Celoxis 15.1 — la base de conocimientos completa

Esta guía de inicio rápido le ayudará a comprender:

1. Cómo se organiza la información
2. Cómo iniciar sesión
3. Cómo trabajar con tu panel de control
4. Cómo navegar por la interfaz de usuario.
5. Cómo cambiar tus preferencias
6. Cómo crear tu primer proyecto
7. Cómo trabajar con el diagrama de Gantt
8. Cómo informar sobre el progreso de las tareas
9. Cómo registrar el tiempo
10. Cómo realizar el seguimiento de los proyectos
11. Cómo generar informes
12. Cómo obtener ayuda

A. Cómo se organiza la información

Puedes crear proyectos, tareas, riesgos, incidencias, solicitudes de cambio, etc. También puedes registrar el tiempo y los gastos, subir archivos e introducir comentarios. Veamos cómo se organiza todo.

 
Organización │ ├── Espacio de trabajo 1 (por ejemplo, Ingeniería) │ │ │ ├── Proyecto 1.1 │ │ │ │ │ ├── Tareas │ │ │ │ │ │ │ ├── Subtareas │ │ │ ├── Registros de tiempo │ │ │ ├── Gastos │ │ │ ├── Actualizaciones │ │ │ └── Archivos │ │ │ │ │ ├── Discusiones │ │ │ │ │ ├── Riesgos (Aplicación personalizada) │ │ │ │ │ │ │ ├── Registros de tiempo │ │ │ ├── Actualizaciones │ │ │ └── Archivos │ │ │ │ │ ├── Problemas (Aplicación personalizada) │ │ │ │ │ │ │ ├── Registros de tiempo │ │ │ ├── Actualizaciones │ │ │ └── Archivos │ │ │ │ │ └── Archivos │ │ │ ├── Proyecto 1.2 │ │ ... │ └── Proyecto 1.N │ ├── Espacio de trabajo 2 (p. ej., Marketing) │ │ │ ├── Proyecto 2.1 │ │ ... │ └── Proyecto 2.N │ └── Espacio de trabajo M (p. ej., Ventas) │ ├── Proyecto M.1 │ ... └── Proyecto MN

Los espacios de trabajo son como departamentos. Permiten separar y controlar fácilmente el acceso a los datos. Si no planeas usar esta función, se ocultará automáticamente de tu interfaz de usuario.

Los proyectos contienen tareas, riesgos, problemas y otras aplicaciones personalizadas. También puedes mantener conversaciones dentro de un proyecto y subir archivos. Cada proyecto pertenece a un espacio de trabajo.

Las tareas pueden contener subtareas. Puedes registrar el tiempo y los gastos asociados a cada tarea. También puedes subir archivos o añadir comentarios.

Las aplicaciones personalizadas, como Riesgos e Incidencias, se encuentran dentro de los proyectos. Puedes registrar el tiempo dedicado a ellas. También puedes subir archivos o añadir comentarios.

B. Cómo iniciar sesión

Al crear una cuenta de usuario, se le notifica por correo electrónico con su nombre de usuario, contraseña y el enlace para iniciar sesión. Consulte ese correo electrónico para obtener su nombre de usuario y contraseña. Después de iniciar sesión, deberá cambiar su contraseña.

• SaaS
• En las instalaciones

URL: https://celoxis.com

Póngase en contacto con el administrador del sistema o consulte el correo electrónico que recibió en su bandeja de entrada, como se mencionó anteriormente.

Como puede ver, la pantalla de inicio de sesión es muy sencilla. Si su organización utiliza el inicio de sesión único (SSO), haga clic en el enlace SSO resaltado en la imagen.

C. Panel de control

Tu cuenta incluirá varios paneles preconfigurados que consideramos útiles. Úsalos tal cual o como punto de partida para personalizarlos.

Hay 5 cosas que debes saber:

1Múltiples paneles de control

Puedes crear varios paneles que se adapten a tu estilo de trabajo. Puedes crear paneles diferentes según el rol; por ejemplo, un panel para cada uno: gerente de proyecto, miembro del equipo, gerente de recursos, director de la PMO, etc. Incluso puedes crear paneles diferentes según la función; por ejemplo, un panel para cada una: planificación, seguimiento, control de calidad, utilización de recursos, etc.

Se pueden asignar varios paneles de control a un mismo usuario.

2Personalización de paneles de control

Puedes personalizar los widgets, los diseños, las columnas, los filtros, la agrupación y mucho más.

En el siguiente ejemplo, se elimina un widget y se agrega y redimensiona un nuevo widget.

3Realizar acciones en los paneles de control

Deberías poder realizar la mayor parte de tu trabajo desde tus paneles de control.

En el siguiente ejemplo, un gerente desglosa un gráfico circular para enumerar todas las tareas vencidas y solicita una actualización a los responsables.

4Compartir paneles de control

Los paneles de control se pueden exportar a formato PDF para enviarlos por correo electrónico.

5Paneles de programación

Puedes programar el envío de paneles de control por correo electrónico en horarios específicos.

Haz clic junto al nombre del panel de control y luego haz clic en la Programación para introducir los detalles de tu programación y los destinatarios.

D. Navegación por la interfaz de usuario

La interfaz de usuario (UI) de Celoxis es coherente y predecible. Esto significa que si entiendes cómo funciona una página, entenderás cómo funciona el 90 % de las demás.

Ahora vamos a examinar los elementos básicos de la interfaz de usuario:

1. El menú superior
2. El menú lateral
3. Menú de elementos recientes
4. Informes destacados
5. Una página típica

1El menú superior (o barra superior)

Los elementos del lado izquierdo del menú superior (título de la página y acciones) cambian con cada página, mientras que los elementos del lado derecho, comenzando por el icono de búsqueda, permanecen constantes. La siguiente imagen describe los elementos del menú superior.

El menú Agregar

El botón "Agregar" siempre está disponible en todas las páginas y se puede usar para añadir proyectos, tareas, incidencias, riesgos, usuarios y más, como se muestra a continuación. Puedes acceder rápidamente a la hoja de horas haciendo clic en el icono correspondiente.

2La barra lateral (o menú principal)

La barra lateral se utiliza para navegar a diferentes páginas, como se muestra a continuación.

Barra lateral > Menú de aplicaciones

El menú Aplicaciones es la forma de acceder a las listas de tus aplicaciones personalizadas. En el siguiente ejemplo, al hacer clic en Problemas, accederás a la lista de problemas.

3Menú de elementos recientes

Este menú ahorra mucho tiempo. Permite acceder rápidamente a los proyectos, tareas, incidencias, errores, informes, etc., a los que se ha accedido recientemente.

4Informes destacados

Si utilizas un informe con frecuencia, márcalo como favorito haciendo clic en el icono de estrella que aparece en él. Una vez hecho esto, el informe comenzará a aparecer en tu menú de Informes.

En el ejemplo anterior, al hacer clic en la estrella del informe X, este se mostrará en el Informes .

Consejo: Obtenga más espacio en la pantalla haciendo clic en el

5Una página típica

La mayoría de las páginas tendrán la misma estructura que el ejemplo que aparece a continuación.

Acciones masivas

Seleccione varios elementos de la lista y haga clic en este botón para realizar acciones sobre la lista seleccionada.

Filtros

Haz clic para cambiar los filtros

Descargar

Te permite descargar el informe en múltiples formatos

Edición en línea

Haz clic para editar el valor directamente sin abrir formularios.

Menú rápido

Una lista de acciones que se realizan con frecuencia en un elemento de la lista. Por ejemplo, abrir el diagrama de Gantt de un proyecto.

Visualización de un elemento como un proyecto, una tarea, un problema o un elemento de una aplicación personalizada.

Al hacer clic en el nombre de un elemento, se abrirá su panel. En el siguiente ejemplo, hacemos clic en un proyecto para verlo.

El panel del proyecto

Los paneles tienen pestañas para que pueda ver rápidamente elementos asociados como tareas, archivos, riesgos e incluso informes. Al hacer clic en el El icono revelará un menú de acciones completo como el que se muestra a continuación. Los paneles para tareas, incidencias, etc., están organizados de forma similar.

E. Cambiar sus preferencias

Hacer clic Menú principalPerfil

Haz clic en la Preferencias para cambiar el idioma, el formato de fecha, las opciones de notificación por correo electrónico y otras preferencias.

F. Creación de tu primer proyecto

Hacer clic en Menú principalProyecto Para agregar un proyecto, verá varias opciones, como se muestra a continuación. Si tiene archivos de Microsoft Project, puede importarlos o comenzar con un proyecto en blanco.

Activa tu proyecto

Marca este proyecto como activo para indicar al sistema que el progreso está en marcha. Esto habilitará las notificaciones por correo electrónico y los indicadores de color para este proyecto, y te permitirá aprovechar mejor las capacidades del software.

Diagrama de Gantt

Hacer clic en en el panel del proyecto para abrir el diagrama de Gantt.

El siguiente video destaca algunas de las capacidades importantes del diagrama de Gantt, como:

• Edición en línea
• Arrastrar y soltar para cambiar la programación de tareas, mover tareas y agregar dependencias
• Agregar varias tareas rápidamente
• Asignación de recursos a las tareas
• Identificación de tareas con recursos sobrecargados mediante el icono
• Seleccionar varias tareas y hacer clic con el botón derecho para realizar acciones sobre ellas
• Visualización de la ruta crítica

H. Informar sobre el progreso de las tareas

Los miembros del equipo pueden informar sobre el progreso de las tareas desde su panel de control.

Informar sobre el progreso de varias tareas a la vez

Seleccione las tareas sobre las que desea informar, haga clic en el icono y elija la acción correspondiente. La «En curso» permite indicar que el proyecto avanza según lo previsto.

Informar sobre el progreso detallado de una sola tarea

Puedes introducir una actualización detallada e incluso registrar la hora al mismo tiempo utilizando la Agregar actualización, como se muestra a continuación.

Esto abrirá un formulario como este:

I. Rellenar las hojas de horas trabajadas

En la sección anterior, vimos cómo registrar el tiempo dedicado a una tarea específica y actualizar su progreso. Ahora veremos cómo registrar el tiempo a través de la pantalla semanal.

Para abrir su hoja de horas semanal, haga clic aquí Menú principalHoja de horas.

En la hoja de horas semanal, puedes registrar el tiempo dedicado a las tareas, así como el tiempo que no esté relacionado con proyectos. Al registrar el tiempo, también puedes actualizar el progreso de las tareas.

J. Seguimiento de proyectos

A medida que los miembros del equipo informan sobre el progreso de sus tareas, el sistema calcula automáticamente las fechas de finalización estimadas y los costos de las tareas y los proyectos. Esto se indica mediante indicadores RAG.

El panel de control del administrador de proyectos es ideal para realizar un seguimiento de los proyectos. Puede personalizar las columnas de los widgets de lista, agregar widgets de gráficos y analizar rápidamente las áreas problemáticas. Consulte la de paneles de control de este documento para obtener más información.

Seguimiento de un único proyecto

Al hacer clic en un proyecto, se abrirá un panel. Este panel contendrá mucha información de seguimiento interesante sobre el cronograma, el costo, los ingresos e incluso permitirá identificar elementos de alta prioridad en incidencias, solicitudes de cambio, etc.

También puedes hacer clic en las distintas pestañas para obtener diversos informes de un proyecto. A continuación se muestra un ejemplo. Todas las pestañas son totalmente personalizables y puedes añadirlas, personalizarlas o eliminarlas según tus necesidades.

K. Informes

Celoxis cuenta con uno de los motores de informes más sofisticados del sector. Ofrecemos una serie de informes prediseñados que puede utilizar tal cual o como punto de partida para crear su propio informe. Para acceder a los informes, haga clic aquí Menú principalInformesTodos los informes.

Los informes de muestra que se muestran a continuación demuestran la eficacia de nuestros informes.

Seguimiento del presupuesto

Rendimiento de costos por división

Curva S de costos

Desglose de costos mensuales

Rendimiento de ingresos por unidad de negocio y gerente

Hoja de ruta del producto

L. Obtener ayuda

En muchas páginas encontrará ayuda contextual que le llevará directamente a la documentación sobre el tema en cuestión. Preste atención al icono que se muestra a continuación.

Para hacer una pregunta a nuestro equipo de soporte o para acceder al portal de documentación, haga clic en los elementos correspondientes del menú principal.

Esta guía de inicio rápido le ayudará a comprender cómo:

1. Desactivar las funciones no deseadas
2. Configurar los ajustes de la cuenta
3. Configurar políticas de contraseñas
4. Personalizar la configuración del proyecto
5. Configurar calendarios de trabajo
6. Ingresa tus vacaciones
7. Personalizar tipos de proyecto
8. Agregar campos personalizados
9. Configurar paneles de control
10. Personaliza las rutas Kanban
11. Configurar el seguimiento del tiempo
12. Agregar usuarios
13. Agregar clientes

A. Desactivar las funciones no deseadas

Cuando desactivas las funciones que no planeas usar, los botones y menús relacionados no se muestran a los usuarios de tu cuenta, lo que facilita el uso de la interfaz de usuario. Para hacerlo, ve a Menú principalAdministración. Luego, active o desactive las funciones como se muestra a continuación. En la siguiente imagen, Gastos y Contactos La funcionalidad ha sido desactivada.

B. Configurar los ajustes de la cuenta

Se utilizan varias configuraciones de widgets de la organización al mostrar varios widgets de la interfaz de usuario, como calendarios o informes. Configure las opciones resaltadas en la imagen a continuación navegando a Menú principalAdministraciónGestión de cuentasInformación de la empresa

C. Configurar las políticas de contraseñas

Puede configurar los ajustes de inicio de sesión navegando a Menú principalAdministraciónGestión de cuentasInformación de la empresa y luego haciendo clic en el Reglas de contraseña pestaña.

Si utiliza el inicio de sesión único, le recomendamos que primero se familiarice con el software y active la función de inicio de sesión único más adelante.

D. Personalizar la configuración del proyecto

Puedes personalizar algunas configuraciones básicas de administración de proyectos yendo a Menú principalAdministraciónGestión de proyectosOpciones de proyectoLe recomendamos que deje la configuración tal como está si no está seguro de sus requisitos exactos.

E. Configurar calendarios de trabajo

El software tiene la capacidad de programar automáticamente las tareas en función de los horarios laborales y los días festivos del responsable, además de otros parámetros como dependencias, restricciones, etc. Por lo tanto, es importante configurar correctamente los horarios de trabajo.

Para configurarlo, vaya a Menú principalAdministraciónGestión de proyectosCalendarios de trabajoSi tus usuarios trabajan en diferentes turnos o zonas horarias, crea un calendario para cada uno. Asígnales nombres que sean fáciles de identificar, por ejemplo, "Media jornada" o "Oficina de Londres".

Leer más sobre calendarios de trabajo ⟶

F. Indique sus vacaciones

Celoxis programará las tareas teniendo en cuenta los días festivos. Se pueden introducir días festivos para todos (por ejemplo, Navidad), para calendarios laborales específicos (por ejemplo, el 4 de julio, solo para calendarios de EE. UU.) o para un usuario específico (por ejemplo, Joe está de vacaciones del 10 de marzo de 2020 al 20 de abril de 2020).

Para ingresar días festivos, vaya a Menú principalAdministraciónGestión de proyectosCalendarios de trabajo y luego haga clic en el Excepciones pestaña.

Lea más sobre cómo agregar días festivos ⟶

G. Personalizar tipos de proyecto

Los tipos de proyecto ayudan a categorizar los proyectos, lo que facilita el filtrado y la elaboración de informes. También puede adjuntar diferentes campos personalizados a diferentes tipos de proyecto. Para ingresar sus tipos de proyecto, vaya a Menú principalAdministraciónGestión de proyectosTipos de proyectos.

Más información sobre tipos de proyectos ⟶

H. Agregar campos personalizados

Puedes crear diversos campos personalizados para proyectos, tareas, usuarios, incidencias, riesgos, etc. Celoxis admite una variedad de campos personalizados, como texto, selección única, selección múltiple y más. Incluso puedes crear campos de fórmula.

Ya se han creado varios campos personalizados. Para editarlos o crear los suyos propios, vaya a Menú principalAdministraciónGestión de cuentasCampos personalizados.

Puedes asociar el mismo campo personalizado a varios tipos. Por ejemplo, los siguientes campos personalizados están disponibles para todos los tipos de proyecto, la aplicación personalizada "Solicitud de proyecto" y las tareas. Para modificarlos, haz clic en el icono de la lista, como se muestra arriba.

Más información sobre campos personalizados ⟶

J. Configurar paneles de control

Antes de agregar usuarios, debe preparar paneles para ellos. Ya hemos creado algunos paneles para gerentes, ejecutivos y miembros del equipo. Para verlos y modificarlos, vaya a Menú principalInformesTodos los informes.

Para obtener más información, consulte la sección del panel de control en la guía de inicio rápido para usuarios.

K. Personalizar carriles Kanban

Si su organización utiliza una vista tipo Kanban para el seguimiento de tareas, deberá configurar sus carriles si es necesario. Ofrecemos los tres carriles más comunes: Pendientes, En progreso y Terminados.

Para cambiar, vaya a Menú principalAdministraciónCampos personalizados y haga clic en icono al lado Estado de Kanban En el campo, cambie las opciones a las que necesite.

L. Configurar el seguimiento del tiempo

Celoxis ofrece un módulo de seguimiento del tiempo completo, flexible y personalizable. Su configuración es sencilla.

Códigos de tiempo

Si realiza facturación basada en la actividad o si desea categorizar los registros de tiempo, debe personalizar esta lista yendo a Menú principalAdministraciónHoja de horasCódigos de tiempo.

Modelo de facturación

Celoxis le ofrece la opción de desactivar la facturación o utilizar un modelo de facturación basado en la actividad, donde se define una tarifa por hora para una actividad, o un modelo por usuario, donde se define una tarifa por hora para un usuario. Para cambiar, vaya a Menú principalAdministraciónHoja de horas y seleccione la opción adecuada como se muestra a continuación.

Opciones X/Hoja de horas

Hacer clic en Menú principalAdministraciónHoja de horasOpciones de hoja de horas Para personalizar el seguimiento del tiempo según tus necesidades, existen muchas opciones útiles que debes conocer. Si tienes dudas, siempre puedes modificarlas más adelante.

M. Agregar usuarios

Celoxis te permite crear un usuario que sea "similar" a otro usuario: el nuevo usuario heredará los paneles de control, las preferencias de notificación, los privilegios de seguridad, etc., lo que facilita enormemente la creación de usuarios similares.

Puedes añadir varios usuarios a la vez subiendo un archivo CSV. Leer más.

Visualización de la lista de usuarios

Ir a Menú principalMásUsuarios

Iniciar sesión como otro usuario

Para comprobar lo que ve cualquier usuario, puede iniciar sesión como ese usuario rápidamente. Vaya a Menú principalMásUsuarios y haga clic en Cambiar a para un usuario como se muestra a continuación.

Volver atrás

Para volver a la opción anterior, haga clic en el botón que se muestra a continuación.

Leer más sobre los usuarios ⟶

N. Clientes

Los proyectos pueden asociarse con clientes. Opcionalmente, puede otorgar a los clientes un inicio de sesión y un panel de control para que puedan acceder al estado del proyecto y colaborar con su equipo a través del software. Para ver o agregar clientes, vaya a Menú principalMásClientela.

Leer más sobre clientes ⟶

Los estados del proyecto le permiten definir y realizar un seguimiento del ciclo de vida del proyecto desde su inicio hasta su finalización. Por defecto, proporcionamos los siguientes estados: Borrador, Activo, Cancelado, En espera, Archivado; pero puede personalizarlos para adaptarlos a las necesidades de su negocio.

Los estados también permiten controlar algunos aspectos del comportamiento del sistema. Por ejemplo, se podría impedir el registro de tiempo para los proyectos en estado Borrador y Archivado

El comportamiento del sistema también es diferente según la etapa.

Escenario

Cada estado del proyecto debe pertenecer a una y solo una de las siguientes etapas: Planificación, Ejecución y Cierre. El sistema se comportará de manera diferente para los proyectos según la etapa que represente su estado, como se describe a continuación:

Por ejemplo, si define un estado de proyecto llamado "No aprobado" y establece su etapa en "Planificación", cualquier proyecto en estado " No aprobado" no tendrá indicadores RAG ni generará notificaciones por correo electrónico. Sin embargo, cualquier excepción de trabajo agregada para calendarios de trabajo o recursos provocará que se recalcule el plan del proyecto.

Utilizando estados del proyecto

Un proyecto solo puede pertenecer a un único estado de proyecto.

El estado del proyecto se puede configurar en la pantalla de agregar/editar proyecto, en la pestaña Campos personalizados. Para modificar el estado de varios proyectos a la vez, puede usar la pantalla de edición masiva.

Los estados del proyecto también se pueden usar en columnas, filtros, grupos y gráficos.

Gestión de los estados del proyecto

Solo los administradores pueden gestionar los estados del proyecto. Para gestionar los estados del proyecto, navegue a Menú principalAdministraciónProyectosEstados del proyecto

Si realizas proyectos con una estructura similar, en lugar de crear el plan del proyecto desde cero cada vez, puedes crear y guardar esos proyectos como plantillas para poner en marcha un nuevo proyecto rápidamente.

Uso de plantillas de proyecto

Para crear un nuevo proyecto a partir de una plantilla, haga clic en Menú principalProyectoUtiliza una plantilla

Gestión de plantillas de proyecto

Solo los administradores pueden crear y gestionar plantillas de proyecto.

Se puede crear una plantilla a partir de cualquier proyecto. Para crear o administrar plantillas de proyecto, navegue a Menú principalAdministraciónProyectosPlantillas de proyecto

Los tipos de proyecto te ayudan a categorizar tus proyectos. Con nuestros informes, puedes obtener indicadores clave de rendimiento (KPI) importantes, como ganancias, esfuerzo y margen, agregados para cada tipo de proyecto, lo que te permite comprender el desempeño de tu negocio.

También puedes configurar campos personalizados específicos para cada tipo de proyecto con el fin de recopilar datos empresariales relevantes.

Por ejemplo, un bufete de abogados puede tener tipos de proyectos como Quiebras y Patentes. Los campos personalizados podrían ser Compañía de Seguros y Número de Préstamo para el primero; y Número de Patente, Patrocinador de la Patente y Estado de la Patente para el segundo.

Utilizando tipos de proyecto

Un proyecto solo puede pertenecer a un tipo de proyecto.

Los tipos de proyecto se pueden configurar en la pantalla de agregar/editar proyecto, en la pestaña Campos personalizados. Para modificar el tipo de proyecto de varios proyectos a la vez, puede usar la pantalla de edición masiva.

Los tipos de proyecto también se pueden usar en columnas, filtros, grupos y gráficos.

Gestión de tipos de proyectos

Solo los administradores pueden gestionar los tipos de proyecto. Para gestionar los tipos de proyecto, navegue a Menú principalAdministraciónProyectosTipos de proyectos

Los clientes son personas u organizaciones para quienes se ejecutan proyectos. Asociar clientes con proyectos facilita el filtrado, la elaboración de informes, la creación de gráficos y muchas otras tareas.

Además, puedes dar acceso a tus clientes para que puedan iniciar sesión y ver los informes compartidos con ellos, participar en debates en línea, compartir archivos e incluso participar en flujos de trabajo empresariales (por ejemplo, errores, solicitudes de cambio y aprobaciones).

El acceso para los clientes es gratuito.

Inicio de sesión del cliente

Los clientes virtuales son aquellos que no tienen nombre de usuario ni contraseña. No pueden iniciar sesión en Celoxis. Al crear un cliente, puede asignarle opcionalmente un nombre de usuario y una contraseña. También puede configurar sus credenciales de inicio de sesión desde la pantalla de edición de cliente.

Si más adelante desea revocar el acceso de inicio de sesión, simplemente borre el nombre de usuario y la contraseña de ese cliente.

Para evitar cualquier accidente, los clientes no reciben notificaciones sobre sus nombres de usuario y contraseñas. Es responsabilidad del cliente comunicarles sus credenciales.

Privilegios del cliente

Cada cuenta de cliente puede configurarse para tener los siguientes privilegios:

Cp View Tasks: Esto determina si los clientes pueden ver los detalles de las tareas. Los campos financieros (incluidos los campos personalizados) nunca se muestran a los clientes.

Cp Ver actualizaciones de tareas: Esto determina si los clientes pueden ver las actualizaciones y los comentarios de la tarea.

Cp Agregar actualizaciones de tareas: Esto determina si los clientes pueden agregar comentarios a una tarea.

Si comparte informes con su cliente, los privilegios mencionados anteriormente prevalecerán sobre los datos compartidos en dichos informes. Por ejemplo, si comparte un informe de lista de tareas con un cliente que no tiene el Cp View Tasks , ese cliente verá un informe vacío.

Jerarquía de clientes

Considere los siguientes escenarios:

• Más de una persona de la organización cliente desea colaborar en un proyecto.
• Su empresa realiza proyectos para diferentes departamentos (o sucursales) de un cliente, pero los ejecutivos desean informes consolidados. Por ejemplo, su empresa podría realizar proyectos para IBM India e IBM Francia, y sus directivos podrían solicitar un informe consolidado para IBM. Además, no desea que el personal de IBM India acceda a los proyectos de IBM Francia, ni viceversa.
• Desea evitar el acceso accidental de un cliente al proyecto de otro. Por ejemplo, no desea otorgar a CBM acceso a los proyectos de IBM debido a un error tipográfico.

Aquí es donde entra en juego el concepto de jerarquía de clientes . Celoxis permite crear jerarquías de clientes para mejorar los informes, la colaboración y el control de acceso.

Ejemplo

Consideremos a los siguientes clientes:

 1 Peter Parker 2 IBM 3 ├── John 4 └── Alisha 5 Acme 6 ├── Acme (Francia) 7 │ ├── Pierre 8 │ └── Chloe │ 9 └── Acme (India) 10 ├── Ravi 11 └── Suresh

Hay un total de 11 clientes.

Peter Parker es un cliente particular. No hay jerarquía.

IBM tiene dos clientes infantiles: John y Alisha.

Acme tiene dos clientes infantiles: Acme (Francia) y Acme (India), cada uno con dos clientes infantiles: Pierre y Chloe en el caso de la primera y Ravi y Suresh en el caso de la segunda.

Para crear esta relación padre-hijo, utilice el campo "Padre" de la pantalla de añadir/editar cliente.

Visibilidad del proyecto

Cuando se asigna un proyecto a un cliente, este es visible para dicho cliente y todos sus descendientes. Siguiendo con el ejemplo anterior:

Establecer clientes del proyecto

Puedes configurar los clientes de un proyecto desde la pantalla de añadir/editar del proyecto o desde las acciones masivas del proyecto. El primer cliente se convierte en el cliente principal

Informes y paneles de control para clientes

Puedes compartir informes y paneles con tus clientes. Puedes compartir tablas, gráficos circulares, gráficos de barras y muchas otras vistas de informes. Para más información, consulta el capítulo sobre paneles

Para compartirlo con un cliente, selecciónelo en el "Visible para clientes" del formulario para agregar o editar informes. Si elige la "Todos" , el informe se compartirá con todos los clientes.

También puede controlar qué pestañas del proyecto son visibles para los clientes de manera similar. Navegue a Menú principalAdministraciónGestión de proyectosPestañas del proyecto, edite la vista y seleccione los clientes como se describe anteriormente.

Para obtener más información sobre cómo compartir informes y paneles de control, consulte el capítulo sobre cómo compartir informes.

Tenga en cuenta que los clientes pueden modificar los filtros que estén marcados como solicitables en la pestaña de filtros del informe.

Los datos financieros nunca se muestran a los clientes, incluso si esas columnas se seleccionan accidentalmente.

Acciones del cliente

Los clientes pueden colaborar activamente a través del sistema, lo que aumenta la transparencia y reduce la duplicación de tareas. Además, ayuda a mantener un registro de auditoría y garantiza que no se pase nada por alto.

Visualización de clientes

Los clientes pueden ser vistos por los administradores y aquellos usuarios que tengan el de "Ver cliente con permisos" .

Para ver la lista de clientes, en el menú LHS haga clic en MásClientela

Creación de clientes

Los clientes pueden ser añadidos por los administradores y por aquellos usuarios que tengan el de "Añadir cliente" permanente .

Para agregar un cliente"

1. Hacer clic en Menú principalCliente
2. En el Básico pestaña:
   1. Indique su nombre, correo electrónico y número de teléfono.
   2. Si la cuenta del cliente forma parte de una jerarquía, introduzca la cuenta principal.
   3. Si no desea que el cliente tenga un nombre de usuario y contraseña, introduzca el nombre de usuario y la contraseña y haga clic en la virtual .
   4. Asigne los privilegios.
3. En la Campos personalizados , complete los campos personalizados correspondientes.
4. En la Preferencias , seleccione la configuración regional, los formatos de fecha y los paneles de control.
5. Marque la Agregar otro" si desea agregar más clientes.
6. Entregar

Importación de clientes desde CSV

Celoxis te permite importar clientes desde archivos CSV. Si tienes un archivo de Microsoft Excel, puedes exportarlo en formato CSV (valores separados por comas) e importarlo a Celoxis.

Para importar clientes, vaya a la página de clientes Menú principalMásClientela y luego haga clic en el Importar Botón. Cargue el cliente en el formato que se describe a continuación.

Campos admitidos:

• Nombre - obligatorio
• Correo electrónico
• Teléfono
• Nombre de usuario: el nombre de inicio de sesión.
• Contraseña: la contraseña en texto plano.
• Virtual: falso o verdadero para indicar si el cliente puede iniciar sesión o no, respectivamente.
• Campos personalizados: primero deberá crear los campos en Celoxis

Los clientes son

no

notificados de sus cuentas de inicio de sesión.

Eliminar clientes

Para eliminar un cliente, haga clic en ese cliente y, en las acciones, elija Eliminar.

Cuando se elimina un cliente, todos sus subclientes también se eliminan. Los datos como proyectos, tareas, incidencias, archivos, etc., no se eliminan.

Si eliminas un cliente por accidente, puedes ir a Menú principalAdministraciónAjustesContenedor de personas y recuperar a ese cliente.

Un equipo de proyecto es un conjunto de usuarios que trabajan en un proyecto. Las principales ventajas de definir un equipo de proyecto son:

1. Comodidad : al asignar tareas a los usuarios, solo verás a los miembros de tu equipo de proyecto.
2. Seguridad : puede asignar privilegios especiales a los usuarios del equipo del proyecto. Por ejemplo, puede configurar el sistema para que cualquier usuario del equipo pueda comentar cualquier tarea del proyecto.

Definir el equipo de un proyecto

El equipo del proyecto se puede configurar en la pantalla de agregar/editar proyecto, en la Avanzado .

Algunas reglas para recordar:

• Los gestores de proyecto designados para el proyecto siempre forman parte del equipo de ese proyecto.
• Los usuarios asignados a tareas en un proyecto siempre forman parte del equipo de ese proyecto.

Habilitar la capacidad del equipo del proyecto

Para habilitar la capacidad del equipo del proyecto, navegue a Menú principalAdministraciónProyectosOpciones de proyecto y desmarcar el Equipo Cpolicy All In opción.

Para equipos pequeños, esta función puede resultar excesiva y es mejor desactivarla.

Celoxis es una excelente alternativa a Microsoft Project. Su integración con Microsoft Project es una de las más completas del sector. Si comprende su funcionamiento, podrá lograr una sincronización bidireccional perfecta con Microsoft Project, obteniendo así lo mejor de ambos mundos.

Importación desde Microsoft Project

Puede crear un proyecto directamente desde un archivo de Microsoft Project haciendo clic en (Menú principalProyectoImportX/MSProyecto) o importar tareas a un proyecto existente (Opciones de proyectoImportarImportX/MSProyecto).

Cuando importe un archivo de Microsoft Project (XML o MPP), Celoxis importará:

• relaciones entre padres e hijos
• Dependencias que incluyen tiempos de adelanto y retraso
• Restricciones
• Asignación de recursos
• La línea base predeterminada

Lo que no se importa:

• Opciones de calendario, por ejemplo, horas/día, días/mes, etc.
• Lista de recursos
• Campos personalizados
• Líneas base no predeterminadas
• Calendarios y excepciones
• Datos desfasados ​​en el tiempo

Importar asignaciones de campos

Si bien en la mayoría de los casos las asignaciones de campos son autoexplicativas (tienen el mismo nombre en MS Project y Celoxis), algunos campos merecen una mención especial:

Comprender las desviaciones

Aunque Celoxis y Microsoft Project son similares en muchos aspectos, difieren en ciertas áreas (consulte la lista de elementos que no se importan anteriormente), lo que puede ocasionar algunas sorpresas. Si las fechas no coinciden en Celoxis después de la importación, asegúrese de que:

• Los calendarios laborales y las excepciones en MS Project y Celoxis coinciden. Tenga en cuenta que MS Project no admite zonas horarias ni periodos de tiempo no laborables fraccionados.
• No estás utilizando ninguna de las opciones o características de Microsoft Project que Celoxis no importa
• Durante la importación, asignaste correctamente los recursos

Exportación a Microsoft Project

Cuando exportas un proyecto a Microsoft Project (Opciones de proyectoExportarMSProyecto), se exportará lo siguiente:

• relaciones entre padres e hijos
• Dependencias que incluyen tiempos de adelanto y retraso
• Restricciones
• Asignación de recursos
• La línea base predeterminada
• Calendarios laborales y excepciones
• Recursos y sus excepciones individuales

Lo que no se exporta:

• Campos personalizados
• Predecesores entre proyectos
• Campos que no tienen un campo correspondiente en Microsoft Project (por ejemplo, espacio de trabajo, presupuesto, etc.)
• La asignación de recursos en horas se cambia a % porque Microsoft Project no admite la asignación en horas

Exportar asignaciones de campos

Si bien en la mayoría de los casos las asignaciones de campos son autoexplicativas (tienen el mismo nombre en MS Project y Celoxis), algunos campos merecen una mención especial:

Comprender las desviaciones

Si bien Celoxis y Microsoft Project son similares en muchos aspectos, difieren en ciertas áreas (consulte la lista de elementos que no se exportan anteriormente), lo que puede ocasionar algunas sorpresas. Si las fechas no coinciden en Microsoft Project después de la exportación, asegúrese de que:

• Los calendarios laborales y las excepciones en MS Project y Celoxis coinciden. Tenga en cuenta que MS Project no admite zonas horarias ni periodos de tiempo no laborables fraccionados.
• No estás utilizando ninguna de las opciones o características de Microsoft Project que Celoxis no importa
• No has asignado recursos en horas y solo has usado % en Celoxis. Microsoft Project no admite la asignación en horas.

RAG significa Rojo, Ámbar y Verde. Los indicadores RAG muestran visualmente el estado de los proyectos o tareas en relación con el cronograma y el costo.

Celoxis calcula automáticamente los indicadores RAG para proyectos y tareas de forma regular si el proyecto se encuentra en la de ejecución . En caso contrario, el indicador RAG se muestra como inactivo.

Indicadores RAG del cronograma

Para cada proyecto y tarea, Celoxis calcula automáticamente una vez al día la fecha de finalización prevista en función del ritmo de progreso actual. Esta es la fecha en la que es probable que el proyecto o la tarea finalice según dicho ritmo.

Por ejemplo, supongamos que una tarea estaba programada para completarse en 4 días y, después de 2 días, solo se ha completado en un 25 %. Celoxis calculará que la fecha de finalización prevista de la tarea será el octavo día en lugar del cuarto, como estaba previsto inicialmente.

Para un proyecto o tarea de resumen, su fecha de finalización prevista es la máxima de las fechas de finalización previstas de sus tareas de nivel inferior.

Los indicadores RAG se asignan de la siguiente manera:

Indicadores RAG de costos

Para cada proyecto y tarea, Celoxis calcula automáticamente su costo proyectado una vez al día, basándose en el ritmo de gasto actual. Este es el costo que probablemente incurrirá el proyecto o la tarea según dicho ritmo de gasto.

Por ejemplo, supongamos que el presupuesto de una tarea es de $1000 y que está completada en un 25%, con un costo real de $200. Celoxis calculará que el costo proyectado de la tarea será de $800 en lugar de $1000.

Para un proyecto o tarea de resumen, su costo proyectado es la suma del costo proyectado de todas sus tareas de nivel hoja.

Los indicadores RAG se asignan de la siguiente manera:

Si no se especifica el presupuesto, se utilizará el costo planificado para calcular el estado RAG.

Cálculo de proyecciones

El cálculo de proyecciones es una operación que consume muchos recursos, por lo que no es factible que el sistema mantenga los indicadores RAG en tiempo real.

Celoxis calcula las proyecciones una vez al día en base al mejor esfuerzo. Sin embargo, puede solicitar al sistema que recalcule las proyecciones para un proyecto en cualquier momento utilizando Nueva previsión. Incluso puede recalcular las proyecciones para múltiples proyectos utilizando Acciones masivas del proyectoNueva previsión desde la vista de lista de proyectos.

Un calendario laboral define los horarios de trabajo y de descanso de una organización. Especifica las horas de trabajo de cada día laborable, los días laborables de cada semana y cualquier excepción, como los días festivos.

Puedes definir varios calendarios de trabajo, cada uno con su propia zona horaria, horario laboral y excepciones.

Los calendarios laborales se utilizan para programar tareas.

Uso de calendarios laborales

Cada usuario debe pertenecer a un único calendario laboral. El calendario laboral se puede configurar para un usuario desde la pantalla de añadir/editar usuarios o desde la pantalla de edición masiva.

Cada proyecto tiene un calendario de trabajo predeterminado. Todas las fechas en su diagrama de Gantt interactivo se muestran según la zona horaria de este calendario. El calendario de trabajo predeterminado se puede configurar para un proyecto desde su pantalla de añadir/editar.

Gestión de calendarios laborales

Solo los administradores pueden gestionar los calendarios de trabajo. Para gestionar los calendarios de trabajo, diríjase a Menú principalAdministraciónProyectosCalendarios de trabajo

Excepciones (días festivos, vacaciones, etc.)

Las excepciones son períodos que se desvían de las reglas definidas en el calendario laboral. Se pueden definir excepciones para toda la organización (por ejemplo, vacaciones de Navidad), para calendarios laborales (por ejemplo, solo el 4 de julio como día festivo en EE. UU.) o para personas individuales (por ejemplo, Joe se va de vacaciones del 3 al 10 de mayo de 2016).

Cuando se agregan, modifican o eliminan excepciones, las fechas de las tareas se recalculan. Por ejemplo, si Mark está enfermo el 3 de mayo y se registra una excepción laboral, todas las tareas que Mark debía realizar ese día se adelantarán un día.

Excepciones laborales y no laborales

Si bien la mayoría de las excepciones no son laborales, también puede ingresar laborales . Por ejemplo, si Peter va a trabajar el sábado 10 de junio, puede ingresar una laboral para Peter ese día y todas las tareas asignadas a Peter se reprogramarán según corresponda.

Gestión de excepciones

Solo los administradores pueden agregar excepciones para toda la organización o para el calendario laboral. Para administrar las excepciones, vaya a Menú principalAdministraciónProyectosCalendarios de trabajo y haga clic en el Excepciones pestaña.

Al eliminar un proyecto, este, junto con todo su contenido (tareas, registros de tiempo y archivos), se mueve a la Papelera de proyectos. Esto permite recuperarlo en caso de eliminaciones accidentales. Una vez movido, el proyecto permanecerá allí durante 30 días, tras los cuales el sistema lo eliminará definitivamente de la base de datos.

Los proyectos eliminados y sus datos nunca aparecen en ninguna vista ni informe. Para el sistema, es como si estuvieran eliminados.

Cómo recuperar un proyecto eliminado

Para recuperar un proyecto eliminado, navegue a Menú principalAdministraciónProyectosContenedor de proyectos y haga clic en el icono. El proyecto, junto con todo su contenido (tareas, registros de tiempo y archivos), se restaurará. Las dependencias entre proyectos no se restaurarán.

glosario de proyectos

Para crear un proyecto, haga clic aquí Menú principalProyecto

Proyecto en blanco

Esto crea un proyecto sin tareas.

Copiar proyecto

Esto clona el proyecto y toda su estructura de desglose del trabajo (EDT). También se copian todos los campos del proyecto y de las tareas (incluidos los campos personalizados, pero excluyendo las restricciones), las dependencias, las asignaciones de recursos y los archivos adjuntos. A continuación, se replanifica el nuevo proyecto según su fecha de inicio. Si el proyecto original tenía tareas programadas manualmente, estas tendrán una duración similar y comenzarán al mismo tiempo que el nuevo proyecto.

Utiliza una plantilla

Para más detalles, haga clic aquí.

Importar proyecto de Microsoft

Para más detalles, haga clic aquí.

Puedes adjuntar archivos desde tu unidad local o Google Drive a la carpeta de un proyecto. Haz clic en un proyecto para abrir su panel y luego haz clic Acciones del proyectoAdjuntar archivosLos archivos adjuntos a un proyecto (o sus tareas) se pueden ver desde el Archivos pestaña.

Dependiendo de si utiliza facturación por usuario o por código de tiempo, se aplicará la tarifa predeterminada para cada usuario o código de tiempo al calcular los importes de la factura. Puede modificar estas tarifas para cada proyecto.

Para anular las tarifas predeterminadas, haga clic en un proyecto para abrir su panel y luego haga clic en Acciones del proyectoTarifas de facturación.

En el ejemplo anterior, la tarifa de facturación de Chris Patt para el proyecto se ha fijado en 80 dólares. Como puede ver, puede hacer clic en el "Agregar" para añadir una tarifa, hacer clic en la "Tarifa" para editarla o hacer clic en el icono para eliminar una fila, lo que restablecerá la tarifa predeterminada para ese usuario.

Por defecto, al calcular el coste de mano de obra de una tarea se utiliza la tarifa especificada para el usuario. Puede modificar dichas tarifas para cada proyecto.

Para anular las tarifas predeterminadas, haga clic en un proyecto para abrir su panel y luego haga clic en Acciones del proyectoCostos Tasas.

En el ejemplo anterior, la tarifa de costo de Chris Patt para el proyecto se ha establecido en $50. Como puede ver, puede hacer clic en el Agregar para añadir una tarifa, hacer clic en la Tarifa para editarla o hacer clic en el icono para eliminar una fila, lo que restablecerá la tarifa predeterminada para ese usuario.

Celoxis te permite importar clientes desde archivos CSV. Si tienes un archivo de Microsoft Excel, puedes exportarlo en formato CSV (valores separados por comas) e importarlo a Celoxis.

Para importar clientes, vaya a la página de clientes Menú principalClientela y luego haga clic en el Importar botón.

Campos admitidos:

• Nombre - obligatorio
• Correo electrónico
• Teléfono
• Nombre de usuario: el nombre de inicio de sesión
• Contraseña: la contraseña en texto plano
• Virtual: falso o verdadero para indicar si el cliente puede iniciar sesión o no, respectivamente. Si especifica falso o deja el campo en blanco, deberá proporcionar un nombre de usuario y una contraseña.
• Campos personalizados: primero deberá crear los campos en Celoxis
• Id: obligatorio, solo cuando se actualizan los clientes mediante un archivo CSV

Actualización de clientes

Celoxis también ofrece la posibilidad de actualizar los clientes existentes importando un archivo CSV. Para actualizar, debe incluir el Identificación de los Clientes en el archivo CSV.
Para encontrar el ID de los clientes, agregue la columna ID en el informe de clientes (Menú principalClientela).

Por motivos de seguridad, no se envían correos electrónicos a los clientes. Es responsabilidad suya facilitarles sus datos de acceso.

Puede seleccionar varios proyectos y realizar acciones sobre ellos. Haga clic junto a la casilla de verificación en el encabezado de la tabla del informe, como se muestra a continuación:

Recalcular las proyecciones

Para obtener más detalles, consulte la sección Cálculo de proyecciones aquí

Editar

Permite modificar varios atributos a la vez, incluidos los campos personalizados, como se muestra a continuación:

El coste es uno de los componentes importantes del triángulo de gestión de proyectos. Celoxis facilita enormemente el seguimiento del presupuesto y los costes de proyectos completos, así como de las tareas individuales. Tras seguir este sencillo manual, podrá obtener fácilmente un presupuesto realista para su proyecto, prestando atención al desglose de los presupuestos de cada tarea. Además, aprenderá, entre otras cosas:

• Cómo especificar los costos fijos y materiales de cada tarea
• Cómo asignar adecuadamente los recursos humanos
• Cómo realizar un seguimiento del estado financiero de los proyectos y tareas mediante métricas importantes como el coste estimado del proyecto/tarea, el coste real y los indicadores visuales de salud.

Cómo llegar al presupuesto de tu proyecto

Para presupuestar un proyecto, primero debes saber cuánto costará ejecutarlo. Una vez establecido el costo de ejecución, añade un margen de seguridad y el margen de beneficio deseado (si corresponde) para obtener un presupuesto realista. Así es como se hace:

En primer lugar, para cada recurso, especifique una tarifa por hora. Normalmente, esta será el salario que se le paga al recurso o podría ser una tarifa por hora para un contratista.

El siguiente paso es crear las tareas del proyecto y asignar recursos a cada una. Celoxis calcula automáticamente el costo de la tarea en función de la tarifa por hora y el esfuerzo asignado al recurso. Por ejemplo, si la tarifa de Alison es de $50 por hora y se estima que trabajará 10 horas en una tarea, el costo será de 10 * 50 = $500. Si John (otro recurso) también trabajara en esta tarea, su costo se sumaría. En conjunto, los costos de Alison y John constituirán el costo total de la tarea.

Supongamos ahora que tuvo que comprar computadoras por un valor de $1000 para la tarea n.° 2 de la figura anterior. Puede ingresar esta cantidad en el campo Costo no laboral planificado para esa tarea.

Ahora el costo previsto de esta tarea será de $1500 (es decir, $500 + $1000)

Una vez que completes esta actividad para todas las tareas de tu plan, la suma total de los costos planificados de todas las tareas será el costo planificado del proyecto. Utilizarás este costo planificado como base para el presupuesto de tu proyecto.

Para ver el coste previsto del proyecto, diríjase a la sección de Información financiera de la pestaña Detalles del proyecto.

Agregue el margen de seguridad deseado al costo planificado para establecer el presupuesto del proyecto.

Seguimiento de los costos reales

Al comenzar el proyecto y durante su duración, todos los recursos completarán sus hojas de horas para registrar las horas reales que dedican a cada tarea. Una vez que el gerente apruebe estas horas, el sistema las utilizará para calcular automáticamente el costo real de cada tarea. Para los costos que no son de mano de obra, como la compra de computadoras, el recurso deberá agregar gastos a las tareas correspondientes. Estos gastos constituirán el costo real de los materiales de cada tarea y se sumarán al costo real total. Al igual que con las horas registradas, cada gasto deberá ser aprobado por el gerente antes de que pueda incluirse en el costo real de la tarea.

Al mostrar las columnas adecuadas en el diagrama de Gantt interactivo, se podrá realizar un seguimiento del estado del presupuesto de cada tarea, junto con el esfuerzo real.

A medida que tu equipo actualiza el estado de las tareas y registra las horas o los gastos, Celoxis calcula automáticamente y al instante el costo proyectado para cada una. Esto permite que los mecanismos de alerta temprana, como los indicadores RAG de salud presupuestaria, te avisen con antelación si tus costos van a superar el presupuesto (o las estimaciones). Por ejemplo, si una tarea está completada al 50 % y ya ha generado un costo de $100, el costo proyectado de la tarea será de $200.

Indicador RAG para la salud presupuestaria de las tareas (y del proyecto)

• Fuera de rumbo: si los costos reales superan el presupuesto. Si no se especifica un presupuesto, se considera el costo estimado.
• En curso: si el costo proyectado es menor o igual al presupuesto (o al costo estimado, si el presupuesto no está especificado).
• En riesgo: si el costo proyectado supera el presupuesto (o el costo estimado, si el presupuesto no está especificado).

Esto facilita el seguimiento del estado del presupuesto de cada tarea individualmente. Sin embargo, en la mayoría de los casos, probablemente le interese más el estado general del proyecto. Esta información siempre se muestra junto al nombre del proyecto.

Para consultar las métricas básicas de las finanzas del proyecto, diríjase a la sección Finanzas de la pestaña Detalles del proyecto.

Informes interproyectos para gerentes y ejecutivos

A continuación, se muestran algunos ejemplos de informes útiles y fáciles de generar que le brindarán información adicional sobre la asignación de presupuestos, los costos reales y otros aspectos financieros de múltiples proyectos. Cada informe se puede configurar, agrupar, ordenar o convertir fácilmente en un gráfico visual según sus preferencias.

Otros escenarios

1. Mis proyectos tienen un presupuesto preasignado. ¿Puede el sistema avisarme si los costos previstos corren el riesgo de superar este valor? ¡Sí! Configure el presupuesto del proyecto en la pestaña Avanzado del cuadro de diálogo Editar proyecto y preste atención al indicador de salud financiera del proyecto. Los indicadores RAG le avisarán si el presupuesto del proyecto se desvía de lo previsto.
2. Algunas de mis tareas tienen un costo fijo. ¿Cómo lo registro? Asegúrate de agregar el costo fijo en la pestaña Avanzado del cuadro de diálogo Editar tarea. De esta manera, el costo de la tarea se calculará automáticamente al actualizar el progreso. Por ejemplo, si el costo fijo es de $1000 y la tarea está completada en un 30%, el costo real será de $300.
3. Algunas de mis tareas pueden tener un límite presupuestario que debe cumplirse, independientemente de quién las gestione. ¿Cómo se configura esto? Igual que con el presupuesto de un proyecto: configure el presupuesto en la pestaña Avanzado del cuadro de diálogo Editar tarea y, a continuación, supervise los indicadores de estado RAG. Asegúrese de mostrar la columna Estado del presupuesto en su diagrama de Gantt interactivo para que el estado de cada tarea sea visible.
4. No reservamos nuestros recursos en la etapa inicial de validación del proyecto. ¿Cómo puedo obtener costos estimados conociendo mis recursos? Cree usuarios virtuales como Gerente de Proyecto, Diseñador Gráfico, Desarrollador Web, etc. Asigne a cada usuario virtual el costo correspondiente a su rol. Asigne el trabajo a los usuarios virtuales; esto le ayudará a calcular el costo proyectado del proyecto. Una vez que haya definido el equipo del proyecto, utilice la función Recursos >> Reemplazar un recurso del Diagrama de Gantt interactivo para sustituir cada usuario virtual por el recurso real. Tenga en cuenta que las horas asignadas se mantendrán después del reemplazo.
5. Tenemos tarifas de recursos diferentes para ciertos proyectos. ¿Cómo puedo lograrlo? Puede especificar las tarifas de costo específicas para cada usuario y para cada proyecto mediante la función Más >> Tarifa de costo. Si no se especifica el costo del usuario para el proyecto, se utilizará el costo predeterminado establecido en el cuadro de diálogo Editar usuario.
6. ¿Qué sucede cuando se ajusta el costo de los recursos en proyectos en curso? El costo del trabajo ya realizado se calculará con la tarifa anterior. El costo de todo el trabajo futuro se calculará con la nueva tarifa.
7. ¿Cómo se contabiliza un gasto imprevisto en mi proyecto? Cualquier gasto imprevisto debe añadirse como gasto a la(s) tarea(s) correspondiente(s) del proyecto. Por ejemplo, supongamos que, con la aprobación del gerente, un recurso ha adquirido una licencia de usuario único para un software de edición gráfica. El coste de la licencia debe añadirse a la tarea en la que se utilizará el software. Tenga en cuenta que el gasto deberá ser aprobado por el director del proyecto antes de que pueda incluirse en el coste de la tarea.
8. ¿Puedo categorizar las actividades y los gastos incurridos en mis proyectos para los informes de gestión? Sí. El administrador de Celoxis puede configurar varios códigos de tiempo y gastos en las secciones de Hoja de horas y Gastos de la página de Administración. Las categorías de gastos típicas pueden incluir Viajes, Comidas, Material de oficina, Honorarios de proveedores, etc. Los códigos de tiempo típicos pueden incluir Reuniones, I+D, Marketing, Formación e incorporación, Días libres remunerados, Vacaciones, etc.
9. ¿Celoxis admite la función de Línea Base del Proyecto? Sí. Se puede establecer una única línea base por proyecto, que abarque todo el proyecto o tareas seleccionadas. A continuación, puede comparar la línea de tiempo del proyecto actual con la línea base previamente establecida. Dado que solo existe una línea base por proyecto, establecer una nueva línea base sobrescribirá la existente. Consulte la guía «Trabajar con la Línea Base» en nuestra serie de tutoriales.

Conclusión/Puntos finales

Las funcionalidades de Celoxis descritas en este documento son solo algunas de las técnicas que puede aprovechar para el seguimiento de presupuestos y costes de sus proyectos. Los informes interproyectos, que representan múltiples perspectivas y segmentos de los datos de sus proyectos, se pueden crear, configurar y compartir fácilmente, ofreciendo una visión general precisa de las cuentas individuales, las carteras de proyectos y toda la organización. Los múltiples puntos de datos de entrada y salida, incluidos los que se enumeran a continuación, se pueden representar fácilmente en diversos informes y gráficos visuales, poniendo toda la información crucial a su alcance. Recuerde que, incluso para los sistemas más completos y sofisticados, la calidad de los datos de salida dependerá de la calidad de los datos de entrada. Anime siempre a su equipo a registrar con precisión los datos financieros necesarios e introducir la información de tiempo y gastos de forma regular y diligente. Deje que el sistema se encargue del resto y le proporcione información precisa y en tiempo real sobre el estado de sus proyectos.

Campos introducidos por usted

Algunos de los resultados que ayudan a realizar un seguimiento del estado de los proyectos y las tareas

Celoxis ofrece a su organización dos modelos de facturación flexibles: basado en usuarios y basado en códigos de tiempo (también conocido como facturación por actividad), lo que facilita el seguimiento de los importes de facturación para diferentes tipos de proyectos. Además, Celoxis permite gestionar proyectos con precio fijo y por horas, ofreciendo tanto la opción de tarifa plana como la de facturación por tiempo y materiales. Siguiendo este sencillo manual, podrá calcular fácilmente los importes estimados y reales de sus facturas, independientemente del modelo de facturación que utilice su empresa. Tras estudiar este manual, aprenderá sobre:

• Establecer el modelo de facturación de la organización
• Configurar el tipo de facturación del proyecto
• Configuración de las tarifas de facturación
• Seguimiento de los importes de facturación reales y estimados
• Métricas valiosas de entrada y salida relacionadas con la facturación

Configurar el modelo de facturación de su organización

Al configurar Celoxis por primera vez, una de las decisiones más importantes que afectará a todos los proyectos del sistema es adoptar uno de los dos modelos de facturación disponibles:

• Basado en el usuario
• Basado en código de tiempo

Esto se realiza en la sección de Hoja de horas de la página de Administración. Debe tener permisos de administrador para acceder a esta configuración. Seleccione el modelo de facturación adecuado para aplicar los cambios a todo el sistema de forma inmediata.

En el modelo basado en usuarios, se añadirán tarifas de facturación independientes para cada usuario facturable del sistema. Estas tarifas se tendrán en cuenta en los importes de facturación de los proyectos, tanto reales como estimados.

Para proporcionar la tarifa de facturación predeterminada para un usuario, abra la configuración del usuario e ingrese el monto por hora deseado en el campo Facturar de la sección Tarifas predeterminadas ($/hora) en la pestaña Básico

Para cada usuario del sistema, puede establecer una tarifa de facturación predeterminada o corporativa que se aplicará automáticamente a todos los proyectos. Asimismo, puede modificar las tarifas de cualquier usuario en cualquier proyecto. Consulte la sección «Otros escenarios» y la sección de preguntas frecuentes para obtener más información al respecto.

El importe de facturación de este modelo se calcula multiplicando el número de horas facturables introducidas por cada usuario en la hoja de horas del proyecto por la tarifa de facturación del usuario.

Para establecer la tarifa de facturación predeterminada para el código de tiempo, acceda a la de Administración (debe tener privilegios de administrador) y siga el Códigos de tiempo en la de horas . Introduzca el importe de la tarifa por hora deseada en el campo Facturar. Tenga en cuenta que el campo Facturar solo estará disponible si el modelo de facturación de la empresa está configurado en base a códigos de tiempo.

Configurar el tipo de facturación del proyecto

Celoxis le ofrece la flexibilidad de especificar el tipo de facturación: precio fijo o por horas, para cada proyecto.

Configuración de la facturación para los proyectos de precio fijo

En un tipo de facturación de precio fijo, las tareas que usted realiza y factura tienen un precio fijo predefinido.

Para configurar el proyecto como de precio fijo, diríjase a la Finanzas de la Avanzado en el Agregar/Editar proyecto . Tenga en cuenta que los diferentes modelos de facturación solo están disponibles para los proyectos de cliente. Para los proyectos en los que no se especifica el cliente, el campo Modelo de facturación permanecerá oculto.

Al seleccionar la Precio fijo en el Modelo de facturación , se abre el nuevo Precio fijo , que le permite introducir el importe que tiene previsto facturar.

Al optar por este tipo, la opción "facturable" para los registros de gastos y tiempo en el proyecto no está marcada de forma predeterminada.

Cómo funcionan las tarifas para proyectos por hora

Al seleccionar "Por hora" en el menú desplegable "Modelo de facturación", los importes se calculan en función de las horas que los usuarios registran en sus hojas de horas. La tarifa de facturación de cada usuario se obtiene de su configuración o del código de tiempo, según el modelo de facturación de la empresa.

Cuando se utiliza este tipo de facturación, la "Facturable" para los registros de gastos y tiempo en el proyecto se marcará automáticamente de forma predeterminada.

Seguimiento de los importes de facturación reales

Una vez establecidas las tarifas de facturación, el importe real a facturar para cada tarea se calcula mediante esta fórmula, que tiene en cuenta tanto la mano de obra como los materiales:

Importe (Acto, Facturable) de una tarea = Horas (Acto, Facturable) × Tarifa de facturación + Gastos aprobados y facturables en la tarea

El importe (facturable) del proyecto se calcula sumando los importes de las tareas principales. Según el modelo de facturación de la organización, las tarifas de facturación provienen de la tarifa del usuario o de los códigos de tiempo seleccionados en la hoja de horas.

Por ejemplo, si un recurso que trabaja a una tarifa de facturación de $30 por hora reportó 10 horas facturables para una tarea, y el gerente del proyecto aprueba el gasto de material facturable de $1000.00 para la misma tarea, el monto (Acto, Facturable) para esta tarea se calculará de la siguiente manera:

Importe (Acto, Facturable) = 10 horas × $30/hora + $1000 = $1300.00

Celoxis proporciona otro indicador útil que registra el importe facturable estimado para todo el trabajo realizado en el proyecto. El importe (Est. Facturable) se calcula mediante una fórmula similar, como la suma del producto de la tarifa de facturación del usuario y las horas estimadas para esa tarea.

El importe (estimado, facturable) del proyecto se calcula a partir de la suma de los importes de las tareas principales del proyecto.

Tenga en cuenta que el importe (estimado, facturable) solo está disponible y se calcula cuando se utiliza el modelo de facturación basado en usuarios. Además, con la facturación basada en usuarios, si el tipo de facturación del proyecto es Precio fijo, la facturación estimada del proyecto es igual al precio fijo establecido y, por lo tanto, no proporciona valores de facturación estimados a nivel de tarea.

Para la facturación basada en códigos de tiempo, no se puede calcular la facturación estimada, por lo que la columna Importe (Est., Facturable) no está disponible.

Celoxis también permite realizar un seguimiento de las horas trabajadas y los gastos facturados. El estado de facturación de los elementos de cualquier tarea se puede consultar en el cuadro de diálogo Detalles de la tarea.

A nivel de organización, también puede crear un informe entre proyectos que muestre por proyecto:

• Importe (Gasto, Facturado)
• Importe (Tiempo, Facturado)
• Horas (facturadas)

Informes interproyectos para gerentes y ejecutivos

A continuación, se muestran algunos ejemplos de informes útiles y fáciles de generar que, además, le informarán sobre métricas de facturación importantes. Cada informe se puede configurar, agrupar, ordenar o convertir en un gráfico visual según sus preferencias.

Otros escenarios y preguntas frecuentes

1. ¿Qué sucede si cambio el modelo de facturación de la empresa? Este es un paso importante que puede afectar tanto a los proyectos en curso como a la columna visible en los informes financieros. Consulte el artículo «Cambio de modelo de facturación» para obtener una lista completa de las posibles consecuencias.
2. ¿Por qué existen las opciones "Ninguno" para los modelos de facturación de la empresa y de los proyectos? El modelo de facturación de la empresa debe configurarse como "Ninguno" si su organización no realiza facturación o si, por algún motivo, no desea realizar un seguimiento de su facturación en Celoxis.
   Configurar el tipo de facturación como "Ninguno" a nivel de proyecto significa que no se facturará nada para ese proyecto en particular. Esto resulta útil para proyectos internos, pruebas de concepto o iniciativas pro bono.
3. Tenemos diferentes tarifas de facturación para ciertos proyectos. ¿Cómo puedo configurarlas? Puede especificar las tarifas de facturación específicas para cada usuario y proyecto mediante la función Más >> Tarifa de facturación. Si no se especifica la tarifa de facturación del usuario para el proyecto, se utilizará la tarifa predeterminada establecida en el cuadro de diálogo Editar usuario.
4. ¿Qué sucede cuando se ajusta la tarifa de facturación para los usuarios con proyectos en curso? El importe real facturado por el trabajo ya realizado se calculará con la tarifa anterior. El importe de todo el trabajo futuro se calculará con la nueva tarifa. Si tiene entradas guardadas y la tarifa cambió antes de que se confirmaran, se utilizará la nueva tarifa al confirmar y aprobar las entradas.
5. ¿Qué sucede cuando se ajusta la tarifa de facturación de los códigos de tiempo en proyectos en curso? Al igual que con las tarifas de facturación de los usuarios, la facturación del trabajo ya realizado se calculará con la tarifa anterior. La facturación de todo el trabajo futuro (incluidas las entradas de tiempo guardadas) se calculará con la nueva tarifa.
6. ¿Por qué algunas entradas de tiempo y gastos se marcan automáticamente como facturables, mientras que otros no? Cuando se agregan nuevas entradas de tiempo o gastos a los proyectos, se pueden marcar como facturables o no facturables. El modelo de facturación del proyecto determina el comportamiento predeterminado de las casillas de verificación de facturación.
   Modelo de precio fijo: la opción facturable está desactivada por defecto. Modelo por horas: la opción facturable está activada por defecto.
   Este comportamiento predeterminado tiene en cuenta que, con el modelo por horas, las horas deben registrarse para generar las facturas adecuadas para el cliente, mientras que en el modelo de precio fijo la facturación se basa en el precio fijo, pero no se ve afectada por el esfuerzo real invertido por los recursos del proyecto.
7. Mis proyectos son de precio fijo. ¿Cómo puedo realizar el seguimiento de los pagos por hitos? Consulte la guía detallada sobre facturación por hitos.
8. ¿Ofrecen integración con algún software de contabilidad? Sí, Celoxis cuenta con una integración inmediata con QuickBooks Online para la gestión y el registro de facturas. Aquí tienen el enlace a un breve vídeo.

Conclusión/Puntos finales

Como ocurre con cualquier tipo de datos, la facturación en Celoxis depende de la precisión y exhaustividad de la información proporcionada por los gestores de proyectos, administradores y demás usuarios. Es fundamental dedicar tiempo a analizar los parámetros de implementación de Celoxis antes de su despliegue en la organización, para así definir el modelo de facturación más adecuado para su empresa. Asimismo, asegúrese de que sus gestores de proyectos conozcan las diferencias entre los modelos de facturación y utilicen el correcto para cada proyecto. Por último, anímelos a supervisar las tarifas de facturación de los usuarios y los códigos de tiempo para garantizar la exactitud de los datos de facturación en todos los proyectos del sistema.

Los siguientes campos de entrada y salida existen en la configuración predeterminada de Celoxis para ayudarle con sus necesidades de facturación diarias

Campos introducidos por usted

Algunos de los resultados que ayudan con la facturación de los proyectos

Celoxis es una plataforma muy flexible que se adapta rápidamente a la gestión de tus proyectos Scrum. En este documento, te mostraremos cómo configurar tus proyectos para Scrum. Con Celoxis, puedes definir y gestionar rápidamente tu backlog de producto, así como planificar y ejecutar tus sprints.

Gestión del backlog del producto

1. Crea tu proyecto Scrum con un nombre apropiado de (Menú principalProyectoNuevo proyecto). ComenzarFecha en la que está previsto que comience tu primer sprint Gerente: Seleccione un usuario que sea el Product Owner/Scrum Master. Cliente: Seleccione el cliente del proyecto.
2. Ahora, crea una tarea llamada “Product Backlog”, que es una tarea de resumen. Aquí es donde el Product Owner planificará y gestionará los elementos del backlog para la planificación del sprint.
3. Para cada historia de usuario, el Product Owner creará una tarea en el Product Backlog Project. En este punto, el Product Owner no definirá recursos ni fechas. Por lo tanto, deje las fechas predeterminadas tal como están para cada historia de usuario agregada.
4. El Product Owner debe revisar periódicamente el backlog, ordenando las historias según su prioridad y asignándoles un tamaño relativo. Para asignar un tamaño relativo a las tareas, cree un campo personalizado de selección única llamado "Puntos de Historia" utilizando las opciones de la conocida serie de Fibonacci. Asocie este campo personalizado a las tareas y añada la columna a su diagrama de Gantt.

Planificación de sprints

1. Crea tu tarea del Sprint 1 (Desde Gantt haga clic aquí) AgregarTarea).
   Cada Sprint estará representado como una tarea de resumen en Celoxis.
2. A continuación, expande el Product Backlog y busca historias que el Product Owner, el equipo y el Scrum Master consideren apropiadas para este sprint. La selección debe basarse en la velocidad objetivo que el equipo defina para los sprints. Selecciona historias de usuario cuyos Story Points sumen dicha velocidad objetivo.
3. Mueva las historias de usuario seleccionadas del Product Backlog a su Sprint como subtareas dentro del Sprint 1 (Tarea de resumen)
4. Una vez que se seleccionan las historias de usuario para el Sprint, tu equipo comienza a descomponerlas en actividades o subtareas más pequeñas.
5. Para cada una de estas actividades, el equipo selecciona las fechas adecuadas, asigna los recursos y estima el esfuerzo necesario.
6. Una vez que todas las historias se hayan convertido en tareas, revisa el sprint para asegurarte de que su duración se ajuste a la iteración del sprint. Aunque los Story Points del sprint alcancen la velocidad objetivo, algunas tareas o actividades necesarias para completarlas pueden afectar las iteraciones fijas. En este caso, deberás trabajar con tu equipo para reorganizar el trabajo o eliminar una de las historias del sprint (es decir, devolverla al Product Backlog).

Carreras de velocidad

1. Una vez que el sprint esté cargado y el proyecto activo, tu equipo podrá comenzar a trabajar. También podrán actualizar el campo Estado, que muestra el estado actual de la tarea en el sprint.
2. A medida que avanzan en las tareas, pueden completar hojas de registro de horas para anotar el tiempo real dedicado a cada una. Una vez que el Scrum Master apruebe estas horas, el sistema actualizará automáticamente el trabajo restante de la tarea.

Informes

a. Estado del sprint

Este es un informe tabular que te ofrece una visión en tiempo real de todas las historias de tu sprint actual.

b. Incendio

Este gráfico te ayudará a visualizar el progreso de tus tareas en el sprint, desde su inicio hasta su finalización. Esto facilita que el equipo comprenda si todo marcha según lo previsto o si deben realizar ajustes para alcanzar el objetivo a tiempo.

Puedes establecer una línea base para un proyecto y sus tareas, y, posteriormente, comparar los valores reales con los de la línea base para comprender la desviación. Celoxis también admite el Análisis del Valor Ganado (EVA). En la mayoría de los casos, la línea base se considera la "estimación original". En tales casos, se establece la línea base del proyecto justo antes de su inicio. Actualmente, Celoxis admite 6 líneas base.

Celoxis actualmente admite 6 líneas base: Línea base, Línea base 1, ... Línea base 5.

Creación de una línea de base

Para crear o eliminar una línea base, necesitará el de Línea base .

Acceda al diagrama de Gantt del proyecto haciendo clic en . Luego haga clic en Barra de herramientasBaseColocarProyectoEn cualquier momento, también puede optar por agregar o restablecer las líneas base de las tareas seleccionadas. Por ejemplo, si el alcance aumentó y se agregaron nuevas tareas, puede agregar solo estas nuevas tareas a la línea base seleccionándolas y haciendo clic en Barra de herramientasBaseColocarTareas seleccionadas.

Se han establecido los siguientes campos como línea base:

• Inicio previsto
• Finalización prevista
• Esfuerzo planificado
• Costo previsto
• Presupuesto

Visualización de la línea de base

Acceda al diagrama de Gantt del proyecto haciendo clic en . Luego haga clic en Barra de herramientasBaseGanttEspectáculo.

Establecer la línea base predeterminada para un proyecto

Acceda al diagrama de Gantt del proyecto haciendo clic en . Elija una línea base para visualizar haciendo clic en Barra de herramientasBaseVista y luego seleccionando su línea base. Una vez que se cargan los datos, haga clic en Barra de herramientasBaseEstablecer como predeterminado Para establecer esta línea base como predeterminada, cuando vea datos relacionados con la línea base (por ejemplo, IPC, variación inicial, etc.) en los informes, estos se basarán en esta línea base predeterminada.

Informes sobre los valores de referencia

Una vez que establezca la línea base del proyecto, todos los atributos del Análisis del Valor Ganado (EVA), como BCWS, BCWP, EV, PV, CPI y SPI, estarán disponibles en los informes de proyecto y de tareas. Si desea obtener más información sobre el análisis del valor ganado, lea nuestro artículo del blog.

En los proyectos y tareas hay disponibles numerosas columnas relacionadas con la línea base.

La facturación por hitos es el modelo más común en empresas con ingresos basados ​​en proyectos. Este tipo de facturación suele aplicarse únicamente cuando se alcanzan ciertos hitos del proyecto. El seguimiento de los hitos mediante el diagrama de Gantt del proyecto facilita el seguimiento de las facturas, al igual que el seguimiento de los hitos de entrega del proyecto.

Como alternativa, dependiendo de cómo estén estructurados los hitos de pago de tus proyectos, puedes facturar a tus clientes en fechas específicas, independientemente del progreso del proyecto. Esto también se puede lograr utilizando las técnicas de facturación por hitos que se sugieren en este manual.

Al final de este manual, aprenderá cómo:

• Define los hitos de facturación que forman parte de tu proyecto.
• Utilice los informes de facturación para realizar un seguimiento de la facturación del proyecto

Campos de facturación

En este escenario, enviar una factura al cliente se convierte en una de las tareas del plan del proyecto. Usando los campos predeterminados y personalizados de Celoxis, crearemos varios atributos adicionales que le permitirán establecer un tipo especial de tarea: una Factura tarea. Puede crear campos personalizados en Menú principalAdministraciónGestión de cuentasCampos personalizados.

1. Fecha de facturación
   • Nombre: Fecha de facturación
   • Tipo: Fecha
   • Privilegios financieros necesarios para ver: Sí
   • ¿Obligatorio?: No
   • Clave de fórmula: fecha_facturada
   • Adjunto a: Tarea
   • Justificación: para registrar la fecha en que se envió la factura
2. Fecha de pago
   • Nombre: Fecha de pago
   • Tipo: Fecha
   • Privilegios financieros necesarios para ver: Sí
   • ¿Obligatorio?: No
   • Clave de fórmula: fecha_de_pago
   • Adjunto a: Tarea
   • Justificación: para registrar la fecha en que se pagó la factura
3. Estado de la factura
   • Nombre: Estado de la factura
   • Tipo: Fórmula, utilice la fórmula que se menciona a continuación. ${ label = 'Desconocido'; now = Date.now(); label = !empty entity.date_invoiced ? 'FACTURADO' : label; label = Date.before(entity.startCalendar, now ) && entity.date_invoiced < now ? 'VENCIDO' : label; label = !empty entity.date_paid ? 'PAGADO' : label; label = Date.after(entity.startCalendar, now) ? 'FUTURO' : label; label } ** Estas opciones se pueden personalizar.

     

   • Privilegios financieros necesarios para ver: Sí
   • ¿Obligatorio?: No
   • Clave de fórmula: estado_de_factura
   • Adjunto a: Tarea

Agregar hitos de facturación al cronograma del proyecto

Al elaborar contratos o declaraciones de trabajo que definen el proyecto (tenga en cuenta que este trabajo se realiza fuera de Celoxis y de forma independiente), es probable que incluya la sección de Hitos de Pago, donde se definen con precisión los pagos y sus fechas. Según las reglas del contrato y la naturaleza del trabajo realizado, los hitos de pago pueden estar vinculados a entregables específicos, días específicos o ambos. Para realizar el seguimiento de la facturación del proyecto utilizando los atributos de tarea que definimos en la sección anterior, deberá crear una tarea de Facturación para cada hito de pago y configurarla según las reglas de su contrato.

Por ejemplo, imagina el escenario en el que estás creando una intranet corporativa para el cliente, bajo un contrato de precio fijo de 100 000 dólares. Tu calendario de pagos podría ser algo así:

En esta situación, el hito de pago n.° 1 deberá programarse manualmente en el plan del proyecto para que tenga lugar el 25/09/17, mientras que todas las demás facturas podrían retrasarse si el cronograma del proyecto se extiende durante toda su duración.

Para garantizar una facturación adecuada basada en hitos en este escenario:

1. Agregue las tareas de hito de facturación a su plan de proyecto

   Estas tareas serán sus tareas clave (AgregarHito)

   

   Tenga en cuenta que la tarea 6 está programada manualmente, como lo indica el M junto al ID de la tarea.

   

   Los hitos restantes, el 7, el 27 y el 32, están programados para comenzar una vez que se hayan completado las fases precedentes, según lo estipulado en el contrato del proyecto.

2. Atributos de tareas de hito

   Aquí, es el momento de colocar los importes de precio fijo en estos hitos. Para cada una de las tareas de hito de factura, establezca estos importes en el Editar tareaAvanzado pestaña.

   • Establecer el tipo de facturación en precio fijo.
   • Fijar el precio fijo
   • En la Campos personalizados , también puede configurar la Fecha de facturación para poder ver los detalles como se describe en el paso 3.
3. Estado de las facturas

   A medida que avance el proyecto y usted facture a su cliente, el estado de la factura se calculará automáticamente en función de la lógica definida anteriormente.

   

   Una vez recibido el pago, puede marcar la fecha de pago en el hito para que el estado de la factura cambie automáticamente a "Pagado".

Informes de facturación

A continuación se muestran ejemplos de los informes que se pueden utilizar para realizar el seguimiento de la facturación de los proyectos:

Hitos de facturación del proyecto

Tabla interproyectos que muestra el precio fijo y el estado de la factura para todas las facturas: pagada, enviada o facturada.

Para crear este informe basado en tareas, utilice el filtro Hito configurado en Sí , incluyendo solo las tareas que sean sus hitos de pago .

Facturas de proyectos por estado

Gráfico de barras que muestra el estado de las facturas de todos los proyectos activos. Se trata, de nuevo, de un informe de tareas.

Al igual que cualquier otro gráfico en Celoxis, este informe es interactivo. Haga clic en cada barra para ver la información detallada de las facturas del estado seleccionado.

Un ejemplo de panel de control para que su contable realice un seguimiento de los detalles de la factura:

Conclusión/Puntos finales

Como se muestra en los ejemplos anteriores, es muy fácil crear y mantener la configuración de facturación basada en hitos en Celoxis.

En el transcurso normal de las operaciones, los proyectos deben reevaluarse adecuadamente para una correcta repriorización. A menudo, por orden de la alta dirección, los gerentes deben abordar una solicitud de proyecto de alta prioridad que se suma a los proyectos preexistentes. Esta guía explica cómo:

1. Evaluar el impacto de un nuevo proyecto en la carga de trabajo de los recursos existentes,
2. Identificar recursos subutilizados o gratuitos,
3. Reemplazar recursos en tareas,
4. Redistribuir ciertas tareas para equilibrar la carga de trabajo,
5. Si es necesario, posponga por completo un proyecto de baja prioridad para una fecha posterior.

Evaluación del impacto del nuevo proyecto en la carga de trabajo existente

1. Crea un nuevo estado de proyecto, por ejemplo, Solicitudes (Menú principalAdministraciónGestión de proyectosEstados del proyecto). Mantén este nuevo estado en "Planificación" Etapa y tiempo de no asignación. Esto ayuda a mantener separadas las solicitudes de proyectos nuevos de los proyectos regulares.
2. Crea un proyecto para tu nueva solicitud de proyecto y mantenlo en el estado "Solicitudes" (Hacer clic Menú principalProyectoNuevo proyectoIntroduzca la fecha de inicio prevista para este proyecto.
3. Desde la pestaña Diagrama de Gantt interactivo del proyecto, defina la EDT y los recursos. Dado que el proyecto se encuentra en de "Solicitudes" , no afectará su carga de trabajo actual.
4. Acceder a la carga de recursos (Menú principalCarga de recursos). Por defecto, esta vista le mostrará los proyectos planificados y activos preexistentes.
5. Edita los filtros y añade "Solicitudes" al filtro de estado del proyecto. Haz clic en Aplicar. Ahora, la vista de carga de recursos te mostrará inmediatamente el impacto que tendrán las nuevas solicitudes de proyecto en la combinación y la carga de trabajo existentes.
6. Debido a la solicitud del nuevo proyecto, el impacto en la carga de trabajo existente es alto y se está sobreasignando una gran cantidad de recursos.
7. Puede descargar esta vista (seleccione "PDF" en el grupo de botones superior derecho) y enviársela a sus ejecutivos para mostrar el impacto directo de las nuevas solicitudes en la combinación de proyectos existente.

Identificar recursos subutilizados o gratuitos

Desde la misma vista de carga de recursos, puede identificar fácilmente los recursos infrautilizados o libres. Estos recursos están codificados en color azul.

Reemplazar recursos en tareas

Puede reemplazar directamente los recursos en las tareas problemáticas (Pase el mouse sobre la tarea en conflicto y seleccione la Editar recursos)

En el ejemplo que aparece a continuación, puede editar la tarea "Inspeccionar espacios comerciales" y reasignársela a Tanya, que tiene bastante tiempo libre en ese periodo.

Trasladar tareas

Puede haber situaciones en las que los recursos gratuitos no estén disponibles fácilmente. En tales casos, es posible que necesite trasladar ciertas tareas que sean de baja prioridad y que puedan trasladarse fácilmente. Para ello,

1. Coloca el cursor sobre la tarea correspondiente.
2. Haz clic en el menú de 3 líneas.
3. Seleccione Editar tarea. Aquí puede cambiar la fecha de inicio de la tarea a una posterior.

Trasladar los proyectos de baja prioridad

Si aún tiene problemas de recursos, cambie la fecha de inicio de los demás proyectos de baja prioridad para que todas las demás tareas de esos proyectos se reprogramen. Para ello,

1. Haz clic en el proyecto para abrirlo en una nueva pestaña.
2. En la nueva pestaña, haga clic en Editar (en el grupo de botones de la esquina superior derecha)
3. Desde la ventana emergente Editar proyecto, cambie la fecha de inicio. Esto ajustará automáticamente todas las tareas (excepto las programadas manualmente) a la nueva fecha de inicio.

En este artículo, aprenderemos a automatizar un flujo de trabajo que creará un nuevo proyecto en Celoxis cada vez que una solicitud de proyecto pase al estado de "Aprobado". Para ello, utilizaremos Zapier; si no estás familiarizado con Zapier, te recomendamos leer primero este artículo.

Convertir automáticamente una solicitud de proyecto en un proyecto

1. Haz un Zap

   

2. Seleccione la aplicación Celoxis y el estado del problema actualizado como desencadenante

   

3. Inicia sesión en tu cuenta de Celoxis Si la cuenta ya existe, selecciónela de la lista.

   Si la cuenta ya existe, selecciónela de la lista.

   

4. Pegue su clave API de Celoxis

   

5. Comprueba los detalles y continúa

   

6. Prueba el gatillo

   

7. Seleccione una muestra Los datos de la muestra se utilizarán en otros pasos para configurar Zap.

   Los datos de la muestra se utilizarán en otros pasos para configurar Zap.

   

8. Seleccione la aplicación Filtro

   

9. Configurar filtro

   

10. Continuar

    

11. Prueba el filtro

    

12. Seleccione la aplicación Celoxis y Crear proyecto como acción

    

13. Seleccione la cuenta

    

14. Personaliza el proyecto Aquí puedes asignar todos los campos de la aplicación de solicitud a un proyecto.

    Aquí puedes asignar todos los campos de la aplicación de solicitud a un proyecto.

    

15. Prueba la acción

    

16. Enciende el Zap

    

17. ¡Zap está listo!

    

Celoxis permite realizar una planificación inversa de proyectos cuando la fecha de finalización es fija y no se puede sobrepasar bajo ningún concepto.
La planificación inversa consiste en comenzar un plan en el objetivo final y luego seguir los pasos necesarios en orden cronológico inverso.

Esto se puede hacer en Celoxis siguiendo los pasos que se indican a continuación. Aquí veremos un ejemplo de un proyecto web sencillo.

1. Crea un proyecto. Aquí, define una fecha límite como la fecha de finalización del proyecto y, como estamos planificando el proyecto, selecciona el estado como Borrador y haz clic en Guardar.
2. Crea la primera tarea con la fecha de finalización del proyecto y agrega la "Debe finalizar el" .
3. Agregue una tarea predecesora a la primera tarea y establezca Tan tarde como sea posible" en la tarea predecesora, definiendo su duración. Una vez que configure la duración de la tarea predecesora, la fecha de inicio se modificará, ya que la última tarea tiene una fecha de finalización fija. En este caso, Tan tarde como sea posible" se establece para compensar el tiempo de espera de la tarea predecesora.
4. Dado que la fecha de finalización de la última tarea es fija, la fecha de inicio de la tarea predecesora irá cambiando a medida que introduzca nuevas tareas.
5. Repita los pasos 3 y 4 hasta que haya enumerado todas las tareas del proyecto. Una forma alternativa y más rápida de hacerlo es agregar las columnas Tipo de restricción y Fecha de restricción a su diagrama de Gantt y configurarlas directamente desde allí, junto con la configuración de los predecesores.
6. Al finalizar este proceso, obtendrá la fecha de inicio del proyecto.
7. Sustituye la fecha de inicio del proyecto por la fecha deducida mediante la planificación inversa y tu plan final estará listo en Celoxis.

Sí. Haga clic en el nombre de un proyecto. Esto abrirá su panel. Luego haga clic Control de acceso. En la pantalla, haga clic en el icono de usuario para Gerente de proyectoSeleccione el/los usuario(s) que desea agregar como administradores secundarios y guarde.

Para excluir los proyectos finalizados de la vista, edite el informe, añada el filtro « Estado del cronograma» y marque todas las opciones del menú desplegable, excepto la Finalizado ». Guarde el informe para que se apliquen los nuevos filtros.

Si una tarea tiene subtareas, se denomina tarea resumen. Muchos atributos de las tareas resumen se derivan de sus subtareas. Algunos de los atributos más relevantes se describen a continuación.

Fecha de inicio (planificada/real/proyectada)
Es la fecha de inicio mínima planificada/real/proyectada de sus hijos.

Fecha de finalización (planificada/real/proyectada)
Es la fecha de finalización máxima planificada/real/proyectada de sus hijos.

Trabajo (Esfuerzo)
Es la suma del trabajo de sus hijos.

Restricciones
Las restricciones no son aplicables a las tareas de resumen.

Asignación de recursos
Los recursos asignados a una tarea de resumen no se tendrán en cuenta en el coste previsto de la tarea de resumen, ni se mostrarán en los gráficos de carga de recursos.

% Completo

% Completado = (W1×P1 + W2×P2 + ... + Wn×Pn) ÷ (W1 + W2 + ... + Wn)

Para todos los n descendientes de nivel hoja, donde Wi es el trabajo y Pi es el % completado de su i-ésimo descendiente.

Predecesores
Si una tarea de resumen tiene un predecesor, el sistema considera que es equivalente a tener ese predecesor para todos sus hijos.

Programación automática/manual
Dado que el inicio y el final planificados se calculan a partir de sus tareas secundarias, las tareas de resumen siempre se consideran programadas automáticamente.

Presupuesto/Costos/Facturación
Es la suma del presupuesto/costos/facturación de sus hijos.

Duración:
Es el tiempo de trabajo entre la fecha de inicio y la fecha de finalización de la tarea, según el calendario de trabajo del proyecto.

Las tareas predecesoras de una tarea son aquellas que afectan a su fecha de inicio o finalización.

En el Construir casa de campo , considere dos tareas: Comprar terreno y Aplanar terreno. No puede comenzar el proceso de aplanamiento del terreno a menos que lo haya comprado. Por lo tanto, Comprar terreno es la tarea predecesora de Aplanar terreno. Aplanar terreno es la tarea sucesora de Comprar terreno.

Una vez que se ingresan las tareas predecesoras, el sistema mantiene actualizadas las fechas de inicio y finalización de dichas tareas cuando se reprograma alguna de ellas. En el ejemplo anterior, si la fecha de finalización de la «Comprar terreno» se adelanta 10 días, Celoxis adelantará automáticamente la fecha de inicio de la tarea «Aplanar terreno» también 10 días.

Tipos de predecesores

	Finalización-Inicio (FI)	La tarea sucesora (S) no puede comenzar hasta que su tarea predecesora (P) haya finalizado. (Lo más común)
	Arranque-Arranque (SS)	La tarea sucesora (S) no puede comenzar hasta que su tarea predecesora (P) haya comenzado.
	Acabado-Acabado (FF)	La tarea sucesora (S) no puede terminar a menos que su tarea predecesora (P) haya terminado.
	Inicio-Fin (SF)	La tarea sucesora (S) no puede finalizar a menos que su tarea predecesora (P) haya comenzado. (Poco frecuente)

Plazo de entrega

En algunos casos, cuando una tarea está a punto de finalizar, es posible que desee comenzar otra. Por ejemplo, tres días antes de que se terminen las paredes de su casa, puede que desee empezar a elegir el color de la pintura. Para ello, en la «Seleccionar color», seleccione « Construir paredes» como predecesora e introduzca un plazo de entrega de tres días. El plazo de entrega se especifica con un número negativo. Por ejemplo, -3d indica una tarea predecesora con un plazo de entrega de tres días.

Tiempo de retardo

A veces, una tarea no puede comenzar inmediatamente después de que otra haya terminado. Por ejemplo, una vez pintadas las paredes, pueden pasar dos días hasta que la pintura se seque y solo entonces podrás empezar a amueblar la habitación. En este caso, seleccionarías la «Pintar paredes» como predecesora de « Amueblar habitación» e introducirías un retraso de dos días. El tiempo de retraso se especifica como un número positivo. Por ejemplo, 4 h indica una tarea predecesora con un retraso de cuatro horas.

Estableciendo precedentes

Los predecesores se pueden configurar mediante el diagrama de Gantt interactivo o desde el formulario de agregar/editar tareas. En el diagrama de Gantt interactivo, puede configurar los predecesores mediante:

• Arrastrar y soltar: puede arrastrar desde el principio o el final de un predecesor hasta el principio o el final de un sucesor para crear cualquiera de los cuatro tipos de dependencia.
• Columna de predecesores: puede introducir los números de serie de los predecesores de una tarea separados por punto y coma. Por ejemplo: 2;3
• Columna de sucesores: puede introducir los números de serie de los sucesores de una tarea separados por punto y coma. Por ejemplo: 5;6
• Pantalla de edición de tareas: al seleccionar una tarea y pulsar la "e" (o hacer clic con el botón derecho y seleccionar "Editar"), se abrirá el formulario de edición de tareas. Puede editar las tareas predecesoras como se describió anteriormente.

Establecer predecesores entre proyectos

Las tareas predecesoras entre proyectos solo se pueden ingresar desde la pantalla de agregar/editar tareas. Abra el formulario de tareas usando Editar y vaya a la Predecesores . Agregue una fila. Primero seleccione el proyecto y luego el menú desplegable de tareas se completará con las tareas de ese proyecto.

Tenga en cuenta que las dependencias entre proyectos no se pueden editar desde las columnas de predecesores y sucesores en el diagrama de Gantt interactivo.

Se aplican restricciones a tus tareas para imponer limitaciones en la forma en que se calculan las fechas de inicio y finalización de la tarea. A menudo, representan condiciones del mundo real. Ejemplos:

• La fecha límite para presentar una oferta es el 20 de mayo de 2018
• Las pruebas de la aplicación solo podrán comenzar después de que el teléfono esté disponible en el mercado el 1 de octubre de 2020

Recomendamos utilizar MSO y MFO únicamente cuando sea absolutamente necesario, ya que provocan una inflexibilidad innecesaria en el cronograma.

Establecer restricciones de tarea

Las restricciones de las tareas se pueden configurar directamente desde las columnas de restricciones o desde la pantalla de añadir/editar tareas.

Los hitos son puntos de control importantes en un proyecto. Pueden indicar la finalización de tareas clave, el inicio de una fase o la conclusión del plan. Por ejemplo, en un proyecto de desarrollo de software, la finalización de la investigación puede ser un hito que indica que todas las actividades de investigación se han completado y que el proyecto está listo para pasar a la siguiente etapa: la elaboración del de especificación de requisitos .

En Celoxis, los hitos son tareas que tienen una duración cero y están representadas por un símbolo de diamante (◆) en el diagrama de Gantt.

Creación de hitos

Desde el diagrama de Gantt interactivo, haga clic aquí Barra de herramientas de GanttAgregarHito.

Para convertir una tarea existente en un hito, establezca su duración en cero.

Recomendaciones

• Establece precedentes para tus hitos. Esto ilustrará el impacto en tus hitos.
• Establezca restricciones de plazo (FNLT) en los hitos solo si es necesario, ya que dificultará la replanificación flexible de las actividades en torno a su hito.
• Aplique sangría a los hitos para que aparezcan debajo del elemento WBS correcto

Las tareas críticas son aquellas que, de no completarse, podrían ocasionar retrasos en el proyecto. Se pueden considerar como la secuencia de actividades más larga y dependiente del plan del proyecto, cuya finalización es imprescindible para que este se complete en la fecha prevista. El sistema calcula automáticamente las tareas críticas y no se pueden marcar manualmente.

Para obtener una visión más profunda de este tema, lee nuestro artículo del blog sobre la ruta crítica.

Las tareas que tienen restricciones MSO/MFO/SNLT/FNLT también se marcan como críticas y aparecerán en la ruta crítica.

Una tarea deja de ser crítica cuando se completa, porque ya no puede afectar la finalización de las tareas sucesoras ni la fecha de finalización del proyecto.

Visualización de rutas críticas

Puede ver la ruta crítica desde el diagrama de Gantt interactivo haciendo clic aquí Barra de herramientas de GanttRuta crítica.

Supervisión de tareas críticas

Las tareas se pueden filtrar mediante el Crítico . Por ejemplo, con este filtro se puede crear un gráfico circular de las tareas críticas, divididas según sus indicadores RAG. Crítico también está disponible para los informes de tareas.

En este artículo se ha tratado en profundidad el tema de los indicadores RAG.

Duración

La duración es el tiempo de trabajo entre la fecha de inicio y la fecha de finalización de una tarea. Para las tareas programadas manualmente, la duración no tiene importancia.

Esfuerzo

El esfuerzo es la cantidad total de tiempo que los recursos dedicarán a la tarea. Lea nuestro artículo del blog sobre duración vs. esfuerzo.

Para tareas programadas manualmente, si:

• La asignación se expresa en %: el trabajo total de esa tarea se calcula como la suma de las horas de trabajo multiplicadas por el % de asignación para cada recurso asignado.
• La asignación se realiza en horas; el trabajo total de esa tarea es simplemente la suma de las asignaciones individuales.

Unidades

La asignación total (en %) para la tarea. Si una tarea se asigna a Joe [100 %] y a Peter [50 %], su asignación es 1,5.

Relación entre D, W y U

La relación entre duración, trabajo y unidades de asignación es fundamental para comprender la programación automática de tareas. Se explica en detalle en nuestro artículo del blog.

La planificación es la forma en que Celoxis calcula las fechas de inicio y finalización de las tareas para que su proyecto se mantenga realista y sincronizado.

Celoxis ofrece dos opciones de programación:

• Programación sencilla para una experiencia simplificada.
• Programación avanzada para un control total al estilo de MS Project.

Este documento explica el motor de planificación común (manual frente a automático, predecesores, calendarios, restricciones) y los conceptos avanzados (trabajo fijo, porcentaje de asignación).

1Manual vs. Automático

En Celoxis, todas las tareas se programan de forma manual o automática. Esto se aplica tanto a la programación sencilla como a la avanzada.

Programado manualmente

• Celoxis no cambia las fechas de inicio ni de finalización.
• Los predecesores se tratan únicamente como información.
• Si asigna un recurso, este debe estar disponible durante las fechas de la tarea.

Utilice esto cuando las fechas estén fijadas externamente.

Programado automáticamente

• Celoxis actualiza las fechas de las tareas cuando cambian los predecesores, los calendarios o las restricciones.
• Esta es la forma habitual de permitir que el motor mantenga el plan sincronizado.

2¿Qué afecta a una tarea programada automáticamente?

Celoxis tiene en cuenta estos datos al calcular las fechas:

• Predecesores y tipos de dependencia (FS, SS, FF, SF) con adelanto/retraso
• restricciones (Debe comenzar el, No debe comenzar antes de, etc.)
• esfuerzo (trabajo)
• asignación/unidades (con qué rapidez se puede realizar el trabajo)
• calendarios de trabajo de los recursos (fines de semana, días festivos, vacaciones)
• Calendario laboral predeterminado (si aún no se ha asignado ningún recurso)

3Lógica de planificación principal

1. Programe primero las tareas predecesoras. Celoxis garantiza que las tareas predecesoras tengan fechas válidas.
2. Deriva la fecha válida más temprana a partir de las dependencias. Si existen dependencias tanto para la fecha de inicio como para la de finalización, Celoxis selecciona una fecha que las satisfaga todas.
3. Aplicar esfuerzo y calendarios. Celoxis consume el trabajo de la tarea según la asignación y el tiempo de trabajo para encontrar la otra fecha.
4. Aplique restricciones. Si una restricción modifica la tarea, la fecha complementaria se recalcula a partir de ese punto.

Este es el motor base que se utiliza en todas partes.

4Conceptos avanzados de planificación

Esta sección está destinada a equipos que utilizan la experiencia completa/avanzada.

Modos de programación

Celoxis admite los modos comunes:

• Trabajo fijo: el trabajo permanece igual; la duración o las unidades se ajustan.
• Duración fija: la duración permanece igual; el trabajo o las unidades se ajustan.
• Unidades fijas (asignación): las unidades permanecen iguales; la duración se ajusta cuando cambia el trabajo.

Estos modos le indican a Celoxis qué debe conservar cuando algo cambia.

Porcentaje de asignación (%)

La asignación se refiere a la cantidad de tiempo de un recurso que una tarea puede utilizar.

• 100% significa disponibilidad durante todo el día.
• Un 50% significa que el mismo trabajo llevará más tiempo.
• Celoxis, que cuenta con múltiples recursos, aprovecha su disponibilidad combinada para finalizar el trabajo.

En Easy Scheduling esto está oculto y el trabajo se divide equitativamente, pero el motor sigue funcionando con la misma idea.

Trabajo, duración, unidades

Recuerda la relación básica:

Trabajo = Duración × Unidades

El modo de programación seleccionado decide cuál de estos tres Celoxis recalcula.

5Dónde encaja la programación sencilla

Easy Scheduling utiliza este mismo motor, pero oculta las opciones avanzadas. Leer más.

A la mayoría de la gente le gusta la idea de la programación automática: si una tarea se mueve, las tareas dependientes también se mueven; se omiten los fines de semana; las fechas se ajustan cuando un recurso está de baja. Pero la programación clásica, como la de MS Project, puede resultar intimidante si no se conocen términos como "Trabajo fijo" o "Unidades fijas"

Celoxis admite tanto la programación avanzada completa (con modos, asignaciones y control preciso) como la programación sencilla para un uso más simple. Puedes elegir la opción que mejor se adapte a tu equipo.

Easy Scheduling te ofrece las ventajas de la programación automática sin exponerte a las opciones complejas. Imagínalo como conducir un coche automático: llegarás a tu destino sin tener que preocuparte por el embrague ni las marchas.

Lo que hace Easy Scheduling

Cuando un proyecto o tarea utiliza Easy Scheduling, simplificamos algunas cosas para usted.

1. El modo de programación está oculto.
   No verá opciones como Trabajo fijo, Duración fija o Unidades fijas. El sistema selecciona valores predeterminados sensatos para que no tenga que entender ni elegir un modo.
2. El porcentaje de asignación de recursos está oculto.
   Normalmente, se especifica que a una persona se le asigna el 25 %, el 50 %, etc. En Easy Scheduling no es necesario hacerlo. Simplemente se selecciona el recurso.
3. El trabajo se divide automáticamente al añadir varios recursos.
   Si asignas la tarea a más de una persona, el sistema reparte el trabajo equitativamente entre ellas. De esta forma, no tendrás que hacer cálculos mentales ni ajustar el porcentaje de cada persona.
4. Las tareas sucesoras se mueven automáticamente.
   Si la tarea A finaliza más tarde y la tarea B depende de ella, las fechas de la tarea B se modificarán automáticamente. Se obtiene el comportamiento de reprogramación automática que los usuarios esperan.
5. Se respetan los calendarios.
   Cuando cambian las fechas, el sistema evita automáticamente los fines de semana y también ajusta las fechas según las vacaciones o permisos del personal (cuando corresponda). De esta forma, no se le asignará una tarea que comience un domingo ni a alguien que esté de vacaciones.

Por qué esto es importante

En muchas herramientas, o bien se obtiene mucha potencia con demasiadas opciones de configuración, o bien se obtiene una pantalla de apariencia sencilla, pero la programación y la carga de trabajo subyacentes no son correctas.

Easy Scheduling pretende ser un término medio: ofrecer a los usuarios una interfaz de usuario sencilla y segura, pero manteniendo un motor de programación potente en segundo plano.

Carga de trabajo precisa, no solo un gráfico bonito

Aunque ocultamos al usuario los porcentajes de asignación y los modos de programación, el sistema sigue manteniendo internamente los datos de asignación reales. Esto significa:

• Los informes de carga de trabajo y capacidad se basan en el esfuerzo real calculado.
• Cuando se traslada una tarea, la carga correspondiente sobre el recurso también se traslada.
• Lo que se ve en los informes coincide con lo que realmente está programado.

Muchas herramientas de la competencia muestran vistas de carga de trabajo similares, pero debido a que su modelo de datos es impreciso, los gráficos solo parecen correctos. Con Easy Scheduling de Celoxis, los gráficos se mantienen precisos porque el motor realiza el trabajo detallado automáticamente.

¿Quién debería usar Easy Scheduling?

• Equipos donde la mayoría de los usuarios son usuarios ocasionales de proyectos, no gestores de proyectos capacitados.
• Organizaciones que buscan coherencia y menos errores en la configuración de las tareas.
• Gestores de proyectos que desean un comportamiento automatizado pero no quieren enseñar a la gente la teoría de la planificación.
• Equipos que se preocupan por la precisión de la carga de trabajo/capacidad, pero no quieren obligar a todos a introducir porcentajes de asignación.

Lo que pierdes (por diseño)

Para simplificar las cosas, algunos controles avanzados no se muestran en Easy Scheduling. Por ejemplo:

• No es posible ajustar con precisión los porcentajes de asignación de recursos individuales en cada tarea.
• No se puede elegir entre diferentes modos de programación.
• Cuando se añaden varios recursos, el trabajo se reparte equitativamente.

Esto es intencional. Si necesita una asignación por persona, como por ejemplo "Juan 30%, María 70% en la misma tarea", o si necesita modelar escenarios de programación más complejos, puede cambiar a la programación completa/avanzada en Celoxis.

Resultado

Obtendrás reprogramación automática, fechas que se ajustan al calendario, selección sencilla de recursos y gráficos de carga de trabajo que reflejan la realidad. En resumen, funciona a la perfección, sin obligar a cada usuario a convertirse en un experto en planificación.

Facilitando la programación

Solo los administradores pueden habilitar la programación sencilla. Para habilitar la programación sencilla, vaya a Menú principalAdministraciónProyectosOpciones de proyectoMarque la opción "Usar programación sencilla".

El progreso de una tarea se indica mediante su atributo % completado. Un valor de 0% significa que no ha habido progreso en la tarea, mientras que 100% significa que la tarea se ha completado. Celoxis suma los porcentajes completados de las tareas para calcular el porcentaje completado del proyecto.

% Métodos completos

Existen tres métodos para actualizar el porcentaje de finalización de una tarea. Se describen a continuación con un ejemplo: supongamos que tenemos una tarea T con recursos asignados a Joe (40 h) y a Peter (10 h).

Último % ingresado

El porcentaje de finalización de una tarea es el último porcentaje registrado por cualquier usuario. Esto supone un modelo de funcionamiento en el que quien actualiza el porcentaje de finalización conoce el estado general de la tarea. En nuestro caso, si Joe actualiza el porcentaje de finalización de una tarea al 50 % y luego Peter lo actualiza al 25 %, el porcentaje de finalización de la tarea T será del 25 %.

Promedio ponderado del % ingresado por cada recurso asignado

El porcentaje de finalización de una tarea se calculará como un promedio ponderado de los porcentajes de finalización ingresados ​​por los recursos asignados a ella. Esto supone que cuando un recurso ingresa porcentajes de finalización, indica cuánto de su trabajo está completado, no el progreso general de la tarea. El porcentaje de finalización de la tarea se calcula de la siguiente manera:

% Completado = (W1×P1 + W2×P2 + ... + Wn×Pn) ÷ (W1 + W2 + ... + Wn)

Para todos los n asignados, donde Wi es el esfuerzo planificado y Pi es el % completado de su i-ésimo asignado.

Digamos que Joe entra al 50% mientras que Peter entra al 100%. El % completado de T será: (50×40 + 100×10) ÷ (40 + 10) = 60%.

Calculado automáticamente a partir del tiempo registrado para la tarea

En este modelo, los usuarios no introducen el porcentaje de finalización, sino que este se calcula en función del tiempo registrado para la tarea. La fórmula es:

Porcentaje de finalización = Esfuerzo real ÷ Esfuerzo planificado

El esfuerzo real es la suma de todas las horas aprobadas para esa tarea.

Algunos aspectos a tener en cuenta en este modelo:

• A los usuarios no se les mostrará el campo % completado mientras se calcula ese valor.
• Si el tiempo registrado supera el esfuerzo planificado, el porcentaje se mostrará como 100%.
• Una vez que comience una tarea y considere que el esfuerzo requerido se ha sobreestimado o subestimado, debe ajustar el esfuerzo previsto. De lo contrario, la tarea podría no aparecer como completada o marcarse como tal prematuramente.

Recomendamos que esto se utilice únicamente en proyectos donde el tiempo registrado siempre coincida con el esfuerzo planificado. Por ejemplo, tareas como "Investigar durante 20 horas".

Especificar el método % completado

El método predeterminado de porcentaje de finalización para las tareas se puede especificar desde la Avanzado .

% de tareas y proyectos resumidos completados

El porcentaje de finalización de las tareas y proyectos de resumen se calcula automáticamente como un promedio ponderado de sus descendientes según la fórmula:

% Completado = (W1×P1 + W2×P2 + ... + Wn×Pn) ÷ (W1 + W2 + ... + Wn)

Para todos los n descendientes de nivel hoja, donde Wi es el trabajo y Pi es el % completado de su i-ésimo descendiente. Si una tarea de nivel hoja no está asignada, se utiliza su duración (en horas) en lugar de su trabajo en el cálculo.

Al asignar un recurso a una tarea, Celoxis le permite especificar si desea que el recurso trabaje a tiempo completo (100%), a media jornada (50%), a cualquier otra fracción (por ejemplo, 30%) o incluso una cantidad determinada de horas (por ejemplo, 20 horas).

Es importante introducir la asignación correcta para supervisar la carga de trabajo de los recursos. Por ejemplo, si Joe tiene programado trabajar al 100 % en la tarea T1 de MF y también al 100 % en la tarea T2 en el mismo período, el gráfico de carga de recursos mostrará a Joe sobrecargado esa semana. Esto se debe a que el esfuerzo total esperado para cada tarea es de 40 (un total de 80), pero Joe trabaja solo 40 horas semanales. Si se pretende que Joe trabaje la mitad del tiempo en T1 y la otra mitad en T2, entonces se debe establecer la asignación de Joe al 50 % para ambas tareas.

Para garantizar una asignación óptima de recursos, es fundamental introducir las estimaciones correctas al asignarlos. Solo así el sistema podrá mostrar una imagen precisa de la distribución de la carga de trabajo.

En las siguientes secciones, supongamos que Mary trabaja 36 horas semanales, de lunes a viernes, en el siguiente puesto:

Asignación en porcentaje (%)

Cuando asignas un recurso en porcentaje a una tarea, le indicas a Celoxis la fracción de tiempo que ese recurso se dedicará a dicha tarea con respecto a sus horas de trabajo.

Por ejemplo, si María trabaja 8 horas al día y le asignas el 50% de su tiempo a una tarea, significa que trabajará el 50% cada día. Veamos cómo el sistema le asignará el trabajo diariamente:

Asignación de recursos

Existen muchas maneras prácticas de asignar, reemplazar o eliminar recursos en las tareas.

Asignar recursos a una sola tarea

En el diagrama de Gantt interactivo, haga clic en la celda del recurso o haga doble clic en los recursos que aparecen junto a la barra de tareas.

En las pantallas de resumen de tareas o lista de tareas, haga clic en el icono que aparece junto a los recursos.

Desde cualquier lugar, haga clic en Acciones de la tareaEditar y haga clic en Recursos.

Asignar recursos a múltiples tareas

En el diagrama de Gantt interactivo, seleccione las tareas, haga clic con el botón derecho y luego seleccione Asignar recurso.

Para reemplazar o eliminar un recurso en varias tareas

En el diagrama de Gantt interactivo, seleccione las tareas, haga clic con el botón derecho y luego seleccione " Reemplazar un recurso". Para eliminar un recurso, no seleccione ningún recurso para reemplazarlo.

Al crear tareas desde la API, mediante importación CSV o utilizando la acción "Agregar varias" del diagrama de Gantt, puede especificar o no los atributos de inicio, finalización y duración. Este capítulo le ayudará a comprender cómo Celoxis configura los atributos que no se especifican.

En la siguiente tabla, utilizaremos S para Inicio, F para Fin y D para Duración. El símbolo manual se establece en verdadero si el creador ha indicado su preferencia por crear tareas programadas manualmente. Asimismo, auto significa que el sistema utilizará la lógica de programación para calcular dicho atributo.

if (manual) { S = max(hoy, inicio del proyecto) F = S + 1d } else { D = 1d S = auto F = auto }

si (manual) { F = S + 1d } de lo contrario { D = 1d SNET = SF = auto S = auto }

si (manual) { S = F - 1d } de lo contrario { D = 1d FNLT = FF = automático S = automático }

  manual = falso S = automático F = automático

  manual = verdadero

  manual = falso SNET = SS = automático F = automático

  manual = falso FNLT = FS = automático F = automático

  manual = verdadero

Asimismo, si la tarea se programa manualmente y se especifican las horas de inicio y fin (S/F) sin indicar la hora (00:00), estas se establecerán según la hora de inicio y fin de la jornada laboral correspondiente a cada día laborable. Si el día no es laborable, se utilizarán las horas de inicio y fin más habituales durante la semana laboral.

Los usuarios con permisos para añadir comentarios pueden agregar elementos a la lista de verificación de tareas y aplicaciones. Al marcar un elemento, este se completará. La lista de verificación no afecta el progreso de la tarea.

Celoxis puede crear tareas a partir de los correos electrónicos que recibe. Esto resulta especialmente útil cuando no tienes la aplicación abierta o estás fuera de casa.

Los correos electrónicos deben enviarse a una dirección específica y tener un formato específico. La tarea se crea a partir de los campos "De", "Para", "CC", "Asunto", "Cuerpo", "Archivos adjuntos" y "Prioridad", como se describe a continuación.

A (dirección especial)

La dirección de correo electrónico a la que se debe enviar el correo electrónico se puede encontrar en Menú principalAdministraciónGestión de proyectosBandeja de entrada de tareasLe recomendamos que lo guarde como contacto en "Celoxis Agregar tarea" o algo equivalente.

De

El usuario cuya dirección de correo electrónico coincida con la del remitente se considera el creador. Este usuario debe estar incluido en el proyecto en el que se creará la tarea.

Para y Cc

Los usuarios de Celoxis cuya dirección de correo electrónico coincide con la de los destinatarios del correo electrónico se asignan a la tarea con una asignación del 100 %.

Sujeto

El asunto debe comenzar con el nombre de la tarea, seguido de pares clave-valor de atributos codificados entre corchetes. A continuación se muestra un ejemplo.

Agregar imágenes faltantes en el pie de página [proyecto:Fifadom.com][padre:Imágenes]

Lo anterior agregará una tarea llamada "Agregar imágenes faltantes en el pie de página" en el proyecto cuyo código o nombre es Fifadom.com debajo de la tarea de resumen llamada "Imágenes".

El proyecto es obligatorio; el resto de los atributos son opcionales. Los atributos admitidos en el tema son:

Cuerpo

El cuerpo del correo electrónico se convierte en la descripción de la tarea.

Archivos adjuntos

Todos los archivos adjuntos están asociados a la tarea.

Prioridad

el valor del X-Priority para determinar la prioridad de la tarea. Si es 1 , la prioridad de la tarea se considera Alta; si es 5 , la prioridad se establece en Baja; de lo contrario, se establece en Normal.

Celoxis te permite importar tareas de un proyecto desde un archivo CSV. Si tienes un archivo de Microsoft Excel, puedes exportarlo en formato CSV (valores separados por comas) e importarlo en Celoxis.

Para importar tareas en un proyecto, primero haga clic en el proyecto y luego haga clic en Acciones del proyectoMásTareas de importación (CSV)Alternativamente, si se encuentra en el diagrama de Gantt del proyecto, puede hacer clic aquí AgregarImportar CSV

Normas

Número decimal

No utilice símbolos de moneda ni separadores de miles. Por ejemplo, $10000.5 o 10,000.5 no están permitidos. 10000.5 sí está permitido.

Booleano

Especifique VERDADERO o FALSO. El texto vacío se tratará como FALSO.

Fecha

Especifique las fechas en formato AAAA-MM-DDThh:mm:ss. Por ejemplo, 1994-11-05T08:15:30 corresponde al 5 de noviembre de 1994 a las 8:15:30. También puede especificar AAAA-MM-DD cuando la hora no sea relevante. Por ejemplo, 2021-12-25 corresponde al 25 de diciembre de 2021.

Campos

   Proyecto │ ├── A │ │ │ ├── B │ │ │ │ │ ├── D │ │ │ │ │ └── E │ │ │ └── C │ └── F

Para obtener más información sobre las fechas de las tareas, lea este capítulo.

Para descargar el proyecto, vaya a Gantt y luego haga clic en MásExportarCSVEsto descargará el plan del proyecto con las columnas que haya seleccionado en Gantt.

A continuación, puede abrirlo en Excel siguiendo los pasos que se indican a continuación. Para abrir el archivo exportado (CSV) en Excel:

1. Abra un nuevo documento de Excel o una nueva hoja de cálculo en su libro de Excel existente. Vaya a la Datos .
2. Haz clic en el "Desde texto" .
3. Navegue hasta la carpeta que contiene el archivo .csv que desea abrir y haga clic en el nombre de archivo correcto.
4. Haz clic en Importary se abrirá el Asistente para importar texto.
5. Asegúrese de seleccionar la opción/casilla de verificación "Delimitado " en "Tipo de datos original" en el cuadro de diálogo que se abre.
6. Seleccione también la casilla de verificación "Mis datos tienen encabezados" y haga clic en Siguiente .
7. Seleccione la casilla de verificación correspondiente al delimitador correcto, que es la coma (,). Es importante elegir este delimitador para garantizar que los campos de datos se puedan analizar correctamente durante la importación.
8. Haz clic en Siguiente. En el campo Vista previa de datos, solo se resaltará la primera columna de datos. Arrastra el control de ventana horizontal completamente hacia la derecha.
9. Manteniendo pulsada la Mayús , haga clic en el encabezado de la última columna. Esto seleccionará y resaltará todas las columnas en el panel de vista previa de datos.
10. Seleccione Texto como formato de datos de columna. Ahora, todas las columnas deberían aparecer etiquetadas como Texto en el panel de vista previa de datos.
11. Revise la ventana de vista previa de datos para asegurarse de que sus datos se vean como deberían. Haga clic en Finalizar.

Tus datos deben aparecer en tu hoja de cálculo, organizados en columnas y con los encabezados originales.

Al copiar tareas, se copian los atributos de la tarea, los archivos adjuntos y la seguridad, mientras que al mover tareas también se mueven las entidades adjuntas, como los registros de tiempo, los gastos y las actualizaciones.

Copiar o mover tareas en el mismo proyecto

1. Abra el diagrama de Gantt interactivo del proyecto
2. Seleccione las tareas que desea copiar o mover
3. Pulsa Ctrl+C para copiar o Ctrl+X para cortar.
4. Seleccione una tarea bajo la cual copiar/mover estas tareas y presione Ctrl+V.

Copiar tareas de un proyecto diferente

1. Abra el diagrama de Gantt interactivo del proyecto en el que desea copiar las tareas
2. Hacer clic AgregarCopiado de otro proyecto desde la barra de herramientas
3. Seleccione un proyecto y elija las tareas que desea copiar. Si selecciona una tarea de resumen, también se copiarán sus subtareas.
4. Enviar el formulario

Se creará una copia de las tareas.

Trasladar tareas a un proyecto diferente

1. Abra el diagrama de Gantt interactivo del proyecto desde el que desea mover las tareas
2. Seleccione las tareas que desea mover
3. Haz clic con el botón derecho y selecciona Mover.
4. Seleccione el proyecto de destino

Las tareas se trasladarán al nuevo proyecto. Los datos consolidados de ambos proyectos, el nuevo y el antiguo, se actualizan.

Celoxis facilita a los usuarios indicar su progreso en las tareas. Además de ingresar comentarios sobre una tarea desde su pantalla, puede:

• Actualizar el progreso de varias tareas a la vez.
• Actualizar el progreso de una tarea por correo electrónico.
• Actualizar el progreso de una sola tarea, que es el tema de este capítulo.

Al hacer clic en una tarea de la lista de tareas, se abrirá un menú con opciones prácticas para actualizar el progreso.

% y comentarios

Como puede ver en la imagen a continuación, puede registrar un porcentaje de finalización personalizado, ingresar comentarios y registrar el tiempo. También puede ingresar las fechas reales de inicio y finalización si lo desea; de lo contrario, el sistema asumirá que la tarea comenzó y terminó a tiempo.

Además de registrar una actualización mediante la interfaz web, los responsables de las tareas también pueden responder por correo electrónico para enviar su actualización. Cuando los gerentes solicitan una actualización, los responsables reciben un correo electrónico como este:

Al hacer clic en el "Actualizar progreso", como se muestra arriba, se abrirá una nueva ventana para redactar un correo electrónico. En ella, podrá modificar el asunto para indicar el porcentaje completado, las horas y el código de tiempo. Todos estos campos son opcionales. También puede adjuntar archivos y añadir una descripción que se convertirá en el texto de la actualización de progreso. A continuación, se muestra un ejemplo:

Unos minutos después de enviar el correo electrónico, esta actualización de progreso se añadirá a la tarea. Si has dedicado horas, el tiempo también se registrará y se enviará para su aprobación.

Puedes crear copias de una tarea siguiendo el patrón recurrente que elijas.

1. Abra el diagrama de Gantt interactivo en el proyecto en el que desea crear la tarea recurrente.
2. Crea una tarea y asígnale un nombre apropiado, por ejemplo, Reunión Semanal.
3. Haz clic con el botón derecho en la tarea y haz clic en Repetir.
4. Introduzca el patrón de recurrencia deseado. En el siguiente ejemplo, hemos elegido un patrón semanal.
5. Entregar

Celoxis creará nuevas tareas según su patrón de recurrencia, como se muestra a continuación:

Las cosas no siempre salen según lo planeado. Las interrupciones se han vuelto habituales y necesitas una forma rápida de gestionarlas sin que tu plan se vea afectado. Ahí es donde esta funcionalidad resulta útil. Existen dos escenarios de interrupción comunes:

1. Quieres suspender una tarea en curso y aplazar la parte restante.
2. Quieres reasignar una tarea en curso a otra persona.

En ambos casos, lo que se busca es capturar la parte "terminada" y hacer algo más con la parte "restante".

¿Qué sucede cuando una tarea se divide?

Veamos un ejemplo en el que queremos dividir una tarea T que tiene una duración de 6 días.

En el ejemplo anterior:

• La tarea T se divide en dos partes: T (1) y T (2).
• Los predecesores de T se convierten en los predecesores de T (1) mientras que sus sucesores se convierten en los sucesores de T (2).
• Se creó una dependencia FS entre T(1) y T(2).
• El esfuerzo, el presupuesto, la duración y el precio fijo también se dividen proporcionalmente. Por ejemplo, si el presupuesto es de $600, el presupuesto para T (1) será de $200, mientras que para T (2) se fijará en $400.
• Los campos personalizados son idénticos tanto en T (1) como en T (2)
• Si selecciona la Dividir tarea Crear contenedor al dividir, la línea base para T se moverá a la tarea de resumen, de lo contrario permanecerá con T (1).

Una vez que se ha producido una división, ahora puede reprogramar T (2) y/o asignárselo a otra persona.

Cómo dividir una tarea

1. Gantt interactivo abierto
2. Seleccione una tarea y haga clic con el botón derecho sobre ella
3. Seleccionar tarea dividida
4. Fecha de división de la tarea: La fecha en la que debe comenzar la segunda parte de la tarea.
   Crear contenedor de división de la tarea: Si desea crear automáticamente una tarea de resumen que contenga las dos partes de la tarea dividida.
5. Entregar

Puedes solicitar una actualización sobre las tareas a sus responsables. Hay dos maneras de hacerlo: para una sola tarea, haz clic aquí Solicitar actualización, mientras que para realizar varias tareas puede utilizar las acciones masivas.

Los responsables reciben un correo electrónico al que pueden responder para registrar su actualización. También pueden especificar el porcentaje de avance, el tiempo de registro y otros detalles, como se describe en este capítulo.

Puedes adjuntar uno o más archivos a una tarea desde tu unidad local o desde Google Drive. Haz clic en la tarea para abrir el panel de diapositivas y, a continuación, haz clic en « Adjuntar archivos». Los archivos adjuntos a una tarea se pueden ver en la pestaña «Archivos» del panel de diapositivas.

Si sigues una tarea, recibirás notificaciones sobre las actividades que se realicen en ella, por ejemplo, cuando alguien añada un comentario o adjunte un archivo. Las notificaciones se enviarán por correo electrónico y también a través del centro de notificaciones. Si eres el responsable de la tarea o el gestor del proyecto, recibirás notificaciones automáticamente y no será necesario que la sigas manualmente.

Dejar de seguir

Para dejar de seguir una tarea, simplemente haga clic en el "Dejar de seguir" que aparece en la pantalla de la tarea o en el pie de página de la notificación por correo electrónico.

Puede seleccionar varias tareas y realizar acciones sobre ellas. Haga clic junto a la casilla de verificación en el encabezado de la tabla del informe, como se muestra a continuación:

50%, 100% y en buen camino

Actualiza el % completado de las tareas seleccionadas. Para "En curso",

.

Solicitar una actualización

Envía un correo electrónico a los recursos asignados solicitándoles una actualización sobre el progreso.

Editar

Permite modificar varios atributos a la vez, incluidos los campos personalizados, como se muestra a continuación:

El diagrama de Gantt en Celoxis proporciona una visión general gráfica del cronograma del proyecto. Esto resulta útil para que el director de proyecto programe sus proyectos y les dé seguimiento. Las diferentes funciones, como la exportación y la línea base, le ayudan a preparar e impulsar el plan del proyecto de manera más eficiente.

Las características del diagrama de Gantt incluyen:

• Creación de la EDT (Estructura de Desglose del Trabajo), es decir, sus tareas, subtareas, hitos con fechas de inicio y finalización
• Arrastra y suelta las tareas para reordenarlas en la jerarquía
• Agregar restricciones
• Arrastrar y soltar dependencias
• Expandir/contraer la lista de tareas
• Asignar usuarios a tareas
• Actualizando el progreso de la tarea
• Impresión del diagrama de Gantt
• Consulta el horario con diferentes niveles de Zoom
• Opciones de guardado automático y guardado manual

Configuración del diagrama de Gantt

La primera vez que acceda al diagrama de Gantt interactivo de un proyecto, verá las siguientes opciones para configurar. Esta configuración se guarda como preferencia de usuario para todos los proyectos de Celoxis. Puede modificarla desde el icono.

Atajos de teclado

El modo de programación de una tarea se determina a partir de la preferencia de Gantt que se guarda por usuario. Sin embargo, puede cambiar el modo de programación de una o más tareas desde Gantt. Para ello, seleccione las tareas y haga clic en MásEstablecerModoDeProgramación al deseado desde el diagrama de Gantt.

Sí, puede crear un informe de tipo Tarea y tipo de salida Gantt . En la página de edición del informe, en el menú desplegable Visible para el cliente, seleccione el cliente con quien desea compartirlo

Este informe aparecerá entonces en el Informes del cliente.

Una vez que agregue la dependencia, se mostrará como se indica a continuación:

Para obtener más detalles, consulte la "Configuración de predecesores entre proyectos" aquí.

Un registro de tiempo en Celoxis pasa por varios estados como se muestra a continuación.

Guardado

"Guardado" indica que el registro de tiempo se ha guardado, pero no se ha enviado para su aprobación.

• Cualquier persona con privilegios para agregar tiempo puede crear una entrada de tiempo en este estado.

Enviado

El estado "Pendiente de aprobación" indica que el registro de tiempo se ha enviado para su aprobación.

• Cualquier persona con privilegios para agregar tiempo puede crear una entrada de tiempo en este estado.
• El remitente puede seguir editando las entradas de tiempo en este estado.

Aprobado

El estado "Aprobado" indica que el registro de tiempo ha sido aprobado por todos los aprobadores configurados en su flujo de trabajo de aprobación.

• Cualquier persona que forme parte del flujo de trabajo de aprobación puede aprobar el tiempo.
• Una vez aprobada, la entrada de tiempo no puede ser editada por quien la envió. Sin embargo, cualquier persona con de aprobación puede realizar cambios en la entrada de tiempo.
• La información procedente de los registros de tiempo aprobados, como las horas trabajadas, los costes y los ingresos, se consolida en sus respectivos elementos de trabajo y proyectos.
• Durante el proceso de aprobación, el registro de tiempo se actualiza con la factura y la tarifa de costo más recientes.

Rechazado

El término "Rechazado" indica que el registro de tiempo ha sido rechazado por un aprobador.

• Cualquier persona que forme parte del proceso de aprobación puede rechazar la hora.
• Se notifica al remitente mediante un correo electrónico.
• El registro de tiempo comenzará a aparecer en la pantalla de la hoja de horas semanal del remitente, donde podrá editarse o eliminarse y volver a enviarse para su aprobación.
• Un registro de tiempo rechazado que se vuelve a enviar para su aprobación tiene que pasar por todo el proceso de aprobación.

Facturado

El término "facturado" indica que el registro de tiempo ha sido marcado como facturado.

• Solo se pueden facturar las entradas de tiempo marcadas como facturables
• Cualquier persona con de facturación puede facturar una entrada de tiempo.
• Una vez facturadas, las horas y los ingresos facturados de la entrada de tiempo se consolidan en sus respectivos elementos de trabajo y proyectos. Por ejemplo: ingresos facturados y horas facturadas.

Un código de tiempo representa un tipo de actividad para un registro de tiempo. Por ejemplo, una empresa de desarrollo de software puede querer registrar actividades como Programación, Diseño y Pruebas, mientras que un bufete de abogados puede querer registrar actividades como Litigios, Investigación, Reuniones, etc.

Los códigos de tiempo ayudan en:

• Filtrado: puede filtrar las entradas de tiempo según las actividades y realizar acciones masivas sobre ellas.
• Informes: puedes agregar información sobre tus actividades y crear informes circulares, de barras y de otros tipos. Por ejemplo, las empresas de desarrollo de software pueden saber el tiempo total dedicado a la programación o al diseño.
• Facturación: Si su organización utiliza la facturación basada en actividades (es decir, la tarifa se basa en la actividad realizada y no en quién la realiza), puede definir tarifas para los códigos de tiempo. Al registrar el tiempo, se aplica la tarifa correspondiente según el código de tiempo para calcular el importe de la factura.

Códigos de tiempo no relacionados con proyectos

Algunas actividades no están asociadas a proyectos, pero aun así requieren un registro del tiempo dedicado a ellas. Por ejemplo, reuniones, bajas por enfermedad y vacaciones pagadas. Esto se puede hacer utilizando códigos de tiempo para actividades no relacionadas con proyectos. Un código de tiempo para actividades no relacionadas con proyectos funciona como un código de tiempo normal, pero con la que no se trata de una actividad de proyecto.

Utilizando códigos de tiempo

El usuario selecciona los códigos de tiempo al registrar su jornada laboral. Estos códigos pueden seleccionarse en la pantalla de registro semanal o al registrar el tiempo dedicado a las tareas. El tiempo no relacionado con proyectos solo puede registrarse a través de la pantalla de registro semanal.

Gestión de códigos de tiempo

Solo los administradores pueden gestionar los códigos de tiempo. Navegue a Menú principalAdministraciónHoja de horasCódigos de tiempo.

Costable

Cada código de tiempo tiene un de costo . Al registrar el tiempo, si su código es un costo, la entrada de tiempo se marca como tal. Las entradas de tiempo que son costosables se consideran para el costo del proyecto. La mayoría de sus códigos de tiempo serán costosables; sin embargo, algunos podrían no serlo, por ejemplo, las vacaciones no remuneradas y las bajas por enfermedad no remuneradas.

Además de registrar las horas trabajadas, las hojas de control horario también se utilizan para calcular los costes laborales y para facturar a los clientes.

Costo de mano de obra

Todos los costos asociados a los registros de tiempo son costos laborales, ya que están directamente relacionados con el trabajo humano. Que un registro de tiempo se considere para el costo del proyecto depende de su indicador de "costable" . Por defecto, este indicador se establece en función de si su código de tiempo es o no "costable". Sin embargo, un usuario con el privilegio de "Aprobar tiempo" puede modificarlo .

Costos Tasas

Si una entrada de tiempo está marcada como facturable, su tarifa de costo es la del propietario de la entrada. Si la tarifa de costo del propietario se ha establecido específicamente para ese proyecto, se utiliza. De lo contrario, se utiliza la tarifa de costo predeterminada de ese recurso.

Si el registro de tiempo no está marcado como computable, su tasa de costo se establece en cero.

Establecer la tasa de costo predeterminada

La tarifa de costo predeterminada de un usuario se puede configurar desde su pantalla de agregar/editar o desde la pantalla de edición masiva de usuarios.

Establecer una tasa de costo específica para el proyecto

Puede anular la tarifa de costo predeterminada para los usuarios por proyecto. Haga clic en un enlace de proyecto que se deslizará en la pantalla del proyecto; luego haga clic Costos Tasas.

Establecer tarifas de costo para entradas de tiempo específicas

Los usuarios que tengan el de Aprobar tiempo pueden editar una entrada de tiempo (o varias mediante la pantalla de edición masiva de tiempo) y establecer una tarifa de costo.

Facturación

Que una entrada de tiempo se considere para la facturación depende de su indicador de facturación . Por defecto, este indicador se activa si el tipo de facturación de su elemento de trabajo está configurado como Tiempo y materiales . Sin embargo, un usuario con el privilegio de Aprobar tiempo puede cambiarlo . Tenga en cuenta que cambiar el tipo de facturación de un elemento de trabajo solo afectará a sus futuras entradas de tiempo.

Celoxis admite dos tipos de modelos de facturación:

• Facturación por código de tiempo: En este caso, la facturación a los clientes se basa en la actividad realizada, no en quién la realiza. Por ejemplo, una empresa de desarrollo de software puede cobrar 50 dólares por hora a un desarrollador Java junior; no importa qué usuario realice exactamente ese trabajo. En este caso, las tarifas se definen por código de tiempo.
• Basado en el usuario: En este caso, la tarifa depende del usuario que realiza la actividad. Por ejemplo, en un bufete de abogados, un abogado estrella puede cobrar el doble por el mismo tipo de trabajo. En este modo, las tarifas se definen por usuario.

Su organización solo puede tener un modelo a la vez y los administradores pueden seleccionarlo de Menú principalAdministraciónHoja de horasFacturación.

Anulación de tarifas para un proyecto

Al igual que las tarifas de costo, las tarifas de facturación también se pueden modificar por proyecto. Haga clic en el enlace del proyecto que se deslizará en la pantalla del proyecto; luego haga clic Tarifas de facturación.

Establecer tarifas de facturación para entradas de tiempo específicas

Los usuarios que tengan el de Aprobar tiempo pueden editar una entrada de tiempo (o varias mediante la pantalla de edición masiva de tiempo) y establecer una tarifa de facturación.

Puedes configurar un flujo de aprobación multinivel para los registros de tiempo. Para que un registro de tiempo se marque como aprobado, debe ser aprobado por todos los aprobadores. Si alguno de los aprobadores lo rechaza, el registro de tiempo se devuelve al remitente. Al volver a enviarlo, se inicia todo el flujo de aprobación.

Para el tiempo dedicado a los proyectos

Para tiempo no relacionado con proyectos

Modificar el flujo de trabajo implicará restablecer el estado de aprobación de todos los elementos pendientes. Tendrán que comenzar desde la primera aprobación.

En Celoxis, puedes usar temporizadores para controlar el tiempo que dedicas a tus tareas. Los temporizadores se pueden usar tanto en tareas como en tus aplicaciones personalizadas.

Los temporizadores se pueden iniciar en los elementos de trabajo mediante el icono de la barra de herramientas, como se muestra a continuación. Una vez iniciado, el temporizador que se esté ejecutando anteriormente se pausa automáticamente. También puede usar el icono para pausar un temporizador desde un elemento de trabajo.

Una vez iniciado un temporizador, este se muestra en color verde en la parte inferior del menú de la izquierda. Puedes hacer clic en él para ver todos tus temporizadores recientes. Esta es también una forma práctica de pausar un temporizador o iniciar uno nuevo.

Mejoras en el temporizador

• Una opción para eliminar todos los temporizadores inactivos. Anteriormente, había que eliminarlos uno por uno
• La ventana emergente del temporizador permanece abierta después de realizar acciones como registrar el tiempo, pausar, etc., para que puedas realizar la siguiente acción. Anteriormente, se cerraba, lo que requería un clic adicional para volver a abrirla.
• Las acciones del temporizador en el panel de tareas actualizarán la acción del temporizador en el panel izquierdo.

glosario de tiempo

Para completar su hoja de horas semanal, haga clic en Menú principalHoja de horasLa pantalla de registro de horas semanal es una forma rápida, potente y práctica de registrar el tiempo trabajado y actualizar el progreso de las tareas.

Puede hacer clic en Guardar para guardar la hoja de horas o en Enviar para guardarla y enviarla para su aprobación.

Necesitarás el Tiempo y gastos > AprobadoConcedido privilegio para aprobar registros de tiempo. Para aprobar registros de tiempo, haga clic aquí Menú principalAprobacionesAprobar tiempo.

El ejemplo anterior muestra los registros de tiempo enviados por Tanya y Joe Cool. Puede marcar las casillas junto a los usuarios y luego hacer clic en Aprobar para aprobar todos los registros de tiempo con un solo clic, o hacer clic en Hoja de horas para abrir la vista de Hoja de horas y ver los registros individuales antes de aprobarlos.

El de hojas de horas incompletas le ayuda a identificar y recordar a los usuarios que no han rellenado sus hojas de horas.

Para ver las hojas de horas incompletas, haga clic aquí Menú principalInformesHojas de horas incompletas.

Personalización de la definición de "Incompleto"

Si hace clic en Editar filtros arriba, puede personalizar el valor del Horas (Enviadas) . Tiene dos opciones:

• Menos horas de trabajo – Si Joe debe trabajar 40 horas semanales y se le han añadido 4 horas de excepción, deberá registrar 36 horas. Cualquier tiempo inferior se considerará una hoja de horas incompleta.
• Menos de N horas: puedes decidir el valor de N y se mostrarán todos los usuarios que hayan registrado un tiempo inferior a este valor.

Configurar recordatorios diarios para la hoja de horas trabajadas

Si tiene privilegios de administrador, puede configurarlo desde Menú principalAdministraciónHoja de horasOpciones de hoja de horas. Compruebe el Política de envío de recordatorios incompletos Seleccione la opción y elija la hora en que desea que se envíen los correos electrónicos. Haga clic en Guardar. La hora seleccionada corresponde a la zona horaria de su empresa.

Al marcar las entradas de tiempo como facturadas, está indicando que se le ha enviado al cliente una factura oficial de su empresa. Necesitará la Tiempo y gastos > Facturaconcedida privilegio de marcar el tiempo como facturado. Para marcar el tiempo como facturado, haga clic aquí Menú principalAprobacionesHora de facturaciónEsto mostrará una lista de todas las entradas de tiempo facturable que han sido aprobadas pero no facturadas.

Puede seleccionar varias entradas de tiempo y realizar acciones sobre ellas. En cualquier informe de registro de tiempo, haga clic junto a la casilla de verificación en el encabezado de la tabla del informe, como se muestra a continuación:

Para realizar una acción, necesitará el privilegio correspondiente. Además, el registro de tiempo debe estar en el estado correcto según el flujo de trabajo. Por lo tanto, si intenta facturar un registro no aprobado, la acción fallará.

Editar

Puedes configurar atributos individuales para los registros de tiempo o actualizar las tarifas de facturación y costos con los valores más recientes. Esto último es especialmente útil cuando has modificado las tarifas y necesitas actualizar los registros de tiempo con las nuevas.

Si tiene privilegios de administrador, puede personalizar las políticas relacionadas con el registro de tiempo para su organización desde Menú principalAdministraciónHoja de horasOpciones de hoja de horasAlgunas de las opciones no triviales se tratan a continuación.

Limitar el tiempo a las horas asignadas

Esta política permite garantizar que los usuarios no puedan registrar más horas de las que tienen asignadas a una tarea.

Por ejemplo, si al usuario Joe se le asignan 5 horas a una tarea, puede registrar un total de 5 horas para dicha tarea. Supongamos que ya registró 2 horas para esta tarea la semana anterior, además de las 2 horas que ya fueron aprobadas. Si intenta registrar 1 hora cada uno el lunes y el martes para esta tarea, el total de horas será de 6 (2 aprobadas, 2 ya registradas, 2 que está registrando ahora) y, por lo tanto, no podrá enviar la hoja de horas.

• Esta política se verifica únicamente al enviar el tiempo para su aprobación o al editar el tiempo enviado para su aprobación.
• Durante la aprobación o después de la aprobación, puede ser modificado por quien tenga el privilegio de aprobar el tiempo
• Se utiliza la misma lógica al importar datos horarios mediante CSV y API.

Bloqueo de hojas de horas

Esta política impide registrar el tiempo trabajado durante un mes en una fecha límite.

Por ejemplo, algunas empresas facturan a sus clientes mensualmente y no quieren que los usuarios registren horas del mes anterior por error. Para evitar estos errores, puede establecer una fecha límite mensual después de la cual no se podrán registrar más horas del mes anterior. Siguiendo con el ejemplo, supongamos que factura a sus clientes el día 10 de cada mes. Puede especificar una fecha límite como el día 5 de cada mes. Esto permite a los usuarios completar sus hojas de horas del mes anterior antes del día 5. Después de esa fecha, no podrán registrar horas del mes anterior. Los aprobadores tienen hasta el día 9 para finalizar la aprobación de los registros de horas antes de que se facturen el día 10.

• Si hoy es 3 de mayo y has establecido el límite en 5, puedes completar el tiempo correspondiente al mes de abril (el mes anterior), pero no el de marzo ni el de febrero. Estos últimos ya están bloqueados, pues su fecha límite ya ha pasado.
• La fecha de bloqueo solo se comprueba cuando un usuario envía un registro de tiempo para su aprobación o edita un registro de tiempo que ya ha sido enviado para su aprobación.
• Durante la aprobación o después de la aprobación, puede ser modificado por quien tenga el privilegio de aprobar el tiempo.
• La misma lógica mencionada anteriormente se utiliza al importar datos horarios mediante CSV y API.

Celoxis te permite importar registros de tiempo desde archivos CSV. Si tienes un archivo de Microsoft Excel, puedes exportarlo en formato CSV (valores separados por comas) e importarlo a Celoxis.

Para importar registros de tiempo, navegue a Menú principalAdministraciónHoja de horasHora de importación (CSV).

Para consultar información adicional, puede descargar un archivo CSV de ejemplo haciendo clic en " Descargar un archivo CSV de ejemplo".

Tras cargar el archivo CSV, deberá asignar cada columna al campo correspondiente en Celoxis. Por defecto, Celoxis asigna los campos automáticamente, pero también puede seleccionar una columna diferente de la lista desplegable. Incluso puede usar la "Omitir" para un campo que desee que Celoxis asigne automáticamente.

Campos admitidos:

• Tarea/Aplicación
• Usuario - obligatorio
• Horario - obligatorio
• Comentarios
• Fecha: formato AAAA-MM-DD, obligatorio
• Estado - obligatorio
• Código de tiempo - obligatorio
• Facturable
• Costable
• Aprobador
• Facturado por
• Campos personalizados: primero deberá crear los campos en Celoxis
• Id: obligatorio, solo cuando se actualizan las entradas de tiempo mediante un archivo CSV

Actualizando las entradas de tiempo

Celoxis también ofrece la posibilidad de actualizar las entradas de tiempo existentes importando un archivo CSV. Para actualizar las entradas de tiempo debe incluir el Identificación de las entradas de tiempo en el archivo CSV.
Para encontrar el ID de las entradas de tiempo, agregue la columna ID en el informe de Entradas de tiempo (Menú principalRegistros de tiempo).

Este artículo le ayudará a comprender cómo puede gestionar las horas extras y calcular los costes y la facturación del proyecto utilizando los códigos de tiempo en Celoxis.

Pasos

1. Defina códigos de tiempo adicionales para cada una de sus actividades de horas extras y márquelas como costosables. Por ejemplo, si ya tiene códigos de tiempo como Investigación, Diseño y Desarrollo, cree códigos de tiempo adicionales para horas extras como Investigación (OT), Diseño (OT) y Desarrollo (OT).
2. Defina las tarifas de costo y facturación habituales (si la facturación se basa en el usuario) para sus usuarios.
3. En el caso de facturación basada en códigos de tiempo, defina también las tarifas de facturación de horas extras para sus códigos de tiempo de horas extras.
4. Cree un informe de "Registro de tiempo" con los siguientes detalles:
   Nombre: Registros de horas extras. Seleccione el filtro "Código de tiempo" y seleccione todos los códigos de tiempo de horas extras en este filtro. Seleccione el filtro "Usuario" y márquelo como solicitable. Salida: Tabular. Seleccione las columnas como Fecha, Horas, Tarifa de costo, Tarifa de facturación. Agrupar por: Usuario, Código de tiempo.
5. Cuando los usuarios quieran registrar horas extras, pídales que seleccionen el código de tiempo de horas extras correspondiente en la hoja de control horario.
6. Al aprobar los registros de tiempo, filtre el informe (creado en el paso 4) según un usuario específico . Por ejemplo: Usuario: Joe Cool. Esto mostrará todos los registros de horas extras de Joe Cool.
7. Ahora seleccione todas las entradas de horas extras y haga clic en la acción de edición masiva .
8. En el caso del modelo de facturación basado en códigos de tiempo, seleccione la opción Tarifa de costo y establezca la tarifa de costo por horas extras.
9. En el caso de facturación basada en el usuario, seleccione las opciones Tarifa de costo y Tarifa de facturación y luego configure la tarifa de costo por horas extras y la tarifa de facturación.
10. Aprueba los registros de tiempo.

Informes de muestra

1. Horas regulares vs. horas extras (Informe en tabla)
2. Distribución de horas extras (Informe en gráfico circular)

Sí, Celoxis permite aplicar las nuevas tarifas a los registros de tiempo ya enviados o aprobados. Al guardar o enviar el registro de tiempo para su aprobación, las nuevas tarifas se actualizan automáticamente durante el proceso.

Sin embargo, una vez que se aprueba un registro de tiempo, es necesario editarlo manualmente para aplicar las nuevas tarifas mediante las acciones masivas.

Para ver los pasos a seguir, consulte aquí.

Un gasto en Celoxis pasa por varios estados como se muestra a continuación.

Enviado

El estado "Pendiente de aprobación" indica que el gasto ha sido presentado para su aprobación.

• Cualquier persona con para agregar gastos puede crear un gasto en este estado.

Aprobado

El término "Aprobado" indica que el gasto ha sido aprobado por el director del proyecto.

• Una vez aprobado, el solicitante no podrá modificar ese gasto. Sin embargo, cualquier persona con de aprobación podrá realizar cambios en el mismo.
• La información relativa a los gastos aprobados, como los costes y los ingresos, se consolida en sus respectivos elementos de trabajo y proyectos.

Rechazado

Rechazado indica que el gasto ha sido rechazado por el director del proyecto.

• Se notifica al remitente mediante un correo electrónico.

Facturado

Facturado indica que el gasto ha sido marcado como facturado.

• Solo se pueden facturar los gastos marcados como facturables
• Cualquier persona con de facturación puede facturar un gasto.
• Una vez facturados, los ingresos facturados de los gastos se consolidan en sus respectivos elementos de trabajo y proyectos.

Un código de gasto representa un tipo de gasto para una partida presupuestaria. Algunos códigos de gasto comunes son Comidas, Gasolina, Teléfono, etc.

Los códigos de gastos facilitan la elaboración de informes. Puedes recopilar información sobre tus actividades y crear informes circulares, de barras y de otros tipos. Por ejemplo, puedes comprender cómo se gasta el dinero en diferentes áreas.

Uso de códigos de gastos

El remitente selecciona los códigos de gastos para cada partida. Puede utilizarlos en filtros, columnas de resultados e incluso gráficos.

Gestión de códigos de gastos

Solo los administradores pueden gestionar los códigos de gastos. Navegue a Menú principalAdministraciónGastosCódigos de gastos.

Quien presenta un gasto puede marcarlo como facturable o deducible. Si un gasto se marca como facturable, su importe total se suma a los ingresos del elemento de trabajo y, por consiguiente, al costo del proyecto. Si el gasto se marca como deducible, su importe total se suma al costo del elemento de trabajo y, por consiguiente, al costo del proyecto.

glosario de gastos

Se pueden añadir gastos a las tareas. Cada gasto puede tener varias partidas. A cada partida se le puede asignar un código de gasto, como Viajes, Comida, etc.

Para agregar un gasto, Menú principalGastosAlternativamente, también puede hacer clic en una tarea y desde la pantalla de tareas hacer clic Agregar gasto.

Necesitarás el Tiempo y gastos > AprobadoConcedido privilegio para aprobar gastos. Para aprobar gastos, haga clic aquí Menú principalAprobacionesAprobar gastos.

El ejemplo anterior muestra dos gastos presentados por Tanya. Puede hacer clic en un gasto para aprobarlo o rechazarlo individualmente, o seleccionar uno o más gastos y hacer clic en "Aprobar con un clic" para aprobarlos en bloque.

Al marcar los gastos como facturados, está indicando que se le ha enviado al cliente una factura oficial de su empresa. Necesitará la Tiempo y gastos > Facturaconcedida privilegio para facturar gastos. Para facturar gastos, haga clic aquí Menú principalAprobacionesGastos de facturaciónEsto mostrará una lista de todos los gastos facturables que han sido aprobados pero aún no facturados.

Sí, puedes editar los gastos aprobados si tienes los permisos necesarios. Para ello, necesitas tener los permisos de Tiempo y Gastos > EditarPermisos Concedidos y Tiempo y Gastos > AprobarConcedidos Permisos

Por defecto, Celoxis asigna recursos a las tareas mediante porcentajes de asignación. La opción Asignación de horas permite introducir las horas planificadas para cada recurso.

Por ejemplo, puedes asignar a Joe 24h y a Peter 12h a la misma tarea. Celoxis conserva sus funciones de programación habituales, incluidas las dependencias, las restricciones, los calendarios de trabajo y el cálculo automático de fechas.

¿Quién debería usarlo?

Utilice la asignación de horas si su equipo:

• Los planes funcionan en horas, no en porcentajes.
• Es necesario asignar diferentes horas a diferentes recursos en la misma tarea.
• Desea mantener el comportamiento normal de programación de proyectos.

¿Asignación de horas o programación sencilla?

• Con la asignación de horas, usted especifica las horas planificadas para cada recurso. Los diferentes recursos pueden tener diferentes horas.
• Con Easy Scheduling, usted especifica el esfuerzo total planificado para la tarea y selecciona los recursos. Celoxis distribuye el esfuerzo equitativamente entre ellos.

Las dos opciones no se pueden utilizar juntas.

Habilitar asignación de horas

Un administrador puede habilitar la opción "Asignar recursos de tareas en horas" en la configuración de la empresa. Esta configuración se aplica a todos los proyectos de la empresa.

Cómo funciona

• El esfuerzo planificado para una tarea equivale automáticamente al total de horas asignadas a sus recursos.
• Modificar las horas de uso de los recursos no cambia la duración de la tarea.
• Las tareas utilizan una duración fija, por lo que el tipo de programación de tareas no está disponible en este modo.

El centro de notificaciones se utiliza para comunicar eventos y mensajes relacionados con elementos de tu interés. Algunos ejemplos de eventos son que alguien haya completado una tarea en tu proyecto, que hayas recibido una nueva respuesta en un debate en línea o que haya una nueva versión disponible del archivo que te interesa, etc. La siguiente imagen muestra dos notificaciones nuevas y una mención nueva.

Notificaciones dentro de la aplicación

Las notificaciones dentro de la aplicación son eventos que ocurren en los elementos que sigues, administras o de los que eres propietario. Estas incluyen nuevas asignaciones de trabajo, modificaciones de elementos, actualizaciones de tareas, respuestas en debates en línea, etc. El número de notificaciones no leídas aparece encima del icono. Puedes hacer clic en el icono en cualquier momento para ver tus notificaciones recientes.

Al hacer clic en cualquier elemento del panel, se abrirá el panel de ese elemento, mientras que al hacer clic en Marcar todo como leído, se marcarán como leídas todas las notificaciones no leídas.

@ Menciones

Las menciones (@) son la mejor manera de llamar la atención de tus compañeros sobre una tarea. Puedes mencionar a un usuario cuando:

• Agregar un comentario a una tarea o actualizar su progreso.
• Realizar una acción, reasignar o agregar un comentario a un elemento de la aplicación.
• Participar en los debates.

El número de mensajes no leídos aparece encima del icono. Puedes hacer clic en el icono en cualquier momento para ver los mensajes recientes dirigidos a ti.

Al hacer clic en cualquier elemento del panel, se abrirá el panel correspondiente a ese elemento, mientras que al hacer clic en Marcar como leídos todos los mensajes no leídos se marcarán como leídos.

Mencionar a un usuario

La forma más sencilla de mencionar a un usuario es hacer clic en el icono del menú del campo de texto, como se muestra a continuación. Además, si le resulta más fácil, puede simplemente escribir @<first-name> , @<last-name> , @<username> o @<first-name><last-name> en el campo de texto. En el siguiente ejemplo, Emily y Tanya verán este mensaje en sus menciones cuando inicien sesión.

En ocasiones, es necesario realizar un seguimiento de las actualizaciones de elementos de trabajo que no están asignados a usted, pero que están relacionados con el trabajo que está realizando. Al seguir un elemento de trabajo:

• Recibirás actualizaciones sobre las novedades en los elementos de trabajo mediante notificaciones por correo electrónico.
• Incluso puedes responder a los correos electrónicos, lo que añadirá tus comentarios a esa tarea.

Seguir una tarea es una excelente manera de mantenerse al tanto de sus actualizaciones y comentarios. Al seguir una tarea, verá sus actualizaciones en el flujo de actividad y recibirá notificaciones instantáneas por correo electrónico.

Seguir un elemento de trabajo

Los responsables de una tarea o elemento de la aplicación, así como el administrador estatal/administrador del proyecto, realizan automáticamente el seguimiento de dicha tarea o elemento de la aplicación. Para comenzar a realizar el seguimiento de un elemento de trabajo:

• Haz clic en el "Seguir " en el panel de la tarea o elemento de la aplicación.
• Como alternativa, ve al menú de acciones de la tarea o del elemento de la aplicación y haz clic en Seguir.

El informe de Flujo de actividad le permite ver los eventos recientes relacionados con proyectos, tareas, errores, etc., que le han sido asignados, que administra o que supervisa. Este informe también puede integrarse en uno de sus paneles. A continuación, se muestra un ejemplo:

Como puede ver, el historial está agrupado por objeto y se muestran los eventos recientes relacionados con cada uno. Puede hacer clic en «Ver todo» para consultar todas las actividades desde la creación del objeto. También hay un espacio para comentarios donde puede escribir el suyo. Y, como en cualquier otro informe, puede personalizar la información que desea ver.

Los archivos suelen pasar por un proceso evolutivo y sufrir varias revisiones. En los equipos, un archivo a menudo incluye contribuciones de diferentes personas. Sin algún tipo de control, algunas preguntas importantes se vuelven difíciles de responder:

• ¿Tengo la última versión del archivo?
• ¿Estoy sobrescribiendo los cambios que otra persona ha hecho en este archivo?
• ¿Quiénes están trabajando en este archivo?
• ¿Qué cambios se realizaron desde la última versión que enviamos al cliente?

Con Celoxis, podrá responder a estas y muchas otras preguntas. Celoxis ofrece un sistema básico de control de versiones que es sencillo, intuitivo y fácil de usar.

Lo esencial

Los archivos en las carpetas de proyectos y tareas pueden tener control de versiones. El proceso básico es:

• Extraer un archivo
• Realiza los cambios en tu ordenador local
• Registrar un archivo

Verificar

Al extraer un archivo, le indicas al sistema y a tu equipo que tienes la intención de modificarlo. Después de extraerlo, puedes guardar esta copia en tu ordenador personal, realizar los cambios necesarios y luego volver a guardarla.

Varios usuarios pueden extraer un archivo simultáneamente, salvo que la extracción esté marcada como exclusiva . Una extracción exclusiva significa que nadie más puede extraer ese archivo hasta que usted lo confirme o revierta la extracción.

Si otra persona sube un archivo mientras estás trabajando en él, recibirás una notificación. Por ejemplo, si tienes la versión 1.3 de un archivo y alguien sube la versión 1.4, se te notificará que tienes una versión anterior.

Para extraer un archivo

Hacer clic Verificar.

Para deshacer un checkout

Si has extraído un archivo pero has decidido que no necesitas actualizarlo, puedes revertir el registro haciendo clic Revertir

Visualización de los registros de salida actuales

Si selecciona la columna de versiones o accede a la pantalla de información del documento, podrá ver la lista de usuarios que han extraído el archivo. Una X indica que la extracción es exclusiva.

Registrarse

Una vez que hayas terminado de modificar el archivo en tu ordenador, debes registrarlo para que tu equipo pueda verlo. Al registrar un archivo, tienes que subir la nueva versión e introducir tus comentarios. El sistema guarda un historial de todos los registros.

Celoxis también te advierte sobre posibles conflictos. Por ejemplo, considera el siguiente escenario:

• El lunes descargaste la versión 1.0 de un archivo en modo no exclusivo porque quieres añadir algunos capítulos.
• Joe revisa la misma versión, la 1.0, el martes para corregir algunos errores ortográficos.
• Tras corregir los errores tipográficos, Joe vuelve a subir el archivo inmediatamente para crear la versión 1.1. Obviamente, estas correcciones no aparecen en tu archivo, ya que tienes una copia anterior. En ese momento, Celoxis te enviará una notificación por correo electrónico indicando que hay una nueva versión del archivo disponible, lo que sugiere que tu versión podría estar desactualizada.
• Si intentas guardar el archivo, Celoxis te advertirá que ya se había guardado el mismo archivo mientras realizabas los cambios, lo que podría generar un conflicto. Tras esta advertencia, deberás combinar los cambios (por ejemplo, usando la función de combinación de Microsoft Word) y volver a guardar el archivo.

Para registrar un archivo

Hacer clic RegistrarsePuedes indicarlo como un cambio importante (p. ej., 1.2 → 2.0) o un cambio menor (1.2 → 1.3). Los números de versión no afectan el comportamiento del sistema y se pueden usar según las políticas de tu empresa. Se recomienda indicar que una actualización es importante cuando se va a enviar al cliente.

Historial de revisiones

Para ver todas las revisiones junto con los comentarios, haga clic aquí Ver detallesTambién puedes descargar una versión específica del archivo.

Al agregar eventos al calendario, puede indicar el impacto que tendrán en la disponibilidad de recursos. Por ejemplo, si va a asistir a una reunión fuera de la oficina durante un día, no querrá que se le programen tareas para ese día.

Al agregar eventos al calendario, puede indicar el impacto en la disponibilidad de las siguientes maneras:

• No, este evento no tiene ningún impacto en la disponibilidad.
• Programación del evento: se añadirá la duración del evento a la disponibilidad del propietario, así como de todos los invitados que hayan aceptado la invitación.
• Calendario de eventos no disponible: eliminará la duración del evento de la disponibilidad del propietario, así como de todos los invitados que hayan aceptado la invitación.

La opción de compartir controla cómo otras personas ven tu calendario. Si marcas la opción de compartir de tu evento como:

• Privado: el evento no es visible para ningún otro usuario que no seas tú y tus invitados.
• Mostrar como ocupado:el evento se muestra como "Ocupado" y no se muestran detalles a nadie más que a usted y a los invitados.
• Público: El evento se muestra a todo el mundo.

Tú y tu equipo pueden mantener conversaciones sobre un proyecto. También pueden decidir involucrar a los clientes del proyecto en la conversación. A continuación se muestra un ejemplo de una conversación entre un equipo sobre un diseño.

Cómo iniciar una conversación

Para iniciar una discusión, haga clic aquí Menú principalDiscusiónAlternativamente, también puede hacer clic en un proyecto para abrir su panel y luego hacer clic Iniciar una discusión.

Gestión de participantes

Los participantes pueden ver el debate y recibir notificaciones por correo electrónico de todas las respuestas. Simplemente pueden responder al correo electrónico e incluso adjuntar archivos, y el debate se actualizará automáticamente.

Para gestionar a los participantes, haga clic en Editar . Desde este formulario, como se muestra a continuación, puede cambiar los seguidores o decidir si otorga acceso a los clientes del proyecto.

Se cierra el debate para dejar comentarios

Si cierras un debate para comentarios, no se permitirán más publicaciones. Para cerrarlo, haz clic en Editar y marca la casilla «Cerrar este debate para comentarios», como se muestra en la imagen superior. Puedes desmarcar esta opción en cualquier momento.

Celoxis envía notificaciones por correo electrónico sobre las tareas cuando se le asignan o gestiona una tarea. También recibirá notificaciones por correo electrónico cuando realice el seguimiento de las tareas.

En ambos casos, puede responder a estos correos electrónicos para dejar sus comentarios. Si adjunta archivos en su respuesta, estos se adjuntarán a las tareas.

Cancelar la suscripción a las notificaciones por correo electrónico

Si eres seguidor y deseas dejar de recibir notificaciones por correo electrónico, puedes dejar de seguir ese elemento de trabajo haciendo clic en el "Dejar de seguir" que aparece en el pie de página del correo electrónico. Si no eres seguidor, pero estás asignado al elemento de trabajo o lo administras, puedes ajustar tus preferencias de correo electrónico.

Adjuntar archivos a proyectos

Para más detalles, haga clic aquí.

Adjuntar archivos a las tareas

Para más detalles, haga clic aquí.

Adjuntar archivos a elementos de aplicaciones personalizadas

Para más detalles, haga clic aquí.

Al igual que al añadir archivos, también puedes añadir enlaces a carpetas haciendo clic en el icono de la carpeta y seleccionando Añadir enlace.

Cada proyecto tiene su propia carpeta por defecto. En la mayoría de los casos, subirás archivos a esta carpeta. Si tienes muchos documentos, puedes crear subcarpetas dentro de ella. El siguiente ejemplo muestra que el proyecto tiene dos subcarpetas: Ejemplos de página de inicio y Logotipos.

Para añadir una subcarpeta, haga clic en un proyecto para abrir su panel y, a continuación, haga clic en la Archivos . En el menú que aparece junto al nombre de la carpeta del proyecto, haga clic en Añadir subcarpeta, como se muestra arriba.

A medida que avanza el proyecto, es posible que te des cuenta de que el alcance del documento o de los documentos en una carpeta corresponde a otro proyecto o que simplemente se adjuntó al proyecto o tarea equivocados.

En tal situación, puede mover el archivo/carpeta al proyecto/tarea correcto utilizando el Mover opción disponible bajo el Acciones del documentoMover del documento.

Para ver todas las revisiones junto con los comentarios, haga clic aquí Ver detallesTambién puedes descargar una versión específica del archivo. La siguiente imagen muestra el historial de versiones. Al hacer clic en el número de versión, se descargará esa versión del archivo.

Puedes añadir eventos a tu calendario y, si tienes privilegios de administrador, también puedes añadir eventos para otros usuarios, para un calendario de trabajo o para toda la empresa.

Para añadir un evento, haz clic en el icono de usuario en la esquina superior derecha y luego en Calendario. En la nueva página, haz clic en la celda de la fecha en la que deseas añadir el evento.

Siga los pasos que se indican a continuación para exportar el calendario de Celoxis a Outlook.

• Obtén la URL del Calendario Celoxis.
• Copia el enlace.
• Ahora, ve al Calendario en tu aplicación Outlook.
• Haz clic en Abrir calendario > Desde Internet.

Sí, los clientes pueden participar en las discusiones una vez que se les agrega como seguidores. Para obtener más información sobre los seguidores, consulte aquí.

Puedes ver el calendario de otros usuarios. Se muestran los eventos marcados como "Públicos" por ese usuario, y puedes ver sus detalles. Los eventos marcados como "Ocupados" permanecerán como tales durante su duración. Los eventos "Privados" no se muestran.

Para verlos, haga clic en el menú desplegable Usuarios y seleccione el usuario cuyos eventos desea ver

Sí, se realiza una búsqueda en el contenido del documento. Si se encuentran palabras clave coincidentes, los resultados de la búsqueda incluirán el nombre del documento.

En un de documentos , hay un filtro llamado "Adjunto a " que le ayuda a filtrar los documentos que están adjuntos a un proyecto o tarea.

Sí, puedes compartir un documento con un cliente. Al subir documentos, verás una casilla de verificación "Compartir con el cliente". Una vez marcada, el documento aparecerá en un informe compartido con el cliente.

Las aplicaciones personalizadas son potentes aplicaciones basadas en flujos de trabajo, creadas por clientes como usted. Puede definir los pasos, las personas involucradas en cada paso, capturar campos personalizados e incluso definir reglas de tiempo de espera. Todo esto, junto con nuestras potentes capacidades de generación de informes, convierte a las aplicaciones personalizadas en una excelente herramienta complementaria a las completas funciones de gestión de proyectos de Celoxis.

Los clientes utilizan aplicaciones personalizadas para gestionar la aprobación de permisos, las solicitudes de cambio, las comprobaciones de calidad de los equipos, los errores de software y mucho más. Si utiliza hojas de cálculo para llevar el control de alguna tarea, considere la posibilidad de migrar a aplicaciones personalizadas.

El poder de las aplicaciones personalizadas se ilustra mejor con un ejemplo. Acme Consulting ha creado una aplicación de seguimiento de errores en Celoxis.

1. El cliente de Acme envía un correo electrónico a bugs@acme.com con una imagen como archivo adjunto.
2. El error se crea automáticamente en Celoxis junto con la imagen adjunta.
3. Quentin, del equipo de control de calidad, comienza a ver el error en el Errores no verificados panel en su tablero.
4. Verifica que efectivamente se trata de un error y marca el error como Verificado.
5. El error se envía automáticamente a Dave, un desarrollador de software.
6. Dave recibe una notificación por correo electrónico y también ve el error en el Errores que me han sido asignados panel en su tablero.
7. Dave corrige el error y lo marca como ResueltoAl hacerlo, y de acuerdo con la política de la empresa, también introduce la lista de archivos modificados en un campo personalizado.
8. El error se asigna automáticamente al mismo usuario que lo verificó (Quentin) para que lo pruebe.
9. La política de la empresa es probar todos los errores en un plazo de 72 horas, pero Quentin no lo hace.
10. Se envía automáticamente un correo electrónico al gerente de control de calidad y a Quentin sobre la falla y el error se marca como demorado.
11. Quentin verifica la solución y marca el error como Cerrado.
12. Se envía automáticamente un correo electrónico al cliente informándole de la solución.
13. Al cliente le gusta Acme.

Como puede verse, Celoxis creó el error a partir de un correo electrónico, lo envió a las personas adecuadas y, a medida que completaban su parte del trabajo, recopiló la información necesaria antes de pasarla al siguiente responsable, al mismo tiempo que vigilaba cualquier retraso.

Aprenderemos a crear aplicaciones personalizadas mediante un ejemplo. Crearemos una aplicación sencilla de seguimiento de errores. Supondremos que contamos con dos equipos: Desarrolladores, quienes corrigen los errores, y Control de Calidad (QA, por sus siglas en inglés), quienes prueban las correcciones realizadas por los desarrolladores. Modelaremos el siguiente flujo de trabajo para la gestión de errores:

En lenguaje sencillo, el diagrama se traduce como:

• Cuando se informa de un error, este se encuentra en estado Nuevo.
• El equipo de control de calidad verifica el error. Si no se trata de un error, este pasa al estado de Cerrado; de lo contrario, pasa al estado de Verificado.
• Un error verificado y corregido por un desarrollador pasa al estado "Corregido".
• Posteriormente, el equipo de control de calidad prueba la solución y , si la prueba falla, el error pasa a estar "Reabierto" o " Cerrado" si la prueba se supera.
• Un error reabierto que ha sido corregido por el desarrollador pasa al estado Corregido.

Cada burbuja representa una etapa en el ciclo de vida del error, mientras que cada flecha representa una acción del usuario final. Junto a cada estado, se define el equipo responsable. Cabe destacar que un error no puede pasar directamente de un estado a otro; por ejemplo, un error no puede pasar directamente de " Nuevo" a " Corregido".

Nosotros mismos usamos nuestra propia aplicación de seguimiento de errores, pero contamos con muchos más estados para indicar si se incluyó un caso de prueba, si se actualizó la documentación, si se agregó un caso de prueba, etc. De manera similar, puedes hacer que el flujo de trabajo sea tan complejo o simple como desees. Pero por ahora, centrémonos en el flujo de trabajo simple que mencionamos anteriormente.

Creación de una aplicación

Para crear una aplicación, vaya a Menú principalAdministraciónAplicaciones personalizadasAplicaciones y haga clic en AgregarVerás un formulario con varias pestañas. A continuación, explicaremos cada una de ellas.

La pestaña Básico

Esta pestaña define algunas propiedades básicas de la aplicación. Además, también controla ciertos comportamientos de la misma.

La pestaña Estados

Esta pestaña define los estados de la aplicación. También puedes marcar los estados de inicio y fin en el flujo de trabajo. Hemos enumerado todos los estados en nuestro flujo de trabajo de errores.

La pestaña Flujo de trabajo

Esta pestaña define todas las flechas del diagrama de flujo. Cada flecha representa una acción del usuario final. Veremos más detalles sobre su uso más adelante en la documentación.

La pestaña Disparadores

Mediante disparadores, puede indicarle a Celoxis que realice transiciones de estado cuando reciba un correo electrónico del solicitante.

En nuestra aplicación de seguimiento de errores, no necesitamos ningún activador. Sin embargo, tomemos como ejemplo este flujo de trabajo de mesa de ayuda . En el caso de la aplicación de mesa de ayuda, el solicitante será la persona que hizo una pregunta. Cuando

eso

La persona responde a través de

correo electrónico

Nos gustaría que el ticket pasara automáticamente al "Sin resolver" , ya que así se pondría en conocimiento del equipo de soporte. En otras palabras, nos gustaría que se produjeran las de reapertura . En este caso, definiríamos nuestros activadores de la siguiente manera:

La pestaña de administradores estatales

Un administrador de estado es un usuario que actúa como tal cuando una aplicación se encuentra en un estado específico. Recibe notificaciones cuando ocurre algún cambio en un elemento que se encuentra en dicho estado. En el ejemplo que se muestra a continuación, Mark es el administrador de control de calidad, por lo que es responsable de los Nuevo y Corregido , donde el equipo de control de calidad debe trabajar.

Puedes anular la gestión de estados a nivel de proyecto si la persona que gestiona ese estado es diferente.

¿Qué sigue?

Hemos creado una aplicación personalizada para nuestro flujo de trabajo de errores. En el próximo capítulo, añadiremos algunos campos personalizados al informe de errores.

En el capítulo anterior, creamos el flujo de trabajo; aquí creamos campos personalizados para nuestro error. Por defecto, todos los flujos de trabajo tienen los siguientes campos:

• Nombre
• Prioridad
• Asignado a
• Solicitante
• Fecha de vencimiento: una fecha opcional que indica la fecha estimada de finalización de este elemento
• Descripción

Añadamos algunos campos a nuestro Bug:

• Versiones afectadas : una lista de todas las versiones afectadas por este error.
• Versiones corregidas : una lista de todas las versiones en las que se ha subido esta corrección de errores.

Dado que queremos que el Versiones afectadas esté disponible al crear un error, lo adjuntamos a nuestra de errores .

Dado que queremos que el desarrollador ingrese el campo Versiones fijas

solo

Cuando marca los errores como corregidos, es decir, Verificado → Corregido y Reabierto → Corregido, lo adjuntamos a las acciones de Corrección como se muestra a continuación:

¿Qué sigue?

Hemos creado nuestra aplicación y también hemos definido campos personalizados para ella. En el próximo capítulo, veremos nuestro sistema de seguimiento de errores en acción.

Hasta ahora, nos hemos dedicado a configurar nuestra aplicación. Es momento de comprender cómo la usarán sus usuarios. Analizaremos cómo nuestra aplicación ha afectado la interfaz de usuario y también les mostraremos un ejemplo práctico.

Aplicación con errores y la interfaz de usuario

Agregar menú

La opción "Error" aparece en el menú principal .

Ver menú

Insectos También aparece como una opción en el Menú principalAplicacionesInsectos menú.

Menú de nuevo informe

También podrás crear un informe para la Bug . Tendrás a tu disposición todo el arsenal de filtros, grupos, gráficos, etc.

Agregar error

Megan quiere reportar un error. Hace clic en Menú principalBicho y ella ve la forma:

Además de los campos habituales, puedes ver los campos personalizados que añadimos anteriormente.

Error en el estado: Nuevo

El error se le ha asignado a Quentin, nuestro encargado de control de calidad. Hace clic en el enlace del error y ve lo siguiente:

Realizar la acción Verificar

Quentin verifica que el error existe y hace clic en Verificar. Se le presenta un formulario como este:

Se lo asigna a Vardhan, un desarrollador. También tiene la opción de notificar a Megan, quien reportó el error. Pero como no hay nada relevante que reportar, decide no hacerlo. Después de enviar el formulario, el error pasa al de Verificado .

Error en el estado: Verificado

Vardhan recibe una notificación por correo electrónico informándole que se le ha asignado este error verificado. Hace clic en el enlace y ve lo siguiente:

Realizar la acción Verificar

Vardhan corrige el error y hace clic en el "Corregir" . Se le muestra un formulario como este:

Observe cómo se le presenta el Versiones fijas .

¿Qué sigue?

El ejemplo anterior muestra cómo el error se propaga entre estados, cómo se capturan los campos correctos en el momento preciso y cuándo se envían las notificaciones. Esto le dará una buena idea de las capacidades y ventajas que ofrecen las aplicaciones personalizadas de Celoxis. También hemos visto que existe la opción de enviar correos electrónicos a los solicitantes. Celoxis permite personalizar estos correos electrónicos, tema que se abordará en el próximo capítulo.

En el capítulo anterior, vimos cómo notificar al solicitante mientras se realizan acciones. En este capítulo, aprenderemos a controlar el formato del correo electrónico mediante plantillas sencillas. Es importante tener en cuenta que estas plantillas solo controlan los correos electrónicos enviados a los solicitantes, no los demás correos de notificación que se envían a los usuarios.

Personalización de la plantilla de correo electrónico

Abierto Menú principalAdministraciónAplicaciones personalizadasPlantilla de correo electrónico del solicitante. Puede personalizar la plantilla global o personalizar la plantilla por espacio de trabajo. Haga clic en el icono junto a -Todo- espacio de trabajo para editar la plantilla global. Si agregas errores a un proyecto, el espacio de trabajo del error se considera el espacio de trabajo del proyecto.

¿Qué sigue?

En este capítulo hemos visto cómo configurar los correos electrónicos que se envían a los solicitantes. En el próximo capítulo, veremos cómo agregar reglas basadas en el tiempo a nuestra aplicación.

La política de tiempo de espera es un conjunto de reglas que definen qué debe suceder cuando un elemento de la aplicación permanece en un estado determinado durante más horas de las especificadas.

En los capítulos anteriores, creamos el flujo de trabajo y definimos nuestros campos personalizados. Ahora, añadiremos algunas reglas de tiempo de espera.

Continuando con nuestra aplicación Bug, supongamos que nuestra empresa es muy estricta con el control de calidad y exige lo siguiente:

• Regla n.° 1: Un nuevo error debe verificarse en un plazo de 48 horas. Si se trata de un error de alta prioridad, debe verificarse en un plazo de 24 horas.
• Regla n.° 2: Un error marcado como solucionado debe probarse dentro de las 72 horas posteriores a su corrección. Si se trata de un error de alta prioridad, debe probarse dentro de las 48 horas.

Agregar una política de tiempo de espera

Abra la pantalla de la lista de aplicaciones yendo a Menú principalAdministraciónAplicaciones personalizadasAplicaciones y haciendo clic en el icono de nuestra aplicación Bug. Luego haga clic en el Agregar botón.

¿Qué sigue?

En este capítulo hemos visto cómo definir políticas de tiempo de espera y para qué se utilizan. En el próximo capítulo, veremos cómo iniciar flujos de trabajo a partir de correos electrónicos.

Las aplicaciones personalizadas se pueden iniciar mediante correos electrónicos. Estos correos pueden ser de formato libre (enviados por personas) o estructurados (generados al completar un formulario web).

Interfaz directa

Esto se utiliza cuando queremos iniciar flujos de trabajo cuando alguien envía un correo electrónico a una dirección específica. Por ejemplo, podríamos querer crear errores cuando nuestros clientes envían un correo electrónico a bugs@acme.com.

Para obtener más información, visite el sitio web Menú principalAdministraciónAplicaciones personalizadasIntegración de correo electrónico página.

Interfaz indirecta

Esto te ayuda a integrar un sistema existente con una de tus aplicaciones personalizadas. Por ejemplo, tienes un formulario web en tu sitio que los usuarios completan y envían para iniciar un flujo de trabajo en Celoxis.

En este modelo, su programa enviará un texto plano enviar un correo electrónico a una dirección de correo electrónico con un cuerpo bien formateado como se describe en Menú principalAdministraciónAplicaciones personalizadasIntegración de correo electrónico página.

Alias ​​de correo electrónico

Si desea utilizar la interfaz de correo electrónico directa, querrá ofrecer direcciones de correo electrónico sencillas y fáciles de usar a sus usuarios. Por ejemplo, bugs@acme.com o support@weyland-yutani.com. Sin embargo, las direcciones generadas por Celoxis son del tipo abracadbra+NEI-4.g0.1b.2m8.0.0-eqro@celoxis.com. La solución para conectar ambas es mediante alias de correo electrónico.

Digamos que Acme quiere crear errores en Celoxis cuando la gente envía correos electrónicos a bugs@acme.com. Acme haría lo siguiente:

1. Genera la dirección de correo electrónico para el error accediendo a: Menú principalAdministraciónAplicaciones personalizadasIntegración de correo electrónicoDigamos que esta dirección de correo electrónico es gobbledygook@celoxis.com
2. Acme, en su servidor de correo electrónico, crearía un alias que redirigiría bugs@acme.com a gobbledygook@celoxis.com.
3. Si Acme es cliente de SaaS, nos notificará sobre esta asignación y actualizaremos nuestros servidores. Esto suele tardar un día hábil.
   Si Acme es un cliente On-Press, pueden abrir Administrador del sitioConfiguración del sitioAlias ​​de correo electrónico y entrar bugs@acme.com:gobbledygook@celoxis.com En el área de texto, guarde y reinicie el servidor.

Puedes usar esta función para vincular elementos relacionados. Por ejemplo, si se creó una tarea en respuesta a un problema, puedes vincularlos añadiendo esta relación. Una vez vinculados, podrás acceder rápidamente al problema desde la tarea y viceversa.

Una vez que agregas A como relacionado con B, entonces B automáticamente se relaciona con A, lo que significa que puedes acceder a B desde A y viceversa.

Agregar artículos relacionados

Haz clic en Agregar, como se muestra a continuación, para añadir un elemento relacionado. Puedes añadir hasta 10 relaciones para un mismo elemento.

Un cliente puede ver incidencias, solicitudes de cambio y cualquier elemento de la aplicación creado por él o que se le haya asignado. Esto limitaba la visibilidad del cliente, especialmente cuando el equipo necesitaba compartir la lista de todas las incidencias de un proyecto, etc. La opción resaltada a continuación permite seleccionar los elementos de la aplicación que el cliente debe ver, aunque no desempeñe ningún papel en el proyecto.

glosario de la aplicación

Al trabajar en un elemento de la aplicación, es posible que el responsable o el gerente necesiten, en ocasiones, registrar comentarios sobre él.

Para agregar comentarios, haga clic en el elemento de la aplicación, por ejemplo, su error, riesgo, etc. En el panel del elemento, haga clic en MásComentarioPuedes comprobarlo Notificar al solicitante Marque esta casilla si desea notificar al solicitante del elemento de la aplicación sobre este comentario.

Una vez añadido el comentario, todos los seguidores reciben una notificación por correo electrónico con los nuevos comentarios.

Para adjuntar archivos a un elemento de aplicación personalizado, haga clic en el elemento y, en su panel, haga clic en Adjuntar archivos, como se muestra a continuación.

Si sigues una tarea en la aplicación (por ejemplo, un error), recibirás notificaciones sobre las actividades que se realicen en ella, como cuando alguien añada un comentario o adjunte un archivo. Las notificaciones se enviarán por correo electrónico y también a través del centro de notificaciones. Si eres responsable de una tarea, gestor de proyecto o administrador de estado, recibirás notificaciones automáticamente y no será necesario que sigas la tarea manualmente.

Dejar de seguir

Para dejar de seguir, simplemente haga clic en el enlace "Dejar de seguir" que aparece en la pestaña "Descripción general " del artículo o en el pie de página de la notificación por correo electrónico.

En ocasiones, es posible que desee reasignar el error o problema a otro usuario debido a varios motivos, como que el usuario asignado esté de vacaciones o esté ocupado con otras actividades.

Para reasignar un elemento de la aplicación, haga clic en el elemento de la aplicación, por ejemplo, su error, riesgo, etc. En el panel del elemento, haga clic en ReasignarEl nuevo usuario recibirá una notificación por correo electrónico sobre la nueva asignación.

Puedes mover un elemento de la aplicación a otro proyecto o espacio de trabajo. Para ello, haz clic en el elemento de la aplicación, por ejemplo, tu error, riesgo, etc. En el panel del elemento, haz clic en MoverSe le pedirá que seleccione el proyecto o espacio de trabajo al que desea mover el elemento de la aplicación.

Celoxis te permite importar elementos de la aplicación (errores, riesgos, etc.) a un proyecto desde un archivo CSV. Si tienes un archivo de Microsoft Excel, puedes exportarlo en formato CSV (valores separados por comas) e importarlo a Celoxis.

Para importar elementos de la aplicación en un proyecto, primero haga clic en el proyecto y luego haga clic en Acciones del proyectoImportar aplicaciones (CSV). Para simplificar, recomendamos importar una aplicación personalizada a la vez. En lugar de tener un único archivo llamado items.csv, divídalo en varios archivos como bugs.csv, risks.csv e issues.csv e impórtelos uno por uno.

Campos admitidos:

• Aplicación: campo obligatorio. El nombre de la aplicación (por ejemplo, Error, Riesgo).
• Nombre – Campo obligatorio. Una breve descripción.
• Descripción
• Estado: Debe ser uno de los estados que definiste para tu aplicación. Si no está presente, se utilizará por defecto el primer estado de la definición de la aplicación.
• Fecha de vencimiento – Formato AAAA-MM-DD
• Asignado a: El nombre, nombre de usuario o dirección de correo electrónico del usuario al que se asignará el elemento.
• Solicitante: Nombre, nombre de usuario o dirección de correo electrónico del solicitante cuya cuenta está en Celoxis.
• Correo electrónico del solicitante: la dirección de correo electrónico del solicitante que no tiene una cuenta en Celoxis.
• Nombre del solicitante: El nombre del solicitante que no tiene una cuenta en Celoxis.
• Campos personalizados: una columna por cada campo personalizado de la aplicación

Permite modificar varios atributos a la vez, incluidos los campos personalizados, como se muestra a continuación:

Algunos procesos empresariales son periódicos y deben iniciarse a intervalos regulares. Algunos ejemplos:

• Sus administradores de sistemas están obligados a aplicar parches de seguridad en sus servidores cada semana.
• Sus contadores están obligados a realizar liquidaciones de efectivo todos los meses.
• Su departamento de recursos humanos está obligado a recopilar las opiniones de sus empleados cada trimestre.
• Se supone que tu equipo de marketing debe informar sobre las métricas de las redes sociales cada dos semanas.

Esta integración le mostrará cómo iniciar periódicamente los flujos de trabajo que ha creado en Celoxis. Configuraremos un flujo de trabajo para que se ejecute semanalmente. También puede establecer el ciclo en diario o mensual.

Zapier

Celoxis se integra con numerosas aplicaciones mediante Zapier. Zapier es un servicio en la nube que permite crear potentes integraciones entre diferentes sistemas sin necesidad de escribir código. Para más información, visite su sitio web: zapier.com.

Borrar

Una automatización en Zapier se llama zap. Un zap conecta dos aplicaciones: una aplicación de activación y una aplicación de acción. La aplicación de activación notifica al zap sobre un evento y el zap ejecuta una acción en la aplicación de acción. En nuestro caso, la aplicación de activación es Schedule By Zapier porque programará nuestro zap. La aplicación de acción, en nuestro caso, es Email By Zapier porque enviará el correo electrónico programado. En esta guía, crearemos un zap para crear automáticamente aplicaciones en Celoxis mediante correo electrónico.

Iniciar una aplicación en Celoxis automáticamente cada semana

1. Haz un Zap

   

2. Seleccione Schedule by Zapier como la aplicación de activación

   

3. Seleccione el activador "Cada semana"

   

4. Haz clic en el botón "Continuar" para seguir adelante

   

5. Seleccione el día y la hora en que se activará el evento. Como se muestra en la imagen a continuación, el correo electrónico está programado para enviarse el lunes a las 11 de la mañana de cada semana.

   

6. Haz clic en el botón "Probar y continuar" para guardar este paso.

   

7. Seleccione Email by Zapier como la aplicación de acción

   

8. Seleccione la acción "Enviar correo electrónico saliente" y haga clic en el botón Continuar

   

9. Ahora personalice el correo electrónico saliente. Vaya a Menú principalAdministraciónAplicaciones personalizadasIntegración de correo electrónicoCorreo electrónico indirectoAquí encontrará la dirección de correo electrónico de su empresa a la que se enviará el mensaje. En el cuerpo del correo electrónico, utilice el formato que se proporciona aquí. Pegue la dirección de correo electrónico de su empresa en el campo "Para", pegue el formato del cuerpo del correo electrónico de Celoxis y edítelo según sus necesidades. En el ejemplo, nuestra aplicación es Solicitud de actualización de seguridad. Tenga en cuenta que hemos puesto la fecha de vencimiento como +2d lo que significa 2 días a partir de la fecha en que se iniciará la aplicación. También tenemos un campo personalizado nombre de host en el cuerpo del correo electrónico, por ejemplo. Una vez que haya redactado el correo electrónico, haga clic en el botón "Continuar" para seguir adelante.

   Pegue la dirección de correo electrónico de su empresa en el campo "Para", pegue el formato del cuerpo del correo electrónico de Celoxis y edítelo según sus necesidades. En el ejemplo, nuestra aplicación es " Solicitud de actualización de seguridad". Tenga en cuenta que hemos establecido la fecha de vencimiento como +2d, lo que significa 2 días después de la fecha en que se iniciará la aplicación. También hemos incluido un campo personalizado, "Nombre de host", en el cuerpo del correo electrónico a modo de ejemplo.

   Una vez que haya redactado el correo electrónico, haga clic en el botón "Continuar" para seguir adelante.

   

   

10. Pruebe la acción del correo electrónico haciendo clic en "Probar y continuar"

    

11. Una vez que la prueba sea exitosa, haga clic en Finalizar edición

    

12. Tu Zap está listo para usar. Actívalo.

    

Una vez que actives Zap, de solicitud de actualización de seguridad en Celoxis semanalmente en el proyecto que hayas seleccionado.

En este artículo, aprenderemos a crear un proceso en el que, al actualizarse el estado de una aplicación, se cree una nueva aplicación en Celoxis. Para ello, utilizaremos Zapier. Si no estás familiarizado con Zapier, te recomendamos leer primero este artículo.

Crea una aplicación de incidencias cuando se mitiga una aplicación de riesgos en Celoxis

1. Haz un Zap

   

2. Elige Celoxis como la aplicación de activación

   

3. Seleccione Estado del problema actualizado como desencadenante

   

4. Agrega tu cuenta de Celoxis Si ya has añadido tu cuenta de Celoxis, selecciónala de la lista de cuentas.

   Si ya has añadido tu cuenta de Celoxis, selecciónala de la lista de cuentas.

   

5. Prueba el gatillo

   

6. Seleccione una muestra Los datos de la muestra se utilizarán en otros pasos para configurar Zap.

   Los datos de la muestra se utilizarán en otros pasos para configurar Zap.

   

7. Seleccione la aplicación Filtrar por Zapier

   

8. Aplicar la condición de filtro En nuestro caso, estamos comprobando que la aplicación Estado de Riesgo se encuentre en estado Mitigado.

   En nuestro caso, estamos comprobando que la aplicación Estado de Riesgo se encuentre en estado Mitigado.

   

9. Prueba tu filtro

   

10. Elige Celoxis como la aplicación de acción

    

11. Seleccione Crear incidencia como acción

    

12. Seleccione su cuenta Celoxis

    

13. Personaliza la aplicación Rellena los campos con los datos. También puedes usar los datos de ejemplo del paso de activación.

    Rellena los campos con los datos. También puedes usar los datos de ejemplo del paso de activación.

    

14. Prueba la acción

    

15. Enciende el Zap

    

Tu Zap ya está listo. Por lo tanto, cada vez que un riesgo pase al estado de Mitigado, se creará una nueva aplicación de incidencia con los datos proporcionados.

Sí, mediante la integración de correo electrónico directa o indirecta, sus clientes pueden iniciar acciones en la aplicación a través del correo electrónico.

Para más detalles, consulte aquí.

Al definir su aplicación personalizada, hay una casilla de verificación que dice " Los clientes pueden iniciar esta aplicación" que puede desmarcar para que sus clientes no la inicien.

En Celoxis existen numerosas entidades, como proyectos, tareas y registros de tiempo. Algunas entidades, como errores, riesgos e incidencias, también se crean mediante aplicaciones personalizadas. Cada entidad posee atributos propios, así como atributos agregados de otras entidades que contiene. Por ejemplo, la entidad proyecto tiene atributos propios como nombre, prioridad y responsable, además de atributos como horas aprobadas, ingresos facturados, coste laboral planificado y coste laboral real, entre otros, que se calculan a partir de otras entidades como tareas, registros de tiempo y gastos.

Cuando creas un informe en Celoxis, primero debes seleccionar una entidad sobre la cual generar el informe. Puedes elegir entre:

Fases de tiempo

Los informes de distribución temporal muestran cómo se distribuye una cantidad a lo largo del tiempo. Por ejemplo, al generar un informe de proyecto, puede ver el costo total estimado, pero si desea comprender el gasto planificado por semana o mes, deberá generar un informe de distribución temporal. Muchas cantidades tienen una naturaleza de distribución temporal, como el presupuesto, el esfuerzo, el costo y los ingresos.

Puede visualizar los datos temporales en formato tabular, como se muestra a continuación, o en forma de gráficos. Actualmente, a diferencia de otras entidades, los gráficos no permiten explorar los detalles.

Ocultar columnas totales

Esta opción ocultará las columnas de totales en los informes con desfase temporal para ayudarle a centrarse fácilmente en datos específicos.

Celoxis te permite crear tus propias curvas S y gráficos de progreso. Esto es posible utilizando las opciones Suma acumulada y Progreso acumulado en la sección Agregación de gráficos de líneas de un gráfico de barras , como se muestra a continuación.

Comprenderemos estas opciones mediante un ejemplo sencillo.

Supongamos que tenemos el siguiente conjunto de datos y estamos dibujando un gráfico de barras con los ingresos en el eje Y y una línea, también de ingresos, en el eje Y secundario

El gráfico se vería así ⟶

Suma acumulada

Esto significa que cada valor de la línea es la suma del valor actual más la suma de todos los valores anteriores. Los valores acumulados serían:

El gráfico se vería así ⟶

Quema acumulativa

Esto significa que cada valor de la línea es la suma de todos los valores del conjunto de datos, es decir, la suma de todos los valores hasta el punto de datos actual. Los valores serían:

Suma de todos los valores = 90 000

El gráfico se vería así ⟶

El filtrado le permite excluir datos no deseados de sus informes. Celoxis ofrece filtros completos y potentes para una gran cantidad de atributos, incluidos sus campos personalizados.

Configuración de filtros

Los filtros de un informe se pueden modificar desde la pantalla de añadir/editar informe. A continuación se muestra una pantalla de ejemplo con varios filtros, incluido un campo personalizado (Módulo).

Cuando se seleccionan varios filtros, la fila debe coincidir con todos ellos. Si un filtro tiene varios valores (por ejemplo, Módulo), la fila debe coincidir con al menos uno de ellos. Si crea un informe con los filtros anteriores, solo se devolverán las filas que cumplan las siguientes condiciones: (Mostrar tareas está en curso) Y (Módulo es uno de los tipos Interfaz de usuario o Middleware) Y (Finalización planificada está en este mes), etc.

Ejecutando filtro de usuario

En el ejemplo anterior, se observa que el responsable está configurado con el valor especial "Usuario que ejecuta el informe". Esto indica que el responsable debe filtrarse según la persona que ejecuta el informe. Por ejemplo, cuando Joe ejecute este informe, solo verá sus tareas, mientras que cuando Mary ejecute el mismo informe, verá las suyas.

Filtro de subordinados del usuario en ejecución

Esta opción está disponible en la mayoría de los filtros de usuario. El usuario debe ser un subordinado, directa o indirectamente, de la persona que ejecuta el informe. Esta opción es útil cuando un gerente quiere hacer un seguimiento de las actividades de sus subordinados. Por ejemplo, si Joe quiere supervisar todas las tareas de alta prioridad asignadas a su equipo, debe crear un informe, establecer el filtro de prioridad en Alta y Muy Alta, y establecer el filtro de recursos en - Subordinados del Usuario que ejecuta -.

Filtros de solicitud

En muchos casos, querrá que el usuario final pueda modificar los valores de algunos filtros. En el ejemplo anterior, el informe permite al usuario final cambiar los valores de Visualizar tareas, Módulo y Finalización planificada al ejecutar el informe. El siguiente diagrama muestra cómo un usuario que ejecuta el informe anterior puede modificar los filtros:

En el ejemplo anterior, el usuario ha cambiado el de Fin Planificado de Este Mes a Mes Pasado y también ha borrado el de Módulo .

El tipo de visualización que desee puede seleccionarse en la Salida de la pantalla de añadir/editar informes.

Tabular

Este es el tipo de salida predeterminado y presenta los datos en formato tabular.

La vista es bastante dinámica, con agrupamiento y clasificación multinivel, totales de grupo, totales generales, etc.

Esta vista es altamente personalizable : puede cambiar las columnas, la agrupación y la clasificación según sus necesidades. Consulte la parte superior derecha de la imagen.

Esta vista también ofrece excelentes herramientas para aumentar la productividad. Puedes realizar acciones en lote, modificar una partida haciendo clic en el icono e incluso editar un atributo directamente haciendo clic en el icono.

Solo totales

Mostrar solo el total de filas. Si esta opción estuviera marcada en el informe anterior, solo vería el total de filas del grupo y de la subvención, y no las filas de cada proyecto individual.

Informe de tareas jerárquico

Esto organiza la fila según la relación padre-hijo. Solo está disponible para informes de tareas, archivos y clientes. Vea este ejemplo que muestra las tareas agrupadas por proyecto con la opción jerárquica activada.

Cuando se marca esta opción, los totales resultantes solo incluyen los objetos que resultan de los filtros, no los objetos incluidos (incluso si no coinciden con los filtros) para mostrar la jerarquía.

Ocultar fila de encabezado

Esta opción ocultará la fila que muestra los nombres de las columnas. Resulta útil cuando los datos se muestran en paneles de estado y los nombres de las columnas no aportan información relevante.

Gantt

El de Gantt solo está disponible para informes de proyectos y tareas. En el caso de las tareas, el resultado es un diagrama de Gantt interproyectos, como se muestra a continuación.

Calendario

La del calendario genera una vista de calendario para proyectos y tareas, como se muestra a continuación. La barra tiene el mismo color que el proyecto o la tarea. También tiene la opción de desactivar las barras; en ese caso, el evento de inicio y finalización de la tarea y el proyecto se generarán por separado.

Pastel

Es fácil crear gráficos circulares en Celoxis. Para crear el gráfico circular que se muestra a continuación, se utilizaron los siguientes ajustes

Bar

Celoxis admite varios formatos populares de gráficos de barras. A continuación, se explica cada tipo de gráfico de barras y se proporcionan las configuraciones de formulario utilizadas para generarlo.

Gráfico de barras de tipo único

El siguiente gráfico de barras se generó con esta configuración. Observe cómo la opción "Ordenar por" ordena las barras en orden descendente. Si configura la " Orientación de las barras" como horizontal, el resultado será este gráfico.

Comparación de tipos de gráficos de barras

El siguiente gráfico de barras comparativo se generó utilizando esta configuración.

Gráfico de barras apiladas

El siguiente gráfico de barras apiladas se generó utilizando esta configuración. Observe cómo los colores corresponden al color del indicador de salud.

También tienes la opción de apilarlos uno al lado del otro.

Burbuja

El siguiente gráfico de burbujas se generó utilizando esta configuración.

Si no selecciona el tamaño de las burbujas, se convertirá en un gráfico de dispersión y todas las burbujas tendrán el mismo tamaño.

Tarjeta

La vista de tarjeta está disponible como tipo de salida para proyectos, tareas y aplicaciones. También puede arrastrar y soltar tarjetas entre carriles si el atributo del carril es editable por el usuario. Por ejemplo, puede arrastrar y soltar si el carril es un campo personalizado como Estado de Kanban, pero no si es un campo calculado por el sistema como Estado de la programación.

Marcar las tareas como completadas al 100%

Cuando se arrastra una tarea a una columna determinada en la vista de tarjetas, a menudo se desea que se marque automáticamente como completada al 100 %.

Para configurar esto, inicie sesión como un usuario con privilegios de administrador y vaya a Menú principalAdministraciónGestión de proyectosOpciones de proyectoDeberías ver un campo llamado Estado final en KanbanSeleccione la columna en la que desea que la tarea se marque como completada al 100 % y guarde.

En el siguiente ejemplo, hemos seleccionado Estado Kanban > Hecho . Puede seleccionar cualquier otro campo personalizado que utilice para la vista de tarjeta. Esto significa que cuando el campo personalizado Estado Kanban de una tarea se establece en Hecho , la tarea se marcará automáticamente como completada al 100 %. El usuario final puede lograr esto arrastrando y soltando en la vista de tarjeta o editando la tarea y estableciendo el campo Estado Kanban en Hecho .

Naturalmente, si una tarea se marca como completada al 100%, su estado Kanban se establecerá automáticamente en Hecho.

Asimismo, si el campo personalizado de una tarea completada se modifica a un valor distinto de «Hecho», su porcentaje de finalización volverá al valor anterior. De igual modo, si el porcentaje de finalización de una tarea completada se establece en un valor distinto del 100 %, su «Estado Kanban» volverá al valor anterior.

Los administradores pueden programar el envío de informes por correo electrónico a usuarios específicos a intervalos regulares. Para programar un informe, abra la pantalla de edición de informes y haga clic en la Programación . Verá algo similar a esto:

En el ejemplo anterior, el informe se ejecutará con el usuario Megan todos los lunes (ya que el 6 de mayo de 2019 es lunes) a la 1:00 a. m. y el PDF resultante se enviará por correo electrónico a Weyland y Yutani.

Solo los usuarios no virtuales pueden ser seleccionados como suscriptores del informe

Los informes se pueden compartir con su equipo o con los clientes.

Compartir con los usuarios

La opción de compartir con los usuarios se determina mediante la sección "Visible para los usuarios" en la pestaña " Compartir " de la pantalla de agregar/editar informes.

• Para mantener un informe en privado, no lo compartas con nadie.
• Para compartirlo con todos en tu empresa, selecciona -Todos-.
• Para compartirlo con espacios de trabajo específicos, seleccione dichos espacios de trabajo.
• Para compartirlo con puestos de trabajo específicos, seleccione dichos puestos.

Agregar informes al menú principal del usuario

Los administradores pueden, para mayor comodidad, integrar los informes en el menú principal. Para ello, edite el informe y seleccione la opción correspondiente en el Acceso directo al menú .

Compartir con los clientes

La opción de compartir información con los clientes se determina mediante la sección "Visible para clientes" en la pestaña " Compartir " de la pantalla de agregar/editar informes.

• Para mantener un informe oculto a los clientes, no lo compartas con nadie.
• Para compartirlo con clientes específicos, seleccione esos clientes.
• Para compartirlo con todos los clientes, seleccione -Todos-.

Una vez que se comparte un informe con un cliente, aparecerá en el menú MM > Informes de esa persona.

Las pestañas que ves en la pantalla del proyecto también son informes.

Tu cuenta incluye algunas pestañas predeterminadas, pero tu administrador puede personalizarlas para adaptarlas a tu organización. Abrir Menú principalAdministraciónGestión de proyectosPestañas del proyecto Puedes agregar, editar, eliminar y reordenar los informes. A continuación, se muestra un ejemplo de la pantalla de administración de vistas del proyecto. Observa que ahora el orden de los informes coincide con el orden de las pestañas del proyecto.

Los paneles de control son una de las pantallas más importantes de Celoxis. No solo por la información que pueden transmitir, sino también por la cantidad de tareas que se pueden realizar directamente desde ellos.

Un panel de control es una colección de informes. Puedes crear diferentes paneles para diferentes roles y funciones. Por ejemplo, puedes crear un panel de control para el seguimiento de tareas y proyectos, así como el popular panel de control de registros RAID para tus gestores de proyectos.

También puedes crear paneles de control para los clientes. De esta forma, podrán obtener una visión general clara de sus proyectos, realizar un seguimiento de sus solicitudes de cambio, aprobaciones, etc., y estar al tanto de sus conversaciones en línea.

Un ejemplo:

Creación de paneles de control

Celoxis permite paneles compartidos y paneles privados. Para crear un panel, seleccione Panel desde Menú principalInformesTodos los informesMás Menú. Un ejemplo: En el ejemplo anterior, estamos creando un panel de control que es:

• Nombre: Panel de control de muestra
• Compartido con todos los usuarios
• Compartido con los clientes: Cliente 1 y Cliente 2

Filtros

Los filtros del panel de control solo permiten acceder a los datos de los proyectos que cumplen con los criterios de filtrado. Al marcar los filtros como "Preguntar" , la persona que ejecuta el informe puede modificar sus valores.

Paneles de control compartidos

Para crear paneles compartidos necesitará lo siguiente: Agregar informeconcedido privilegio. Esto se puede configurar desde el Menú principalAdministraciónGestión de cuentasControl de acceso pantalla. Para mantener el control, le recomendamos que otorgue este privilegio únicamente a usuarios responsables.

Paneles de control personales

Los paneles personales son paneles que solo son visibles para sus creadores. Los usuarios que tienen el privilegio pueden crear paneles personales. Para permitir la creación de paneles personales, marque la casilla Permitir paneles de control personales opción de Menú principalAdministraciónControl de accesoInformación de la empresa pantalla.

Asignación de paneles de control a usuarios y clientes

Los paneles se pueden asignar a usuarios y clientes desde la Preferencias . También puede asignar varios paneles y reordenarlos. El primer panel se convierte en el panel predeterminado para ese usuario. Veamos la selección de paneles para Joe: En la imagen anterior podemos ver que a Joe se le han asignado tres paneles: Tablero de seguimiento, que muestra el estado de los proyectos y las tareas; Registro RAID, que realiza un seguimiento de los riesgos, los problemas, etc.; y Estado semanal, que le permite realizar un seguimiento de las actualizaciones semanales.

Si Joe, después de iniciar sesión, hace clic en Panel de control en el menú principal, vería algo como esto:

Asignar paneles similares a los de otro usuario o cliente

Mediante el campo "Panel de control similar a..." de la pantalla de edición masiva , puedes configurar el panel de control de varias personas para que sea idéntico al de una persona en particular. Por ejemplo, puedes seleccionar a Mark, Peter y Luke y hacer que sus paneles de control sean exactamente iguales a los de Xavier.

Imprimir paneles de control en formato PDF

Puedes exportar un panel de control a PDF o incluso a una imagen. Para imprimirlo, consulta la siguiente imagen:

Límites

consulte el sobre límites .

La obtención y el procesamiento de grandes cantidades de datos ralentizan la aplicación tanto para usted como para los demás usuarios. Para mantener un rendimiento predecible, hemos establecido límites razonables en la cantidad de datos utilizados para generar informes.

Si usted es un cliente con una instalación local, puede cambiar estos límites, pero le recomendamos encarecidamente que lo haga solo después de una cuidadosa consideración.

Límite de filas de consulta (15.000 registros)

Cada informe ejecuta una o más consultas a la base de datos. Si una consulta devuelve más de 15 000 filas, el informe no se ejecuta y se muestra un mensaje de error.

Para solucionar esto, agregue más filtros, especialmente aquellos que reducen los datos a nivel de base de datos. Algunos filtros comunes y efectivos son:

• Filtros de fecha (normalmente te interesan los datos recientes)
• Estado del proyecto
• Tarea completada
• Estado de entrada de tiempo

Nota: El límite de 15 000 filas se aplica antes de las comprobaciones de seguridad y los filtros de campos personalizados. Esto significa que la base de datos puede devolver más de 15 000 filas, aunque el informe final muestre muchas menos.

Límite del período del informe de tendencias

Los informes con desglose temporal consumen muchos recursos porque los valores se calculan sobre la marcha para cada fila y cada período, en lugar de simplemente leerse de la base de datos. Por ejemplo, si una tarea se desarrolla del 3 de marzo al 8 de noviembre con un coste previsto de 10 000, el coste se distribuye entre todos los días laborables de ese período, teniendo en cuenta los calendarios y las excepciones.

El filtro Periodo y la configuración de Zoom controlan conjuntamente la cantidad de datos que se incluyen. Su combinación tiene los siguientes límites:

• Si Zoom es de día, el período no puede exceder los 3 meses.
• Si Zoom es Semanal o Mensual, el Periodo no puede exceder los 12 meses.

Límite de visualización de tarjetas

La vista de tarjetas admite hasta 150 elementos para un mejor rendimiento en todos los dispositivos. Primero, filtra completados . Si aún así alcanzas el límite, usa filtros de fecha para ocultar los elementos con fecha lejana.

Límite del gráfico de burbujas

El gráfico de burbujas muestra hasta 100 burbujas para una mejor legibilidad. Primero, filtra completados . Si aún así alcanzas el límite, usa filtros de fecha para ocultar los elementos que estén muy lejos en el futuro.

Límites del panel de control

Un panel de control es una colección de informes y equivale a ejecutarlos todos a la vez. Para mantener el rendimiento, los paneles de control tienen los siguientes límites:

• Los informes que requieren mucha capacidad de procesamiento, como el Informe de hojas de horas incompletas, no están permitidos en los paneles de control. Puede marcarlos con una estrella o agregar un acceso directo en el menú para acceder a ellos con un solo clic.
• Un panel de control puede tener un máximo de 10 informes.
• El número de paneles compartidos por cuenta depende del número de usuarios adquiridos:
  Paneles compartidos = min(max(20, usuarios × 2), 100)
  Esto significa que cada cuenta tiene al menos 20 y como máximo 100 paneles compartidos.

Para crear informes, debe tener el privilegio. Para agregar un informe, abra el panel de informes haciendo clic Menú principalInformesTodos los informes y luego haga clic en el Nuevo informe Botón. A continuación, seleccione el tipo de informe adecuado. Esto abrirá un formulario, cuyos detalles se explican a continuación:

Detalles

Acceso directo al menú: el elemento del menú principal bajo el cual debe aparecer este informe para un acceso rápido.

Filtros

Filtros para limitar los datos de este informe. Leer más.

Producción

El formato que desea para este informe: gráfico circular, gráfico de barras, tabla, etc. Leer más.

Intercambio

Los informes se pueden compartir con tu equipo o con los clientes. Leer más.

Cronograma

Indique si desea que Celoxis le envíe este informe por correo electrónico a intervalos regulares. Leer más.

Para obtener acceso rápido a los informes, debe marcarlo como favoritoLos informes marcados con un asterisco aparecen en el Menú principalInformes Menú. Algunos informes, por motivos de rendimiento, no se pueden mostrar en los paneles. Si los usa con frecuencia, le recomendamos marcarlos como favoritos para acceder a ellos con un par de clics.

Para marcar o desmarcar un informe como favorito, primero ejecútelo y luego haga clic en el icono correspondiente en el título. En el ejemplo anterior, el informe ya está marcado como favorito, como lo indica la estrella rellena que aparece al principio del título.

PDF e imagen

Haz clic en el título de la página y luego en Imprimir. Se abrirá una ventana emergente como la que se muestra a continuación.

CSV

Haz clic en el título de la página seguido de una de las siguientes opciones:

• CSV: todos los registros del informe se exportan, pero no hay agrupación de datos.
• Tipo Grupo CSV: todos los registros del informe se exportan y agrupan tal como los ve en su navegador.

La línea de tiempo es una vista horizontal de solo lectura que muestra las tareas e hitos seleccionados en uno o más proyectos. Está diseñada para gerentes de proyecto que desean una vista rápida de los elementos clave del cronograma a nivel de portafolio o proyecto sin tener que abrir el diagrama de Gantt completo.

Cada proyecto aparece como una tarjeta independiente que muestra:

• Nombre del proyecto con su fecha de inicio y finalización
• Eje de fechas en la parte superior
• Barras de tareas con indicador de progreso y estado de programación
• Franja de hitos debajo del gráfico (marcadores de diamante con etiquetas)
• Marcador de hoy : píldora verde en el encabezado y una línea vertical que atraviesa el gráfico.

La función Línea de tiempo te ayuda a supervisar el progreso, identificar hitos y fechas límite, comparar cronogramas entre proyectos y compartir el estado con las partes interesadas.

No es un editor: no puedes arrastrar las tareas para reprogramarlas en la línea de tiempo. Para cambiar fechas o detalles, abre la tarea desde la línea de tiempo y edítala en el panel de tareas.

Una tarea aparece en la línea de tiempo solo cuando todas las siguientes condiciones:

1. La opción "Mostrar en la línea de tiempo" está configurada en "Sí" para la tarea.
2. La tarea tiene una fecha de inicio y de finalización previstas .
3. Tienes permiso para ver el proyecto y la tarea.
4. El proyecto tiene al menos una tarea que cumple los requisitos; los proyectos sin tareas con plazos definidos se omiten por completo.

Lo que no aparecerá

Para agregar una tarea, seleccione " Sí" en la opción "Mostrar en la línea de tiempo" del formulario de la tarea e indique la fecha y hora de inicio y finalización previstas. Para ocultar una tarea, consulte "Eliminar de la línea de tiempo".

Puedes abrir la línea de tiempo en varios lugares. El gráfico tiene el mismo aspecto; solo difieren el diseño de la página y la barra de herramientas.

Cada tarea en la línea de tiempo es una barra en el área del gráfico.

• Nombre : el nombre de la tarea está impreso en la barra.
• Relleno de progreso : la parte sólida muestra el porcentaje completado; la parte más clara muestra el trabajo que aún queda por hacer.
• ✔ al 100% : aparece una marca de verificación junto al nombre cuando la tarea está completamente terminada.
• Carriles : las tareas superpuestas se mueven a filas separadas en lugar de apilarse en una sola fila.

La barra de tiempo abarca desde la fecha de inicio prevista hasta la fecha de finalización prevista. Las tareas sin ambas fechas, o con la opción " Mostrar en la línea de tiempo " desactivada, no aparecen.

Los hitos aparecen en una franja debajo del gráfico principal, no como barras horizontales.

• Diamantes : los diamantes negros se sitúan sobre una línea base horizontal, uno por columna de fecha.
• Etiquetas : la fecha aparece debajo de cada diamante; los nombres de los hitos se muestran como minidiamantes de colores con texto.
• Apilamiento del mismo día : cuando dos o más hitos comparten una fecha, se apilan verticalmente debajo de esa columna.

Un elemento se muestra como un hito (no como una barra) cuando:

• La tarea se marca como un hito, o
• La finalización prevista no se extiende más allá de la hora de inicio prevista (elemento del mismo día/duración cero)

El color de la barra proviene del estado de programación o la configuración de color en Celoxis; es el mismo color que se ve en otras partes de la tarea. Úselo para identificar rápidamente el tipo o la categoría de la tarea.

El estado del cronograma (por ejemplo, En curso, En riesgo o Vencido) no se muestra en la barra. Pase el cursor sobre la barra para verlo en la información emergente junto con las fechas y el nombre de la tarea.

Cuando la fecha actual se encuentra dentro del rango de fechas visible de un proyecto, Celoxis dibuja dos marcadores:

• Una píldora verde en el encabezado de la fecha en la posición de hoy.
• Una línea verde vertical atraviesa el diagrama de tareas y la tira de hitos.

Hoy está dentro del rango significa que hoy se encuentra entre la fecha de inicio más temprana y la fecha de finalización más tardía de las tareas de la línea de tiempo en esa tarjeta de proyecto. Si hoy es antes de que comience el proyecto o después de que finalice, el marcador de Hoy se oculta para esa tarjeta.

Coloca el cursor sobre una barra de tareas o un hito para abrir una información emergente. Esta muestra:

• Nombre de la tarea o hito
• Fechas de inicio y finalización (se combinan en una sola fecha cuando coinciden en el mismo día)
• Indicador de estado del cronograma (por ejemplo, En curso o En riesgo, Vencido)

Las sugerencias emergentes son de solo lectura; le permiten examinar el gráfico sin abrir la tarea. Haga clic en la barra o el hito cuando necesite ver o editar los detalles en el panel.

Haz clic en cualquier barra de tareas o hito de la línea de tiempo para abrir esa tarea en el panel lateral.

1. Haz clic en la barra o el hito del gráfico.
2. Visualice o edite los campos del panel lateral (fechas, nombre, progreso, Mostrar en la línea de tiempo, color, etc.) y guarde.
3. Cierra el cajón cuando hayas terminado.

Utilice el menú desplegable de zoom para cambiar la cantidad de información del horario que desea ver a la vez.

En un informe de cronograma, el control se encuentra en la parte superior de la página. En la vista general del proyecto, se encuentra en el encabezado del proyecto.