Celoxis 15.1 — la base de connaissances complète

Ce guide de démarrage rapide vous aidera à comprendre :

1. Comment l'information est organisée
2. Comment se connecter
3. Comment utiliser votre tableau de bord
4. Comment naviguer dans l'interface utilisateur.
5. Comment modifier vos préférences
6. Comment créer son premier projet
7. Comment utiliser un diagramme de Gantt
8. Comment rendre compte de l'avancement des tâches
9. Comment enregistrer le temps
10. Comment suivre les projets
11. Comment exécuter des rapports
12. Comment obtenir de l'aide

A. Comment l'information est organisée

Vous pouvez créer des projets, des tâches, des risques, des problèmes, des demandes de changement, etc. Vous pouvez également enregistrer votre temps et vos dépenses, télécharger des fichiers et ajouter des commentaires. Voyons comment tout cela est organisé.

 
Organisation │ ├── Espace de travail 1 (ex. : Ingénierie) │ │ │ ├── Projet 1.1 │ │ │ │ │ ├── Tâches │ │ │ │ │ │ │ ├── Sous-tâches │ │ │ ├── Suivi du temps │ │ │ ├── Dépenses │ │ │ ├── Mises à jour │ │ │ └── Fichiers │ │ │ │ │ ├── Discussions │ │ │ │ │ ├── Risques (Application personnalisée) │ │ │ │ │ │ │ ├── Journaux de temps │ │ │ ├── Mises à jour │ │ │ └── Fichiers │ │ │ │ │ ├── Problèmes (Application personnalisée) │ │ │ │ │ │ │ ├── Journaux de temps │ │ │ ├── Mises à jour │ │ │ └── Fichiers │ │ │ │ │ └── Fichiers │ │ │ ├── Projet 1.2 │ │ ... │ └── Projet 1.N │ ├── Espace de travail 2 (ex. : Marketing) │ │ │ ├── Projet 2.1 │ │ ... │ └── Projet 2.N │ └── Espace de travail M (ex. : Ventes) │ ├── Projet M.1 │ ... └── Projet MN

Les espaces de travail sont comme des services. Ils permettent de segmenter facilement les données et d'en contrôler l'accès. Si vous n'utilisez pas cette fonctionnalité, elle est automatiquement masquée dans votre interface utilisateur.

Les projets contiennent des tâches, des risques, des problèmes et d'autres applications personnalisées. Vous pouvez également y mener des discussions et y importer des fichiers. Chaque projet est associé à un espace de travail.

Les tâches peuvent contenir des sous-tâches. Vous pouvez enregistrer le temps passé et les dépenses associées aux tâches. Vous pouvez également télécharger des fichiers ou ajouter des commentaires.

Les applications personnalisées telles que Risques et Problèmes sont intégrées aux projets. Vous pouvez y enregistrer le temps passé, y importer des fichiers ou y ajouter des commentaires.

B. Comment se connecter

Lors de la création d'un compte utilisateur, un courriel contenant un nom d'utilisateur, un mot de passe et un lien de connexion est envoyé à l'utilisateur. Veuillez consulter ce courriel pour obtenir votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Après vous être connecté, vous devrez modifier votre mot de passe.

• SaaS
• Sur site

URL : https://celoxis.com

Contactez votre administrateur système ou consultez l'e-mail dans votre boîte de réception comme indiqué précédemment.

Comme vous pouvez le constater, l'écran de connexion est simple. Si votre organisation utilise l'authentification unique (SSO), cliquez sur le lien SSO mis en évidence dans l'image.

C. Tableau de bord

Votre compte sera préconfiguré avec plusieurs tableaux de bord que nous jugeons utiles. Utilisez-les tels quels ou comme point de départ pour vos personnalisations.

Il y a 5 choses que vous devez savoir :

1Plusieurs tableaux de bord

Vous pouvez créer plusieurs tableaux de bord adaptés à votre style de travail. Vous pouvez créer différents tableaux de bord selon le rôle : par exemple, un tableau de bord pour le chef de projet, un membre d’équipe, un gestionnaire de ressources, un directeur de PMO, etc. Vous pouvez même créer différents tableaux de bord selon la fonction : par exemple, un tableau de bord pour la planification, le suivi, l’assurance qualité, l’utilisation des ressources, etc.

Plusieurs tableaux de bord peuvent être attribués à un même utilisateur.

2Personnalisation des tableaux de bord

Vous pouvez personnaliser les widgets, les mises en page, les colonnes, les filtres, les regroupements et bien plus encore.

Dans l'exemple suivant, un widget est supprimé, puis un nouveau widget est ajouté et redimensionné.

3Effectuer des actions sur les tableaux de bord

Vous devriez pouvoir effectuer la plupart de votre travail depuis vos tableaux de bord.

Dans l'exemple suivant, un responsable explore un graphique circulaire pour lister toutes les tâches en retard et demande une mise à jour aux personnes assignées.

4Partage de tableaux de bord

Les tableaux de bord peuvent être exportés au format PDF, que vous pouvez ensuite envoyer par e-mail.

5Tableaux de bord de planification

Vous pouvez programmer l'envoi de tableaux de bord par e-mail à des heures fixes.

Cliquez sur l'icône à côté du nom du tableau de bord, puis sur « Planification » pour saisir les détails de votre planification et les destinataires.

D. Navigation dans l'interface utilisateur

L'interface utilisateur de Celoxis est cohérente et prévisible. Autrement dit, si vous comprenez le fonctionnement d'une page, vous comprendrez celui de 90 % des autres pages.

Nous allons maintenant examiner les éléments de base de l'interface utilisateur :

1. Le menu principal
2. Le menu d'accompagnement
3. Menu des articles récents
4. Rapports recommandés
5. Une page typique

1Le menu supérieur (ou barre supérieure)

Les éléments situés à gauche du menu principal (titre de la page et actions) changent à chaque page, tandis que ceux situés à droite, à partir de l'icône de recherche, restent inchangés. L'image suivante décrit les éléments du menu principal.

Le menu Ajouter

Le bouton « Ajouter » est toujours disponible sur toutes les pages et permet d’ajouter des projets, des tâches, des problèmes, des risques, des utilisateurs, etc., comme indiqué ci-dessous. Vous pouvez accéder rapidement à la feuille de temps en cliquant sur l’icône correspondante.

2La barre latérale (ou le menu principal)

La barre latérale permet de naviguer entre les différentes pages, comme indiqué ci-dessous.

Barre latérale > Menu des applications

Le menu Applications permet d'accéder à la liste de vos applications personnalisées. Dans l'exemple suivant, cliquer sur Problèmes vous mènera à la liste des problèmes.

3Menu des articles récents

Ce menu est un gain de temps précieux. Il vous permet d'accéder rapidement à vos projets, tâches, problèmes, bogues, rapports, etc. récemment consultés.

4Rapports recommandés

Si vous utilisez fréquemment un rapport, marquez-le comme favori en cliquant sur l'icône en forme d'étoile dans le rapport. Une fois cette opération effectuée, ce rapport apparaîtra dans votre menu Rapports.

Dans l'exemple ci-dessus, cliquer sur l'étoile du rapport X le rend disponible dans le Rapports .

Astuce : Gagnez de l’espace à l’écran en cliquant sur

5Une page typique

La plupart des pages auront la même structure que l'exemple ci-dessous.

Actions groupées

Sélectionnez plusieurs éléments dans la liste et cliquez sur ce bouton pour effectuer des actions sur la liste sélectionnée.

Filtres

Cliquez pour modifier les filtres

Télécharger

Permet de télécharger le rapport dans plusieurs formats

Édition en ligne

Cliquez pour modifier la valeur directement, sans ouvrir de formulaire.

Menu rapide

Liste des actions fréquemment effectuées sur un élément de liste. Par exemple : ouvrir le diagramme de Gantt d’un projet.

Afficher un élément tel qu'un projet, une tâche, un problème ou un élément d'application personnalisé.

Cliquer sur le nom d'un élément ouvre son panneau. Dans l'exemple suivant, nous cliquons sur un projet pour le consulter.

Le comité de projet

Les panneaux comportent des onglets permettant de consulter rapidement les éléments associés tels que les tâches, les fichiers, les risques et même les rapports. Cliquer sur l'onglet L'icône affichera un menu d'actions complet, comme illustré ci-dessous. Les panneaux pour les tâches, les problèmes, etc., sont organisés de la même manière.

E. Modifier vos préférences

Cliquez Menu principalProfil

Cliquez sur l' Préférences pour modifier votre langue, les formats de date, les options de notification par e-mail et autres préférences.

F. Créer votre premier projet

Cliquez sur Menu principalProjet Pour ajouter un projet, plusieurs options s'offrent à vous, comme indiqué ci-dessous. Si vous possédez des fichiers Microsoft Project, vous pouvez les importer ; sinon, vous pouvez créer un projet vierge.

Activez votre projet

Marquez ce projet comme actif afin d'indiquer au système que son avancement est en cours. Vous recevrez alors des notifications par e-mail et des indicateurs de couleur pour ce projet, et vous bénéficierez d'une meilleure expérience des fonctionnalités du logiciel.

Diagramme de Gantt

Cliquez sur sur le panneau du projet pour ouvrir le diagramme de Gantt.

La vidéo suivante met en lumière certaines des fonctionnalités importantes du diagramme de Gantt, telles que :

• Édition en ligne
• Glisser-déposer pour modifier la planification des tâches, déplacer les tâches et ajouter des dépendances
• Ajout rapide de plusieurs tâches
• Affectation des ressources aux tâches
• Identifier les tâches avec des ressources surchargées à l'aide de l'icône
• Sélectionner plusieurs tâches et cliquer avec le bouton droit pour effectuer des actions sur celles-ci
• Visualisation du chemin critique

H. Rapport d'avancement des tâches

Les membres de l'équipe peuvent rendre compte de l'avancement des tâches depuis leur tableau de bord.

Rendre compte de l'avancement de plusieurs tâches simultanément

Sélectionnez les tâches à signaler, cliquez sur l'icône et choisissez l'action appropriée. L' « En bonne voie » permet d'indiquer que les opérations progressent comme prévu.

Rendre compte des progrès détaillés réalisés sur une seule tâche

Vous pouvez saisir une mise à jour détaillée et même enregistrer du temps en même temps en utilisant l' action Ajouter une mise à jour, comme indiqué ci-dessous

Cela ouvrira un formulaire comme celui-ci :

I. Remplissage des feuilles de temps

Dans la section précédente, nous avons vu comment enregistrer le temps passé sur une tâche spécifique tout en mettant à jour sa progression. Nous allons maintenant examiner comment enregistrer le temps passé sur l'écran hebdomadaire.

Pour ouvrir votre feuille de temps hebdomadaire, cliquez Menu principalFeuille de temps.

Vous pouvez enregistrer le temps consacré aux tâches ainsi que le temps hors projet sur la feuille de temps hebdomadaire. Lors de l'enregistrement du temps, vous pouvez également mettre à jour l'avancement des tâches.

J. Suivi des projets

À mesure que les membres de l'équipe rendent compte de l'avancement de leurs tâches, le système calcule automatiquement les dates d'achèvement estimées et les coûts des tâches et des projets. Ces informations sont affichées à l'aide d'indicateurs RAG (rouge, orange, vert, bleu).

Le tableau de bord Gestionnaire de projet est idéal pour suivre vos projets. Vous pouvez personnaliser les colonnes des widgets de liste, ajouter des widgets graphiques et identifier rapidement les problèmes. Consultez la Tableaux de bord de ce document pour plus d'informations.

Suivi d'un projet unique

Lorsque vous cliquez sur un projet, un panneau s'ouvre. Ce panneau contient de nombreuses informations de suivi intéressantes concernant le calendrier, les coûts, les revenus et identifie même les éléments prioritaires dans les problèmes, les demandes de modification, etc.

Vous pouvez également cliquer sur les différents onglets pour obtenir divers rapports relatifs à un projet. Un exemple est présenté ci-dessous. Tous les onglets sont entièrement personnalisables ; vous pouvez en ajouter, les modifier ou les supprimer selon vos besoins.

K. Rapport

Celoxis possède l'un des moteurs de reporting les plus performants du secteur. Nous proposons plusieurs rapports prédéfinis que vous pouvez utiliser tels quels ou comme point de départ pour créer vos propres rapports. Pour accéder aux rapports, cliquez ici Menu principalRapportsTous les rapports.

Les exemples de rapports ci-dessous démontrent la puissance de nos reportages.

Suivi budgétaire

Performance des coûts par division

Courbe en S des coûts

Détail des coûts mensuels

Performance des revenus par unité opérationnelle et par responsable

Feuille de route du produit

L. Obtenir de l'aide

Une aide contextuelle est disponible sur de nombreuses pages et vous redirige directement vers la documentation correspondante. Cliquez sur l'icône ci-dessous.

Pour poser une question à notre équipe d'assistance ou pour accéder au portail de documentation, cliquez sur les éléments appropriés dans le menu principal.

Ce guide de démarrage rapide vous aidera à comprendre comment :

1. Désactivez les fonctionnalités indésirables
2. Configurer les paramètres du compte
3. Configurer les politiques de mot de passe
4. Personnaliser les paramètres du projet
5. Configurer les calendriers de travail
6. Saisissez vos jours fériés
7. Personnaliser les types de projets
8. Ajouter des champs personnalisés
9. Configurer les tableaux de bord
10. Personnaliser les couloirs Kanban
11. Configurer le suivi du temps
12. Ajouter des utilisateurs
13. Ajouter des clients

A. Désactiver les fonctionnalités indésirables

Lorsque vous désactivez les fonctionnalités que vous n'utilisez pas, les boutons et menus associés ne sont pas affichés aux utilisateurs de votre compte, ce qui simplifie l'interface. Pour ce faire, rendez-vous à l'adresse suivante : Menu principalAdministrateurEnsuite, activez ou désactivez les fonctionnalités comme indiqué ci-dessous. Dans l'image suivante, Dépenses et Contacts Cette fonctionnalité a été désactivée.

B. Configurer les paramètres du compte

Plusieurs paramètres de widgets d'organisation sont utilisés lors de l'affichage de divers widgets d'interface utilisateur, tels que les calendriers ou les rapports. Configurez les options mises en évidence dans l'image ci-dessous en accédant à Menu principalAdministrateurGestion de compteInformations sur l'entreprise

C. Configurer les politiques de mot de passe

Vous pouvez configurer les paramètres de connexion en accédant à Menu principalAdministrateurGestion de compteInformations sur l'entreprise puis en cliquant sur le Règles de mot de passe languette.

Si vous utilisez l'authentification unique, nous vous recommandons de vous familiariser d'abord avec le logiciel et d'activer la fonctionnalité d'authentification unique ultérieurement.

D. Personnaliser les paramètres du projet

Vous pouvez personnaliser certains paramètres de base de gestion de projet en allant sur Menu principalAdministrateurGestion de projetOptions du projetNous vous recommandons de laisser les paramètres tels quels si vous n'êtes pas sûr de vos besoins exacts.

E. Configurer les calendriers de travail

Le logiciel est capable de planifier automatiquement les tâches en fonction des horaires de travail et des congés de la personne assignée, ainsi que d'autres paramètres tels que les dépendances, les contraintes, etc. Il est donc important de définir correctement les horaires de travail.

Pour configurer, rendez-vous sur Menu principalAdministrateurGestion de projetCalendriers de travailSi vos utilisateurs travaillent selon des horaires ou des fuseaux horaires différents, créez un calendrier pour chacun. Nommez-les de manière à ce qu'ils soient facilement identifiables, par exemple « Demi-journée » ou « Bureau de Londres ».

En savoir plus sur les calendriers de travail ⟶

F. Saisissez vos jours fériés

Celoxis planifiera les tâches en tenant compte des jours fériés. Les jours fériés peuvent être saisis pour tous (par exemple, Noël), pour des calendriers professionnels spécifiques (par exemple, le 4 juillet – uniquement pour les calendriers américains) ou pour un utilisateur spécifique (par exemple, Joe est en congé du 10 mars 2020 au 20 avril 2020).

Pour saisir les jours fériés, rendez-vous sur Menu principalAdministrateurGestion de projetCalendriers de travail puis cliquez sur Exceptions languette.

En savoir plus sur l'ajout de jours fériés ⟶

G. Personnaliser les types de projets

Les types de projets permettent de catégoriser les projets, ce qui facilite le filtrage et la création de rapports. Vous pouvez également associer différents champs personnalisés à différents types de projets. Pour saisir vos types de projets, rendez-vous sur Menu principalAdministrateurGestion de projetTypes de projets.

En savoir plus sur les types de projets ⟶

H. Ajouter des champs personnalisés

Vous pouvez créer de nombreux champs personnalisés pour les projets, les tâches, les utilisateurs, les problèmes, les risques, etc. Celoxis prend en charge différents types de champs personnalisés, comme le texte, la sélection unique, la sélection multiple, et bien plus encore. Vous pouvez même créer des champs de formule.

Plusieurs champs personnalisés ont déjà été créés. Pour les modifier ou créer les vôtres, rendez-vous sur Menu principalAdministrateurGestion de compteChamps personnalisés.

Vous pouvez associer le même champ personnalisé à plusieurs types d'éléments. Par exemple, le champ personnalisé suivant est disponible pour tous les types de projets, l'application personnalisée « Demande de projet » et les tâches. Pour le modifier, cliquez sur l'icône correspondante dans la liste, comme indiqué ci-dessus.

En savoir plus sur les champs personnalisés ⟶

J. Configurer les tableaux de bord

Avant d'ajouter des utilisateurs, vous devez préparer des tableaux de bord pour chacun d'eux. Nous avons déjà créé quelques tableaux de bord pour les responsables, les cadres et les membres de l'équipe. Pour les consulter et les modifier, rendez-vous sur : Menu principalRapportsTous les rapports.

Pour plus d'informations, consultez la section tableau de bord du guide de démarrage pour les utilisateurs.

K. Personnaliser les couloirs Kanban

Si votre organisation utilise une vue de type Kanban pour le suivi des tâches, vous devez configurer vos couloirs si nécessaire. Nous proposons les trois couloirs les plus courants : Backlog, En cours et Terminé.

Pour changer, rendez-vous sur Menu principalAdministrateurChamps personnalisés et cliquez sur icône à côté de État de Kanban Dans ce champ, modifiez les options selon vos besoins.

L. Configurer le suivi du temps

Celoxis propose un module de suivi du temps complet, flexible et personnalisable. Sa configuration est simple.

Codes temporels

Si vous pratiquez la facturation à l'activité ou si vous souhaitez catégoriser les relevés de temps, vous devriez personnaliser cette liste en allant sur Menu principalAdministrateurFeuille de tempsCodes temporels.

Modèle de facturation

Celoxis vous offre la possibilité de désactiver la facturation, ou d'utiliser un modèle de facturation à l'activité (avec un tarif horaire défini pour chaque activité) ou un modèle par utilisateur (avec un tarif horaire défini pour chaque utilisateur). Pour modifier ce paramètre, rendez-vous sur : Menu principalAdministrateurFeuille de temps et choisissez l'option appropriée comme indiqué ci-dessous.

Options X/Feuille de temps

Cliquez sur Menu principalAdministrateurFeuille de tempsOptions de feuille de temps Vous pouvez personnaliser le suivi du temps selon vos besoins. De nombreuses options utiles sont à votre disposition. En cas de doute, vous pouvez les modifier ultérieurement.

M. Ajouter des utilisateurs

Celoxis vous permet de créer un utilisateur « semblable » à un autre utilisateur : le nouvel utilisateur héritera des tableaux de bord, des préférences de notification, des privilèges de sécurité, etc., ce qui vous permet de créer très facilement des utilisateurs similaires.

Vous pouvez ajouter plusieurs utilisateurs en une seule fois en important un fichier CSV. En savoir plus.

Affichage de la liste des utilisateurs

Allez à Menu principalPlusUtilisateurs

Se connecter en tant qu'autre utilisateur

Pour vérifier ce que voit un utilisateur, vous pouvez vous connecter rapidement avec son compte. Allez à Menu principalPlusUtilisateurs et cliquez sur Passer à pour un utilisateur comme indiqué ci-dessous.

Retour

Pour revenir en arrière, cliquez sur le bouton comme indiqué ci-dessous.

En savoir plus sur les utilisateurs ⟶

N. Clients

Les projets peuvent être associés à des clients. Vous pouvez, si vous le souhaitez, leur fournir un identifiant et un tableau de bord pour qu'ils puissent consulter l'état d'avancement des projets et collaborer avec votre équipe via le logiciel. Pour afficher ou ajouter des clients, rendez-vous sur : Menu principalPlusClients.

En savoir plus sur nos clients ⟶

Les états de projet vous permettent de définir et de suivre le cycle de vie d'un projet, de son lancement à sa clôture. Par défaut, nous proposons les états suivants : Brouillon, Actif, Annulé, En attente, Archivé ; vous pouvez toutefois les personnaliser selon vos besoins.

Les états vous permettent également de contrôler certains aspects du comportement du système. Par exemple, vous pouvez interdire l'enregistrement du temps passé sur les projets à l' brouillon ou archivé .

Le comportement du système diffère également en fonction de l'état d' avancement.

Scène

Chaque état de projet doit appartenir à une seule des phases suivantes : planification, exécution et clôture. Le système se comportera différemment selon la phase que représente l’état du projet, comme décrit ci-dessous :

Par exemple, si vous définissez un état de projet appelé « Non approuvé » et que vous définissez son étape sur « Planification », alors tout projet à l'état « Non approuvé » ne comportera pas d'indicateurs RAG et ne générera pas de notifications par e-mail. Cependant, toute exception de travail ajoutée pour les calendriers de travail ou les ressources entraînera un recalcul du plan de projet.

Utilisation des états du projet

Un projet ne peut appartenir qu'à un seul état de projet.

L'état du projet peut être défini sur l'écran d'ajout/modification de projet, sous l'onglet « Champs personnalisés ». Pour modifier l'état de plusieurs projets simultanément, vous pouvez utiliser l'écran de modification groupée.

Les états de projet peuvent également être utilisés dans les colonnes, les filtres, les groupes et les graphiques.

Gestion des états de projet

Seuls les administrateurs peuvent gérer l'état des projets. Pour gérer l'état des projets, accédez à Menu principalAdministrateurProjetsÉtats du projet

Si vous réalisez des projets de structure similaire, au lieu de repartir de zéro à chaque fois, vous pouvez créer et enregistrer ces projets comme modèles pour démarrer rapidement un nouveau projet.

Utilisation de modèles de projet

Pour créer un nouveau projet à partir d'un modèle, cliquez sur Menu principalProjetUtiliser un modèle

Gestion des modèles de projet

Seuls les administrateurs peuvent créer et gérer des modèles de projet.

Il est possible de créer un modèle à partir de n'importe quel projet. Pour créer ou gérer des modèles de projet, accédez à Menu principalAdministrateurProjetsModèles de projet

Les types de projets vous permettent de les catégoriser. Nos rapports vous donnent accès à des indicateurs clés de performance (KPI) importants, tels que le profit, l'effort et la marge, agrégés par type de projet, ce qui vous aide à comprendre les performances de votre entreprise.

Vous pouvez également configurer des champs personnalisés spécifiques à vos types de projets afin de recueillir des données commerciales pertinentes.

Par exemple, un cabinet d'avocats peut avoir des types de projets tels que « Faillite » et « Brevets ». Les champs personnalisés pourraient être « Compagnie d'assurance » et « Numéro de prêt » pour le premier ; et « Numéro de brevet », « Promoteur du brevet » et « État du brevet » pour le second.

Utilisation des types de projets

Un projet ne peut appartenir qu'à un seul type de projet.

Vous pouvez définir le type de projet sur l'écran d'ajout/modification de projet, dans l'onglet « Champs personnalisés ». Pour modifier le type de plusieurs projets simultanément, utilisez l'écran de modification groupée.

Les types de projets peuvent également être utilisés dans les colonnes, les filtres, les groupes et les graphiques.

Gestion des types de projets

Seuls les administrateurs peuvent gérer les types de projets. Pour gérer les types de projets, accédez à Menu principalAdministrateurProjetsTypes de projets

Les clients sont des personnes physiques ou morales pour lesquelles des projets sont réalisés. L'association des clients aux projets facilite le filtrage, la production de rapports, la création de graphiques et bien d'autres aspects.

De plus, vous pouvez donner accès à vos clients afin qu'ils puissent se connecter pour consulter les rapports partagés avec eux, participer à des discussions en ligne, partager des fichiers et même participer aux flux de travail de l'entreprise (par exemple, les bogues, les demandes de modification et les approbations).

L'accès client est gratuit.

Connexion client

Les clients virtuels sont des clients sans identifiant ni mot de passe. Ils ne peuvent donc pas se connecter à Celoxis. Lors de la création d'un client, vous pouvez lui attribuer un identifiant et un mot de passe. Vous pouvez également configurer ses informations de connexion depuis l'écran de modification du client.

Si, ultérieurement, vous souhaitez retirer l'accès à la connexion, il vous suffit d'effacer le nom d'utilisateur et le mot de passe de ce client.

Afin d'éviter tout incident, les clients ne sont pas informés de leurs identifiants de connexion. Il vous appartient de les leur communiquer.

Privilèges du client

Chaque compte client peut être configuré pour disposer des privilèges suivants :

Affichage des tâches par le client : ce paramètre détermine si les clients peuvent consulter les détails des tâches. Les champs financiers (y compris les champs personnalisés) ne sont jamais affichés aux clients.

Affichage des mises à jour des tâches par le client : ceci détermine si les clients peuvent consulter les mises à jour et les commentaires relatifs à la tâche.

Ajout de mises à jour de tâches Cp : Ceci détermine si les clients peuvent ajouter des commentaires à une tâche.

Si vous partagez des rapports avec votre client, les privilèges mentionnés ci-dessus prévalent sur les données partagées. Par exemple, si vous partagez un rapport de liste de tâches avec un client qui ne dispose pas du « Afficher les tâches » , ce client verra un rapport vide.

Hiérarchie des clients

Considérez les scénarios suivants :

• Plusieurs personnes d'une organisation cliente souhaitent collaborer sur un projet.
• Votre entreprise réalise des projets pour différents départements (ou filiales) d'un client, mais la direction souhaite des rapports consolidés. Par exemple, votre entreprise peut travailler pour IBM Inde et IBM France, et vos dirigeants peuvent souhaiter un rapport consolidé pour IBM. De plus, vous ne souhaitez pas que les collaborateurs d'IBM Inde aient accès aux projets d'IBM France, et inversement.
• Vous souhaitez empêcher tout accès accidentel d'un client au projet d'un autre. Par exemple, vous ne voulez pas donner à CBM l'accès aux projets d'IBM à cause d'une faute de frappe.

C’est là qu’intervient le concept de hiérarchie client . Celoxis vous permet de créer des hiérarchies clients pour une meilleure gestion des rapports, une collaboration optimisée et un contrôle d’accès amélioré

Exemple

Considérez les clients suivants :

 1 Peter Parker 2 IBM 3 ├── John 4 └── Alisha 5 Acme 6 ├── Acme (France) 7 │ ├── Pierre 8 │ └── Chloé │ 9 └── Acme (Inde) 10 ├── Ravi 11 └── Suresh

Il y a au total 11 clients.

Peter Parker est un client individuel. Il n'y a pas de hiérarchie.

IBM a deux clients enfants : John et Alisha.

Acme a deux clients enfants - Acme (France) et Acme (Inde), chacun ayant deux clients enfants - Pierre et Chloé pour le premier et Ravi et Suresh pour le second.

Pour créer cette relation parent-enfant, utilisez le champ « Parent » de l'écran d'ajout/modification du client.

Visibilité du projet

Lorsqu'un projet est attribué à un client, il est visible par ce client et tous ses sous-traitants. Reprenons l'exemple précédent :

Définition des clients du projet

Vous pouvez définir les clients d'un projet depuis l'écran d'ajout/modification du projet ou via les actions groupées du projet. Le premier client ajouté devient le client principal

Rapports et tableaux de bord clients

Vous pouvez partager des rapports et des tableaux de bord avec vos clients. Vous pouvez partager des tableaux, des graphiques circulaires, des graphiques à barres et bien d'autres types de visualisations. Pour plus d'informations, consultez le chapitre consacré aux tableaux de bord

Pour partager le rapport avec un client, sélectionnez-le dans le « Visible pour les clients » du formulaire d'ajout/modification de rapport. Si vous choisissez l' « Tous » , le rapport sera partagé avec tous les clients.

Vous pouvez également contrôler de la même manière les onglets de projet visibles pour les clients. Accédez à Menu principalAdministrateurGestion de projetOnglets du projetModifiez la vue et sélectionnez les clients comme décrit ci-dessus.

Pour plus d'informations sur le partage de rapports et de tableaux de bord, consultez le chapitre consacré au partage de rapports.

Notez que les clients peuvent modifier les filtres marqués comme pouvant faire l'objet d'une invite dans l'onglet Filtre du rapport.

Les données financières ne sont jamais affichées aux clients, même si ces colonnes sont sélectionnées par erreur.

Actions du client

Les clients peuvent collaborer activement via le système, ce qui accroît la transparence et réduit les doublons. Il permet également de conserver une trace des opérations et d'éviter les oublis.

Consultation des clients

Les clients peuvent être consultés par les administrateurs et les utilisateurs disposant du privilège « Consultation permanente des clients »

Pour consulter la liste des clients, cliquez sur le menu de gauche PlusClients

Création de clients

Les clients peuvent être ajoutés par les administrateurs et les utilisateurs disposant du « Ajouter un client » .

Pour ajouter un client

1. Cliquez sur Menu principalClient
2. Dans le Basique languette:
   1. Veuillez renseigner votre nom, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone.
   2. Si le compte client fait partie d'une hiérarchie, saisissez le parent.
   3. Si vous ne souhaitez pas que le client dispose d'un identifiant et d'un mot de passe, cliquez sur la virtuelle .
   4. Attribuer les privilèges.
3. Dans l' Champs personnalisés , remplissez les champs personnalisés appropriés.
4. Dans l’ Préférences , sélectionnez les paramètres régionaux, les formats de date et les tableaux de bord.
5. Cochez la « Ajouter un autre client » si vous souhaitez en ajouter d'autres.
6. Soumettre

Importation des clients à partir d'un fichier CSV

Celoxis vous permet d'importer vos clients à partir d'un fichier CSV. Si vous disposez d'un fichier Microsoft Excel, vous pouvez l'exporter au format CSV (valeurs séparées par des virgules) puis l'importer dans Celoxis.

Pour importer des clients, rendez-vous sur la page des clients Menu principalPlusClients puis cliquez sur Importer bouton. Téléchargez le client au format décrit ci-dessous.

Champs pris en charge :

• Nom - obligatoire
• E-mail
• Téléphone
• Nom d'utilisateur - le nom de connexion.
• Mot de passe - le mot de passe en clair.
• Virtuel - faux ou vrai pour indiquer si le client peut se connecter ou non, respectivement.
• Champs personnalisés - vous devrez d'abord créer les champs dans Celoxis

Les clients sont

pas

informés de leurs comptes de connexion.

Suppression des clients

Pour supprimer un client, cliquez sur ce client et choisissez Supprimer dans les actions .

Lorsqu'un client est supprimé, tous ses sous-clients le sont également. Les données telles que les projets, les tâches, les problèmes, les fichiers, etc., ne sont pas supprimées.

Si vous supprimez accidentellement un client, vous pouvez vous rendre sur Menu principalAdministrateurParamètresPoubelle pour personnes et restaurer ce client.

Une équipe projet est un ensemble d'utilisateurs travaillant sur un projet. Les principaux avantages de la définition d'une équipe projet sont les suivants :

1. Pratique : vous ne verrez que les utilisateurs de votre équipe projet lors de l’attribution des tâches.
2. Sécurité : vous pouvez attribuer des privilèges spécifiques aux utilisateurs de l’équipe projet. Par exemple, vous pouvez configurer le système de sorte que tout utilisateur de l’équipe puisse commenter n’importe quelle tâche du projet.

Définir l'équipe d'un projet

L'équipe projet peut être définie sur l'écran d'ajout/modification de projet, sous l' Avancé .

Quelques règles à retenir :

• Les chefs de projet désignés pour un projet font toujours partie de l'équipe de ce projet.
• Les utilisateurs affectés à des tâches dans un projet font toujours partie de l'équipe de ce projet.

Renforcer les capacités de l'équipe de projet

Pour activer les capacités de l'équipe projet, accédez à Menu principalAdministrateurProjetsOptions du projet et décocher le Équipe Cpolicy All In option.

Pour les petites équipes, cette fonctionnalité peut s'avérer excessive et il est préférable de la désactiver.

Celoxis est une excellente alternative à Microsoft Project. Son intégration avec Microsoft Project est parmi les plus complètes du marché. En maîtrisant son fonctionnement, vous pouvez obtenir une synchronisation bidirectionnelle parfaite avec Microsoft Project et ainsi profiter des avantages des deux solutions.

Importer depuis Microsoft Project

Vous pouvez créer un projet directement à partir d'un fichier Microsoft Project en cliquant sur (Menu principalProjetImportX/MSProject) ou importer des tâches dans un projet existant (Options du projetImporterImportX/MSProject).

Lorsque vous importez un fichier Microsoft Project (XML ou MPP), Celoxis importera :

• relations parent-enfant
• Dépendances, y compris les délais de pré-retard
• Contraintes
• Affectations de ressources
• La ligne de base par défaut

Ce qui n'est pas importé :

• Options du calendrier - par exemple heures/jour, jours/mois, etc.
• Liste de ressources
• Champs personnalisés
• lignes de base non par défaut
• Calendriers et exceptions
• Données échelonnées dans le temps

Mappages de champs d'importation

Bien que la correspondance des champs soit généralement explicite (ils portent le même nom dans MS Project et Celoxis), certains champs méritent une mention particulière :

Comprendre les écarts

Bien que Celoxis et Microsoft Project présentent de nombreuses similitudes, ils diffèrent sur certains points (voir la liste des éléments non importés ci-dessus), ce qui peut entraîner des surprises. Si les dates ne correspondent pas dans Celoxis après l'importation, vérifiez que :

• Les calendriers de travail et les exceptions dans MS Project et Celoxis sont identiques. Veuillez noter que MS Project ne prend pas en charge les fuseaux horaires ni les heures non travaillées fractionnaires.
• Vous n'utilisez aucune des options ou fonctionnalités de Microsoft Project que Celoxis n'importe pas
• Vous avez correctement mappé les ressources lors de l'importation

Exportation vers Microsoft Project

Lorsque vous exportez un projet vers Microsoft Project (Options du projetExporterProjet MS), les éléments suivants seront exportés :

• relations parent-enfant
• Dépendances, y compris les délais de pré-retard
• Contraintes
• Affectations de ressources
• La ligne de base par défaut
• Calendriers de travail et exceptions
• Les ressources et leurs exceptions individuelles

Ce qui n'est pas exporté :

• Champs personnalisés
• Antécédents inter-projets
• Champs n'ayant pas de champ correspondant dans Microsoft Project (par exemple, espace de travail, budget, etc.)
• L'allocation des ressources en heures est désormais exprimée en pourcentage, car Microsoft Project ne prend pas en charge cette unité de temps

Mappages de champs d'exportation

Bien que la correspondance des champs soit généralement explicite (ils portent le même nom dans MS Project et Celoxis), certains champs méritent une mention particulière :

Comprendre les écarts

Celoxis et Microsoft Project, bien que similaires à bien des égards, présentent des différences (voir la liste des éléments non exportés ci-dessus), ce qui peut entraîner des surprises. Si les dates ne correspondent pas dans Microsoft Project après l'exportation, vérifiez que :

• Les calendriers de travail et les exceptions dans MS Project et Celoxis sont identiques. Veuillez noter que MS Project ne prend pas en charge les fuseaux horaires ni les heures non travaillées fractionnaires.
• Vous n'utilisez aucune des options ou fonctionnalités de Microsoft Project que Celoxis n'importe pas
• Vous n'avez pas alloué les ressources en heures et avez uniquement utilisé des pourcentages dans Celoxis. Microsoft Project ne prend pas en charge l'allocation en heures.

L'acronyme RAG signifie Rouge, Orange et Vert. Les indicateurs RAG permettent de visualiser l'état d'avancement des projets ou des tâches en termes de respect des délais et des coûts.

Celoxis calcule automatiquement et régulièrement les indicateurs RAG des projets et des tâches lorsque le projet est en d'exécution . Sinon, l'indicateur RAG est affiché comme inactif.

Indicateurs RAG du calendrier

Pour chaque projet et tâche, Celoxis calcule automatiquement sa date de fin prévisionnelle quotidienne en fonction de son rythme d'avancement. Il s'agit de la date à laquelle le projet ou la tâche devrait se terminer, compte tenu de ce rythme.

Par exemple, si une tâche devait être terminée en 4 jours et qu'après 2 jours elle n'est achevée qu'à 25 %, Celoxis calculera la date de fin prévue de la tâche au 8e jour au lieu du 4e jour initialement prévu.

Pour un projet ou une tâche récapitulative, sa date de fin prévue est la plus élevée des dates de fin prévues de ses tâches de niveau inférieur.

Les indicateurs RAG sont attribués comme suit :

Indicateurs RAG des coûts

Pour chaque projet et tâche, Celoxis calcule automatiquement son coût prévisionnel quotidien en fonction du rythme de dépenses actuel. Il s'agit du coût probable du projet ou de la tâche, calculé selon ce rythme.

Par exemple, si le budget d'une tâche est de 1 000 $ et qu'elle est réalisée à 25 % pour un coût réel de 200 $, Celoxis calculera le coût prévisionnel de la tâche à 800 $ au lieu de 1 000 $.

Pour un projet ou une tâche récapitulative, son coût prévisionnel est la somme des coûts prévisionnels de toutes ses tâches de niveau inférieur.

Les indicateurs RAG sont attribués comme suit :

Si le budget n'est pas spécifié, le coût prévu sera utilisé pour calculer le statut RAG.

Calcul des projections

Le calcul des projections est une opération gourmande en ressources ; il est donc impossible pour le système de maintenir les indicateurs RAG en temps réel.

Celoxis calcule les projections une fois par jour, au mieux de ses capacités. Toutefois, vous pouvez demander au système de recalculer les projections d'un projet à tout moment PrévisionsVous pouvez même recalculer les projections pour plusieurs projets en utilisant Actions groupées du projetPrévisions depuis votre liste de projets.

Un calendrier de travail définit les périodes de travail et de repos au sein d'une organisation. Il précise les heures de travail pour chaque jour ouvrable, les jours ouvrables pour chaque semaine, ainsi que les exceptions, telles que les jours fériés.

Vous pouvez définir plusieurs calendriers de travail, chacun avec son propre fuseau horaire, ses heures de travail et ses exceptions.

Les calendriers de travail servent à planifier les tâches.

Utilisation des calendriers de travail

Chaque utilisateur ne peut être associé qu'à un seul calendrier professionnel. Ce calendrier peut être défini pour un utilisateur depuis l'écran d'ajout/modification d'utilisateur ou depuis l'écran de modification groupée.

Chaque projet possède un calendrier de travail par défaut. Toutes les dates de son diagramme de Gantt interactif sont affichées en fonction du fuseau horaire de ce calendrier. Le calendrier de travail par défaut peut être défini pour un projet depuis son écran d'ajout/modification.

Gestion des calendriers de travail

Seuls les administrateurs peuvent gérer les calendriers de travail. Pour gérer les calendriers de travail, accédez à Menu principalAdministrateurProjetsCalendriers de travail

Exceptions (jours fériés, vacances, etc.)

Les exceptions sont des périodes qui dérogent aux règles définies dans le calendrier de travail. Elles peuvent concerner l'ensemble de l'organisation (par exemple, les vacances de Noël), un calendrier de travail spécifique (par exemple, le 4 juillet, jour férié uniquement aux États-Unis) ou un individu (par exemple, Joe part en vacances du 3 au 10 mai 2016).

Lorsqu'une exception est ajoutée, modifiée ou supprimée, les dates des tâches sont recalculées. Par exemple, si Marc est malade le 3 mai et qu'une exception est saisie, toutes les tâches que Marc devait effectuer ce jour-là seront reportées d'un jour.

Exceptions fonctionnelles et non fonctionnelles

Bien que la plupart des exceptions soient inactives, vous pouvez également saisir actives . Par exemple, si Pierre doit travailler le samedi 10 juin, vous pouvez saisir une active pour Pierre ce jour-là ; toutes les tâches qui lui sont assignées seront alors reprogrammées en conséquence.

Gestion des exceptions

Seuls les administrateurs peuvent ajouter des exceptions au calendrier de l'organisation ou au calendrier professionnel. Pour gérer les exceptions, rendez-vous sur Menu principalAdministrateurProjetsCalendriers de travail et cliquez sur le Exceptions languette.

Lorsque vous supprimez un projet, celui-ci, ainsi que tous ses éléments (tâches, journaux de temps et fichiers), sont déplacés vers la Corbeille des projets. Cela vous permet de récupérer des données supprimées par erreur. Une fois déplacé, le projet y restera pendant 30 jours, après quoi il sera définitivement supprimé de la base de données par le système.

Les projets supprimés et leurs données n'apparaissent dans aucune vue ni aucun rapport. Pour le système, ils sont considérés comme supprimés.

Récupérer un projet supprimé

Pour récupérer un projet supprimé, accédez à Menu principalAdministrateurProjetsBac à projets Cliquez ensuite sur l'icône. Le projet, ainsi que tous ses éléments (tâches, journaux de temps et fichiers), seront restaurés. Les dépendances entre projets ne seront pas restaurées.

glossaire des projets

Pour créer un projet, cliquez Menu principalProjet

Projet vierge

Cela crée un projet sans tâches.

Projet de copie

Cette opération clone le projet et l'intégralité de son organigramme des tâches. Tous les champs du projet et des tâches (y compris les champs personnalisés, mais à l'exclusion des contraintes), les dépendances, les affectations de ressources et les pièces jointes sont également copiés. Le nouveau projet est ensuite replanifié en fonction de sa nouvelle date de début. Si le projet d'origine comportait des tâches planifiées manuellement, ces tâches du nouveau projet auront une durée similaire et débuteront simultanément après le lancement du nouveau projet.

Utiliser un modèle

Pour plus de détails, cliquez ici.

Importer un projet Microsoft

Pour plus de détails, cliquez ici.

Vous pouvez joindre un ou plusieurs fichiers depuis votre disque dur local ou Google Drive au dossier d'un projet. Cliquez sur un projet pour ouvrir son panneau, puis cliquez sur Actions du projetJoindre des fichiersLes fichiers joints à un projet (ou à ses tâches) peuvent être consultés depuis le Fichiers languette.

Selon que vous utilisiez la facturation par utilisateur ou la facturation au temps passé, le tarif par défaut de l'utilisateur ou du code horaire est utilisé pour calculer les montants facturés. Vous pouvez modifier ces tarifs pour chaque projet.

Pour modifier les taux par défaut, cliquez sur un projet pour ouvrir son panneau, puis cliquez sur Actions du projetTarifs de facturation.

Dans l'exemple ci-dessus, le tarif horaire de Chris Patt pour ce projet a été fixé à 80 $. Comme vous pouvez le constater, vous pouvez cliquer sur le Ajouter pour ajouter un tarif, cliquer sur la Tarif pour modifier un tarif, ou cliquer sur l'icône pour supprimer une ligne, ce qui rétablira le tarif par défaut pour cet utilisateur.

Par défaut, le taux horaire de main-d'œuvre défini pour un utilisateur est utilisé pour calculer le coût de main-d'œuvre d'une tâche. Vous pouvez modifier ces taux pour chaque projet.

Pour modifier les taux par défaut, cliquez sur un projet pour ouvrir son panneau, puis cliquez sur Actions du projetTarifs de coût.

Dans l'exemple ci-dessus, le taux horaire de Chris Patt pour ce projet a été fixé à 50 $. Comme vous pouvez le constater, vous pouvez cliquer sur le bouton « Ajouter » pour saisir un taux, cliquer sur la cellule « Taux » pour le modifier, ou cliquer sur l'icône pour supprimer une ligne, ce qui rétablira le taux par défaut pour cet utilisateur.

Celoxis vous permet d'importer vos clients à partir d'un fichier CSV. Si vous disposez d'un fichier Microsoft Excel, vous pouvez l'exporter au format CSV (valeurs séparées par des virgules) puis l'importer dans Celoxis.

Pour importer des clients, rendez-vous sur la page des clients Menu principalClients puis cliquez sur Importer bouton.

Champs pris en charge :

• Nom - obligatoire
• E-mail
• Téléphone
• Nom d'utilisateur - le nom de connexion
• Mot de passe - le mot de passe en clair
• Virtuel : indiquez si le client peut se connecter (true ou false) . Si vous indiquez false ou laissez ce champ vide, vous devez fournir un nom d’utilisateur et un mot de passe
• Champs personnalisés - vous devrez d'abord créer les champs dans Celoxis
• Identifiant - obligatoire, uniquement lors de la mise à jour des clients à l'aide d'un fichier CSV

Mise à jour des clients

Celoxis offre également la possibilité de mettre à jour les clients existants en important un fichier CSV. Pour effectuer la mise à jour, vous devez inclure le Identifiant des clients dans le fichier CSV.
Pour trouver l'identifiant des clients, ajoutez une colonne ID au rapport Clients (Menu principalClients).

Pour des raisons de sécurité, aucun courriel n'est envoyé aux clients. Il vous appartient de leur communiquer leurs informations de connexion.

Vous pouvez sélectionner plusieurs projets et effectuer des actions sur ceux-ci. Cliquez sur l'icône à côté de la case à cocher dans l'en-tête du tableau de rapport, comme indiqué ci-dessous :

Recalculer les projections

Pour plus de détails, consultez la section Calcul des projections ici

Modifier

Permet de modifier plusieurs attributs simultanément, y compris les champs personnalisés, comme indiqué ci-dessous :

Le coût est un élément essentiel du triangle de la gestion de projet. Celoxis simplifie considérablement le suivi budgétaire et des coûts, tant pour l'ensemble des projets que pour chaque tâche. Grâce à ce guide pratique, vous pourrez facilement établir un budget de projet réaliste, en gardant un œil sur le détail des budgets des différentes tâches. Vous apprendrez également, entre autres :

• Comment spécifier les coûts fixes et les coûts de matériel de chaque tâche
• Comment allouer correctement les ressources humaines
• Comment suivre l'état financier des projets et des tâches grâce à des indicateurs clés tels que le coût estimé du projet/de la tâche, le coût réel et les indicateurs visuels de santé.

Établir le budget de votre projet

Pour établir le budget d'un projet, il faut d'abord connaître son coût d'exécution. Une fois ce coût déterminé, ajoutez une marge de sécurité et une marge souhaitée (le cas échéant) pour obtenir un budget réaliste. Voici comment procéder :

Tout d'abord, pour chaque ressource, vous spécifiez un taux horaire. Il s'agit généralement du salaire que vous versez à la ressource ou, pour un prestataire, d'un taux horaire.

L'étape suivante consiste à créer les tâches de votre projet et à affecter des ressources à chacune d'elles. Celoxis calcule ensuite automatiquement le coût de la tâche en fonction du taux horaire et du temps alloué à la ressource. Par exemple, si le taux horaire d'Alison est de 50 $ et qu'elle devrait travailler 10 heures sur une tâche donnée, le coût sera de 10 x 50 = 500 $. Si John (une autre ressource) devait également travailler sur cette tâche, son coût serait ajouté. La somme des coûts d'Alison et de John constituera le coût de main-d'œuvre de la tâche.

Supposons maintenant que vous ayez dû acheter des ordinateurs d'une valeur de 1 000 $ pour la tâche n° 2 du schéma ci-dessus. Vous pouvez saisir ce montant dans le champ « Coûts prévus hors main-d'œuvre » pour cette tâche.

Le coût prévu de cette tâche sera désormais de 1500 $ (soit 500 $ + 1000 $)

Une fois cette activité terminée pour toutes les tâches de votre plan, la somme totale des coûts prévus de toutes les tâches correspondra au coût prévu du projet. Ce coût prévu servira de base à l'élaboration du budget de votre projet.

Pour consulter le coût prévisionnel du projet, reportez-vous à la section « Finances » de l’onglet « Détails du projet ».

Ajoutez votre marge de sécurité/marge souhaitée au coût prévu pour établir le budget du projet.

Suivi des coûts réels

Dès le début du projet et pendant toute sa durée, chaque ressource devra remplir sa feuille de temps pour enregistrer les heures réellement consacrées à chaque tâche. Une fois ces heures validées par le responsable, le système les utilisera pour calculer automatiquement le coût réel de chaque tâche. Pour les coûts autres que la main-d'œuvre, comme l'achat d'ordinateurs, chaque ressource devra ajouter les dépenses correspondantes aux tâches. Ces dépenses constitueront le coût réel des matériaux pour chaque tâche et seront ajoutées au coût réel total. De même que pour les heures enregistrées, chaque dépense devra être validée par le responsable avant d'être prise en compte dans le coût réel de la tâche.

L'affichage des colonnes appropriées dans le diagramme de Gantt interactif permettra de suivre l'état budgétaire de chaque tâche, ainsi que l'effort réel.

Lorsque votre équipe met à jour l'état d'avancement des tâches et enregistre les heures ou les dépenses, Celoxis calcule automatiquement et instantanément le coût prévisionnel de chaque tâche. Cela permet aux mécanismes d'alerte précoce, tels que les indicateurs de santé budgétaire (rouge, orange, vert, bleu), de vous avertir à l'avance si vos coûts risquent de dépasser le budget (ou les estimations). Par exemple, si une tâche est réalisée à 50 % et a déjà coûté 100 $, son coût prévisionnel est de 200 $.

Indicateur RAG pour la santé budgétaire des tâches (et du projet)

• Hors budget : si les coûts réels dépassent le budget. Si aucun budget n’est spécifié, le coût estimé est pris en compte.
• En bonne voie - si le coût prévisionnel est inférieur ou égal au budget (ou au coût estimé, si le budget n'est pas spécifié).
• À risque – si le coût projeté dépasse le budget (ou le coût estimé, si le budget n’est pas spécifié).

Cela permet de suivre facilement l'état du budget de chaque tâche individuellement. Cependant, dans la plupart des cas, vous vous préoccuperez davantage de la santé globale du projet. Cette information est toujours affichée de manière claire et concise à côté du nom du projet.

Pour connaître les indicateurs financiers de base du projet, reportez-vous à la section « Finances » de l’onglet « Détails » du projet.

Rapports transversaux des gestionnaires et des cadres supérieurs

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de rapports utiles et faciles à générer, qui vous renseignent sur la répartition budgétaire, les coûts réels et d'autres aspects financiers de plusieurs projets. Chaque rapport est facilement configurable, regroupable, triable et peut être converti en graphique selon vos besoins.

Autres scénarios

1. Mes projets disposent d'un budget pré-alloué. Le système peut-il m'alerter lorsque les coûts prévus risquent de dépasser ce budget ? Oui ! Définissez le budget du projet dans l'onglet Avancé de la boîte de dialogue Modifier le projet et consultez l'indicateur de santé financière du projet. Les indicateurs RAG (rouge, orange, jaune) vous avertiront en cas de dépassement budgétaire.
2. Certaines de mes tâches impliquent des frais fixes. Comment les comptabiliser ? Veillez à ajouter les frais fixes dans l’onglet Avancé de la boîte de dialogue Modifier la tâche. Le coût de la tâche sera alors calculé automatiquement lors de la mise à jour de sa progression. Par exemple, si les frais fixes sont de 1 000 $ et que la tâche est réalisée à 30 %, le coût réel de la tâche est de 30 % de 1 000 $, soit 300 $.
3. Certaines de mes tâches peuvent avoir un budget maximal à respecter, quel que soit le responsable. Comment configurer cela ? De la même manière que pour le budget d'un projet : définissez le budget dans l'onglet Avancé de la boîte de dialogue Modifier la tâche, puis suivez les indicateurs d'état (rouge, orange, vert). Veillez à afficher la colonne État du budget dans votre diagramme de Gantt interactif pour visualiser l'état de chaque tâche.
4. Nous ne réservons pas nos ressources lors de la phase initiale de validation du projet. Comment puis-je estimer les coûts en connaissant mes ressources ? Créez des utilisateurs « virtuels » tels que Chef de projet, Graphiste, Développeur web, etc. Attribuez à chaque utilisateur virtuel le coût correspondant à son rôle. Répartissez le travail entre ces utilisateurs virtuels ; cela vous permettra d'obtenir le coût prévisionnel du projet. Une fois l'équipe projet constituée, utilisez la fonction Ressources > Remplacer une ressource du diagramme de Gantt interactif pour remplacer chaque utilisateur virtuel par la ressource réelle correspondante. Notez que les heures allouées restent inchangées après le remplacement.
5. Nous appliquons des taux de ressources différents selon les projets. Comment puis-je procéder ? Vous pouvez définir les taux de coût spécifiques à chaque projet et à chaque utilisateur via la fonction Plus > Taux de coût. Si le coût de l’utilisateur n’est pas spécifié pour le projet, il sera remplacé par défaut par celui défini dans la boîte de dialogue Modifier l’utilisateur.
6. Que se passe-t-il en cas d'ajustement des coûts des ressources affectées à des projets en cours ? Le coût des travaux déjà réalisés sera calculé au tarif précédent. Le coût de tous les travaux futurs sera calculé au nouveau tarif.
7. Comment comptabiliser une dépense imprévue dans mon projet ? Toute dépense imprévue doit être ajoutée aux charges de la ou des tâches appropriées du projet. Par exemple, supposons qu'avec l'accord du responsable, un collaborateur ait acheté une licence monoposte pour un logiciel de retouche d'images. Le coût de cette licence doit alors être ajouté à la tâche pour laquelle le logiciel sera utilisé. Notez que cette dépense doit être approuvée par le chef de projet avant d'être imputée au coût de la tâche.
8. Puis-je catégoriser les activités et les dépenses liées à mes projets pour les rapports de gestion ? Oui. L’administrateur Celoxis peut définir plusieurs codes de temps et de dépenses dans les sections « Feuilles de temps » et « Dépenses » de la page « Administration ». Les catégories de dépenses courantes peuvent inclure les déplacements, les repas, les fournitures de bureau, les honoraires des fournisseurs, etc. Les codes de temps courants peuvent inclure les réunions, la recherche et le développement, le marketing, la formation et l’intégration, les congés payés, les vacances, etc.
9. Celoxis prend-il en charge la référence de projet ? Oui. Une seule référence peut être définie par projet, couvrant soit l’intégralité du projet, soit certaines tâches. Vous pouvez ensuite comparer l’évolution du calendrier du projet avec la référence précédemment définie. Comme une seule référence existe par projet, toute nouvelle référence remplacera la référence existante. Veuillez consulter le guide « Utilisation de la référence » dans notre série de tutoriels.

Conclusion/Points finaux

Les fonctionnalités Celoxis décrites dans ce document ne sont que quelques exemples des techniques à votre disposition pour le suivi des budgets et des coûts de vos projets. Les rapports inter-projets, offrant de multiples perspectives et analyses des données de vos projets, peuvent être facilement créés, configurés et partagés. Ils permettent ainsi d'obtenir une vue d'ensemble précise des comptes individuels, des portefeuilles de projets et de l'ensemble de l'organisation. Les multiples points de données d'entrée et de sortie, y compris ceux listés ci-dessous, peuvent être facilement représentés dans divers rapports et graphiques, mettant toutes les données essentielles à votre disposition. N'oubliez pas que, même pour les systèmes les plus complets et sophistiqués, la qualité des données de sortie dépendra de la qualité des données d'entrée. Encouragez toujours votre équipe à suivre avec précision les données financières requises et à saisir les informations relatives au temps et aux dépenses de manière régulière et rigoureuse. Le système se chargera ensuite de vous fournir des représentations précises et en temps réel de l'état d'avancement de vos projets.

Champs de saisie par vous

Voici quelques indicateurs permettant de suivre l'état d'avancement des projets et des tâches

Celoxis offre à votre entreprise deux modèles de facturation flexibles : la facturation par utilisateur et la facturation au temps passé (également appelée facturation par activité), simplifiant ainsi le suivi des montants facturés pour différents types de projets. De plus, Celoxis vous permet de gérer des projets à prix fixe ou à l’heure, offrant ainsi les deux options : la facturation au forfait et la facturation au temps passé et aux matériaux utilisés. Ce guide pratique vous permettra de calculer facilement les montants estimés et réels de vos factures, quel que soit le modèle de facturation choisi par votre entreprise. Après avoir consulté ce guide, vous découvrirez :

• Mise en place du modèle de facturation de l'organisation
• Configuration du type de facturation du projet
• Établissement des tarifs de facturation
• Suivi des montants de facturation réels et estimés
• Indicateurs d'entrée et de sortie pertinents liés à la facturation

Mise en place du modèle de facturation de votre organisation

Lors de la première configuration de Celoxis, l'une des décisions majeures qui affectera chaque projet du système consiste à adopter l'un des deux modèles de facturation disponibles :

• basé sur l'utilisateur
• Basé sur le code temporel

Cette opération s'effectue dans la section « Feuille de temps » de la page « Administration ». Vous devez disposer des droits d'administrateur pour accéder à ces paramètres. Sélectionnez le modèle de facturation approprié pour modifier instantanément les paramètres de l'ensemble du système.

Dans le modèle basé sur l'utilisateur, des taux de facturation distincts seront ajoutés pour chaque utilisateur facturable du système. Ces taux seront ensuite pris en compte dans les montants de facturation des projets, tant réels qu'estimés.

Pour définir le tarif de facturation par défaut d'un utilisateur, ouvrez ses paramètres et saisissez le montant horaire souhaité dans le champ Facturation de la section Tarifs par défaut ($/heure) de l' onglet Basique

Chaque utilisateur du système peut définir un tarif de facturation par défaut/entreprise qui s'appliquera automatiquement à tous les projets. Il est également possible de modifier les tarifs pour chaque utilisateur et chaque projet. Consultez la section « Autres scénarios » et la FAQ pour plus d'informations.

Le montant de la facturation pour ce modèle est calculé en multipliant le nombre d'heures facturables saisies par chaque utilisateur dans la feuille de temps du projet, par le taux de facturation de l'utilisateur.

Pour définir le taux horaire par défaut associé au code temps, accédez à la Administration (vous devez disposer des droits d'administrateur) et cliquez sur le Codes temps dans la Feuille de temps . Saisissez le taux horaire souhaité dans le champ Facturer. Notez que ce champ n'est disponible que si le modèle de facturation de l'entreprise est basé sur les codes temps.

Configuration du type de facturation du projet

Celoxis vous offre la possibilité de choisir entre une facturation à prix fixe ou une facturation horaire pour chaque projet.

Mise en place de la facturation pour les projets à prix fixe

Dans le cadre d'une facturation à prix fixe, les tâches que vous effectuez et facturez sont facturées à un prix fixe prédéfini.

Pour définir le projet sur la formule « Prix fixe », accédez à la section « Finances » de l’ onglet « Avancé » dans la boîte de dialogue « Ajouter/Modifier un projet » . Veuillez noter que les différents modèles de facturation ne sont disponibles que pour les projets clients. Pour les projets sans client spécifié, le champ « Modèle de facturation » restera masqué.

Sélectionner l' Prix fixe dans le Modèle de facturation ouvre le nouveau Prix fixe , vous permettant de saisir le montant que vous prévoyez de facturer.

Lorsque vous choisissez ce type de projet, l'option « facturable » pour les dépenses et les saisies de temps n'est pas cochée par défaut.

Comment fonctionnent les tarifs pour les projets à l'heure

Lorsque vous sélectionnez « Horaire » dans le menu déroulant « Modèle de facturation », les montants facturés sont calculés à partir des heures enregistrées par les utilisateurs dans leurs feuilles de temps. Le taux horaire de chaque utilisateur est déterminé soit par ses paramètres, soit par son code horaire, selon le modèle de facturation de l'entreprise.

Lorsque ce type de facturation est utilisé, l' « Facturable » pour les dépenses et les saisies de temps du projet sera automatiquement cochée par défaut.

Suivi des montants de facturation réels

Une fois les taux de facturation fixés, le montant facturable réel pour chaque tâche est calculé à l'aide de cette formule, qui prend en compte à la fois les coûts de main-d'œuvre et les coûts des matériaux :

Montant (Actuel, Facturable) d'une tâche = Heures (Actuelles, Facturables) × Taux horaire + Dépenses approuvées et facturables liées à la tâche

Le montant (réel, facturable) du projet est calculé à partir de la somme des montants des principales tâches du projet. Selon le modèle de facturation de l'organisation, les taux horaires sont soit ceux de l'utilisateur, soit ceux des codes horaires sélectionnés dans la feuille de temps.

Par exemple, si une ressource travaillant au taux de facturation de 30 $ l'heure a déclaré 10 heures facturables pour une tâche, et que le chef de projet approuve les dépenses de matériel facturables de 1 000,00 $ pour la même tâche, le montant (réel, facturable) pour cette tâche sera calculé comme suit :

Montant (Acte, Facturable) = 10 h × 30 $ h + 1 000 $ = 1 300,00 $

Celoxis propose un autre indicateur utile qui calcule le montant facturable estimé pour l'ensemble du travail effectué sur le projet. Le montant (estimé, facturable) est calculé selon une formule similaire, en multipliant le taux horaire de l'utilisateur par le nombre d'heures estimées pour cette tâche.

Le montant (estimé, facturable) du projet est calculé à partir de la somme des montants des principales tâches du projet.

Veuillez noter que le montant (estimé, facturable) n'est disponible et calculé que lorsque le modèle de facturation par utilisateur est utilisé. De plus, avec ce modèle, si le type de facturation du projet est « Prix fixe », la facturation estimée du projet correspond au prix fixe défini et, par conséquent, aucune estimation de facturation n'est fournie au niveau des tâches.

Pour la facturation basée sur les codes horaires, la facturation estimée ne peut pas être calculée ; par conséquent, la colonne Montant (Estimé, Facturable) n'est pas disponible.

Celoxis vous permet également de suivre les saisies de temps et les dépenses facturées. Le statut de facturation des éléments d'une tâche donnée est visible dans la boîte de dialogue Détails de la tâche.

Au niveau de l'organisation, vous pouvez également créer un rapport inter-projets qui affiche, par projet :

• Montant (Dépense, Facturé)
• Montant (Temps, Facturé)
• Heures (facturées)

Rapports inter-projets des gestionnaires et des cadres supérieurs

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de rapports utiles et faciles à générer, qui vous fourniront des informations complémentaires sur des indicateurs de facturation importants. Chaque rapport est facilement configurable, regroupable, triable et peut être converti en graphique selon vos préférences.

Autres scénarios et questions fréquemment posées

1. Que se passe-t-il si je modifie le modèle de facturation de l'entreprise ? Il s'agit d'une décision importante qui peut impacter les projets en cours ainsi que les colonnes affichées dans les rapports financiers. Veuillez consulter l'article « Changement de modèle de facturation » pour obtenir la liste complète des conséquences potentielles.
2. Pourquoi l'option « Aucun » est-elle proposée pour les modèles de facturation de l'entreprise et des projets ? Le modèle de facturation de l'entreprise doit être défini sur « Aucun » si votre organisation ne facture pas ou si, pour une raison quelconque, vous ne souhaitez pas suivre votre facturation dans Celoxis.
   Définir le type de facturation sur « Aucun » au niveau du projet signifie qu'aucune facturation n'est effectuée pour ce projet. Cette option est utile pour les projets internes, les preuves de concept ou les initiatives pro bono.
3. Nous appliquons des tarifs de facturation différents selon les projets. Comment puis-je procéder ? Vous pouvez définir des tarifs de facturation spécifiques à chaque projet et pour chaque utilisateur via la fonction Plus >> Tarif de facturation. Si aucun tarif n'est spécifié pour l'utilisateur, le tarif par défaut défini dans la boîte de dialogue Modifier l'utilisateur sera utilisé.
4. Que se passe-t-il lorsqu'un ajustement de tarif est appliqué aux utilisateurs ayant des projets en cours ? Le montant facturé pour le travail déjà effectué sera calculé au tarif précédent. Le montant de tous les travaux futurs sera calculé au nouveau tarif. Si vous avez des entrées enregistrées et que le tarif a changé avant leur validation, le nouveau tarif sera appliqué lors de la validation des entrées.
5. Que se passe-t-il lorsqu'un ajustement du taux horaire est appliqué aux codes de temps des projets en cours ? Comme pour les taux horaires des utilisateurs, la facturation du travail déjà effectué sera calculée au taux précédent. La facturation de tout travail futur (y compris les saisies de temps enregistrées) sera calculée au nouveau taux.
6. Pourquoi certaines entrées de temps et dépenses sont-elles automatiquement marquées comme facturables, tandis que d'autres ne le sont pas ? Lorsqu'une nouvelle entrée de temps ou dépense est ajoutée à un projet, elle peut être marquée comme facturable ou non facturable. Le modèle de facturation du projet détermine le comportement par défaut des cases à cocher « Facturable ».
   Modèle à prix fixe : la case « Facturable » est décochée par défaut. Modèle horaire : la case « Facturable » est cochée par défaut.
   Ce comportement par défaut tient compte du fait qu'avec le modèle horaire, le suivi des heures est indispensable pour générer les factures clients correspondantes, tandis qu'avec le modèle à prix fixe, la facturation est basée sur un prix fixe et n'est pas affectée par le temps réellement consacré par les ressources du projet.
7. Mes projets sont à prix fixe. Comment puis-je suivre les paiements par étapes ? Veuillez consulter le guide détaillé sur la facturation par étapes.
8. Proposez-vous une intégration avec un logiciel de comptabilité ? Oui, Celoxis s'intègre nativement à QuickBooks Online pour la gestion et l'enregistrement des factures. Voici le lien vers une courte vidéo.

Conclusion/Points finaux

Comme pour tout type de données, la facturation dans Celoxis dépend de l'exactitude et de l'exhaustivité des informations fournies par les chefs de projet, les administrateurs et les autres utilisateurs. Avant le déploiement de Celoxis au sein de votre organisation, prenez le temps de discuter des paramètres de mise en œuvre afin de définir le modèle de facturation le plus adapté. De même, assurez-vous que vos chefs de projet connaissent les différences entre les modèles de facturation et utilisent le modèle approprié pour chaque projet. Enfin, encouragez-les à contrôler les taux de facturation des utilisateurs et des codes temporels afin de garantir l'exactitude des données de facturation pour tous les projets du système.

Les champs d'entrée et de sortie suivants sont disponibles dans la configuration par défaut de Celoxis pour vous aider dans vos besoins de facturation quotidiens

Champs de saisie par vous

Voici quelques-uns des résultats qui contribuent à la facturation des projets

Celoxis est une plateforme très flexible qui s'adapte rapidement à la gestion de vos projets Scrum. Ce document vous explique comment configurer vos projets pour Scrum. Avec Celoxis, vous pouvez définir et gérer rapidement votre backlog produit, ainsi que planifier et exécuter vos sprints.

Gestion du backlog produit

1. Créez votre projet Scrum avec un nom approprié de (Menu principalProjetNouveau projet). Commencer: Date de début prévue de votre premier sprint DirecteurSélectionnez un utilisateur qui est le Product Owner/Scrum Master. ClientSélectionnez le client du projet.
2. Créez maintenant une tâche appelée « Backlog produit », qui est une tâche récapitulative. C'est ici que le Product Owner planifiera et gérera les éléments du backlog pour la planification du sprint.
3. Pour chaque user story, le Product Owner créera une tâche dans le projet Product Backlog. À ce stade, il ne définira ni ressources ni dates. Il est donc conseillé de conserver les dates par défaut pour chaque user story ajoutée.
4. Le Product Owner doit régulièrement gérer le backlog en classant les user stories par ordre de priorité et en leur attribuant une taille relative. Pour ce faire, créez un champ personnalisé à sélection unique « Points de user story » en utilisant la suite de Fibonacci. Associez ce champ aux tâches et ajoutez la colonne correspondante à votre diagramme de Gantt.

Sprints de planification

1. Créez votre tâche Sprint 1 (Cliquez depuis Gantt) AjouterTâche).
   Chaque sprint sera représenté par une tâche récapitulative dans Celoxis.
2. Ensuite, élargissez le backlog produit et recherchez les user stories que le Product Owner, l'équipe et le Scrum Master jugent pertinentes pour ce sprint. La sélection doit se faire en fonction de la vélocité cible définie par l'équipe pour les sprints. Choisissez les user stories dont le total de points d'effort correspond à cette vélocité cible.
3. Déplacez les user stories sélectionnées du Product Backlog vers votre Sprint en tant que sous-tâches du Sprint 1 (Tâche récapitulative)
4. Une fois les user stories sélectionnées pour le sprint, votre équipe les décompose en activités ou sous-tâches plus petites.
5. Pour chacune de ces activités, l'équipe sélectionne les dates appropriées, alloue les ressources et estime l'effort nécessaire.
6. Une fois toutes les user stories converties en tâches, vérifiez que la durée du sprint correspond bien à l'itération prévue. Même si le nombre de points d'effort du sprint atteint la vélocité cible, certaines tâches ou activités nécessaires à leur réalisation peuvent impacter les itérations fixes. Dans ce cas, vous devrez collaborer avec votre équipe pour réorganiser le travail ou retirer une user story du sprint (c'est-à-dire la replacer dans le backlog produit).

Courses de sprint

1. Une fois votre sprint chargé et votre projet actif, votre équipe peut commencer à travailler. Elle peut également mettre à jour le champ « Statut » qui indique l’état d’avancement de la tâche dans le sprint.
2. Au fur et à mesure de leur progression, les membres de l'équipe peuvent remplir des feuilles de temps pour consigner les heures réellement consacrées à chaque tâche. Une fois ces heures validées par le Scrum Master, le système mettra automatiquement à jour le travail restant sur la tâche.

Rapports

a. État du sprint

Il s'agit d'un rapport tabulaire qui vous donne une vue d'ensemble en temps réel de toutes les tâches de votre sprint actuel.

b. Burndown

Ce graphique vous permettra de visualiser la progression de vos tâches pendant le sprint, de son début à sa fin. L'équipe pourra ainsi facilement vérifier si le projet se déroule comme prévu et identifier les ajustements nécessaires pour atteindre l'objectif dans les délais impartis.

Vous pouvez définir une base de référence pour un projet et ses tâches, puis comparer ultérieurement les résultats obtenus à cette base de référence afin d'en comprendre les écarts. Celoxis prend également en charge l'analyse de la valeur acquise (EVA). Dans la plupart des cas, la base de référence correspond à l'estimation initiale. Il est alors conseillé de définir cette base de référence juste avant le lancement du projet. Celoxis prend actuellement en charge six bases de référence.

Celoxis prend actuellement en charge 6 lignes de base : Ligne de base, Ligne de base 1, ... Ligne de base 5.

Création d'une base de référence

Pour créer ou supprimer une ligne de base, vous aurez besoin du Ligne de base .

Accédez au diagramme de Gantt du projet en cliquant sur Cliquez ensuite sur barre d'outilsLigne de baseEnsembleProjetÀ tout moment, vous pouvez également choisir d'ajouter ou de réinitialiser les lignes de base des tâches sélectionnées. Par exemple, si le périmètre a été élargi et que de nouvelles tâches ont été ajoutées, vous pouvez ajouter uniquement ces nouvelles tâches à la ligne de base en les sélectionnant et en cliquant sur barre d'outilsLigne de baseEnsembleTâches sélectionnées.

Les champs suivants sont définis comme référence :

• Début prévu
• Fin prévue
• Effort planifié
• Coût prévu
• Budget

Visualisation de la ligne de base

Accédez au diagramme de Gantt du projet en cliquant sur Cliquez ensuite sur barre d'outilsLigne de baseGanttMontrer.

Définition de la base de référence par défaut pour un projet

Accédez au diagramme de Gantt du projet en cliquant sur . Choisissez une ligne de base à visualiser en cliquant sur barre d'outilsLigne de baseVoir puis sélectionnez votre ligne de base. Une fois les données chargées, cliquez sur barre d'outilsLigne de baseDéfinir comme valeur par défaut Pour définir cette valeur de référence comme valeur par défaut, les données relatives à cette valeur de référence (par exemple, l'IPC, l'écart initial, etc.) affichées dans les rapports seront calculées en fonction de cette valeur par défaut.

Rapport sur les lignes de référence

Une fois le projet de référence établi, l'ensemble des attributs de l'analyse de la valeur acquise (EVA), tels que BCWS, BCWP, EV, PV, CPI et SPI, sont disponibles dans les rapports de projet et de tâche. Pour en savoir plus sur l'analyse de la valeur acquise, veuillez consulter notre article de blog.

De nombreuses colonnes relatives aux données de base sont disponibles dans les projets et les tâches.

La facturation par étapes est le modèle le plus courant dans les entreprises dont les revenus proviennent de projets. Ce type de facturation intervient généralement uniquement lorsque certaines étapes clés du projet sont franchies. Le suivi de ces étapes à l'aide du diagramme de Gantt du projet permet de suivre aussi facilement les factures correspondantes que les livrables eux-mêmes.

Autrement, selon la structure des étapes de paiement de vos projets, vous pouvez facturer vos clients à des dates précises, indépendamment de l'avancement du projet. Ceci est également possible grâce aux techniques de facturation par étapes présentées dans ce manuel.

À la fin de ce manuel, vous apprendrez comment :

• Définissez les étapes de facturation qui font partie de votre projet.
• Utilisez les rapports de facturation pour suivre la facturation des projets

Champs de facturation

Dans ce scénario, l'envoi d'une facture au client devient une des tâches du plan de projet. À l'aide des champs par défaut et personnalisés de Celoxis, nous allons créer plusieurs attributs supplémentaires qui vous permettront de définir un type de tâche particulier : une facture Facture tâche. Vous pouvez créer des champs personnalisés sous Menu principalAdministrateurGestion de compteChamps personnalisés.

1. Date de facturation
   • Nom : Date de facturation
   • Type : Date
   • Privilège financier requis pour visionner : Oui
   • Obligatoire ? : Non
   • Clé de formule : date_facturée
   • Pièce jointe à : Tâche
   • Justification : enregistrer la date d’envoi de la facture
2. Date de paiement
   • Nom : Date de paiement
   • Type : Date
   • Privilège financier requis pour visionner : Oui
   • Obligatoire ? : Non
   • Clé de formule : date_payée
   • Pièce jointe à : Tâche
   • Justification : enregistrer la date de paiement de la facture
3. État de la facture
   • Nom : État de la facture
   • Taper: FormuleUtilisez la formule ci-dessous. ${ label = 'Inconnu'; now = Date.now(); label = !empty entity.date_invoiced ? 'FACTURÉ' : label; label = Date.before(entity.startCalendar, now ) && entity.date_invoiced < now ? 'EN RETARD' : label; label = !empty entity.date_paid ? 'PAIÉ' : label; label = Date.after(entity.startCalendar, now) ? 'À VENIR' : label; label } ** Ces options sont personnalisables.

     

   • Privilège financier requis pour visionner : Oui
   • Obligatoire ? : Non
   • Clé de formule : invoice_status
   • Pièce jointe à : Tâche

Ajout des jalons de facturation à la chronologie du projet

Lors de la rédaction des contrats ou des cahiers des charges définissant le projet (ce travail étant réalisé en dehors de Celoxis et indépendamment de cette dernière), la section « Étapes de paiement » du contrat précise les paiements effectués et leurs échéances. Selon les règles du contrat et la nature du travail réalisé, les étapes de paiement peuvent être liées à des livrables spécifiques, à des dates précises, ou aux deux. Afin de suivre la facturation du projet à l'aide des attributs de tâche définis dans la section précédente, vous devrez créer une tâche « Facture » ​​pour chaque étape de paiement et la configurer conformément aux règles de votre contrat.

Par exemple, imaginez que vous développiez un intranet d'entreprise pour un client, dans le cadre d'un contrat à prix fixe de 100 000 $. Votre échéancier de paiement pourrait ressembler à ceci :

Dans ce cas, l'échéance de paiement n° 1 devra être programmée manuellement dans le plan de projet pour le 25/09/17, tandis que toutes les autres factures pourront être retardées si le calendrier du projet est prolongé pendant toute sa durée.

Pour garantir une facturation par étapes correcte dans ce scénario :

1. Ajoutez les tâches d'étape liées à la facturation à votre plan de projet

   Ces tâches seront vos tâches jalons (AjouterJalon)

   

   Notez que la tâche 6 est planifiée manuellement, comme l'indique l' M à côté de l'identifiant de la tâche.

   

   Les étapes restantes 7, 27 et 32​​devraient commencer lorsque les phases précédentes seront terminées, comme le stipule le contrat du projet.

2. Définir les attributs des tâches jalons

   Il est temps maintenant d'attribuer les montants à prix fixe à ces étapes clés. Pour chaque tâche d'étape « Facturation », définissez ces montants sous… Modifier la tâcheAvancé languette.

   • Définissez le type de facturation sur Prix fixe
   • Fixez le prix fixe
   • Sous l' Champs personnalisés , vous pouvez également définir la date de facturation afin de voir les détails comme décrit à l'étape 3.
3. État des factures

   Au fur et à mesure de l'avancement du projet et de la facturation de votre client, le statut de la facture sera automatiquement calculé selon la logique définie ci-dessus.

   

   Une fois le paiement reçu, vous pouvez marquer la date de paiement en regard de l'étape afin que le statut de la facture passe automatiquement à « Payé ».

Rapports de facturation

Vous trouverez ci-dessous des exemples de rapports pouvant être utilisés pour suivre la facturation des projets :

Étapes clés de la facturation du projet

Tableau inter-projets, affichant le prix fixe et le statut de toutes les factures : payées, envoyées ou facturées.

Pour créer ce rapport basé sur les tâches, utilisez le filtre « Étape importante » défini sur « Oui » , en incluant uniquement les tâches qui constituent vos étapes de paiement .

Factures des projets par statut

Graphique à barres présentant l'état des factures pour tous les projets actifs. Il s'agit d'un rapport de tâches.

Comme tous les graphiques de Celoxis, ce rapport est interactif. Cliquez sur chaque barre pour afficher les informations détaillées des factures correspondant au statut sélectionné.

Exemple de tableau de bord permettant à votre comptable de suivre les détails des factures :

Conclusion/Points finaux

Comme le montrent les exemples ci-dessus, il est très facile de créer et de gérer la configuration de facturation par étapes dans Celoxis.

Dans le cadre normal des activités, les projets doivent être réévalués régulièrement afin d'être redéfinis en fonction des priorités. Souvent, sur instruction de la direction, les responsables doivent intégrer une nouvelle demande de projet prioritaire parmi les projets existants. Ce guide explique comment procéder :

1. Évaluer l'impact d'un nouveau projet sur la charge de travail des ressources existantes,
2. Identifier les ressources sous-utilisées ou gratuites,
3. Remplacer les ressources affectées aux tâches,
4. Déplacer certaines tâches pour équilibrer la charge de travail,
5. Si nécessaire, reportez complètement un projet de faible priorité à une date ultérieure.

Évaluation de l'impact du nouveau projet sur la charge de travail existante

1. Créez un nouvel état de projet, par exemple « Requêtes » (Menu principalAdministrateurGestion de projetÉtats du projetConservez ce nouvel état dans "Planification" Définissez une étape et bloquez le temps nécessaire. Cela permet de bien distinguer les nouvelles demandes de projets des projets réguliers.
2. Créez un projet pour votre nouvelle demande de projet et maintenez-le à l'état « Demandes » (Cliquez) Menu principalProjetNouveau projetVeuillez saisir la date de début prévue pour ce projet.
3. Dans l'onglet Gantt interactif du projet, définissez l'organigramme des tâches (WBS) et les ressources. Le projet étant à l' « Demandes » , cela n'aura aucune incidence sur votre charge de travail actuelle.
4. Accéder à la charge de ressources (Menu principalChargement des ressourcesPar défaut, cette vue affichera les projets planifiés et actifs préexistants.
5. Modifiez les filtres et ajoutez « Demandes » au filtre d'état du projet. Cliquez sur Appliquer. Désormais, la vue de la charge des ressources affichera immédiatement l'impact de toute nouvelle demande de projet sur la répartition et la charge de travail existantes.
6. En raison de cette nouvelle demande de projet, l'impact sur la charge de travail existante est important et de nombreuses ressources sont surallouées.
7. Vous pouvez télécharger ce document (sélectionnez « PDF » dans le groupe de boutons en haut à droite) et l'envoyer à vos dirigeants pour leur montrer l'impact direct des nouvelles demandes sur le portefeuille de projets existant.

Identifier les ressources sous-utilisées ou gratuites

Dans la même vue de charge des ressources, vous pouvez facilement identifier les ressources sous-utilisées ou libres. Ces ressources sont représentées en bleu.

Remplacer les ressources sur les tâches

Vous pouvez remplacer directement les ressources des tâches problématiques (survolez la tâche en conflit et sélectionnez l'option correspondante) Modifier les ressources)

Dans l'exemple ci-dessous, vous pouvez modifier la tâche « Étude des espaces commerciaux » et la réattribuer à Tanya, qui est relativement libre pendant cette période.

Déplacer les tâches

Il peut arriver que les ressources gratuites ne soient pas immédiatement disponibles. Dans ce cas, il peut être nécessaire de reporter certaines tâches peu prioritaires et facilement reportables. Pour ce faire,

1. Passez la souris sur la tâche appropriée.
2. Cliquez sur le menu à 3 lignes.
3. Sélectionnez « Modifier la tâche ». Vous pouvez ici modifier la date de début de la tâche et la reporter.

Éliminer les projets de faible priorité

Si vous rencontrez toujours un problème de ressources, modifiez la date de début des autres projets de faible priorité afin que toutes les autres tâches de ces projets soient reprogrammées. Pour ce faire,

1. Cliquez sur le projet pour l'ouvrir dans un nouvel onglet.
2. Dans le nouvel onglet, cliquez sur Modifier (dans le groupe de boutons en haut à droite)
3. Dans la fenêtre contextuelle « Modifier le projet », modifiez sa date de début. Cela décalera automatiquement toutes les tâches (à l'exception des tâches planifiées manuellement) vers la nouvelle date de début.

Dans cet article, nous allons apprendre à automatiser un flux de travail qui créera un nouveau projet dans Celoxis dès qu'une demande de projet passera à l'état « Approuvé ». Pour cela, nous utiliserons Zapier ; si vous ne connaissez pas Zapier, nous vous recommandons de lire cet article au préalable.

Convertir automatiquement une demande de projet en projet

1. Faites un Zap

   

2. Choisissez l'application Celoxis et « Statut du problème mis à jour » comme déclencheur

   

3. Connectez-vous à votre compte Celoxis Si le compte existe déjà, sélectionnez-le dans la liste.

   Si le compte existe déjà, sélectionnez-le dans la liste.

   

4. Collez votre clé API Celoxis

   

5. Vérifiez les détails et continuez

   

6. Tester le déclencheur

   

7. Sélectionnez un échantillon Les données de l'échantillon seront utilisées lors d'autres étapes de configuration du Zap.

   Les données de l'échantillon seront utilisées lors d'autres étapes de configuration du Zap.

   

8. Choisissez l'application Filtrer

   

9. Filtre de configuration

   

10. Continuer

    

11. Tester le filtre

    

12. Choisissez l'application Celoxis et sélectionnez « Créer un projet » comme action

    

13. Sélectionnez le compte

    

14. Personnaliser le projet Ici, vous pouvez faire correspondre tous les champs de l'application de requête à un projet.

    Ici, vous pouvez faire correspondre tous les champs de l'application de requête à un projet.

    

15. Tester l'action

    

16. Activez le Zap

    

17. Zap est prêt !

    

Celoxis vous permet d'effectuer une planification à rebours de vos projets lorsque la date de fin est fixe et ne peut être dépassée à aucun prix.
La planification à rebours consiste à partir de l'objectif final et à suivre les étapes nécessaires dans l'ordre chronologique inverse.

Cela peut se faire dans Celoxis en suivant les étapes ci-dessous. Nous prendrons ici l'exemple d'un projet de site web simple.

1. Créez un projet. Définissez une date limite correspondant à la date de fin du projet. Comme il s'agit d'un projet en phase de planification, sélectionnez l' état Brouillon » et cliquez sur « Enregistrer ».
2. Créez la première tâche avec la date de fin du projet et ajoutez la contrainte « Doit se terminer le »
3. Ajoutez une tâche précédente à la première tâche et appliquez-lui « Au plus tard possible » , puis définissez sa durée. Une fois la durée de la tâche précédente définie, la date de début sera décalée, car la dernière tâche a une date de fin fixe. « Au plus tard possible » permet de compenser le délai de la tâche précédente.
4. Étant donné que la date de fin de la dernière tâche est fixe, la date de début de la tâche précédente continuera de se décaler à mesure que vous saisirez de nouvelles tâches.
5. Répétez les étapes 3 et 4 jusqu'à ce que vous ayez listé toutes les tâches du projet. Une autre méthode, plus rapide, consiste à ajouter les colonnes « Type de contrainte » et « Date de contrainte » à votre diagramme de Gantt et à les renseigner directement, ainsi que leurs prédécesseurs.
6. À la fin de ce processus, vous obtiendrez la date de début du projet.
7. Remplacez la date de début du projet par la date déduite par la planification à rebours et votre plan final est prêt dans Celoxis.

Oui. Cliquez sur le nom d'un projet. Son panneau s'ouvrira. Cliquez ensuite sur Contrôle d'accèsSur l'écran, cliquez sur l'icône utilisateur pour Chef de projetSélectionnez le ou les utilisateurs que vous souhaitez ajouter en tant que gestionnaires secondaires et enregistrez.

Pour exclure les projets terminés de votre vue, modifiez le rapport et ajoutez le filtre « État du planning » . Dans la liste déroulante, cochez toutes les options sauf « Terminé ». Enregistrez le rapport pour que les nouveaux filtres soient appliqués.

Si une tâche comporte des sous-tâches, on parle alors de tâche récapitulative. De nombreux attributs des tâches récapitulatives sont issus de leurs sous-tâches. Certains de ces attributs importants sont décrits ci-dessous.

Date de début (planifiée/réelle/projetée) :
Il s'agit de la date de début minimale entre la date de début planifiée, réelle et projetée de ses enfants.

Date de fin (planifiée/réelle/projetée) :
Il s'agit de la date de fin la plus longue parmi les dates de fin planifiées, réelles et projetées de ses enfants.

Travail (Effort)
C'est la somme du travail de ses enfants.

Les contraintes
ne s'appliquent pas aux tâches récapitulatives.

L’affectation des ressources :
les ressources affectées à une tâche récapitulative ne seront pas prises en compte dans le coût prévisionnel de cette tâche, ni affichées sur les graphiques de charge des ressources.

% Complet

% terminé = (W1×P1 + W2×P2 + ... + Wn×Pn) ÷ (W1 + W2 + ... + Wn)

Pour tous les n descendants de niveau feuille où Wi est le travail et Pi est le % d'achèvement de son i-ème descendant.

Antécédents :
Si une tâche récapitulative a un prédécesseur, le système considère qu'il est équivalent d'avoir ce prédécesseur pour tous ses enfants.

Planification automatique/manuelle
Étant donné que le début et la fin planifiés sont calculés à partir de leurs éléments enfants, les tâches récapitulatives sont toujours considérées comme étant planifiées automatiquement.

Budget/Coûts/Facturation :
Il s'agit de la somme du budget/des coûts/de la facturation de ses enfants.

Durée :
Il s'agit du temps de travail entre la date de début et la date de fin de la tâche, conformément au calendrier de travail du projet.

Les prédécesseurs d'une tâche sont les tâches qui affectent sa date de début ou de fin.

Dans le projet « Construire une ferme » , deux tâches sont à considérer : « Acheter un terrain » et « Aplanir le terrain » . Vous ne pouvez pas commencer l'aplanissement tant que le terrain n'a pas été acheté. Par conséquent, «Acheter un terrain » est une étape préalable à « Aplanir le terrain », qui est l'étape suivante .

Une fois les tâches précédentes saisies, les dates de début et de fin de la tâche sont automatiquement mises à jour par le système lorsqu'une tâche précédente est reprogrammée. Dans l'exemple ci-dessus, si la date de fin de la « Achat de terrain » est avancée de 10 jours, Celoxis avancera automatiquement la date de début de la tâche « Aplanissement de terrain » de 10 jours.

Types de prédécesseurs

	Fin-Départ (FS)	La tâche suivante (S) ne peut démarrer que lorsque sa tâche précédente (P) est terminée. (Cas le plus fréquent)
	Départ-Départ (SS)	La tâche successeur (S) ne peut pas démarrer tant que sa tâche prédécesseur (P) n'a pas démarré.
	Finir-Finir (FF)	La tâche successeur (S) ne peut se terminer que si sa tâche prédécesseur (P) est terminée.
	Départ-Arrivée (SF)	La tâche suivante (S) ne peut se terminer que si sa tâche précédente (P) a commencé. (Rarement utilisé)

Délai de mise en œuvre

Dans certains cas, lorsqu'une tâche est presque terminée, vous pouvez souhaiter en commencer une autre. Par exemple, trois jours avant la fin de la construction des murs de votre maison, vous pouvez commencer à choisir la couleur de la peinture. Dans ce cas, pour la « Choisir la couleur » sélectionnez la « Construire les murs » comme tâche précédente et indiquez un délai de trois jours. Le délai est spécifié par un nombre négatif. Par exemple, -3j indique un délai de trois jours.

Temps de latence

Il arrive qu'une tâche ne puisse pas commencer dès qu'une autre est terminée. Par exemple, après avoir peint les murs, il faut parfois attendre deux jours pour que la peinture sèche avant de pouvoir commencer à meubler la pièce. Dans ce cas, sélectionnez « Peindre les murs » comme tâche précédente de « Meubler la pièce » et indiquez un délai de deux jours. Le délai est exprimé par un nombre positif. Par exemple, « 4h » indique un délai de quatre heures entre la tâche précédente et la tâche précédente.

Établissement des prédécesseurs

Les prédécesseurs peuvent être définis à l'aide du diagramme de Gantt interactif ou du formulaire d'ajout/modification de tâche. Dans le diagramme de Gantt interactif, vous pouvez définir les prédécesseurs à l'aide de :

• Glisser-déposer : vous pouvez faire glisser un élément du début ou de la fin d’un prédécesseur vers le début ou la fin d’un successeur pour créer l’un des quatre types de dépendance.
• Colonne des prédécesseurs : vous pouvez saisir les numéros de série des prédécesseurs d’une tâche, séparés par un point-virgule. Ex. : 2;3
• Colonne Successeur : vous pouvez saisir les numéros de série des successeurs d’une tâche, séparés par un point-virgule. Ex. : 5;6
• Écran de modification des tâches: sélectionnez une tâche et appuyez sur la touche « e » (ou cliquez avec le bouton droit sur « Modifier » ) pour ouvrir le formulaire de modification. Vous pouvez alors modifier les tâches précédentes comme indiqué précédemment.

Définition des prédécesseurs inter-projets

Les tâches antérieures entre projets ne peuvent être saisies que depuis l'écran d'ajout/modification. Ouvrez le formulaire de tâche en cliquant sur « Modifier » et accédez à l' antérieures » . Ajoutez une ligne. Sélectionnez d'abord le projet ; la liste déroulante des tâches affichera alors les tâches de ce projet.

Notez que les dépendances entre projets ne peuvent pas être modifiées à partir des colonnes prédécesseurs et successeurs dans le diagramme de Gantt interactif.

Des contraintes sont appliquées à vos tâches afin d'imposer des restrictions sur le calcul de leurs dates de début et de fin. Elles reflètent souvent des conditions réelles. Exemples :

• La date limite pour soumettre une offre est le 20 mai 2018
• Les tests d'application ne pourront commencer qu'après la mise sur le marché du téléphone, prévue le 1er octobre 2020

Nous vous recommandons d'utiliser MSO et MFO uniquement lorsque cela est absolument nécessaire, car ils rendent le planning inutilement rigide.

Définition des contraintes de la tâche

Les contraintes de tâche peuvent être définies directement à partir des colonnes de contraintes ou à partir de l'écran d'ajout/modification de tâche.

Les jalons sont des étapes clés d'un projet. Ils peuvent indiquer l'achèvement de tâches essentielles, le début d'une phase ou la fin du plan. Par exemple, dans un projet de développement logiciel, « Recherche terminée » peut être un jalon signalant que toutes les activités de recherche sont achevées et que le projet est prêt à passer à l'étape suivante : la rédaction du cahier des charges .

Dans Celoxis, les jalons sont des tâches de durée nulle et représentées par un symbole de diamant (◆) dans le diagramme de Gantt.

Créer des étapes importantes

À partir du diagramme de Gantt interactif, cliquez Barre d'outils GanttAjouterJalon.

Pour convertir une tâche existante en étape clé, définissez sa durée à zéro.

Recommandations

• Définissez des prédécesseurs pour vos étapes clés. Cela permettra de visualiser leur impact.
• N’imposez des délais (FNLT) aux étapes clés que si nécessaire, car cela rendra difficile la replanification flexible des activités autour de votre étape clé.
• Indentez les jalons afin qu'ils apparaissent sous l'élément WBS approprié

Les tâches critiques sont celles dont le non-respect peut entraîner des retards dans le projet. Elles correspondent à la séquence d'activités interdépendantes la plus longue du plan de projet et doivent impérativement être réalisées dans les délais impartis pour que le projet soit terminé à la date prévue. Les tâches critiques sont calculées automatiquement par le système et ne peuvent être identifiées manuellement.

Pour une analyse approfondie de ce sujet, consultez notre article de blog sur le chemin critique.

Les tâches comportant une contrainte MSO/MFO/SNLT/FNLT sont également marquées comme critiques et apparaîtront sur le chemin critique.

Une tâche cesse d'être critique lorsqu'elle est terminée, car elle ne peut plus affecter l'achèvement des tâches suivantes ni la date de fin du projet.

Visualisation des chemins critiques

Vous pouvez visualiser le chemin critique à partir du diagramme de Gantt interactif en cliquant Barre d'outils GanttChemin critique.

Surveillance des tâches critiques

Les tâches peuvent être filtrées à l'aide du « Critique » . Grâce à ce filtre, vous pouvez par exemple créer un graphique circulaire des tâches critiques, classées selon leur niveau de priorité (rouge, orange, jaune). « Critique » est également disponible pour les rapports de tâches.

Le sujet des indicateurs RAG a été traité en détail dans cet article.

Durée

La durée correspond au temps de travail entre la date de début et la date de fin d'une tâche. Pour les tâches planifiées manuellement, la durée n'a aucune importance.

Effort

L'effort correspond au temps total que les ressources consacreront à la tâche. Consultez notre article de blog sur la différence entre durée et effort.

Pour les tâches planifiées manuellement, si :

• L'allocation est exprimée en % – le travail total de cette tâche est calculé comme la somme : heures de travail x % d'allocation pour chaque ressource affectée.
• La répartition est exprimée en heures – le travail total de cette tâche correspond simplement à la somme des répartitions individuelles.

Unités

Répartition totale (en %) de la tâche. Si une tâche est répartie entre Joe (100 %) et Peter (50 %), sa répartition est de 1,5.

Relation entre D, W et U

La relation entre la durée, le travail et les unités d'allocation est essentielle à la compréhension de la planification automatique des tâches. Elle est expliquée en détail dans notre article de blog.

La planification permet à Celoxis de calculer les dates de début et de fin des tâches afin que votre projet reste réaliste et synchronisé.

Celoxis possède deux expériences en matière de planification :

• Planification facile pour une expérience simplifiée.
• Planification avancée pour un contrôle total de type MS Project.

Ce document explique le moteur de planification commun (manuel vs automatique, prédécesseurs, calendriers, contraintes) et les concepts avancés (travail fixe, pourcentage d'allocation).

1Manuelle ou automatique

Dans Celoxis, chaque tâche est planifiée manuellement ou automatiquement. Ceci est valable pour les modes de planification simple et avancé.

Planifié manuellement

• Celoxis ne modifie pas les dates de début ni de fin.
• Les prédécesseurs sont considérés comme de simples informations.
• Si vous affectez une ressource, celle-ci doit être disponible pendant les dates de la tâche.

Utilisez cette option lorsque les dates sont fixées en externe.

Programmation automatique

• Celoxis met à jour les dates des tâches lorsque les prédécesseurs, les calendriers ou les contraintes changent.
• C'est la méthode normale pour permettre au moteur de maintenir le plan synchronisé.

2Qu'est-ce qui affecte une tâche planifiée automatiquement ?

Celoxis prend en compte les éléments suivants pour calculer les dates :

• prédécesseurs et types de dépendance (FS, SS, FF, SF) avec avance/retard
• contraintes (Date de début obligatoire, date de début au plus tôt, etc.)
• effort (travail)
• allocation/unités (vitesse à laquelle le travail peut être effectué)
• calendriers de travail des ressources (week-ends, jours fériés, congés)
• calendrier de travail par défaut (si aucune ressource n'est encore affectée)

3Logique de planification de base

1. Planifiez d'abord les tâches précédentes. Celoxis s'assure que les dates des tâches précédentes sont valides.
2. Déterminer la date valide la plus proche en fonction des dépendances. S'il existe des dépendances à la fois sur le début et la fin, Celoxis choisit une date qui les satisfait toutes.
3. Appliquez les contraintes de temps et de calendrier. Celoxis utilise le temps de travail alloué à la tâche pour trouver une autre date.
4. Appliquer les contraintes. Si une contrainte déplace la tâche, la date complémentaire est recalculée à partir de ce point.

Il s'agit du moteur de base utilisé partout.

4Concepts de planification avancés

Cette section est destinée aux équipes utilisant l'expérience complète/avancée.

Modes de planification

Celoxis prend en charge les modes courants :

• Travail fixe: le travail reste le même ; la durée ou les unités s'ajustent.
• Durée fixe: la durée reste la même ; le travail ou les unités s'ajustent.
• Unités fixes (allocation): les unités restent les mêmes ; la durée s'ajuste lorsque le travail change.

Ces modes indiquent à Celoxis ce qu'il faut préserver en cas de changement.

Pourcentage d'allocation (%)

L'allocation correspond à la part du temps d'une ressource que la tâche peut utiliser.

• 100 % signifie une disponibilité toute la journée.
• 50 % signifie que le même travail prendra plus de temps.
• Grâce à ses multiples ressources, Celoxis met à profit leur disponibilité combinée pour mener à bien le travail.

Dans Easy Scheduling, cette fonctionnalité est masquée et le travail est réparti équitablement, mais le moteur fonctionne toujours selon la même idée.

Travail, durée, unités

Rappelez-vous la relation fondamentale :

Travail = Durée × Unités

Le mode de planification sélectionné détermine lequel de ces trois Celoxis recalcule.

5Là où la planification simplifiée trouve sa place

Easy Scheduling utilise le même moteur, mais masque les options avancées. En savoir plus.

La plupart des gens apprécient l'idée d'une planification automatique : si une tâche est déplacée, les tâches dépendantes le sont également ; les week-ends sont ignorés ; les dates s'ajustent lorsqu'une ressource est en congé. Cependant, les logiciels de planification classiques comme MS Project peuvent paraître intimidants si l'on ne maîtrise pas des termes tels que « travail fixe » ou « unités fixes »

Celoxis propose deux options : la planification avancée complète (avec modes, affectations et contrôle précis) et la planification simplifiée pour une utilisation plus facile. Vous pouvez choisir la solution la plus adaptée à votre équipe.

La planification simplifiée vous offre les avantages de la planification automatique sans vous confronter à ses options complexes. Imaginez conduire une voiture automatique : vous arrivez à destination sans avoir à gérer l’embrayage ni les vitesses.

Que fait Easy Scheduling ?

Lorsqu'un projet ou une tâche utilise Easy Scheduling, nous simplifions certaines choses pour vous.

1. Le mode de planification est masqué.
   Vous ne verrez pas d'options telles que Travail fixe, Durée fixe ou Unités fixes. Le système choisit des valeurs par défaut pertinentes ; vous n'avez donc pas besoin de comprendre ni de sélectionner un mode.
2. Le pourcentage d'allocation des ressources est masqué.
   Normalement, vous spécifiez qu'une personne se voit allouer 25 %, 50 %, etc. Avec la planification simplifiée, ce n'est pas nécessaire. Il vous suffit de sélectionner la ressource.
3. Le travail est réparti automatiquement lorsque vous ajoutez plusieurs ressources.
   Si vous assignez une tâche à plusieurs personnes, le système répartit le travail équitablement entre elles. Ainsi, vous n'avez pas besoin de faire de calculs mentaux ni d'ajuster le pourcentage de chaque personne.
4. Les tâches suivantes sont automatiquement déplacées :
   si la tâche A se termine plus tard et que la tâche B dépend de la tâche A, les dates de la tâche B seront automatiquement décalées. Vous bénéficiez ainsi du comportement de reprogrammation automatique attendu.
5. Les calendriers sont respectés.
   En cas de changement de date, le système évite automatiquement les week-ends et tient compte des congés et jours fériés (le cas échéant). Ainsi, vous n'aurez pas de tâche commençant un dimanche ou attribuée à une personne en congé.

Pourquoi c'est important

Dans de nombreux outils, soit on obtient beaucoup de puissance avec trop de paramètres, soit on obtient une interface d'apparence simple mais dont la planification et la charge de travail sous-jacentes ne sont pas correctes.

Easy Scheduling est conçu pour se situer au milieu : offrir aux utilisateurs une interface utilisateur simple et sûre, tout en conservant un moteur de planification performant en arrière-plan.

Une charge de travail précise, pas seulement un joli graphique

Même si nous masquons à l'utilisateur les pourcentages d'affectation et les modes de planification, le système conserve en interne les données d'affectation réelles. Cela signifie :

• Les rapports de charge de travail et de capacité sont basés sur l'effort réel calculé.
• Lorsqu'une tâche est déplacée, la charge correspondante sur la ressource est également déplacée.
• Ce que vous voyez dans les rapports correspond à ce qui est réellement programmé.

De nombreux outils concurrents affichent des visualisations de charge de travail similaires, mais leur modèle de données étant imprécis, les graphiques ne sont qu'apparence correcte. Avec la planification simplifiée de Celoxis, les graphiques restent précis car le moteur effectue le travail de détail pour vous.

Qui devrait utiliser Easy Scheduling ?

• Des équipes où la plupart des utilisateurs sont des utilisateurs occasionnels de projets, et non des chefs de projet formés.
• Les organisations qui souhaitent de la cohérence et moins d'erreurs dans la configuration des tâches.
• Les chefs de projet qui souhaitent un comportement automatisé mais qui ne veulent pas enseigner la théorie de la planification.
• Les équipes qui se soucient de la précision de la charge de travail/capacité mais qui ne veulent pas obliger tout le monde à saisir des pourcentages d'allocation.

Ce que vous perdez (volontairement)

Pour simplifier, certaines commandes avancées ne sont pas affichées dans la planification simplifiée. Par exemple :

• Il n'est pas possible d'ajuster précisément les pourcentages d'allocation des ressources pour chaque tâche.
• Vous ne choisissez pas entre différents modes de planification.
• Le travail est réparti équitablement lorsque plusieurs ressources sont ajoutées.

Ceci est intentionnel. Si vous avez besoin d'une répartition par personne, comme « Jean 30 %, Marie 70 % sur la même tâche », ou si vous devez modéliser des scénarios d'ordonnancement plus complexes, vous pouvez passer à l'ordonnancement complet/avancé de Celoxis.

Résultat

Vous bénéficiez d'une reprogrammation automatique, de dates synchronisées avec le calendrier, d'une sélection simplifiée des ressources et de graphiques de charge de travail réalistes. En bref, c'est simple et efficace, sans que chaque utilisateur ait besoin de devenir un expert en planification.

Faciliter la planification

Seuls les administrateurs peuvent activer la planification simplifiée. Pour activer la planification simplifiée, accédez à Menu principalAdministrateurProjetsOptions du projetCochez l'option « Utiliser la planification simplifiée ».

L'avancement d'une tâche est indiqué par son pourcentage d'achèvement. Une valeur de 0 % signifie que la tâche n'a pas progressé, tandis que 100 % signifie qu'elle est terminée. Celoxis cumule les pourcentages d'achèvement des tâches pour calculer le pourcentage d'achèvement du projet.

% Méthodes complètes

Il existe trois méthodes pour mettre à jour le pourcentage d'achèvement d'une tâche. Elles sont décrites ci-dessous avec un exemple : supposons que nous ayons une tâche T à laquelle Joe a affecté 40 h et Peter 10 h.

Dernier % saisi

Le pourcentage d'avancement d'une tâche correspond au dernier pourcentage d'avancement saisi pour cette tâche par un utilisateur. Ceci suppose que la personne qui met à jour le pourcentage d'avancement connaît l'état d'avancement global de la tâche. Dans notre exemple, si Joe met à jour le pourcentage d'avancement de la tâche T à 50 % et que Peter le met à jour à 25 %, le pourcentage d'avancement de la tâche T sera de 25 %.

Moyenne pondérée des pourcentages saisis par chaque ressource attribuée

Le pourcentage d'avancement d'une tâche est calculé comme une moyenne pondérée des pourcentages d'avancement saisis par les ressources qui lui sont affectées. Cela suppose que lorsqu'une ressource saisit un pourcentage d'avancement, elle indique sa propre progression , et non l'avancement global de la tâche. Le pourcentage d'avancement de la tâche est calculé comme suit :

% terminé = (W1×P1 + W2×P2 + ... + Wn×Pn) ÷ (W1 + W2 + ... + Wn)

Pour tous les n personnes assignées où Wi est l'effort prévu et Pi est le % d'achèvement de sa ième personne assignée.

Supposons que Joe entre 50 % tandis que Peter entre 100 %. Le % d'achèvement de T sera : (50×40 + 100×10) ÷ (40 + 10) = 60 %.

Calcul automatique à partir du temps enregistré pour la tâche

Dans ce modèle, les utilisateurs ne saisissent pas le pourcentage d'achèvement ; celui-ci est calculé en fonction du temps enregistré pour la tâche. La formule est la suivante :

Pourcentage d'achèvement = Effort réel ÷ Effort planifié

L'effort réel correspond à la somme de toutes les heures approuvées pour cette tâche.

Quelques points à noter concernant ce modèle :

• Le champ « % d'achèvement » ne sera pas affiché aux utilisateurs car cette valeur est calculée.
• Si le temps enregistré dépasse l'effort prévu, le pourcentage affiché sera de 100 %.
• Une fois une tâche commencée, si vous estimez que l'effort requis a été surestimé ou sous-estimé, vous devez ajuster cet effort en conséquence. Sinon, la tâche risque de ne jamais apparaître comme terminée ou d'être marquée comme telle prématurément.

Nous recommandons de n'utiliser cette fonction que pour les projets où le temps enregistré correspond toujours à l'effort prévu, par exemple pour des tâches telles que « Effectuer 20 heures de recherche ».

Spécifier la méthode % d'achèvement

La méthode par défaut de calcul du pourcentage d'achèvement des tâches peut être spécifiée dans l'onglet Avancé de l'écran d'ajout/modification du projet .

% d'achèvement des tâches et projets récapitulatifs

Le pourcentage d'achèvement des tâches et projets récapitulatifs est automatiquement calculé comme une moyenne pondérée de leurs descendants selon la formule suivante :

% terminé = (W1×P1 + W2×P2 + ... + Wn×Pn) ÷ (W1 + W2 + ... + Wn)

Pour tous les n descendants de niveau feuille, où Wi représente le travail et Pi le pourcentage d'achèvement de son i-ème descendant. Si une tâche de niveau feuille n'est pas assignée, sa durée (en heures) est utilisée à la place de son travail dans le calcul.

Lorsque vous affectez une ressource à une tâche, Celoxis vous permet de préciser si vous souhaitez que la ressource travaille à temps plein (100%), à mi-temps (50%), à une autre fraction (par exemple 30%) ou même pendant un certain nombre d'heures (par exemple 20 heures).

Il est important de saisir correctement l'allocation des ressources pour surveiller leur charge de travail. Par exemple, si Joe est planifié pour travailler à 100 % sur la tâche T1 (de MF) et à 100 % sur la tâche T2 pendant la même période, le graphique de charge des ressources indiquera une surcharge de travail pour Joe cette semaine-là. En effet, l'effort total attendu pour chaque tâche est de 40, soit un total de 80, alors que Joe ne travaille que 40 heures par semaine. Si vous souhaitez que Joe travaille la moitié du temps sur T1 et l'autre moitié sur T2, vous devez alors définir son allocation à 50 % pour chaque tâche.

Pour garantir une allocation optimale de vos ressources, il est essentiel de saisir des estimations précises lors de leur affectation. Ce n'est qu'à cette condition que le système pourra refléter fidèlement la répartition de la charge de travail.

Dans les sections suivantes, supposons que Marie travaille 36 heures par semaine, du lundi au vendredi, comme suit :

Répartition en pourcentage (%)

Lorsque vous allouez une ressource en % à une tâche, vous indiquez à Celoxis la fraction du temps que cette ressource consacrera à cette tâche, sur ses heures de travail.

Par exemple, si Marie travaille 8 heures par jour et que vous lui attribuez 50 % de son temps à une tâche, cela signifie qu'elle travaillera 50 % chaque jour. Voyons comment le système répartira sa charge de travail quotidienne :

Affectation des ressources

Il existe de nombreuses méthodes pratiques pour affecter, remplacer ou supprimer des ressources aux tâches.

Pour affecter des ressources à une seule tâche

Sur le diagramme de Gantt interactif, cliquez sur la cellule de ressource ou double-cliquez sur les ressources à côté de la barre des tâches.

Sur les écrans de présentation des tâches ou de liste des tâches, cliquez sur l'icône qui apparaît à côté des ressources.

De n'importe où, cliquez sur Actions de la tâcheModifier et cliquez sur Ressources.

Pour affecter des ressources à plusieurs tâches

Sur le diagramme de Gantt interactif, sélectionnez les tâches, puis cliquez avec le bouton droit et sélectionnez « Attribuer une ressource ».

Pour remplacer ou supprimer une ressource sur plusieurs tâches

Dans le diagramme de Gantt interactif, sélectionnez les tâches, puis cliquez avec le bouton droit et choisissez « Remplacer une ressource ». Pour supprimer une ressource, ne sélectionnez aucun remplaçant.

Lorsque vous créez des tâches à partir de l'API, d'une importation CSV ou en utilisant l'action « Ajouter plusieurs » du diagramme de Gantt, vous pouvez spécifier ou non les attributs de début, de fin et de durée. Ce chapitre explique comment Celoxis attribue les attributs non spécifiés.

Dans le tableau suivant, nous utiliserons S pour Début, F pour Fin et D pour Durée. L'option « manuel » est activée si le créateur a indiqué préférer la création de tâches planifiées manuellement. L'option « auto » signifie que le système utilisera une logique de planification pour calculer cet attribut.

si (manuel) { S = max(aujourd'hui, début du projet) F = S + 1j } sinon { D = 1j S = auto F = auto }

si (manuel) { F = S + 1d } sinon { D = 1d SNET = SF = auto S = auto }

si (manuel) { S = F - 1d } sinon { D = 1d FNLT = FF = auto S = auto }

  manuel = faux S = auto F = auto

  manuel = vrai

  manuel = faux SNET = SS = auto F = auto

  manuel = faux FNLT = FS = auto F = auto

  manuel = vrai

De plus, si la tâche est considérée comme planifiée manuellement et si les dates S et V ont été spécifiées sans heure précise (par exemple, 00:00), alors les heures S/V seront définies sur l'heure de début/fin de travail de leurs jours ouvrés respectifs. Si ce jour est un jour non ouvré, les heures de début et de fin les plus courantes en semaine seront utilisées.

Les utilisateurs disposant des privilèges « Ajouter un commentaire » peuvent ajouter des éléments de liste de contrôle aux tâches et aux éléments d'application. Cocher un élément le valide. La liste de contrôle n'a aucune incidence sur la progression de la tâche.

Celoxis peut créer des tâches à partir des e-mails qu'il reçoit. C'est particulièrement pratique lorsque l'application n'est pas ouverte ou lorsque vous êtes en déplacement.

Les courriels doivent être envoyés à une adresse spécifique et respecter un format précis. La tâche est créée à partir des champs expéditeur, destinataire, copie, objet, corps du message, pièces jointes et priorité, comme décrit ci-dessous.

À (adresse spéciale)

L'adresse électronique à laquelle le courriel doit être envoyé se trouve sous Menu principalAdministrateurGestion de projetBoîte de réception des tâchesNous vous recommandons de l'enregistrer comme contact sous « Celoxis Ajouter une tâche » ou un nom équivalent.

Depuis

L'utilisateur dont l'adresse électronique correspond à l' de l' expéditeur est considéré comme le créateur. Cet utilisateur doit être membre du projet dans lequel la tâche doit être créée.

À et Cc

Les utilisateurs de Celoxis dont l'adresse électronique correspond à celle des destinataires du courriel se voient attribuer la tâche avec une allocation de 100 %.

Sujet

Le sujet doit commencer par le nom de la tâche, suivi de paires clé-valeur d'attributs entre crochets. Un exemple est présenté ci-dessous.

Ajouter les images manquantes dans le pied de page [project:Fifadom.com][parent:Images]

L'action ci-dessus ajoutera une tâche nommée « Ajouter les images manquantes dans le pied de page » au projet dont le code ou le nom est Fifadom.com, sous la tâche récapitulative intitulée « Images ».

Le projet est obligatoire, tous les autres attributs sont facultatifs. Les attributs pris en charge dans le sujet sont :

Corps

Le corps du courriel devient la description de la tâche.

Pièces jointes

Tous les fichiers joints sont associés à la tâche.

Priorité

La valeur de l' X-Priority est vérifiée pour déterminer la priorité de la tâche. Si elle est à 1 , la priorité de la tâche est considérée comme élevée ; si elle est 5 , la priorité est faible ; sinon, elle est considérée comme normale.

Celoxis vous permet d'importer les tâches d'un projet à partir d'un fichier CSV. Si vous disposez d'un fichier Microsoft Excel, vous pouvez l'exporter au format CSV (valeurs séparées par des virgules) puis l'importer dans Celoxis.

Pour importer des tâches dans un projet, cliquez d'abord sur le projet, puis sur Actions du projetPlusImporter les tâches (CSV)Sinon, si vous êtes dans le diagramme de Gantt du projet, vous pouvez cliquer AjouterImporter un fichier CSV

Règles

Nombre décimal

N’utilisez pas de symbole monétaire ni de séparateur de milliers. Par exemple, 10 000,5 $ ou 10 000,5 ne sont pas autorisés. Seul 10 000,5 est autorisé.

booléen

Indiquez VRAI ou FAUX. Un texte vide sera considéré comme FAUX.

Date

Indiquez les dates au format AAAA-MM-JJThh:mm:ss. Par exemple, 1994-11-05T08:15:30 correspond au 5 novembre 1994 à 8h15:30. Vous pouvez également indiquer le format AAAA-MM-JJ lorsque l'heure n'est pas importante. Par exemple, 2021-12-25 correspond au 25 décembre 2021.

Champs

   Projet │ ├── A │ │ │ ├── B │ │ │ │ │ ├── D │ │ │ │ │ └── E │ │ │ └── C │ └── F

Pour en savoir plus sur les dates des tâches, consultez ce chapitre.

Pour télécharger le projet, accédez à Gantt puis cliquez sur PlusExporterCSVCela téléchargera le plan de projet avec les colonnes que vous avez sélectionnées dans le diagramme de Gantt.

Vous pouvez ensuite ouvrir ce fichier dans Excel en suivant les étapes ci-dessous. Pour ouvrir le fichier exporté (CSV) dans Excel :

1. Ouvrez un nouveau document Excel ou une nouvelle feuille de calcul dans votre classeur Excel existant. Accédez à l' Données .
2. Cliquez sur le « À partir du texte » .
3. Accédez au dossier contenant le fichier .csv que vous souhaitez ouvrir et cliquez sur le nom de fichier correspondant.
4. Cliquez sur Importer, l'assistant d'importation de texte s'ouvrira.
5. Assurez-vous de sélectionner l' option/case à cocher « Délimité » sous « Type de données d'origine » dans la boîte de dialogue qui s'ouvre.
6. Sélectionnez également la case à cocher « Mes données contiennent des en-têtes » , puis cliquez sur Suivant .
7. Cochez la case correspondant au délimiteur correct, à savoir la virgule (,). Il est important de choisir ce délimiteur pour garantir que les champs de données puissent être correctement analysés lors de l'importation.
8. Cliquez sur Suivant. Dans le champ Aperçu des données, seule la première colonne de données sera mise en surbrillance. Faites glisser le curseur horizontal complètement vers la droite.
9. Tout en maintenant la Maj enfoncée , cliquez sur l'en-tête de la dernière colonne. Cela devrait sélectionner et mettre en surbrillance toutes les colonnes du volet d'aperçu des données.
10. Choisissez « Texte » comme format de données de colonne. Chaque colonne devrait maintenant afficher « Texte » dans le volet d’aperçu des données.
11. Vérifiez la fenêtre d'aperçu des données pour vous assurer que vos données s'affichent correctement. Cliquez sur Terminer.

Vos données doivent apparaître dans votre feuille de calcul, organisées en colonnes et avec les en-têtes d'origine.

La copie des tâches copie également leurs attributs, les fichiers joints et les paramètres de sécurité, tandis que le déplacement des tâches déplace également les entités associées telles que les journaux de temps, les dépenses et les mises à jour.

Copier ou déplacer des tâches au sein du même projet

1. Ouvrez le diagramme de Gantt interactif du projet
2. Sélectionnez les tâches à copier ou à déplacer
3. Appuyez sur Ctrl+C pour copier ou sur Ctrl+X pour couper.
4. Sélectionnez la tâche sous laquelle copier/déplacer ces tâches et appuyez sur Ctrl+V.

Copie des tâches d'un autre projet

1. Ouvrez le diagramme de Gantt interactif du projet dans lequel vous souhaitez copier les tâches
2. Cliquez AjouterCopie d'un autre projet depuis la barre d'outils
3. Sélectionnez un projet et choisissez les tâches à copier. Si vous choisissez une tâche récapitulative, ses sous-tâches seront également copiées.
4. Soumettez le formulaire

Une copie des tâches sera créée.

Déplacer les tâches vers un autre projet

1. Ouvrez le diagramme de Gantt interactif du projet à partir duquel vous souhaitez déplacer les tâches
2. Sélectionnez les tâches à déplacer
3. Faites un clic droit et choisissez Déplacer
4. Sélectionnez le projet de destination

Les tâches seront transférées vers le nouveau projet. Les données consolidées des deux projets, ancien et nouveau, sont mises à jour.

Celoxis permet aux utilisateurs d'indiquer facilement leur progression sur les tâches. Outre la possibilité d'ajouter des commentaires à une tâche depuis son écran, vous pouvez :

• Mise à jour groupée de l'avancement de plusieurs tâches.
• Mettre à jour l'avancement d'une tâche par e-mail.
• Mise à jour de l'avancement d'une tâche unique, sujet de ce chapitre.

Cliquer sur l'icône d'une tâche dans une liste de tâches ouvrira un menu proposant des options pratiques pour mettre à jour sa progression.

% et commentaires

Comme vous pouvez le constater sur l'image ci-dessous, vous pouvez saisir un pourcentage d'achèvement personnalisé, ajouter des commentaires et enregistrer la durée. Vous pouvez également indiquer les dates de début et de fin réelles si vous le souhaitez ; à défaut, le système considérera que la tâche a commencé et s'est terminée à la date prévue.

Outre la possibilité de soumettre une mise à jour via l'interface web, les personnes chargées d'une tâche peuvent également répondre par courriel pour la transmettre. Lorsqu'un responsable demande une mise à jour, les personnes concernées reçoivent un courriel de ce type :

Cliquer sur le « Mettre à jour la progression » (voir ci-dessus) ouvre une nouvelle fenêtre de rédaction d'e-mail. Vous pouvez alors modifier l'objet et indiquer le pourcentage d'avancement, la durée et le code temporel. Ces champs sont facultatifs. Vous pouvez également joindre des fichiers et ajouter une description qui constituera le texte de la mise à jour. Un exemple est présenté ci-dessous :

Quelques minutes après l'envoi de l'e-mail, cette mise à jour sera ajoutée à la tâche. Si vous avez travaillé dessus pendant des heures, celles-ci seront également enregistrées et soumises à approbation.

Vous pouvez créer des copies d'une tâche selon un modèle récurrent de votre choix.

1. Ouvrez le diagramme de Gantt interactif du projet dans lequel vous souhaitez créer la tâche récurrente.
2. Créez une tâche et nommez-la de manière appropriée, par exemple « Réunion hebdomadaire ».
3. Faites un clic droit sur la tâche et cliquez sur Répéter.
4. Saisissez la périodicité souhaitée. Dans l'exemple suivant, nous avons choisi une périodicité hebdomadaire.
5. Soumettre

Celoxis créera de nouvelles tâches selon votre modèle de récurrence, comme indiqué ci-dessous :

Les choses ne se déroulent pas toujours comme prévu. Les interruptions sont devenues monnaie courante et il vous faut un moyen rapide de les gérer tout en préservant la précision de votre plan. C'est là que cette fonctionnalité s'avère utile. Il existe deux scénarios d'interruption fréquents :

1. Vous souhaitez suspendre une tâche en cours et reporter la partie restante.
2. Vous souhaitez réaffecter une tâche en cours à quelqu'un d'autre.

Dans les deux cas, vous souhaitez capturer la partie « terminée » et faire autre chose avec la partie « restante ».

Que se passe-t-il lorsqu'une tâche est divisée ?

Prenons l'exemple où nous voulons diviser une tâche T d'une durée de 6 jours.

Dans l'exemple ci-dessus :

• La tâche T est divisée en deux parties : T (1) et T (2).
• Les prédécesseurs de T deviennent les prédécesseurs de T (1) tandis que ses successeurs deviennent les successeurs de T (2).
• Une dépendance FS créée entre T(1) et T(2).
• L'effort, le budget, la durée et le prix fixe sont également répartis proportionnellement. Par exemple, si le budget est de 600 $, le budget pour T(1) sera de 200 $ et celui pour T(2) de 400 $.
• Les champs personnalisés sont identiques dans T (1) et T (2)
• Si vous sélectionnez l' Créer un conteneur de fractionnement de tâche lors du fractionnement, la ligne de base pour T sera déplacée vers la tâche récapitulative, sinon elle restera avec T (1).

Une fois qu'une division a eu lieu, vous pouvez maintenant reprogrammer T (2) et/ou l'attribuer à quelqu'un d'autre.

Comment diviser une tâche

1. Gantt interactif ouvert
2. Sélectionnez une tâche et cliquez dessus avec le bouton droit de la souris
3. Sélectionner Fractionner la tâche
4. Date de fractionnement de la tâche : Date de début de la deuxième partie de la tâche.
   Créer un conteneur pour le fractionnement de la tâche : Si vous souhaitez créer automatiquement une tâche récapitulative contenant les deux parties de la tâche fractionnée.
5. Soumettre

Vous pouvez demander une mise à jour des tâches à leurs responsables. Il existe deux façons de procéder : pour une seule tâche, cliquez sur Demande de mise à jour, tandis que pour plusieurs tâches, vous pouvez utiliser les actions groupées.

Les personnes assignées reçoivent un courriel auquel elles peuvent simplement répondre pour enregistrer leur mise à jour. Elles peuvent également préciser le pourcentage d'avancement, la durée de saisie et d'autres informations, comme décrit dans ce chapitre.

Vous pouvez joindre un ou plusieurs fichiers à une tâche depuis votre disque dur local ou Google Drive. Cliquez sur la tâche pour ouvrir le panneau latéral, puis cliquez sur « Joindre des fichiers ». Les fichiers joints à une tâche sont visibles dans l'onglet « Fichiers » du panneau latéral.

Si vous suivez une tâche, vous serez informé(e) des activités qui s'y déroulent, par exemple lorsqu'un commentaire ou un fichier est joint. Ces notifications vous seront envoyées par e-mail et via le centre de notifications. Si vous êtes responsable de la tâche ou chef de projet, vous êtes automatiquement notifié(e) et il est inutile de la suivre manuellement.

Se désabonner

Pour ne plus suivre une tâche, il suffit de cliquer sur le « Se désabonner » figurant sur l’écran de la tâche ou dans le pied de page de la notification par e-mail.

Vous pouvez sélectionner plusieurs tâches et effectuer des actions sur celles-ci. Cliquez sur le bouton situé à côté de la case à cocher dans l'en-tête du tableau de rapport, comme indiqué ci-dessous :

50 %, 100 % et en bonne voie

Met à jour le pourcentage d'achèvement des tâches sélectionnées. Pour « En bonne voie »,

.

Demander une mise à jour

Envoie un courriel aux ressources assignées pour leur demander une mise à jour sur l'avancement des travaux.

Modifier

Permet de modifier plusieurs attributs simultanément, y compris les champs personnalisés, comme indiqué ci-dessous :

Le diagramme de Gantt de Celoxis offre une vue d'ensemble graphique du planning du projet. Il est très utile au chef de projet pour planifier et suivre ses projets. Les différentes fonctionnalités, comme l'exportation et la planification de référence, l'aident à élaborer et à piloter le plan de projet plus efficacement.

Le diagramme de Gantt comprend les fonctionnalités suivantes :

• Création de l'organigramme des tâches (WBS), c'est-à-dire vos tâches, sous-tâches et jalons avec leurs dates de début et de fin
• Glissez-déposez les tâches pour les réorganiser dans la hiérarchie
• Ajouter des contraintes
• Dépendances par glisser-déposer
• Développer/réduire la liste des tâches
• Attribuer des tâches aux utilisateurs
• Mise à jour de l'avancement des tâches
• Impression du diagramme de Gantt
• Consultez le planning avec différents niveaux de zoom
• Options de sauvegarde automatique et de sauvegarde manuelle

Configuration du diagramme de Gantt

Lors de votre première utilisation du diagramme de Gantt interactif d'un projet, les options de configuration ci-dessous vous sont proposées. Ces paramètres sont ensuite mémorisés pour chaque utilisateur et utilisés dans tous les projets Celoxis. Vous pouvez les modifier à tout moment en cliquant sur l'icône correspondante.

Raccourcis clavier

Le mode de planification d'une tâche est déterminé par les préférences de Gantt enregistrées pour chaque utilisateur. Vous pouvez toutefois modifier le mode de planification d'une ou plusieurs tâches directement depuis le diagramme de Gantt. Pour ce faire, sélectionnez les tâches et cliquez sur PlusDéfinir le mode de planification à celui souhaité à partir du diagramme de Gantt.

Oui, vous pouvez créer un rapport de type Tâche et de type Gantt . Sur la page d'édition du rapport, dans le menu déroulant Visible par le client, sélectionnez le client avec lequel vous souhaitez le partager

Ce rapport apparaîtra ensuite dans le Rapports du client.

Une fois la dépendance ajoutée, elle s'affichera comme ci-dessous :

Pour plus de détails, consultez la « Définition des prédécesseurs inter-projets » ici.

Dans Celoxis, une entrée de temps passe par différents états, comme indiqué ci-dessous.

Enregistré

« Enregistré » indique que la saisie de temps a été enregistrée mais n'a pas encore été soumise à approbation.

• Toute personne disposant des droits d'ajout d'heure peut créer une entrée d'heure dans cet état.

Soumis

La mention « En attente d'approbation » indique que la saisie de temps a été soumise pour approbation.

• Toute personne disposant des droits d'ajout d'heure peut créer une entrée d'heure dans cet état.
• L'auteur de la soumission peut continuer à modifier les entrées de temps dans cet état.

Approuvé

« Approuvé » indique que la saisie de temps a été approuvée par tous les approbateurs configurés dans votre flux d'approbation.

• Toute personne faisant partie du processus d'approbation peut approuver le temps passé.
• Une fois approuvée, cette saisie de temps ne peut plus être modifiée par son auteur. Toutefois, toute personne disposant du d'approbation peut y apporter des modifications.
• Les informations issues des entrées de temps approuvées, telles que les heures, les coûts et les revenus, sont consolidées dans leurs éléments de travail et projets respectifs.
• Lors de l'approbation, la saisie du temps est mise à jour avec la dernière facture et le taux horaire.

Rejeté

« Rejeté » indique que la saisie de temps a été rejetée par un approbateur.

• Toute personne faisant partie du processus d'approbation peut refuser le délai.
• L'auteur de la soumission est averti par courriel.
• La saisie du temps apparaîtra dans le tableau de suivi hebdomadaire des heures travaillées du déclarant, où elle pourra être modifiée, supprimée ou soumise à nouveau pour approbation.
• Une saisie de temps rejetée et soumise à nouveau pour approbation doit suivre l'intégralité du processus d'approbation.

Facturé

La mention « Facturé » indique que la saisie de temps a été marquée comme facturée.

• Seules les entrées de temps marquées comme facturables peuvent être facturées.
• Toute personne disposant de facturation peut facturer une saisie de temps.
• Une fois facturées, les heures facturées et le chiffre d'affaires sont cumulés sur les éléments de travail et les projets correspondants. Par exemple : chiffre d'affaires facturé et heures facturées.

Un code temporel représente un type d'activité pour une saisie de temps. Par exemple, une société de développement logiciel peut souhaiter suivre des activités telles que la programmation, la conception et les tests, tandis qu'un cabinet d'avocats peut souhaiter suivre des activités telles que les litiges, la recherche, les réunions, etc.

Les codes temporels sont utiles pour :

• Filtrage : vous pouvez filtrer les entrées de temps en fonction des activités et effectuer des actions groupées sur celles-ci.
• Rapports : vous pouvez agréger les informations relatives à vos activités et créer des rapports de type camembert, histogramme, etc. Par exemple, les sociétés de développement logiciel peuvent ainsi connaître le temps total consacré à la programmation ou à la conception.
• Facturation : si votre organisation utilise la facturation à l’activité (c’est-à-dire que le taux de facturation est basé sur l’activité réalisée et non sur la personne qui la réalise), vous pouvez définir des taux de facturation pour les codes temporels. Lors de l’enregistrement du temps, le taux de facturation approprié est appliqué à cette entrée de temps en fonction de son code temporel afin de calculer le montant de la facture.

Codes temporels hors projet

Certaines activités ne sont pas liées à des projets, mais le temps qu'elles y consacrent doit être comptabilisé. Par exemple : réunions, congés maladie et congés payés. Cela peut se faire à l'aide de codes de temps hors projet. Un code de temps hors projet est similaire à un code de temps classique, à la différence qu'il comporte « hors projet » .

Utilisation des codes temporels

Les codes horaires sont sélectionnés par l'utilisateur lors de la saisie du temps. Ils peuvent être sélectionnés sur l'écran hebdomadaire ou lors de la saisie du temps consacré aux tâches. Le temps hors projet ne peut être saisi que via l'écran de la feuille de temps hebdomadaire.

Gestion des codes temporels

Seuls les administrateurs peuvent gérer les codes temporels. Accédez à Menu principalAdministrateurFeuille de tempsCodes temporels.

Coûteux

Chaque code de temps est associé à un de coût . Lors de la saisie du temps, si le code de temps est facturable, l'entrée de temps est marquée comme telle. Les entrées de temps facturables sont prises en compte dans le coût du projet. La plupart de vos codes de temps seront facturables ; cependant, certains peuvent ne pas l'être, par exemple les congés payés et les congés maladie non rémunérés.

Outre le suivi des heures travaillées, les feuilles de temps servent également au calcul des coûts de main-d'œuvre et à la facturation des clients.

Coût de la main-d'œuvre

Tous les coûts liés aux saisies de temps sont des coûts de main-d'œuvre, car ils sont directement associés au travail humain. La prise en compte d'une saisie de temps dans le coût du projet dépend de son indicateur de facturation . Par défaut, cet indicateur est défini selon que le code temps est facturable ou non. Toutefois, un utilisateur disposant du privilège « Approuver le temps » peut modifier ce paramètre .

Tarifs de coût

Si une entrée de temps est marquée comme facturable, son taux de coût est celui du responsable de l'entrée. Si ce taux a été spécifiquement défini pour le projet, il est utilisé. Sinon, le taux de coût par défaut de la ressource est appliqué.

Si la saisie du temps n'est pas considérée comme génératrice de coûts, son taux de coût est fixé à zéro.

Définition du taux de coût par défaut

Le tarif par défaut d'un utilisateur peut être défini depuis son écran d'ajout/modification ou depuis l'écran de modification groupée des utilisateurs.

Établir un taux de coût spécifique au projet

Vous pouvez modifier le tarif par défaut pour les utilisateurs par projet. Cliquez sur le lien d'un projet ; l'écran du projet s'affichera. Cliquez ensuite sur Tarifs de coût.

Définition des taux de coût pour des entrées temporelles spécifiques

Les utilisateurs disposant du Approbation du temps peuvent modifier une entrée de temps (ou plusieurs à l'aide de l'écran de modification groupée du temps) et définir un taux de coût.

Facturation

La prise en compte d'une saisie de temps pour la facturation dépend de son indicateur « Facturable » . Par défaut, cet indicateur est activé si le type de facturation de l'élément de travail est défini sur « Temps et matériel » . Toutefois, un utilisateur disposant du privilège « Approuver le temps » peut modifier ce comportement . Veuillez noter que la modification du type de facturation d'un élément de travail n'affectera que ses saisies de temps futures.

Celoxis prend en charge deux types de modèles de facturation :

• Facturation au temps passé — Ce mode de facturation repose sur l'activité réalisée, et non sur la personne qui l'effectue. Par exemple, une société de développement logiciel peut facturer 50 $ de l'heure pour un développeur Java junior ; peu importe l'utilisateur précis qui réalise le travail. Dans ce cas, les tarifs sont définis par code de temps.
• Facturation par utilisateur — Dans ce cas, le tarif horaire dépend de l’utilisateur qui réalise l’activité. Par exemple, dans un cabinet d’avocats, un avocat renommé peut facturer le double pour le même type de travail. Dans ce mode, les tarifs horaires sont définis par utilisateur.

Votre organisation ne peut avoir qu'un seul modèle à la fois et les administrateurs peuvent le sélectionner parmi Menu principalAdministrateurFeuille de tempsFacturation.

Taux de dépassement pour un projet

Tout comme les taux de coût, les taux de facturation peuvent également être modifiés pour chaque projet. Cliquez sur le lien du projet pour afficher l'écran du projet ; puis cliquez sur Tarifs de facturation.

Définition des tarifs de facturation pour une période spécifique

Les utilisateurs disposant du Approuver le temps peuvent modifier une entrée de temps (ou plusieurs à l'aide de l'écran de modification groupée du temps) et définir un taux de facturation.

Vous pouvez configurer un flux d'approbation à plusieurs niveaux pour les saisies de temps. Pour qu'une saisie de temps soit validée, elle doit être approuvée par tous les approbateurs. Si l'un d'eux la refuse, la saisie est renvoyée à l'auteur. Lors de cette nouvelle soumission, le flux d'approbation complet est relancé.

Pour le temps consacré aux projets

Pour le temps hors projet

La modification du flux de travail entraînera la réinitialisation du statut d'approbation de tous les éléments en attente. Le processus devra reprendre depuis la première approbation.

Dans Celoxis, vous pouvez utiliser des minuteurs pour suivre le temps passé sur vos tâches. Ces minuteurs peuvent être utilisés aussi bien dans les tâches que dans vos applications personnalisées.

Vous pouvez démarrer un minuteur directement depuis un élément de travail à l'aide de l'icône correspondante dans la barre d'outils, comme illustré ci-dessous. Une fois lancé, le minuteur en cours est automatiquement mis en pause. Vous pouvez également utiliser cette icône pour mettre en pause un minuteur depuis un élément de travail.

Une fois le minuteur lancé, il apparaît en vert en bas du menu de gauche. Cliquez dessus pour afficher tous vos minuteurs récents. C'est également un moyen pratique de mettre un minuteur en pause ou d'en démarrer un nouveau.

Améliorations du minuteur

• Une option Supprimer permet désormais de retirer tous les minuteurs inactifs. Auparavant, il fallait les supprimer un par un
• La fenêtre contextuelle du minuteur reste ouverte après avoir effectué des actions comme enregistrer le temps, mettre en pause, etc., ce qui vous permet de passer à l'action suivante. Auparavant, elle se fermait, nécessitant un clic supplémentaire pour la rouvrir.
• Les actions de minuterie sur le panneau des tâches actualiseront l'action de minuterie sur le panneau de gauche.

glossaire temporel

Pour remplir votre feuille de temps hebdomadaire, cliquez sur Menu principalFeuille de tempsL'écran de feuille de temps hebdomadaire est un moyen rapide, puissant et pratique d'enregistrer le temps passé et de mettre à jour l'avancement des tâches.

Vous pouvez cliquer sur Enregistrer pour sauvegarder la feuille de temps ou sur Soumettre pour la sauvegarder et la soumettre à l'approbation.

Vous aurez besoin du Temps et dépenses > Approbationaccordée privilège d'approuver les saisies de temps. Pour approuver les saisies de temps, cliquez Menu principalApprobationsApprobation du délai.

L'exemple ci-dessus présente les saisies de temps effectuées par Tanya et Joe Cool. Vous pouvez cocher les cases correspondant aux utilisateurs, puis cliquer sur « Approuver » pour approuver toutes les saisies de temps en un seul clic. Vous pouvez également cliquer sur de temps » pour afficher la feuille de temps et consulter chaque saisie avant de l'approuver.

Le « Feuilles de temps incomplètes » vous aide à identifier et à rappeler aux utilisateurs qui n'ont pas rempli leurs feuilles de temps qu'ils le font.

Pour consulter les feuilles de temps incomplètes, cliquez Menu principalRapportsFeuilles de temps incomplètes.

Personnalisation de la définition de « Incomplet »

En cliquant sur Modifier les filtres ci-dessus, vous pouvez personnaliser la valeur du Heures (soumises) . Deux options s'offrent à vous :

• Temps de travail inférieur à 40 heures – Si Joe est censé travailler 40 heures par semaine et qu'une exception de 4 heures non travaillées a été ajoutée, il doit enregistrer 36 heures. Tout temps inférieur à 36 heures sera considéré comme une feuille de temps incomplète.
• Moins de N heures – Vous pouvez définir la valeur de N et tous les utilisateurs ayant enregistré un temps inférieur à cette valeur seront affichés.

Configurer des rappels quotidiens pour les feuilles de temps

Si vous disposez des privilèges d'administrateur, vous pouvez configurer cela depuis Menu principalAdministrateurFeuille de tempsOptions de feuille de tempsVérifiez le Politique de confidentialité : Envoyer un rappel pour les données incomplètes Sélectionnez l'option correspondante et choisissez l'heure d'envoi des e-mails, puis cliquez sur Enregistrer. L'heure sélectionnée correspond au fuseau horaire de votre entreprise.

En marquant les entrées de temps comme facturées, vous indiquez que le client a reçu une facture officielle de votre entreprise. Vous aurez besoin du Temps et dépenses > Factureaccordée privilège de marquer le temps comme facturé. Pour marquer le temps comme facturé, cliquez Menu principalApprobationsHeure de facturationCeci affichera la liste de toutes les entrées de temps facturables qui ont été approuvées mais pas encore facturées.

Vous pouvez sélectionner plusieurs entrées temporelles et effectuer des actions sur celles-ci. Dans n'importe quel rapport d'historique des temps, cliquez sur l'icône à côté de la case à cocher dans l'en-tête du tableau du rapport, comme indiqué ci-dessous :

Pour effectuer une action, vous devez disposer des privilèges appropriés. De plus, la saisie du temps doit être conforme au flux de travail. Par conséquent, si vous tentez de facturer une saisie non approuvée, l'action échouera.

Modifier

Vous pouvez paramétrer les attributs individuels des entrées de temps ou mettre à jour les taux de facturation et de coût avec les valeurs les plus récentes. Cette dernière option est particulièrement utile lorsque vous avez modifié les taux et que vous devez mettre à jour les entrées de temps avec les nouveaux taux.

Si vous disposez de privilèges d'administrateur, vous pouvez personnaliser les politiques relatives à l'enregistrement du temps de travail pour votre organisation à partir de Menu principalAdministrateurFeuille de tempsOptions de feuille de tempsCertaines options non négligeables sont présentées ci-dessous.

Limiter le temps aux heures allouées

Cette politique permet de faire respecter le fait que les utilisateurs ne peuvent pas enregistrer plus d'heures que celles qui leur sont allouées pour une tâche.

Par exemple, si l'utilisateur Joe se voit attribuer 5 heures pour une tâche, il peut saisir un total de 5 heures pour cette tâche. Supposons qu'il ait déjà soumis 2 heures pour cette tâche la semaine précédente, en plus des 2 heures déjà approuvées. S'il tente de saisir 1 heure lundi et 1 heure mardi pour cette tâche, le total des heures sera de 6 (2 approuvées, 2 déjà soumises, 2 heures en cours de soumission) et, par conséquent, sa feuille de temps ne pourra pas être soumise.

• Cette politique est vérifiée uniquement lors de la soumission ou de la modification d'une demande d'approbation de temps.
• Pendant ou après l'approbation, cette date peut être modifiée par toute personne habilitée à l'approuver
• La même logique est utilisée lors de l'importation des données temporelles via CSV et API.

Verrouillage des feuilles de temps

Cette politique empêche l'enregistrement du temps de travail pendant un mois à une date limite.

Par exemple, certaines entreprises facturent leurs clients mensuellement et souhaitent éviter que les utilisateurs ne saisissent accidentellement des heures travaillées pour le mois précédent. Pour éviter ces erreurs, vous pouvez définir une date limite mensuelle après laquelle il ne sera plus possible d'enregistrer des heures pour le mois précédent. Reprenons l'exemple où vous facturez vos clients le 10 de chaque mois. Vous pouvez alors spécifier une date limite, par exemple le 5. Ainsi, les utilisateurs doivent compléter leurs feuilles de temps pour le mois précédent avant cette date. Passé ce délai, il ne sera plus possible de saisir d'heures pour ce mois. Les approbateurs ont jusqu'au 9 pour valider les feuilles de temps avant la facturation, qui a lieu le 10.

• Si nous sommes le 3 mai et que vous avez fixé la date limite à 5, vous pouvez saisir du temps pour le mois d'avril (mois précédent), mais pas pour mars ni février. Ces mois sont déjà verrouillés, car la date limite est dépassée.
• La date de verrouillage est vérifiée uniquement lorsqu'un utilisateur soumet du temps pour approbation, ou lorsqu'il modifie un temps déjà soumis pour approbation.
• Pendant ou après l'approbation, cette date peut être modifiée par toute personne habilitée à l'approuver.
• La même logique mentionnée ci-dessus est utilisée lors de l'importation des données temporelles via CSV et API.

Celoxis vous permet d'importer vos données de temps à partir d'un fichier CSV. Si vous disposez d'un fichier Microsoft Excel, vous pouvez l'exporter au format CSV (valeurs séparées par des virgules) puis l'importer dans Celoxis.

Pour importer les entrées de temps, accédez à Menu principalAdministrateurFeuille de tempsImporter l'heure (CSV).

Pour référence, vous pouvez télécharger un exemple de fichier CSV en cliquant sur « Télécharger un exemple de fichier CSV ».

Après avoir importé le fichier CSV, vous devez associer chaque colonne à un champ correspondant dans Celoxis. Par défaut, Celoxis effectue cette association automatiquement, mais vous pouvez également sélectionner une autre colonne dans la liste déroulante. Vous pouvez même utiliser l' « Ignorer » pour un champ que vous souhaitez faire associer automatiquement par Celoxis.

Champs pris en charge :

• Tâche/Application
• Utilisateur - obligatoire
• Horaires obligatoires
• Commentaires
• Date - Format AAAA-MM-JJ, obligatoire
• État - obligatoire
• Code temporel - obligatoire
• Facturable
• Coûteux
• Approbateur
• Facturé par
• Champs personnalisés - vous devrez d'abord créer les champs dans Celoxis
• Identifiant - obligatoire, uniquement lors de la mise à jour des entrées de temps à l'aide d'un fichier CSV

Mise à jour des entrées horaires

Celoxis permet également de mettre à jour les entrées de temps existantes en important un fichier CSV. Pour mettre à jour les entrées de temps, vous devez inclure le Identifiant des entrées horaires du fichier CSV.
Pour trouver l'identifiant des entrées de temps, ajoutez la colonne Id dans le rapport Entrées de temps (Menu principalJournal de temps).

Cet article vous aide à comprendre comment gérer les heures supplémentaires et calculer les coûts et la facturation des projets à l'aide des codes temporels dans Celoxis.

Mesures

1. Définissez des codes de temps supplémentaires pour chaque activité en heures supplémentaires et imputez-les au coût. Par exemple, si vous avez déjà des codes de temps comme Recherche, Conception et Développement, créez des codes de temps supplémentaires pour les heures supplémentaires, tels que Recherche (HT), Conception (HT) et Développement (HT).
2. Définissez les tarifs de coût régulier et les taux de facturation (en cas de facturation par utilisateur) pour vos utilisateurs.
3. En cas de facturation basée sur les codes horaires, définissez également les taux de facturation des heures supplémentaires pour vos codes horaires d'heures supplémentaires.
4. Créez un rapport « Saisie du temps » avec les détails suivants :
   Nom : Heures supplémentaires. Sélectionnez le filtre « Code temps » et sélectionnez tous les codes temps d’heures supplémentaires correspondants. Sélectionnez le filtre « Utilisateur » et activez l’option « Demander une confirmation ». Format de sortie : Tableau. Sélectionnez les colonnes suivantes : Date, Heures, Taux horaire, Taux de facturation. Groupez par : Utilisateur, Code temps.
5. Lorsque les utilisateurs souhaitent enregistrer des heures supplémentaires, demandez-leur de sélectionner le code horaire approprié pour les heures supplémentaires dans la feuille de temps.
6. Lors de l'approbation des saisies de temps, filtrez le rapport (créé à l'étape 4) en fonction d'un utilisateur spécifique , par exemple : « Utilisateur : Joe Cool ». Cela affichera toutes les heures supplémentaires saisies par Joe Cool.
7. Sélectionnez maintenant toutes les entrées d'heures supplémentaires et cliquez sur l'action de modification groupée.
8. Dans le cas d'un modèle de facturation basé sur le code temps, sélectionnez l'option Taux de coût et définissez le taux de coût des heures supplémentaires.
9. En cas de facturation par utilisateur, sélectionnez les options Taux de coût et Taux de facturation, puis définissez le taux de coût et le taux de facturation des heures supplémentaires.
10. Approuver les saisies de temps.

Exemples de rapports

1. Heures normales vs heures supplémentaires (rapport tabulaire)
2. Répartition des heures supplémentaires (rapport graphique circulaire)

Oui, Celoxis vous permet d'appliquer les nouveaux tarifs aux feuilles de temps déjà soumises ou approuvées. Lors de l'enregistrement ou de la soumission d'une feuille de temps pour approbation, les nouveaux tarifs sont automatiquement mis à jour.

Cependant, une fois qu'une saisie de temps est approuvée, vous devez la modifier consciemment pour appliquer les nouveaux taux en utilisant les actions groupées.

Pour connaître les étapes à suivre, veuillez consulter cette page.

Une dépense chez Celoxis transite par différents états, comme indiqué ci-dessous.

Soumis

La mention « en attente d'approbation » indique que la dépense a été soumise pour approbation.

• Toute personne disposant « Ajouter une dépense » peut créer une dépense dans cet état.

Approuvé

La mention « Approuvé » indique que la dépense a été approuvée par le chef de projet.

• Une fois approuvée, cette dépense ne peut plus être modifiée par son auteur. Toutefois, toute personne disposant du d'approbation peut y apporter des modifications.
• Les informations relatives aux dépenses approuvées, telles que les coûts et les recettes, sont consolidées dans leurs éléments de travail et projets respectifs.

Rejeté

« Rejeté » indique que la dépense a été rejetée par le chef de projet.

• L'auteur de la soumission est averti par courriel.

Facturé

La mention « Facturé » indique que la dépense a été marquée comme facturée.

• Seules les dépenses marquées comme facturables peuvent être facturées.
• Toute personne disposant de facturation peut facturer une dépense.
• Une fois facturées, les recettes facturées pour chaque dépense sont cumulées avec leurs éléments de travail et projets respectifs.

Un code de dépense représente un type de dépense pour un poste de dépense. Parmi les codes de dépense courants, on trouve : Repas, Essence, Téléphone, etc.

Les codes de dépenses facilitent l'établissement de rapports. Ils permettent de regrouper les informations relatives à vos activités et de créer des rapports sous forme de camemberts, de graphiques à barres et d'autres types de graphiques. Par exemple, vous pouvez ainsi comprendre la répartition des dépenses selon les différents postes.

Utilisation des codes de dépenses

Les codes de dépenses sont sélectionnés par l'auteur de la demande pour chaque ligne de dépense. Vous pouvez utiliser ces codes dans les filtres, les colonnes de résultats et même les graphiques.

Gestion des codes de dépenses

Seuls les administrateurs peuvent gérer les codes de dépenses. Accédez à Menu principalAdministrateurDépensesCodes de dépenses.

La personne qui soumet une dépense peut la déclarer facturable ou imputable aux coûts. Si une dépense est déclarée facturable, son montant total est ajouté au chiffre d'affaires de l'élément de travail et, par conséquent, au chiffre d'affaires du projet. Si la dépense est déclarée imputable aux coûts, son montant total est ajouté au coût de l'élément de travail et, par conséquent, au coût du projet.

glossaire des dépenses

Il est possible d'ajouter des dépenses aux tâches. Chaque dépense peut comporter plusieurs lignes. Chaque ligne peut être associée à un code de dépense, comme « Voyage », « Repas », etc.

Pour ajouter une dépense, Menu principalFraisVous pouvez également cliquer sur une tâche, puis, depuis l'écran de la tâche, cliquer sur Ajouter une dépense.

Vous aurez besoin du Temps et dépenses > Approbationaccordée privilège d'approuver les dépenses. Pour approuver les dépenses, cliquez Menu principalApprobationsApprouver les dépenses.

L'exemple ci-dessus présente deux notes de frais soumises par Tanya. Vous pouvez cliquer sur une note de frais pour l'approuver ou la refuser individuellement, ou sélectionner une ou plusieurs notes de frais et cliquer sur « Approbation en un clic » pour les approuver en bloc.

En marquant les dépenses comme facturées, vous indiquez que le client a reçu une facture officielle de votre entreprise. Vous aurez besoin du Temps et dépenses > Factureaccordée privilège de facturer les dépenses. Pour facturer les dépenses, cliquez Menu principalApprobationsFrais de facturationCeci affichera la liste de toutes les dépenses facturables qui ont été approuvées mais pas encore facturées.

Oui, vous pouvez modifier les dépenses approuvées si vous disposez des autorisations requises. Pour ce faire, vous devez avoir accès aux privilèges « Temps et dépenses > Modifierdépenses accordées » les et « Temps et dépenses > Approuver lesdépenses accordées »

Par défaut, Celoxis attribue les ressources aux tâches en utilisant des pourcentages d'allocation. L'option « Allocation horaire » vous permet de saisir les heures prévues pour chaque ressource.

Par exemple, vous pouvez affecter Joe 24h et Peter 12h à la même tâche. Celoxis conserve ses fonctionnalités de planification habituelles, notamment les dépendances, les contraintes, les calendriers de travail et le calcul automatique des dates.

À qui s'adresse ce produit ?

Utilisez la répartition des heures si votre équipe :

• Les forfaits fonctionnent en heures plutôt qu'en pourcentages.
• Il faut affecter des heures différentes à différentes ressources pour une même tâche.
• Souhaite conserver le comportement normal de planification des projets.

Répartition des heures ou planification facile ?

• Avec la fonction d'allocation des heures, vous spécifiez les heures planifiées pour chaque ressource. Différentes ressources peuvent avoir des heures différentes.
• Avec la planification simplifiée, vous spécifiez l'effort total prévu pour la tâche et sélectionnez les ressources. Celoxis répartit ensuite l'effort équitablement entre elles.

Ces deux options ne peuvent pas être utilisées simultanément.

Activer l'allocation des heures

Un administrateur peut activer l'option « Allouer les ressources des tâches en heures » dans les paramètres de l'entreprise. Ce paramètre s'applique à tous les projets de l'entreprise.

Comment ça marche

• L'effort planifié pour une tâche correspond automatiquement au nombre total d'heures affectées à ses ressources.
• Modifier les heures de ressources ne modifie pas la durée de la tâche.
• Les tâches utilisent une durée fixe, le type de planification des tâches n'est donc pas disponible dans ce mode.

Le centre de notifications sert à communiquer les événements et les messages concernant les éléments qui vous intéressent. Par exemple, la fin d'une tâche dans votre projet, la réception d'une nouvelle réponse à une discussion en ligne ou la disponibilité d'une nouvelle version du fichier qui vous intéresse. L'image ci-dessous montre deux nouvelles notifications et une nouvelle mention.

Notifications intégrées à l'application

Les notifications intégrées à l'application correspondent aux événements survenant dans les éléments que vous suivez, gérez ou dont vous êtes propriétaire. Il peut s'agir de nouvelles tâches, de modifications apportées à des éléments, de mises à jour concernant des tâches, de réponses à des discussions en ligne, etc. Le nombre de notifications non lues s'affiche au-dessus de l'icône. Vous pouvez cliquer sur cette icône à tout moment pour consulter vos notifications récentes.

Cliquer sur un élément du panneau ouvrira le panneau correspondant, tandis que cliquer sur « Tout marquer comme lu » marquera toutes les notifications non lues comme lues.

@ Mentions

Les mentions (@) sont le meilleur moyen d'attirer l'attention d'un collègue sur un élément de travail. Vous pouvez mentionner un utilisateur lorsque :

• Ajouter un commentaire à une tâche ou mettre à jour son avancement.
• Effectuer une action, réaffecter ou ajouter un commentaire à un élément d'application.
• Participer aux discussions.

Le nombre de messages non lus s'affiche au-dessus de l'icône. Vous pouvez cliquer sur l'icône à tout moment pour consulter les messages récents qui vous sont adressés.

Cliquer sur un élément du panneau ouvrira le panneau correspondant, tandis que cliquer sur « Tout marquer comme lu » marquera tous les messages non lus comme lus.

Mentionner un utilisateur

Le moyen le plus simple de mentionner un utilisateur est de cliquer sur l'icône du menu du champ de texte, comme indiqué ci-dessous. Vous pouvez également, si vous préférez, saisir simplement @.<first-name> , @<last-name> , @<username> ou @<first-name><last-name> dans le champ de texte. Dans l'exemple suivant, Emily et Tanya verront ce message dans leurs mentions lorsqu'elles se connecteront.

Il est parfois nécessaire de suivre les mises à jour d'éléments de travail qui ne vous sont pas attribués, mais qui sont liés à votre activité. En suivant un élément de travail :

• Vous recevez des mises à jour par e-mail concernant les éléments de travail mis à jour.
• Vous pouvez même répondre aux courriels, ce qui ajoutera vos commentaires à l'élément de travail concerné.

Suivre un élément de travail est un excellent moyen de rester informé de ses mises à jour et commentaires. Lorsque vous suivez un élément de travail, vous voyez ses mises à jour dans le flux d'activité et recevez des notifications instantanées par e-mail.

Suivre un élément de travail

Les personnes assignées à une tâche ou à un élément d'application, ainsi que le responsable régional/chef de projet, suivent automatiquement cette tâche ou cet élément d'application. Pour commencer à suivre un élément de travail :

• Cliquez sur « Suivre » dans le panneau de la tâche/de l'élément d'application.
• Vous pouvez également accéder au menu des actions de la tâche ou de l'élément d'application et cliquer sur Suivre.

Le rapport Flux d'activité vous permet de consulter les événements récents concernant les projets, tâches, bogues, etc., qui vous sont assignés, que vous gérez ou que vous suivez. Ce rapport peut également être intégré à l'un de vos tableaux de bord. Un exemple est présenté ci-dessous :

Comme vous pouvez le constater, l'historique est regroupé par objet et les événements récents le concernant sont affichés. Cliquez sur « Tout afficher » pour consulter toutes les activités depuis la création de l'objet. Un espace est également prévu pour vos commentaires. Enfin, comme pour tout rapport, vous pouvez personnaliser les informations affichées.

Les fichiers subissent souvent un processus d'évolution et font l'objet de plusieurs révisions. Au sein d'une équipe, un fichier est souvent le fruit de la contribution de différentes personnes. Sans un certain contrôle, il devient difficile de répondre à certaines questions importantes :

• Ai-je la dernière version du fichier ?
• Est-ce que je vais écraser les modifications apportées par quelqu'un d'autre à ce fichier ?
• Qui travaille sur ce fichier ?
• Quelles modifications ont été apportées depuis la dernière version que nous avons envoyée au client ?

Celoxis vous permet de répondre à ces questions et à bien d'autres. Celoxis propose un système de contrôle de version simple, intuitif et convivial.

Bases

Les fichiers des dossiers de projet et de tâche peuvent être versionnés. Le processus de base est le suivant :

• Consulter un fichier
• Effectuez les modifications sur votre ordinateur local
• Enregistrer un fichier

Vérifier

Extraire un fichier indique au système et à votre équipe que vous souhaitez le modifier. Une fois extrait, vous pouvez conserver cette copie sur votre ordinateur, la modifier, puis la réintégrer.

Plusieurs utilisateurs peuvent extraire un fichier simultanément, sauf si l'extraction est en exclusif . Dans ce cas, personne d'autre ne peut extraire ce fichier tant que vous ne l'avez pas archivé ou annulé l'extraction.

Si une autre personne enregistre un fichier pendant que vous travaillez dessus, vous en serez averti. Par exemple, si vous avez la version 1.3 d'un fichier et que quelqu'un enregistre la version 1.4, vous serez informé que votre version est antérieure.

Pour extraire un fichier

Cliquez Vérifier.

Pour annuler une transaction

Si vous avez extrait un fichier mais que vous avez décidé que vous n'aviez pas besoin de le mettre à jour, vous pouvez revenir l'enregistrement en cliquant Revenir

Affichage des emprunts en cours

Si vous sélectionnez la colonne « Versions » ou l’écran d’informations du document, vous pouvez consulter la liste des utilisateurs ayant extrait le fichier. Une croix (X) indique que l’extraction est exclusive.

Enregistrement

Une fois vos modifications terminées sur votre ordinateur, vous devez enregistrer le fichier pour que votre équipe puisse le consulter. Lors de l'enregistrement, vous devez télécharger la nouvelle version du fichier et saisir vos commentaires. Le système conserve un historique de tous les enregistrements.

Celoxis vous avertit également des conflits potentiels. Par exemple, prenons le scénario suivant :

• Vous avez extrait la version 1.0 d'un fichier lundi en mode non exclusif car vous souhaitez ajouter quelques chapitres.
• Joe vérifie la même version, c'est-à-dire la 1.0, mardi, pour corriger quelques fautes d'orthographe.
• Après avoir corrigé les fautes de frappe, Joe réintègre immédiatement le fichier pour créer la version 1.1. Ces corrections n'apparaissent évidemment pas dans votre fichier puisque vous possédez une version antérieure. Celoxis vous enverra alors une notification par e-mail vous informant qu'une nouvelle version du fichier est disponible et que votre version est probablement obsolète.
• Si vous tentez d'enregistrer votre fichier, Celoxis vous avertira qu'un enregistrement a déjà eu lieu pendant vos modifications, ce qui peut entraîner un conflit. Après cet avertissement, vous devrez fusionner les modifications (par exemple, à l'aide de la fonction de fusion de Microsoft Word) et réenregistrer le fichier.

Pour enregistrer un fichier

Cliquez EnregistrementVous pouvez indiquer une modification majeure (par exemple, 1.2 → 2.0) ou mineure (1.2 → 1.3). Les numéros de version n'ont aucune incidence sur le comportement du système et peuvent être utilisés conformément à vos politiques internes. Il est recommandé d'indiquer une modification majeure si vous prévoyez de l'envoyer à votre client.

Historique des révisions

Pour consulter toutes les modifications ainsi que les commentaires, cliquez Voir les détailsVous pouvez également télécharger une version spécifique du fichier.

Lorsque vous ajoutez des événements à votre calendrier, vous pouvez indiquer leur impact sur la disponibilité des ressources. Par exemple, si vous participez à une réunion hors site pour la journée, vous ne souhaitez pas qu'aucune tâche soit planifiée pour vous ce jour-là.

Lorsque vous ajoutez des événements à votre calendrier, vous pouvez indiquer leur impact sur la disponibilité de la manière suivante :

• Non, cet événement n'a aucun impact sur la disponibilité.
• Planification de l'événement en cours – ajoutera la durée de l'événement à la disponibilité du propriétaire ainsi qu'à celle de tous les invités ayant accepté l'invitation.
• L'événement n'est pas disponible – cette option désactivera la disponibilité de l'événement pour le propriétaire ainsi que pour tous les invités ayant accepté l'invitation.

Le partage détermine comment les autres voient votre calendrier. Si vous configurez le partage de votre événement comme suit :

• Privé — Cet événement n'est visible par aucun utilisateur autre que vous et vos invités.
• Afficher comme occupé —L'événement est affiché comme « Occupé » et aucun détail n'est visible, sauf pour vous et les invités.
• Public — L'événement est diffusé à tous.

Vous et votre équipe pouvez mener des discussions sur un projet. Vous pouvez également décider d'y associer les clients du projet. L'exemple ci-dessous illustre une discussion d'équipe concernant une conception.

Lancer une discussion

Pour démarrer une discussion, cliquez Menu principalDiscussionVous pouvez également cliquer sur un projet pour ouvrir son panneau, puis cliquer sur Lancer une discussion.

Gestion des participants

Les participants peuvent consulter la discussion et recevoir des notifications par courriel pour chaque réponse. Ils peuvent simplement répondre au courriel et même ajouter des pièces jointes ; la discussion sera alors automatiquement mise à jour.

Pour gérer les participants, cliquez sur Modifier . Vous pouvez modifier les abonnés ou décider d'accorder ou non l'accès aux clients du projet à partir de ce formulaire, comme indiqué ci-dessous.

Clôture de la discussion (commentaires)

Si vous fermez une discussion aux commentaires, aucun nouveau message ne sera autorisé. Pour la fermer, cliquez sur Modifier et cochez la case « Fermer cette discussion aux commentaires », comme indiqué dans l'image ci-dessus. Vous pouvez décocher cette option à tout moment.

Celoxis vous envoie des notifications par e-mail concernant les éléments de travail lorsque vous en êtes affecté ou que vous les gérez. Vous recevez également des notifications par e-mail lorsque vous suivez des éléments de travail.

Dans les deux cas, vous pouvez répondre à ces courriels pour ajouter vos commentaires. Si vous joignez des fichiers à votre réponse, ils seront ajoutés aux éléments de travail.

Se désabonner des notifications par e-mail

Si vous suivez cette tâche et souhaitez ne plus recevoir de notifications par e-mail, vous pouvez vous désabonner en cliquant sur le « Se désabonner » en bas de l’e-mail. Si vous ne suivez pas cette tâche mais y êtes affecté(e) ou en êtes le/la gestionnaire, vous pouvez modifier vos préférences de messagerie.

Joindre des fichiers aux projets

Pour plus de détails, cliquez ici.

Joindre des fichiers aux tâches

Pour plus de détails, cliquez ici.

Joindre des fichiers aux éléments d'application personnalisés

Pour plus de détails, cliquez ici.

Comme pour l'ajout de fichiers, vous pouvez également ajouter des liens vers des dossiers en cliquant sur l'icône du dossier et en cliquant sur Ajouter un lien.

Chaque projet possède son propre dossier par défaut. Dans la plupart des cas, vous y téléverserez vos fichiers. Si vous avez de nombreux documents, vous pouvez créer des sous-dossiers. L'exemple suivant montre que le projet comporte deux sous-dossiers : « Exemples de la page d'accueil » et « Logos ».

Pour ajouter un sous-dossier, cliquez sur un projet pour ouvrir son panneau, puis cliquez sur l' Fichiers . Dans le menu situé à côté du nom du dossier du projet, cliquez sur Ajouter un sous-dossier, comme indiqué ci-dessus.

Au fur et à mesure de l'avancement du projet, vous pourriez vous rendre compte que le périmètre du document ou des documents contenus dans un dossier concerne un autre projet, ou qu'ils ont tout simplement été rattachés au mauvais projet ou à la mauvaise tâche.

Dans ce cas, vous pouvez déplacer le fichier/dossier vers le projet/la tâche approprié(e) à l'aide de Se déplacer l'option disponible dans le cadre de Actions du documentSe déplacer du document.

Pour consulter toutes les modifications ainsi que les commentaires, cliquez Voir les détailsVous pouvez également télécharger une version spécifique du fichier. L'image ci-dessous présente l'historique des versions. Cliquer sur le numéro de version permet de télécharger la version correspondante du fichier.

Vous pouvez ajouter des événements à votre calendrier et, si vous disposez de privilèges d'administrateur, vous pouvez également ajouter des événements pour d'autres utilisateurs, pour un calendrier professionnel ou pour l'ensemble de l'entreprise.

Pour ajouter un événement, cliquez sur l'icône utilisateur en haut à droite, puis sur Calendrier. Sur la nouvelle page, cliquez dans la case de la date à laquelle vous souhaitez ajouter l'événement.

Suivez les étapes ci-dessous pour exporter le calendrier Celoxis vers Outlook.

• Obtenez l'URL du calendrier Celoxis.
• Copiez le lien.
• Maintenant, accédez au calendrier dans votre application Outlook.
• Cliquez sur Ouvrir le calendrier > Depuis Internet.

Oui, les clients peuvent participer aux discussions une fois ajoutés en tant qu'abonnés. Pour en savoir plus sur les abonnés, cliquez ici.

Vous pouvez consulter le calendrier des autres utilisateurs. Les événements marqués comme « Publics » par ces utilisateurs s'affichent et vous pouvez en consulter les détails. Les événements marqués comme « Occupé » resteront affichés comme tels pendant toute la durée de l'événement. Les événements « Privés » ne sont pas affichés.

Pour les consulter, cliquez sur le menu déroulant Utilisateurs et sélectionnez l'utilisateur dont vous souhaitez voir les événements

Oui, le contenu du document est analysé. Si des mots-clés correspondants sont trouvés, le nom du document apparaîtra dans les résultats de recherche.

Dans un de document , il existe un filtre « Pièce jointe à » qui vous permet de filtrer les documents joints à un projet ou à une tâche.

Oui, vous pouvez partager un document avec un client. Lors du chargement des documents, une case à cocher « Partager avec le client » apparaît. Une fois cochée, le document figurera dans un rapport partagé avec le client.

Les applications personnalisées sont des applications performantes, basées sur les flux de travail et conçues par des clients comme vous. Vous pouvez définir les étapes, les personnes impliquées à chaque étape, intégrer des champs personnalisés et même définir des règles de délai d'expiration. Grâce à nos puissantes fonctionnalités de reporting, les applications personnalisées constituent un excellent complément aux riches fonctionnalités de gestion de projet de Celoxis.

Les clients utilisent des applications personnalisées pour gérer les approbations de congés, les demandes de modification des clients, les contrôles qualité du matériel, les bogues logiciels et bien plus encore ! Si vous utilisez encore des tableurs pour la gestion de vos données, pensez à passer aux applications personnalisées.

La puissance des applications personnalisées s'illustre parfaitement par un exemple. Acme Consulting a créé une application de suivi des bogues sous Celoxis.

1. Le client d'Acme envoie un courriel à bugs@acme.com avec une image en pièce jointe.
2. Le bug est automatiquement créé dans Celoxis avec l'image en pièce jointe.
3. Quentin, de l'équipe QA, commence à repérer le bug dans le Bogues non vérifiés vitre sur son tableau de bord.
4. Il vérifie qu'il s'agit bien d'un bogue et le signale comme tel Vérifié.
5. Le bug est automatiquement transmis à Dave, un développeur de logiciels.
6. Dave est averti par courriel et constate également le bug dans le Les bugs qui m'ont été attribués vitre sur son tableau de bord.
7. Dave corrige le bug et le signale comme Résolu. Ce faisant, conformément à la politique de l'entreprise, il saisit également la liste des fichiers modifiés dans un champ personnalisé.
8. Le bogue est automatiquement attribué au même utilisateur qui l'a vérifié (Quentin) pour test.
9. La politique de l'entreprise est de tester tous les bugs dans les 72 heures, mais Quentin ne le fait pas.
10. Un courriel est automatiquement envoyé au responsable de l'assurance qualité et à Quentin concernant cet incident, et le bogue est signalé comme tel retardé.
11. Quentin vérifie la correction et signale le bogue comme Fermé.
12. Un courriel est automatiquement envoyé au client pour l'informer de la réparation.
13. Le client apprécie Acme.

Comme vous pouvez le constater, Celoxis a créé le bug à partir d'un e-mail, puis l'a acheminé vers les bonnes personnes, et au fur et à mesure qu'elles terminaient leur travail, a recueilli les informations nécessaires auprès d'elles avant de le transmettre à la personne suivante, tout en surveillant les éventuels retards.

Nous allons apprendre à créer des applications personnalisées à travers un exemple. Nous allons développer une application simple de suivi des bogues. Nous supposerons la présence de deux équipes : les développeurs, qui corrigent les bogues, et l’équipe d’assurance qualité (AQ), qui teste les corrections apportées par les développeurs. Nous modéliserons le flux de travail de gestion des bogues suivant :

En termes simples, le diagramme se traduit par :

• Lorsqu'un bug est signalé, il est à l' état « Nouveau ».
• L'assurance qualité vérifie le bogue. S'il ne s'agit pas d'un bogue, il est marqué comme « Fermé » ; sinon, il est marqué comme « Vérifié ».
• Un bug vérifié et corrigé par un développeur passe à l' état « Corrigé ».
• Le correctif est ensuite testé par l'assurance qualité et le bogue passe à l'état « Réouvert » si le test échoue, ou « Fermé » si le test réussit.
• Un bug rouvert et corrigé par le développeur passe à l' état « Corrigé ».

Chaque bulle représente une étape du cycle de vie d'un bug, tandis que chaque flèche représente une action de l'utilisateur final. À côté de chaque état, l'équipe responsable est indiquée. Notez également qu'un bug ne peut pas passer directement d'un état à un autre ; par exemple, un bug ne peut pas passer directement de « Nouveau » à « Corrigé ».

Nous utilisons nous-mêmes notre propre application de suivi des bogues, mais elle comporte beaucoup plus d'états pour indiquer la présence d'un cas de test, la mise à jour de la documentation, l'ajout d'un cas de test, etc. De même, vous pouvez rendre le flux de travail aussi complexe ou simple que vous le souhaitez. Pour l'instant, concentrons-nous sur le flux de travail simple que nous avons évoqué précédemment.

Création d'une application

Pour créer une application, rendez-vous sur Menu principalAdministrateurApplications personnaliséesApplications et cliquez sur AjouterVous verrez un formulaire comportant plusieurs onglets. Nous allons les détailler un par un ci-dessous.

L'onglet Basique

Cet onglet définit certaines propriétés de base de l'application. De plus, il contrôle également certains comportements de l'application.

L'onglet États

Cet onglet définit les états de l'application. Vous pouvez également indiquer les états de début et de fin du flux de travail. Nous avons répertorié tous les états de notre flux de travail de correction de bogues.

L'onglet Flux de travail

Cet onglet définit toutes les flèches du diagramme de flux de travail. Chaque flèche représente une action de l'utilisateur final. Nous verrons plus en détail son utilisation plus loin dans la documentation.

L'onglet Déclencheurs

Grâce aux déclencheurs, vous pouvez indiquer à Celoxis d'effectuer des transitions d'état lorsqu'il reçoit un e-mail du demandeur.

Dans notre application de suivi des bogues, aucun déclencheur n'est nécessaire. Prenons toutefois l' un flux de travail de support technique . Dans le cas de l'application de support technique, le demandeur est la personne qui a posé la question.

que

la personne répond via

e-mail

Nous souhaiterions que le ticket passe automatiquement à l' « Non résolu » afin d'être porté à l'attention de l'équipe de support. Autrement dit, nous souhaiterions que les de réouverture s'effectuent. Dans ce cas, nous définirions nos déclencheurs comme suit :

L'onglet Gestionnaires d'État

Un gestionnaire d'état est un utilisateur considéré comme un responsable lorsqu'une application se trouve dans un état particulier. Il est notifié des événements affectant un élément de cet état. Dans l'exemple ci-dessous, Mark est le responsable de l'assurance qualité ; il est donc en charge des « Nouveau » et « Corrigé » , où l'équipe d'assurance qualité est censée intervenir.

Vous pouvez remplacer les gestionnaires d'état au niveau d'un projet si la personne gérant cet état est différente.

Et ensuite ?

Nous avons créé une application personnalisée pour notre flux de travail de gestion des bogues. Dans le chapitre suivant, nous ajouterons des champs personnalisés au bogue.

Dans le chapitre précédent, nous avons créé le flux de travail ; ici, nous créons des champs personnalisés pour notre bogue. Par défaut, tous les flux de travail comportent les champs suivants :

• Nom
• Priorité
• Attribué à
• Demandeur
• Date d'échéance - une date facultative indiquant la date d'achèvement estimée de cet élément
• Description

Ajoutons quelques champs à notre rapport de bug :

• Versions concernées - liste de toutes les versions affectées par ce bug
• Versions corrigées - liste de toutes les versions dans lesquelles ce correctif a été intégré.

Puisque nous souhaitons que le « Versions concernées » soit disponible lors de la création d'un rapport de bogue, nous l'avons intégré à notre gestion des bogues .

Puisque nous souhaitons que le développeur saisisse le champ Versions corrigées

seulement

Lorsqu'il marque les bogues comme corrigés (c'est-à-dire Vérifié → Corrigé et Réouvert → Corrigé), nous les associons aux actions de correction comme indiqué ci-dessous :

Et ensuite ?

Nous avons créé notre application et défini des champs personnalisés. Dans le chapitre suivant, nous verrons notre outil de suivi des bogues en action.

Jusqu'à présent, nous avons configuré notre application. Il est temps de comprendre comment vos utilisateurs s'en serviront. Nous verrons comment notre application a influencé l'interface utilisateur et nous vous présenterons un scénario concret.

L'application Bug et l'interface utilisateur

Ajouter un menu

L'option « Bug » apparaît dans le menu principal .

Afficher le menu

Insectes apparaît également comme une option sur le Menu principalApplicationsInsectes menu.

Menu Nouveau rapport

Vous pourrez également créer un rapport pour l' Bug . L'ensemble des filtres, groupes, graphiques, etc. est à votre disposition.

Ajout d'un bug

Megan souhaite signaler un bug. Elle clique sur Menu principalBogue et elle voit le formulaire :

Outre les champs habituels, vous pouvez voir les champs personnalisés que nous avons ajoutés précédemment.

Bug dans l'état : Nouveau

Le bogue a été attribué à Quentin, notre responsable assurance qualité. Il clique sur le lien du bogue et voit :

Exécution de l'action de vérification

Quentin vérifie que le bug existe bien et clique sur « Vérifier ». Un formulaire comme celui-ci s’affiche :

Il l'attribue à Vardhan, un développeur. Il a également la possibilité d'informer Megan, qui a signalé le bogue. Mais comme il n'y a rien de notable à signaler, il décide de ne pas le faire. Une fois le formulaire soumis, le bogue passe à l' « Vérifié » .

Bug en état : Vérifié

Vardhan reçoit un courriel l'informant de son affectation à ce bogue vérifié. Il clique sur le lien et voit ce qui suit :

Exécution de l'action de vérification

Vardhan corrige le bug et clique sur le Corriger . Un formulaire comme celui-ci s'affiche :

Remarquez comment le champ personnalisé « Versions corrigées » lui est présenté .

Et ensuite ?

L'exemple ci-dessus illustre la propagation du bug à travers les différentes étapes, la collecte des informations pertinentes au bon moment et l'envoi des notifications. Il vous donnera un bon aperçu des fonctionnalités et des avantages offerts par les applications personnalisées Celoxis. Nous avons également constaté la possibilité d'envoyer des e-mails aux demandeurs. Celoxis permet la personnalisation de ces e-mails, sujet du chapitre suivant.

Dans le chapitre précédent, nous avons vu comment notifier le demandeur lors de l'exécution d'actions. Dans ce chapitre, nous verrons comment contrôler le format des e-mails à l'aide de modèles simples. Il est important de noter que ces modèles ne concernent que les e-mails envoyés aux demandeurs, et non les autres notifications envoyées aux utilisateurs.

Personnalisation du modèle d'e-mail

Ouvrir Menu principalAdministrateurApplications personnaliséesModèle d'e-mail du demandeurVous pouvez personnaliser le modèle global ou le modèle pour chaque espace de travail. Cliquez sur l'icône à côté de -Tous- espace de travail pour modifier le modèle global. Si vous ajoutez des bogues à un projet, l'espace de travail du bogue est considéré comme l'espace de travail du projet.

Et ensuite ?

Dans ce chapitre, nous avons vu comment configurer les e-mails envoyés aux demandeurs. Dans le chapitre suivant, nous verrons comment ajouter des règles temporelles à notre application.

La politique de délai d'expiration est un ensemble de règles qui définissent ce qui doit se produire lorsqu'un élément d'application dépasse la durée de séjour spécifiée dans un état particulier.

Dans les chapitres précédents, nous avons créé le flux de travail et défini nos champs personnalisés. Nous allons maintenant ajouter des règles de délai d'expiration.

Pour poursuivre avec notre application Bug, supposons que notre entreprise soit très stricte en matière d'assurance qualité et impose les exigences suivantes :

• Règle n° 1 : Un nouveau bogue doit être vérifié dans les 48 heures. S’il s’agit d’un bogue prioritaire, la vérification doit être effectuée dans les 24 heures.
• Règle n° 2 : Un bogue marqué comme résolu doit être testé dans les 72 heures suivant sa correction. S’il s’agit d’un bogue prioritaire, le délai est réduit à 48 heures.

Ajout d'une politique de délai d'expiration

Ouvrez l'écran de la liste des applications en allant sur Menu principalAdministrateurApplications personnaliséesApplications et en cliquant sur l'icône de notre application Bug. Ensuite, cliquez sur le Ajouter bouton.

Et ensuite ?

Dans ce chapitre, nous avons vu comment définir des politiques de délai d'expiration et à quoi elles servent. Dans le chapitre suivant, nous verrons comment lancer des flux de travail à partir d'e-mails.

Les applications personnalisées peuvent être lancées par e-mail. Ces e-mails peuvent être libres (envoyés par des personnes) ou structurés (générés par le remplissage d'un formulaire web).

Interface directe

On utilise cette fonctionnalité lorsque l'on souhaite déclencher des flux de travail lorsqu'une personne envoie un courriel à une adresse spécifique. Par exemple, on peut vouloir créer des bogues lorsque nos clients envoient un courriel à bugs@acme.com.

Pour plus d'informations, consultez le site web Menu principalAdministrateurApplications personnaliséesIntégration de la messagerie électronique page.

Interface indirecte

Cela vous permet d'intégrer un système existant à l'une de vos applications personnalisées. Par exemple, vous avez un formulaire web sur votre site que les utilisateurs remplissent et soumettent pour déclencher un flux de travail dans Celoxis.

Dans ce modèle, votre programme enverra un texte brut envoyer un courriel à une adresse électronique dont le corps est correctement formaté, comme décrit dans Menu principalAdministrateurApplications personnaliséesIntégration de la messagerie électronique page.

Alias ​​d'adresse e-mail

Lorsque vous souhaitez utiliser l'interface de messagerie directe, vous voudrez proposer à vos utilisateurs des adresses e-mail simples et conviviales, comme bugs@acme.com ou support@weyland-yutani.com. Or, les adresses générées par Celoxis sont du type abracadbra+NEI-4.g0.1b.2m8.0.0-eqro@celoxis.com. La solution pour concilier ces deux types d'adresses est d'utiliser des alias.

Supposons qu'Acme souhaite créer des bogues dans Celoxis lorsque des personnes envoient des courriels à bugs@acme.com. Acme procéderait alors comme suit :

1. Générez l'adresse e-mail pour le signalement du bug en vous rendant sur : Menu principalAdministrateurApplications personnaliséesIntégration de la messagerie électroniqueSupposons que cette adresse e-mail soit gobbledygook@celoxis.com
2. Acme créerait, sur son serveur de messagerie, un alias redirigeant bugs@acme.com vers gobbledygook@celoxis.com.
3. Si Acme est un client SaaS, il nous informera de ce mappage et nous mettrons à jour nos serveurs. Cela prendra généralement un jour ouvrable.
   Si Acme est un client sur site, il peut ouvrir Administrateur du siteParamètres du siteAlias ​​d'adresse e-mail et entrez bugs@acme.com:gobbledygook@celoxis.com Dans la zone de texte, enregistrez et redémarrez le serveur.

Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour lier des éléments associés. Par exemple, si une tâche a été créée en réponse à un problème, vous pouvez les lier en ajoutant cette relation. Une fois la liaison établie, vous pouvez accéder rapidement au problème depuis la tâche et inversement.

Une fois que vous avez ajouté A comme étant lié à B, alors B devient automatiquement lié à A, ce qui signifie que vous pouvez accéder à B depuis A et vice-versa.

Ajout d'éléments associés

Cliquez sur « Ajouter » comme indiqué ci-dessous pour ajouter un élément associé. Vous pouvez ajouter jusqu’à 10 relations à un élément.

Un client peut consulter les problèmes, les demandes de modification et tous les éléments d'application qu'il a créés ou qui lui sont assignés. Cela limitait sa visibilité, notamment lorsque l'équipe devait partager la liste de tous les problèmes rencontrés dans un projet. L'option mise en évidence ci-dessous vous permet de sélectionner les éléments d'application que vous souhaitez rendre visibles au client, même s'il n'intervient pas dans le projet.

glossaire d'applications

Lors du développement d'un élément d'application, la personne assignée ou le responsable peut parfois avoir besoin d'y consigner des commentaires.

Pour ajouter des commentaires, cliquez sur l'élément de l'application correspondant (par exemple, un bug, un risque, etc.). Dans le panneau de l'élément, cliquez sur PlusCommentaireVous pouvez vérifier le Notifier le demandeur Cochez cette case si vous souhaitez informer le demandeur de l'élément d'application de ce commentaire.

Une fois le commentaire ajouté, tous les abonnés reçoivent une notification par e-mail contenant les nouveaux commentaires.

Pour joindre des fichiers à un élément d'application personnalisé, cliquez sur l'élément, puis sur son panneau, cliquez sur « Joindre des fichiers », comme indiqué ci-dessous.

Si vous suivez un élément d'application (par exemple, un bug), vous serez informé des activités qui s'y déroulent, comme l'ajout d'un commentaire ou d'un fichier. Ces notifications vous seront envoyées par e-mail et via le centre de notifications. Si vous êtes responsable, chef de projet ou gestionnaire régional, vous êtes automatiquement notifié et il est inutile de suivre la tâche manuellement.

Se désabonner

Pour vous désabonner, il vous suffit de cliquer sur le lien « Se désabonner » situé dans l’onglet « Aperçu » de l’élément ou dans le pied de page de la notification par e-mail.

Il peut arriver que vous souhaitiez réattribuer le bogue ou le problème à un autre utilisateur pour diverses raisons, par exemple si l'utilisateur initialement assigné est en congé ou occupé par d'autres activités.

Pour réaffecter un élément d'application, cliquez sur l'élément d'application (par exemple, votre bogue, votre risque, etc.). Dans le panneau de l'élément, cliquez sur RéaffecterLe nouvel utilisateur recevra une notification par courriel concernant sa nouvelle mission.

Vous pouvez déplacer un élément d'application vers un autre projet ou espace de travail. Pour ce faire, cliquez sur l'élément d'application (par exemple, votre bug, risque, etc.). Dans le panneau de l'élément, cliquez sur Se déplacerVous serez invité à sélectionner le projet ou l'espace de travail vers lequel vous souhaitez déplacer l'élément d'application.

Celoxis vous permet d'importer des éléments d'application (vos bogues, risques, etc.) dans un projet à partir d'un fichier CSV. Si vous disposez d'un fichier Microsoft Excel, vous pouvez l'exporter au format CSV (valeurs séparées par des virgules) puis l'importer dans Celoxis.

Pour importer des éléments d'application dans un projet, cliquez d'abord sur le projet, puis sur Actions du projetImporter des applications (CSV). Par souci de simplicité, nous vous recommandons vivement d'importer une application personnalisée à la fois. Ainsi, au lieu d'un seul fichier items.csv, vous devriez le diviser en plusieurs fichiers tels que bugs.csv, risks.csv, issues.csv et les importer un par un.

Champs pris en charge :

• App – Champ obligatoire. Nom de l'application (ex. Bug, Risk).
• Nom – Champ obligatoire. Une brève description.
• Description
• État – Il doit s'agir de l'un des états que vous avez définis pour votre application. S'il n'est pas renseigné, le premier état défini dans la définition de l'application sera utilisé par défaut.
• Date d'échéance – Format AAAA-MM-JJ
• Attribué à – Le nom, le nom d'utilisateur ou l'adresse électronique de l'utilisateur auquel l'élément doit être attribué.
• Demandeur – Le nom, le nom d’utilisateur ou l’adresse électronique du demandeur dont le compte se trouve chez Celoxis.
• Adresse électronique du demandeur – L’adresse électronique du demandeur qui ne possède pas de compte Celoxis.
• Nom du demandeur – Le nom du demandeur qui ne possède pas de compte Celoxis.
• Champs personnalisés – une colonne par champ personnalisé de l'application

Permet de modifier plusieurs attributs simultanément, y compris les champs personnalisés, comme indiqué ci-dessous :

Certains processus métier sont périodiques et doivent être lancés à intervalles réguliers. Exemples :

• Vos administrateurs système sont tenus d'appliquer des correctifs de sécurité sur vos serveurs chaque semaine.
• Vos comptables sont tenus d'effectuer les règlements en espèces chaque mois.
• Votre service des ressources humaines est tenu de recueillir les commentaires de vos employés chaque trimestre.
• Votre équipe marketing est censée fournir un rapport sur les indicateurs de performance des médias sociaux toutes les deux semaines.

Cette intégration vous montrera comment automatiser régulièrement les flux de travail créés dans Celoxis. Nous configurerons un flux de travail hebdomadaire. Vous pouvez également opter pour une exécution quotidienne ou mensuelle.

Zapier

Celoxis s'intègre à de nombreuses applications grâce à Zapier. Zapier est un service cloud qui permet de créer des intégrations performantes entre différents systèmes sans écrire de code. Pour plus d'informations, consultez leur site web : zapier.com.

Zap

Dans Zapier, une automatisation est appelée un zap. Un zap connecte deux applications : une application déclencheuse et une application d'action. L'application déclencheuse notifie le zap d'un événement, et le zap exécute alors une action dans l'application d'action. Dans notre cas, l'application déclencheuse est Schedule By Zapier, car elle planifie notre zap. L'application d'action est Email By Zapier, car elle envoie l'e-mail programmé. Dans ce guide, nous allons créer un zap pour créer automatiquement des applications dans Celoxis par e-mail.

Lancer une application dans Celoxis automatiquement chaque semaine

1. Faites un Zap

   

2. Choisissez Schedule by Zapier comme application de déclenchement

   

3. Sélectionnez le déclencheur « Chaque semaine »

   

4. Cliquez sur le bouton « Continuer » pour poursuivre

   

5. Sélectionnez le jour et l'heure de déclenchement de l'événement. Comme indiqué dans l'image ci-dessous, l'e-mail est programmé pour le lundi à 11h de chaque semaine.

   

6. Cliquez sur le bouton « Tester et continuer » pour enregistrer cette étape.

   

7. Choisissez Email by Zapier comme application d'action

   

8. Sélectionnez l'action « Envoyer un e-mail sortant » et cliquez sur le bouton Continuer

   

9. Personnalisez maintenant l'e-mail sortant. Accédez à Menu principalAdministrateurApplications personnaliséesIntégration de la messagerie électroniqueCourriel indirectVous trouverez ici l'adresse courriel de votre entreprise à laquelle le courriel sera envoyé. Dans le corps du courriel, veuillez utiliser le format indiqué ici. Collez l'adresse e-mail de votre entreprise dans le champ « À », puis le format du corps de l'e-mail fourni par Celoxis et modifiez-le selon vos besoins. Dans cet exemple, notre application est : Demande de mise à jour de sécuritéVeuillez noter que nous avons indiqué la date d'échéance comme suit : +2d ce qui signifie 2 jours à compter de la date de lancement de l'application. Nous avons également un champ personnalisé Nom d'hôte dans le corps du courriel, à titre d'exemple. Une fois votre courriel rédigé, cliquez sur le bouton « Continuer » pour poursuivre.

   Saisissez l'adresse e-mail de votre entreprise dans le champ « À », puis copiez le format du corps de l'e-mail fourni par Celoxis et modifiez-le selon vos besoins. Dans cet exemple, notre application est une demande de mise à jour de sécurité . Notez que la date d'échéance est fixée à +2j, ce qui signifie deux jours après le lancement de la demande. Le corps de l'e-mail contient également un champ personnalisé « Nom d'hôte » à titre d'exemple

   Une fois votre courriel rédigé, cliquez sur le bouton « Continuer » pour poursuivre.

   

   

10. Tester l'action de l'e-mail en cliquant sur « Tester et continuer »

    

11. Une fois le test réussi, cliquez sur Terminer la modification

    

12. Votre Zap est prêt à l'emploi. Activez ce Zap.

    

Une fois le Zap activé, de demande de mise à jour de sécurité sera créée chaque semaine dans Celoxis, au sein du projet que vous avez sélectionné.

Dans cet article, nous allons apprendre à créer un processus qui, lorsqu'une application est mise à jour, entraîne la création d'une nouvelle application dans Celoxis. Pour ce faire, nous utiliserons Zapier. Si vous ne connaissez pas Zapier, nous vous recommandons de lire cet article au préalable.

Créer une application de type « Problème » lorsqu'une application de type « Risque » est atténuée dans Celoxis

1. Faites un Zap

   

2. Choisissez Celoxis comme application de déclenchement

   

3. Sélectionnez « Statut du problème mis à jour » comme déclencheur

   

4. Ajoutez votre compte Celoxis Si vous avez déjà ajouté votre compte Celoxis, sélectionnez-le dans la liste des comptes.

   Si vous avez déjà ajouté votre compte Celoxis, sélectionnez-le dans la liste des comptes.

   

5. Tester le déclencheur

   

6. Sélectionnez un échantillon Les données de l'échantillon seront utilisées dans d'autres étapes pour configurer le Zap.

   Les données de l'échantillon seront utilisées dans d'autres étapes pour configurer le Zap.

   

7. Choisissez Filter By Zapier app

   

8. Appliquer la condition de filtre Dans notre cas, nous vérifions si l'application State of Risk est dans l'état « Atténué ».

   Dans notre cas, nous vérifions si l'application State of Risk est dans l'état « Atténué ».

   

9. Testez votre filtre

   

10. Choisissez Celoxis comme application Action

    

11. Sélectionnez « Créer un problème » comme action

    

12. Sélectionnez votre compte Celoxis

    

13. Personnaliser l'application Renseignez les champs. Vous pouvez également utiliser les exemples de données de l'étape de déclenchement.

    Renseignez les champs. Vous pouvez également utiliser les exemples de données de l'étape de déclenchement.

    

14. Tester l'action

    

15. Activez le Zap

    

Votre Zap est maintenant prêt. Ainsi, lorsqu'un risque passe à l'état Atténué, une nouvelle application Problème sera créée avec les données fournies.

Oui, grâce à l'intégration de messagerie directe ou indirecte, vos clients peuvent lancer des actions dans l'application par e-mail.

Pour plus de détails, veuillez consulter cette page.

Lors de la définition de votre application personnalisée, une case à cocher « Les clients peuvent lancer cette application » vous permet de la décocher afin que vos clients ne puissent pas la lancer.

Celoxis propose de nombreuses entités telles que les projets, les tâches et les relevés de temps. Vous pouvez également créer des entités personnalisées, comme les anomalies, les risques et les problèmes. Chaque entité possède ses propres attributs, ainsi que des attributs agrégés provenant d'autres entités qu'elle contient. Par exemple, l'entité « projet » possède des attributs propres tels que le nom, la priorité et le responsable, ainsi que des attributs comme les heures approuvées, le chiffre d'affaires facturé, le coût de main-d'œuvre prévu et le coût de main-d'œuvre réel, calculés à partir d'autres entités comme les tâches, les relevés de temps et les dépenses.

Lorsque vous créez un rapport sur Celoxis, vous devez d'abord choisir l'entité sur laquelle effectuer le rapport. Vous pouvez choisir parmi :

Phase temporelle

Les rapports temporels indiquent la répartition d'une quantité dans le temps. Par exemple, un rapport de projet affiche le coût total estimé, mais pour comprendre les dépenses prévues par semaine ou par mois, il faut générer un rapport temporel. De nombreuses quantités présentent une nature temporelle, comme le budget, l'effort, le coût et le revenu.

Vous pouvez consulter les données chronologiques sous forme de tableau, comme illustré ci-dessous, ou sous forme de graphiques. Actuellement, contrairement aux autres entités, les graphiques ne permettent pas d'explorer les données en détail.

Masquer les colonnes Total

Cette option masquera les colonnes de total dans les rapports échelonnés dans le temps afin de vous aider à vous concentrer plus facilement sur des données spécifiques.

Celoxis vous permet de créer vos propres courbes en S et graphiques d'avancement. Pour cela, utilisez les options Somme cumulée et Avance cumulée dans la section Agrégation du graphique linéaire d'un graphique à barres , comme illustré ci-dessous.

Nous allons comprendre ces options à l'aide d'un exemple simple.

Supposons que nous disposions de l'ensemble de données suivant et que nous tracions un graphique à barres avec le chiffre d'affaires sur l'axe Y et une ligne, également du chiffre d'affaires, sur l'axe Y secondaire

Le graphique ressemblerait à ceci ⟶

Somme cumulée

Cela signifie que chaque valeur de la ligne est la somme de la valeur actuelle et de la somme de toutes les valeurs précédentes. Les valeurs cumulées seraient :

Le graphique ressemblerait à ceci ⟶

Brûlure cumulative

Cela signifie que chaque valeur de la ligne correspond à la somme de toutes les valeurs de l'ensemble de données, c'est-à-dire la somme de toutes les valeurs jusqu'au point de données actuel. Les valeurs seraient :

Somme de toutes les valeurs = 90K

Le graphique ressemblerait à ceci ⟶

Le filtrage vous permet d'exclure les données indésirables de vos rapports. Celoxis propose des filtres complets et performants pour un grand nombre d'attributs, y compris vos champs personnalisés.

Paramètres des filtres

Les filtres d'un rapport peuvent être modifiés depuis l'écran d'ajout/modification de rapport. Un exemple d'écran présentant plusieurs filtres, dont un champ personnalisé (module), est illustré ci-dessous.

Lorsque plusieurs filtres sont sélectionnés, la ligne doit correspondre à tous les filtres. Si un filtre comporte plusieurs valeurs (par exemple, Module), la ligne doit correspondre à au moins une de ces valeurs. Si vous créez un rapport avec les filtres ci-dessus, seules les lignes où (Afficher les tâches est en cours) ET (Module est de type Interface utilisateur ou Intergiciel) ET (Fin planifiée est ce mois-ci) seront affichées, etc.

Filtre utilisateur en cours d'exécution

Dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez constater que le responsable est défini sur la valeur spéciale « Utilisateur exécutant ». Cela indique que le responsable doit être filtré en fonction de la personne qui exécute le rapport. Par exemple, lorsque Joe exécute ce rapport, il ne verra que ses propres tâches, et lorsque Marie exécute le même rapport, elle verra les siennes.

Filtre des subordonnés de l'utilisateur en cours d'exécution

Cette option est disponible dans la plupart des filtres utilisateur. L'utilisateur doit être un subordonné, direct ou indirect, de la personne qui génère le rapport. Cette option est utile lorsqu'un responsable souhaite suivre les activités de ses collaborateurs. Par exemple, si Joe souhaite suivre toutes les tâches prioritaires assignées à son équipe, il doit créer un rapport, définir le filtre de priorité sur « Élevée et très élevée » et le filtre de ressources sur « Subordonnés de l'utilisateur exécutant ».

Filtres d'invite

Dans de nombreux cas, vous souhaiterez que l'utilisateur final puisse modifier les valeurs de certains filtres. Dans l'exemple ci-dessus, le rapport permet à l'utilisateur final de modifier les valeurs des tâches affichées, du module et date de fin prévue lors de son exécution. Le schéma ci-dessous illustre comment un utilisateur exécutant ce rapport peut modifier les filtres :

Dans l'exemple ci-dessus, l'utilisateur a modifié le filtre « Fin prévue » de « Ce mois-ci » à « Mois dernier » et a également effacé le filtre « Module »

Le type d'affichage souhaité peut être sélectionné dans l' Sortie de l'écran d'ajout/modification de rapport.

Tabulaire

Il s'agit du type de sortie par défaut, qui présente les données sous forme de tableau.

L'affichage est très dynamique avec des options de regroupement et de tri à plusieurs niveaux, des totaux de groupe, des totaux généraux, etc.

Cette vue est hautement personnalisable : vous pouvez modifier les colonnes, le regroupement et le tri selon vos besoins. Voir en haut à droite de l’image ci-dessus.

Cette vue offre également des fonctionnalités très utiles pour optimiser la productivité. Vous pouvez effectuer des actions groupées, agir sur un élément de ligne en cliquant sur l'icône et même modifier un attribut directement en cliquant sur l'icône.

Totaux seulement

Afficher uniquement les totaux. Si cette option était cochée dans le rapport ci-dessus, seuls les totaux des groupes et des subventions seraient affichés, et non les lignes de chaque projet.

Rapport de tâche hiérarchique

Cette option organise la ligne selon la relation parent-enfant. Elle est disponible uniquement pour les rapports de tâches, de fichiers et de clients. Consultez cet exemple qui présente des tâches regroupées par projet avec l'option hiérarchique activée.

Lorsque cette option est cochée, les totaux obtenus n'incluent que les objets résultant des filtres, et non les objets inclus (même s'ils ne correspondent pas aux filtres) pour afficher la hiérarchie.

Masquer la ligne d'en-tête

Cette option permet de masquer la ligne affichant les noms de colonnes. Elle s'avère pratique lorsque les données sont affichées sur des tableaux de bord d'état et que les noms de colonnes n'apportent pas d'information supplémentaire.

Gantt

Le de Gantt est disponible uniquement pour les rapports de projet et de tâche. Dans le cas des tâches, il s'agit d'un diagramme de Gantt inter-projets, comme illustré ci-dessous.

Calendrier

L' Calendrier génère une vue calendrier des projets et des tâches, comme illustré ci-dessous. La couleur de la barre correspond à celle du projet ou de la tâche. Vous pouvez également désactiver l'affichage des barres ; dans ce cas, les événements de début et de fin de la tâche et du projet seront générés séparément.

Tarte

Il est facile de créer des diagrammes circulaires dans Celoxis. Ces paramètres ont été utilisés pour créer le diagramme circulaire ci-dessous.

Bar

Celoxis prend en charge plusieurs formats de graphiques à barres courants. Chaque type de graphique est expliqué ci-dessous, ainsi que les paramètres de formulaire utilisés pour le générer.

Graphique à barres de type simple

Le graphique à barres suivant a été généré avec ces paramètres. Notez que le paramètre « Trier par » trie les barres par ordre décroissant. Si vous définissez l' orientation des barres sur horizontale, vous obtiendrez ce graphique.

Comparaison des types de graphiques à barres

Le graphique à barres comparatif suivant a été généré à l'aide de ces paramètres.

Graphique à barres empilées

Le graphique à barres empilées ci-dessous a été généré à l'aide de ces paramètres. Remarquez comment les couleurs correspondent à la couleur de l'indicateur de santé.

Vous avez également la possibilité de les empiler côte à côte.

Bulle

Le graphique à bulles suivant a été généré à l'aide de ces paramètres.

Si vous ne sélectionnez pas la taille des bulles, le graphique deviendra un nuage de points et toutes les bulles auront la même taille.

Carte

L'affichage par cartes est disponible comme type de sortie pour les projets, les tâches et les applications. Vous pouvez également glisser-déposer des cartes entre les couloirs si l'attribut du couloir est modifiable par l'utilisateur. Par exemple, vous pouvez glisser-déposer une carte si le couloir correspond à un champ personnalisé comme « État Kanban » , mais pas s'il s'agit d'un champ calculé par le système comme « État du planning ».

Marquer les tâches comme étant terminées à 100 %

Lorsqu'une tâche est glissée vers une certaine colonne dans la vue par carte, on souhaite souvent qu'elle soit automatiquement marquée comme terminée à 100 %.

Pour configurer cela, connectez-vous en tant qu'utilisateur disposant de privilèges d'administrateur et accédez à Menu principalAdministrateurGestion de projetOptions du projetVous devriez voir un champ appelé État final dans KanbanSélectionnez la colonne dans laquelle vous souhaitez que la tâche soit marquée comme terminée à 100 % et enregistrez.

Dans l'exemple suivant, nous avons sélectionné « État Kanban> Terminé » . Vous pouvez sélectionner n'importe quel autre champ personnalisé utilisé dans votre vue par carte. Ainsi, lorsque le champ personnalisé « État Kanban » d'une tâche est défini sur « Terminé » , la tâche est automatiquement marquée comme terminée à 100 %. L'utilisateur final peut effectuer cette opération par glisser-déposer dans la vue par carte ou en modifiant la tâche et en définissant le champ « État Kanban » sur « Terminé » .

Naturellement, si une tâche est marquée comme terminée à 100 %, son état Kanban sera automatiquement défini sur Terminé.

De plus, si le champ personnalisé d'une tâche terminée est modifié et prend une valeur autre que « Terminé », son pourcentage d'achèvement sera rétabli à sa valeur précédente. De même, si le pourcentage d'achèvement d'une tâche terminée est différent de 100 %, son « État Kanban » sera rétabli à sa valeur précédente.

Les administrateurs peuvent programmer l'envoi de rapports par courriel à des utilisateurs spécifiques à intervalles réguliers. Pour programmer un rapport, ouvrez l'écran de modification du rapport, puis cliquez sur l' « Programmer » . Vous verrez alors un écran similaire à celui-ci :

Dans l'exemple ci-dessus, le rapport sera exécuté avec l'utilisateur Megan comme utilisateur principal tous les lundis (puisque le 6 mai 2019 est un lundi) à 1h00 du matin et le PDF résultant sera envoyé par courriel à Weyland et Yutani.

Seuls les utilisateurs non virtuels peuvent être sélectionnés comme abonnés au rapport

Les rapports peuvent être partagés avec votre équipe ou avec vos clients.

Partage avec les utilisateurs

Le partage avec les utilisateurs est déterminé par la « Visible pour les utilisateurs » de l' « Partage » sur l'écran d'ajout/modification de rapport.

• Pour préserver la confidentialité d'un rapport, ne le partagez avec personne.
• Pour le partager avec tous les membres de votre entreprise, choisissez -Tous-
• Pour le partager avec des espaces de travail spécifiques, sélectionnez ces espaces de travail.
• Pour le partager avec des rôles professionnels spécifiques, sélectionnez ces rôles.

Ajout de rapports au menu principal de l'utilisateur

Pour plus de commodité, les administrateurs peuvent intégrer les rapports au menu principal. Pour ce faire, modifiez le rapport et sélectionnez l'élément de menu principal dans le « Raccourci du menu » .

Partage avec les clients

Le partage avec les clients est déterminé par la « Visible pour les clients » de l' « Partage » sur l'écran d'ajout/modification de rapport.

• Pour que le rapport reste confidentiel vis-à-vis des clients, ne le partagez avec personne.
• Pour le partager avec des clients spécifiques, sélectionnez ces clients.
• Pour le partager avec tous les clients, choisissez -Tous-

Une fois qu'un rapport est partagé avec un client, il apparaîtra dans le menu MM > Rapports de cette personne.

Les onglets que vous voyez sur l'écran du projet sont également des rapports.

Votre compte comporte des onglets par défaut, mais votre administrateur peut les personnaliser en fonction de votre organisation. Ouvrir Menu principalAdministrateurGestion de projetOnglets du projet Vous pouvez ajouter, modifier, supprimer et réorganiser les rapports. Un exemple de l'écran de gestion des vues de projet est présenté ci-dessous. Notez que l'ordre des rapports correspond désormais à l'ordre des onglets du projet.

Les tableaux de bord sont parmi les écrans les plus importants de Celoxis. Non seulement pour les informations qu'ils affichent, mais aussi pour le nombre d'actions que vous pouvez accomplir directement depuis votre tableau de bord.

Un tableau de bord regroupe des rapports. Vous pouvez créer différents tableaux de bord pour différents rôles et fonctions. Par exemple, vous pouvez créer un tableau de bord de suivi des tâches et des projets, ainsi que le tableau de bord des journaux RAID, très apprécié des chefs de projet.

Vous pouvez également créer des tableaux de bord pour vos clients. Ceux-ci pourront ainsi avoir une vue d'ensemble claire de leurs projets, suivre leurs demandes de modification, leurs approbations, etc., et rester informés de leurs échanges en ligne.

Un exemple :

Création de tableaux de bord

Celoxis permet de créer des tableaux de bord partagés et privés. Pour créer un tableau de bord, choisissez Tableau de bord de la Menu principalRapportsTous les rapportsPlus menu. Exemple : Dans l’exemple ci-dessus, nous créons un tableau de bord qui est :

• Nom : Exemple de tableau de bord
• Partagé avec tous les utilisateurs
• Partagé avec les clients : Client 1 et Client 2

Filtres

Les filtres du tableau de bord n'affichent que les données des projets correspondant aux critères de filtrage. En définissant les filtres comme « Demande », vous permettez à l'utilisateur qui génère le rapport d'en modifier les valeurs.

Tableaux de bord partagés

Pour créer des tableaux de bord partagés, vous aurez besoin de Ajouter un rapportautorisé privilège. Ceci peut être défini à partir du Menu principalAdministrateurGestion de compteContrôle d'accès écran. Afin de garder le contrôle, nous vous recommandons de n'accorder ce privilège qu'aux utilisateurs responsables.

Tableaux de bord personnels

Les tableaux de bord personnels ne sont visibles que par leurs créateurs. Seuls les utilisateurs disposant des privilèges nécessaires peuvent créer des tableaux de bord personnels. Pour autoriser la création de tableaux de bord personnels, cochez la case correspondante Autoriser les tableaux de bord personnels option de Menu principalAdministrateurContrôle d'accèsInformations sur l'entreprise écran.

Attribution de tableaux de bord aux utilisateurs et aux clients

Les tableaux de bord peuvent être attribués aux utilisateurs et aux clients depuis l'onglet Préférences de leur écran d'ajout/modification . Vous pouvez attribuer plusieurs tableaux de bord et les réorganiser. Le premier tableau de bord devient le tableau de bord par défaut pour cet utilisateur. Prenons l'exemple de Joe : comme le montre l'image ci-dessus, Joe dispose de trois tableaux de bord : Tableau de suivi (qui répertorie l'état d'avancement des projets et des tâches), Journal RAID (qui suit les risques, les problèmes, etc.) et État hebdomadaire (qui lui permet de suivre les mises à jour hebdomadaires).

Si Joe, après s'être connecté, clique sur Tableau de bord dans le menu principal, il verra quelque chose comme :

Attribuer des tableaux de bord similaires à ceux d'un autre utilisateur ou client

Grâce au champ « Tableau de bord similaire à… » de l’écran d’édition groupée , vous pouvez configurer le tableau de bord de plusieurs personnes pour qu’il ressemble à celui d’une personne en particulier. Par exemple, vous pouvez sélectionner Marc, Pierre et Luc et rendre leurs tableaux de bord identiques à celui de Xavier.

Impression des tableaux de bord au format PDF

Vous pouvez exporter un tableau de bord au format PDF ou même image. Pour imprimer, consultez l'image suivante :

Limites

Veuillez consulter le « Limites » pour plus d'informations.

Le traitement de volumes importants de données ralentit l'application, pour vous comme pour les autres utilisateurs. Afin de garantir des performances prévisibles, nous avons fixé des limites raisonnables aux données utilisées pour générer les rapports.

Si vous êtes un client sur site, vous pouvez modifier ces limites, mais nous vous recommandons fortement de ne le faire qu'après mûre réflexion.

Limite de lignes de la requête (15 000 enregistrements)

Chaque rapport exécute une ou plusieurs requêtes de base de données. Si une requête renvoie plus de 15 000 lignes, le rapport ne s'exécute pas et un message d'erreur s'affiche.

Pour résoudre ce problème, ajoutez des filtres supplémentaires, notamment ceux qui réduisent les données au niveau de la base de données. Voici quelques filtres courants et efficaces :

• Filtres de dates (vous vous intéressez généralement aux données récentes)
• État du projet
• État de la tâche terminé
• État d'entrée de l'heure

Remarque : La limite de 15 000 lignes s’applique avant les contrôles de sécurité et les filtres de champs personnalisés. Cela signifie que la base de données peut renvoyer plus de 15 000 lignes même si le rapport final en affiche beaucoup moins.

limite de la période du rapport de tendance

Les rapports échelonnés dans le temps sont gourmands en ressources car les valeurs sont calculées en temps réel pour chaque ligne et chaque période, et non pas simplement lues dans la base de données. Par exemple, si une tâche s'étend du 3 mars au 8 novembre et que son coût prévisionnel est de 10 000, ce coût est réparti sur tous les jours ouvrables de cette période, en tenant compte des calendriers et des exceptions.

Le Période et le Zoom déterminent conjointement la quantité de données incluses. Leur combinaison présente les limites suivantes :

• Si Zoom est utilisé pour la journée, la période ne peut pas dépasser 3 mois.
• Si Zoom est à la semaine ou au mois, la période ne peut pas dépasser 12 mois.

Limite de consultation des cartes

L'affichage par cartes prend en charge jusqu'à 150 éléments pour une meilleure performance sur tous les appareils. Commencez par exclure terminés . Si vous atteignez toujours la limite, utilisez les filtres de date pour masquer les éléments plus anciens.

limite du graphique à bulles

Le graphique à bulles affiche jusqu'à 100 bulles pour une meilleure lisibilité. Commencez par exclure terminés . Si vous atteignez toujours la limite, utilisez des filtres de date pour masquer les éléments à venir.

Limites du tableau de bord

Un tableau de bord regroupe plusieurs rapports et équivaut à les exécuter tous simultanément. Afin de garantir les performances, les tableaux de bord sont soumis aux limitations suivantes :

• Les rapports très gourmands en ressources de calcul, comme le rapport sur les feuilles de temps incomplètes, ne sont pas autorisés sur les tableaux de bord. Vous pouvez les marquer d'une étoile ou ajouter un raccourci dans le menu pour y accéder en un clic.
• Un tableau de bord peut contenir un maximum de 10 rapports.
• Le nombre de tableaux de bord partagés par compte dépend du nombre d'utilisateurs achetés :
  Tableaux de bord partagés = min(max(20, utilisateurs × 2), 100)
  Cela signifie que chaque compte a au moins 20 et au plus 100 tableaux de bord partagés.

Pour créer des rapports, vous devez disposer des privilèges nécessaires. Pour ajouter un rapport, ouvrez le panneau des rapports en cliquant sur Menu principalRapportsTous les rapports puis cliquez sur Nouveau rapport Cliquez sur le bouton. Choisissez ensuite le type de rapport approprié. Un formulaire s'ouvrira alors ; vous trouverez plus de détails ci-dessous :

Détails

Raccourci du menu - L'élément du menu principal sous lequel ce rapport doit apparaître pour un accès rapide.

Filtres

Filtres permettant de limiter les données de ce rapport. En savoir plus.

Sortir

Le type d'affichage souhaité pour ce rapport (graphique circulaire, graphique à barres, tableau, etc.). En savoir plus.

Partage

Les rapports peuvent être partagés avec votre équipe ou vos clients. En savoir plus.

Calendrier

Souhaitez-vous que Celoxis vous envoie ce rapport par courriel à intervalles réguliers ? En savoir plus.

Pour accéder rapidement aux rapports, vous devez les ajouter à vos favorisLes articles marqués d'un astérisque apparaissent dans le Menu principalRapports Certains rapports, pour des raisons de performance, ne peuvent pas être affichés sur les tableaux de bord. Si vous les utilisez régulièrement, il est conseillé de les ajouter à vos favoris pour y accéder en quelques clics.

Pour ajouter ou retirer une étoile à un rapport, exécutez-le, puis cliquez sur l'icône correspondante dans son titre. Dans l'exemple ci-dessus, le rapport est déjà marqué d'une étoile, comme l'indique l'étoile pleine figurant en début de titre.

PDF et image

Cliquez sur le titre de la page, puis sur Imprimer. Une fenêtre contextuelle semblable à celle ci-dessous s'ouvrira.

CSV

Cliquez sur le titre de la page, puis sur l'une des options suivantes :

• CSV – tous les enregistrements du rapport sont exportés, mais les données ne sont pas regroupées.
• Type Csv Group – tous les enregistrements du rapport sont exportés et regroupés comme vous le voyez dans votre navigateur

La chronologie est une vue horizontale en lecture seule du planning des tâches et jalons sélectionnés d'un ou plusieurs projets. Elle est conçue pour les chefs de projet qui souhaitent obtenir rapidement une vue d'ensemble des éléments clés du planning, au niveau du portefeuille ou du projet, sans avoir à ouvrir le diagramme de Gantt complet.

Chaque projet apparaît sur sa propre fiche affichant :

• Nom du projet avec sa date de début et de fin
• Axe des dates en haut
• Barres de tâches avec remplissage de progression et état du calendrier
• Bande de repères sous le graphique (marqueurs en forme de losange avec étiquettes)
• Marqueur du jour : pilule verte dans l’en-tête et ligne verticale traversant le graphique

Timeline vous aide à suivre l'avancement des projets, à repérer les étapes clés et les échéances, à comparer les calendriers entre les projets et à partager l'état d'avancement avec les parties prenantes.

Vous n'êtes pas un éditeur : vous ne pouvez pas déplacer les tâches pour les reprogrammer sur la chronologie. Pour modifier les dates ou les détails, ouvrez la tâche depuis la chronologie et modifiez-la dans le panneau des tâches.

Une tâche apparaît sur la chronologie uniquement lorsque toutes les conditions suivantes sont remplies :

1. L'option « Afficher dans la chronologie » est activée pour cette tâche.
2. La tâche a une date de début et de fin prévues .
3. Vous avez l'autorisation de consulter le projet et la tâche.
4. Le projet comporte au moins une tâche admissible — les projets sans aucune tâche prévue dans le calendrier sont entièrement exclus.

Ce qui ne paraîtra pas

Pour ajouter une tâche, activez l'option « Afficher dans la chronologie » dans le formulaire de tâche et indiquez la date de début et de fin prévues. Pour la masquer, consultez la section « Supprimer de la chronologie ».

Vous pouvez ouvrir la chronologie à plusieurs endroits. Le graphique reste identique ; seules la mise en page et la barre d’outils diffèrent.

Chaque tâche sur la chronologie est représentée par une barre dans la zone du graphique.

• Nom — le nom de la tâche est imprimé sur la barre
• Indication de progression : la partie pleine indique le pourcentage d’achèvement ; la partie plus claire indique le travail restant à faire.
• ✔ à 100 % — une coche apparaît à côté du nom lorsque la tâche est entièrement terminée
• Voies — les tâches qui se chevauchent sont déplacées vers des rangées séparées au lieu d'être empilées sur une seule rangée.

La longueur de la barre correspond à la période entre le début et la fin prévus. Les tâches sans date ou pour lesquelles Afficher dans la chronologie » est désactivée n'apparaissent pas.

Les étapes importantes apparaissent dans une bande située sous le graphique principal, et non sous forme de barres horizontales.

• Diamants — des diamants noirs sont disposés sur une ligne de base horizontale, un par colonne de date
• Étiquettes — la date apparaît sous chaque diamant ; les noms des étapes importantes sont représentés par des mini-diamants colorés avec du texte
• Empilement le même jour — lorsque deux étapes importantes ou plus partagent une même date, elles s'empilent verticalement sous cette colonne.

Un élément est affiché comme une étape (et non comme une barre) lorsque :

• La tâche est signalée comme une étape importante, ou
• La date de fin prévue ne dépasse pas la date de début prévue (élément du même jour / de durée nulle)

La couleur de la barre provient du statut ou du paramètre de couleur dans Celoxis ; c’est la même couleur que celle affichée ailleurs sur la tâche. Utilisez-la pour identifier rapidement le type ou la catégorie de la tâche.

L' état du planning (par exemple, En bonne voie, À risque ou En retard) n'est pas affiché directement sur la barre. Survolez-la pour le voir apparaître dans l'infobulle, accompagné des dates et du nom de la tâche.

Lorsque la date du jour se situe dans la plage de dates visibles d'un projet, Celoxis dessine deux marqueurs :

• Une pilule verte dans l'en-tête de la date à la position d'aujourd'hui
• Une ligne verte verticale traverse le tableau des tâches et la bande des étapes clés.

« Aujourd'hui dans la plage horaire » signifie que la date d'aujourd'hui se situe entre la date de début au plus tôt et la date de fin au plus tard des tâches de la chronologie de cette fiche de projet. Si la date d'aujourd'hui est antérieure au début du projet ou postérieure à sa fin, le marqueur « Aujourd'hui » est masqué pour cette fiche.

Survolez une barre de tâches ou un jalon pour ouvrir une infobulle. Celle-ci affiche :

• Nom de la tâche ou de l'étape
• Dates de début et de fin (regroupées en une seule date lorsqu'elles tombent le même jour)
• Badge d'état du planning (par exemple, En bonne voie ou À risque, En retard)

Les infobulles sont en lecture seule ; elles vous permettent de parcourir le graphique sans ouvrir la tâche. Cliquez sur la barre ou l’étape pour afficher ou modifier les détails dans le panneau latéral.

Cliquez sur n'importe quelle barre de tâches ou étape importante de la chronologie pour ouvrir cette tâche dans le panneau coulissant.

1. Cliquez sur la barre ou l'étape importante du graphique.
2. Consultez ou modifiez les champs du tiroir (dates, nom, progression, Afficher dans la chronologie, couleur, etc.) et enregistrez.
3. Fermez le tiroir une fois terminé.

Utilisez le menu déroulant de zoom pour modifier la portion du programme affichée simultanément.

Dans un rapport chronologique, la commande se trouve en haut de la page. Dans la vue d'ensemble du projet, elle se trouve dans l'en-tête du projet.