Analyse d'impact et charge de travail des nouveaux projets

Dans le cadre normal des activités, les projets doivent être réévalués régulièrement afin d'être redéfinis en fonction des priorités. Souvent, sur instruction de la direction, les responsables doivent intégrer une nouvelle demande de projet prioritaire parmi les projets existants. Ce guide explique comment procéder :

1. Évaluer l'impact d'un nouveau projet sur la charge de travail des ressources existantes,
2. Identifier les ressources sous-utilisées ou gratuites,
3. Remplacer les ressources affectées aux tâches,
4. Déplacer certaines tâches pour équilibrer la charge de travail,
5. Si nécessaire, reportez complètement un projet de faible priorité à une date ultérieure.

Évaluation de l'impact du nouveau projet sur la charge de travail existante

1. Créez un nouvel état de projet, par exemple « Requêtes » (Menu principalAdministrateurGestion de projetÉtats du projetConservez ce nouvel état dans "Planification" Définissez une étape et bloquez le temps nécessaire. Cela permet de bien distinguer les nouvelles demandes de projets des projets réguliers.
2. Créez un projet pour votre nouvelle demande de projet et maintenez-le à l'état « Demandes » (Cliquez) Menu principalProjetNouveau projetVeuillez saisir la date de début prévue pour ce projet.
3. Dans l'onglet Gantt interactif du projet, définissez l'organigramme des tâches (WBS) et les ressources. Le projet étant à l' « Demandes » , cela n'aura aucune incidence sur votre charge de travail actuelle.
4. Accéder à la charge de ressources (Menu principalChargement des ressourcesPar défaut, cette vue affichera les projets planifiés et actifs préexistants.
5. Modifiez les filtres et ajoutez « Demandes » au filtre d'état du projet. Cliquez sur Appliquer. Désormais, la vue de la charge des ressources affichera immédiatement l'impact de toute nouvelle demande de projet sur la répartition et la charge de travail existantes.
6. En raison de cette nouvelle demande de projet, l'impact sur la charge de travail existante est important et de nombreuses ressources sont surallouées.
7. Vous pouvez télécharger ce document (sélectionnez « PDF » dans le groupe de boutons en haut à droite) et l'envoyer à vos dirigeants pour leur montrer l'impact direct des nouvelles demandes sur le portefeuille de projets existant.

Identifier les ressources sous-utilisées ou gratuites

Dans la même vue de charge des ressources, vous pouvez facilement identifier les ressources sous-utilisées ou libres. Ces ressources sont représentées en bleu.

Remplacer les ressources sur les tâches

Vous pouvez remplacer directement les ressources des tâches problématiques (survolez la tâche en conflit et sélectionnez l'option correspondante) Modifier les ressources)

Dans l'exemple ci-dessous, vous pouvez modifier la tâche « Étude des espaces commerciaux » et la réattribuer à Tanya, qui est relativement libre pendant cette période.

Déplacer les tâches

Il peut arriver que les ressources gratuites ne soient pas immédiatement disponibles. Dans ce cas, il peut être nécessaire de reporter certaines tâches peu prioritaires et facilement reportables. Pour ce faire,

1. Passez la souris sur la tâche appropriée.
2. Cliquez sur le menu à 3 lignes.
3. Sélectionnez « Modifier la tâche ». Vous pouvez ici modifier la date de début de la tâche et la reporter.

Éliminer les projets de faible priorité

Si vous rencontrez toujours un problème de ressources, modifiez la date de début des autres projets de faible priorité afin que toutes les autres tâches de ces projets soient reprogrammées. Pour ce faire,

1. Cliquez sur le projet pour l'ouvrir dans un nouvel onglet.
2. Dans le nouvel onglet, cliquez sur Modifier (dans le groupe de boutons en haut à droite)
3. Dans la fenêtre contextuelle « Modifier le projet », modifiez sa date de début. Cela décalera automatiquement toutes les tâches (à l'exception des tâches planifiées manuellement) vers la nouvelle date de début.