneficios financieros u operativos. El código de colores en las burbujas indica el riesgo percibido del proyecto.

   

3. Proyectos (por cronograma)

   Este es un informe de seguimiento que le ofrece una visión general de todos los proyectos de su cartera y su estado de programación.

   

4. Estado del proyecto (Diagrama de Gantt)

   Esta es una vista cronológica de todos los proyectos de su cartera. Se trata de un informe de seguimiento que ofrece a los gerentes y ejecutivos una visión general de cómo los proyectos y sus tareas principales se alinean con sus cronogramas.

   

5. Sobrecostos

   El informe de sobrecostos es un documento tabular que identifica los proyectos cuyos costos reales han superado sus costos estimados.

   

6. Capacidad de recursos

   Con este informe cronológico, los ejecutivos y los responsables de la aprobación de proyectos pueden obtener una visión clara de la capacidad de recursos en cualquier momento y tomar mejores decisiones sobre la asignación de recursos para nuevos proyectos.

   Capacidad planificada (%) = 1 − Utilización planificada Capacidad real (%) = 1 − Utilización real

   

7. Utilización de recursos

   Este informe puede ayudar a realizar un seguimiento de la utilización de los recursos en relación con los planes.

   Utilización planificada (%) = Esfuerzo planificado ÷ Horas disponibles Utilización real (%) = Esfuerzo real ÷ Horas disponibles

   

8. Eficiencia de los recursos

   Este es un excelente informe para monitorear el rendimiento de los recursos.

   Eficiencia (%) = Esfuerzo planificado ÷ Esfuerzo real

   

El coste es uno de los componentes importantes del triángulo de gestión de proyectos. Celoxis facilita enormemente el seguimiento del presupuesto y los costes de proyectos completos, así como de las tareas individuales. Tras seguir este sencillo manual, podrá obtener fácilmente un presupuesto realista para su proyecto, teniendo en cuenta el desglose de los presupuestos de cada tarea. Además, aprenderá, entre otras cosas:

• Cómo especificar los costos fijos y materiales de cada tarea
• Cómo asignar adecuadamente los recursos humanos
• Cómo realizar un seguimiento del estado financiero de los proyectos y tareas mediante métricas importantes como el coste estimado del proyecto/tarea, el coste real y los indicadores visuales de salud.

Cómo llegar al presupuesto de tu proyecto

Para presupuestar un proyecto, primero debes saber cuánto costará ejecutarlo. Una vez establecido el costo de ejecución, añade un margen de seguridad y el margen de beneficio deseado (si corresponde) para obtener un presupuesto realista. Así es como se hace:

En primer lugar, para cada recurso, especifique una tarifa por hora. Normalmente, esta será el salario que se le paga al recurso o podría ser una tarifa por hora para un contratista.

El siguiente paso es crear las tareas del proyecto y asignar recursos a cada una. Celoxis calcula automáticamente el costo de la tarea en función de la tarifa por hora y el esfuerzo asignado al recurso. Por ejemplo, si la tarifa de Alison es de $50 por hora y se estima que trabajará 10 horas en una tarea, el costo será de 10 * 50 = $500. Si John (otro recurso) también trabajara en esta tarea, su costo se sumaría. En conjunto, los costos de Alison y John constituirán el costo total de la tarea.

Supongamos ahora que tuvo que comprar computadoras por un valor de $1000 para la tarea n.° 2 de la figura anterior. Puede ingresar esta cantidad en el campo Costo no laboral planificado para esa tarea.

Ahora el costo previsto de esta tarea será de $1500 (es decir, $500 + $1000)

Una vez que completes esta actividad para todas las tareas de tu plan, la suma total de los costos planificados de todas las tareas será el costo planificado del proyecto. Utilizarás este costo planificado como base para el presupuesto de tu proyecto.

Para ver el coste previsto del proyecto, diríjase a la sección de Información financiera de la pestaña Detalles del proyecto.

Agregue el margen de seguridad deseado al costo planificado para establecer el presupuesto del proyecto.

Seguimiento de los costos reales

Al comenzar el proyecto y durante su duración, todos los recursos completarán sus hojas de horas para registrar las horas reales que dedican a cada tarea. Una vez que el gerente apruebe estas horas, el sistema las utilizará para calcular automáticamente el costo real de cada tarea. Para los costos que no son de mano de obra, como la compra de computadoras, el recurso deberá agregar gastos a las tareas correspondientes. Estos gastos constituirán el costo real de los materiales de cada tarea y se sumarán al costo real total. Al igual que con las horas registradas, cada gasto deberá ser aprobado por el gerente antes de que pueda incluirse en el costo real de la tarea.

Al mostrar las columnas adecuadas en el diagrama de Gantt interactivo, se podrá realizar un seguimiento del estado del presupuesto de cada tarea, junto con el esfuerzo real.

A medida que tu equipo actualiza el estado de las tareas y registra las horas o los gastos, Celoxis calcula automáticamente y al instante el costo proyectado para cada una. Esto permite que los mecanismos de alerta temprana, como los indicadores RAG de salud presupuestaria, te avisen con antelación si tus costos van a superar el presupuesto (o las estimaciones). Por ejemplo, si una tarea está completada al 50 % y ya ha generado un costo de $100, el costo proyectado de la tarea será de $200.

Indicador RAG para la salud presupuestaria de las tareas (y del proyecto)

• Fuera de rumbo: si los costos reales superan el presupuesto. Si no se especifica un presupuesto, se considera el costo estimado.
• En curso: si el costo proyectado es menor o igual al presupuesto (o al costo estimado, si el presupuesto no está especificado).
• En riesgo: si el costo proyectado supera el presupuesto (o el costo estimado, si el presupuesto no está especificado).

Esto facilita el seguimiento del estado del presupuesto de cada tarea individualmente. Sin embargo, en la mayoría de los casos, probablemente le interese más el estado general del proyecto. Esta información siempre se muestra junto al nombre del proyecto.

Para consultar las métricas básicas de las finanzas del proyecto, diríjase a la sección Finanzas de la pestaña Detalles del proyecto.

Informes interproyectos para gerentes y ejecutivos

A continuación, se muestran algunos ejemplos de informes útiles y fáciles de generar que le brindarán información adicional sobre la asignación de presupuestos, los costos reales y otros aspectos financieros de múltiples proyectos. Cada informe se puede configurar, agrupar, ordenar o convertir fácilmente en un gráfico visual según sus preferencias.

Otros escenarios

1. Mis proyectos tienen un presupuesto preasignado. ¿Puede el sistema avisarme cuando los costes previstos corran el riesgo de superar dicho presupuesto?

   ¡Sí! Establece el presupuesto del proyecto en la pestaña Avanzado del cuadro de diálogo Editar proyecto y presta atención al indicador de salud financiera del proyecto. Los indicadores RAG te avisarán si el presupuesto del proyecto se desvía.

2. Algunas de mis tareas conllevan una tarifa fija. ¿Cómo la contabilizo?

   Asegúrese de agregar el costo fijo en la pestaña Avanzado del cuadro de diálogo Editar tarea. De esta manera, el costo de la tarea se calculará automáticamente al actualizar el progreso. Por ejemplo, si el costo fijo es de $1000 y la tarea está completada en un 30%, el costo real será de $300.

3. Algunas de mis tareas pueden tener un límite presupuestario que debe respetarse, independientemente de quién las realice. ¿Cómo puedo configurar esto?

   Igual que con el presupuesto de un proyecto, configure el presupuesto en la pestaña Avanzado del cuadro de diálogo Editar tarea y, a continuación, supervise los indicadores de estado RAG. Asegúrese de mostrar la columna Estado del presupuesto en su diagrama de Gantt interactivo para que el estado de cada tarea sea visible.

4. No reservamos nuestros recursos en la etapa inicial de validación del proyecto. ¿Cómo puedo calcular los costos estimados conociendo mis recursos?

   Crea usuarios virtuales como gestor de proyectos, diseñador gráfico, desarrollador web, etc. Asigna a cada usuario virtual el coste correspondiente a su rol. Distribuye el trabajo entre los usuarios virtuales; esto te ayudará a calcular el coste estimado del proyecto. Una vez definido el equipo del proyecto, utiliza la función Recursos >> Sustituir un recurso del diagrama de Gantt interactivo para reemplazar cada usuario virtual por el recurso real. Ten en cuenta que las horas asignadas se mantendrán tras la sustitución.

5. Tenemos diferentes tarifas de recursos para ciertos proyectos. ¿Cómo puedo lograr eso?

   Puede especificar las tarifas de costo específicas para cada usuario y proyecto mediante la función Más >> Tarifa de costo. Si no se especifica el costo del usuario para el proyecto, se utilizará el costo predeterminado establecido en el cuadro de diálogo Editar usuario.

6. ¿Qué ocurre cuando se produce un ajuste de costes en los recursos de los proyectos en curso?

   El costo del trabajo ya realizado se calculará según la tarifa anterior. El costo de todos los trabajos futuros se calculará utilizando la nueva tarifa.

7. ¿Cómo puedo contabilizar un gasto imprevisto en mi proyecto?

   Cualquier gasto imprevisto debe añadirse como gasto a la(s) tarea(s) correspondiente(s) del proyecto. Por ejemplo, supongamos que, con la aprobación del gerente, un recurso ha adquirido una licencia de usuario único para un software de edición gráfica. El coste de la licencia debe añadirse a la tarea en la que se utilizará el software. Cabe destacar que el gasto deberá ser aprobado por el director del proyecto antes de poder incluirse en el coste de la tarea.

8. ¿Puedo categorizar las actividades y los gastos incurridos en mis proyectos para la elaboración de informes de gestión?

   Sí. El administrador de Celoxis puede configurar varios códigos de tiempo y gastos en las secciones de Hoja de horas y Gastos de la página de Administración. Las categorías de gastos típicas pueden incluir Viajes, Comidas, Material de oficina, Honorarios de proveedores, etc. Los códigos de tiempo típicos pueden incluir Reuniones, I+D, Marketing, Formación e incorporación, Días libres remunerados, Vacaciones, etc.

9. ¿Celoxis apoya el Proyecto Baseline?

   Sí. Se puede establecer una única línea base por proyecto, que abarque todo el proyecto o tareas seleccionadas. A continuación, puede comparar la línea de tiempo del proyecto actual con la línea base previamente establecida. Dado que solo existe una línea base por proyecto, establecer una nueva línea base sobrescribirá la existente. Consulte la guía «Trabajar con líneas base» en nuestra serie de tutoriales.

Conclusión/Puntos finales

Las funcionalidades de Celoxis descritas en este documento son solo algunas de las técnicas que puede aprovechar para el seguimiento de presupuestos y costes de sus proyectos. Los informes interproyectos, que representan múltiples perspectivas y segmentos de los datos de sus proyectos, se pueden crear, configurar y compartir fácilmente, ofreciendo una visión general precisa de las cuentas individuales, las carteras de proyectos y toda la organización. Los múltiples puntos de datos de entrada y salida, incluidos los que se enumeran a continuación, se pueden representar fácilmente en diversos informes y gráficos visuales, poniendo toda la información crucial a su alcance. Recuerde que, incluso para los sistemas más completos y sofisticados, la calidad de los datos de salida dependerá de la calidad de los datos de entrada. Anime siempre a su equipo a registrar con precisión los datos financieros necesarios e introducir la información de tiempo y gastos de forma regular y diligente. Deje que el sistema se encargue del resto y le proporcione información precisa y en tiempo real sobre el estado de sus proyectos.

Campos introducidos por usted

Algunos de los resultados que ayudan a realizar un seguimiento del estado de los proyectos y las tareas

Celoxis ofrece a su organización dos modelos de facturación flexibles: basado en usuarios y basado en códigos de tiempo (también conocido como facturación por actividad), lo que facilita el seguimiento de los importes de facturación para diferentes tipos de proyectos. Además, Celoxis permite gestionar proyectos con precio fijo y por horas, ofreciendo tanto la opción de tarifa plana como la de facturación por tiempo y materiales. Siguiendo este sencillo manual, podrá calcular fácilmente los importes estimados y reales de sus facturas, independientemente del modelo de facturación que utilice su empresa. Tras estudiar este manual, aprenderá sobre:

• Establecer el modelo de facturación de la organización
• Configurar el tipo de facturación del proyecto
• Configuración de las tarifas de facturación
• Seguimiento de los importes de facturación reales y estimados
• Métricas valiosas de entrada y salida relacionadas con la facturación

Configurar el modelo de facturación de su organización

Al configurar Celoxis por primera vez, una de las decisiones más importantes que afectará a todos los proyectos del sistema es adoptar uno de los dos modelos de facturación disponibles:

• Basado en el usuario
• Basado en código de tiempo

Esto se realiza en la sección de Hoja de horas de la página de Administración. Debe tener permisos de administrador para acceder a esta configuración. Seleccione el modelo de facturación adecuado para aplicar los cambios a todo el sistema de forma inmediata.

En el modelo basado en usuarios, se añadirán tarifas de facturación independientes para cada usuario facturable del sistema. Estas tarifas se tendrán en cuenta en los importes de facturación de los proyectos, tanto reales como estimados.

Para proporcionar la tarifa de facturación predeterminada para un usuario, abra la configuración del usuario e ingrese el monto por hora deseado en el campo Facturar de la sección Tarifas predeterminadas ($/hora) en la pestaña Básico

Para cada usuario del sistema, puede establecer una tarifa de facturación predeterminada o corporativa que se aplicará automáticamente a todos los proyectos. Asimismo, puede modificar las tarifas de cualquier usuario en cualquier proyecto. Consulte la sección «Otros escenarios» y la sección de preguntas frecuentes para obtener más información al respecto.

El importe de facturación de este modelo se calcula multiplicando el número de horas facturables introducidas por cada usuario en la hoja de horas del proyecto por la tarifa de facturación del usuario.

Para establecer la tarifa de facturación predeterminada para el código de tiempo, acceda a la de Administración (debe tener privilegios de administrador) y siga el Códigos de tiempo en la de horas . Introduzca el importe de la tarifa por hora deseada en el campo Facturar. Tenga en cuenta que el campo Facturar solo estará disponible si el modelo de facturación de la empresa está configurado en base a códigos de tiempo.

Configurar el tipo de facturación del proyecto

Celoxis le ofrece la flexibilidad de especificar el tipo de facturación: precio fijo o por horas, para cada proyecto.

Configuración de la facturación para los proyectos de precio fijo

En un tipo de facturación de precio fijo, las tareas que usted realiza y factura tienen un precio fijo predefinido.

Para configurar el proyecto como de precio fijo, diríjase a la Finanzas de la Avanzado en el Agregar/Editar proyecto . Tenga en cuenta que los diferentes modelos de facturación solo están disponibles para los proyectos de cliente. Para los proyectos en los que no se especifica el cliente, el campo Modelo de facturación permanecerá oculto.

Al seleccionar la Precio fijo en el Modelo de facturación , se abre el nuevo Precio fijo , que le permite introducir el importe que tiene previsto facturar.

Al optar por este tipo, la opción "facturable" para los registros de gastos y tiempo en el proyecto no está marcada de forma predeterminada.

Cómo funcionan las tarifas para proyectos por hora

Al seleccionar "Por hora" en el menú desplegable "Modelo de facturación", los importes se calculan en función de las horas que los usuarios registran en sus hojas de horas. La tarifa de facturación de cada usuario se obtiene de su configuración o del código de tiempo, según el modelo de facturación de la empresa.

Cuando se utiliza este tipo de facturación, la "Facturable" para los registros de gastos y tiempo en el proyecto se marcará automáticamente de forma predeterminada.

Seguimiento de los importes de facturación reales

Una vez establecidas las tarifas de facturación, el importe real a facturar para cada tarea se calcula mediante esta fórmula, que tiene en cuenta tanto la mano de obra como los materiales:

Importe (Acto, Facturable) de una tarea = Horas (Acto, Facturable) × Tarifa de facturación + Gastos aprobados y facturables en la tarea

El importe (facturable) del proyecto se calcula sumando los importes de las tareas principales. Según el modelo de facturación de la organización, las tarifas de facturación provienen de la tarifa del usuario o de los códigos de tiempo seleccionados en la hoja de horas.

Por ejemplo, si un recurso que trabaja a una tarifa de facturación de $30 por hora reportó 10 horas facturables para una tarea, y el gerente del proyecto aprueba el gasto de material facturable de $1000.00 para la misma tarea, el monto (Acto, Facturable) para esta tarea se calculará de la siguiente manera:

Importe (Acto, Facturable) = 10 horas × $30/hora + $1000 = $1300.00

Celoxis proporciona otro indicador útil que registra el importe facturable estimado para todo el trabajo realizado en el proyecto. El importe (Est. Facturable) se calcula mediante una fórmula similar, como la suma del producto de la tarifa de facturación del usuario y las horas estimadas para esa tarea.

El importe (estimado, facturable) del proyecto se calcula a partir de la suma de los importes de las tareas principales del proyecto.

Tenga en cuenta que el importe (estimado, facturable) solo está disponible y se calcula cuando se utiliza el modelo de facturación basado en usuarios. Además, con la facturación basada en usuarios, si el tipo de facturación del proyecto es Precio fijo, la facturación estimada del proyecto es igual al precio fijo establecido y, por lo tanto, no proporciona valores de facturación estimados a nivel de tarea.

Para la facturación basada en códigos de tiempo, no se puede calcular la facturación estimada, por lo que la columna Importe (Est., Facturable) no está disponible.

Celoxis también permite realizar un seguimiento de las horas trabajadas y los gastos facturados. El estado de facturación de los elementos de cualquier tarea se puede consultar en el cuadro de diálogo Detalles de la tarea.

A nivel de organización, también puede crear un informe entre proyectos que muestre por proyecto:

• Importe (Gasto, Facturado)
• Importe (Tiempo, Facturado)
• Horas (facturadas)

Informes interproyectos para gerentes y ejecutivos

A continuación, se muestran algunos ejemplos de informes útiles y fáciles de generar que, además, le informarán sobre métricas de facturación importantes. Cada informe se puede configurar, agrupar, ordenar o convertir en un gráfico visual según sus preferencias.

Otros escenarios y preguntas frecuentes

1. ¿Qué sucede si cambio el modelo de facturación de la empresa?

   Este es un paso importante que puede afectar tanto a los proyectos en curso como a la columna visible de los informes financieros. Consulte el «Cambio entre modelos de facturación» para obtener una lista completa de las posibles consecuencias.

2. ¿Por qué existen las opciones "Ninguno" para los modelos de facturación de la empresa y de los proyectos?

   El modelo de facturación de la empresa debe configurarse como "Ninguno" si su organización no realiza facturación o si, por algún motivo, no desea llevar un registro de su facturación en Celoxis.
   Configurar el tipo de facturación como "Ninguno" a nivel de proyecto significa que no se facturará nada para ese proyecto en particular. Esto resulta útil para proyectos internos, pruebas de concepto o iniciativas pro bono.

3. Tenemos tarifas de facturación diferentes para ciertos proyectos. ¿Cómo puedo lograr eso?

   Puede especificar las tarifas de facturación específicas para cada usuario y proyecto mediante la función Más >> Tarifa de facturación. Si no se especifica la tarifa de facturación del usuario para el proyecto, se utilizará la tarifa predeterminada establecida en el cuadro de diálogo Editar usuario.

4. ¿Qué ocurre cuando se produce un ajuste en la tarifa de facturación para los usuarios con proyectos en curso?

   El importe real facturado por el trabajo ya realizado se calculará con la tarifa anterior. El importe de todos los trabajos futuros se calculará con la nueva tarifa. Si tiene entradas guardadas y la tarifa ha cambiado antes de que se confirmaran, se utilizará la nueva tarifa al confirmar y aprobar las entradas.

5. ¿Qué ocurre cuando se produce un ajuste en la tarifa de facturación para los códigos de tiempo de los proyectos en curso?

   Al igual que con las tarifas de facturación de los usuarios, la facturación del trabajo ya realizado se calculará según la tarifa anterior. La facturación de todo el trabajo futuro (incluidas las horas registradas) se calculará con la nueva tarifa.

6. ¿Por qué algunos registros de tiempo y gastos se marcan automáticamente como facturables, mientras que otros no?

   Cuando se añaden nuevos registros de tiempo o gastos a los proyectos, estos pueden marcarse como facturables o no facturables. El modelo de facturación del proyecto determina el comportamiento predeterminado de las casillas de verificación de facturación.
   

   • Modelo de precio fijo: la opción facturable está desactivada por defecto
   • Modelo por horas: la opción facturable está marcada por defecto

   Este comportamiento predeterminado tiene en cuenta que, con el modelo por horas, es necesario registrar las horas para generar las facturas adecuadas para el cliente, mientras que en el modelo de precio fijo la facturación se basa en el precio fijo, pero no se ve afectada por el esfuerzo real invertido por los recursos del proyecto.

7. ¿Ofrecen integración con algún software de contabilidad?

   Sí, Celoxis cuenta con una integración inmediata con QuickBooks Online para gestionar y registrar facturas. Aquí tienes el enlace a un breve vídeo.

Conclusión/Puntos finales

Como ocurre con cualquier tipo de datos, la facturación en Celoxis depende de la precisión y exhaustividad de la información proporcionada por los gestores de proyectos, administradores y demás usuarios. Es fundamental dedicar tiempo a analizar los parámetros de implementación de Celoxis antes de su despliegue en la organización, para así definir el modelo de facturación más adecuado para su empresa. Asimismo, asegúrese de que sus gestores de proyectos conozcan las diferencias entre los modelos de facturación y utilicen el correcto para cada proyecto. Por último, anímelos a supervisar las tarifas de facturación de los usuarios y los códigos de tiempo para garantizar la exactitud de los datos de facturación en todos los proyectos del sistema.

Los siguientes campos de entrada y salida existen en la configuración predeterminada de Celoxis para ayudarle con sus necesidades de facturación diarias

Campos introducidos por usted

Algunos de los resultados que ayudan con la facturación de los proyectos

Celoxis es una plataforma muy flexible que se adapta rápidamente a la gestión de tus proyectos Scrum. En este documento, te mostraremos cómo configurar tus proyectos para Scrum. Con Celoxis, puedes definir y gestionar rápidamente tu backlog de producto, así como planificar y ejecutar tus sprints.

Gestión del backlog del producto

1. Crea tu proyecto Scrum con un nombre apropiado de (Menú principalProyectoNuevo proyecto). ComenzarFecha en la que está previsto que comience tu primer sprint Gerente: Seleccione un usuario que sea el Product Owner/Scrum Master. Cliente: Seleccione el cliente del proyecto.
2. Ahora, crea una tarea llamada “Product Backlog”, que es una tarea de resumen. Aquí es donde el Product Owner planificará y gestionará los elementos del backlog para la planificación del sprint.
3. Para cada historia de usuario, el Product Owner creará una tarea en el Product Backlog Project. En este punto, el Product Owner no definirá recursos ni fechas. Por lo tanto, deje las fechas predeterminadas tal como están para cada historia de usuario agregada.
4. El Product Owner debe revisar periódicamente el backlog, ordenando las historias según su prioridad y asignándoles un tamaño relativo. Para asignar un tamaño relativo a las tareas, cree un campo personalizado de selección única llamado "Puntos de Historia" utilizando las opciones de la conocida serie de Fibonacci. Asocie este campo personalizado a las tareas y añada la columna a su diagrama de Gantt.

Planificación de sprints

1. Crea tu tarea del Sprint 1 (Desde Gantt haga clic aquí) AgregarTarea).
   Cada Sprint estará representado como una tarea de resumen en Celoxis.
2. A continuación, expande el Product Backlog y busca historias que el Product Owner, el equipo y el Scrum Master consideren apropiadas para este sprint. La selección debe basarse en la velocidad objetivo que el equipo defina para los sprints. Selecciona historias de usuario cuyos Story Points sumen dicha velocidad objetivo.
3. Mueva las historias de usuario seleccionadas del Product Backlog a su Sprint como subtareas dentro del Sprint 1 (Tarea de resumen)
4. Una vez que se seleccionan las historias de usuario para el Sprint, tu equipo comienza a descomponerlas en actividades o subtareas más pequeñas.
5. Para cada una de estas actividades, el equipo selecciona las fechas adecuadas, asigna los recursos y estima el esfuerzo necesario.
6. Una vez que todas las historias se hayan convertido en tareas, revisa el sprint para asegurarte de que su duración se ajuste a la iteración del sprint. Aunque los Story Points del sprint alcancen la velocidad objetivo, algunas tareas o actividades necesarias para completarlas pueden afectar las iteraciones fijas. En este caso, deberás trabajar con tu equipo para reorganizar el trabajo o eliminar una de las historias del sprint (es decir, devolverla al Product Backlog).

Carreras de velocidad

1. Una vez que el sprint esté cargado y el proyecto activo, tu equipo podrá comenzar a trabajar. También podrán actualizar el campo Estado, que muestra el estado actual de la tarea en el sprint.
2. A medida que avanzan en las tareas, pueden completar hojas de registro de horas para anotar el tiempo real dedicado a cada una. Una vez que el Scrum Master apruebe estas horas, el sistema actualizará automáticamente el trabajo restante de la tarea.

Informe de estado del sprint

Este es un informe tabular que te ofrece una visión en tiempo real de todas las historias de tu sprint actual.

El gráfico de líneas te ayuda a comprender qué esfuerzos están planificados y cuáles son los esfuerzos reales para un período o sprint específico.

Lo que no entiendes

Gráficos de progreso: Actualmente, no disponemos de gráficos de progreso. Nuestros equipos de producto e ingeniería están trabajando para implementarlos en Celoxis.

Puedes establecer una línea base para un proyecto y sus tareas, y, posteriormente, comparar los valores reales con los de la línea base para comprender la desviación. Celoxis también admite el Análisis del Valor Ganado (EVA). En la mayoría de los casos, la línea base se considera la "estimación original". En tales casos, se establece la línea base del proyecto justo antes de su inicio. Actualmente, Celoxis solo admite una línea base.

Creación de una línea de base

Acceda al diagrama de Gantt del proyecto haciendo clic en . Luego haga clic en Barra de herramientasBaseColocarProyectoEn cualquier momento, también puede optar por agregar o restablecer las líneas base de las tareas seleccionadas. Por ejemplo, si el alcance aumentó y se agregaron nuevas tareas, puede agregar solo estas nuevas tareas a la línea base seleccionándolas y haciendo clic en Barra de herramientasBaseColocarTareas seleccionadas.

Se han establecido los siguientes campos como línea base:

• Inicio previsto
• Finalización prevista
• Esfuerzo planificado
• Costo previsto
• Presupuesto

Visualización de la línea de base

Acceda al diagrama de Gantt del proyecto haciendo clic en . Luego haga clic en Barra de herramientasBaseVista.

Informes sobre los valores de referencia

Una vez que establezca la línea base del proyecto, todos los atributos del Análisis del Valor Ganado (EVA), como BCWS, BCWP, EV, PV, CPI y SPI, estarán disponibles en los informes de proyecto y de tareas. Si desea obtener más información sobre el análisis del valor ganado, lea nuestro artículo del blog.

En los proyectos y tareas hay disponibles muchas columnas relacionadas con la línea base .

En el transcurso normal de las operaciones, los proyectos deben reevaluarse adecuadamente para una correcta repriorización. A menudo, por orden de la alta dirección, los gerentes deben abordar una solicitud de proyecto de alta prioridad que se suma a los proyectos preexistentes. Esta guía explica cómo:

1. Evaluar el impacto de un nuevo proyecto en la carga de trabajo de los recursos existentes,
2. Identificar recursos subutilizados o gratuitos,
3. Reemplazar recursos en tareas,
4. Redistribuir ciertas tareas para equilibrar la carga de trabajo,
5. Si es necesario, posponga por completo un proyecto de baja prioridad para una fecha posterior.

Evaluación del impacto del nuevo proyecto en la carga de trabajo existente

1. Crea un nuevo estado de proyecto, por ejemplo, Solicitudes (Menú principalAdministraciónGestión de proyectosEstados del proyecto). Mantén este nuevo estado en "Planificación" Etapa y tiempo de no asignación. Esto ayuda a mantener separadas las solicitudes de proyectos nuevos de los proyectos regulares.
2. Crea un proyecto para tu nueva solicitud de proyecto y mantenlo en el estado "Solicitudes" (Hacer clic Menú principalProyectoNuevo proyectoIntroduzca la fecha de inicio prevista para este proyecto.
3. Desde la pestaña Diagrama de Gantt interactivo del proyecto, defina la EDT y los recursos. Dado que el proyecto se encuentra en de "Solicitudes" , no afectará su carga de trabajo actual.
4. Acceder a la carga de recursos (Menú principalCarga de recursos). Por defecto, esta vista le mostrará los proyectos planificados y activos preexistentes.
5. Edita los filtros y añade "Solicitudes" al filtro de estado del proyecto. Haz clic en Aplicar. Ahora, la vista de carga de recursos te mostrará inmediatamente el impacto que tendrán las nuevas solicitudes de proyecto en la combinación y la carga de trabajo existentes.
6. Debido a la solicitud del nuevo proyecto, el impacto en la carga de trabajo existente es alto y se está sobreasignando una gran cantidad de recursos.
7. Puede descargar esta vista (seleccione "PDF" en el grupo de botones superior derecho) y enviársela a sus ejecutivos para mostrar el impacto directo de las nuevas solicitudes en la combinación de proyectos existente.

Identificar recursos subutilizados o gratuitos

Desde la misma vista de carga de recursos, puede identificar fácilmente los recursos infrautilizados o libres. Estos recursos están codificados en color azul.

Reemplazar recursos en tareas

Puede reemplazar directamente los recursos en las tareas problemáticas (Pase el mouse sobre la tarea en conflicto y seleccione la Editar recursos)

En el ejemplo que aparece a continuación, puede editar la tarea "Inspeccionar espacios comerciales" y reasignársela a Tanya, que tiene bastante tiempo libre en ese periodo.

Trasladar tareas

Puede haber situaciones en las que los recursos gratuitos no estén disponibles fácilmente. En tales casos, es posible que necesite trasladar ciertas tareas que sean de baja prioridad y que puedan trasladarse fácilmente. Para ello,

1. Coloca el cursor sobre la tarea correspondiente.
2. Haz clic en el menú de 3 líneas.
3. Seleccione Editar tarea. Aquí puede cambiar la fecha de inicio de la tarea a una posterior.

Trasladar los proyectos de baja prioridad

Si aún tiene problemas de recursos, cambie la fecha de inicio de los demás proyectos de baja prioridad para que todas las demás tareas de esos proyectos se reprogramen. Para ello,

1. Haz clic en el proyecto para abrirlo en una nueva pestaña.
2. En la nueva pestaña, haga clic en Editar (en el grupo de botones de la esquina superior derecha)
3. Desde la ventana emergente Editar proyecto, cambie la fecha de inicio. Esto ajustará automáticamente todas las tareas (excepto las programadas manualmente) a la nueva fecha de inicio.

Sí, es posible añadir un segundo responsable que pueda supervisar el proyecto.

Para ello, haga clic en un proyecto para abrir su panel y luego haga clic Acciones del proyectoControl de acceso. En la nueva ventana emergente, haga clic en el icono de usuario para Gerente de proyecto y luego seleccione el o los usuarios que desea agregar como administradores secundarios.

Estos usuarios serán visibles en la página del panel del proyecto, en la Resumen .

Los filtros configurados en el informe controlan qué datos desea ver en los informes.

Para eliminar los proyectos finalizados de la vista, edite el informe, añada el filtro " Estado del cronograma" y marque todas las opciones del menú desplegable, excepto " Finalizado ". Guarde el informe para que se apliquen los nuevos filtros.

Si una tarea tiene subtareas, se denomina tarea resumen. Muchos atributos de las tareas resumen se derivan de sus subtareas. Algunos de los atributos más relevantes se describen a continuación.

Fecha de inicio (planificada/real/proyectada)
Es la fecha de inicio mínima planificada/real/proyectada de sus hijos.

Fecha de finalización (planificada/real/proyectada)
Es la fecha de finalización máxima planificada/real/proyectada de sus hijos.

Trabajo (Esfuerzo)
Es la suma del trabajo de sus hijos.

Restricciones
Las restricciones no son aplicables a las tareas de resumen.

Asignación de recursos
Los recursos asignados a una tarea de resumen no se tendrán en cuenta en el coste previsto de la tarea de resumen, ni se mostrarán en los gráficos de carga de recursos.

% Completo

% Completado = (W1×P1 + W2×P2 + ... + Wn×Pn) ÷ (W1 + W2 + ... + Wn)

A pesar de

descendientes a nivel de hoja donde

es el trabajo y

es el % completado de su

descendiente.

Predecesores
Si una tarea de resumen tiene un predecesor, el sistema considera que es equivalente a tener ese predecesor para todos sus hijos.

Programación automática/manual
Dado que el inicio y el final planificados se calculan a partir de sus tareas secundarias, las tareas de resumen siempre se consideran programadas automáticamente.

Presupuesto/Costos/Facturación
Es la suma del presupuesto/costos/facturación de sus hijos.

Duración:
Es el tiempo de trabajo entre la fecha de inicio y la fecha de finalización de la tarea, según el calendario de trabajo del proyecto.

Las tareas predecesoras de una tarea son aquellas que afectan a su fecha de inicio o finalización.

En el Construir casa de campo , considere dos tareas: Comprar terreno y Aplanar terreno. No puede comenzar el proceso de aplanamiento del terreno a menos que lo haya comprado. Por lo tanto, Comprar terreno es la tarea predecesora de Aplanar terreno. Aplanar terreno es la tarea sucesora de Comprar terreno.

Una vez que se ingresan las tareas predecesoras, el sistema mantiene actualizadas las fechas de inicio y finalización de dichas tareas cuando se reprograma alguna de ellas. En el ejemplo anterior, si la fecha de finalización de la «Comprar terreno» se adelanta 10 días, Celoxis adelantará automáticamente la fecha de inicio de la tarea «Aplanar terreno» también 10 días.

Tipos de predecesores

Plazo de entrega

En algunos casos, cuando una tarea está a punto de terminar, es posible que desee comenzar otra. Por ejemplo, 3 días antes de que se complete la construcción de las paredes de su casa, es posible que desee comenzar a seleccionar el color de la pintura para las paredes. Entonces, para el

tarea que seleccionarás

Seleccione la tarea como predecesora e introduzca un plazo de entrega de 3 días. El plazo de entrega se especifica como un número negativo. Por ejemplo, -3d indica una tarea predecesora con un plazo de entrega de 3 días.

Tiempo de retardo

A veces, una tarea no puede comenzar tan pronto como se complete otra. Por ejemplo, una vez que pinte las paredes, pueden pasar otros 2 días para que la pintura se seque y solo entonces podrá comenzar a amueblar la habitación. En este caso, seleccionaría la

como predecesor del

Seleccione la tarea e introduzca un desfase de 2 días. El tiempo de desfase se especifica como un número positivo. Por ejemplo, 4h indica un predecesor con un desfase de 4 horas.

Estableciendo precedentes

Los predecesores se pueden configurar mediante el diagrama de Gantt interactivo o desde el formulario de agregar/editar tareas. En el diagrama de Gantt interactivo, puede configurar los predecesores mediante:

• Arrastrar y soltar: puede arrastrar desde el principio o el final de un predecesor hasta el principio o el final de un sucesor para crear cualquiera de los cuatro tipos de dependencia.
• Columna de predecesores: puede introducir los números de serie de los predecesores de una tarea separados por punto y coma. Por ejemplo: 2;3
• Columna de sucesores: puede introducir los números de serie de los sucesores de una tarea separados por punto y coma. Por ejemplo: 5;6
• Pantalla de edición de tareas: al seleccionar una tarea y pulsar la "e" (o hacer clic con el botón derecho y seleccionar "Editar"), se abrirá el formulario de edición de tareas. Puede editar las tareas predecesoras como se describió anteriormente.

Establecer predecesores entre proyectos

Las tareas predecesoras entre proyectos solo se pueden ingresar desde la pantalla de agregar/editar tareas. Abra el formulario de tareas usando Editar y vaya a la Predecesores . Agregue una fila. Primero seleccione el proyecto y luego el menú desplegable de tareas se completará con las tareas de ese proyecto.

Tenga en cuenta que las dependencias entre proyectos no se pueden editar desde las columnas de predecesores y sucesores en el diagrama de Gantt interactivo.

Se aplican restricciones a tus tareas para imponer limitaciones en la forma en que se calculan las fechas de inicio y finalización de la tarea. A menudo, representan condiciones del mundo real. Ejemplos:

• La fecha límite para presentar una oferta es el 20 de mayo de 2018
• Las pruebas de la aplicación solo podrán comenzar después de que el teléfono esté disponible en el mercado el 1 de octubre de 2020

Recomendamos utilizar MSO y MFO únicamente cuando sea absolutamente necesario, ya que provocan una inflexibilidad innecesaria en el cronograma.

Establecer restricciones de tarea

Las restricciones de las tareas se pueden configurar directamente desde las columnas de restricciones o desde la pantalla de añadir/editar tareas.

Los hitos son puntos de control importantes en un proyecto. Pueden indicar la finalización de tareas clave, el inicio de una fase o la conclusión del plan. Por ejemplo, en un proyecto de desarrollo de software, la finalización de la investigación puede ser un hito que indica que todas las actividades de investigación se han completado y que el proyecto está listo para pasar a la siguiente etapa: la elaboración del de especificación de requisitos .

En Celoxis, los hitos son tareas que tienen duración cero y están representadas por un símbolo de diamante (◆) en el diagrama de Gantt.

Creación de hitos

Desde el diagrama de Gantt interactivo, haga clic aquí Barra de herramientas de GanttAgregarHito.

Para convertir una tarea existente en un hito, establezca su duración en cero.

Recomendaciones

• Establece precedentes para tus hitos. Esto ilustrará el impacto en tus hitos.
• Establezca restricciones de plazo (FNLT) en los hitos solo si es necesario, ya que dificultará la replanificación flexible de las actividades en torno a su hito.
• Aplique sangría a los hitos para que aparezcan debajo del elemento WBS correcto

Las tareas críticas son aquellas que, de no completarse, podrían ocasionar retrasos en el proyecto. Se pueden considerar como la secuencia de actividades más larga y dependiente del plan del proyecto, cuya finalización es imprescindible para que este se complete en la fecha prevista. El sistema calcula automáticamente las tareas críticas y no se pueden marcar manualmente.

Para obtener una visión más profunda de este tema, lee nuestro artículo del blog sobre la ruta crítica

Las tareas que tienen restricciones MSO/MFO/SNLT/FNLT también se marcan como críticas y aparecerán en la ruta crítica.

Una tarea deja de ser crítica cuando se completa, porque ya no puede afectar la finalización de las tareas sucesoras ni la fecha de finalización del proyecto.

Visualización de rutas críticas

Puede ver la ruta crítica desde el diagrama de Gantt interactivo haciendo clic aquí Barra de herramientas de GanttRuta crítica.

Supervisión de tareas críticas

Las tareas se pueden filtrar mediante el Crítico . Por ejemplo, con este filtro se puede crear un gráfico circular de las tareas críticas, divididas según sus indicadores RAG. Crítico también está disponible para los informes de tareas.

El tema de los indicadores RAG se ha tratado en profundidad en este artículo.

Duración

La duración es el tiempo de trabajo entre la fecha de inicio y la fecha de finalización de una tarea. Para las tareas programadas manualmente, la duración no tiene importancia.

Esfuerzo

El esfuerzo es la cantidad total de tiempo que los recursos dedicarán a trabajar en la tarea. Lea nuestro artículo del blog sobre duración vs. esfuerzo.

Para tareas programadas manualmente, si:

• La asignación se expresa en %: el trabajo total de esa tarea se calcula como la suma de las horas de trabajo multiplicadas por el % de asignación para cada recurso asignado.
• La asignación se realiza en horas; el trabajo total de esa tarea es simplemente la suma de las asignaciones individuales.

Unidades

La asignación total (en %) para la tarea. Si una tarea se asigna a Joe [100 %] y a Peter [50 %], su asignación es 1,5.

Relación entre D, W y U

La relación entre duración, trabajo y unidades de asignación es fundamental para comprender la programación automática de tareas. Se explica en detalle en nuestro

.

La planificación es un pilar fundamental del triángulo de gestión de proyectos. Celoxis cuenta con un motor de planificación flexible y potente que le ayudará a controlar la planificación de su proyecto.

La planificación de tareas es el proceso de calcular las fechas de inicio y finalización de las mismas. En este capítulo, veremos cómo se realiza esto en Celoxis.

Ya hemos visto cómo se calculan las fechas de inicio y finalización de una tarea resumen a partir de sus tareas hijas. Ahora veremos cómo calcular las fechas para las tareas de nivel hoja.

Tareas programadas manualmente

Las tareas programadas manualmente son aquellas que tienen activada la "Programación manual" . Celoxis nunca modifica las fechas de inicio y finalización de las tareas programadas manualmente. Sus predecesoras se consideran solo a título informativo y no afectan a dichas fechas.

La única restricción es que si se asigna un recurso con una asignación distinta de cero, dicho recurso debe tener una asignación distinta de cero (de cualquier valor) entre la fecha de inicio y la fecha de finalización de la tarea

Tareas programadas automáticamente

Las tareas que no se programan manualmente se programan automáticamente. Celoxis mantiene siempre actualizadas las tareas programadas automáticamente. Cuando se extiende una tarea predecesora, se agregan vacaciones a un recurso, etc., las fechas de las tareas se mantienen sincronizadas.

Los factores que afectan la programación de una tarea programada automáticamente son:

• antecesores
• restricciones
• esfuerzo
• unidades de asignación
• calendarios de trabajo de recursos
• Calendario laboral predeterminado (si aún no se ha asignado ningún recurso)

Lógica de planificación:

1. En primer lugar, se programan las tareas predecesoras. Ahora todas las tareas predecesoras tienen fechas de inicio y finalización correctas.
2. En función de los tipos de dependencia (adelanto y retraso), se calcula la fecha de inicio tentativa de la tarea (o de finalización si existen predecesores SF o FF). Si la tarea tiene dependencias tanto en su fecha de inicio como en la de finalización (por ejemplo, cuando tiene predecesores FS y FF), se elige una fecha que satisfaga ambas dependencias. Esta fecha puede ser de inicio o de finalización.
3. A continuación, basándose en los calendarios de trabajo de esfuerzo y recursos (o en el calendario de trabajo predeterminado si la tarea no está asignada), se calcula la fecha de finalización (o de inicio, si el paso anterior dio como resultado una fecha de finalización tentativa). Para ello, el planificador simplemente intenta agotar el esfuerzo según la asignación y la fecha en que el esfuerzo llega a cero es la nueva fecha de finalización (o de inicio).
4. Finalmente, se aplican las restricciones. Si esto conlleva un cambio en la fecha de inicio o de finalización, la nueva fecha se toma como base y la fecha complementaria se calcula de la misma manera que en el paso anterior.

El progreso de una tarea se indica mediante su porcentaje de finalización. Un valor de 0% significa que no ha habido progreso en la tarea, mientras que 100% significa que la tarea se ha completado. Celoxis suma los porcentajes de finalización de las tareas para calcular el porcentaje de finalización del proyecto.

% Métodos completos

Existen tres métodos para actualizar el porcentaje de finalización de una tarea. Se describen a continuación con un ejemplo: supongamos que tenemos una tarea T con recursos asignados a Joe (40 h) y a Peter (10 h).

Último % ingresado

El porcentaje de finalización de una tarea es el último porcentaje registrado por cualquier usuario. Esto supone un modelo de funcionamiento en el que quien actualiza el porcentaje de finalización conoce el estado general de la tarea. En nuestro caso, si Joe actualiza el porcentaje de finalización de una tarea al 50 % y luego Peter lo actualiza al 25 %, el porcentaje de finalización de la tarea T será del 25 %.

Promedio ponderado del % ingresado por cada recurso asignado

El porcentaje de finalización de una tarea se calculará como un promedio ponderado de los porcentajes de finalización ingresados ​​por los recursos asignados a ella. Esto supone que cuando un recurso ingresa porcentajes de finalización, indica cuánto de su trabajo está completado, no el progreso general de la tarea. El porcentaje de finalización de la tarea se calcula de la siguiente manera:

% Completado = (W1×P1 + W2×P2 + ... + Wn×Pn) ÷ (W1 + W2 + ... + Wn)

Para todos los n asignados, donde Wi es el esfuerzo planificado y Pi es el % completado de su i-ésimo asignado.

Digamos que Joe entra al 50% mientras que Peter entra al 100%. El % completado de T será: (50×40 + 100×10) ÷ (40 + 10) = 60%.

Calculado automáticamente a partir del tiempo registrado para la tarea

En este modelo, los usuarios no introducen el porcentaje de finalización, sino que este se calcula en función del tiempo registrado para la tarea. La fórmula es:

% Completado = Esfuerzo real ÷ Esfuerzo planificado

El esfuerzo real es la suma de todas las horas aprobadas para esa tarea.

Algunos aspectos a tener en cuenta en este modelo:

• A los usuarios no se les mostrará el campo % completado mientras se calcula ese valor.
• Si el tiempo registrado supera el esfuerzo planificado, el porcentaje se mostrará como 100%.
• Una vez que comience una tarea y considere que el esfuerzo requerido se ha sobreestimado o subestimado, debe ajustar el esfuerzo previsto. De lo contrario, la tarea podría no aparecer como completada o marcarse como tal prematuramente.

Recomendamos que esto se utilice únicamente en proyectos donde el tiempo registrado siempre coincida con el esfuerzo planificado. Por ejemplo, tareas como "Investigar durante 20 horas".

Especificar el método % completado

El método predeterminado de porcentaje de finalización para las tareas se puede especificar desde la Avanzado .

% de tareas y proyectos resumidos completados

El porcentaje de finalización de las tareas y proyectos de resumen se calcula automáticamente como un promedio ponderado de sus descendientes según la fórmula:

% Completado = (W1×P1 + W2×P2 + ... + Wn×Pn) ÷ (W1 + W2 + ... + Wn)

A pesar de

descendientes a nivel de hoja donde

es el trabajo y

es el % completado de su

descendiente. Si una tarea de nivel hoja no está asignada, se utiliza su duración (en horas) en lugar de su trabajo en el cálculo.

Al asignar un recurso a una tarea, Celoxis le permite especificar si desea que el recurso trabaje a tiempo completo (100%), a media jornada (50%), a cualquier otra fracción (por ejemplo, 30%) o incluso una cantidad determinada de horas (por ejemplo, 20 horas).

Es importante introducir la asignación correcta para supervisar la carga de trabajo de los recursos. Por ejemplo, si Joe tiene programado trabajar al 100 % en la tarea T1 de MF y también al 100 % en la tarea T2 en el mismo período, el gráfico de carga de recursos mostrará a Joe sobrecargado esa semana. Esto se debe a que el esfuerzo total esperado para cada tarea es de 40 (un total de 80), pero Joe trabaja solo 40 horas semanales. Si se pretende que Joe trabaje la mitad del tiempo en T1 y la otra mitad en T2, entonces se debe establecer la asignación de Joe al 50 % para ambas tareas.

Para garantizar una asignación óptima de recursos, es fundamental introducir las estimaciones correctas al asignarlos. Solo así el sistema podrá mostrar una imagen precisa de la distribución de la carga de trabajo.

En las siguientes secciones, supongamos que Mary trabaja 36 horas semanales, de lunes a viernes, en el siguiente puesto:

Asignación en porcentaje (%)

Cuando asignas un recurso en porcentaje a una tarea, le indicas a Celoxis la fracción de tiempo que ese recurso se dedicará a dicha tarea con respecto a sus horas de trabajo.

Por ejemplo, si María trabaja 8 horas al día y le asignas el 50% de su tiempo a una tarea, significa que trabajará el 50% cada día. Veamos cómo el sistema le asignará el trabajo diariamente:

Asignación en horas (h)

Cuando se asigna un recurso para trabajar N horas en una tarea, significa que ese recurso dedicará un total de N horas a dicha tarea, desde su inicio hasta su finalización. N se distribuye proporcionalmente cada día según las horas de trabajo del recurso.

Veamos cómo el sistema distribuiría su trabajo si a Mary se le asignaran 9 horas a una tarea que ejecutara MF:

En una tarea, puedes asignar recursos en porcentaje o en horas, pero no ambas cosas a la vez.

Asignación de recursos

Existen muchas maneras prácticas de asignar, reemplazar o eliminar recursos en las tareas.

Asignar recursos a una sola tarea

En el diagrama de Gantt interactivo, haga clic en la celda del recurso o haga doble clic en los recursos que aparecen junto a la barra de tareas.

En las pantallas de resumen de tareas o lista de tareas, haga clic en el icono que aparece junto a los recursos.

Desde cualquier lugar, haga clic en Acciones de la tareaEditar y haga clic en Recursos.

Asignar recursos a múltiples tareas

En el diagrama de Gantt interactivo, seleccione las tareas, haga clic con el botón derecho y luego seleccione Asignar recurso.

Para reemplazar o eliminar un recurso en varias tareas

En el diagrama de Gantt interactivo, seleccione las tareas, haga clic con el botón derecho y luego seleccione " Reemplazar un recurso". Para eliminar un recurso, no seleccione ningún recurso para reemplazarlo.

Al crear tareas desde la API, mediante importación CSV o utilizando la acción "Agregar varias" del diagrama de Gantt, puede especificar o no los atributos de inicio, finalización y duración. Este capítulo le ayudará a comprender cómo Celoxis configura los atributos que no se especifican.

En la siguiente tabla, utilizaremos S para Inicio, F para Fin y D para Duración. El símbolo manual se establece en verdadero si el creador ha indicado su preferencia por crear tareas programadas manualmente. Asimismo, auto significa que el sistema utilizará la lógica de programación para calcular dicho atributo.

if (manual) { S = max(hoy, inicio del proyecto) F = S + 1d } else { D = 1d S = auto F = auto }

si (manual) { F = S + 1d } de lo contrario { D = 1d SNET = SF = auto S = auto }

si (manual) { S = F - 1d } de lo contrario { D = 1d FNLT = FF = automático S = automático }

  manual = falso S = automático F = automático

  manual = verdadero

  manual = falso SNET = SS = automático F = automático

  manual = falso FNLT = FS = automático F = automático

  manual = verdadero

Asimismo, si la tarea se considera programada manualmente y se especificaron las horas de inicio y fin (S/F) sin indicar la hora (por ejemplo, 00:00), estas se establecerán según la hora de inicio y fin de la jornada laboral correspondiente a cada día laborable. Si ese día no es laborable, se utilizarán las horas de inicio y fin más habituales durante la semana laboral.

Celoxis puede crear tareas a partir de los correos electrónicos que recibe. Esto resulta especialmente útil cuando no tienes la aplicación abierta o estás fuera de casa.

Los correos electrónicos deben enviarse a una dirección específica y tener un formato específico. La tarea se crea a partir de los campos "De", "Para", "CC", "Asunto", "Cuerpo", "Archivos adjuntos" y "Prioridad", como se describe a continuación.

A (dirección especial)

La dirección de correo electrónico a la que se debe enviar el correo electrónico se puede encontrar en Menú principalAdministraciónGestión de proyectosBandeja de entrada de tareasLe recomendamos que lo guarde como contacto en "Celoxis Agregar tarea" o algo equivalente.

De

El usuario cuya dirección de correo electrónico coincida con la del remitente se considera el creador. Este usuario debe tener para añadir tareaspermiso en el proyecto donde se creará la tarea.

Para y Cc

Los usuarios de Celoxis cuya dirección de correo electrónico coincide con la de los destinatarios del correo electrónico se asignan a la tarea con una asignación del 100 %.

Sujeto

El asunto debe comenzar con el nombre de la tarea, seguido de pares clave-valor de atributos codificados entre corchetes. A continuación se muestra un ejemplo.

Agregar imágenes faltantes en el pie de página [proyecto:Fifadom.com][padre:Imágenes]

Lo anterior agregará una tarea llamada "Agregar imágenes faltantes en el pie de página" en el proyecto cuyo código o nombre es Fifadom.com debajo de la tarea de resumen llamada "Imágenes".

El proyecto es obligatorio; el resto de los atributos son opcionales. Los atributos admitidos en el tema son:

Cuerpo

El cuerpo del correo electrónico se convierte en la descripción de la tarea.

Archivos adjuntos

Todos los archivos adjuntos están asociados a la tarea.

Prioridad

el valor del X-Priority para determinar la prioridad de la tarea. Si es 1 , la prioridad de la tarea se considera Alta; si es 5 , la prioridad se establece en Baja; de lo contrario, se establece en Normal.

Celoxis te permite importar tareas de un proyecto desde un archivo CSV. Si tienes un archivo de Microsoft Excel, puedes exportarlo en formato CSV (valores separados por comas) e importarlo en Celoxis.

Para importar tareas en un proyecto, primero haga clic en el proyecto y luego haga clic en Acciones del proyectoMásTareas de importación (CSV)Alternativamente, si se encuentra en el diagrama de Gantt del proyecto, puede hacer clic aquí AgregarImportar CSV

Campos admitidos:

• Código WBS: con esto puede crear la estructura WBS (relaciones padre-hijo) para las tareas después de la importación. Por ejemplo, si ingresamos los códigos WBS como 1 para A, 1.1 para B, 1.2 para C, 1.1.1 para D, 1.1.2 para E y 2 para F, entonces al importar obtendrá:

     A ├── B │ ├── D │ └── E │ └── CF

• Nombre - obligatorio
• Descripción
• Fecha de inicio prevista - Formato AAAA-MM-DD
• Fecha de finalización prevista - Formato AAAA-MM-DD
• Recursos: introduzca los recursos en el formato que se describe aquí.
• Duración: introduzca la duración en el formato descrito aquí.
• Trabajo: el esfuerzo en horas
• % Hecho
• Presupuesto
• Costo fijo planificado
• Costo no laboral planificado
• Tipo de facturación: para "Sin facturación": NINGUNO, "Precio fijo": PRECIO_FIJO, "Tiempo y material": TNM
• Clave externa: la clave o ID de esta tarea en otro sistema, por ejemplo, JIRA
• Campos personalizados: primero deberá crear los campos en Celoxis

Para leer más sobre las fechas de las tareas,

.

Al copiar tareas, se copian los atributos de la tarea, los archivos adjuntos y la seguridad, mientras que al mover tareas también se mueven las entidades adjuntas, como los registros de tiempo, los gastos y las actualizaciones.

Copiar o mover tareas en el mismo proyecto

1. Abra el diagrama de Gantt interactivo del proyecto
2. Seleccione las tareas que desea copiar o mover
3. Pulsa Ctrl+C para copiar o Ctrl+X para cortar.
4. Seleccione una tarea bajo la cual copiar/mover estas tareas y presione Ctrl+V.

Copiar tareas de un proyecto diferente

1. Abra el diagrama de Gantt interactivo del proyecto en el que desea copiar las tareas
2. Hacer clic AgregarCopiado de otro proyecto desde la barra de herramientas
3. Seleccione un proyecto y elija las tareas que desea copiar. Si selecciona una tarea de resumen, también se copiarán sus subtareas.
4. Enviar el formulario

Se creará una copia de las tareas.

Trasladar tareas a un proyecto diferente

1. Abra el diagrama de Gantt interactivo del proyecto desde el que desea mover las tareas
2. Seleccione las tareas que desea mover
3. Haz clic con el botón derecho y selecciona Mover.
4. Seleccione el proyecto de destino

Las tareas se trasladarán al nuevo proyecto. Los datos consolidados de ambos proyectos, el nuevo y el antiguo, se actualizan.

Celoxis facilita a los usuarios indicar su progreso en las tareas. Además de ingresar comentarios en una tarea desde su pantalla, puedes:

• Actualizar el progreso de varias tareas a la vez.
• Actualizar el progreso de una tarea por correo electrónico.
• Actualizar el progreso de una sola tarea, que es el tema de este capítulo.

Haciendo clic en el Al seleccionar una tarea en la lista de tareas, se abrirá un menú con opciones prácticas para actualizar el progreso.

% y comentarios

Como puede ver en la imagen a continuación, puede registrar un porcentaje de finalización personalizado, ingresar comentarios y registrar el tiempo. También puede ingresar las fechas reales de inicio y finalización si lo desea; de lo contrario, el sistema asumirá que la tarea comenzó y terminó a tiempo.

Además de registrar una actualización mediante la interfaz web, los responsables de las tareas también pueden responder por correo electrónico para enviar su actualización. Cuando los gerentes solicitan una actualización, los responsables reciben un correo electrónico como este:

Al hacer clic en el "Actualizar progreso", como se muestra arriba, se abrirá una nueva ventana para redactar un correo electrónico. En ella, podrá modificar el asunto para indicar el porcentaje completado, las horas y el código de tiempo. Todos estos campos son opcionales. También puede adjuntar archivos y añadir una descripción que se convertirá en el texto de la actualización de progreso. A continuación, se muestra un ejemplo:

Unos minutos después de enviar el correo electrónico, esta actualización de progreso se añadirá a la tarea. Si has dedicado horas, el tiempo también se registrará y se enviará para su aprobación.

Puedes crear copias de una tarea siguiendo el patrón recurrente que elijas.

1. Abra el diagrama de Gantt interactivo en el proyecto en el que desea crear la tarea recurrente.
2. Crea una tarea y asígnale un nombre apropiado, por ejemplo, Reunión Semanal.
3. Haz clic con el botón derecho en la tarea y haz clic en Repetir.
4. Introduzca el patrón de recurrencia deseado. En el siguiente ejemplo, hemos elegido un patrón semanal.
5. Entregar

Celoxis creará nuevas tareas según su patrón de recurrencia, como se muestra a continuación:

Puedes solicitar una actualización sobre las tareas a sus responsables. Hay dos maneras de hacerlo: para una sola tarea, haz clic aquí Solicitar actualización, mientras que para múltiples tareas puedes usar el acciones masivas.

Los responsables reciben un correo electrónico al que pueden responder para registrar su actualización. También pueden especificar el porcentaje de finalización, el tiempo de registro y otros detalles, como se describe en este capítulo.

Puedes adjuntar uno o más archivos a una tarea desde tu unidad local o desde Google Drive. Haz clic en la tarea para abrir el panel de diapositivas y, a continuación, haz clic en « Adjuntar archivos». Los archivos adjuntos a una tarea se pueden ver en la pestaña «Archivos» del panel de diapositivas.

Si sigues una tarea, recibirás notificaciones sobre las actividades que se realicen en ella, por ejemplo, cuando alguien añada un comentario o adjunte un archivo. Las notificaciones se enviarán por correo electrónico y también a través del centro de notificaciones. Si eres el responsable de la tarea o el gestor del proyecto, recibirás notificaciones automáticamente y no será necesario que la sigas manualmente.

Dejar de seguir

Para dejar de seguir una tarea, simplemente haga clic en el "Dejar de seguir" que aparece en la pantalla de la tarea o en el pie de página de la notificación por correo electrónico.

Puede seleccionar varias tareas y realizar acciones sobre ellas. Haga clic en el junto a la casilla de verificación en el encabezado de la tabla del informe, como se muestra a continuación:

50%, 100% y en buen camino

Actualiza el % completado de las tareas seleccionadas. Para "En curso", lea esto.

Solicitar una actualización

Envía un correo electrónico a los recursos asignados solicitándoles una actualización sobre el progreso.

Editar

Permite modificar varios atributos a la vez, incluidos los campos personalizados, como se muestra a continuación:

El diagrama de Gantt en Celoxis proporciona una visión general gráfica del cronograma del proyecto. Esto resulta útil para que el director de proyecto programe sus proyectos y les dé seguimiento. Las diferentes funciones, como la exportación y la línea base, le ayudan a preparar e impulsar el plan del proyecto de manera más eficiente.

Las características del diagrama de Gantt incluyen:

• Creación de la EDT (Estructura de Desglose del Trabajo), es decir, sus tareas, subtareas, hitos con fechas de inicio y finalización
• Arrastra y suelta las tareas para reordenarlas en la jerarquía
• Agregar restricciones
• Arrastrar y soltar dependencias
• Expandir/contraer la lista de tareas
• Asignar usuarios a tareas
• Actualizando el progreso de la tarea
• Impresión del diagrama de Gantt
• Consulta el horario con diferentes niveles de Zoom
• Opciones de guardado automático y guardado manual

Configuración del diagrama de Gantt

La primera vez que acceda al diagrama de Gantt interactivo de un proyecto, verá las siguientes opciones para configurar. Esta configuración se guarda como preferencia de usuario para todos los proyectos de Celoxis. Puede modificarla desde el icono.

Atajos de teclado

El modo de programación de una tarea se determina a partir de la preferencia de Gantt que se guarda por usuario. Sin embargo, puede cambiar el modo de programación de una o más tareas desde Gantt. Para ello, seleccione las tareas y haga clic en MásEstablecerModoDeProgramación al deseado desde el diagrama de Gantt.

Sí, puede crear un informe de tipo Tarea y tipo de salida Gantt . En la página de edición del informe, en el menú desplegable Visible para el cliente, seleccione el cliente con quien desea compartirlo

Este informe aparecerá entonces en el Informes del cliente.

Una vez que agregue la dependencia, se mostrará como se indica a continuación:

Para obtener más detalles, consulte la sección " Configuración de predecesores entre proyectos" aquí .

Un registro de tiempo en Celoxis pasa por varios estados como se muestra a continuación.

Guardado

"Guardado" indica que el registro de tiempo se ha guardado, pero no se ha enviado para su aprobación.

• Cualquier persona con privilegios para agregar tiempo puede crear una entrada de tiempo en este estado.

Enviado

El estado "Pendiente de aprobación" indica que el registro de tiempo se ha enviado para su aprobación.

• Cualquier persona con privilegios para agregar tiempo puede crear una entrada de tiempo en este estado.
• El remitente puede seguir editando las entradas de tiempo en este estado.

Aprobado

Aprobado indica que la entrada de tiempo ha sido aprobada por

Aprobadores configurados en su flujo de trabajo de aprobación.

• Cualquier persona que forme parte del flujo de trabajo de aprobación puede aprobar el tiempo.
• Una vez aprobada, la entrada de tiempo no puede ser editada por quien la envió. Sin embargo, cualquier persona con de aprobación puede realizar cambios en la entrada de tiempo.
• La información procedente de los registros de tiempo aprobados, como las horas trabajadas, los costes y los ingresos, se consolida en sus respectivos elementos de trabajo y proyectos.
• Durante el proceso de aprobación, el registro de tiempo se actualiza con la factura y la tarifa de costo más recientes.

Rechazado

Rechazado indica que la entrada de tiempo ha sido rechazada por

aprobador.

• Cualquier persona que forme parte del proceso de aprobación puede rechazar la hora.
• Se notifica al remitente mediante un correo electrónico.
• El registro de tiempo comenzará a aparecer en la pantalla de la hoja de horas semanal del remitente, donde podrá editarse o eliminarse y volver a enviarse para su aprobación.
• Un registro de tiempo rechazado que se vuelve a enviar para su aprobación tiene que pasar por todo el proceso de aprobación.

Facturado

El término "facturado" indica que el registro de tiempo ha sido marcado como facturado.

• Solo se pueden facturar las entradas de tiempo marcadas como facturables
• Cualquier persona con de facturación puede facturar una entrada de tiempo.
• Una vez facturadas, las horas y los ingresos facturados de la entrada de tiempo se consolidan en sus respectivos elementos de trabajo y proyectos. Por ejemplo: ingresos facturados y horas facturadas.

Un código de tiempo representa un tipo de actividad para un registro de tiempo. Por ejemplo, una empresa de desarrollo de software puede querer registrar actividades como Programación, Diseño y Pruebas, mientras que un bufete de abogados puede querer registrar actividades como Litigios, Investigación, Reuniones, etc.

Los códigos de tiempo ayudan en:

• Filtrado: puede filtrar las entradas de tiempo según las actividades y realizar acciones masivas sobre ellas.
• Informes: puedes agregar información sobre tus actividades y crear informes circulares, de barras y de otros tipos. Por ejemplo, las empresas de desarrollo de software pueden saber el tiempo total dedicado a la programación o al diseño.
• Facturación: si su organización utiliza la facturación basada en actividades (es decir, la tarifa se basa en la actividad realizada y no en quién la realiza), puede definir tarifas de facturación para los códigos de tiempo. Al registrar el tiempo, se aplica la tarifa de facturación correspondiente a esa entrada de tiempo según su código para calcular el importe de la factura.

Códigos de tiempo no relacionados con proyectos

Algunas actividades no están asociadas con proyectos, pero ese tiempo debe ser contabilizado. Por ejemplo, reuniones, baja por enfermedad y vacaciones pagadas. Esto se puede hacer utilizando códigos de tiempo no relacionados con proyectos. Un código de tiempo no relacionado con proyectos es como un código de tiempo regular pero con su

Bandera encendida.

Utilizando códigos de tiempo

El usuario selecciona los códigos de tiempo al registrar su jornada laboral. Estos códigos pueden seleccionarse en la pantalla de registro semanal o al registrar el tiempo dedicado a las tareas.

Gestión de códigos de tiempo

Solo los administradores pueden gestionar los códigos de tiempo. Navegue a Menú principalAdministraciónHoja de horasCódigos de tiempo.

Costable

Cada código de tiempo tiene un de costo . Al registrar el tiempo, si su código es un costo, la entrada de tiempo se marca como tal. Las entradas de tiempo que son costosables se consideran para el costo del proyecto. La mayoría de sus códigos de tiempo serán costosables; sin embargo, algunos podrían no serlo, por ejemplo, las vacaciones no remuneradas y las bajas por enfermedad no remuneradas.

Además de registrar las horas trabajadas, las hojas de control horario también se utilizan para calcular los costes laborales y para facturar a los clientes.

Costo de mano de obra

Todos los costos asociados a los registros de tiempo son costos laborales, ya que están directamente relacionados con el trabajo humano. Que un registro de tiempo se considere para el costo del proyecto depende de su indicador de "costable" . Por defecto, este indicador se establece en función de si su código de tiempo es o no "costable". Sin embargo, un usuario con el privilegio de "Aprobar tiempo" puede modificarlo .

Costos Tasas

Si una entrada de tiempo está marcada como facturable, su tarifa de costo es la del propietario de la entrada. Si la tarifa de costo del propietario se ha establecido específicamente para ese proyecto, se utiliza. De lo contrario, se utiliza la tarifa de costo predeterminada de ese recurso.

Si el registro de tiempo no está marcado como computable, su tasa de costo se establece en cero.

Establecer la tasa de costo predeterminada

La tarifa de costo predeterminada de un usuario se puede configurar desde su pantalla de agregar/editar o desde la pantalla de edición masiva de usuarios.

Establecer una tasa de costo específica para el proyecto

Puede anular la tarifa de costo predeterminada para los usuarios por proyecto. Haga clic en un enlace de proyecto que se deslizará en la pantalla del proyecto; luego haga clic Costos Tasas.

Establecer tarifas de costo para entradas de tiempo específicas

Los usuarios que tengan el de Aprobar tiempo pueden editar una entrada de tiempo (o varias mediante la pantalla de edición masiva de tiempo) y establecer una tarifa de costo.

Facturación

Que una entrada de tiempo se considere para la facturación depende de su indicador de facturación . Por defecto, este indicador se activa si el tipo de facturación de su elemento de trabajo está configurado como Tiempo y materiales . Sin embargo, un usuario con el privilegio de Aprobar tiempo puede cambiarlo . Tenga en cuenta que cambiar el tipo de facturación de un elemento de trabajo solo afectará a sus futuras entradas de tiempo.

Celoxis admite dos tipos de modelos de facturación:

• Facturación por código de tiempo: En este caso, la facturación a los clientes se basa en la actividad realizada, no en quién la realiza. Por ejemplo, una empresa de desarrollo de software puede cobrar 50 dólares por hora a un desarrollador Java junior; no importa qué usuario realice exactamente ese trabajo. En este caso, las tarifas se definen por código de tiempo.
• Basado en el usuario: En este caso, la tarifa depende del usuario que realiza la actividad. Por ejemplo, en un bufete de abogados, un abogado estrella puede cobrar el doble por el mismo tipo de trabajo. En este modo, las tarifas se definen por usuario.

Su organización solo puede tener un modelo a la vez y los administradores pueden seleccionarlo de Menú principalAdministraciónHoja de horasFacturación.

Anulación de tarifas para un proyecto

Al igual que las tarifas de costo, las tarifas de facturación también se pueden modificar por proyecto. Haga clic en el enlace del proyecto que se deslizará en la pantalla del proyecto; luego haga clic Tarifas de facturación.

Establecer tarifas de facturación para entradas de tiempo específicas

Los usuarios que tengan el de Aprobar tiempo pueden editar una entrada de tiempo (o varias mediante la pantalla de edición masiva de tiempo) y establecer una tarifa de facturación.

Puedes configurar un flujo de aprobación multinivel para los registros de tiempo. Para que un registro de tiempo se marque como aprobado, debe ser aprobado por todos los aprobadores. Si alguno de los aprobadores lo rechaza, el registro de tiempo se devuelve al remitente. Al volver a enviarlo, se inicia todo el flujo de aprobación.

Para el tiempo dedicado a los proyectos

Para tiempo no relacionado con proyectos

Modificar el flujo de trabajo implicará restablecer el estado de aprobación de todos los elementos pendientes. Tendrán que comenzar desde la primera aprobación.

En Celoxis, puedes usar temporizadores para controlar el tiempo que dedicas a tus tareas. Los temporizadores se pueden usar tanto en tareas como en tus aplicaciones personalizadas.

Los temporizadores se pueden iniciar en los elementos de trabajo mediante el icono de la barra de herramientas, como se muestra a continuación. Una vez iniciado, el temporizador que se esté ejecutando anteriormente se pausa automáticamente. También puede usar el icono para pausar un temporizador desde un elemento de trabajo.

Una vez iniciado un temporizador, este se muestra en color verde en la parte inferior del menú de la izquierda. Puedes hacer clic en él para ver todos tus temporizadores recientes. Esta es también una forma práctica de pausar un temporizador o iniciar uno nuevo.

Para completar su hoja de horas semanal, haga clic en Menú principalHoja de horasLa pantalla de registro de horas semanal es una forma rápida, potente y práctica de registrar el tiempo trabajado y actualizar el progreso de las tareas.

Puede hacer clic en Guardar para guardar la hoja de horas o en Enviar para guardarla y enviarla para su aprobación.

Necesitarás el Tiempo y gastos > AprobadoConcedido privilegio para aprobar registros de tiempo. Para aprobar registros de tiempo, haga clic aquí Menú principalAprobacionesAprobar tiempo.

El ejemplo anterior muestra las entradas de tiempo enviadas por Tanya y Joe Cool. Puede marcar las casillas junto a los usuarios y luego hacer clic en Aprobar para aprobar todas las entradas de tiempo con un solo clic, o hacer clic en Hoja de horas para abrir la vista de Hoja de horas y ver las entradas individuales antes de aprobarlas.

El de hojas de horas incompletas le ayuda a identificar y recordar a los usuarios que no han rellenado sus hojas de horas.

Para ver las hojas de horas incompletas, haga clic aquí Menú principalInformesHojas de horas incompletas.

Personalización de la definición de "Incompleto"

Si hace clic en Editar filtros arriba, puede personalizar el valor del Horas (Enviadas) . Tiene dos opciones:

• Menos horas de trabajo – Si Joe debe trabajar 40 horas semanales y se le han añadido 4 horas de excepción, deberá registrar 36 horas. Cualquier tiempo inferior se considerará una hoja de horas incompleta.
• Menos de N horas: puedes decidir el valor de N y se mostrarán todos los usuarios que hayan registrado un tiempo inferior a este valor.

Configurar recordatorios diarios para la hoja de horas trabajadas

Si tiene privilegios de administrador, puede configurarlo desde Menú principalAdministraciónHoja de horasOpciones de hoja de horas. Compruebe el Enviar diariamente correos electrónicos de recordatorio de hojas de horas incompletas a los usuarios en Seleccione la opción y elija la hora en que desea que se envíen los correos electrónicos. Haga clic en Guardar. La hora seleccionada corresponde a la zona horaria de su empresa.

Al marcar las entradas de tiempo como facturadas, está indicando que se le ha enviado al cliente una factura oficial de su empresa. Necesitará la Tiempo y gastos > Facturaconcedida privilegio de marcar el tiempo como facturado. Para marcar el tiempo como facturado, haga clic aquí Menú principalAprobacionesHora de facturaciónEsto mostrará una lista de todas las entradas de tiempo facturable que han sido aprobadas pero no facturadas.

Puede seleccionar varias entradas de tiempo y realizar acciones sobre ellas. En cualquier informe de registro de tiempo, haga clic en el junto a la casilla de verificación en el encabezado de la tabla del informe, como se muestra a continuación:

Para realizar una acción, necesitará el privilegio correspondiente. Además, el registro de tiempo debe estar en el estado correcto según el flujo de trabajo. Por lo tanto, si intenta facturar un registro no aprobado, la acción fallará.

Editar

Puedes configurar atributos individuales para los registros de tiempo o actualizar las tarifas de facturación y costos con los valores más recientes. Esto último es especialmente útil cuando has modificado las tarifas y necesitas actualizar los registros de tiempo con las nuevas.

Este artículo le ayudará a comprender cómo puede gestionar las horas extras y calcular los costes y la facturación del proyecto utilizando los códigos de tiempo en Celoxis.

Pasos

1. Defina códigos de tiempo adicionales para cada una de sus actividades de horas extras y márquelas como costosables. Por ejemplo, si ya tiene códigos de tiempo como Investigación, Diseño y Desarrollo, cree códigos de tiempo adicionales para horas extras como Investigación (OT), Diseño (OT) y Desarrollo (OT).
2. Defina las tarifas de costo y facturación habituales (si la facturación se basa en el usuario) para sus usuarios.
3. En el caso de facturación basada en códigos de tiempo, defina también las tarifas de facturación de horas extras para sus códigos de tiempo de horas extras.
4. Cree un informe de "Registro de tiempo" con los siguientes detalles:
   Nombre: Registros de horas extras. Seleccione el filtro "Código de tiempo" y seleccione todos los códigos de tiempo de horas extras en este filtro. Seleccione el filtro "Usuario" y márquelo como solicitable. Salida: Tabular. Seleccione las columnas como Fecha, Horas, Tarifa de costo, Tarifa de facturación. Agrupar por: Usuario, Código de tiempo.
5. Cuando los usuarios quieran registrar horas extras, pídales que seleccionen el código de tiempo de horas extras correspondiente en la hoja de control horario.
6. Al aprobar los registros de tiempo, filtre el informe (creado en el paso 4) según un usuario específico . Por ejemplo: Usuario: Joe Cool. Esto mostrará todos los registros de horas extras de Joe Cool.
7. Ahora seleccione todas las entradas de horas extras y haga clic en la acción de edición masiva .
8. En el caso del modelo de facturación basado en códigos de tiempo, seleccione la opción Tarifa de costo y establezca la tarifa de costo por horas extras.
9. En el caso de facturación basada en el usuario, seleccione las opciones Tarifa de costo y Tarifa de facturación y luego configure la tarifa de costo por horas extras y la tarifa de facturación.
10. Aprueba los registros de tiempo.

Informes de muestra

1. Horas regulares vs. horas extras (Informe en tabla)

   

2. Distribución de horas extras (Informe en gráfico circular)

   

Sí, Celoxis permite aplicar las nuevas tarifas a los registros de tiempo ya enviados o aprobados. Al guardar o enviar el registro de tiempo para su aprobación, las nuevas tarifas se actualizan automáticamente durante el proceso.

Sin embargo, una vez que se aprueba un registro de tiempo, es necesario editarlo manualmente para aplicar las nuevas tarifas mediante las acciones masivas.

Para ver los pasos a seguir, consulte aquí.

Un gasto en Celoxis pasa por varios estados como se muestra a continuación.

Enviado

El estado "Pendiente de aprobación" indica que el gasto ha sido presentado para su aprobación.

• Cualquier persona con para agregar gastos puede crear un gasto en este estado.

Aprobado

El término "Aprobado" indica que el gasto ha sido aprobado por el director del proyecto.

• Una vez aprobado, el solicitante no podrá modificar ese gasto. Sin embargo, cualquier persona con de aprobación podrá realizar cambios en el mismo.
• La información relativa a los gastos aprobados, como los costes y los ingresos, se consolida en sus respectivos elementos de trabajo y proyectos.

Rechazado

Rechazado indica que el gasto ha sido rechazado por el director del proyecto.

• Se notifica al remitente mediante un correo electrónico.

Facturado

Facturado indica que el gasto ha sido marcado como facturado.

• Solo se pueden facturar los gastos marcados como facturables
• Cualquier persona con de facturación puede facturar un gasto.
• Una vez facturados, los ingresos facturados de los gastos se consolidan en sus respectivos elementos de trabajo y proyectos.

Un código de gasto representa un tipo de gasto para una partida de gastos. Algunos códigos de gasto comunes son Comidas, Gasolina, Teléfono, etc.

Los códigos de gastos facilitan la elaboración de informes. Puedes recopilar información sobre tus actividades y crear informes circulares, de barras y de otros tipos. Por ejemplo, puedes comprender cómo se gasta el dinero en diferentes áreas.

Uso de códigos de gastos

El remitente selecciona los códigos de gastos para cada partida. Puede utilizarlos en filtros, columnas de resultados e incluso gráficos.

Gestión de códigos de gastos

Solo los administradores pueden gestionar los códigos de gastos. Navegue a Menú principalAdministraciónGastosCódigos de gastos.

Quien presenta un gasto puede marcarlo como facturable o deducible. Si un gasto se marca como facturable, su importe total se suma a los ingresos del elemento de trabajo y, por consiguiente, al costo del proyecto. Si el gasto se marca como deducible, su importe total se suma al costo del elemento de trabajo y, por consiguiente, al costo del proyecto.

Se pueden añadir gastos a las tareas. Cada gasto puede tener varias partidas. A cada partida se le puede asignar un código de gasto, como Viajes, Comida, etc.

Para agregar un gasto, Menú principalGastosAlternativamente, también puede hacer clic en una tarea y desde la pantalla de tareas hacer clic Agregar gasto.

Necesitarás el Tiempo y gastos > AprobadoConcedido privilegio para aprobar gastos. Para aprobar gastos, haga clic aquí Menú principalAprobacionesAprobar gastos.

El ejemplo anterior muestra dos gastos presentados por Tanya. Puede hacer clic en un gasto para aprobarlo o rechazarlo individualmente, o seleccionar uno o más gastos y hacer clic en "Aprobar con un clic" para aprobarlos en bloque.

Al marcar los gastos como facturados, está indicando que se le ha enviado al cliente una factura oficial de su empresa. Necesitará la Tiempo y gastos > Facturaconcedida privilegio para facturar gastos. Para facturar gastos, haga clic aquí Menú principalAprobacionesGastos de facturaciónEsto mostrará una lista de todos los gastos facturables que han sido aprobados pero aún no facturados.

Sí, puedes editar los gastos aprobados si tienes los permisos necesarios. Para ello, necesitas tener los permisos de Tiempo y Gastos > EditarPermisos Concedidos y Tiempo y Gastos > AprobarConcedidos Permisos

El centro de notificaciones se utiliza para comunicar eventos y mensajes relacionados con elementos de tu interés. Algunos ejemplos de eventos son que alguien haya completado una tarea en tu proyecto, que hayas recibido una nueva respuesta en un debate en línea o que haya una nueva versión disponible del archivo que te interesa, etc. La siguiente imagen muestra dos notificaciones nuevas y una mención nueva.

Notificaciones dentro de la aplicación

Las notificaciones dentro de la aplicación son eventos que ocurren en los elementos que sigues, administras o de los que eres propietario. Estas incluyen nuevas asignaciones de trabajo, modificaciones de elementos, actualizaciones de tareas, respuestas en debates en línea, etc. El número de notificaciones no leídas aparece encima del icono. Puedes hacer clic en el icono en cualquier momento para ver tus notificaciones recientes.

Al hacer clic en cualquier elemento del panel, se abrirá el panel de ese elemento, mientras que al hacer clic en Marcar todo como leído, se marcarán como leídas todas las notificaciones no leídas.

@ Menciones

Las menciones (@) son la mejor manera de llamar la atención de tus compañeros sobre una tarea. Puedes mencionar a un usuario cuando:

• Agregar un comentario a una tarea o actualizar su progreso.
• Realizar una acción, reasignar o agregar un comentario a un elemento de la aplicación.
• Participar en los debates.

El número de mensajes no leídos aparece encima de la

Icono. Puedes hacer clic en el icono en cualquier momento para ver los mensajes recientes dirigidos a ti.

Al hacer clic en cualquier elemento del panel, se abrirá el panel de ese elemento, mientras que al hacer clic en Marcar como leídos todos los mensajes no leídos se marcarán como leídos.

Mencionar a un usuario

La forma más sencilla de mencionar a un usuario es hacer clic en el icono del menú del campo de texto, como se muestra a continuación. Además, si le resulta más fácil, puede simplemente escribir @

En ocasiones, es necesario realizar un seguimiento de las actualizaciones de elementos de trabajo que no están asignados a usted, pero que están relacionados con el trabajo que está realizando. Al seguir un elemento de trabajo:

• Recibirás actualizaciones sobre las novedades en los elementos de trabajo mediante notificaciones por correo electrónico.
• Incluso puedes responder a los correos electrónicos, lo que añadirá tus comentarios a esa tarea.

Seguir una tarea es una excelente manera de mantenerse al tanto de sus actualizaciones y comentarios. Al seguir una tarea, verá sus actualizaciones en el flujo de actividad y recibirá notificaciones instantáneas por correo electrónico.

Seguir un elemento de trabajo

Los responsables de una tarea o elemento de la aplicación, así como el administrador estatal/administrador del proyecto, realizan automáticamente el seguimiento de dicha tarea o elemento de la aplicación. Para comenzar a realizar el seguimiento de un elemento de trabajo:

• Haz clic en el "Seguir " en el panel de la tarea o elemento de la aplicación.
• Como alternativa, ve al menú de acciones de la tarea o del elemento de la aplicación y haz clic en Seguir.

El de Flujo de actividad le permite ver los eventos recientes en proyectos, tareas, errores, etc., que le han sido asignados, que administra o que supervisa. Este informe también puede colocarse en uno de sus paneles. A continuación se muestra un ejemplo:

Como puede ver, el historial está agrupado por objeto y se muestran los eventos recientes relacionados con cada uno. Puede hacer clic en «Ver todo» para consultar todas las actividades desde la creación del objeto. También hay un espacio para comentarios donde puede escribir el suyo. Y, como en cualquier otro informe, puede personalizar la información que desea ver.

Los archivos suelen pasar por un proceso evolutivo y sufrir varias revisiones. En los equipos, un archivo a menudo incluye contribuciones de diferentes personas. Sin algún tipo de control, algunas preguntas importantes se vuelven difíciles de responder:

• ¿Tengo la última versión del archivo?
• ¿Estoy sobrescribiendo los cambios que otra persona ha hecho en este archivo?
• ¿Quiénes están trabajando en este archivo?
• ¿Qué cambios se realizaron desde la última versión que enviamos al cliente?

Con Celoxis, podrá responder a estas y muchas otras preguntas. Celoxis ofrece un sistema básico de control de versiones que es sencillo, intuitivo y fácil de usar.

Lo esencial

Los archivos en las carpetas de proyectos y tareas pueden tener control de versiones. El proceso básico es:

• Extraer un archivo
• Realiza los cambios en tu ordenador local
• Registrar un archivo

Verificar

Al extraer un archivo, le indicas al sistema y a tu equipo que tienes la intención de modificarlo. Después de extraerlo, puedes guardar esta copia en tu ordenador personal, realizar los cambios necesarios y luego volver a guardarla.

Varios usuarios pueden extraer un archivo simultáneamente, salvo que la extracción esté marcada como exclusiva . Una extracción exclusiva significa que nadie más puede extraer ese archivo hasta que usted lo confirme o revierta la extracción.

Si otra persona sube un archivo mientras estás trabajando en él, recibirás una notificación. Por ejemplo, si tienes la versión 1.3 de un archivo y alguien sube la versión 1.4, se te notificará que tienes una versión anterior.

Para extraer un archivo

Hacer clic Verificar.

Para deshacer un checkout

Si has extraído un archivo pero has decidido que no necesitas actualizarlo, puedes revertir el registro haciendo clic Revertir

Visualización de los registros de salida actuales

Si selecciona la columna de versiones o accede a la pantalla de información del documento, podrá ver la lista de usuarios que han extraído el archivo. Una X indica que la extracción es exclusiva.

Registrarse

Una vez que hayas terminado de modificar el archivo en tu ordenador, debes registrarlo para que tu equipo pueda verlo. Al registrar un archivo, tienes que subir la nueva versión e introducir tus comentarios. El sistema guarda un historial de todos los registros.

Celoxis también te advierte sobre posibles conflictos. Por ejemplo, considera el siguiente escenario:

• El lunes descargaste la versión 1.0 de un archivo en modo no exclusivo porque quieres añadir algunos capítulos.
• Joe revisa la misma versión, la 1.0, el martes para corregir algunos errores ortográficos.
• Tras corregir los errores tipográficos, Joe vuelve a subir el archivo inmediatamente para crear la versión 1.1. Obviamente, estas correcciones no aparecen en tu archivo, ya que tienes una copia anterior. En ese momento, Celoxis te enviará una notificación por correo electrónico indicando que hay una nueva versión del archivo disponible, lo que sugiere que tu versión podría estar desactualizada.
• Si intentas guardar el archivo, Celoxis te advertirá que ya se había guardado el mismo archivo mientras realizabas los cambios, lo que podría generar un conflicto. Tras esta advertencia, deberás combinar los cambios (por ejemplo, usando la función de combinación de Microsoft Word) y volver a guardar el archivo.

Para registrar un archivo

Hacer clic RegistrarsePuedes indicarlo como un cambio importante (p. ej., 1.2 → 2.0) o un cambio menor (1.2 → 1.3). Los números de versión no afectan el comportamiento del sistema y se pueden usar según las políticas de tu empresa. Se recomienda indicar que una actualización es importante cuando se va a enviar al cliente.

Historial de revisiones

Para ver todas las revisiones junto con los comentarios, haga clic aquí Ver detallesTambién puedes descargar una versión específica del archivo.

Al agregar eventos al calendario, puede indicar el impacto que tendrán en la disponibilidad de recursos. Por ejemplo, si va a asistir a una reunión fuera de la oficina durante un día, no querrá que se le programen tareas para ese día.

Al agregar eventos al calendario, puede indicar el impacto en la disponibilidad de las siguientes maneras:

• No, este evento no tiene ningún impacto en la disponibilidad.
• Sí, funcionando: se añadirá la duración del evento a la disponibilidad del propietario, así como a la de todos los invitados que hayan aceptado la invitación.
• Sí, No-Working – eliminará la duración del evento de la disponibilidad del propietario, así como de todos los invitados que hayan aceptado la invitación.

La opción de compartir controla cómo otras personas ven tu calendario. Si marcas la opción de compartir de tu evento como:

• Privado: el evento no es visible para ningún otro usuario que no seas tú y tus invitados.
• Mostrar como ocupado:el evento se muestra como "Ocupado" y no se muestran detalles a nadie más que a usted y a los invitados.
• Público: El evento se muestra a todo el mundo.

Tú y tu equipo pueden mantener conversaciones sobre un proyecto. También pueden decidir involucrar a los clientes del proyecto en la conversación. A continuación se muestra un ejemplo de una conversación entre un equipo sobre un diseño.

Cómo iniciar una conversación

Para iniciar una discusión, haga clic aquí Menú principalDiscusiónAlternativamente, también puede hacer clic en un proyecto para abrir su panel y luego hacer clic Iniciar una discusión.

Gestión de participantes

Los participantes pueden ver el debate y recibir notificaciones por correo electrónico de todas las respuestas. Simplemente pueden responder al correo electrónico e incluso adjuntar archivos, y el debate se actualizará automáticamente.

Para gestionar a los participantes, haga clic en Editar . Desde este formulario, como se muestra a continuación, puede cambiar los seguidores o decidir si otorga acceso a los clientes del proyecto.

Se cierra el debate para dejar comentarios

Si cierras un debate para comentarios, no se permitirán más publicaciones. Para cerrarlo, haz clic en Editar y marca la casilla «Cerrar este debate para comentarios», como se muestra en la imagen superior. Puedes desmarcar esta opción en cualquier momento.

Celoxis envía notificaciones por correo electrónico sobre las tareas cuando se le asignan o gestiona una tarea. También recibirá notificaciones por correo electrónico cuando realice el seguimiento de las tareas.

En ambos casos, puede responder a estos correos electrónicos para dejar sus comentarios. Si adjunta archivos en su respuesta, estos se adjuntarán a las tareas.

Cancelar la suscripción a las notificaciones por correo electrónico

Si eres seguidor y deseas dejar de recibir notificaciones por correo electrónico, puedes dejar de seguir ese elemento de trabajo haciendo clic en el "Dejar de seguir" que aparece en el pie de página del correo electrónico. Si no eres seguidor, pero estás asignado al elemento de trabajo o lo administras, puedes ajustar tus preferencias de correo electrónico.

Adjuntar archivos a proyectos

Para más detalles, haga clic aquí.

Adjuntar archivos a las tareas

Para más detalles, haga clic aquí.

Adjuntar archivos a elementos de aplicaciones personalizadas

Para más detalles, haga clic aquí.

Al igual que al agregar archivos, también puede agregar enlaces a carpetas haciendo clic en el icono para la carpeta y hacer clic Agregar enlace.

Cada proyecto tiene su propia carpeta por defecto. En la mayoría de los casos, subirás archivos a esta carpeta. Si tienes muchos documentos, puedes crear subcarpetas dentro de ella. El siguiente ejemplo muestra que el proyecto tiene dos subcarpetas: Ejemplos de página de inicio y Logotipos.

Para agregar una subcarpeta, haga clic en un proyecto para abrir su panel y luego haga clic en el Archivos pestaña. Desde el Menú junto a la carpeta del nombre del proyecto, haga clic en Agregar subcarpeta como se muestra arriba.

A medida que avanza el proyecto, es posible que te des cuenta de que el alcance del documento o de los documentos en una carpeta corresponde a otro proyecto o que simplemente se adjuntó al proyecto o tarea equivocados.

En tal situación, puede mover el archivo/carpeta al proyecto/tarea correcto utilizando el Mover opción disponible bajo el Acciones del documentoMover del documento.

Para ver todas las revisiones junto con los comentarios, haga clic aquí Ver detallesTambién puedes descargar una versión específica del archivo. La siguiente imagen muestra el historial de versiones. Al hacer clic en el número de versión, se descargará esa versión del archivo.

Puedes añadir eventos a tu calendario y, si tienes privilegios de administrador, también puedes añadir eventos para otros usuarios, para un calendario de trabajo o para toda la empresa.

Para añadir un evento, haz clic en el icono de usuario en la esquina superior derecha y luego en Calendario. En la nueva página, haz clic en la celda de la fecha en la que deseas añadir el evento.

Siga los pasos que se indican a continuación para exportar el calendario de Celoxis a Outlook.

• Obtén la URL del Calendario Celoxis.
• Copia el enlace.
• Ahora, ve al Calendario en tu aplicación Outlook.
• Haz clic en Abrir calendario > Desde Internet.

Sí, los clientes pueden participar en las discusiones una vez que se les agrega como seguidores. Para obtener más información sobre los seguidores, consulte aquí.

Puedes ver el calendario de otros usuarios. Se muestran los eventos marcados como "Públicos" por ese usuario, y puedes ver sus detalles. Los eventos marcados como "Ocupados" permanecerán como tales durante su duración. Los eventos "Privados" no se muestran.

Para verlos, haga clic en el menú desplegable Usuarios y seleccione el usuario cuyos eventos desea ver

Sí, se realiza una búsqueda en el contenido del documento. Si se encuentran palabras clave coincidentes, los resultados de la búsqueda incluirán el nombre del documento.

En un de documentos , hay un filtro llamado "Adjunto a " que le ayuda a filtrar los documentos que están adjuntos a un proyecto o tarea.

Sí, puedes compartir un documento con un cliente. Al subir documentos, verás una casilla de verificación Compartir con el cliente". Una vez marcada, el documento aparecerá en un informe compartido con el cliente.

Las aplicaciones personalizadas son potentes aplicaciones basadas en flujos de trabajo, creadas por clientes como usted. Puede definir los pasos, las personas involucradas en cada paso, capturar campos personalizados e incluso definir reglas de tiempo de espera. Todo esto, junto con nuestras potentes capacidades de generación de informes, convierte a las aplicaciones personalizadas en una excelente herramienta complementaria a las completas funciones de gestión de proyectos de Celoxis.

Los clientes utilizan aplicaciones personalizadas para gestionar la aprobación de permisos, las solicitudes de cambio, las comprobaciones de calidad de los equipos, los errores de software y mucho más. Si utiliza hojas de cálculo para llevar el control de alguna tarea, considere la posibilidad de migrar a aplicaciones personalizadas.

El poder de las aplicaciones personalizadas se ilustra mejor con un ejemplo. Acme Consulting ha creado una aplicación de seguimiento de errores en Celoxis.

1. El cliente de Acme envía un correo electrónico a bugs@acme.com con una imagen como archivo adjunto.

2. El error se crea automáticamente en Celoxis junto con la imagen adjunta.

3. Quentin, del equipo de control de calidad, empieza a ver el error en el de Errores no verificados de su panel de control.

4. Verifica que efectivamente se trata de un error y lo marca como verificado.

5. El error se envía automáticamente a Dave, un desarrollador de software.

6. Dave recibe una notificación por correo electrónico y también ve el error en el "Errores que me han sido asignados" de su panel de control.

7. Dave corrige el error y lo marca como resuelto. Al hacerlo, y de acuerdo con la política de la empresa, también introduce la lista de archivos modificados en un campo personalizado.

8. El error se asigna automáticamente al mismo usuario que lo verificó (Quentin) para que lo pruebe.

9. La política de la empresa es probar todos los errores en un plazo de 72 horas, pero Quentin no lo hace.

10. Se envía automáticamente un correo electrónico al gerente de control de calidad y a Quentin informándoles del fallo, y el error se marca como retrasado.

11. Quentin verifica la solución y marca el error como cerrado.

12. Se envía automáticamente un correo electrónico al cliente informándole de la solución.

13. Al cliente le gusta Acme.

Como puede verse, Celoxis creó el error a partir de un correo electrónico, lo envió a las personas adecuadas y, a medida que completaban su parte del trabajo, recopiló la información necesaria antes de pasarla al siguiente responsable, al mismo tiempo que vigilaba cualquier retraso.

Aprenderemos a crear aplicaciones personalizadas mediante un ejemplo. Crearemos una aplicación sencilla de seguimiento de errores. Supondremos que contamos con dos equipos: Desarrolladores, quienes corrigen los errores, y Control de Calidad (QA, por sus siglas en inglés), quienes prueban las correcciones realizadas por los desarrolladores. Modelaremos el siguiente flujo de trabajo para la gestión de errores:

En lenguaje sencillo, el diagrama se traduce como:

• Cuando se informa de un error, este se encuentra en estado Nuevo.
• El equipo de control de calidad verifica el error. Si no se trata de un error, este pasa al estado de Cerrado; de lo contrario, pasa al estado de Verificado.
• Un error verificado y corregido por un desarrollador pasa al estado "Corregido".
• Posteriormente, el equipo de control de calidad prueba la solución y, si la prueba falla, el error pasa a estar "Reabierto" o "Cerrado" si la prueba se supera.
• Un error reabierto que ha sido corregido por el desarrollador pasa al estado Corregido.

Cada burbuja representa una etapa en el ciclo de vida del error, mientras que cada flecha representa una acción del usuario final. Junto a cada estado, hemos definido el equipo responsable del mismo. Además, tenga en cuenta que no hay forma de que un error pase de un estado directamente a otro, por ejemplo, un error no puede pasar directamente de un estado a otro

a

Nosotros mismos usamos nuestra propia aplicación de seguimiento de errores, pero contamos con muchos más estados para indicar si se incluyó un caso de prueba, si se actualizó la documentación, si se agregó un caso de prueba, etc. De manera similar, puedes hacer que el flujo de trabajo sea tan complejo o simple como desees. Pero por ahora, centrémonos en el flujo de trabajo simple que mencionamos anteriormente.

Creación de una aplicación

Para crear una aplicación, vaya a Menú principalAdministraciónAplicaciones personalizadasAplicaciones y haga clic en

Verás un formulario con varias pestañas. A continuación, explicaremos cada una de ellas.

La pestaña Básico

Esta pestaña define algunas propiedades básicas de la aplicación. Además, también controla ciertos comportamientos de la misma.

La pestaña Estados

Esta pestaña define los estados de la aplicación. También puedes marcar los estados de inicio y fin en el flujo de trabajo. Hemos enumerado todos los estados en nuestro flujo de trabajo de errores.

La pestaña Flujo de trabajo

Esta pestaña define todos los

En el diagrama de flujo, cada flecha representa una acción del usuario final. Veremos más detalles sobre su uso más adelante en la documentación.

La pestaña Disparadores

.

En nuestra aplicación de seguimiento de errores, no necesitamos ningún activador. Sin embargo, tomemos como ejemplo este flujo de trabajo de mesa de ayuda . En el caso de la aplicación de mesa de ayuda, el solicitante será la persona que hizo la pregunta. Cuando esa persona responde por correo electrónico, queremos que el ticket pase automáticamente al "Sin resolver" , ya que así se le dará visibilidad al equipo de soporte. En otras palabras, queremos que se produzcan las de reapertura . En este caso, definiríamos nuestros activadores de la siguiente manera:

La pestaña de administradores estatales

Un administrador de estado es un usuario que actúa como tal cuando una aplicación se encuentra en un estado específico. Recibe notificaciones cuando ocurre algún cambio en un elemento de dicho estado. En el ejemplo que se muestra a continuación, Mark es el administrador de control de calidad, por lo que es responsable de los Nuevo y Corregido , donde el equipo de control de calidad debe trabajar. Si la persona que administra dicho estado es diferente, puede anular la responsabilidad de los administradores de estado a nivel de proyecto.

¿Qué sigue?

Hemos creado una aplicación personalizada para nuestro flujo de trabajo de errores. En el próximo capítulo, añadiremos algunos campos personalizados al informe de errores.

En el capítulo anterior, creamos el flujo de trabajo; aquí creamos campos personalizados para nuestro error. Por defecto, todos los flujos de trabajo tienen los siguientes campos:

• Nombre
• Prioridad
• Asignado a
• Solicitante
• Fecha de vencimiento: una fecha opcional que indica la fecha estimada de finalización de este elemento
• Descripción

Vamos a añadir algunos campos a nuestro

:

• Versiones afectadas : una lista de todas las versiones afectadas por este error.
• Versiones corregidas : una lista de todas las versiones en las que se ha subido esta corrección de errores.

Ya que queremos el

campo para estar disponible al crear un error, lo adjuntamos a nuestro

aplicación. Dado que queremos que el desarrollador ingrese la

campo

cuando marca los errores como corregidos, es decir, Verificado → Corregido y Reabierto → Corregido, lo adjuntamos al

acciones como se muestra a continuación:

¿Qué sigue?

Hemos creado nuestra aplicación y también hemos definido campos personalizados para ella. En el próximo capítulo, veremos nuestro sistema de seguimiento de errores en acción.

Hasta ahora, nos hemos dedicado a configurar nuestra aplicación. Es momento de comprender cómo la usarán sus usuarios. Analizaremos cómo nuestra aplicación ha afectado la interfaz de usuario y también les mostraremos un ejemplo práctico.

Aplicación con errores y la interfaz de usuario

Agregar menú

Aparece como una opción en el principal .

Ver menú

También aparece como una opción en el Menú principalAplicacionesInsectos menú.

Menú de nuevo informe

También podrá crear un informe para el

Aplicación. Todo el arsenal de filtros, grupos, gráficos, etc. está a tu disposición.

Agregar error

Megan quiere reportar un error. Hace clic en Menú principalBicho y ella ve el formulario: Además de los campos habituales, puede ver los campos personalizados que agregamos anteriormente.

Error en el estado: Nuevo

El error se le ha asignado a Quentin, nuestro encargado de control de calidad. Hace clic en el enlace del error y ve lo siguiente:

Realizar la acción Verificar

Quentin verifica que el error existe y hace clic en

Se le presenta una forma como esta:

Se lo asigna a Vardhan, un desarrollador. También tiene la opción de notificar a Megan, quien reportó el error. Pero como no hay nada relevante que reportar, decide no hacerlo. Después de enviar el formulario, el error pasa al de Verificado .

Error en el estado: Verificado

Vardhan recibe una notificación por correo electrónico informándole que se le ha asignado este error verificado. Hace clic en el enlace y ve lo siguiente:

Realizar la acción Verificar

Vardhan corrige el error y hace clic en el

botón. Se le presenta un formulario como este:

Observe cómo se le presenta el Versiones fijas .

¿Qué sigue?

El ejemplo anterior muestra cómo el error se propaga entre estados, cómo se capturan los campos correctos en el momento preciso y cuándo se envían las notificaciones. Esto le dará una buena idea de las capacidades y ventajas que ofrecen las aplicaciones personalizadas de Celoxis. También hemos visto que existe la opción de enviar correos electrónicos a los solicitantes. Celoxis permite personalizar estos correos electrónicos, tema que se abordará en el próximo capítulo.

En el capítulo anterior, vimos cómo notificar al solicitante mientras se realizan acciones. En este capítulo, aprenderemos a controlar el formato del correo electrónico mediante plantillas sencillas. Es importante tener en cuenta que estas plantillas solo controlan los correos electrónicos enviados a los solicitantes, no los demás correos de notificación que se envían a los usuarios.

Personalización de la plantilla de correo electrónico

Abierto Menú principalAdministraciónAplicaciones personalizadasPlantilla de correo electrónico del solicitante. Puede personalizar la plantilla global o personalizar la plantilla por espacio de trabajo. Haga clic en el icono al lado de

espacio de trabajo para editar la plantilla global.

.

¿Qué sigue?

En este capítulo hemos visto cómo configurar los correos electrónicos que se envían a los solicitantes. En el próximo capítulo, veremos cómo agregar reglas basadas en el tiempo a nuestra aplicación.

La política de tiempo de espera es un conjunto de reglas que definen qué debe suceder cuando un elemento de la aplicación permanece en un estado determinado durante más horas de las especificadas.

En los capítulos anteriores, creamos el flujo de trabajo y definimos nuestros campos personalizados. Ahora, añadiremos algunas reglas de tiempo de espera.

Continuando con nuestra aplicación Bug, supongamos que nuestra empresa es muy estricta con el control de calidad y exige lo siguiente:

• Regla n.° 1: Un nuevo error debe verificarse en un plazo de 48 horas. Si se trata de un error de alta prioridad, debe verificarse en un plazo de 24 horas.
• Regla n.° 2: Un error marcado como solucionado debe probarse dentro de las 72 horas posteriores a su corrección. Si se trata de un error de alta prioridad, debe probarse dentro de las 48 horas.

Agregar una política de tiempo de espera

Abra la pantalla de la lista de aplicaciones yendo a Menú principalAdministraciónAplicaciones personalizadasAplicaciones y haciendo clic en el icono para nuestra aplicación Bug. Luego haga clic en el Agregar botón.

¿Qué sigue?

En este capítulo hemos visto cómo definir políticas de tiempo de espera y para qué se utilizan. En el próximo capítulo, veremos cómo iniciar flujos de trabajo a partir de correos electrónicos.

Las aplicaciones personalizadas se pueden iniciar mediante correos electrónicos. Estos correos pueden ser de formato libre (enviados por personas) o estructurados (generados al completar un formulario web).

Interfaz directa

Esto se utiliza cuando queremos iniciar flujos de trabajo cuando alguien envía un correo electrónico a una dirección específica. Por ejemplo, podríamos querer crear errores cuando nuestros clientes envían un correo electrónico a bugs@acme.com.

Para obtener más información, visite el sitio web Menú principalAdministraciónAplicaciones personalizadasIntegración de correo electrónico página.

Interfaz indirecta

Esto te ayuda a integrar un sistema existente con una de tus aplicaciones personalizadas. Por ejemplo, tienes un formulario web en tu sitio que los usuarios completan y envían para iniciar un flujo de trabajo en Celoxis.

En este modelo, su programa enviará un texto plano enviar un correo electrónico a una dirección de correo electrónico con un cuerpo bien formateado como se describe en Menú principalAdministraciónAplicaciones personalizadasIntegración de correo electrónico página.

Alias ​​de correo electrónico

Si desea utilizar la interfaz de correo electrónico directa, querrá ofrecer direcciones de correo electrónico sencillas y fáciles de usar a sus usuarios. Por ejemplo, bugs@acme.com o support@weyland-yutani.com. Sin embargo, las direcciones generadas por Celoxis son del tipo abracadbra+NEI-4.g0.1b.2m8.0.0-eqro@celoxis.com. La solución para conectar ambas es mediante alias de correo electrónico.

Digamos que Acme quiere crear errores en Celoxis cuando la gente envía correos electrónicos a bugs@acme.com. Acme haría lo siguiente:

1. Genera la dirección de correo electrónico para el error accediendo a: Menú principalAdministraciónAplicaciones personalizadasIntegración de correo electrónicoDigamos que esta dirección de correo electrónico es gobbledygook@celoxis.com
2. Acme, en su servidor de correo electrónico, crearía un alias que redirigiría bugs@acme.com a gobbledygook@celoxis.com.
3. Si Acme es cliente de SaaS, nos notificará sobre esta asignación y actualizaremos nuestros servidores. Esto suele tardar un día hábil.
   Si Acme es un cliente On-Press, pueden abrir Administrador del sitioConfiguración del sitioAlias ​​de correo electrónico y entrar bugs@acme.com:gobbledygook@celoxis.com En el área de texto, guarde y reinicie el servidor.

Al trabajar en un elemento de la aplicación, es posible que el responsable o el gerente necesiten, en ocasiones, registrar comentarios sobre él.

Para agregar comentarios, haga clic en el elemento de la aplicación, por ejemplo, su error, riesgo, etc. En el panel del elemento, haga clic en MásComentarioPuedes comprobarlo Notificar al solicitante Marque esta casilla si desea notificar al solicitante del elemento de la aplicación sobre este comentario.

Una vez añadido el comentario, todos los seguidores reciben una notificación por correo electrónico con los nuevos comentarios.

Para adjuntar archivos a un elemento de aplicación personalizado, haga clic en el elemento y, en su panel, haga clic en Adjuntar archivos, como se muestra a continuación.

Si sigues una tarea en la aplicación (por ejemplo, un error), recibirás notificaciones sobre las actividades que se realicen en ella, como cuando alguien añada un comentario o adjunte un archivo. Las notificaciones se enviarán por correo electrónico y también a través del centro de notificaciones. Si eres responsable de una tarea, gestor de proyecto o administrador de estado, recibirás notificaciones automáticamente y no será necesario que sigas la tarea manualmente.

Dejar de seguir

Para dejar de seguir, simplemente haga clic en el enlace "Dejar de seguir" que aparece en la pestaña "Descripción general " del artículo o en el pie de página de la notificación por correo electrónico.

En ocasiones, es posible que desee reasignar el error o problema a otro usuario debido a varios motivos, como que el usuario asignado esté de vacaciones o esté ocupado con otras actividades.

Para reasignar un elemento de la aplicación, haga clic en el elemento de la aplicación, por ejemplo, su error, riesgo, etc. En el panel del elemento, haga clic en ReasignarEl nuevo usuario recibirá una notificación por correo electrónico sobre la nueva asignación.

Puedes mover un elemento de la aplicación a otro proyecto o espacio de trabajo. Para ello, haz clic en el elemento de la aplicación, por ejemplo, tu error, riesgo, etc. En el panel del elemento, haz clic en MoverSe le pedirá que seleccione el proyecto o espacio de trabajo al que desea mover el elemento de la aplicación.

Celoxis te permite importar elementos de la aplicación (errores, riesgos, etc.) a un proyecto desde un archivo CSV. Si tienes un archivo de Microsoft Excel, puedes exportarlo en formato CSV (valores separados por comas) e importarlo a Celoxis.

Para importar elementos de la aplicación en un proyecto, primero haga clic en el proyecto y luego haga clic en Acciones del proyectoImportar aplicaciones (CSV)Para simplificar, recomendamos importar una aplicación personalizada a la vez. En lugar de tener un único archivo llamado items.csv, divídalo en varios archivos como bugs.csv, risks.csv e issues.csv e impórtelos uno por uno.

Campos admitidos:

• Aplicación: campo obligatorio. El nombre de la aplicación (por ejemplo, Error, Riesgo).
• Nombre – Campo obligatorio. Una breve descripción.
• Descripción
• Estado: Debe ser uno de los estados que definiste para tu aplicación. Si no está presente, se utilizará por defecto el primer estado de la definición de la aplicación.
• Fecha de vencimiento – Formato AAAA-MM-DD
• Asignado a: El nombre, nombre de usuario o dirección de correo electrónico del usuario al que se asignará el elemento.
• Solicitante: Nombre, nombre de usuario o dirección de correo electrónico del solicitante cuya cuenta está en Celoxis.
• Correo electrónico del solicitante (externo): la dirección de correo electrónico del solicitante que no tiene una cuenta en Celoxis.
• Nombre del solicitante (externo): el nombre del solicitante que no tiene una cuenta en Celoxis.
• Campos personalizados: una columna por cada campo personalizado de la aplicación

Permite modificar varios atributos a la vez, incluidos los campos personalizados, como se muestra a continuación:

Algunos procesos empresariales son periódicos y deben iniciarse a intervalos regulares. Algunos ejemplos:

• Sus administradores de sistemas están obligados a aplicar parches de seguridad en sus servidores cada semana.
• Sus contadores están obligados a realizar liquidaciones de efectivo todos los meses.
• Su departamento de recursos humanos está obligado a recopilar las opiniones de sus empleados cada trimestre.
• Se supone que tu equipo de marketing debe informar sobre las métricas de las redes sociales cada dos semanas.

Esta integración le mostrará cómo iniciar periódicamente los flujos de trabajo que ha creado en Celoxis. Configuraremos un flujo de trabajo para que se ejecute semanalmente. También puede establecer el ciclo en diario o mensual.

Zapier

Celoxis se integra con numerosas aplicaciones mediante Zapier. Zapier es un servicio en la nube que permite crear potentes integraciones entre diferentes sistemas sin necesidad de escribir código. Para más información, visite su sitio web: zapier.com.

Borrar

Una automatización en Zapier se llama zap. Un zap conecta dos aplicaciones: una aplicación de activación y una aplicación de acción. La aplicación de activación notifica al zap sobre un evento y el zap ejecuta una acción en la aplicación de acción. En nuestro caso, la aplicación de activación es Schedule By Zapier porque programará nuestro zap. La aplicación de acción, en nuestro caso, es Email By Zapier porque enviará el correo electrónico programado. En esta guía, crearemos un zap para crear automáticamente aplicaciones en Celoxis mediante correo electrónico.

Iniciar una aplicación en Celoxis automáticamente cada semana

1. Haz un Zap

   

2. Seleccione Schedule by Zapier como la aplicación de activación

   

3. Seleccione el activador "Cada semana"

   

4. Haz clic en el botón "Continuar" para seguir adelante

   

5. Seleccione el día y la hora en que se activará el evento

   

6. Haz clic en el botón "Probar y continuar" para guardar este paso.

   

7. Seleccione Email by Zapier como la aplicación de acción

   

8. Seleccione la acción "Enviar correo electrónico saliente" y haga clic en el botón Continuar

   

9. Ahora personaliza el correo electrónico saliente

   

   Ir a Menú principalAdministraciónAplicaciones personalizadasIntegración de correo electrónicoCorreo electrónico indirectoAquí encontrará la dirección de correo electrónico de su empresa a la que se enviará el mensaje. En el cuerpo del correo electrónico, utilice el formato que se proporciona aquí.

   Pegue la dirección de correo electrónico de su empresa en el campo "Para", pegue el formato del cuerpo del correo electrónico de Celoxis y edítelo según sus necesidades. En el ejemplo, nuestra aplicación es " Solicitud de actualización de seguridad". Tenga en cuenta que hemos establecido la fecha de vencimiento como +2d, lo que significa 2 días después de la fecha en que se iniciará la aplicación. También hemos incluido un campo personalizado, "Nombre de host", en el cuerpo del correo electrónico a modo de ejemplo.

   Una vez que haya redactado el correo electrónico, haga clic en el botón "Continuar" para seguir adelante.

   

10. Pruebe la acción del correo electrónico haciendo clic en "Probar y continuar"

    

11. Una vez que la prueba sea exitosa, haga clic en Finalizar edición

    

12. Tu Zap está listo para usar

    

Después de encender el Zap,

La aplicación se creará semanalmente en Celoxis dentro del proyecto que seleccionaste.

Sí, mediante la integración de correo electrónico directa o indirecta, sus clientes pueden iniciar acciones en la aplicación a través del correo electrónico.

Para obtener más detalles, consulte

.

Al definir su aplicación personalizada, hay una casilla de verificación llamada " Los clientes pueden iniciar esta aplicación" que puede desmarcar para que sus clientes no la inicien.

En Celoxis existen numerosas entidades, como proyectos, tareas y registros de tiempo. Algunas entidades, como errores, riesgos e incidencias, también se crean mediante aplicaciones personalizadas . Cada entidad posee atributos propios, así como atributos agregados de otras entidades que contiene. Por ejemplo, la entidad proyecto tiene atributos propios como nombre, prioridad y responsable, además de atributos como horas aprobadas, ingresos facturados, coste laboral planificado y coste laboral real, entre otros, que se calculan a partir de otras entidades como tareas, registros de tiempo y gastos.

Cuando creas un informe en Celoxis, primero debes seleccionar una entidad sobre la cual generar el informe. Puedes elegir entre:

Tendencia

Los informes desglosados ​​por tiempo muestran cómo se distribuye una cantidad a lo largo del tiempo. Por ejemplo, al generar un informe de proyecto, puede ver el costo total estimado del proyecto, pero si desea comprender el gasto planificado por semana o mes, deberá generar un informe desglosado por tiempo. Muchas cantidades tienen una naturaleza desglosada por tiempo. Por ejemplo, el presupuesto, las horas asignadas a los recursos, el costo, los ingresos, etc.

Puede visualizar los datos temporales en formato tabular, como se muestra a continuación, o en forma de gráficos. Actualmente, a diferencia de otras entidades, los gráficos no permiten explorar los detalles.

El filtrado le permite excluir datos no deseados de sus informes. Celoxis ofrece filtros completos y potentes para una gran cantidad de atributos, incluidos sus campos personalizados.

Configuración de filtros

Los filtros de un informe se pueden modificar desde la pantalla de añadir/editar informe. A continuación se muestra una pantalla de ejemplo con varios filtros, incluido un campo personalizado (Módulo).

Cuando se seleccionan varios filtros, la fila debe coincidir con todos ellos. Si un filtro tiene varios valores (por ejemplo, Módulo), la fila debe coincidir con al menos uno de ellos. Si crea un informe con los filtros anteriores, solo se devolverán las filas que cumplan las siguientes condiciones: (Mostrar tareas está en curso) Y (Módulo es uno de los tipos Interfaz de usuario o Middleware) Y (Finalización planificada está en este mes), etc.

Ejecutando filtro de usuario

En el ejemplo anterior, se observa que el responsable está configurado con el valor especial "Usuario que ejecuta el informe". Esto indica que el responsable debe filtrarse según la persona que ejecuta el informe. Por ejemplo, cuando Joe ejecute este informe, solo verá sus tareas, mientras que cuando Mary ejecute el mismo informe, verá las suyas.

Filtro de subordinados del usuario en ejecución

Esta opción está disponible en la mayoría de los filtros de usuario. El usuario debe ser un subordinado, directa o indirectamente, de la persona que ejecuta el informe. Esta opción es útil cuando un gerente quiere hacer un seguimiento de las actividades de sus subordinados. Por ejemplo, si Joe quiere supervisar todas las tareas de alta prioridad asignadas a su equipo, debe crear un informe, establecer el filtro de prioridad en Alta y Muy Alta, y establecer el filtro de recursos en - Subordinados del Usuario que ejecuta -.

Filtros de solicitud

En muchos casos, querrá que el usuario final pueda modificar los valores de algunos filtros. En el ejemplo anterior, el informe permite al usuario final cambiar los valores de Visualizar tareas, Módulo y Finalización planificada al ejecutar el informe. El siguiente diagrama muestra cómo un usuario que ejecuta el informe anterior puede modificar los filtros:

En el ejemplo anterior, el usuario ha cambiado el de Fin Planificado de Este Mes a Mes Pasado y también ha borrado el de Módulo .

El tipo de visualización que desee puede seleccionarse en la Salida de la pantalla de añadir/editar informes.

Tabular

Este es el tipo de salida predeterminado y presenta los datos en formato tabular.

La vista es bastante dinámica, con agrupamiento y clasificación multinivel, totales de grupo, totales generales, etc.

Esta vista es altamente personalizable: puede cambiar las columnas, la agrupación y la clasificación según sus necesidades. Consulte la parte superior derecha de la imagen.

Esta vista también tiene grandes potenciadores de productividad. Puede realizar acciones masivas, realizar una acción en un elemento de línea haciendo clic en el icono e incluso editar un atributo allí mismo haciendo clic en el icono.

Mostrar solo los totales

Mostrar solo el total de filas. Si esta opción estuviera marcada en el informe anterior, solo vería el total de filas del grupo y de la subvención, y no las filas de cada proyecto individual.

Mostrar jerarquía

Esto organiza la fila según la relación padre-hijo. Solo está disponible para informes de tareas, archivos y clientes. Vea este ejemplo que muestra las tareas agrupadas por proyecto con la opción jerárquica activada.

Cuando se marca esta opción, los totales resultantes solo incluyen los objetos que resultan de los filtros, no los objetos incluidos (incluso si no coinciden con los filtros) para mostrar la jerarquía.

Gantt

El de Gantt solo está disponible para informes de proyectos y tareas. En el caso de las tareas, el resultado es un diagrama de Gantt interproyectos, como se muestra a continuación.

Calendario

La del calendario genera una vista de calendario para proyectos y tareas, como se muestra a continuación. La barra tiene el mismo color que el proyecto o la tarea. También tiene la opción de desactivar las barras; en ese caso, los eventos de inicio y finalización de la tarea y el proyecto se generarán por separado.

Pastel

Es fácil crear gráficos circulares en Celoxis. Para crear el gráfico circular que se muestra a continuación, se utilizaron los siguientes ajustes

Bar

Celoxis admite varios formatos populares de gráficos de barras. A continuación, se explica cada tipo de gráfico de barras y se proporcionan las configuraciones de formulario utilizadas para generarlo.

Barra simple

El siguiente gráfico de barras se generó con esta configuración. Observe cómo la opción "Ordenar por" ordena las barras en orden descendente. Si configura la " Orientación de las barras" como horizontal, el resultado será este gráfico.

Barra de comparación

El siguiente gráfico de barras comparativo se generó utilizando esta configuración.

Barra apilada

El siguiente gráfico de barras apiladas se generó utilizando esta configuración. Observe cómo los colores corresponden al color del indicador de salud.

También tienes la opción de apilarlos uno al lado del otro.

Dispersión

El siguiente gráfico de burbujas se generó utilizando esta configuración.

Si no selecciona el tamaño de las burbujas, se convertirá en un gráfico de dispersión y todas las burbujas tendrán el mismo tamaño.

Tarjeta

La vista de tarjeta está disponible como tipo de salida para proyectos, tareas y aplicaciones. También puede arrastrar y soltar tarjetas entre carriles si el atributo del carril es editable por el usuario. Por ejemplo, puede arrastrar y soltar si el carril es un campo personalizado como Estado de Kanban, pero no si es un campo calculado por el sistema como Estado de la programación.

Marcar las tareas como completadas al 100%

Cuando se arrastra una tarea a una columna determinada en la vista de tarjetas, a menudo se desea que se marque automáticamente como completada al 100 %.

Para configurar esto, inicie sesión como un usuario con privilegios de administrador y vaya a Menú principalAdministraciónGestión de proyectosOpciones de proyectoDeberías ver un campo llamado Estado final en KanbanSeleccione la columna en la que desea que la tarea se marque como completada al 100 % y guarde.

En el siguiente ejemplo, hemos seleccionado Estado Kanban > Hecho . Puede seleccionar cualquier otro campo personalizado que utilice para la vista de tarjeta. Esto significa que cuando el campo personalizado Estado Kanban de una tarea se establece en Hecho , la tarea se marcará automáticamente como completada al 100 %. El usuario final puede lograr esto arrastrando y soltando en la vista de tarjeta o editando la tarea y estableciendo el campo Estado Kanban en Hecho .

Naturalmente, si una tarea se marca como completada al 100%, su estado Kanban se establecerá automáticamente en Hecho.

Asimismo, si el campo personalizado de una tarea completada se modifica a un valor distinto de «Hecho», su porcentaje de finalización volverá al valor anterior. De igual modo, si el porcentaje de finalización de una tarea completada se establece en un valor distinto del 100 %, su «Estado Kanban» volverá al valor anterior.

Los administradores pueden programar el envío de informes por correo electrónico a usuarios específicos a intervalos regulares. Para programar un informe, abra la pantalla de edición de informes y haga clic en la Programación . Verá algo similar a esto:

En el ejemplo anterior, el informe se ejecutará con el usuario Megan todos los lunes (ya que el 6 de mayo de 2019 es lunes) a la 1:00 a. m. y el PDF resultante se enviará por correo electrónico a Weyland y Yutani.

Solo los usuarios no virtuales pueden ser seleccionados como suscriptores del informe

Los informes se pueden compartir con su equipo o con los clientes.

Compartir con los usuarios

La opción de compartir con los usuarios se determina mediante el campo "Visible para los usuarios" en la pestaña "Detalles " de la pantalla para agregar o editar informes.

• Para mantener un informe en privado, no lo compartas con nadie.
• Para compartirlo con espacios de trabajo específicos, seleccione dichos espacios de trabajo.
• Para compartirlo con todos en tu empresa, selecciona -Todos-.

.

Compartir con los clientes

La opción de compartir información con los clientes se determina mediante el campo " Visible para clientes" en la pestaña "Detalles " de la pantalla para agregar o editar informes.

• Para mantener un informe oculto a los clientes, no lo compartas con nadie.
• Para compartirlo con clientes específicos, seleccione esos clientes.
• Para compartirlo con todos los clientes, seleccione -Todos-.

.

Las pestañas que ves en la pantalla del proyecto también son informes.

Tu cuenta incluye algunas pestañas predeterminadas, pero tu administrador puede personalizarlas para adaptarlas a tu organización. Abrir Menú principalAdministraciónGestión de proyectosPestañas del proyecto Puedes agregar, editar, eliminar y reordenar los informes. A continuación, se muestra un ejemplo de la pantalla de administración de vistas del proyecto. Observa que ahora el orden de los informes coincide con el orden de las pestañas del proyecto.

Los paneles de control son una de las pantallas más importantes de Celoxis. No solo por la información que pueden transmitir, sino también por la cantidad de tareas que se pueden realizar directamente desde ellos.

Un panel de control es una colección de informes. Puedes crear diferentes paneles para diferentes roles y funciones. Por ejemplo, puedes crear un panel de control para el seguimiento de tareas y proyectos, así como el popular panel de control de registros RAID para tus gestores de proyectos.

También puedes crear paneles de control para los clientes. De esta forma, podrán obtener una visión general clara de sus proyectos, realizar un seguimiento de sus solicitudes de cambio, aprobaciones, etc., y estar al tanto de sus conversaciones en línea.

Un ejemplo:

Creación de paneles de control

Celoxis permite paneles compartidos y paneles privados. Para crear un panel, seleccione Panel desde Menú principalInformesTodos los informesMás Menú. Un ejemplo: En el ejemplo anterior, estamos creando un panel de control que es:

• Nombre: Panel de control de muestra
• Compartido con todos los usuarios
• Compartido con los clientes: Cliente 1 y Cliente 2

Filtros

Los filtros del panel de control solo permiten acceder a los datos de los proyectos que cumplen con los criterios de filtrado. Al marcar los filtros como "Preguntar" , la persona que ejecuta el informe puede modificar sus valores.

Paneles de control compartidos

Para crear paneles compartidos necesitará lo siguiente: Agregar informeconcedido privilegio. Esto se puede configurar desde el Menú principalAdministraciónGestión de cuentasControl de acceso pantalla. Para mantener el control, le recomendamos que otorgue este privilegio únicamente a usuarios responsables.

Paneles de control personales

Los paneles personales son paneles que solo son visibles para sus creadores. Los usuarios que no tienen privilegios pueden crear paneles personales. Para permitir la creación de paneles personales, marque la casilla Permitir paneles de control personales opción de Menú principalAdministraciónControl de accesoInformación de la empresa pantalla.

Asignación de paneles de control a usuarios y clientes

Los paneles se pueden asignar a usuarios y clientes desde la Preferencias . También puede asignar varios paneles y reordenarlos. El primer panel se convierte en el panel predeterminado para ese usuario. Veamos la selección de paneles para Joe: En la imagen anterior podemos ver que a Joe se le han asignado tres paneles: Tablero de seguimiento, que muestra el estado de los proyectos y las tareas; Registro RAID, que realiza un seguimiento de los riesgos, los problemas, etc.; y Estado semanal, que le permite realizar un seguimiento de las actualizaciones semanales.

Si Joe, después de iniciar sesión, hace clic en Panel de control en el menú principal, vería algo como esto:

Asignar paneles similares a los de otro usuario o cliente

Mediante el campo "Panel de control similar a..." de la pantalla de edición masiva , puedes configurar el panel de control de varias personas para que sea idéntico al de una persona en particular. Por ejemplo, puedes seleccionar a Mark, Peter y Luke y hacer que sus paneles de control sean exactamente iguales a los de Xavier.

Límites

consulte el sobre límites .

La obtención y el procesamiento de grandes cantidades de datos no solo ralentizan los tiempos de respuesta, sino también los de otros usuarios. Hemos establecido límites razonables en la cantidad de datos necesarios para generar informes. Si es cliente de una instalación local, puede modificar estos límites, pero le recomendamos encarecidamente que lo haga tras una cuidadosa reflexión.

Límites del informe

15.000 registros

Para que se ejecute cualquier informe, se realizan consultas a la base de datos. Si una consulta devuelve más de 15 000 filas, el informe no se ejecuta y se muestra un mensaje de error al usuario.

Para solucionar este problema, deberías añadir más filtros, sobre todo aquellos que se pueden aplicar directamente en la consulta de la base de datos. Los filtros más comunes son los de fecha, ya que probablemente te interesen los datos más recientes. Los filtros de estado del proyecto, de tareas completadas y de registro de tiempo también son útiles para limitar los datos.

Duración en informes por fases

Los informes con desfase temporal consumen muchos recursos, ya que realizan numerosos cálculos dinámicos. El de período selecciona la duración del informe y está limitado de la siguiente manera:

• Si el nivel de zoom es Día, el período no puede exceder los 3 meses.
• Si el nivel de zoom es Semanal o Mensual, el período no puede exceder los 12 meses.

Límites del panel de control

Un panel de control es una colección de informes. Es como ejecutar todos los informes a la vez. Naturalmente, para controlar el rendimiento, debemos establecer algunas limitaciones adicionales en los paneles de control.

Un panel de control tiene las siguientes limitaciones:

• Los informes con fases temporales que contengan columnas distintas a Esfuerzo y Capacidad Planificados, así como los informes de hojas de horas incompletas, no están permitidos en los paneles de control. Puede marcarlos con una estrella para acceder a ellos rápidamente.
• Un panel de control puede tener un máximo de 6 informes individuales y 4 informes métricos.
• El número máximo de paneles de control compartidos en una organización es de 20.

Para crear informes, debe tener el Informes > Agregarconcedido privilegio. Para agregar un informe, abra el panel de informes haciendo clic Menú principalInformesTodos los informes y luego haga clic en el Nuevo informe botón. Luego elige uno apropiado tipo de informeEsto abrirá un formulario, cuyos detalles se explican a continuación:

Detalles

• Visible para los usuarios: el grupo de usuarios a los que debería ser visible este informe. Leer más.
• Visible para los clientes: el grupo de clientes a los que debería ser visible este informe. Leer más.

Filtros

Los filtros para limitar los datos de este informe. Leer más.

Producción

La visualización que desea para este informe: gráfico circular, gráfico de barras, tabla, etc. Leer más.

Cronograma

Indique si desea que Celoxis le envíe este informe por correo electrónico periódicamente. Leer más.

Para acceder rápidamente a los informes, debe marcarlos como favoritos. Los informes marcados como favoritos aparecen en el Menú principalInformes Menú. Algunos informes, por motivos de rendimiento, no se pueden mostrar en los paneles. Si los usa con frecuencia, le recomendamos marcarlos como favoritos para acceder a ellos con un par de clics.

Para marcar o desmarcar un informe como favorito, primero ejecútelo y luego haga clic en el correspondiente en el título. En el ejemplo anterior, el informe ya está marcado como favorito, como lo indica la estrella rellena que aparece al principio del título.

Puede descargar un informe haciendo clic en el botón. Los informes se pueden exportar en los siguientes formatos:

• PDF – en formato A4
• CSV: todos los registros del informe se exportan, pero no hay agrupación de datos.
• CSV (agrupado): todos los registros del informe se exportan y agrupan tal como los ve en su navegador.

Los usuarios virtuales son como los usuarios normales, con la diferencia de que no tienen credenciales de acceso y, por lo tanto, no pueden iniciar sesión en Celoxis. Los usuarios virtuales son gratuitos, pero con ciertas limitaciones. Algunos ejemplos de uso son los recursos no humanos, como maquinaria, salas de conferencias y ordenadores. También se pueden utilizar cuando se desea asignar tareas a una persona sin darle acceso al sistema, por ejemplo, a consultores.

Uso de usuarios virtuales

Usuarios virtuales:

• se pueden asignar a tareas
• Recibirán notificaciones por correo electrónico relacionadas (tareas, debates, etc.) si su cuenta tiene una dirección de correo electrónico especificada.
• Pueden actualizar su progreso y registrar el tiempo dedicado a sus tareas por correo electrónico. Leer más.
• pueden participar en debates por correo electrónico
• puede agregar comentarios a los elementos de la aplicación por correo electrónico

Creación de usuarios virtuales

Un usuario virtual se crea de la misma manera que un usuario normal, con la única diferencia de que la de Usuario Virtual está activada.

Límite de usuarios virtuales

El número máximo de usuarios virtuales que puedes crear depende del número de usuarios con licencia que tengas. Se determina mediante la siguiente fórmula:

Usuarios virtuales = 10 + 5 × Usuarios con licencia

Por lo tanto, si tiene una licencia para 12 usuarios, puede crear un máximo de 10 + 5 × 12 = 70 usuarios virtuales.

Puedes crear tu organigrama en Celoxis usando Reporting Managers. Las principales ventajas de crear tu estructura organizativa son:

• Los responsables de la elaboración de informes tienen visibilidad automática del trabajo de sus subordinados.
• Los responsables de informes pueden utilizarse en el flujo de trabajo de aprobación de horas.

Definir los responsables de informes

Dado que el Administrador de informes es un atributo del usuario, solo los administradores pueden modificarlo. Este campo se puede cambiar desde la pantalla de agregar/editar usuario en la Básico .

Los administradores pueden agregar usuarios. Si tiene una gran cantidad de usuarios, debería considerar importarlos desde un archivo CSV.

Para agregar un usuario a la vez:

1. Hacer clic en Menú principalUsuario
2. Seleccione el usuario adecuado y haga clic en Siguiente.
3. En el Básico pestaña:
   1. Complete el campo Nombre, Correo electrónico, Calendario laboraly Supervisor directo.
   2. Si desea que el usuario tenga un inicio de sesión, introduzca el nombre de usuario y la contraseña; de lo contrario, marque la casilla Virtual.
   3. Asignar roles apropiados
4. En la Campos personalizados , complete los campos personalizados correspondientes.
5. La Preferencias se rellenará automáticamente según el usuario que seleccionamos en el paso 2. Más información sobre esta pestaña.
6. Marque la "Agregar otro" si desea agregar más usuarios como este.
7. Entregar

Si el usuario fue creado con un nombre de usuario y contraseña, se le enviará un correo electrónico con la información de inicio de sesión.

Puedes cambiar el idioma, los formatos, los paneles de control y personalizar las notificaciones por correo electrónico desde la pantalla de preferencias.

Cambiar foto y preferencias

Haz clic en el icono de usuario en el menú principal, como se muestra a continuación: Para cambiar tu foto, haz clic en Cambiar debajo de la foto.
Para cambiar tus preferencias, haz clic en Perfil.

Preferencias

Idioma y región

Idioma y región es una combinación de idioma y país que determina el idioma de la interfaz de la aplicación y la configuración del formato numérico. Por ejemplo, al seleccionar francés (Francia), no solo se cambiarán las etiquetas de la interfaz de la aplicación a francés, sino que el punto decimal se convertirá en la coma, como es habitual en Francia.

Formatos de fecha

El formato de fecha de entrada es el formato en el que ingresará las fechas en Celoxis. Por ejemplo, en EE. UU. se prefiere el formato MM/DD/AAAA, mientras que en India se prefiere DD/MM/AAAA.

El formato de visualización de fechas es el formato en el que desea ver las fechas cuando se muestran.

Paneles de control

Puedes elegir los paneles que aparecen en el menú principal. El primero se convierte en tu panel predeterminado. Consulta el capítulo sobre paneles para obtener más información.

Notificaciones por correo electrónico

Celoxis te permite importar usuarios desde un archivo CSV. Si tienes un archivo de Microsoft Excel, puedes exportarlo en formato CSV (valores separados por comas) e importarlo a Celoxis.

Para importar usuarios, vaya a la página de usuarios Menú principalMásUsuarios y luego haga clic en el Importar botón. Cargue los usuarios en el formato que se describe a continuación y en el Crea usuarios cuyo panel de control, preferencias y seguridad sean como... elige el usuario apropiadoEs posible que tengas que dividir tu archivo CSV en varios archivos para poder importar juntos a los usuarios con comportamientos similares.

Campos admitidos:

• Nombre - obligatorio
• Correo electrónico
• Teléfono
• Gerente: nombre o correo electrónico del gerente responsable. Este usuario debe existir previamente en Celoxis.
• Nombre de usuario: el nombre de inicio de sesión. No aplicable cuando sesión único (SSO) está en modo activo.
• Contraseña: la contraseña en texto plano. No aplicable cuando el inicio de sesión único (SSO) está en modo activo.
• Virtual: indica si el usuario es virtual o no. Si especifica falso o deja este valor en blanco , deberá proporcionar un nombre de usuario y una contraseña .
• Administrador: indique si se deben otorgar privilegios de administrador a este usuario .
• JobRolePrimary - el nombre del puesto de trabajo.
• Campos personalizados: primero deberá crear los campos en Celoxis

Tras una importación exitosa, todos los usuarios no virtuales, es decir, los usuarios que pueden iniciar sesión, reciben un correo electrónico de bienvenida con sus datos de acceso.

Cuando ya no desee que un usuario aparezca en las listas desplegables, por ejemplo, cuando un usuario abandona la organización, debe desactivarlo. Tras la desactivación, ese usuario no podrá iniciar sesión y dejará de aparecer en las listas desplegables. Si el usuario tenía una cuenta, se libera una licencia que puede utilizarse para otro usuario.

Celoxis no ofrece la opción de eliminar usuario porque una gran cantidad de datos, como proyectos, tareas, publicaciones en foros, registros de tiempo, gastos, actualizaciones y comentarios, están asociados a un usuario y deben conservarse.

Solo los administradores pueden desactivar usuarios. Para desactivar:

1. Hacer clic Menú principalMásUsuarios
2. Haz clic en ese usuario
3. Desde las acciones del usuario, haga clic en Desactivar.
4. Si desea reasignar las responsabilidades actuales del usuario a otra persona, seleccione a ese usuario. Si selecciona un usuario, se le reasignarán las siguientes responsabilidades:
   • Proyectos abiertos donde el usuario es el gestor del proyecto
   • Tareas incompletas asignadas al usuario
   • Administrador de estado en varias aplicaciones personalizadas
   • Abrir elementos de la aplicación personalizada
5. Desactivar

.

Celoxis te permite iniciar sesión como otro usuario si tienes privilegios de administrador. Iniciar sesión como otro usuario es útil en muchos casos: para comprobar si el panel de control se ve como se espera, para cambiar una configuración con la que el usuario tiene dificultades o para ver qué está viendo el usuario al otro lado del teléfono mientras te describe el problema.

Para iniciar sesión

Navegar a Menú principalMásUsuarios y haga clic en para el usuario con el que desea iniciar sesión. Luego haga clic Iniciar sesión como del menú.

Para cerrar sesión

Una vez que haya terminado, puede hacer clic en la opción que ve a continuación en el menú de la izquierda para cerrar la sesión de ese usuario e iniciar sesión automáticamente con su propia cuenta.

Las acciones en lote le permiten seleccionar uno o más usuarios de una lista y realizar acciones sobre ellos.

Reenviar información de inicio de sesión

Se envían correos electrónicos con la información de inicio de sesión a los usuarios seleccionados. Estos correos se envían únicamente a usuarios no virtuales, ya que solo ellos tienen acceso de inicio de sesión. Además, dado que Celoxis no almacena la contraseña, no se envía ninguna contraseña; en su lugar, se incluye un enlace para restablecerla.

Edición masiva

Puedes seleccionar uno o más campos, incluidos campos personalizados, de los usuarios seleccionados. Algunos campos interesantes son:

• Panel de control similar a este: configura los paneles de control de los usuarios seleccionados para que se vean como este.
• Cambiar roles: reemplaza todos los roles existentes de los usuarios seleccionados con los elegidos aquí.
• Tarifas de facturación y costos: establece las tarifas predeterminadas para los usuarios seleccionados. Tenga en cuenta que no se actualizan los registros de tiempo. Los costos estimados de las tareas se recalculan.

Sí, puede modificar las tarifas a nivel de proyecto. Para obtener más detalles, consulte:

y

.

El objetivo principal de los espacios de trabajo es lograr un aislamiento flexible de los proyectos. Los equipos deben poder trabajar de forma independiente sin interferir entre sí, pero también pueden colaborar si es necesario. Consideremos el siguiente escenario real:

Acme desea que sus equipos de ingeniería y marketing trabajen de forma independiente, pero para algunos proyectos de marketing, el equipo de marketing debería poder incorporar a algunos ingenieros a su equipo de proyecto. Acme también quiere que algunos miembros del equipo de finanzas tengan acceso a la información financiera de los proyectos de todos los departamentos. Además, los directivos (CXO) deberían tener acceso a todos los proyectos de todos los departamentos.

Celoxis gestiona lo anterior y muchos otros escenarios del mundo real.

Puedes considerar el espacio de trabajo como un departamento. En algunos casos, incluso puedes asignar espacios de trabajo a sucursales geográficas. Todo depende de cómo quieras organizar tus proyectos y equipos.

Gestión de espacios de trabajo

Solo los administradores pueden gestionar los espacios de trabajo. Para gestionar los espacios de trabajo, vaya a Menú principalAdministraciónGestión de cuentasEspacios de trabajo.

Un privilegio es como un permiso. En Celoxis, si desea ver un elemento como un proyecto o una tarea, o realizar alguna acción sobre él, como editarlo o eliminarlo, necesitará el privilegio correspondiente. Por ejemplo, para ver una tarea, necesitará el Tarea > Verotorgado) ; para eliminar un proyecto, necesitará Proyecto > Eliminar (Permiso otorgado); y para registrar el tiempo de otro usuario, necesitará el Proxy de tiempo (Permiso otorgado ). Si no tiene el privilegio, no podrá realizar la acción.

Celoxis cuenta con una estructura de privilegios muy detallada: con más de 50 privilegios, se obtiene un control preciso sobre las acciones del usuario.

Algunas acciones, como la creación de usuarios, requieren privilegios de administrador. Cualquier usuario puede recibir privilegios de administrador. Para ello, inicie sesión como administrador, edite el usuario y marque la opción "Privilegios de administrador" en "Control de acceso". Los usuarios con privilegios de administrador pueden realizar cualquier acción, incluso si no se les han otorgado privilegios explícitamente.

Los privilegios se asignan a los roles. Lea el siguiente capítulo para comprender la interacción entre privilegios, roles y usuarios.

No debe confundirse con un puesto de trabajo, un rol de seguridad es un conjunto de privilegios. Por ejemplo, podemos crear un de Visor de proyecto con los privilegios: Ver proyecto(concedido), Ver tarea(concedido) y Ver información financieradenegado. También podemos crear otro rol, Colaborador de proyecto, con Nueva discusión(concedida) y Agregar documento (concedido .

Control de acceso basado en roles (RBAC)

El control de acceso basado en roles es un enfoque en el que el acceso de un usuario a un objeto se controla en función de los roles que desempeña en dicho objeto. En este enfoque, en lugar de asignar privilegios directamente a los usuarios, los privilegios se asignan a los roles y, a su vez, los roles se asignan a los usuarios.

¿Por qué RBAC?

¿Por qué no simplemente asignar privilegios a los usuarios? ¿No sería más fácil? Para equipos con menos de 10 usuarios, la asignación indirecta de privilegios mediante roles de seguridad (RBAC) probablemente sea excesiva. Sin embargo, a medida que aumenta el número de permisos (Celoxis tiene alrededor de 60) y el tamaño de los equipos, la gestión de privilegios se vuelve compleja, propensa a errores y requiere mucho tiempo. Cuando se incorporan nuevos empleados al equipo, el administrador deberá dedicar mucho tiempo a otorgarles privilegios y, al mismo tiempo, asegurarse de que ninguno reciba (o deniegue) accidentalmente un privilegio que no le corresponda.

Con la seguridad basada en roles, los administradores simplemente asignarían al nuevo empleado los roles correctos en los espacios de trabajo adecuados. Por ejemplo, cuando Mark Marketer se incorpore a la empresa, el administrador solo tendría que asignarle el de Ejecutivo Junior de Marketing en el de Marketing . Mark es simplemente otro ejecutivo junior de marketing cuyo rol de seguridad se ha configurado cuidadosamente con los privilegios de control de acceso adecuados.

Funciones de gestión

Solo los administradores pueden gestionar roles en Celoxis. Para gestionarlos, haga clic aquí Menú principalAdministraciónGestión de cuentasControl de acceso.

Los usuarios pueden desempeñar diferentes roles en diferentes espacios de trabajo. También pueden desempeñar diferentes roles en diferentes proyectos.

Asignación de roles en espacios de trabajo

Se pueden asignar roles de seguridad a los usuarios por espacio de trabajo.

Por ejemplo, a Joe Doe, vicepresidente (Ingeniería), se le puede asignar el de Supervisor de Proyecto en Ingeniería para que pueda realizar cualquiera de las acciones del proyecto en Ingeniería, y el de Visualizador de Proyecto en Marketing para que pueda ver cualquier proyecto en Marketing, pero no desempeñar ningún rol en Ventas.

En Celoxis, puede asignar roles de seguridad a los usuarios en la pantalla de agregar/editar usuarios o mediante la pantalla de edición masiva de usuarios.

Asignación de roles en proyectos

Se pueden asignar roles a los usuarios en proyectos específicos.

Los usuarios que desempeñan roles en un espacio de trabajo, desempeñan esos roles en todos los proyectos de ese espacio. Sin embargo, en algunos casos, es posible que desee otorgar privilegios adicionales a un usuario en un proyecto específico.

Por ejemplo, Earl Engineer desempeña el rol de Visor de Proyectos en el espacio de trabajo de Ingeniería. Sin embargo, al ser el líder de uno de los proyectos, el gerente de proyecto podría asignarle el de Supervisor de Proyecto para ese proyecto en particular. Esto significaría que Earl obtendría todos los privilegios asociados tanto al Visor de Proyectos como al Supervisor de Proyecto en dicho proyecto.

Roles asignados automáticamente

El sistema asigna automáticamente ciertos roles de seguridad al usuario, dependiendo del objeto sobre el que el usuario intente realizar la acción.

Por ejemplo, si Mark, el jefe de proyecto, intenta ver una tarea en ese proyecto, el sistema le asignará automáticamente el rol de Jefe de Proyecto solo para esa acción. Si Mark intenta ver una tarea en otro proyecto del que no es jefe, no se le asignará ese rol.

A un usuario se le asignan automáticamente los siguientes roles:

• Gestor de proyecto: cuando el usuario es el gestor del proyecto del objeto.
• Equipo del proyecto: cuando el usuario es miembro del equipo del proyecto del objeto.
• Equipo de tareas: cuando el usuario intenta realizar una acción en una tarea que se le ha asignado.

La asignación automática de roles facilita la definición de políticas como "Todos los miembros del equipo del proyecto pueden ver y comentar cualquier tarea en sus proyectos" y "Los gerentes de proyecto deben poder modificar cualquier tarea en sus proyectos".

El rol del personal

Si el usuario desempeña cualquier rol en un espacio de trabajo, entonces ese usuario también desempeña el de Personal en ese espacio de trabajo.

El rol de Personal es una herramienta práctica que permite definir políticas para todos los miembros de un espacio de trabajo. Por ejemplo, si desea que todos los usuarios del espacio de trabajo de Marketing puedan ver sus proyectos, deberá otorgar el "Ver proyectoconcedido " al rol de Personal.

La mejor manera de explicar cómo se verifica el control de acceso es mediante un ejemplo. Supongamos que Joe está intentando editar la tarea T.Los pasos que Celoxis seguiría para determinar si Joe puede hacerlo son:

1. Verifique el privilegio administrativo

   Si Joe tiene privilegios administrativos, se le concederán. No se requiere ninguna otra verificación.

2. Determinar el privilegio requerido

   Joe necesitaría el privilegio Edit TaskGranted en T

3. Comprueba si el proyecto se puede visualizar

   Dado que T pertenece a un proyecto, el sistema comprobará si Joe tiene el permiso de Ver proyectootorgado en el proyecto de T. Si no lo tiene, a Joe se le denegará el privilegio de Editar tarea .

4. Reúna todos los roles de seguridad desempeñados por el usuario

   El sistema creará un conjunto de todos los roles que Joe desempeña en T.Esto incluiría:

   • Todos los roles asignados a Joe en el espacio de trabajo del proyecto.
   • Todos los roles asignados a Joe en el proyecto.
   • Roles asignados automáticamente a Joe para el proyecto y a T.

5. Construir el conjunto de todos los privilegios

   Dado que un rol de seguridad es un conjunto de privilegios, basado en todos los roles desempeñados por Joe, el sistema crearía un conjunto de todos los privilegios para todos los roles desempeñados por Joe recopilados en el paso anterior.

6. Compruebe si el privilegio ha sido concedido por unanimidad

   Si el conjunto de privilegios incluye Editar tareaotorgada y no incluye Editar tareadenegada, entonces a Joe se le otorgará el permiso para editar la tarea T; de lo contrario, se le denegará el permiso.

Puedes asignar roles a los usuarios en los espacios de trabajo si tienes privilegios de administrador. Para asignar roles, abre el formulario de agregar/editar usuario y selecciona todas las combinaciones de espacio de trabajo::rol. En el siguiente ejemplo, Janet desempeña el rol de Desarrolladora en el Engr . - Todos - :: es un atajo para especificar el mismo rol en todos los espacios de trabajo. En este caso, lo más probable es que al director ejecutivo se le asigne el rol - Todos :: Ejecutivo. Puede leer más sobre este tema en este capítulo.

Puedes hacer que un usuario desempeñe más roles en un proyecto. Haz clic en el proyecto y haz clic Acciones del proyectoControl de accesoEsto abrirá una pantalla como esta:

Haz clic en el icono junto al rol y selecciona los usuarios que desempeñarán ese rol en el proyecto. Puedes leer más sobre este tema en este capítulo.

A veces es conveniente otorgar (o denegar) privilegios adicionales a los roles para un proyecto específico. Para ello, haga clic en el proyecto y luego haga clic en Acciones del proyectoControl de accesoEsto abrirá una pantalla como la que se muestra a continuación.

Las marcas de verificación atenuadas indican que esos privilegios se han asignado a roles a nivel global. Estos no se pueden modificar. Sin embargo, podemos asignar privilegios adicionales a los roles para los que no se especificó ningún privilegio. Hemos hecho esto para el de Personal en este proyecto. Hemos permitido que todos los usuarios del rol de Personal puedan ver el proyecto y agregar tareas al mismo.

Recuerda que en Celoxis, los usuarios solo pueden ver o realizar acciones si cuentan con el privilegio necesario. Celoxis proporciona los "Ver información financiera" y "Editar información financiera" para controlar el acceso a dicha información. Los usuarios solo pueden ver la información financiera si tienen el "Ver información financieraconcedido". Por ejemplo, si a Joe se le asigna un rol con este privilegio, solo entonces podrá ver la información financiera.

Si a determinados roles se les ha otorgado el de Ver información financiera y desea revocarlo, puede hacerlo desde la pantalla de control de acceso.

En el improbable caso de que no desee mostrarle al usuario los datos financieros de un proyecto específico, entonces:

• Crea un rol, por ejemplo, Finanzas Denegadas
• Asignarlo Ver estados financierosdenegado.
• Asigne este rol al usuario para ese proyecto.

Al planificar un proyecto, por lo general desconocemos quién se encargará de cada tarea. Sin embargo, sí conocemos la función o el rol que desempeñará. Por ejemplo, sabemos que para completar una tarea necesitamos un desarrollador Java, pero en ese momento no sabemos, ni nos importa, quién de entre nuestros cien desarrolladores Java se encargará de ella.

Celoxis te permite crear roles laborales y asignarlos a tareas.

El uso de roles laborales tiene los siguientes beneficios:

• Actúan como un marcador de posición para un recurso real. Posteriormente, puede usar la función de reemplazar varios recursos para sustituirlos por un recurso real. Leer más.
• Ayudan a determinar el presupuesto: cuando se asigna una tasa de costo a un rol laboral, esta se utiliza para calcular el costo estimado de un proyecto.
• Ayudan a determinar los ingresos potenciales: cuando se asigna una tarifa de facturación a un puesto de trabajo, esta se utiliza para calcular los ingresos estimados del proyecto.
• Ayudan a comprender la brecha entre la demanda y la capacidad. Su disponibilidad en los informes por fases temporales siempre se considera cero. Por lo tanto, si se agrupan por roles laborales, se puede visualizar fácilmente la brecha entre la demanda y la capacidad. Esto ayuda a las PMO a determinar qué proyectos aceptar y a tomar decisiones de contratación.

Uso de roles laborales

Se pueden asignar roles laborales a las tareas. También están disponibles en columnas y filtros. Puede agregar información sobre roles laborales en informes y gráficos.

Planificación de la capacidad

Los roles laborales desempeñan un papel fundamental en la planificación de la capacidad y la gestión de la demanda. Ya hemos creado un informe de capacidad que muestra la capacidad neta de recursos prevista para el futuro. Puede personalizar este informe según sus necesidades.

Gestión de roles laborales

Los roles laborales solo pueden ser gestionados por los administradores. Para gestionarlos, vaya a Menú principalAdministraciónGestión de cuentasFunciones laborales.

Los campos personalizados permiten capturar información específica de la empresa sobre proyectos, tareas, usuarios, clientes y aplicaciones personalizadas.

Puede crear campos personalizados del siguiente tipo:

Gestión de campos personalizados

Solo los administradores pueden gestionar los campos personalizados. Para gestionarlos, vaya a Menú principalAdministraciónGestión de cuentasCampos personalizados.

Reordenar campos personalizados

Puedes controlar el orden de los campos personalizados en formularios y pantallas de resumen. Para reordenarlos, abre la pantalla de campos personalizados como se indicó anteriormente y haz clic en el Reordenar . Puedes reordenar los campos arrastrándolos y soltándolos.

Adjuntar campos personalizados a las entidades

Celoxis permite asociar un campo personalizado a diversas entidades. Por ejemplo, puede crear un campo personalizado llamado País y asociarlo a proyectos, usuarios y clientes sin necesidad de crear un campo nuevo para cada uno.

Personalización de campos según los tipos de proyecto

Si desea capturar campos diferentes para distintos tipos de proyecto, seleccione los tipos de proyecto apropiados para cada campo en la "Adjunto a" de la pantalla "Agregar/editar campo personalizado".

campos financieros

Si desea incluir información financiera confidencial en su campo personalizado, por ejemplo, Margen de Beneficio Objetivo, marque la Requiere privilegios financieros en la pantalla de agregar/editar campo personalizado. Los usuarios necesitarán el Ver Información Financiera para ver el campo y Editar Información Financiera para editarlo.

Campos de agregación

En ocasiones, es necesario consolidar los campos de las tareas a nivel de resumen de tarea o proyecto. Por ejemplo, si se registra la longitud del cable utilizado para una tarea, probablemente se desee ver la longitud total del cable utilizada a nivel de proyecto. Marcar un campo como campo de consolidación permite esta funcionalidad. Se puede consolidar la suma, el promedio, el mínimo o el máximo de un campo.

Para que un campo acumule su valor, seleccione la Método de acumulación (suma, promedio, mínimo o máximo) en la pantalla de agregar/editar campo personalizado.

Bandera

Puedes definir colores para los campos de selección única y las fórmulas. Si estos campos tienen colores, el valor resultante se formatea para mostrar el color. El color también se utiliza en los gráficos.

Para definir colores para un campo de selección única, asigne un color a cada opción. Para definir colores para un campo de fórmula, asigne un color a cada resultado posible. Para ver los valores permitidos, haga clic en el icono.

Campos de fórmula

Este tema se ha tratado en profundidad en un capítulo propio.

Celoxis calcula automáticamente el valor de un campo personalizado basado en fórmulas. Este valor se calcula cada vez que se visualiza el campo. El lenguaje de expresiones de fórmulas es sofisticado, lo que permite realizar manipulaciones de datos complejas, incluyendo transformaciones aritméticas, de cadenas y de fechas.

Sintaxis

Celoxis trata cualquier cosa entre

y

como expresiones. Las fórmulas pueden definirse como expresiones puras, por ejemplo.

o contener una mezcla de texto y expresiones como

cuando algo encerrado en

y

se trata como una expresión y se evalúa, mientras que todo lo que está fuera de ella se copia a la salida textualmente tal cual. Para los curiosos, si las fórmulas estuvieran adjuntas a un proyecto cuyo nombre fuera

y el presupuesto fue

El resultado sería

y

respectivamente.

El operador punto

El operador punto se utiliza para hacer referencia a una propiedad de un objeto. En el ejemplo

, el

Se refiere al presupuesto del proyecto si el campo personalizado está asociado a un proyecto. El operador punto también se puede usar para llamar a una función (o método) de un objeto. En el ejemplo

, el

es una llamada a una función que transformaría el nombre del proyecto a caracteres en mayúsculas.

Operadores

• Aritmética: +, - (binario), *, / y div, % y mod, - (unario)
• Concatenación de cadenas: +=
• Lógico: y, &&, o, ||, no, !
• Relacional: ==, eq, !=, ne, <, lt, >, gt, <=, ge, >=, le. Se pueden realizar comparaciones con otros valores o con literales booleanos, de cadena, enteros o de punto flotante.
• Vacío: El vacío es una operación de prefijo que se puede utilizar para determinar si un valor es nulo o está vacío.
• Condicional: A ? B : C. Evaluar B o C, dependiendo del resultado de la evaluación de A.
• Asignación: =
• Punto y coma: ;

La precedencia de los operadores, de mayor a menor y de izquierda a derecha, es la siguiente:

• [] .
• () (Se utiliza para cambiar la precedencia de los operadores)
• - (unario) ¡no! vacío
• * / div % mod
• + - (binario)
• +=
• < > <= >= lt gt le ge
• == != igual a
• && y
• || o
• ? :
• =
• ;

Palabras reservadas

Las siguientes palabras están reservadas para el EL y no deben usarse como identificadores:

Ejemplos básicos

Funciones de utilidad

Se han proporcionado las siguientes funciones auxiliares:

Escribir fórmulas de varias líneas

Para escribir el código de la fórmula en varias líneas, utilice los = y ; . El valor de retorno es la última instrucción de la fórmula. Por ejemplo:

${ apc = entity.actualPercentComplete; ppc = entity.plannedPercentComplete; (apc - ppc)/ppc }

El tipo de datos devuelto por la fórmula

Al definir una fórmula, debe seleccionar un tipo de datos de fórmula. Esto le indica al sistema qué valor debe devolver la fórmula. Celoxis formatea automáticamente el valor devuelto según el tipo de datos. Por ejemplo, si indica que el tipo de retorno es una moneda, si su fórmula devuelve el número 10000, el resultado será $10,000; es decir, Celoxis formatea automáticamente el número y le añade el símbolo de la moneda de la empresa.

El objeto entidad

El entidad en la fórmula representa la entidad para la cual se está evaluando la fórmula. Por ejemplo, supongamos que nuestro campo de fórmula " Anticipo del cliente" se define como ${entidad.presupuesto * 0.1}, es decir, representa el 10 % del presupuesto. Si hemos asociado este campo tanto a proyectos como a tareas, al evaluar la fórmula para un proyecto, el objeto entidad será un proyecto, mientras que para una tarea será un objeto tarea.

Referencia de campo

Para ver la lista de campos disponibles, haga clic en la Referencia de campo en la pantalla de agregar/editar campo personalizado. Haga clic en el icono de signo más para expandir la lista de variables disponibles para las distintas entidades.

Manejo de errores

Cuando se produce un error al evaluar una fórmula, por ejemplo, al introducir un número donde se esperaba una cadena de texto, el mensaje mostrará ERR!.Pase el ratón por encima para obtener una descripción más detallada del problema.

Ejemplos

Supongamos que tenemos un proyecto con los siguientes datos.

A continuación, veremos algunos ejemplos sencillos. Supondremos que la fórmula está asociada a proyectos y que el resultado de ejemplo corresponde al proyecto descrito anteriormente.

Ejemplo avanzado: Indicador de estado de tu propio horario

Digamos que desea tener un indicador de estado del cronograma que se base en valores de referencia, es decir, la fecha que realmente le prometió al cliente en lugar de la fecha de finalización del plan actual.

Deberás crear un campo de fórmula, adjuntarlo a los proyectos, establecer su tipo de datos de salida como Texto e ingresar la fórmula de la siguiente manera:

${ pc = entity.actualPercentComplete; pFinish = entity.projectedFinishCalendar; bFinish = entity.baselineFinish; now = Date.now(); label = 'Desconocido'; label = Date.before(pFinish, bFinish) ? 'A tiempo' : label; label = Date.after(pFinish, bFinish) ? 'En riesgo' : label; label = Date.after(now, bFinish) ? 'Retrasado' : label; label = pc == 100 ? 'Completado' : label; label }

En la de Color de la fórmula, coloque las asignaciones como:

Puedes buscar objetos mediante palabras clave utilizando el cuadro de búsqueda situado en la parte superior derecha de la barra de herramientas principal. La siguiente tabla describe qué se busca:

Opciones de búsqueda

• Para buscar una frase, enciérrela entre comillas, por ejemplo, " impuesto sobre las ventas".
• Para excluir un término, antepóngale -, ejemplo, -Microsoft
• Para que un término sea obligatorio, antepóngale +, por ejemplo , +pingüino
• Para buscar un prefijo, agréguele un * por ejemplo, docu* buscará todas las palabras que comiencen con docu.

Celoxis ofrece una interfaz móvil completa y optimizada, accesible desde cualquier dispositivo iOS, Android, Windows Mobile, Tizen o cualquier otro dispositivo móvil con un navegador web moderno. No es necesario descargar ni instalar ninguna aplicación. Al acceder a la aplicación desde su navegador, se le redirigirá automáticamente a la interfaz móvil.

Celoxis te permite desactivar algunas funciones y características. Al desactivarlas, todos los campos, acciones y menús asociados a ese módulo dejarán de mostrarse, simplificando así la interfaz de usuario. Puedes volver a activarlas cuando quieras. Por ejemplo, si desactivas el de Gastos , desaparecerán todos los menús relacionados con gastos, las columnas y filtros de informes y las acciones de tareas.

Para habilitar o deshabilitar funciones, vaya a la Menú principalAdministración En esta página, active o desactive las funciones como se indica a continuación:

Para subir su logotipo, haga clic aquí Menú principalAdministraciónGestión de cuentasSubir logotipoLas restricciones sobre las dimensiones y el tamaño de la imagen se indicarán en el formulario.

El formulario de configuración de la empresa le permite configurar el comportamiento y los valores predeterminados para sus usuarios. También le permite ingresar la configuración de inicio de sesión único (SSO).

Algunos de los escenarios no triviales son:

• Código de empresa: un identificador comercial. Le recomendamos que introduzca aquí el segundo nivel de su nombre de dominio. Por ejemplo, si usa acme.com, introduzca acme.
• Idioma del documento: Celoxis utiliza una biblioteca de motor de búsqueda que se comportará de manera diferente cuando introduzca principalmente texto en caracteres chinos, japoneses y coreanos (CJK).
• La semana comienza el: esto determina el primer día de la semana que se muestra en los calendarios.
• Días mínimos en la semana 1: esto determina si la semana del 1 de enero corresponde a la semana 53 del año anterior o a la primera semana del año en curso.
• Comienzo del año fiscal: esto determina en qué trimestre se ubica una fecha: Q1, Q2, Q3 o Q4.
• Permitir paneles de control personales: este tema se trata en el capítulo sobre paneles de control.

Inicio de sesión único

Este tema se ha tratado en profundidad en este capítulo.

Puedes acceder a Celoxis con credenciales corporativas si el inicio de sesión único (SSO) basado en SAML está habilitado para tu cuenta. Celoxis funciona con Google, Salesforce, Okta, OneLogin y Microsoft ADFS; aunque cualquier proveedor de identidad (IDP) basado en SAML 2.0 debería funcionar.

Para que el inicio de sesión único (SSO) funcione, asegúrese de lo siguiente:

• Su proveedor de identidad (IDP) de SSO se basa en SAML 2.0.
• Todos tus usuarios y clientes tienen direcciones de correo electrónico únicas.
• La dirección de correo electrónico de un usuario en Celoxis coincide con la dirección de correo electrónico de ese usuario en su proveedor de identidad (IDP).

Para configurar SSO, abra Menú principalAdministraciónGestión de cuentasInformación de la empresa y haga clic en Inicio de sesión únicoVerás el formulario de esta manera:

Modos SSO

En todos los modos, las cuentas de los clientes seguirán autenticándose mediante las credenciales de Celoxis.

• Ninguno: el inicio de sesión único (SSO) está desactivado. Solo se pueden usar las credenciales de Celoxis para iniciar sesión.
• Prueba: el inicio de sesión único (SSO) está activado. Se pueden usar tanto las credenciales de SSO como las de Celoxis para iniciar sesión.
• Vivir - El inicio de sesión único (SSO) está activado. Solo se puede usar el SSO para iniciar sesión.
  • Sus usuarios no podrán acceder "Olvidé mi contraseña" en Celoxis, ya que no almacenaremos las contraseñas de los usuarios.
  • No verá los de nombre de usuario y contraseña en los formularios para agregar o editar usuarios.
  • Si no puede acceder a su cuenta por cualquier motivo, póngase en contacto con nosotros y restableceremos sus datos de inicio de sesión único (SSO).

Pasos para configurar el inicio de sesión único (SSO)

1: Habilitar SSO en modo de prueba

Abierto Menú principalAdministraciónGestión de cuentasInformación de la empresa y ve al Inicio de sesión único pestaña

1. En la Estado , haga clic en el Probar .
2. De las opciones que aparecen a continuación, copie la URL de ACS. Esta será necesaria para configurar su proveedor de identidad (IDP).
3. Configura tu IDP. El IDP te proporcionará un conjunto de ajustes que deberás introducir en Celoxis.
4. Vuelva a esta pantalla con la configuración recopilada en el paso anterior.
5. Ingrese el ID de entidad del IDP. Este lo proporciona el IDP.
6. Ingrese la URL del IDP. Esta es la dirección de su IDP, al cual se contactará para autenticar a los usuarios.
7. Copie y pegue el certificado del proveedor de identidad. Esta información está disponible en el certificado proporcionado por su proveedor de identidad.
8. Haz clic en Guardar