Celoxis 15.1 – die vollständige Wissensdatenbank

Diese Kurzanleitung hilft Ihnen beim Verständnis:

1. Wie Informationen organisiert sind
2. So melden Sie sich an
3. So arbeiten Sie mit Ihrem Dashboard
4. So navigieren Sie durch die Benutzeroberfläche.
5. So ändern Sie Ihre Einstellungen
6. Wie Sie Ihr erstes Projekt erstellen
7. Wie man mit dem Gantt-Diagramm arbeitet
8. Wie man den Fortschritt bei Aufgaben meldet
9. Wie man die Zeit protokolliert
10. Wie man Projekte verfolgt
11. Wie man Berichte erstellt
12. Wie man Hilfe erhält

A. Wie Informationen organisiert sind

Sie können Projekte, Aufgaben, Risiken, Probleme, Änderungsanträge usw. erstellen. Außerdem können Sie Arbeitszeiten und Ausgaben erfassen, Dateien hochladen und Kommentare hinzufügen. Schauen wir uns an, wie das alles organisiert ist.

 
Organisation │ ├── Arbeitsbereich 1 (z. B. Entwicklung) │ │ │ ├── Projekt 1.1 │ │ │ │ │ ├── Aufgaben │ │ │ │ │ │ │ ├── Unteraufgaben │ │ │ ├── Zeiterfassung │ │ │ ├── Ausgaben │ │ │ ├── Aktualisierungen │ │ │ └── Dateien │ │ │ │ │ ├── Diskussionen │ │ │ │ │ ├── Risiken (Benutzerdefinierte App) │ │ │ │ │ │ │ ├── Zeiterfassung │ │ │ ├── Aktualisierungen │ │ │ └── Dateien │ │ │ │ │ ├── Probleme (Benutzerdefinierte App) │ │ │ │ │ │ │ ├── Zeiterfassung │ │ │ ├── Aktualisierungen │ │ │ └── Dateien │ │ │ │ │ └── Dateien │ │ │ ├── Projekt 1.2 │ │ ... │ └── Projekt 1.N │ ├── Arbeitsbereich 2 (z. B. Marketing) │ │ │ ├── Projekt 2.1 │ │ ... │ └── Projekt 2.N │ └── Arbeitsbereich M (z. B. Vertrieb) │ ├── Projekt M.1 │ ... └── Projekt MN

Arbeitsbereiche funktionieren wie Abteilungen. Sie ermöglichen die einfache Trennung und Kontrolle des Datenzugriffs. Wenn Sie diese Funktion nicht nutzen, wird sie automatisch in Ihrer Benutzeroberfläche ausgeblendet.

Projekte enthalten Aufgaben, Risiken, Probleme und andere benutzerdefinierte Anwendungen. Sie können in einem Projekt auch Diskussionen führen und Dateien hochladen. Ein Projekt gehört zu einem Arbeitsbereich.

Aufgaben können Unteraufgaben enthalten. Sie können Zeitaufwand und Ausgaben für Aufgaben erfassen. Außerdem können Sie Dateien hochladen oder Kommentare hinzufügen.

Benutzerdefinierte Anwendungen wie Risiken und Probleme sind in Projekten enthalten. Sie können die dafür benötigte Zeit erfassen. Außerdem können Sie Dateien hochladen oder Kommentare hinzufügen.

B. Wie melde ich mich an?

Bei der Erstellung eines Benutzerkontos erhalten Sie per E-Mail Ihren Benutzernamen, Ihr Passwort und den Link zum Anmelden. Bitte prüfen Sie diese E-Mail, um Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort zu finden. Nach der Anmeldung sollten Sie Ihr Passwort ändern.

• SaaS
• Vor Ort

URL: https://celoxis.com

Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator oder beziehen Sie sich auf die E-Mail in Ihrem Posteingang, wie bereits erwähnt.

Wie Sie sehen, ist der Anmeldebildschirm übersichtlich gestaltet. Wenn Ihre Organisation Single Sign-On (SSO) verwendet, klicken Sie auf den im Bild hervorgehobenen SSO-Link.

C. Dashboard

Ihr Konto wird mit mehreren Dashboards vorausgefüllt, die wir für nützlich halten. Nutzen Sie diese unverändert oder als Ausgangspunkt für Ihre eigenen Anpassungen.

Es gibt 5 Dinge, die Sie wissen sollten:

1Mehrere Dashboards

Sie können mehrere Dashboards erstellen, die zu Ihrem Arbeitsstil passen. Sie können verschiedene Dashboards basierend auf der Rolle erstellen – beispielsweise jeweils ein Dashboard für Projektmanager, Teammitglieder, Ressourcenmanager, PMO-Leiter usw. Sie können sogar verschiedene Dashboards basierend auf der Funktion erstellen – beispielsweise jeweils ein Dashboard für Planung, Nachverfolgung, Qualitätssicherung, Ressourcennutzung usw.

Einem Benutzer können mehrere Dashboards zugewiesen werden.

2Dashboards anpassen

Sie können die Widgets, Layouts, Spalten, Filter, Gruppierungen und vieles mehr individuell anpassen.

Im folgenden Beispiel wird ein Widget gelöscht und ein neues Widget hinzugefügt und in seiner Größe angepasst.

3Aktionen auf Dashboards ausführen

Den Großteil Ihrer Arbeit sollten Sie über Ihre Dashboards erledigen können.

Im folgenden Beispiel klickt ein Manager in einem Tortendiagramm auf alle überfälligen Aufgaben und fordert von den Bearbeitern einen aktuellen Stand an.

4Dashboards teilen

Dashboards können als PDF exportiert und per E-Mail versendet werden.

5Terminplanungs-Dashboards

Sie können festlegen, dass Dashboards zu festgelegten Zeiten per E-Mail versendet werden.

Klicken Sie neben dem Namen des Dashboards auf das Symbol und anschließend auf die „Zeitplan“ , um Ihre Zeitplandetails und Empfänger einzugeben.

D. Navigation auf der Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche von Celoxis ist konsistent und intuitiv. Das bedeutet: Wenn Sie die Funktionsweise einer Seite verstehen, verstehen Sie auch die Funktionsweise von 90 % der anderen Seiten.

Wir werden uns nun die grundlegenden Elemente der Benutzeroberfläche ansehen:

1. Das Hauptmenü
2. Das Beilagenmenü
3. Das Menü „Neueste Artikel“
4. Hervorgehobene Berichte
5. Eine typische Seite

1Das obere Menü (oder die obere Leiste)

Die Elemente auf der linken Seite des oberen Menüs, also Seitentitel und Aktionen, ändern sich mit jeder Seite, während die Elemente auf der rechten Seite, beginnend mit dem Suchsymbol, unverändert bleiben. Die folgende Abbildung veranschaulicht die Elemente des oberen Menüs.

Das Menü „Hinzufügen“

Die Schaltfläche „Hinzufügen“ ist auf allen Seiten verfügbar und kann zum Hinzufügen von Projekten, Aufgaben, Problemen, Risiken, Benutzern und mehr verwendet werden (siehe unten). Über das Stundenzettel-Symbol gelangen Sie schnell zum Stundenzettel.

2Die Seitenleiste (oder das Hauptmenü)

Die Seitenleiste dient zur Navigation zu verschiedenen Seiten, wie unten dargestellt.

Seitenleiste > App-Menü

Über das Menü „Apps“ gelangen Sie zu den Listen Ihrer benutzerdefinierten Apps. Im folgenden Beispiel gelangen Sie durch Klicken auf „ Probleme“ zur Problemliste.

3Das Menü „Neueste Artikel“

Dieses Menü spart viel Zeit. Es ermöglicht Ihnen, schnell zu Ihrem zuletzt aufgerufenen Projekt, Ihrer Aufgabe, Ihrem Problem, Ihrem Fehler, Ihrem Bericht usw. zu springen.

4Hervorgehobene Berichte

Wenn Sie einen Bericht häufig verwenden, markieren Sie ihn als Favorit, indem Sie auf das Sternsymbol im Bericht klicken. Anschließend wird dieser Bericht in Ihrem Berichtsmenü angezeigt.

Im obigen Beispiel wird der Bericht X durch Anklicken des Sterns im „Berichte“ .

Tipp: Vergrößern Sie Ihren Bildschirm, indem Sie auf die Schaltfläche klicken

5Eine typische Seite

Die meisten Seiten weisen die gleiche Struktur wie das unten stehende Beispiel auf.

Massenaktionen

Wählen Sie mehrere Elemente in der Liste aus und klicken Sie auf diese Schaltfläche, um Aktionen für die ausgewählte Liste auszuführen.

Filter

Klicken Sie hier, um die Filter zu ändern

Herunterladen

Ermöglicht Ihnen den Download des Berichts in verschiedenen Formaten

Inline-Bearbeitung

Klicken Sie, um den Wert direkt dort zu bearbeiten, ohne Formulare öffnen zu müssen.

Schnellmenü

Eine Liste häufig durchgeführter Aktionen für ein Listenelement. Z. B. das Gantt-Diagramm für ein Projekt öffnen.

Ein Element wie ein Projekt, eine Aufgabe, ein Problem oder ein benutzerdefiniertes App-Element anzeigen.

Durch Klicken auf den Namen eines Elements wird dessen Bedienfeld geöffnet. Im folgenden Beispiel klicken wir auf ein Projekt, um es anzuzeigen.

Das Projektgremium

Die Bedienfelder verfügen über Registerkarten, sodass Sie schnell zugehörige Elemente wie Aufgaben, Dateien, Risiken und sogar Berichte anzeigen können. Durch Klicken auf die Registerkarte Durch das Symbol wird ein umfassendes Aktionsmenü wie unten dargestellt geöffnet. Bereiche für Aufgaben, Probleme usw. sind ähnlich aufgebaut.

E. Ihre Einstellungen ändern

Klicken HauptmenüProfil

Klicken Sie auf die „Einstellungen“ , um Ihre Sprache, Datumsformate, E-Mail-Benachrichtigungsoptionen und andere Präferenzen zu ändern.

F. Erstellen Ihres ersten Projekts

Klicken Sie auf HauptmenüProjekt Um ein Projekt hinzuzufügen, stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung (siehe unten). Wenn Sie Microsoft Project-Dateien besitzen, können Sie diese importieren oder mit einem leeren Projekt beginnen.

Aktivieren Sie Ihr Projekt

Markieren Sie dieses Projekt als aktiv , um dem System den laufenden Bearbeitungsfortschritt zu signalisieren. Dadurch werden E-Mail-Benachrichtigungen und Farbindikatoren für dieses Projekt aktiviert, und Sie erhalten einen besseren Einblick in die Funktionen der Software.

G. Gantt-Diagramm

Klicken Sie auf im Projekt-Panel das Gantt-Diagramm öffnen.

Das folgende Video hebt einige der wichtigsten Funktionen des Gantt-Diagramms hervor, wie zum Beispiel:

• Inline-Bearbeitung
• Drag & Drop zum Ändern des Aufgabenplans, Verschieben von Aufgaben und Hinzufügen von Abhängigkeiten
• Mehrere Aufgaben schnell hinzufügen
• Ressourcen Aufgaben zuweisen
• Aufgaben mit überlasteten Ressourcen werden mithilfe des Symbols identifiziert
• Mehrere Aufgaben auswählen und mit der rechten Maustaste darauf klicken, um Aktionen auszuführen
• kritischen Pfad betrachten

H. Berichterstattung über den Fortschritt bei den Aufgaben

Teammitglieder können den Fortschritt ihrer Aufgaben über ihr Dashboard melden.

Fortschrittsberichte zu mehreren Aufgaben gleichzeitig

Wählen Sie die Aufgaben aus, über die Sie berichten möchten, klicken Sie auf das Symbol und wählen Sie die entsprechende Aktion. Die „Im Plan“ kann verwendet werden, um anzuzeigen, dass die Dinge planmäßig voranschreiten.

Detaillierte Fortschrittsmeldung zu einer einzelnen Aufgabe

Sie können ein detailliertes Update eingeben und gleichzeitig die Uhrzeit protokollieren, indem Sie die „Update hinzufügen“ , wie unten gezeigt.

Dadurch öffnet sich ein Formular wie dieses:

I. Ausfüllen der Stundenzettel

Im letzten Abschnitt haben wir gesehen, wie man die Zeit für eine bestimmte Aufgabe erfasst und deren Fortschritt aktualisiert. Nun betrachten wir die Zeiterfassung über die Wochenansicht.

Um Ihren wöchentlichen Stundenzettel zu öffnen, klicken Sie hier HauptmenüStundenzettel.

Im wöchentlichen Stundenzettel können Sie sowohl Arbeitszeit für Aufgaben als auch Arbeitszeit außerhalb von Projekten erfassen. Während der Zeiterfassung können Sie auch den Aufgabenfortschritt aktualisieren.

J. Tracking-Projekte

Sobald Teammitglieder über den Fortschritt ihrer Aufgaben berichten, berechnet das System automatisch die voraussichtlichen Fertigstellungstermine und Kosten von Aufgaben und Projekten. Dies wird mithilfe von Ampelindikatoren dargestellt.

Das Projektmanager-Dashboard eignet sich hervorragend zur Projektverfolgung. Sie können die Spalten in Listen-Widgets anpassen, Diagramm-Widgets hinzufügen und Problembereiche schnell analysieren. Weitere Informationen finden Sie im „Dashboards “ dieses Dokuments.

Verfolgung eines einzelnen Projekts

Wenn Sie auf ein Projekt klicken, öffnet sich ein Fenster. Dieses Fenster enthält viele interessante Informationen zur Projektverfolgung, z. B. zu Zeitplan, Kosten und Umsatz, und zeigt außerdem dringende Punkte wie Probleme und Änderungsanträge an.

Sie können auch auf die verschiedenen Registerkarten klicken, um unterschiedliche Berichte zu einem Projekt aufzurufen. Ein Beispiel sehen Sie unten. Alle Registerkarten sind vollständig anpassbar; Sie können Registerkarten nach Ihren Bedürfnissen hinzufügen, bearbeiten oder löschen.

K. Berichterstattung

Celoxis verfügt über eines der fortschrittlichsten Reporting-Tools der Branche. Wir bieten Ihnen eine Reihe vorgefertigter Berichte, die Sie direkt verwenden oder als Grundlage für Ihre eigenen Berichte nutzen können. Klicken Sie hier, um zu den Berichten zu gelangen HauptmenüBerichteAlle Berichte.

Die unten aufgeführten Beispielberichte veranschaulichen die Leistungsfähigkeit unserer Berichterstattung.

Budgetverfolgung

Kostenleistung nach Geschäftsbereich

Kosten-S-Kurve

Aufschlüsselung der monatlichen Kosten

Umsatzentwicklung nach Geschäftseinheit und Manager

Produkt-Roadmap

L. Hilfe holen

Auf vielen Seiten finden Sie kontextbezogene Hilfe, die Sie direkt zur Dokumentation des jeweiligen Themas führt. Achten Sie auf das unten abgebildete Symbol.

Um eine Frage an unser Support-Team zu stellen oder zum Dokumentationsportal zu gelangen, klicken Sie im Hauptmenü.

Diese Kurzanleitung hilft Ihnen dabei, Folgendes zu verstehen:

1. Unerwünschte Funktionen deaktivieren
2. Kontoeinstellungen konfigurieren
3. Konfigurieren von Kennwortrichtlinien
4. Projekteinstellungen anpassen
5. Arbeitskalender einrichten
6. Geben Sie Ihre Feiertage ein
7. Projekttypen anpassen
8. Benutzerdefinierte Felder hinzufügen
9. Dashboards einrichten
10. Kanban-Spuren anpassen
11. Zeiterfassung konfigurieren
12. Benutzer hinzufügen
13. Kunden hinzufügen

A. Unerwünschte Funktionen deaktivieren

Wenn Sie Funktionen deaktivieren, die Sie nicht nutzen möchten, werden die zugehörigen Schaltflächen und Menüs für die Nutzer Ihres Kontos nicht mehr angezeigt, wodurch die Benutzeroberfläche übersichtlicher wird. Gehen Sie dazu zu HauptmenüAdministratorSchalten Sie die Funktionen anschließend wie unten gezeigt ein oder aus. Im folgenden Bild: Kosten Und Kontakte Die Funktionalität wurde deaktiviert.

B. Kontoeinstellungen konfigurieren

Verschiedene Einstellungen für Organisations-Widgets werden verwendet, um Widgets der Benutzeroberfläche wie Kalender oder Berichte anzuzeigen. Konfigurieren Sie die unten im Bild hervorgehobenen Optionen, indem Sie zu folgendem Link navigieren: HauptmenüAdministratorKontoverwaltungUnternehmensinformationen

C. Passwortrichtlinien konfigurieren

Sie können die Anmeldeeinstellungen konfigurieren, indem Sie zu HauptmenüAdministratorKontoverwaltungUnternehmensinformationen und dann auf die Passwortregeln Tab.

Wenn Sie Single Sign-On verwenden, empfehlen wir Ihnen, sich zunächst mit der Software vertraut zu machen und die Single Sign-On-Funktionalität erst später zu aktivieren.

D. Projekteinstellungen anpassen

Sie können einige grundlegende Projektmanagement-Einstellungen anpassen, indem Sie zu HauptmenüAdministratorProjektmanagementProjektoptionenWir empfehlen Ihnen, die Einstellungen unverändert zu lassen, wenn Sie sich über Ihre genauen Anforderungen nicht im Klaren sind.

E. Arbeitskalender einrichten

Die Software ist in der Lage, Aufgaben automatisch zu planen, basierend auf den Arbeitszeiten und Feiertagen des Bearbeiters sowie anderen Parametern wie Abhängigkeiten, Einschränkungen usw. Daher ist es wichtig, die Arbeitszeiten korrekt einzustellen.

Zum Einrichten gehen Sie zu HauptmenüAdministratorProjektmanagementArbeitskalenderWenn Ihre Benutzer in unterschiedlichen Schichten oder Zeitzonen arbeiten, erstellen Sie für jeden einen Kalender. Benennen Sie diese so, dass sie leicht zu identifizieren sind, z. B. „Halbtag“ oder „Londoner Büro“.

Lesen Sie mehr über Arbeitskalender ⟶

F. Geben Sie Ihre Feiertage ein

Celoxis plant Aufgaben unter Berücksichtigung von Feiertagen. Feiertage können für alle (z. B. Weihnachten), für bestimmte Arbeitskalender (z. B. 4. Juli – nur für US-Kalender) oder für einen bestimmten Benutzer (z. B. Joe ist vom 10. März 2020 bis zum 20. April 2020 im Urlaub) eingegeben werden.

Um Feiertage einzugeben, gehen Sie zu HauptmenüAdministratorProjektmanagementArbeitskalender und klicken Sie dann auf Ausnahmen Tab.

Lesen Sie mehr über das Hinzufügen von Feiertagen ⟶

G. Projekttypen anpassen

Projekttypen helfen Ihnen bei der Kategorisierung von Projekten und erleichtern so das Filtern und Erstellen von Berichten. Sie können verschiedenen Projekttypen auch unterschiedliche benutzerdefinierte Felder zuordnen. Um Ihre Projekttypen einzugeben, gehen Sie zu HauptmenüAdministratorProjektmanagementProjekttypen.

Lesen Sie mehr über Projekttypen ⟶

H. Benutzerdefinierte Felder hinzufügen

Sie können zahlreiche benutzerdefinierte Felder für Projekte, Aufgaben, Benutzer, Probleme, Risiken usw. erstellen. Celoxis unterstützt verschiedene Feldtypen wie Textfelder, Einfachauswahlfelder, Mehrfachauswahlfelder und mehr. Sie können sogar Formelfelder erstellen.

Es wurden bereits einige benutzerdefinierte Felder erstellt. Um diese zu bearbeiten oder eigene zu erstellen, gehen Sie zu HauptmenüAdministratorKontoverwaltungBenutzerdefinierte Felder.

Sie können dasselbe benutzerdefinierte Feld mehreren Typen zuordnen. Beispielsweise ist das folgende benutzerdefinierte Feld für alle Projekttypen, die benutzerdefinierte App „Projektanfrage“ und Aufgaben verfügbar. Um es zu ändern, klicken Sie auf das Symbol in der Liste (siehe oben).

Lesen Sie mehr über benutzerdefinierte Felder ⟶

J. Dashboards einrichten

Bevor Sie Benutzer hinzufügen, sollten Sie Dashboards für diese erstellen. Wir haben bereits einige Dashboards für Manager, Führungskräfte und Teammitglieder erstellt. Um diese anzuzeigen und zu bearbeiten, gehen Sie zu HauptmenüBerichteAlle Berichte.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Dashboard“ der Kurzanleitung für Benutzer.

K. Kanban-Spuren anpassen

Wenn Ihre Organisation eine Kanban-ähnliche Ansicht zur Aufgabenverfolgung verwendet, sollten Sie Ihre Lanes gegebenenfalls konfigurieren. Wir bieten die drei gängigsten Lanes an: Backlog, In Bearbeitung und Erledigt.

Um etwas zu ändern, gehen Sie zu HauptmenüAdministratorBenutzerdefinierte Felder und klicken Sie auf Symbol daneben Kanban-Zustand Feld und ändern Sie die Optionen entsprechend Ihren Bedürfnissen.

L. Zeiterfassung konfigurieren

Celoxis bietet ein umfassendes, flexibles und individuell anpassbares Zeiterfassungsmodul. Die Einrichtung ist einfach.

Zeitcodes

Wenn Sie aktivitätsbasierte Abrechnung nutzen oder Zeiterfassungsbögen kategorisieren möchten, sollten Sie diese Liste anpassen, indem Sie zu folgendem Link gehen: HauptmenüAdministratorStundenzettelZeitcodes.

Abrechnungsmodell

Celoxis bietet Ihnen die Möglichkeit, die Abrechnung zu deaktivieren oder ein aktivitätsbasiertes Abrechnungsmodell mit einem Stundensatz pro Aktivität bzw. ein nutzerbasiertes Abrechnungsmodell mit einem Stundensatz pro Nutzer zu verwenden. Um die Einstellungen zu ändern, gehen Sie zu HauptmenüAdministratorStundenzettel und wählen Sie die passende Option wie unten dargestellt.

Optionen X/Stundenzettel

Klicken Sie auf HauptmenüAdministratorStundenzettelOptionen für die Zeiterfassung Sie können die Zeiterfassung ganz nach Ihren Bedürfnissen anpassen. Es gibt viele nützliche Optionen, die Sie kennen sollten. Falls Sie sich nicht sicher sind, können Sie die Einstellungen jederzeit ändern.

M. Benutzer hinzufügen

Mit Celoxis können Sie einen Benutzer erstellen, der einem anderen Benutzer "ähnlich" ist – der neue Benutzer erbt Dashboards, Benachrichtigungseinstellungen, Sicherheitsberechtigungen usw., wodurch es Ihnen sehr einfach gemacht wird, ähnliche Benutzer zu erstellen.

Sie können mehrere Benutzer gleichzeitig hinzufügen, indem Sie eine CSV-Datei hochladen. Mehr erfahren.

Benutzerliste anzeigen

Gehe zu HauptmenüMehrBenutzer

Anmeldung als anderer Benutzer

Um zu überprüfen, was ein anderer Benutzer sieht, können Sie sich schnell als dieser Benutzer anmelden. Gehen Sie zu HauptmenüMehrBenutzer und klicken Sie auf Wechseln zu für einen Benutzer wie unten dargestellt.

Zurückschalten

Um zurückzuwechseln, klicken Sie auf die Schaltfläche wie unten abgebildet.

Mehr über die Nutzer erfahren ⟶

N. Kunden

Projekte können Kunden zugeordnet werden. Optional können Sie Kunden einen Login und ein Dashboard bereitstellen, damit diese den Projektstatus einsehen und über die Software mit Ihrem Team zusammenarbeiten können. Um Kunden anzuzeigen oder hinzuzufügen, gehen Sie zu HauptmenüMehrKunden.

Lesen Sie mehr über unsere Kunden ⟶

Projektstatus ermöglichen es Ihnen, den Projektlebenszyklus von der Initiierung bis zum Abschluss zu definieren und zu verfolgen. Standardmäßig bieten wir die folgenden Status an: Entwurf, Aktiv, Abgebrochen, Angehalten, Archiviert; Sie können diese jedoch an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen.

Status ermöglichen es Ihnen außerdem, bestimmte Aspekte des Systemverhaltens zu steuern. Beispielsweise können Sie die Zeiterfassung für Projekte in den Status „Entwurf“ und „Archiviert “ deaktivieren

Das Systemverhalten variiert je nach Projektphase.

Bühne

Jeder Projektstatus muss genau einer der folgenden Projektphasen zugeordnet sein: Planung, Durchführung oder Abschluss. Das System verhält sich je nach Projektphase unterschiedlich, wie nachfolgend beschrieben:

Wenn Sie beispielsweise einen Projektstatus namens „Nicht genehmigt“ und dessen Phase auf „Planung“, werden Projekte im Status „ Nicht genehmigt“ weder mit Ampelindikatoren versehen noch werden E-Mail-Benachrichtigungen generiert. Allerdings führt jede hinzugefügte Ausnahme für Arbeitskalender oder Ressourcen zu einer Neuberechnung des Projektplans.

Verwendung von Projektzuständen

Ein Projekt kann nur einem Projektstatus angehören.

Der Projektstatus kann im Fenster „Projekt hinzufügen/bearbeiten“ unter dem Reiter „Benutzerdefinierte Felder“ festgelegt werden. Um den Projektstatus für mehrere Projekte gleichzeitig zu ändern, können Sie das Fenster für die Massenbearbeitung verwenden.

Projektstatus können auch in Spalten, Filtern, Gruppen und Diagrammen verwendet werden.

Projektstatus verwalten

Nur Administratoren können Projektstatus verwalten. Um Projektstatus zu verwalten, navigieren Sie zu HauptmenüAdministratorProjekteProjektstaaten

Wenn Sie Projekte mit ähnlicher Struktur durchführen, können Sie, anstatt jedes Mal einen Projektplan von Grund auf neu zu erstellen, diese Projekte als Vorlagen anlegen und speichern, um ein neues Projekt schnell starten zu können.

Verwendung von Projektvorlagen

Um ein neues Projekt anhand einer Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf HauptmenüProjektVerwenden Sie eine Vorlage

Verwaltung von Projektvorlagen

Nur Administratoren können Projektvorlagen erstellen und verwalten.

Aus jedem Projekt kann eine Vorlage erstellt werden. Um Projektvorlagen zu erstellen oder zu verwalten, navigieren Sie zu HauptmenüAdministratorProjekteProjektvorlagen

Projekttypen helfen Ihnen, Ihre Projekte zu kategorisieren. Mithilfe unserer Berichte erhalten Sie wichtige KPIs wie Gewinn, Aufwand und Marge, aggregiert für Ihre Projekttypen, und können so die Geschäftsentwicklung besser verstehen.

Sie können außerdem benutzerdefinierte Felder speziell für Ihre Projekttypen einrichten, um relevante Geschäftsdaten zu erfassen.

Eine Anwaltskanzlei könnte beispielsweise Projekttypen wie Insolvenz und Patente haben . Benutzerdefinierte Felder könnten für Insolvenzverfahren die Versicherungsgesellschaft und die Darlehensnummer sein, für Patente hingegen die Patentnummer , der Patentsponsor und das Patentland

Verwendung von Projekttypen

Ein Projekt kann nur einem Projekttyp angehören.

Projekttypen können im Bildschirm „Projekt hinzufügen/bearbeiten“ unter dem Reiter „Benutzerdefinierte Felder“ festgelegt werden. Um den Projekttyp für mehrere Projekte gleichzeitig zu ändern, können Sie den Bildschirm für die Massenbearbeitung verwenden.

Projekttypen können auch in Spalten, Filtern, Gruppen und Diagrammen verwendet werden.

Projekttypen verwalten

Nur Administratoren können Projekttypen verwalten. Um Projekttypen zu verwalten, navigieren Sie zu HauptmenüAdministratorProjekteProjekttypen

Kunden sind Einzelpersonen oder Organisationen, für die Projekte durchgeführt werden. Die Zuordnung von Kunden zu Projekten erleichtert das Filtern, Berichten, Darstellen von Daten und vieles mehr.

Darüber hinaus können Sie Ihren Kunden Zugriff gewähren, damit diese sich einloggen können, um mit ihnen geteilte Berichte einzusehen, an Online-Diskussionen teilzunehmen, Dateien auszutauschen und sogar an Geschäftsprozessen (z. B. Fehlerberichten, Änderungsanforderungen und Genehmigungen) mitzuwirken.

Der Kundenzugang ist kostenlos.

Kundenanmeldung

Virtuelle Clients sind Clients ohne Benutzernamen und Passwort. Sie können sich nicht bei Celoxis anmelden. Beim Anlegen eines Clients können Sie ihm optional einen Benutzernamen und ein Passwort zuweisen. Die Anmeldedaten lassen sich auch im Bearbeitungsmodus des Clients festlegen.

Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt den Login-Zugang entziehen möchten, löschen Sie einfach den Benutzernamen und das Passwort für diesen Client.

Um Unfälle zu vermeiden, werden Kunden ihre Benutzernamen und Passwörter nicht mitgeteilt. Es liegt in Ihrer Verantwortung, ihnen diese Zugangsdaten mitzuteilen.

Client-Berechtigungen

Jedem Kundenkonto können die folgenden Berechtigungen zugewiesen werden:

Aufgabenansicht: Diese Einstellung legt fest, ob Kunden Aufgabendetails einsehen können. Finanzfelder (einschließlich benutzerdefinierter Felder) werden Kunden niemals angezeigt.

Cp Aufgabenaktualisierungen anzeigen: Hiermit wird festgelegt, ob Clients Aktualisierungen und Kommentare zur Aufgabe sehen können.

Cp Aufgabenaktualisierungen hinzufügen: Hiermit wird festgelegt, ob Clients Kommentare zu einer Aufgabe hinzufügen können.

Wenn Sie Berichte mit Ihrem Kunden teilen, überschreiben die oben genannten Berechtigungen die in den Berichten enthaltenen Daten. Wenn Sie beispielsweise einen Aufgabenlistenbericht an einen Kunden weitergeben, der nicht über die „Aufgaben anzeigen“ , sieht dieser Kunde einen leeren Bericht.

Kundenhierarchie

Betrachten Sie die folgenden Szenarien:

• Mehrere Personen aus einer Kundenorganisation möchten an einem Projekt mitarbeiten.
• Ihr Unternehmen führt Projekte für verschiedene Abteilungen (oder Niederlassungen) eines Kunden durch, die Führungskräfte wünschen sich jedoch konsolidierte Berichte. Beispielsweise könnte Ihr Unternehmen Projekte für IBM Indien und IBM Frankreich realisieren, und Ihre Führungskräfte benötigen möglicherweise einen zusammenfassenden Bericht für IBM. Außerdem soll verhindert werden, dass Mitarbeiter von IBM Indien auf Projekte von IBM Frankreich zugreifen können und umgekehrt.
• Sie möchten verhindern, dass ein Kunde versehentlich auf das Projekt eines anderen Kunden zugreift. Beispielsweise möchten Sie CBM nicht aufgrund eines Tippfehlers Zugriff auf IBM-Projekte gewähren.

Hier kommt das Konzept der Clienthierarchie ins Spiel. Mit Celoxis können Sie Clienthierarchien erstellen, um Reporting, Zusammenarbeit und Zugriffskontrolle zu verbessern.

Beispiel

Betrachten Sie die folgenden Kunden:

 1 Peter Parker 2 IBM 3 ├── John 4 └── Alisha 5 Acme 6 ├── Acme (Frankreich) 7 │ ├── Pierre 8 │ └── Chloe │ 9 └── Acme (Indien) 10 ├── Ravi 11 └── Suresh

Es gibt insgesamt 11 Kunden.

Peter Parker ist ein Einzelkunde. Es gibt keine Hierarchie.

IBM hat zwei minderjährige Kunden – John und Alisha.

Acme hat zwei Kinderkunden – Acme (Frankreich) und Acme (Indien) –, die jeweils zwei Kinderkunden haben – Pierre und Chloe bei der ersteren und Ravi und Suresh bei der letzteren.

Um diese Eltern-Kind-Beziehung herzustellen, verwenden Sie das Feld „Elternteil“ im Bildschirm „Client hinzufügen/bearbeiten“.

Projektsichtbarkeit

Wenn Sie einem Kunden ein Projekt zuweisen, ist es für diesen Kunden und alle seine Unterkunden sichtbar. Um beim obigen Beispiel zu bleiben:

Festlegung der Projektkunden

Sie können die Kunden eines Projekts im Bildschirm „Hinzufügen/Bearbeiten“ des Projekts oder über die Massenaktionen des Projekts festlegen. Der erste Kunde wird zum primären Kunden

Kundenberichte und Dashboards

Sie können Berichte und Dashboards mit Kunden teilen. Dazu gehören Tabellen, Kreisdiagramme, Balkendiagramme und viele weitere Berichtsansichten. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel über Dashboards

Um den Bericht mit einem Kunden zu teilen, wählen Sie diesen im Für Kunden sichtbar“ im Formular zum Hinzufügen/Bearbeiten des Berichts aus. Wenn Sie die „Alle“ , wird der Bericht mit allen Kunden geteilt.

Sie können auf ähnliche Weise auch steuern, welche Projektregisterkarten für Kunden sichtbar sind. Navigieren Sie zu HauptmenüAdministratorProjektmanagementProjekt-Registerkarten, bearbeiten Sie die Ansicht und wählen Sie die Kunden wie oben beschrieben aus.

Weitere Informationen zum Teilen von Berichten und Dashboards finden Sie im Kapitel über das Teilen von Berichten.

Beachten Sie, dass Kunden Filter ändern können, die im Filter-Tab des Berichts als abfragefähig gekennzeichnet sind.

Finanzdaten werden Kunden niemals angezeigt, selbst wenn diese Spalten versehentlich ausgewählt werden.

Kundenaktionen

Kunden können über das System aktiv zusammenarbeiten, was die Transparenz erhöht und Doppelarbeit reduziert. Es hilft außerdem, einen Prüfpfad zu gewährleisten und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.

Kundenansicht

Clients können von Administratoren und Benutzern mit der „Client anzeigen“ .

Um die Kundenliste anzuzeigen, klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf MehrKunden

Kundenakquise

Clients können von Administratoren und Benutzern mit der „Client hinzufügen“ .

Um einen Kunden hinzuzufügen

1. Klicken Sie auf HauptmenüKunde
2. Im Basic Tab:
   1. Bitte geben Sie Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer an.
   2. Wenn das Kundenkonto Teil einer Hierarchie, geben Sie das übergeordnete Konto ein.
   3. Wenn Sie nicht möchten, dass der Kunde einen Login hat, geben Sie Benutzername und Passwort ein und klicken Sie auf das virtuelle Kontrollkästchen.
   4. Weisen Sie die entsprechenden Berechtigungen.
3. im „Benutzerdefinierte Felder“ die entsprechenden benutzerdefinierten Felder aus.
4. Im „Einstellungen“ wählen Sie das gewünschte Gebietsschema, Datumsformate und Dashboards.
5. Aktivieren Sie das „Weiteren hinzufügen“, wenn Sie weitere Kunden hinzufügen möchten.
6. Einreichen

Kunden aus CSV importieren

Celoxis bietet Ihnen die Möglichkeit, Kundendaten aus CSV-Dateien zu importieren. Wenn Sie eine Microsoft Excel-Datei besitzen, können Sie diese im CSV-Format (Comma Separated Values) exportieren und anschließend in Celoxis importieren.

Um Kunden zu importieren, gehen Sie zur Kundenseite – HauptmenüMehrKunden und klicken Sie dann auf Import Schaltfläche. Laden Sie den Client im unten beschriebenen Format hoch.

Unterstützte Felder:

• Name – Pflichtfeld
• E-Mail
• Telefon
• Benutzername – der Anmeldename.
• Passwort – das Passwort im Klartext.
• Virtuell – false oder true, um anzuzeigen, ob sich der Client anmelden kann bzw. nicht.
• Benutzerdefinierte Felder – Sie müssen die Felder zuerst in Celoxis erstellen

Kunden sind

nicht

wurden über ihre Login-Konten benachrichtigt.

Clients löschen

Um einen Kunden zu löschen, klicken Sie auf den entsprechenden Kunden und wählen Sie unter den Aktionen die Option „Löschen“.

Wenn ein Mandant gelöscht wird, werden auch alle seine Untermandanten gelöscht. Daten wie Projekte, Aufgaben, Tickets, Dateien usw. werden nicht gelöscht.

Falls Sie versehentlich einen Kunden löschen, können Sie zu folgender Adresse gehen: HauptmenüAdministratorEinstellungenLeute Bin und diesen Client wiederherstellen.

Ein Projektteam ist eine Gruppe von Nutzern, die an einem Projekt arbeiten. Die wichtigsten Vorteile der Bildung eines Projektteams sind:

1. Komfort – beim Zuweisen von Aufgaben an Benutzer werden Ihnen nur die Benutzer Ihres Projektteams angezeigt.
2. Sicherheit – Sie können Benutzern im Projektteam spezielle Berechtigungen zuweisen. Beispielsweise können Sie das System so konfigurieren, dass jeder Benutzer im Projektteam jeden Projektauftrag kommentieren kann.

Definition des Projektteams

Das Projektteam kann im Bildschirm „Projekt hinzufügen/bearbeiten“ unter der „Erweitert“ .

Ein paar Regeln, die Sie beachten sollten:

• Die für das Projekt benannten Projektmanager sind immer Teil des jeweiligen Projektteams.
• Benutzer, denen Aufgaben in einem Projekt zugewiesen sind, sind immer Teil des Projektteams.

Fähigkeit des Projektteams ermöglichen

Um die Projektteamfunktion zu aktivieren, navigieren Sie zu HauptmenüAdministratorProjekteProjektoptionen Und Deaktivieren Die Cpolicy All In Team Option.

Für kleine Teams ist diese Funktion möglicherweise übertrieben und sollte besser deaktiviert werden.

Celoxis ist eine hervorragende Alternative zu Microsoft Project. Die Integration von Celoxis mit Microsoft Project ist eine der umfassendsten der Branche. Wenn Sie die Funktionsweise verstehen, erreichen Sie eine perfekte bidirektionale Synchronisierung mit Microsoft Project und profitieren so von den Vorteilen beider Systeme.

Importieren aus Microsoft Project

Sie können ein Projekt direkt aus einer Microsoft Project-Datei erstellen, indem Sie auf ( klickenHauptmenüProjektImportX/MSProject) oder Aufgaben in ein bestehendes Projekt importieren (ProjektoptionenImportImportX/MSProject).

Beim Import einer Microsoft Project-Datei (XML oder MPP) importiert Celoxis Folgendes:

• Eltern-Kind-Beziehungen
• Abhängigkeiten einschließlich Vorlauf- und Nachlaufzeiten
• Einschränkungen
• Ressourcenzuweisungen
• Die Standardbasislinie

Was nicht importiert wird:

• Kalenderoptionen - z. B. Stunden/Tag, Tage/Monat usw.
• Ressourcenliste
• Benutzerdefinierte Felder
• Nicht standardmäßige Baselines
• Kalender und Ausnahmen
• Zeitphasendaten

Importfeldzuordnungen

Während die Feldzuordnungen in den meisten Fällen selbsterklärend sind (sie haben in MS Project und Celoxis den gleichen Namen), verdienen einige Felder eine besondere Erwähnung:

Abweichungen verstehen

Celoxis und Microsoft Project ähneln sich zwar in vielerlei Hinsicht, unterscheiden sich aber in einigen Bereichen (siehe die Liste der nicht importierten Daten oben), was zu unerwarteten Problemen führen kann. Sollten die Datumsangaben in Celoxis nach dem Import nicht übereinstimmen, stellen Sie Folgendes sicher:

• Arbeitskalender und Ausnahmen in MS Project und Celoxis stimmen überein. Beachten Sie, dass MS Project keine Zeitzonen oder anteilige arbeitsfreie Zeiten unterstützt.
• Sie nutzen keine der Optionen oder Funktionen in Microsoft Project, die Celoxis nicht importiert
• Die Ressourcen wurden beim Import korrekt zugeordnet

Exportieren nach Microsoft Project

Wenn Sie ein Projekt nach Microsoft Project exportieren (ProjektoptionenExportMSProjectFolgendes wird exportiert:

• Eltern-Kind-Beziehungen
• Abhängigkeiten einschließlich Vorlauf- und Nachlaufzeiten
• Einschränkungen
• Ressourcenzuweisungen
• Die Standardbasislinie
• Arbeitskalender und Ausnahmen
• Ressourcen und ihre individuellen Ausnahmen

Was nicht exportiert wird:

• Benutzerdefinierte Felder
• Vorgängerprojekte
• Felder, die in Microsoft Project kein entsprechendes Feld haben (z. B. Arbeitsbereich, Budget usw.)
• Die Ressourcenzuordnung in Stunden wurde in Prozent umgestellt, da Microsoft Project die Zuordnung in Stunden nicht unterstützt

Exportfeldzuordnungen

Während die Feldzuordnungen in den meisten Fällen selbsterklärend sind (sie haben in MS Project und Celoxis den gleichen Namen), verdienen einige Felder eine besondere Erwähnung:

Abweichungen verstehen

Celoxis und Microsoft Project ähneln sich zwar in vielerlei Hinsicht, unterscheiden sich aber in einigen Bereichen (siehe die obige Liste der nicht exportierten Daten), was zu unerwarteten Problemen führen kann. Falls die Datumsangaben in Microsoft Project nach dem Export nicht übereinstimmen, stellen Sie Folgendes sicher:

• Arbeitskalender und Ausnahmen in MS Project und Celoxis stimmen überein. Beachten Sie, dass MS Project keine Zeitzonen oder anteilige arbeitsfreie Zeiten unterstützt.
• Sie nutzen keine der Optionen oder Funktionen in Microsoft Project, die Celoxis nicht importiert
• Sie haben in Celoxis keine Ressourcen in Stunden zugeordnet, sondern nur Prozentangaben verwendet . Microsoft Project unterstützt die Zuordnung in Stunden nicht .

RAG steht für Rot, Gelb und Grün. RAG-Indikatoren visualisieren den Status von Projekten oder Aufgaben hinsichtlich Zeitplan und Kosten.

Celoxis berechnet die RAG-Indikatoren für Projekte und Aufgaben regelmäßig automatisch, sofern sich das Projekt in der Ausführungsphase . Andernfalls wird der RAG-Indikator als „Inaktiv“.

Ampelindikatoren im Zeitplan

Celoxis berechnet für jedes Projekt und jede Aufgabe automatisch einmal täglich das voraussichtliche Enddatum auf Basis des aktuellen Fortschritts. Dies ist das Datum, an dem das Projekt oder die Aufgabe voraussichtlich abgeschlossen sein wird.

Angenommen, eine Aufgabe sollte in 4 Tagen abgeschlossen sein und ist nach 2 Tagen erst zu 25 % erledigt. Celoxis berechnet dann den voraussichtlichen Fertigstellungstermin der Aufgabe auf den 8. Tag anstatt des ursprünglich geplanten 4. Tages.

Bei einem Projekt oder einer Sammelaufgabe ist das voraussichtliche Enddatum das höchste der voraussichtlichen Enddaten der untergeordneten Aufgaben.

Die RAG-Indikatoren werden wie folgt zugeordnet:

Kosten-Ampelindikatoren

Celoxis berechnet für jedes Projekt und jede Aufgabe automatisch einmal täglich die voraussichtlichen Kosten auf Basis des aktuellen Ausgabenvolumens. Es handelt sich dabei um die Kosten, die das Projekt oder die Aufgabe voraussichtlich bei den aktuellen Ausgaben verursachen wird.

Angenommen, das Budget einer Aufgabe beträgt 1000 US-Dollar und sie ist zu 25 % abgeschlossen, wobei die tatsächlichen Kosten 200 US-Dollar betragen. Celoxis berechnet dann die voraussichtlichen Kosten der Aufgabe auf 800 US-Dollar anstatt auf 1000 US-Dollar.

Bei einem Projekt oder einer Sammelaufgabe entsprechen die prognostizierten Kosten der Summe der prognostizierten Kosten aller Teilaufgaben.

Die RAG-Indikatoren werden wie folgt zugeordnet:

Wenn kein Budget angegeben ist, werden stattdessen die geplanten Kosten bei der Berechnung des RAG-Status herangezogen.

Berechnung von Prognosen

Die Berechnung von Prognosen ist ein ressourcenintensiver Vorgang, daher ist es für das System nicht möglich, die Ampelindikatoren in Echtzeit zu pflegen.

Celoxis berechnet Prognosen einmal täglich nach bestem Wissen und Gewissen. Sie können das System jedoch jederzeit anweisen, die Prognosen für ein Projekt neu zu berechnen NeuprognoseSie können sogar Prognosen für mehrere Projekte neu berechnen, indem Sie Projekt MassenaktionenNeuprognose aus Ihrer Projektlistenansicht.

Ein Arbeitskalender definiert die Arbeits- und Freizeitzeiten einer Organisation. Er legt die Arbeitszeiten für jeden Arbeitstag, die Arbeitstage für jede Woche und etwaige Ausnahmen, wie beispielsweise Feiertage, fest.

Sie können mehrere Arbeitskalender definieren, jeder mit eigener Zeitzone, eigenen Arbeitszeiten und eigenen Ausnahmen.

Arbeitskalender werden zur Planung von Aufgaben verwendet.

Nutzung von Arbeitskalendern

Jeder Benutzer muss genau einem Arbeitskalender zugeordnet sein. Der Arbeitskalender kann für einen Benutzer entweder im Benutzerbearbeitungsbildschirm oder im Bildschirm für die Massenbearbeitung festgelegt werden.

Jedes Projekt verfügt über einen Standardarbeitskalender. Alle Termine im interaktiven Gantt-Diagramm werden in Bezug auf die Zeitzone dieses Arbeitskalenders angezeigt. Der Standardarbeitskalender kann für ein Projekt im Bearbeitungsmodus festgelegt werden.

Arbeitskalender verwalten

Nur Administratoren können Arbeitskalender verwalten. Um Arbeitskalender zu verwalten, navigieren Sie zu HauptmenüAdministratorProjekteArbeitskalender

Ausnahmen (Feiertage, Urlaub usw.)

Ausnahmen sind Zeiten, die von den im Arbeitskalender festgelegten Regeln abweichen. Ausnahmen können für die gesamte Organisation (z. B. Weihnachtsfeiertag), für Arbeitskalender (z. B. der 4. Juli als Feiertag nur in den USA) oder für Einzelpersonen (z. B. Joe macht Urlaub vom 3. bis 10. Mai 2016) definiert werden.

Wenn Ausnahmen hinzugefügt, geändert oder gelöscht werden, werden die Aufgabentermine neu berechnet. Wenn beispielsweise Mark am 3. Mai krank ist und eine Arbeitsausnahme eingetragen wird, werden alle Aufgaben, die Mark am 3. Mai erledigen sollte, um einen Tag verschoben.

Ausnahmen für Arbeitnehmer und Nicht-Arbeitnehmer

Die meisten Ausnahmen betreffen Abwesenheiten, Sie können aber auch für Arbeitsfälle . Wenn Peter beispielsweise am Samstag, dem 10. Juni, arbeitet, können Sie für ihn am 10. Juni eine Arbeitsausnahme . Alle Peter zugewiesenen Aufgaben werden dann entsprechend umgeplant.

Umgang mit Ausnahmen

Nur Administratoren können organisationsweite oder arbeitskalenderbezogene Ausnahmen hinzufügen. Um Ausnahmen zu verwalten, gehen Sie zu HauptmenüAdministratorProjekteArbeitskalender und klicken Sie auf Ausnahmen Tab.

Wenn Sie ein Projekt löschen, wird es zusammen mit allen zugehörigen Inhalten wie Aufgaben, Zeiterfassungen und Dateien in den Projektordner. So können Sie versehentlich gelöschte Projekte wiederherstellen. Nach dem Verschieben verbleibt das Projekt 30 Tage lang im Projektordner und wird anschließend vom System endgültig aus der Datenbank gelöscht.

Gelöschte Projekte und ihre Daten werden in keiner Ansicht oder in keinem Bericht angezeigt. Für das System sind sie praktisch gelöscht.

Wiederherstellen eines gelöschten Projekts

Um ein gelöschtes Projekt wiederherzustellen, navigieren Sie zu HauptmenüAdministratorProjekteProjekt Bin Klicken Sie auf das Symbol. Das Projekt mit allen seinen Inhalten wie Aufgaben, Zeiterfassungen und Dateien wird wiederhergestellt. Projektübergreifende Abhängigkeiten werden nicht wiederhergestellt.

Projektglossar

Um ein Projekt zu erstellen, klicken Sie hier HauptmenüProjekt

Leeres Projekt

Dadurch wird ein Projekt ohne Aufgaben erstellt.

Kopierprojekt

Dadurch wird das Projekt und sein gesamter Aufgabenstrukturplan (PSP) geklont. Alle Projekt- und Aufgabenfelder (einschließlich benutzerdefinierter Felder, jedoch ohne Abhängigkeiten), Abhängigkeiten, Ressourcenzuordnungen und Dateianhänge werden ebenfalls kopiert. Das neue Projekt wird anschließend entsprechend dem neuen Startdatum neu geplant. Falls das ursprüngliche Projekt manuell geplante Aufgaben enthielt, haben diese Aufgaben im neuen Projekt eine ähnliche Dauer und beginnen zum gleichen Zeitpunkt nach dem Start des neuen Projekts.

Verwenden Sie eine Vorlage

Für weitere Details klicken Sie hier.

Microsoft Project importieren

Für weitere Details klicken Sie hier.

Sie können Dateien von Ihrem lokalen Laufwerk oder von Google Drive an den Ordner eines Projekts anhängen. Klicken Sie auf ein Projekt, um dessen Bedienfeld zu öffnen, und klicken Sie dann auf ProjektmaßnahmenAnhängen von DateienDateien, die einem Projekt (oder seinen Aufgaben) zugeordnet sind, können über die folgende Ansicht eingesehen werden: Dateien Tab.

Je nachdem, ob Sie nutzerbasierte oder zeitcodebasierte Abrechnung verwenden, wird entweder der Standardtarif für einen Nutzer oder der Standardzeitcode zur Berechnung der Rechnungsbeträge herangezogen. Sie können diese Tarife für jedes Projekt individuell anpassen.

Um die Standardpreise zu überschreiben, klicken Sie auf ein Projekt, um dessen Bedienfeld zu öffnen, und klicken Sie dann auf ProjektmaßnahmenAbrechnungssätze.

Im obigen Beispiel wurde Chris Patts Stundensatz für das Projekt auf 80 $ festgelegt. Wie Sie sehen, können Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen “ klicken, um einen Stundensatz hinzuzufügen, auf die Zelle „Stundensatz“ klicken , um einen Stundensatz zu bearbeiten, oder auf das Symbol klicken, um eine Zeile zu löschen. Dadurch wird der Stundensatz für diesen Benutzer auf den Standardstundensatz zurückgesetzt.

Standardmäßig wird der für einen Benutzer festgelegte Stundensatz zur Berechnung der Arbeitskosten einer Aufgabe verwendet. Sie können diese Sätze für jedes Projekt individuell anpassen.

Um die Standardpreise zu überschreiben, klicken Sie auf ein Projekt, um dessen Bedienfeld zu öffnen, und klicken Sie dann auf ProjektmaßnahmenKostensätze.

Im obigen Beispiel wurde Chris Patts Stundensatz für das Projekt auf 50 $ festgelegt. Wie Sie sehen, können Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen “ klicken, um einen Stundensatz hinzuzufügen, auf die Zelle „Stundensatz“ klicken , um einen Stundensatz zu bearbeiten, oder auf das Symbol klicken, um eine Zeile zu löschen. Dadurch wird der Stundensatz für diesen Benutzer auf den Standardstundensatz zurückgesetzt.

Celoxis bietet Ihnen die Möglichkeit, Kundendaten aus CSV-Dateien zu importieren. Wenn Sie eine Microsoft Excel-Datei besitzen, können Sie diese im CSV-Format (Comma Separated Values) exportieren und anschließend in Celoxis importieren.

Um Kunden zu importieren, gehen Sie zur Kundenseite – HauptmenüKunden und klicken Sie dann auf Import Taste.

Unterstützte Felder:

• Name – Pflichtfeld
• E-Mail
• Telefon
• Benutzername – der Anmeldename
• Passwort – das Klartextpasswort
• Virtuell – „false“ oder „true“ gibt an, ob sich der Client anmelden kann bzw. nicht. Wenn Sie „false“ angeben oder das Feld leer lassen, müssen Sie einen Benutzernamen und ein Passwort angeben.
• Benutzerdefinierte Felder – Sie müssen die Felder zuerst in Celoxis erstellen
• ID – erforderlich, nur wenn Sie Kundendaten mithilfe einer CSV-Datei aktualisieren

Kunden auf dem Laufenden halten

Celoxis bietet außerdem die Möglichkeit, bestehende Kundendaten durch den Import einer CSV-Datei zu aktualisieren. Für die Aktualisierung müssen Sie die folgenden Informationen einfügen: Ausweis der Kunden in der CSV-Datei.
Um die IDs der Kunden zu finden, fügen Sie im Kundenbericht eine ID-Spalte hinzuHauptmenüKunden).

Aus Sicherheitsgründen werden keine E-Mails an die Kunden versendet. Sie sind selbst dafür verantwortlich, ihnen ihre Zugangsdaten mitzuteilen.

Sie können mehrere Projekte auswählen und Aktionen für diese durchführen. Klicken Sie dazu auf das Symbol neben dem Kontrollkästchen in der Berichtstabellenüberschrift, wie unten dargestellt:

Prognosen neu berechnen

Für weitere Details verweisen wir hier auf den Abschnitt „Berechnung von Prognosen“.

Bearbeiten

Ermöglicht die gleichzeitige Änderung mehrerer Attribute, einschließlich benutzerdefinierter Felder, wie unten dargestellt:

Die Kosten sind ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagement-Dreiecks. Celoxis vereinfacht die Budget- und Kostenverfolgung für Gesamtprojekte und einzelne Aufgaben. Nach dieser kurzen Anleitung erstellen Sie mühelos ein realistisches Projektbudget und behalten dabei die detaillierten Budgets der einzelnen Aufgaben im Blick. Sie erfahren unter anderem auch:

• Wie man die Fix- und Materialkosten jeder Aufgabe festlegt
• Wie man Personalressourcen richtig zuweist
• Wie man den finanziellen Status von Projekten und Aufgaben anhand wichtiger Kennzahlen wie den geschätzten Projekt-/Aufgabenkosten, den tatsächlichen Kosten und den visuellen Gesundheitsindikatoren verfolgt.

Ermittlung des Projektbudgets

Um ein Projekt zu budgetieren, müssen Sie zunächst die Durchführungskosten ermitteln. Sobald diese feststehen, addieren Sie einen Puffer und gegebenenfalls eine gewünschte Gewinnspanne, um ein realistisches Budget zu erhalten. So gehen Sie dabei vor:

Zunächst legen Sie für jede Ressource einen Kostensatz pro Stunde fest. Dies entspricht in der Regel dem Gehalt, das Sie der Ressource zahlen, oder dem Stundensatz eines Auftragnehmers.

Im nächsten Schritt erstellen Sie die Aufgaben für Ihr Projekt und weisen jeder Aufgabe Ressourcen zu. Celoxis berechnet dann automatisch die Kosten der Aufgabe anhand des Stundensatzes und des geschätzten Arbeitsaufwands der Ressource. Beispiel: Beträgt Alisons Stundensatz 50 $ und sie arbeitet voraussichtlich 10 Stunden an einer bestimmten Aufgabe, so belaufen sich die Kosten auf 10 * 50 = 500 $. Sollte John (eine weitere Ressource) ebenfalls an dieser Aufgabe arbeiten, werden seine Kosten hinzugerechnet. Die kombinierten Kosten von Alison und John ergeben die Arbeitskosten der Aufgabe.

Nehmen wir an, Sie müssten für Aufgabe Nr. 2 in der obigen Abbildung Computer im Wert von 1000 US-Dollar kaufen. Diesen Betrag können Sie im Feld „Geplante Sachkosten“ für die jeweilige Aufgabe eintragen.

Die geplanten Kosten für diese Aufgabe belaufen sich nun auf 1500 US-Dollar (d. h. 500 US-Dollar + 1000 US-Dollar)

Sobald Sie diese Aktivität für alle Aufgaben Ihres Plans abgeschlossen haben, ergibt sich aus der Summe der geplanten Kosten aller Aufgaben die Gesamtprojektkosten. Diese Gesamtkosten dienen als Grundlage für Ihr Projektbudget.

Die geplanten Projektkosten finden Sie im Abschnitt „Finanzen“ auf der Registerkarte „Projektdetails“.

Addieren Sie Ihren Puffer/Ihre gewünschte Marge zu den geplanten Kosten, um das Projektbudget festzulegen.

Erfassung der tatsächlichen Kosten

Sobald die Projektarbeit beginnt und während der gesamten Projektlaufzeit, erfassen alle Projektmitarbeiter ihre tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden für jede Aufgabe auf ihren Stundenzetteln. Nach Genehmigung dieser Stunden durch den Projektleiter berechnet das System automatisch die Istkosten jeder Aufgabe. Sachkosten wie beispielsweise der Kauf von Computern müssen von den Projektmitarbeitern den entsprechenden Aufgaben als Ausgaben zugeordnet werden. Diese Ausgaben bilden die Istkosten der jeweiligen Aufgabe und werden zu den Gesamtkosten addiert. Wie bei den erfassten Arbeitsstunden müssen auch hier alle Ausgaben vom Projektleiter genehmigt werden, bevor sie in die Istkosten der Aufgabe einfließen können.

Durch die Anzeige der entsprechenden Spalten im interaktiven Gantt-Diagramm können der Budgetstatus jeder Aufgabe sowie der tatsächliche Aufwand verfolgt werden.

Sobald Ihr Team den Status von Aufgaben aktualisiert und Stunden oder Ausgaben erfasst, berechnet Celoxis automatisch und in Echtzeit die voraussichtlichen Kosten für jede Aufgabe. Dadurch können Frühwarnmechanismen wie die Budget-Ampelindikatoren Sie rechtzeitig warnen, falls Ihre Kosten das Budget (oder die Schätzungen) überschreiten. Beispiel: Ist eine Aufgabe zu 50 % abgeschlossen und hat bereits 100 € gekostet, betragen die voraussichtlichen Kosten 200 €.

Ampelindikator für die Budgetlage der Aufgaben (und des Projekts)

• Abweichung vom Plan – wenn die tatsächlichen Kosten das Budget übersteigen. Ist kein Budget angegeben, werden die geschätzten Kosten herangezogen.
• Im Plan – wenn die prognostizierten Kosten kleiner oder gleich dem Budget (bzw. den geschätzten Kosten, falls kein Budget angegeben ist) sind.
• Risiko besteht, wenn die prognostizierten Kosten das Budget (oder die geschätzten Kosten, falls kein Budget angegeben ist) überschreiten.

Dadurch lässt sich der Budgetstatus für jede einzelne Aufgabe leicht verfolgen. In den meisten Fällen dürfte Sie jedoch eher der Gesamtstatus des Projekts interessieren. Diese Information wird stets übersichtlich neben dem Projektnamen angezeigt.

Die grundlegenden Finanzkennzahlen des Projekts finden Sie im Abschnitt „Finanzen“ auf der Registerkarte „Projektdetails“.

Projektübergreifende Berichte für Manager und Führungskräfte

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für hilfreiche und einfach zu erstellende Berichte, die Sie zusätzlich über Budgetzuweisungen, Istkosten und andere finanzielle Aspekte mehrerer Projekte informieren. Jeder Bericht lässt sich nach Ihren Wünschen konfigurieren, gruppieren, sortieren oder in ein Diagramm umwandeln.

Andere Szenarien

1. Meine Projekte haben ein vordefiniertes Budget. Kann mich das System warnen, wenn die geplanten Kosten dieses Budget zu überschreiten drohen? Ja! Legen Sie das Projektbudget im Reiter „Erweitert“ des Dialogfelds „Projekt bearbeiten“ fest und behalten Sie die Finanzkennzahlen des Projekts im Auge. Die Ampelindikatoren warnen Sie, wenn das Projektbudget aus dem Rahmen fällt.
2. Für einige meiner Aufgaben fällt eine feste Gebühr an. Wie trage ich diese ein? Fügen Sie die Fixkosten im Dialogfeld „Aufgabe bearbeiten“ unter dem Reiter „Erweitert“ hinzu. Die Kosten der Aufgabe werden dann automatisch berechnet, sobald Sie den Bearbeitungsfortschritt aktualisieren. Beispiel: Bei Fixkosten von 1000 € und einem Bearbeitungsfortschritt von 30 % betragen die tatsächlichen Kosten 30 % von 1000 €, also 300 €.
3. Manche meiner Aufgaben haben ein Budgetlimit, das unabhängig vom Bearbeiter eingehalten werden muss. Wie richte ich das ein? Genau wie beim Projektbudget: Legen Sie das Budget im Dialogfeld „Aufgabe bearbeiten“ unter dem Reiter „Erweitert“ fest und behalten Sie die Ampelindikatoren im Blick. Aktivieren Sie die Spalte „Budgetstatus“ in Ihrem interaktiven Gantt-Diagramm, um den Status jeder einzelnen Aufgabe anzuzeigen.
4. Wir buchen unsere Ressourcen nicht in der ersten Projektvalidierungsphase. Wie kann ich die geschätzten Kosten ermitteln, wenn ich meine Ressourcen kenne? Erstellen Sie „virtuelle“ Benutzer wie Projektmanager, Grafikdesigner, Webentwickler usw. Weisen Sie jedem virtuellen Benutzer die entsprechenden Kosten für die jeweilige Rolle zu. Verteilen Sie die Aufgaben auf die virtuellen Benutzer – dies hilft Ihnen, die voraussichtlichen Projektkosten zu ermitteln. Sobald das Projektteam benannt ist, verwenden Sie die Funktion „Ressourcen >> Ressource ersetzen“ im interaktiven Gantt-Diagramm, um jeden virtuellen Benutzer durch die tatsächliche Ressource zu ersetzen. Beachten Sie, dass die zugewiesenen Stunden nach dem Austausch erhalten bleiben.
5. Wir haben für bestimmte Projekte unterschiedliche Ressourcensätze. Wie kann ich das umsetzen? Sie können die projektspezifischen Kostensätze für jeden Benutzer und jedes Projekt über die Funktion „Mehr >> Kostensatz“ festlegen. Wenn die Kosten des Benutzers für das Projekt nicht angegeben sind, werden standardmäßig die im Dialogfeld „Benutzer bearbeiten“ festgelegten Kosten verwendet.
6. Was geschieht bei einer Kostenanpassung für Ressourcen in laufenden Projekten? Die Kosten für die bereits geleistete Arbeit werden zum bisherigen Stundensatz berechnet. Die Kosten für alle zukünftigen Arbeiten werden zum neuen Stundensatz berechnet.
7. Wie buche ich ungeplante Ausgaben in meinem Projekt? Jede ungeplante Ausgabe sollte als Aufwand den entsprechenden Projektaufgaben zugeordnet werden. Angenommen, ein Mitarbeiter hat nach Genehmigung durch den Projektmanager eine Einzelplatzlizenz für eine Grafikbearbeitungssoftware erworben. Die Lizenzkosten sollten dann der Aufgabe hinzugefügt werden, für die die Software verwendet wird. Beachten Sie, dass die Ausgabe vom Projektmanager genehmigt werden muss, bevor sie in die Kosten der Aufgabe einfließen kann.
8. Kann ich die Aktivitäten und Ausgaben meiner Projekte für das Management-Reporting kategorisieren? Ja. Der Celoxis-Administrator kann im Bereich „Stundenzettel und Ausgaben“ der Administrationsseite mehrere Zeit- und Ausgabenkategorien festlegen. Typische Ausgabenkategorien sind beispielsweise Reisekosten, Verpflegung, Büromaterial, Lieferantengebühren usw. Typische Zeitkategorien sind beispielsweise Meetings, Forschung und Entwicklung, Marketing, Schulung und Einarbeitung, bezahlte Freistellung, Urlaub usw.
9. Unterstützt Celoxis die Projektbaseline? Ja. Pro Projekt kann genau eine Baseline festgelegt werden, die entweder das gesamte Projekt oder ausgewählte Aufgaben umfasst. Sie können dann den aktuellen Projektzeitplan mit der zuvor festgelegten Baseline vergleichen. Da pro Projekt nur eine Baseline existiert, wird die bestehende Baseline durch das Festlegen einer neuen Baseline überschrieben. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden „Arbeiten mit Baselines“ unserer Anleitungsreihe.

Schlussfolgerung/Abschließende Punkte

Die in diesem Dokument beschriebenen Celoxis-Funktionen sind nur einige der Techniken, die Sie bei der Budget- und Kostenverfolgung Ihrer Projekte nutzen können. Projektübergreifende Berichte, die verschiedene Ansichten und Ausschnitte Ihrer Projektdaten darstellen, lassen sich einfach erstellen, konfigurieren und teilen und ermöglichen so einen präzisen Überblick über einzelne Konten, Projektportfolios und das gesamte Unternehmen. Die vielfältigen Eingabe- und Ausgabedatenpunkte, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die unten aufgeführten, können problemlos in verschiedenen Berichten und Diagrammen dargestellt werden, sodass Sie alle wichtigen Daten jederzeit im Blick haben. Bedenken Sie jedoch, dass selbst bei den umfassendsten und ausgefeiltesten Systemen die Ausgabedaten nur so gut sind wie Ihre Eingabedaten. Ermutigen Sie Ihr Team daher stets, die erforderlichen Finanzdaten genau zu erfassen und die Zeit- und Speseninformationen regelmäßig und sorgfältig einzugeben. Den Rest erledigt dann das System und liefert Ihnen präzise Echtzeit-Informationen zum Projektstatus.

Eingabefelder von Ihnen

Einige der Ergebnisse, die dabei helfen, den Status von Projekten und Aufgaben zu verfolgen

Celoxis bietet Ihrem Unternehmen zwei flexible Abrechnungsmodelle: nutzerbasiert und zeitcodebasiert (auch bekannt als aktivitätsbasierte Abrechnung). So behalten Sie die Kosten für verschiedene Projekttypen stets im Blick. Darüber hinaus unterstützt Celoxis sowohl Festpreis- als auch Stundensatzabrechnungen und deckt damit sowohl Pauschal- als auch Zeit- und Materialabrechnung ab. Mit dieser einfachen Anleitung ermitteln Sie mühelos die geschätzten und tatsächlichen Rechnungsbeträge – unabhängig vom Abrechnungsmodell Ihres Unternehmens. Nach dem Durchlesen dieser Anleitung wissen Sie mehr über:

• Einrichtung des Abrechnungsmodells der Organisation
• Einrichten der Abrechnungsart des Projekts
• Festlegung der Abrechnungssätze
• Erfassung tatsächlicher und geschätzter Rechnungsbeträge
• Wertvolle Kennzahlen für Input und Output im Zusammenhang mit der Abrechnung

Einrichtung des Abrechnungsmodells Ihrer Organisation

Bei der erstmaligen Einrichtung von Celoxis ist eine der wichtigsten Entscheidungen, die jedes Projekt im System betrifft, die Wahl eines der beiden verfügbaren Abrechnungsmodelle:

• Nutzerbasiert
• Zeitcode-basiert

Dies erfolgt im Bereich „Zeiterfassung“ der Administrationsseite. Sie benötigen Administratorrechte, um auf diese Einstellungen zugreifen zu können. Wählen Sie das passende Abrechnungsmodell aus, um die Einstellungen sofort für das gesamte System zu übernehmen.

Im nutzerbasierten Modell werden für jeden abrechnungsfähigen Nutzer im System separate Stundensätze hinzugefügt. Diese Stundensätze werden dann in die Rechnungsbeträge der Projekte, sowohl die tatsächlichen als auch die geschätzten, eingerechnet.

Um den Standardabrechnungssatz für einen Benutzer festzulegen, öffnen Sie die Benutzereinstellungen und geben Sie den gewünschten Stundenbetrag im Feld „Rechnung“ des Abschnitts „Standardsätze ($/Stunde)“ auf der Registerkarte „Basis“ ein

Für jeden Benutzer im System kann ein Standard-/Firmentarif festgelegt werden, der automatisch auf alle Projekte angewendet wird. Gleichzeitig können Sie die Tarife für jeden Benutzer und jedes Projekt individuell anpassen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in den Abschnitten „Weitere Szenarien“ und „Häufig gestellte Fragen“.

Der Rechnungsbetrag für dieses Modell wird berechnet, indem die Anzahl der von jedem Benutzer in den Stundenzettel des Projekts eingetragenen abrechnungsfähigen Stunden mit dem Stundensatz des Benutzers multipliziert wird.

Um den Standard-Stundensatz für den Zeitcode festzulegen, navigieren Sie zur Administrationsseite (Sie benötigen Administratorrechte) und klicken Sie im „Stundenzettel“ Link „ Zeitcodes“ . Geben Sie den gewünschten Stundensatz in das Feld „Abrechnung“ ein. Beachten Sie, dass das Feld „Abrechnung“ nur verfügbar ist, wenn das Abrechnungsmodell des Unternehmens auf „Zeitcodebasiert“ eingestellt ist.

Einrichten der Abrechnungsart des Projekts

Celoxis bietet Ihnen die Flexibilität, für jedes Projekt die Abrechnungsart (Festpreis oder Stundensatz) festzulegen.

Einrichtung der Abrechnung für Festpreisprojekte

Bei einer Abrechnungsart mit Festpreis werden die von Ihnen übernommenen und in Rechnung gestellten Leistungen zu einem festen, vordefinierten Preis abgerechnet.

Um das Projekt auf Festpreis festzulegen, navigieren Sie im Dialogfeld „Projekt hinzufügen/bearbeiten“ auf der Registerkarte „ Erweitert “ zum Abschnitt „Finanzen“ . Beachten Sie, dass die verschiedenen Abrechnungsmodelle nur für Kundenprojekte verfügbar sind. Bei Projekten ohne Kundenangabe bleibt das Feld „Abrechnungsmodell“ ausgeblendet.

Wenn Sie im Dropdown-Menü „Abrechnungsmodell“ die Option „Festpreis“ auswählen , öffnet sich das neue Feld „Festpreis“ , in dem Sie den Betrag eingeben können, den Sie in Rechnung stellen möchten.

Wenn Sie sich für diesen Typ entscheiden, ist die Option „abrechnungsfähig“ für Ausgaben und Zeiteinträge im Projekt standardmäßig nicht aktiviert.

Wie die Stundensätze für Projekte funktionieren

Wenn Sie im Dropdown-Menü „Abrechnungsmodell“ die Option „Stundenbasis“ auswählen, werden die Abrechnungsbeträge anhand der von den Benutzern in ihren Stundenzetteln erfassten Stunden berechnet. Der Stundensatz jedes Benutzers wird je nach Abrechnungsmodell des Unternehmens entweder aus den Benutzereinstellungen oder aus dem Zeitcode übernommen.

Bei Verwendung dieser Abrechnungsart wird die „Abrechnungsfähig“ für Ausgaben und Zeiteinträge im Projekt standardmäßig automatisch aktiviert.

Verfolgung der tatsächlichen Rechnungsbeträge

Nachdem die Stundensätze festgelegt wurden, wird der tatsächliche Rechnungsbetrag für jede Aufgabe anhand dieser Formel berechnet, die sowohl die Arbeitskosten als auch die Materialkosten berücksichtigt:

Betrag (tatsächlich, abrechenbar) einer Aufgabe = Stunden (tatsächlich, abrechenbar) × Stundensatz + Genehmigte und abrechenbare Ausgaben für die Aufgabe

Der Gesamtbetrag (tatsächlich, abrechnungsfähig) des Projekts berechnet sich aus der Summe der Beträge der wichtigsten Projektaufgaben. Je nach Abrechnungsmodell des Unternehmens werden die Stundensätze entweder anhand des Stundensatzes des Benutzers oder anhand der im Stundenzettel erfassten Zeitcodes ermittelt.

Wenn beispielsweise eine Ressource, die zu einem Stundensatz von 30 $ arbeitet, 10 abrechnungsfähige Stunden für eine Aufgabe gemeldet hat und der Projektmanager die abrechnungsfähigen Materialkosten in Höhe von 1000,00 $ für dieselbe Aufgabe genehmigt, wird der Betrag (Ist, Abrechnungsfähig) für diese Aufgabe wie folgt berechnet:

Betrag (Arbeitsleistung, abrechenbar) = 10 Std. × 30 $/Std. + 1000 $ = 1300,00 $

Celoxis bietet einen weiteren nützlichen Indikator, der den geschätzten abrechenbaren Betrag für den gesamten Arbeitsaufwand im Projekt erfasst. Der Betrag (Geschätzt, Abrechenbar) wird anhand einer ähnlichen Formel berechnet, nämlich als Summe des Produkts aus dem Stundensatz des Benutzers und den geschätzten Stunden für diese Aufgabe.

Der Gesamtbetrag (geschätzt, abrechnungsfähig) des Projekts wird aus der Summe der Beträge der wichtigsten Projektaufgaben berechnet.

Beachten Sie, dass der Betrag (geschätzt, abrechnungsfähig) nur bei Verwendung des nutzerbasierten Abrechnungsmodells verfügbar ist und berechnet wird. Wenn bei der nutzerbasierten Abrechnung der Abrechnungstyp des Projekts „Festpreis“ lautet, entspricht die geschätzte Projektabrechnung dem festgelegten Festpreis und liefert daher keine geschätzten Abrechnungswerte auf Aufgabenebene.

Bei Abrechnung nach Zeitcodes kann keine Schätzung der Rechnungssumme berechnet werden, daher ist die Spalte Betrag (geschätzt, abrechnungsfähig) nicht verfügbar.

Mit Celoxis können Sie außerdem Zeiteinträge und abgerechnete Ausgaben erfassen. Der Rechnungsstatus der einzelnen Positionen einer Aufgabe wird im Dialogfeld „Aufgabendetails“ angezeigt.

Auf Organisationsebene können Sie außerdem einen projektübergreifenden Bericht erstellen, der die Ergebnisse pro Projekt anzeigt:

• Betrag (Ausgabe, Rechnungsbetrag)
• Betrag (Zeit, Rechnungsbetrag)
• Stunden (in Rechnung gestellt)

Projektübergreifende Berichte für Manager und Führungskräfte

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für hilfreiche und einfach zu erstellende Berichte, die Ihnen zusätzlich wichtige Abrechnungskennzahlen liefern. Jeder Bericht lässt sich ganz einfach konfigurieren, gruppieren, sortieren oder in ein Diagramm umwandeln.

Weitere Szenarien und häufig gestellte Fragen

1. Was passiert, wenn ich das Abrechnungsmodell des Unternehmens ändere? Dies ist ein wichtiger Schritt, der sich auf laufende Projekte sowie auf die sichtbare Spalte der Finanzberichte auswirken kann. Eine vollständige Liste der möglichen Folgen finden Sie im Artikel „Wechsel des Abrechnungsmodells“.
2. Warum gibt es die Option „Keine“ für die Abrechnungsmodelle des Unternehmens und der Projekte? Das Abrechnungsmodell des Unternehmens sollte auf „Keine“ gesetzt werden, wenn Ihre Organisation keine Abrechnungen durchführt oder Sie Ihre Abrechnungen aus irgendeinem Grund nicht in Celoxis erfassen möchten.
   Wenn Sie den Abrechnungstyp auf Projektebene auf „Keine“ setzen, werden für dieses Projekt keine Abrechnungen erstellt. Dies ist hilfreich für interne Projekte, Machbarkeitsstudien oder Pro-bono-Initiativen.
3. Wir haben unterschiedliche Stundensätze für bestimmte Projekte. Wie kann ich das umsetzen? Sie können die projektspezifischen Stundensätze für jeden Benutzer und jedes Projekt über die Funktion „Mehr >> Stundensatz“ festlegen. Wenn für den Benutzer kein Stundensatz für das Projekt angegeben ist, wird standardmäßig der im Dialogfeld „Benutzer bearbeiten“ festgelegte Stundensatz verwendet.
4. Was geschieht bei einer Anpassung des Stundensatzes für Benutzer mit laufenden Projekten? Der tatsächliche Rechnungsbetrag für die bereits geleistete Arbeit wird zum vorherigen Satz berechnet. Der Betrag für alle zukünftigen Arbeiten wird mit dem neuen Satz berechnet. Falls Sie gespeicherte Einträge haben und sich der Satz vor deren Speicherung geändert hat, wird der neue Satz bei Speicherung und Genehmigung der Einträge angewendet.
5. Was geschieht bei einer Anpassung des Stundensatzes für Zeiterfassungscodes in laufenden Projekten? Ähnlich wie bei den Stundensätzen der Nutzer wird die Abrechnung der bereits geleisteten Arbeit mit dem vorherigen Satz berechnet. Die Abrechnung aller zukünftigen Arbeiten (einschließlich gespeicherter Zeiteinträge) erfolgt mit dem neuen Satz.
6. Warum werden manche Zeiteinträge und Ausgaben automatisch als abrechenbar markiert, andere jedoch nicht? Neue Zeiteinträge oder Ausgaben, die Projekten hinzugefügt werden, können als abrechenbar oder nicht abrechenbar gekennzeichnet werden. Das Abrechnungsmodell des Projekts bestimmt das Standardverhalten der entsprechenden Kontrollkästchen.
   Festpreismodell: Abrechenbar ist standardmäßig deaktiviert. Stundenmodell: Abrechenbar ist standardmäßig aktiviert.
   Dieses Standardverhalten berücksichtigt, dass beim Stundenmodell die Arbeitsstunden erfasst werden müssen, um korrekte Kundenrechnungen zu erstellen. Beim Festpreismodell hingegen basiert die Rechnungsstellung auf einem festen Preis und ist unabhängig vom tatsächlichen Arbeitsaufwand der Projektmitarbeiter.
7. Meine Projekte sind Festpreisprojekte. Wie kann ich Meilensteinzahlungen nachverfolgen? Bitte lesen Sie die detaillierte Anleitung zur meilensteinbasierten Abrechnung.
8. Bieten Sie eine Integration mit Buchhaltungssoftware an? Ja, Celoxis bietet eine sofort einsatzbereite Integration mit QuickBooks Online zur Verwaltung und Erfassung von Rechnungen. Hier ist der Link zu einem kurzen Video.

Schlussfolgerung/Abschließende Punkte

Wie bei allen Daten hängt die Abrechnung in Celoxis von der Genauigkeit und Vollständigkeit der Eingaben von Projektmanagern, Administratoren und anderen Nutzern ab. Bitte nehmen Sie sich ausreichend Zeit, die Implementierungsparameter von Celoxis vor der Einführung im Unternehmen zu besprechen, um das optimale Abrechnungsmodell für Ihre Bedürfnisse zu finden. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Projektmanager die Unterschiede zwischen den verschiedenen Abrechnungsmodellen kennen und für jedes Projekt das richtige Modell verwenden. Ermutigen Sie Ihre Projektmanager schließlich, die Benutzer und die Abrechnungssätze der Zeitcodes im Blick zu behalten, um sicherzustellen, dass in allen Projekten des Systems korrekte Abrechnungsdaten vorhanden sind.

Die folgenden Eingabe- und Ausgabefelder sind in der Standardkonfiguration von Celoxis vorhanden, um Sie bei Ihren täglichen Abrechnungsanforderungen zu unterstützen

Eingabefelder von Ihnen

Einige der Ergebnisse, die bei der Abrechnung der Projekte helfen

Celoxis ist eine äußerst flexible Plattform, die sich schnell an die Verwaltung Ihrer Scrum-Projekte anpasst. In diesem Dokument zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Projekte für Scrum einrichten. Mit Celoxis können Sie Ihr Product Backlog schnell definieren und verwalten sowie Ihre Sprints planen und durchführen.

Verwaltung des Produkt-Backlogs

1. Erstelle dein Scrum-Projekt mit einem passenden Namen von (HauptmenüProjektNeues Projekt). StartDatum, an dem Ihr erster Sprint beginnen soll ManagerWählen Sie einen Benutzer aus, der der Product Owner/Scrum Master ist. Kunde: Wählen Sie den Kunden des Projekts aus.
2. Erstellen Sie nun eine Aufgabe namens „Product Backlog“ . Dies ist eine Sammelaufgabe. Hier plant und verwaltet der Product Owner die Backlog-Einträge für die Sprintplanung.
3. Für jede User Story erstellt der Product Owner eine Aufgabe im Product Backlog-Projekt. Zu diesem Zeitpunkt definiert der Product Owner noch keine Ressourcen oder Termine. Daher sollten die Standardtermine für jede hinzugefügte User Story unverändert bleiben.
4. Der Product Owner sollte den Backlog regelmäßig pflegen, die Stories nach Priorität sortieren und ihnen einen relativen Umfang zuweisen. Um Aufgaben einen relativen Umfang zuzuweisen, erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Feld namens „Story Points“ mit der bekannten Fibonacci-Folge. Ordnen Sie dieses Feld den Aufgaben zu und fügen Sie die Spalte Ihrem Gantt-Diagramm hinzu.

Sprints planen

1. Erstelle deine Aufgabe für Sprint 1 (Von Gantt klicken) HinzufügenAufgabe).
   Jeder Sprint wird in Celoxis als Sammelaufgabe dargestellt.
2. Erweitern Sie anschließend das Product Backlog und suchen Sie nach User Stories, die nach Ansicht des Product Owners, des Teams und des Scrum Masters in diesem Sprint umgesetzt werden sollten. Die Auswahl sollte auf der vom Team für die Sprints festgelegten Zielgeschwindigkeit basieren. Wählen Sie User Stories aus, deren Story Points zusammen dieser Zielgeschwindigkeit entsprechen.
3. Verschiebe die ausgewählten User Stories aus dem Product Backlog als Unteraufgaben in deinen Sprint unter Sprint 1 (Zusammenfassende Aufgabe)
4. Sobald die User Stories für den Sprint ausgewählt sind, beginnt Ihr Team damit, sie in kleinere Aktivitäten oder Teilaufgaben zu zerlegen.
5. Für jede dieser Aktivitäten wählt das Team die passenden Termine aus, weist Ressourcen zu und schätzt den Aufwand.
6. Sobald alle User Stories in Aufgaben umgewandelt wurden, überprüfen Sie den Sprint, um sicherzustellen, dass seine Dauer der Sprint-Iteration entspricht. Auch wenn die Story Points des Sprints die Zielgeschwindigkeit erreichen, können einige Aufgaben oder Aktivitäten, die zu deren Abschluss erforderlich sind, die festgelegten Iterationen beeinflussen. In diesem Fall müssen Sie mit Ihrem Team zusammenarbeiten, um die Arbeit neu zu verteilen oder eine der User Stories aus dem Sprint zu entfernen (d. h. sie zurück ins Product Backlog zu verschieben).

Sprints

1. Sobald Ihr Sprint geladen und Ihr Projekt aktiv ist, kann Ihr Team mit der Arbeit beginnen. Ihr Team kann außerdem das Statusfeld aktualisieren, das den aktuellen Status der Aufgabe im Sprint anzeigt.
2. Während sie die Aufgaben bearbeiten, können sie Stundenzettel ausfüllen, um die tatsächlich für jede Aufgabe aufgewendeten Stunden zu erfassen. Sobald diese Stunden vom Scrum Master genehmigt wurden, aktualisiert das System automatisch den verbleibenden Arbeitsaufwand für die jeweilige Aufgabe.

Berichte

a. Sprintstatus

Dies ist ein tabellarischer Bericht, der Ihnen einen Echtzeit-Überblick über alle Stories in Ihrem aktuellen Sprint bietet.

b. Burndown

Dieses Diagramm veranschaulicht den Fortschritt Ihrer Aufgaben im Sprint vom Start bis zum Abschluss. So kann das Team mühelos erkennen, ob alles planmäßig verläuft oder ob Anpassungen nötig sind, um das Ziel termingerecht zu erreichen.

Sie können ein Projekt und seine Aufgaben als Basiswert festlegen und später die Ist-Werte mit den Basiswerten vergleichen, um die Abweichung zu ermitteln. Celoxis unterstützt außerdem die Earned Value Analysis (EVA). In den meisten Fällen entspricht der Basiswert der ursprünglichen Schätzung. In solchen Fällen legen Sie den Basiswert kurz vor Projektbeginn fest. Celoxis unterstützt derzeit sechs Basiswerte.

Celoxis unterstützt derzeit 6 Baselines: Baseline, Baseline 1, ... Baseline 5.

Erstellung einer Ausgangsbasis

Zum Erstellen oder Löschen einer Baseline benötigen Sie die Baseline- Berechtigung.

Klicken Sie auf Klicken Sie dann auf SymbolleisteAusgangswertSatzProjektSie können jederzeit Baselines für ausgewählte Aufgaben hinzufügen oder zurücksetzen. Wenn sich beispielsweise der Umfang erweitert hat und neue Aufgaben hinzugekommen sind, können Sie nur diese neuen Aufgaben zur Baseline hinzufügen, indem Sie diese Aufgaben auswählen und auf „Zurücksetzen“ klicken SymbolleisteAusgangswertSatzAusgewählte Aufgaben.

Folgende Felder sind als Basiswerte definiert:

• Geplanter Start
• Geplante Ausführung
• Geplante Anstrengung
• Geplante Kosten
• Budget

Visualisierung der Ausgangslage

Klicken Sie auf Klicken Sie dann auf SymbolleisteAusgangswertGanttZeigen.

Festlegen der Standardbaseline für ein Projekt

Klicken Sie auf Wählen Sie eine anzuzeigende Basislinie durch Anklicken aus SymbolleisteAusgangswertSicht und wählen Sie anschließend Ihre Ausgangswerte aus. Sobald die Daten geladen sind, klicken Sie auf SymbolleisteAusgangswertAls Standard festlegen Diese Basislinie wird als Standard festgelegt. Wenn in Berichten Daten angezeigt werden, die sich auf die Basislinie beziehen (z. B. Verbraucherpreisindex, Ausgangsabweichung usw.), basieren diese Daten auf dieser Standardbasislinie.

Berichterstattung über Ausgangswerte

Sobald Sie das Projekt als Basiswert festgelegt haben, stehen Ihnen alle Kennzahlen der Earned Value Analysis (EVA) wie BCWS, BCWP, EV, PV, CPI und SPI in den Projekt- und Aufgabenberichten zur Verfügung. Weitere Informationen zur Earned Value Analysis finden Sie in unserem Blogartikel.

In Projekten und Aufgaben stehen zahlreiche Spalten mit Bezug zu Basisdaten zur Verfügung.

Die meilensteinbasierte Abrechnung ist das gängige Abrechnungsmodell in Unternehmen mit projektbezogenen Umsätzen. Diese Abrechnungsart erfolgt in der Regel erst nach Erreichen bestimmter Projektmeilensteine. Die Verfolgung der Meilensteine ​​mithilfe des Projekt-Gantt-Diagramms ermöglicht die ebenso einfache Nachverfolgung der Rechnungen wie der tatsächlichen Projektergebnisse.

Alternativ können Sie, je nachdem, wie die Zahlungsmeilensteine ​​Ihrer Projekte strukturiert sind, Ihren Kunden unabhängig vom Projektfortschritt zu bestimmten Terminen Rechnungen stellen. Auch dies lässt sich mit den in diesem Handbuch beschriebenen meilensteinbasierten Abrechnungsmethoden realisieren.

Am Ende dieses Handbuchs werden Sie Folgendes lernen:

• Definieren Sie Abrechnungsmeilensteine, die Teil Ihres Projekts sind.
• Nutzen Sie Rechnungsberichte, um die Projektabrechnung zu verfolgen

Rechnungsfelder

In diesem Szenario wird das Versenden einer Rechnung an den Kunden zu einer der Aufgaben im Projektplan. Mithilfe der Standard- und benutzerdefinierten Felder von Celoxis erstellen wir mehrere zusätzliche Attribute, mit denen Sie einen speziellen Aufgabentyp festlegen können – eine Rechnung Rechnung Aufgabe. Sie können benutzerdefinierte Felder unter erstellen HauptmenüAdministratorKontoverwaltungBenutzerdefinierte Felder.

1. Rechnungsdatum
   • Name: Rechnungsdatum
   • Typ: Datum
   • Erforderliche finanzielle Berechtigung zum Anzeigen: Ja
   • Erforderlich?: Nein
   • Formelschlüssel: Rechnungsdatum
   • Anhang: Aufgabe
   • Begründung: um das Datum des Rechnungsversands zu dokumentieren
2. Zahlungsdatum
   • Name: Zahlungsdatum
   • Typ: Datum
   • Erforderliche finanzielle Berechtigung zum Anzeigen: Ja
   • Erforderlich?: Nein
   • Formelschlüssel: date_paid
   • Anhang: Aufgabe
   • Begründung: um das Datum der Rechnungszahlung zu dokumentieren
3. Rechnungsstatus
   • Name: Rechnungsstatus
   • Typ: FormelVerwenden Sie die unten genannte Formel. ${ label = 'Unbekannt'; now = Date.now(); label = !empty entity.date_invoiced ? 'RECHNUNG' : label; label = Date.before(entity.startCalendar, now ) && entity.date_invoiced < now ? 'ÜBERFÄLLIG' : label; label = !empty entity.date_paid ? 'BEZAHLT' : label; label = Date.after(entity.startCalendar, now) ? 'ZUKUNFT' : label; label } ** Diese Optionen können angepasst werden.

     

   • Erforderliche finanzielle Berechtigung zum Anzeigen: Ja
   • Erforderlich?: Nein
   • Formelschlüssel: invoice_status
   • Anhang: Aufgabe

Hinzufügen von Rechnungsmeilensteinen zum Projektzeitplan

Wenn Sie Verträge oder Leistungsbeschreibungen für das Projekt erstellen (diese Arbeiten erfolgen außerhalb und unabhängig von Celoxis), enthält der Vertrag in der Regel einen Abschnitt zu den Zahlungsmeilensteinen. Dieser definiert genau, welche Zahlungen wann erfolgen. Je nach Vertragsbedingungen und Art der ausgeführten Arbeiten können die Zahlungsmeilensteine ​​an bestimmte Liefergegenstände, bestimmte Tage oder beides gebunden sein. Um die Projektabrechnung mithilfe der im vorherigen Abschnitt festgelegten Aufgabenattribute zu verfolgen, müssen Sie für jeden Zahlungsmeilenstein eine Rechnungsaufgabe erstellen und diese gemäß den Vertragsbedingungen konfigurieren.

Stellen Sie sich beispielsweise vor, Sie entwickeln für einen Kunden ein Firmenintranet im Rahmen eines Festpreisvertrags über 100.000 US-Dollar. Ihr Zahlungsplan könnte etwa so aussehen:

In diesem Fall muss der Zahlungsmeilenstein Nr. 1 manuell im Projektplan auf den 25.09.2017, während sich alle anderen Rechnungen verzögern können, falls sich der Projektzeitplan über die gesamte Projektdauer hinaus verlängert.

Um in diesem Szenario eine korrekte, meilensteinbasierte Abrechnung zu gewährleisten:

1. Fügen Sie die Meilensteinaufgaben für die Rechnungsstellung zu Ihrem Projektplan hinzu

   Diese Aufgaben werden Ihre Meilensteinaufgaben sein (HinzufügenMeilenstein)

   

   Beachten Sie, dass Aufgabe 6 manuell eingeplant wird, wie durch das M- Symbol neben der Aufgaben-ID angezeigt wird.

   

   Die verbleibenden Meilensteine ​​7, 27 und 32sollen, wie im Projektvertrag festgelegt, nach Abschluss der vorhergehenden Phasen beginnen.

2. Attribute von Meilensteinaufgaben festlegen

   Jetzt ist es an der Zeit, die Festpreisbeträge für diese Meilensteine ​​festzulegen. Tragen Sie für jede der Rechnungsmeilensteinaufgaben diese Beträge unter dem entsprechenden Feld ein Aufgabe bearbeitenFortschrittlich Tab.

   • Stellen Sie die Abrechnungsart auf Festpreis
   • Legen Sie den Festpreis fest
   • Unter dem „Benutzerdefinierte Felder“ können Sie auch das Rechnungsdatum , sodass Sie die Details wie in Schritt 3 beschrieben sehen können.
3. Status der Rechnungen

   Im Verlauf des Projekts und bei der Rechnungsstellung an Ihren Kunden wird der Rechnungsstatus automatisch anhand der oben definierten Logik berechnet.

   

   Sobald die Zahlung eingegangen ist, können Sie das Zahlungsdatum für den jeweiligen Meilenstein markieren, sodass der Rechnungsstatus automatisch auf „Bezahlt“.

Rechnungsberichte

Nachfolgend finden Sie Beispiele für Berichte, die zur Nachverfolgung der Abrechnung von Projekten verwendet werden können:

Projekt-Abrechnungsmeilensteine

Projektübergreifende Tabelle mit Festpreis und Rechnungsstatus für alle Rechnungen: Bezahlt, Gesendet oder In Rechnung gestellt.

Um diesen aufgabenbasierten Bericht zu erstellen, verwenden Sie den Meilensteinfilter mit der Einstellung „Ja“und berücksichtigen Sie nur die Aufgaben, die Ihre Zahlungsmeilensteine ​​darstellen.

Projektrechnungen nach Status

Balkendiagramm zur Anzeige des Rechnungsstatus aller aktiven Projekte. Dies ist wiederum ein Aufgabenbericht.

Wie alle Diagramme in Celoxis ist auch dieser Bericht interaktiv. Klicken Sie auf die einzelnen Balken, um die detaillierten Informationen zu den Rechnungen des jeweiligen Status anzuzeigen.

Ein Beispiel-Dashboard für Ihren Buchhalter zur Verfolgung der Rechnungsdetails:

Schlussfolgerung/Abschließende Punkte

Wie die obigen Beispiele zeigen, ist es sehr einfach, die meilensteinbasierte Abrechnungsstruktur in Celoxis zu erstellen und zu pflegen.

Im normalen Geschäftsbetrieb müssen Projekte regelmäßig neu bewertet und gegebenenfalls neu priorisiert werden. Häufig müssen Manager auf Anweisung der Geschäftsleitung eingehende, dringende Projektanfragen in den bestehenden Projektbestand integrieren. Dieser Leitfaden erklärt, wie das geht:

1. Beurteilen Sie die Auswirkungen eines neuen Projekts auf die bestehende Ressourcenauslastung
2. Identifizieren Sie ungenutzte oder kostenlose Ressourcen,
3. Ressourcen bei Aufgaben ersetzen,
4. Um die Arbeitsbelastung auszugleichen, sollten bestimmte Aufgaben verlagert werden
5. Bei Bedarf kann ein Projekt mit niedriger Priorität komplett auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden.

Beurteilung der Auswirkungen eines neuen Projekts auf die bestehende Arbeitsbelastung

1. Erstellen Sie einen neuen Projektstatus, z. B. „Anfragen“ (HauptmenüAdministratorProjektmanagementProjektstaatenBehalten Sie diesen neuen Zustand bei "Planung" Zeitfenster festlegen und sperren. Dies hilft, neue Projektanfragen von regulären Projekten zu trennen.
2. Erstellen Sie ein Projekt für Ihre neue Projektanfrage und belassen Sie es im Status „Anfragen“ (Klicken HauptmenüProjektNeues ProjektGeben Sie das geplante Startdatum für dieses Projekt ein.
3. Definieren Sie im interaktiven Gantt-Diagramm des Projekts die Projektstrukturpläne (PSP) und Ressourcen. Da sich das Projekt im „Anfragen“ , hat dies keine Auswirkungen auf Ihre bestehende Arbeitslast.
4. Zugriff auf die Ressourcenlast (HauptmenüRessourcenauslastungStandardmäßig werden Ihnen in dieser Ansicht bereits bestehende, geplante und aktive Projekte angezeigt.
5. Bearbeiten Sie die Filter und fügen Sie „Anfragen“ zum Projektstatusfilter hinzu. Klicken Sie auf „Anwenden“. Ihre Ressourcenauslastungsansicht zeigt Ihnen nun sofort die Auswirkungen neuer Projektanfragen auf die bestehende Ressourcenzusammensetzung und Auslastung an.
6. Aufgrund der neuen Projektanfrage ist die Belastung des bestehenden Arbeitsaufkommens hoch und viele Ressourcen werden überbelegt.
7. Sie können diese Ansicht herunterladen (wählen Sie „PDF“ in der oberen rechten Schaltflächengruppe) und sie an Ihre Führungskräfte senden, um die direkten Auswirkungen der neuen Anfragen auf den bestehenden Projektmix aufzuzeigen.

Untergenutzte oder kostenlose Ressourcen identifizieren

In der Ressourcenauslastungsansicht können Sie die unterausgelasteten oder freien Ressourcen leicht erkennen. Diese Ressourcen sind blau gekennzeichnet.

Ressourcen in Aufgaben ersetzen

Sie können Ressourcen bei problematischen Aufgaben direkt ersetzen (Bewegen Sie den Mauszeiger über die betreffende Aufgabe und wählen Sie die entsprechende Option aus) Ressourcen bearbeiten)

Im folgenden Beispiel können Sie die Aufgabe „Gewerbeflächen erfassen“ bearbeiten und sie Tanya zuweisen, die in diesem Zeitraum relativ viel Zeit hat.

Aufgaben auslagern

Es kann Situationen geben, in denen kostenlose Ressourcen nicht ohne Weiteres verfügbar sind. In solchen Fällen müssen Sie möglicherweise bestimmte Aufgaben auslagern, die eine niedrige Priorität haben und sich leicht auslagern lassen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Bewegen Sie den Mauszeiger über die entsprechende Aufgabe.
2. Klicken Sie auf das 3-Linien-Menü.
3. Wählen Sie „Aufgabe bearbeiten“. Hier können Sie das Startdatum der Aufgabe auf ein späteres Datum ändern.

Projekte mit niedriger Priorität auslagern

Falls weiterhin Ressourcenengpässe bestehen, ändern Sie den Starttermin der anderen Projekte mit niedriger Priorität, sodass alle anderen Aufgaben in diesen Projekten neu terminiert werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf das Projekt, um es in einem neuen Tab zu öffnen.
2. Klicken Sie im neuen Tab auf Bearbeiten (in der Schaltflächengruppe oben rechts)
3. Ändern Sie im Popup-Fenster „Projekt bearbeiten“ das Startdatum. Dadurch werden alle Aufgaben (mit Ausnahme manuell geplanter Aufgaben) automatisch auf das neue Startdatum verschoben.

In diesem Artikel lernen wir, wie man einen Workflow automatisiert, der in Celoxis automatisch ein neues Projekt erstellt, sobald eine Projektanfrage in Celoxis den Status „Genehmigt“ erreicht. Dazu verwenden wir Zapier. Falls Sie Zapier noch nicht kennen, lesen Sie bitte zuerst diesen Artikel.

Automatische Umwandlung einer Projektanfrage in ein Projekt

1. Erstellen Sie einen Zap

   

2. Wählen Sie die Celoxis-App und „Problemstatus aktualisiert“ als Auslöser aus

   

3. Melden Sie sich in Ihrem Celoxis-Konto an Falls das Konto bereits existiert, wählen Sie es aus der Liste aus.

   Falls das Konto bereits existiert, wählen Sie es aus der Liste aus.

   

4. Fügen Sie Ihren Celoxis-API-Schlüssel ein

   

5. Details prüfen und fortfahren

   

6. Testen Sie den Auslöser

   

7. Wählen Sie ein Beispiel aus Die Daten aus der Stichprobe werden in weiteren Schritten zur Einrichtung des Zaps verwendet.

   Die Daten aus der Stichprobe werden in weiteren Schritten zur Einrichtung des Zaps verwendet.

   

8. Wählen Sie die Filter-App aus

   

9. Filter einrichten

   

10. Weitermachen

    

11. Testen Sie den Filter

    

12. Wählen Sie die Celoxis-App und anschließend „Projekt erstellen“ als Aktion aus

    

13. Wählen Sie das Konto aus

    

14. Projekt anpassen Hier können Sie alle Felder der Anforderungs-App einem Projekt zuordnen.

    Hier können Sie alle Felder der Anforderungs-App einem Projekt zuordnen.

    

15. Testen Sie die Aktion

    

16. Schalte den Strom ein

    

17. Zap ist bereit!

    

Celoxis ermöglicht Ihnen die rückwärtsgerichtete Projektplanung, wenn der Projektabschlusstermin feststeht und unter keinen Umständen überschritten werden darf. Bei
der rückwärtsgerichteten Planung beginnt man mit dem Endziel und arbeitet die erforderlichen Schritte dann in umgekehrter chronologischer Reihenfolge ab.

Dies lässt sich in Celoxis anhand der folgenden Schritte bewerkstelligen. Wir werden hierfür ein Beispiel eines einfachen Website-Projekts betrachten.

1. Erstellen Sie ein Projekt. Definieren Sie hier eine Deadline als Projektenddatum und da wir das Projekt planen, wählen Sie den Status „Entwurf“ aus und klicken Sie auf „Speichern“.
2. Erstellen Sie die erste Aufgabe mit dem Enddatum des Projekts und fügen Sie die Einschränkung „Muss abgeschlossen sein am“ hinzu
3. Fügen Sie der ersten Aufgabe eine Vorgängeraufgabe hinzu und legen Sie „So spät wie möglich“ . Definieren Sie außerdem die Dauer der Vorgängeraufgabe. Sobald Sie die Dauer der Vorgängeraufgabe festgelegt haben, verschiebt sich das Startdatum, da die letzte Aufgabe ein festes Enddatum hat. „So spät wie möglich“ dient hier dazu, die Pufferzeit der Vorgängeraufgabe zu kompensieren.
4. Da das Enddatum der letzten Aufgabe feststeht, verschiebt sich das Startdatum der Vorgängeraufgabe ständig, wenn Sie neue Aufgaben eingeben.
5. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4, bis Sie alle Aufgaben für das Projekt aufgelistet haben. Alternativ und schneller können Sie die Spalten „Einschränkungstyp“ und „Einschränkungsdatum“ in Ihrem Gantt-Diagramm hinzufügen und diese dort zusammen mit den Vorgängern direkt festlegen.
6. Am Ende dieses Prozesses erhalten Sie den Starttermin des Projekts.
7. Ersetzen Sie das Startdatum des Projekts durch das durch Rückwärtsplanung ermittelte Datum, und Ihr endgültiger Plan ist in Celoxis fertig.

Ja. Klicken Sie auf einen Projektnamen. Dadurch wird das zugehörige Bedienfeld geöffnet. Klicken Sie dann auf ZugangskontrolleKlicken Sie auf dem Bildschirm auf das Benutzersymbol für ProjektmanagerWählen Sie die Benutzer aus, die Sie als sekundäre Manager hinzufügen möchten, und speichern Sie die Einstellungen.

Um abgeschlossene Projekte auszublenden, bearbeiten Sie den Bericht und fügen Sie den Filter „ Terminstatus“ . Aktivieren Sie anschließend alle Optionen im Dropdown-Menü außer „ Abgeschlossen “. Speichern Sie den Bericht, damit die neuen Filter angewendet werden.

Wenn eine Aufgabe untergeordnete Aufgaben enthält, wird sie als Sammelaufgabe bezeichnet. Viele Attribute von Sammelaufgaben werden aus ihren untergeordneten Aufgaben abgeleitet. Einige der wichtigsten Attribute werden im Folgenden beschrieben.

Startdatum (geplant/tatsächlich/prognostiziert)
Es handelt sich um das niedrigste der geplanten/tatsächlichen/prognostizierten Startdaten der untergeordneten Elemente.

Enddatum (geplant/tatsächlich/prognostiziert):
Es ist das höchste der geplanten/tatsächlichen/prognostizierten Enddaten seiner untergeordneten Elemente.

Arbeit (Anstrengung)
Sie ist die Summe der Arbeit ihrer Kinder.

Einschränkungen
Einschränkungen sind für Sammelaufgaben nicht anwendbar.

Ressourcenzuweisung
Die einem Sammelvorgang zugewiesenen Ressourcen werden weder in die geplanten Kosten des Sammelvorgangs einbezogen noch in den Ressourcenauslastungsdiagrammen angezeigt.

% Vollständig

% abgeschlossen = (W1×P1 + W2×P2 + ... + Wn×Pn) ÷ (W1 + W2 + ... + Wn)

Für alle n Nachkommen auf Blattebene, wobei Wi die Arbeit und Pi der prozentuale Fertigstellungsgrad des i-ten Nachkommen ist.

Vorgänger
Wenn eine Sammelaufgabe einen Vorgänger hat, betrachtet das System es als gleichwertig damit, dass alle ihre Kindaufgaben denselben Vorgänger hätten.

Automatische/Manuelle Planung
Da der geplante Start und das geplante Ende aus den untergeordneten Aufgaben berechnet werden, gelten Sammelaufgaben immer als automatisch geplant.

Budget/Kosten/Abrechnung
Es handelt sich um die Summe der Budgets/Kosten/Abrechnungen seiner Kinder.

Dauer:
Dies ist die Arbeitszeit zwischen dem Start- und Enddatum der Aufgabe gemäß dem Projektkalender.

Die Vorgänger einer Aufgabe sind Aufgaben, die deren Start- oder Enddatum beeinflussen.

Im „Bauernhaus bauen“ gibt es zwei Aufgaben: „Land kaufen“ und „Land ebnen“. Die Landnivellierung kann erst beginnen, nachdem das Land gekauft wurde. Daher „Land kaufen“ die Vorgängeraufgabe von „Land ebnen“. „Land ebnen“ ist die Nachfolgeraufgabe von „Land kaufen“.

Sobald Vorgängeraufgaben erfasst sind, werden deren Start- und Endtermine vom System automatisch aktualisiert, sobald eine der Vorgängeraufgaben neu terminiert wird. Im obigen Beispiel verschiebt Celoxis den Starttermin der Aufgabe „ Grundstückskauf“ automatisch um 10 Tage, wenn der Endtermin um 10 Tage vorverlegt wird.

Arten von Vorgängern

	Ziel-Start (FS)	Die Nachfolgeaufgabe (S) kann erst beginnen, wenn ihre Vorgängeraufgabe (P) abgeschlossen ist. (Am häufigsten)
	Start-Start (SS)	Die Nachfolgeaufgabe (S) kann erst beginnen, wenn ihre Vorgängeraufgabe (P) begonnen hat.
	Finish-Finish (FF)	Die Nachfolgeaufgabe (S) kann erst dann abgeschlossen werden, wenn ihre Vorgängeraufgabe (P) abgeschlossen ist.
	Start-Ziel (SF)	Die Nachfolgeaufgabe (S) kann erst abgeschlossen werden, wenn ihre Vorgängeraufgabe (P) begonnen hat. (Selten verwendet)

Lieferzeit

In manchen Fällen möchten Sie, wenn eine Aufgabe fast abgeschlossen ist, eine andere beginnen. Beispielsweise möchten Sie drei Tage vor Fertigstellung der Hauswände vielleicht die Wandfarbe auswählen. Wählen Sie dazu für die Aufgabe „Farbe auswählen“ die Aufgabe „Wände errichten“ als Vorgängeraufgabe aus und geben Sie eine Vorlaufzeit von drei Tagen ein. Die Vorlaufzeit wird als negative Zahl angegeben. Beispiel: -3d bedeutet eine Vorlaufzeit von drei Tagen.

Verzögerungszeit

Manchmal kann eine Aufgabe nicht sofort nach Abschluss einer anderen begonnen werden. Nachdem Sie beispielsweise die Wände gestrichen haben, kann es zwei weitere Tage dauern, bis die Farbe getrocknet ist. Erst dann können Sie mit dem Einrichten des Zimmers beginnen. In diesem Fall wählen Sie „ Wände streichen“ als Vorgängeraufgabe für „ Zimmer einrichten“ und geben eine Verzögerung von zwei Tagen ein. Die Verzögerungszeit wird als positive Zahl angegeben. Beispielsweise bedeutet „4h“ eine Verzögerung von vier Stunden.

Vorgänger einstellen

Vorgänger können über das interaktive Gantt-Diagramm oder das Formular zum Hinzufügen/Bearbeiten von Aufgaben festgelegt werden. Im interaktiven Gantt-Diagramm können Sie Vorgänger wie folgt festlegen:

• Drag & Drop: Sie können Elemente vom Anfang oder Ende eines Vorgängers an den Anfang oder das Ende eines Nachfolgers ziehen, um einen der vier Abhängigkeitstypen zu erstellen.
• Vorgängerspalte: Hier können Sie die Seriennummern der Vorgänger einer Aufgabe durch Semikolon getrennt eingeben. Beispiel: 2;3
• Spalte „Nachfolger“: Hier können Sie die Seriennummern der Nachfolger einer Aufgabe durch Semikolon getrennt eingeben. Beispiel: 5;6
• Aufgabenbearbeitungsbildschirm: Wenn Sie eine Aufgabe auswählen und die „E“ (oder mit der rechten Maustaste klicken und „Bearbeiten“ auswählen), öffnet sich das Formular zur Aufgabenbearbeitung. Sie können die Vorgängeraufgaben wie zuvor beschrieben bearbeiten.

Festlegung von Vorgängerprojekten

Vorgängeraufgaben zwischen Projekten können nur über die Aufgabenbearbeitungsansicht hinzugefügt werden. Öffnen Sie das Aufgabenformular über „Bearbeiten“ und wechseln Sie zum „Vorgänger“ . Fügen Sie eine Zeile hinzu. Wählen Sie zuerst das Projekt aus; anschließend werden die Aufgaben aus diesem Projekt in der Aufgabenliste angezeigt.

Beachten Sie, dass projektübergreifende Abhängigkeiten in interaktiven Gantt-Diagrammen nicht über die Spalten „Vorgänger“ und „Nachfolger“ bearbeitet werden können.

Für Ihre Aufgaben werden Einschränkungen festgelegt, die die Berechnung der Start- und Endtermine der Aufgaben beeinflussen. Oftmals spiegeln diese Einschränkungen reale Gegebenheiten wider. Beispiele:

• Die Frist für die Einreichung von Angeboten endet am 20. Mai 2018
• Die Anwendungstests können erst beginnen, nachdem das Telefon am 1. Oktober 2020 auf dem Markt erhältlich ist

Wir empfehlen Ihnen, MSO und MFO nur dann zu verwenden, wenn dies unbedingt erforderlich ist, da sie den Fahrplan unnötig unflexibel machen.

Aufgabenbeschränkungen festlegen

Aufgabenbeschränkungen können direkt in den Beschränkungsspalten oder im Bildschirm zum Hinzufügen/Bearbeiten von Aufgaben festgelegt werden.

Meilensteine ​​sind wichtige Kontrollpunkte in einem Projekt. Sie können den Abschluss wichtiger Projektaufgaben, den Beginn einer Phase oder den Abschluss des Projekts markieren. Beispielsweise kann in einem Softwareentwicklungsprojekt der Meilenstein „Forschung abgeschlossen“ bedeuten, dass alle Forschungsaktivitäten abgeschlossen sind und das Projekt nun bereit ist, mit der Erstellung des Anforderungsspezifikationsdokuments fortzufahren .

In Celoxis sind Meilensteine ​​Aufgaben, die keine Dauer haben und im Gantt-Diagramm durch ein Diamantsymbol (◆) dargestellt werden.

Meilensteine ​​erstellen

Klicken Sie im interaktiven Gantt-Diagramm auf Gantt-SymbolleisteHinzufügenMeilenstein.

Um eine bestehende Aufgabe in einen Meilenstein umzuwandeln, setzen Sie ihre Dauer auf Null.

Empfehlungen

• Setzen Sie Vorgänger für Ihre Meilensteine. Dadurch wird der Einfluss auf Ihre Meilensteine ​​deutlich.
• Setzen Sie Fristvorgaben (FNLT) für Meilensteine ​​nur dann, wenn dies unbedingt erforderlich ist, da es sonst schwierig wird, Aktivitäten flexibel um den Meilenstein herum umzuplanen.
• Meilensteine ​​so einrücken, dass sie unter dem richtigen WBS-Element erscheinen

Kritische Aufgaben sind solche, deren Verzögerung zu Projektverzögerungen führen kann. Sie stellen die längste voneinander abhängige Abfolge von Aktivitäten im Projektplan dar, die termingerecht abgeschlossen sein muss, damit das Projekt zum geplanten Fertigstellungstermin abgeschlossen werden kann. Kritische Aufgaben werden automatisch vom System berechnet und können nicht manuell markiert werden.

Lesen Sie unseren Blogartikel zum Thema kritischer Pfad, um einen tieferen Einblick in dieses Thema zu erhalten.

Aufgaben, die der MSO/MFO/SNLT/FNLT-Beschränkung unterliegen, werden ebenfalls als kritisch gekennzeichnet und erscheinen auf dem kritischen Pfad.

Eine Aufgabe verliert ihre kritische Bedeutung, sobald sie abgeschlossen ist, da sie dann weder den Abschluss nachfolgender Aufgaben noch den Projektabschlusstermin beeinflussen kann.

kritische Pfade anzeigen

Sie können den kritischen Pfad im interaktiven Gantt-Diagramm durch Anklicken anzeigen Gantt-SymbolleisteKritischer Pfad.

Überwachung kritischer Aufgaben

Aufgaben lassen sich mithilfe des Filters „Kritisch“ filtern . So können Sie beispielsweise ein Tortendiagramm erstellen, in dem die kritischen Aufgaben nach ihren Ampelindikatoren unterteilt sind. „Kritisch“ steht auch als Berichtsattribut für Aufgaben zur Verfügung.

Das Thema der Ampelindikatoren wurde in diesem Artikel ausführlich behandelt.

Dauer

Die Dauer ist die Arbeitszeit zwischen dem Start- und Enddatum einer Aufgabe. Bei manuell geplanten Aufgaben ist die Dauer irrelevant.

Bemühung

Der Aufwand entspricht der gesamten Zeit, die Ressourcen für die Bearbeitung einer Aufgabe aufwenden müssen. Lesen Sie dazu unseren Blogartikel zum Thema Dauer vs. Aufwand.

Bei manuell geplanten Aufgaben gilt Folgendes:

• Die Zuteilung erfolgt in Prozent – ​​der Gesamtaufwand für diese Aufgabe berechnet sich aus der Summe: Arbeitsstunden x prozentuale Zuteilung für jede zugewiesene Ressource.
• Die Zeiteinteilung erfolgt in Stunden – der gesamte Arbeitsaufwand für diese Aufgabe ist einfach die Summe der einzelnen Zeiteinteilungen.

Einheiten

Die Gesamtzuweisung (in %) für die Aufgabe. Wenn eine Aufgabe Joe[100%] und Peter[50%] zugewiesen wird, beträgt ihre Zuweisung 1,5.

Beziehung zwischen D, W und U

Der Zusammenhang zwischen Dauer, Arbeitsaufwand und Zuordnungseinheiten ist entscheidend für das Verständnis der automatischen Aufgabenplanung. Er wird in unserem Blogartikel ausführlich erläutert.

Mithilfe der Terminplanung berechnet Celoxis die Start- und Endtermine der Aufgaben, damit Ihr Projekt realistisch und synchronisiert bleibt.

Celoxis bietet zwei Terminplanungsoptionen an:

• Einfache Terminplanung für ein unkompliziertes Erlebnis.
• Erweiterte Terminplanung für die vollständige Steuerung im MS Project-Stil.

Dieses Dokument erläutert die gängigen Planungsmechanismen (manuell vs. automatisch, Vorgänger, Kalender, Einschränkungen) und die fortgeschrittenen Konzepte (Fixe Arbeit, Zuteilung in %).

1Manuell vs. Automatik

In Celoxis wird jede Aufgabe entweder manuell oder automatisch geplant. Dies gilt sowohl für die einfache als auch für die erweiterte Planung.

Manuell geplant

• Celoxis ändert weder den Start- noch den Endtermin.
• Vorgänger werden nur als Information betrachtet.
• Wenn Sie eine Ressource zuweisen, muss diese Ressource während des gesamten Aufgabenzeitraums verfügbar sein.

Verwenden Sie diese Option, wenn Termine extern festgelegt werden.

Automatisch geplant

• Celoxis aktualisiert die Termine von Aufgaben, wenn sich Vorgänger, Kalender oder Einschränkungen ändern.
• Dies ist die übliche Methode, um sicherzustellen, dass der Motor den Plan synchronisiert hält.

2Was beeinflusst eine automatisch geplante Aufgabe?

Celoxis berücksichtigt diese Eingaben bei der Berechnung von Terminen:

• Vorgänger und Abhängigkeitstypen (FS, SS, FF, SF) mit Vorlauf/Nachlauf
• Einschränkungen (Muss beginnen am, Frühestens beginnen am usw.)
• Anstrengung (Arbeit)
• Zuteilung/Einheiten (wie schnell Arbeit erledigt werden kann)
• Ressourcenarbeitskalender (Wochenenden, Feiertage, Urlaub)
• Standardarbeitskalender (falls noch keine Ressource zugewiesen ist)

3Kernlogik für die Ablaufplanung

1. Zuerst werden die Vorgängeraufgaben eingeplant. Celoxis stellt sicher, dass die Vorgängeraufgaben gültige Termine haben.
2. Ermitteln Sie das frühestmögliche gültige Datum aus den Abhängigkeiten. Wenn sowohl für den Start- als auch für den Endtermin Abhängigkeiten bestehen, wählt Celoxis ein Datum, das alle diese Abhängigkeiten erfüllt.
3. Aufwand und Kalender werden berücksichtigt. Celoxis verarbeitet die Aufgaben gemäß Zuweisung und Arbeitszeit, um den passenden Termin zu finden.
4. Einschränkungen anwenden. Wenn eine Einschränkung die Aufgabe verschiebt, wird das komplementäre Datum ab diesem Zeitpunkt neu berechnet.

Dies ist der überall verwendete Basismotor.

4Fortgeschrittene Terminplanungskonzepte

Dieser Abschnitt richtet sich an Teams, die die vollständige/erweiterte Version nutzen.

Planungsmodi

Celoxis unterstützt die gängigen Betriebsarten:

• Feste Arbeit: Die Arbeit bleibt gleich; Dauer oder Einheiten werden angepasst.
• Feste Dauer: Die Dauer bleibt gleich; Arbeit oder Einheiten werden angepasst.
• Feste Einheiten (Zuteilung): Die Einheiten bleiben gleich; die Dauer passt sich an, wenn sich die Arbeit ändert.

Diese Modi teilen Celoxis mit, was bei Änderungen beibehalten werden soll.

Zuteilungsprozentsatz (%)

Die Zuteilung gibt an, wie viel Zeit einer Ressource für die Aufgabe zur Verfügung steht.

• 100 % bedeutet ganztägige Verfügbarkeit.
• 50 % bedeutet, dass die gleiche Arbeit länger dauert.
• Celoxis nutzt die gebündelte Verfügbarkeit mehrerer Ressourcen, um die Arbeit abzuschließen.

Bei Easy Scheduling ist dies ausgeblendet und die Arbeit wird gleichmäßig aufgeteilt, aber die Engine funktioniert nach dem gleichen Prinzip.

Arbeit, Dauer, Einheiten

Denken Sie an die grundlegende Beziehung:

Arbeit = Dauer × Einheiten

Der gewählte Planungsmodus bestimmt, welcher dieser drei Celoxis-Werte neu berechnet wird.

5Wo Easy Scheduling passt

Easy Scheduling nutzt dieselbe Technologie, blendet aber die erweiterten Optionen aus. Mehr erfahren.

Die meisten Anwender schätzen die automatische Terminplanung: Verschiebt sich eine Aufgabe, werden die abhängigen Aufgaben automatisch mitverschoben; Wochenenden werden übersprungen; Termine werden angepasst, wenn Mitarbeiter abwesend sind. Klassische Planungsprogramme wie MS Project können jedoch abschreckend wirken, wenn Begriffe wie „Fixe Arbeit“ oder „Fixe Einheiten“ nicht geläufig sind

Celoxis unterstützt beides: die vollständige, erweiterte Terminplanung (mit Modi, Zuweisungen und detaillierter Steuerung) sowie die einfache Terminplanung für eine unkompliziertere Nutzung. Sie können die für Ihr Team passende Lösung auswählen.

Easy Scheduling bietet Ihnen die Vorteile der automatischen Terminplanung, ohne deren komplexe Optionen offenzulegen. Stellen Sie es sich wie das Fahren eines Automatikgetriebes vor: Sie kommen trotzdem ans Ziel, müssen sich aber nicht um Kupplung und Gangschaltung kümmern.

Was Easy Scheduling leistet

Wenn ein Projekt oder eine Aufgabe die Funktion „Easy Scheduling“ nutzt, vereinfachen wir einige Dinge für Sie.

1. Der Planungsmodus ist ausgeblendet.
   Optionen wie „Feste Arbeit“, „Feste Dauer“ oder „Feste Einheiten“ werden nicht angezeigt. Das System wählt sinnvolle Standardeinstellungen, sodass Sie keinen Modus auswählen oder verstehen müssen.
2. Die prozentuale Ressourcenzuweisung ist ausgeblendet.
   Normalerweise würden Sie festlegen, dass einer Person 25 %, 50 % usw. zugewiesen werden. In der einfachen Planung ist dies nicht nötig. Sie wählen einfach die Ressource aus.
3. Die Arbeit wird automatisch aufgeteilt, sobald Sie mehrere Ressourcen hinzufügen.
   Weisen Sie einer Aufgabe mehrere Personen zu, teilt das System die Arbeit gleichmäßig unter ihnen auf. So müssen Sie nicht im Kopf rechnen oder den prozentualen Anteil jeder Person anpassen.
4. Nachfolgeaufgaben verschieben sich automatisch.
   Wenn Aufgabe A später abgeschlossen ist und Aufgabe B von Aufgabe A abhängt, werden die Termine von Aufgabe B automatisch verschoben. So erhalten Sie die automatische Umplanung, die Anwender erwarten.
5. Kalender werden berücksichtigt.
   Bei Terminverschiebungen vermeidet das System automatisch Wochenenden und berücksichtigt zudem Mitarbeiterurlaub und Feiertage (sofern vorhanden). So wird vermieden, dass eine Aufgabe an einem Sonntag beginnt oder einer abwesenden Person zugewiesen wird.

Warum das wichtig ist

Bei vielen Tools erhält man entweder eine Menge Funktionen mit zu vielen Einstellmöglichkeiten, oder man bekommt einen einfach aussehenden Bildschirm, aber der zugrunde liegende Zeitplan und die Arbeitslast sind in Wirklichkeit nicht korrekt.

Easy Scheduling soll die goldene Mitte bilden: Nutzern eine einfache und sichere Benutzeroberfläche bieten, aber gleichzeitig die leistungsstarke Planungs-Engine im Hintergrund erhalten.

Genaue Arbeitslastberechnung, nicht nur ein hübsches Diagramm

Auch wenn wir die prozentuale Zuteilung und die Planungsmodi für den Benutzer ausblenden, speichert das System intern weiterhin die tatsächlichen Zuteilungsdaten. Das bedeutet:

• Die Berichte zu Arbeitsbelastung und Kapazität basieren auf dem tatsächlich berechneten Aufwand.
• Wenn eine Aufgabe verschoben wird, wird auch die entsprechende Last auf der Ressource verschoben.
• Was Sie in den Berichten sehen, entspricht dem tatsächlichen Zeitplan.

Viele Konkurrenzprodukte bieten ähnliche Ansichten zur Arbeitslastdarstellung, doch aufgrund ihres ungenauen Datenmodells wirken die Diagramme nur oberflächlich korrekt. Mit Easy Scheduling in Celoxis bleiben die Diagramme präzise, ​​da die Engine die Detailarbeit für Sie übernimmt.

Wer sollte Easy Scheduling nutzen?

• Teams, in denen die meisten Benutzer nur gelegentlich an Projekten mitarbeiten und keine ausgebildeten Projektmanager sind.
• Organisationen, die Wert auf Konsistenz und weniger Fehler bei der Aufgabenplanung legen.
• Projektmanager, die automatisiertes Verhalten wünschen, aber keine Terminplanungstheorie beibringen wollen.
• Teams, denen eine genaue Arbeitslast-/Kapazitätsberechnung wichtig ist, die aber nicht alle dazu zwingen wollen, Zuteilungsprozentsätze einzugeben.

Was Sie (absichtlich) verlieren

Um die Bedienung zu vereinfachen, werden einige erweiterte Steuerelemente in Easy Scheduling nicht angezeigt. Zum Beispiel:

• Die prozentuale Ressourcenzuweisung kann nicht für jede einzelne Aufgabe präzise eingestellt werden.
• Sie wählen nicht zwischen verschiedenen Planungsmodi.
• Bei Hinzunahme mehrerer Ressourcen wird die Arbeit gleichmäßig aufgeteilt.

Dies ist beabsichtigt. Wenn Sie eine personenbezogene Zuweisung wie „John 30 %, Mary 70 % für dieselbe Aufgabe“ benötigen oder komplexere Planungsszenarien modellieren müssen, können Sie in Celoxis zur vollständigen/erweiterten Planung wechseln.

Ergebnis

Sie erhalten automatische Terminverschiebungen, kalenderbasierte Termine, einfache Ressourcenauswahl und realitätsnahe Auslastungsdiagramme. Kurz gesagt: Es funktioniert einfach, ohne dass jeder Benutzer zum Planungsexperten werden muss.

Einfache Terminplanung ermöglichen

Nur Administratoren können die einfache Terminplanung aktivieren. Um die einfache Terminplanung zu aktivieren, navigieren Sie zu HauptmenüAdministratorProjekteProjektoptionenAktivieren Sie die Option „Einfache Terminplanung“.

Der Fortschritt einer Aufgabe wird durch ihren Fertigstellungsgrad in Prozent angezeigt. Ein Wert von 0 % bedeutet, dass kein Fortschritt bei der Aufgabe erzielt wurde, während 100 % bedeutet, dass die Aufgabe abgeschlossen ist. Celoxis summiert die Fertigstellungsgrade der einzelnen Aufgaben, um den Fertigstellungsgrad des gesamten Projekts zu berechnen.

% abgeschlossene Methoden

Es gibt drei Methoden, den Fertigstellungsgrad einer Aufgabe zu aktualisieren. Diese werden im Folgenden anhand eines Beispiels beschrieben – angenommen, wir haben eine Aufgabe T mit Ressourcen, denen Joe 40 Stunden und Peter 10 Stunden zugewiesen haben.

Letzter Prozentsatz eingegeben

Der prozentuale Fertigstellungsgrad einer Aufgabe entspricht dem letzten von einem Benutzer für diese Aufgabe eingegebenen Wert. Dies setzt voraus, dass die Person, die den Fertigstellungsgrad aktualisiert, den Gesamtstatus der Aufgabe kennt. Wenn beispielsweise Joe den Fertigstellungsgrad von Aufgabe T auf 50 % und Peter ihn anschließend auf 25 % aktualisiert, beträgt der Fertigstellungsgrad von Aufgabe T insgesamt 25 %.

Gewichteter Durchschnitt der von jeder zugewiesenen Ressource eingegebenen Prozentwerte

Der prozentuale Fertigstellungsgrad einer Aufgabe wird als gewichteter Durchschnitt der von den zugeordneten Ressourcen eingegebenen Fertigstellungsgrade berechnet. Dabei wird davon ausgegangen, dass die Ressourcen mit ihrer prozentualen Angabe den von ihnen erledigten Arbeitsanteil und nicht den Gesamtfortschritt der Aufgabe angeben. Die Berechnung des prozentualen Fertigstellungsgrades der Aufgabe erfolgt wie folgt:

% abgeschlossen = (W1×P1 + W2×P2 + ... + Wn×Pn) ÷ (W1 + W2 + ... + Wn)

Für alle n Beauftragten, wobei Wi der geplante Aufwand und Pi der prozentuale Fertigstellungsgrad des i-ten Beauftragten ist.

Nehmen wir an, Joe gibt 50 % ein, während Peter 100 % eingibt. Der Fertigstellungsgrad von T beträgt dann: (50 × 40 + 100 × 10) ÷ (40 + 10) = 60 %.

Automatisch berechnet anhand der für die Aufgabe protokollierten Zeit

Bei diesem Modell geben die Benutzer den Fertigstellungsgrad nicht manuell ein; er wird stattdessen anhand der für die Aufgabe erfassten Zeit berechnet. Die Formel lautet:

Fertigstellungsgrad = Tatsächlicher Aufwand ÷ Geplanter Aufwand

Der tatsächliche Arbeitsaufwand entspricht der Summe aller für diese Aufgabe genehmigten Stunden.

Ein paar Dinge, die bei diesem Modell zu beachten sind:

• Den Nutzern wird das Feld „% abgeschlossen“ nicht angezeigt, da dieser Wert erst berechnet wird.
• Wenn die erfasste Zeit den geplanten Aufwand überschreitet, wird der Prozentsatz mit 100 % angezeigt.
• Sobald Sie mit einer Aufgabe beginnen und den Eindruck haben, dass der Aufwand über- oder unterschätzt wurde, sollten Sie den geplanten Aufwand entsprechend anpassen. Andernfalls wird die Aufgabe möglicherweise nie als abgeschlossen angezeigt oder fälschlicherweise als abgeschlossen markiert.

Wir empfehlen, diese Funktion nur in Projekten zu verwenden, bei denen die erfasste Zeit stets dem geplanten Aufwand entspricht. Beispiele hierfür sind Aufgaben wie „20 Stunden Recherche durchführen“.

Angabe der % abgeschlossenen Methode

Die standardmäßige Methode zur Ermittlung des prozentualen Fertigstellungsgrades von Aufgaben kann auf der Registerkarte „Erweitert“ im Projekt-Hinzufügen/Bearbeiten-Bildschirm festgelegt werden .

% abgeschlossene Zusammenfassungsaufgaben und Projekte

Der Fertigstellungsgrad der Sammelvorgänge und Projekte wird automatisch als gewichteter Durchschnitt ihrer untergeordneten Vorgänge gemäß der folgenden Formel berechnet:

% abgeschlossen = (W1×P1 + W2×P2 + ... + Wn×Pn) ÷ (W1 + W2 + ... + Wn)

Für alle n untergeordneten Elemente der Blattebene, wobei Wi die Arbeit und Pi der Fertigstellungsgrad des i-ten Elements in Prozent ist. Ist eine Aufgabe auf Blattebene nicht zugewiesen, wird ihre Dauer (in Stunden) anstelle ihrer Arbeit für die Berechnung verwendet.

Wenn Sie einer Aufgabe eine Ressource zuweisen, können Sie in Celoxis festlegen, ob die Ressource Vollzeit (100 %), halbtags (50 %), einen anderen Anteil (z. B. 30 %) oder sogar eine bestimmte Stundenzahl (z. B. 20 Stunden) arbeiten soll.

Die korrekte Zuweisung ist wichtig, um die Ressourcenauslastung zu überwachen. Wenn Joe beispielsweise im selben Zeitraum zu 100 % für Aufgabe T1 aus MF und ebenfalls zu 100 % für Aufgabe T2 eingeplant ist, wird er in der Ressourcenauslastungsübersicht als überlastet angezeigt. Das liegt daran, dass der Gesamtaufwand für jede Aufgabe 40 beträgt, also insgesamt 80, Joe aber nur 40 Stunden pro Woche arbeitet. Soll Joe die Hälfte seiner Zeit für T1 und die andere Hälfte für T2 aufwenden, muss seine Zuweisung für beide Aufgaben auf 50 % festgelegt werden.

Um eine optimale Ressourcenzuweisung zu gewährleisten, sollten Sie bei der Ressourcenzuweisung korrekte Schätzwerte eingeben. Nur so kann das System ein realistisches Bild der Arbeitslastverteilung liefern.

In den folgenden Abschnitten gehen wir davon aus, dass Mary 36 Stunden pro Woche arbeitet, von Montag bis Freitag, als:

Aufteilung in Prozent (%)

Wenn Sie eine Ressource in Prozent einer Aufgabe zuweisen, teilen Sie Celoxis mit, welcher Anteil ihrer Arbeitszeit diese Ressource für eine Aufgabe aufwenden soll.

Mary arbeitet beispielsweise 8 Stunden pro Tag und Sie weisen ihr 50 % ihrer Arbeitszeit einer Aufgabe zu. Das bedeutet, dass sie jeden Tag 50 % ihrer Arbeitszeit arbeitet. Schauen wir uns an, wie das System ihre tägliche Arbeit aufteilt:

Ressourcen zuweisen

Es gibt viele praktische Möglichkeiten, Ressourcen Aufgaben zuzuweisen, zu ersetzen oder zu entfernen.

Ressourcen einer einzelnen Aufgabe zuweisen

Klicken Sie im interaktiven Gantt-Diagramm auf die Ressourcenzelle oder doppelklicken Sie auf die Ressourcen neben der Aufgabenleiste.

Klicken Sie auf den Bildschirmen „Aufgabenübersicht“ oder „Aufgabenliste“ auf das Symbol, das neben den Ressourcen angezeigt wird.

Von überall aus können Sie darauf klicken AufgabenaktionenBearbeiten und klicken Sie auf Ressourcen.

Um Ressourcen mehreren Aufgaben zuzuweisen

Wählen Sie im interaktiven Gantt-Diagramm die Aufgaben aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie dann „Ressource zuweisen“.

Um eine Ressource in mehreren Aufgaben zu ersetzen oder zu entfernen

Wählen Sie im interaktiven Gantt-Diagramm die Aufgaben aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „ Ressource ersetzen“. Um eine Ressource zu entfernen, wählen Sie keine Ressource aus, durch die die Ressource ersetzt werden soll.

Wenn Sie Aufgaben über die API, den CSV-Import oder die Aktion „Mehrere hinzufügen“ im Gantt-Diagramm erstellen, können Sie Start-, End- und Dauerattribute angeben oder weglassen. Dieses Kapitel erläutert, wie Celoxis die nicht angegebenen Attribute festlegt.

In der folgenden Tabelle verwenden wir S für Start, F für Ende und D für Dauer. Das Symbol „ Manuell“ ist auf „Wahr“ gesetzt, wenn der Ersteller die manuelle Planung von Aufgaben bevorzugt. „ Automatisch“ bedeutet, dass das System die Planungslogik zur Berechnung dieses Attributs verwendet.

Falls (manuell) { S = max(heute, Projektstart) F = S + 1d } sonst { D = 1d S = automatisch F = automatisch }

Falls (manuell) { F = S + 1d } sonst { D = 1d SNET = SF = auto S = auto }

falls (manuell) { S = F - 1d } sonst { D = 1d FNLT = FF = auto S = auto }

  manuell = falsch S = automatisch F = automatisch

  manuell = wahr

  manuell = falsch SNET = SS = automatisch F = automatisch

  manuell = falsch FNLT = FS = automatisch F = automatisch

  manuell = wahr

Wenn die Aufgabe manuell geplant wird und Start- und Endzeit (S/F) ohne Uhrzeitangabe (z. B. 00:00 Uhr) angegeben wurden, werden die Start- und Endzeiten auf die jeweiligen Wochentage gesetzt. Fällt der Tag auf einen arbeitsfreien Tag, werden stattdessen die üblichen Start- und Endzeiten der Arbeitswoche verwendet.

Nutzer mit der Berechtigung „Kommentar hinzufügen“ können Checklistenpunkte für Aufgaben und App-Elemente erstellen. Durch Abhaken eines Punktes wird dieser als erledigt markiert. Die Checkliste hat keinen Einfluss auf den Aufgabenfortschritt.

Celoxis kann Aufgaben aus eingehenden E-Mails erstellen. Dies ist besonders praktisch, wenn die Anwendung gerade nicht geöffnet ist oder man unterwegs ist.

E-Mails müssen an eine bestimmte Adresse gesendet werden und ein bestimmtes Format aufweisen. Eine Aufgabe wird aus Absender, Empfänger, Kopie, Betreff, Nachrichtentext, Anhängen und Priorität erstellt, wie unten beschrieben.

An (Sonderadresse)

Die E-Mail-Adresse, an die die E-Mail gesendet werden soll, finden Sie unter HauptmenüAdministratorProjektmanagementAufgaben-PosteingangWir empfehlen Ihnen, es als Kontakt unter „Celoxis Aufgabe hinzufügen“ oder einer ähnlichen Funktion zu speichern.

Aus

Der Benutzer, dessen E-Mail-Adresse mit der Absenderadresse übereinstimmt, gilt als Ersteller. Dieser Benutzer muss Mitglied des Projekts sein, in dem die Aufgabe erstellt werden soll.

An und Cc

Benutzer in Celoxis, deren E-Mail-Adresse mit der E-Mail-Adresse der Empfänger der E-Mail übereinstimmt, werden der Aufgabe mit 100%iger Zuteilung zugewiesen.

Thema

Die Betreffzeile sollte mit dem Namen der Aufgabe beginnen, gefolgt von Schlüssel-Wert-Paaren der Attribute, die in eckigen Klammern kodiert sind. Ein Beispiel ist unten dargestellt.

Fehlende Bilder in der Fußzeile hinzufügen [project:Fifadom.com][parent:Images]

Dadurch wird im Projekt mit dem Code oder Namen Fifadom.com unter der Sammelaufgabe „Bilder“ eine Aufgabe mit dem Namen „Fehlende Bilder in der Fußzeile hinzufügen“ hinzugefügt.

Das Projekt ist obligatorisch, alle anderen Angaben sind optional. Folgende Angaben werden im Betreff unterstützt:

Körper

Der Text der E-Mail wird zur Aufgabenbeschreibung.

Anlagen

Alle Dateianhänge sind der Aufgabe beigefügt.

Priorität

Der Wert des X-Priority -Headers wird geprüft, um die Priorität der Aufgabe zu bestimmen. Ist er 1 , gilt die Aufgabe als hoch priorisiert, bei 5 als niedrig priorisiert und andernfalls als normal priorisiert.

Celoxis ermöglicht es Ihnen, Aufgaben aus einem Projekt per CSV-Datei zu importieren. Wenn Sie eine Microsoft Excel-Datei besitzen, können Sie diese im CSV-Format (Comma Separated Values) exportieren und anschließend in Celoxis importieren.

Um Aufgaben in ein Projekt zu importieren, klicken Sie zuerst auf das Projekt und dann auf ProjektmaßnahmenMehrAufgaben importieren (CSV)Alternativ können Sie, falls Sie sich im Projekt-Gantt-Diagramm befinden, klicken HinzufügenCSV importieren

Regeln

Dezimalzahl

Verwenden Sie kein Währungssymbol oder Tausendertrennzeichen. Beispielsweise ist $10000.5 oder 10.000.5 nicht zulässig. 10000.5 ist zulässig.

Boolescher Wert

Geben Sie entweder WAHR oder FALSCH an. Leerer Text wird als FALSCH interpretiert.

Datum

Datumsangaben erfolgen im Format JJJJ-MM-TTThh:mm:ss. : 1994-11-05T08:15:30 entspricht dem 5. November 1994, 8:15:30 Uhr. Alternativ können Sie JJJJ-MM-TT , wenn die Uhrzeit nicht relevant ist. Beispiel: 2021-12-25 entspricht dem 25. Dezember 2021.

Felder

   Projekt │ ├── A │ │ │ ├── B │ │ │ │ │ ├── D │ │ │ │ │ └── E │ │ │ └── C │ └── F

Um mehr über Aufgabentermine zu erfahren, lesen Sie dieses Kapitel.

Um das Projekt herunterzuladen, navigieren Sie zu Gantt und klicken Sie dann auf MehrExportCSVDadurch wird der Projektplan mit den von Ihnen im Gantt-Diagramm ausgewählten Spalten heruntergeladen.

Anschließend können Sie die Datei mithilfe der folgenden Schritte in Excel öffnen. So öffnen Sie die exportierte Datei (CSV) in Excel:

1. Öffnen Sie ein neues Excel-Dokument oder ein neues Arbeitsblatt in Ihrer bestehenden Excel-Arbeitsmappe. Wechseln Sie zur „Daten“ .
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Von Text“
3. Navigieren Sie zu dem Ordner, der die .csv-Datei enthält, die Sie öffnen möchten, und klicken Sie auf den richtigen Dateinamen.
4. Klicken Sie auf „Importieren“, der Textimport-Assistent wird geöffnet.
5. Stellen Sie sicher, dass Sie im geöffneten Dialogfeld unter „Originaldatentyp“ die Option „ Getrennt “ auswählen
6. Aktivieren Sie auch das Kontrollkästchen „Meine Daten haben Überschriften“ und klicken Sie auf „Weiter“ .
7. Wählen Sie das Kontrollkästchen für das korrekte Trennzeichen Komma (,) aus. Die Wahl dieses Trennzeichens ist wichtig, damit die Datenfelder beim Import korrekt verarbeitet werden können.
8. Klicken Sie auf „Weiter“. Im Feld „Datenvorschau“ wird nur die erste Datenspalte hervorgehoben. Ziehen Sie den horizontalen Fensterregler ganz nach rechts.
9. Halten Sie die Umschalttaste und klicken Sie auf die letzte Spaltenüberschrift. Dadurch werden alle Spalten im Datenvorschaubereich ausgewählt und hervorgehoben.
10. Wählen Sie „Text“ als Spaltendatenformat. Jede Spalte sollte nun im Datenvorschaubereich als „Text“ bezeichnet werden
11. Überprüfen Sie das Datenvorschaufenster, um sicherzustellen, dass Ihre Daten wie gewünscht aussehen. Klicken Sie auf „Fertigstellen“.

Ihre Daten sollten in Ihrer Tabellenkalkulation erscheinen, geordnet in Spalten und mit den ursprünglichen Überschriften.

Beim Kopieren von Aufgaben werden Aufgabenattribute, angehängte Dateien und Sicherheitseinstellungen kopiert, beim Verschieben von Aufgaben werden zusätzlich die zugehörigen Elemente wie Zeiterfassungsbögen, Ausgaben und Aktualisierungen verschoben.

Aufgaben im selben Projekt kopieren oder verschieben

1. Öffnen Sie das interaktive Gantt-Diagramm des Projekts
2. Wählen Sie die Aufgaben aus, die kopiert oder verschoben werden sollen
3. Drücken Sie Strg+C zum Kopieren oder Strg+X zum Ausschneiden.
4. Wählen Sie eine Aufgabe aus, unter die diese Aufgaben kopiert/verschoben werden sollen, und drücken Sie Strg+V.

Aufgaben aus einem anderen Projekt kopieren

1. Öffnen Sie das interaktive Gantt-Diagramm des Projekts, in das Sie die Aufgaben kopieren möchten
2. Klicken HinzufügenAus einem anderen Projekt kopieren aus der Symbolleiste
3. Wählen Sie ein Projekt und die zu kopierenden Aufgaben aus. Wenn Sie eine Sammelaufgabe auswählen, werden auch deren untergeordnete Aufgaben kopiert.
4. Senden Sie das Formular ab

Es wird eine Kopie der Aufgaben erstellt.

Aufgaben in ein anderes Projekt verschieben

1. Öffnen Sie das interaktive Gantt-Diagramm des Projekts, aus dem Sie die Aufgaben verschieben möchten
2. Wählen Sie die zu verschiebenden Aufgaben aus
3. Rechtsklicken und „Verschieben“
4. Wählen Sie das Zielprojekt aus

Die Aufgaben werden in das neue Projekt verschoben. Die zusammengefassten Daten beider Projekte, des neuen und des alten, werden aktualisiert.

Celoxis erleichtert es Nutzern, ihren Fortschritt bei Aufgaben zu dokumentieren. Neben dem Hinzufügen von Kommentaren zu einer Aufgabe direkt im Aufgabenbildschirm können Sie:

• Aktualisieren Sie den Fortschritt vieler Aufgaben gleichzeitig.
• Den Fortschritt einer Aufgabe per E-Mail aktualisieren.
• Den Fortschritt einer einzelnen Aufgabe aktualisieren, worüber dieses Kapitel handelt.

Durch Anklicken des Symbols einer Aufgabe in einer Aufgabenliste öffnet sich ein Menü mit praktischen Optionen zur Aktualisierung des Fortschritts.

% und Kommentare

Wie Sie der Abbildung unten entnehmen können, können Sie einen benutzerdefinierten Fertigstellungsgrad in Prozent, Kommentare und die benötigte Zeit protokollieren. Optional können Sie auch das tatsächliche Start- und Enddatum eingeben; andernfalls geht das System davon aus, dass die Aufgabe pünktlich begonnen und beendet wurde.

Neben der Möglichkeit, ein Update über die Weboberfläche zu protokollieren, können Aufgabenbearbeiter ihr Update auch per E-Mail übermitteln. Wenn Manager ein Update anfordern, erhalten die Bearbeiter eine E-Mail wie diese:

Durch Klicken auf die „Fortschritt aktualisieren“ (siehe oben) öffnet sich ein neues E-Mail-Fenster. Hier können Sie den Betreff bearbeiten und den Fortschritt in Prozent, die Stunden und den Zeitcode angeben. Diese Angaben sind optional. Sie können außerdem Dateien anhängen und eine Beschreibung hinzufügen, die als Text der Fortschrittsaktualisierung dient. Ein Beispiel finden Sie unten.

Wenige Minuten nach dem Versand der E-Mail wird diese Fortschrittsaktualisierung der Aufgabe hinzugefügt. Falls Sie bereits Stunden geleistet haben, wird die Arbeitszeit ebenfalls erfasst und zur Genehmigung weitergeleitet.

Sie können Kopien einer Aufgabe in einem von Ihnen gewählten wiederkehrenden Muster erstellen.

1. Öffnen Sie das interaktive Gantt-Diagramm in dem Projekt, in dem Sie die wiederkehrende Aufgabe erstellen möchten.
2. Erstellen Sie eine Aufgabe und benennen Sie sie passend, z. B. Wöchentliches Meeting.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe und wählen Sie „ Wiederholen“.
4. Geben Sie das gewünschte Wiederholungsmuster ein. Im folgenden Beispiel haben wir ein wöchentliches Muster gewählt.
5. Einreichen

Celoxis erstellt neue Aufgaben entsprechend Ihrem Wiederholungsmuster, wie unten dargestellt:

Nicht immer läuft alles nach Plan. Unterbrechungen sind mittlerweile normal, und Sie benötigen eine schnelle Möglichkeit, diese so zu bewältigen, dass Ihr Plan weiterhin korrekt bleibt. Genau hier setzt diese Funktion an. Es gibt zwei häufige Unterbrechungsszenarien:

1. Sie möchten eine laufende Aufgabe unterbrechen und den verbleibenden Teil verschieben.
2. Sie möchten eine laufende Aufgabe einer anderen Person zuweisen.

In beiden Fällen möchten Sie den "erledigten" Teil erfassen und mit dem "verbleibenden" Teil etwas anderes machen.

Was passiert, wenn eine Aufgabe aufgeteilt wird?

Nehmen wir als Beispiel einen Fall, in dem wir eine Aufgabe T mit einer Dauer von 6 Tagen aufteilen möchten.

Im obigen Beispiel:

• Aufgabe T ist in zwei Teile unterteilt: T (1) und T (2).
• Die Vorgänger von T werden zu den Vorgängern von T (1), während dessen Nachfolger zu den Nachfolgern von T (2) werden.
• Zwischen T(1) und T(2) wurde eine FS-Abhängigkeit erstellt.
• Aufwand, Budget, Dauer und Festpreis werden ebenfalls proportional aufgeteilt. Beträgt das Budget beispielsweise 600 $, so beträgt das Budget für T (1) 200 $, während es für T (2) auf 400 $ festgelegt wird.
• Die benutzerdefinierten Felder sind in T (1) und T (2) identisch
• Wenn Sie beim Aufteilen die "Aufgabe aufteilen - Container erstellen" , wird die Basislinie für T in die Sammelaufgabe verschoben, andernfalls bleibt sie bei T (1).

Sobald eine Aufteilung erfolgt ist, können Sie T (2) neu terminieren und/oder es einer anderen Person zuweisen.

Wie man eine Aufgabe aufteilt

1. Offenes interaktives Gantt-Diagramm
2. Wählen Sie eine Aufgabe aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf
3. Aufgabe aufteilen
4. Startdatum für den zweiten Teil der Aufgabe: Das Datum, an dem der zweite Teil der Aufgabe beginnen soll.
   Container für die Aufgabenteilung erstellen: Wenn Sie automatisch eine Sammelaufgabe erstellen möchten, die die beiden Teile der geteilten Aufgabe enthält.
5. Einreichen

Sie können von den jeweiligen Bearbeitern einen Statusbericht zu Aufgaben anfordern. Dies ist auf zwei Arten möglich: Klicken Sie für eine einzelne Aufgabe auf Aktualisierung anfordernFür mehrere Aufgaben können Sie die Massenaktionen verwenden.

Die Bearbeiter erhalten eine E-Mail, auf die sie einfach antworten können, um ihr Update zu dokumentieren. Sie können außerdem den Fortschritt in Prozent, die Protokollierungsdauer und weitere Angaben machen, wie in diesem Kapitel beschrieben.

Sie können einer Aufgabe eine oder mehrere Dateien von Ihrem lokalen Laufwerk oder von Google Drive hinzufügen. Klicken Sie auf die Aufgabe, um den Präsentationsbereich zu öffnen, und anschließend auf „ Dateien anhängen“. Die einer Aufgabe hinzugefügten Dateien können Sie im Tab „Dateien“ des Präsentationsbereichs anzeigen.

Wenn Sie eine Aufgabe verfolgen, werden Sie über Aktivitäten im Zusammenhang mit dieser Aufgabe benachrichtigt, z. B. wenn jemand einen Kommentar hinzufügt oder eine Datei anhängt. Die Benachrichtigungen erfolgen per E-Mail und über das Benachrichtigungscenter. Als Aufgabenbearbeiter oder Projektmanager werden Sie automatisch benachrichtigt und müssen die Aufgabe nicht explizit verfolgen.

Entfolgen

Um einer Aufgabe nicht mehr zu folgen, klicken Sie einfach auf den „Nicht mehr folgen “ auf der Aufgabenseite oder in der Fußzeile der E-Mail-Benachrichtigung.

Sie können mehrere Aufgaben auswählen und Aktionen dafür ausführen. Klicken Sie dazu auf das Symbol neben dem Kontrollkästchen in der Berichtstabellenüberschrift, wie unten dargestellt:

50 %, 100 % & Auf Kurs

Aktualisiert den prozentualen Fortschritt der ausgewählten Aufgaben. Für „Auf Kurs“

.

Aktualisierung anfordern

Sendet eine E-Mail an die zugewiesenen Ressourcen und bittet um einen Statusbericht.

Bearbeiten

Ermöglicht die gleichzeitige Änderung mehrerer Attribute, einschließlich benutzerdefinierter Felder, wie unten dargestellt:

Das Gantt-Diagramm in Celoxis bietet eine grafische Übersicht des Projektplans. Dies ist für den Projektmanager hilfreich, um seine Projekte zu planen und zu verfolgen. Die verschiedenen Funktionen wie Export, Baseline usw. unterstützen ihn bei der effizienteren Erstellung und Steuerung des Projektplans.

Zu den Merkmalen des Gantt-Diagramms gehören:

• Erstellung des Projektstrukturplans (PSP), d. h. Ihrer Aufgaben, Teilaufgaben, Meilensteine ​​mit Start- und Endterminen
• Aufgaben per Drag & Drop in der Hierarchie neu anordnen
• Einschränkungen hinzufügen
• Drag-and-Drop-Abhängigkeiten
• Aufgabenliste ein-/ausklappen
• Weisen Sie Benutzern Aufgaben zu
• Aktualisierung des Aufgabenfortschritts
• Drucken des Gantt-Diagramms
• Den Zeitplan mit verschiedenen Zoom-Stufen anzeigen
• Optionen für automatisches und manuelles Speichern

Gantt-Diagramm konfigurieren

Beim ersten Aufruf des interaktiven Gantt-Diagramms eines Projekts werden Ihnen die folgenden Konfigurationsoptionen angezeigt. Diese Einstellungen werden dann für jeden Benutzer projektübergreifend in Celoxis als Benutzerpräferenz gespeichert. Sie können diese Einstellung über das Symbol ändern.

Tastenkombinationen

Der Planungsmodus einer Aufgabe wird anhand der Gantt-Diagrammeinstellungen bestimmt, die pro Benutzer gespeichert sind. Sie können den Planungsmodus einer oder mehrerer Aufgaben jedoch direkt im Gantt-Diagramm ändern. Wählen Sie dazu die gewünschten Aufgaben aus und klicken Sie auf … MehrPlanmodus festlegen zum gewünschten Wert aus dem Gantt-Diagramm.

Ja, Sie können einen Bericht vom Typ „ Aufgabe“ mit dem Ausgabetyp „Gantt“. Wählen Sie auf der Bearbeitungsseite des Berichts „Für Client sichtbar“ den Client aus, mit dem Sie den Bericht teilen möchten.

Dieser Bericht wird dann im „Berichte“ des Kunden angezeigt.

Sobald Sie die Abhängigkeit hinzugefügt haben, wird sie wie folgt angezeigt:

Weitere Details finden Sie im „Vorgänger zwischen Projekten festlegen“ hier.

Ein Zeiteintrag in Celoxis durchläuft verschiedene Zustände, wie unten dargestellt.

Gespeichert

„Gespeichert“ bedeutet, dass der Zeiteintrag gespeichert, aber noch nicht zur Genehmigung eingereicht wurde.

• Jeder mit der Berechtigung zum Hinzufügen von Zeiten kann in diesem Zustand einen Zeiteintrag erstellen.

Eingereicht

Der Vermerk „Genehmigung ausstehend“ bedeutet, dass der Zeiteintrag zur Genehmigung eingereicht wurde.

• Jeder mit der Berechtigung zum Hinzufügen von Zeiten kann in diesem Zustand einen Zeiteintrag erstellen.
• Der Einreicher kann in diesem Zustand weiterhin Zeiteinträge bearbeiten.

Genehmigt

„Genehmigt“ bedeutet, dass der Zeiteintrag von allen in Ihrem Genehmigungsworkflow eingerichteten Genehmigern genehmigt wurde.

• Jeder, der am Genehmigungsprozess beteiligt ist, kann Zeiten genehmigen.
• Nach der Genehmigung kann der Zeiteintrag vom Einreicher nicht mehr bearbeitet werden. Allerdings kann jeder mit der zur Genehmigung Änderungen am Zeiteintrag vornehmen.
• Informationen aus genehmigten Zeiteinträgen wie Stunden, Kosten und Einnahmen werden den jeweiligen Arbeitselementen und Projekten zugeordnet.
• Während des Genehmigungsprozesses wird der Zeiteintrag mit der neuesten Rechnung und dem aktuellen Kostensatz aktualisiert.

Abgelehnt

„Abgelehnt“ bedeutet, dass der Zeiteintrag von einem Genehmiger abgelehnt wurde.

• Jeder, der am Genehmigungsprozess beteiligt ist, kann die Bearbeitungszeit ablehnen.
• Der Einreicher wird per E-Mail benachrichtigt.
• Der Zeiteintrag wird anschließend im wöchentlichen Stundenzettel des Einreichers angezeigt, wo er bearbeitet oder gelöscht und zur Genehmigung erneut eingereicht werden kann.
• Ein abgelehnter Zeiteintrag, der zur Genehmigung erneut eingereicht wird, muss den gesamten Genehmigungsprozess durchlaufen.

In Rechnung gestellt

„Invoiced“ bedeutet, dass der Zeiteintrag als in Rechnung gestellt markiert wurde.

• Nur als abrechenbar gekennzeichnete Zeiteinträge können in Rechnung gestellt werden.
• Jeder mit Rechnungsberechtigung kann eine Zeiterfassung in Rechnung stellen.
• Nach der Rechnungsstellung werden die abgerechneten Stunden und der Umsatz des Zeiteintrags den jeweiligen Arbeitspositionen und Projekten zugeordnet. Beispiel: abgerechneter Umsatz und abgerechnete Stunden.

Ein Zeitcode repräsentiert eine Aktivitätsart für einen Zeiteintrag. Beispielsweise möchte ein Softwareentwicklungsunternehmen möglicherweise Aktivitäten wie Programmierung, Design und Testen, während eine Anwaltskanzlei Aktivitäten wie Prozessführung, Recherche, Besprechungenusw.

Zeitcodes helfen bei:

• Filterung: Sie können Zeiteinträge nach Aktivitäten filtern und Massenaktionen darauf anwenden.
• Berichtswesen: Sie können Informationen über Ihre Aktivitäten aggregieren und daraus Kreis-, Balken- und diverse andere Berichtstypen erstellen. Beispielsweise können Softwareentwicklungsunternehmen die insgesamt für Programmierung oder Design.
• Abrechnung: Nutzt Ihr Unternehmen die aktivitätsbasierte Abrechnung, d. h. richtet sich der Stundensatz nach der ausgeführten Tätigkeit und nicht nach der ausführenden Person, können Sie Stundensätze für Zeitcodes definieren. Bei der Zeiterfassung wird der entsprechende Stundensatz anhand des Zeitcodes angewendet, um den Rechnungsbetrag zu berechnen.

Nicht-Projekt-Zeitcodes

Manche Aktivitäten sind zwar nicht projektbezogen, dennoch muss die dafür benötigte Zeit erfasst werden. Beispiele hierfür sind Besprechungen, Krankheitsurlaub und bezahlter Urlaub. Dies kann mithilfe von projektfremden Zeiterfassungscodes erfolgen. Ein projektfremder Zeiterfassungscode funktioniert wie ein regulärer Zeiterfassungscode, nur dass die „projektfremd“ aktiviert ist.

Verwendung von Zeitcodes

Die Zeitcodes werden vom Einreicher bei der Zeiterfassung ausgewählt. Die Auswahl kann im wöchentlichen Zeiterfassungsbildschirm oder bei der Zeiterfassung für Arbeitsvorgänge erfolgen. Nicht projektbezogene Arbeitszeiten können nur über den wöchentlichen Stundenzettel erfasst werden.

Verwaltung von Zeitcodes

Nur Administratoren können Zeitcodes verwalten. Navigieren Sie zu HauptmenüAdministratorStundenzettelZeitcodes.

Kosten

Jeder Zeitcode ist mit einem Kostenkennzeichen versehen. Wenn Zeit erfasst wird und der zugehörige Zeitcode kostenrelevant ist, wird der Zeiteintrag entsprechend markiert. Kostenrelevante Zeiteinträge werden den Projektkosten zugerechnet. Die meisten Ihrer Zeitcodes sind kostenrelevant, einige jedoch nicht, z. B. unbezahlter Urlaub und unbezahlte Krankheitstage.

Neben der Zeiterfassung werden Stundenzettel auch zur Berechnung der Lohnkosten und zur Rechnungsstellung an Kunden verwendet.

Arbeitskosten

Alle mit Zeiteinträgen verbundenen Kosten sind Lohnkosten, da sie direkt mit menschlicher Arbeitsleistung zusammenhängen. Ob ein Zeiteintrag den Projektkosten zugerechnet wird, hängt von seinem Kennzeichen „Kostenpflichtig“ ab. Standardmäßig wird dieses Kennzeichen anhand der Kostenpflicht des Zeitcodes festgelegt. Benutzer mit der Berechtigung „Zeiten genehmigen“ können dies jedoch ändern .

Kostensätze

Ist ein Zeiteintrag als kostenpflichtig gekennzeichnet, gilt der Kostensatz des Zeiteintragsinhabers. Wurde für dieses Projekt ein spezifischer Kostensatz für den Inhaber festgelegt, wird dieser verwendet. Andernfalls gilt der Standardkostensatz der Ressource.

Wenn ein Zeiteintrag nicht als kostenpflichtig gekennzeichnet ist, wird sein Kostensatz auf null gesetzt.

Festlegen des Standardkostensatzes

Der Standardkostensatz eines Benutzers kann entweder auf der Benutzer-Hinzufüge-/Bearbeitungsseite oder auf der Benutzer-Massenbearbeitungsseite festgelegt werden.

Festlegung eines projektspezifischen Kostensatzes

Sie können den Standardkostensatz für Benutzer pro Projekt überschreiben. Klicken Sie auf einen Projektlink, der im Projektbildschirm eingeblendet wird; klicken Sie dann auf Kostensätze.

Kostensätze für bestimmte Zeiteinträge festlegen

Benutzer mit der „Zeit genehmigen “ können einen Zeiteintrag (oder mehrere über die Massenbearbeitungsfunktion für Zeiteinträge) bearbeiten und einen Kostensatz festlegen.

Abrechnung

Ob ein Zeiteintrag abgerechnet wird, hängt von seinem Kennzeichen „Abrechnungsfähig“ ab. Standardmäßig ist dieses Kennzeichen aktiviert, wenn der Abrechnungstyp des Arbeitselements auf „Zeit & Material“ eingestellt ist . Dies kann jedoch von einem Benutzer mit der Berechtigung „Zeit genehmigen “ geändert werden . Beachten Sie, dass sich die Änderung des Abrechnungstyps eines Arbeitselements nur auf dessen zukünftige Zeiteinträge auswirkt.

Celoxis unterstützt zwei Arten von Abrechnungsmodellen:

• Zeitbasierte Abrechnung – Hierbei werden die Leistungen anhand der ausgeführten Tätigkeiten und nicht anhand der ausführenden Person in Rechnung gestellt. Beispielsweise könnte ein Softwareentwicklungsunternehmen für einen Junior-Java-Entwickler einen Stundensatz von 50 US-Dollar festlegen; es spielt keine Rolle, welcher Benutzer die Arbeit genau erledigt. In diesem Fall werden die Abrechnungssätze anhand des Zeitcodes definiert.
• Nutzerbasiert – Hierbei hängt der Stundensatz vom jeweiligen Nutzer ab, der die Aktivität ausführt. Beispielsweise kann ein Top-Anwalt in einer Anwaltskanzlei für dieselbe Arbeit den doppelten Stundensatz berechnen. In diesem Modus werden die Stundensätze pro Nutzer festgelegt.

Ihre Organisation kann jeweils nur ein Modell haben, und Administratoren können es auswählen HauptmenüAdministratorStundenzettelAbrechnung.

Überschreibende Tarife für ein Projekt

Wie die Kostensätze können auch die Abrechnungssätze pro Projekt individuell angepasst werden. Klicken Sie auf den Projektlink, der im Projektfenster eingeblendet wird; klicken Sie anschließend auf Abrechnungssätze.

Festlegung von Stundensätzen für bestimmte Zeiteinträge

Benutzer mit der „Zeit genehmigen “ können einen Zeiteintrag (oder mehrere über die Massenbearbeitungsfunktion) bearbeiten und einen Stundensatz festlegen.

Sie können einen mehrstufigen Genehmigungsworkflow für Zeiteinträge einrichten. Ein Zeiteintrag gilt erst dann als genehmigt, wenn er von allen Genehmigern bestätigt wurde. Lehnt einer der Genehmiger ihn ab, wird der Zeiteintrag an den Einreicher zurückgesendet. Bei erneuter Einreichung beginnt der gesamte Genehmigungsworkflow von neuem.

Zeitaufwand für Projekte

Für die Zeit außerhalb von Projekten

Durch die Änderung des Workflows wird der Genehmigungsstatus aller ausstehenden Elemente zurückgesetzt. Sie müssen dann wieder bei der ersten Genehmigung beginnen.

In Celoxis können Sie Timer verwenden, um die für Ihre Arbeitsaufgaben aufgewendete Zeit zu erfassen. Timer lassen sich sowohl in Aufgaben als auch in Ihren benutzerdefinierten Apps verwenden.

Timer können für Arbeitselemente über das unten dargestellte Symbol in der Symbolleiste gestartet werden. Sobald ein Timer gestartet ist, wird der zuvor laufende Timer automatisch angehalten. Sie können das Symbol auch verwenden, um einen Timer eines Arbeitselements anzuhalten.

Sobald ein Timer gestartet ist, wird er unten im linken Menü grün angezeigt. Durch Anklicken können Sie alle Ihre zuletzt gestarteten Timer anzeigen. So können Sie auch bequem einen Timer pausieren oder einen neuen starten.

Timer-Verbesserungen

• Eine Löschoption zum Entfernen aller inaktiven Timer. Zuvor mussten diese einzeln entfernt werden
• Das Timer-Popup bleibt nach Aktionen wie Zeiterfassung, Pause usw. geöffnet, sodass Sie die nächste Aktion ausführen können. Zuvor schloss es sich, wodurch ein zusätzlicher Klick zum erneuten Öffnen erforderlich war.
• Durch Timer-Aktionen im Aufgabenbereich wird die Timer-Aktion im linken Bereich aktualisiert.

Zeitglossar

Um Ihren wöchentlichen Stundenzettel auszufüllen, klicken Sie auf HauptmenüStundenzettelDie wöchentliche Stundenzettelansicht ist eine schnelle, leistungsstarke und bequeme Möglichkeit, Arbeitszeiten zu erfassen und den Aufgabenfortschritt zu aktualisieren.

Sie können auf „Speichern“ , um den Stundenzettel zu speichern, oder „Absenden“ , um den Stundenzettel sowohl zu speichern als auch zur Genehmigung einzureichen.

Sie benötigen die Zeit & Spesen > GenehmigtErteilt Berechtigung zur Genehmigung von Zeiteinträgen. Um Zeiteinträge zu genehmigen, klicken Sie hier HauptmenüGenehmigungenZeit genehmigen.

Das obige Beispiel zeigt die von Tanya und Joe Cool erfassten Arbeitszeiten. Sie können die Kontrollkästchen neben den Benutzern markieren und anschließend auf „Genehmigen“ , um alle Arbeitszeiten mit einem Klick zu genehmigen, ODER auf „Stundenzettel“ , um die Stundenzettelansicht zu öffnen und die einzelnen Arbeitszeiten vor der Genehmigung einzusehen.

Der „Unvollständige Stundenzettel“ hilft Ihnen, Benutzer zu identifizieren und daran zu erinnern, die ihre Stundenzettel nicht ausgefüllt haben.

Um unvollständige Stundenzettel anzuzeigen, klicken Sie hier HauptmenüBerichteUnvollständige Stundenzettel.

Anpassen der Definition von „Unvollständig“

Wenn Sie oben auf „Filter bearbeiten“ , können Sie den Wert des „Stunden (eingereicht)“ . Sie haben zwei Möglichkeiten:

• Weniger als die vereinbarte Arbeitszeit – Wenn Joe 40 Stunden pro Woche arbeiten soll und eine arbeitsfreie Zeit von 4 Stunden eingetragen wurde, muss er 36 Stunden erfassen. Alles darunter gilt als unvollständiger Stundennachweis.
• Weniger als N Stunden – Sie können N , und es werden alle Benutzer angezeigt, deren protokollierte Zeit unter diesem Wert liegt.

Tägliche Erinnerungen für die Zeiterfassung einrichten

Wenn Sie über Administratorrechte verfügen, können Sie dies einrichten von hier aus HauptmenüAdministratorStundenzettelOptionen für die ZeiterfassungÜberprüfen Sie die Cpolicy Te Send Incomplete Reminder Wählen Sie die gewünschte Versandzeit für die E-Mails aus und klicken Sie auf „Speichern“. Die ausgewählte Zeit entspricht der Zeitzone Ihres Unternehmens.

Indem Sie Zeiteinträge als fakturiert markieren, signalisieren Sie dem Kunden, dass er eine offizielle Rechnung von Ihrem Unternehmen erhalten hat. Sie benötigen dafür die Zeit & Spesen > Rechnunggenehmigt Sie haben die Möglichkeit, Arbeitszeit als abgerechnet zu markieren. Um Arbeitszeit als abgerechnet zu markieren, klicken Sie hier HauptmenüGenehmigungenRechnungszeitHier wird eine Liste aller abrechnungsfähigen Zeiteinträge angezeigt, die genehmigt, aber noch nicht in Rechnung gestellt wurden.

Sie können mehrere Zeiteinträge auswählen und Aktionen darauf anwenden. Klicken Sie in einem beliebigen Zeitprotokollbericht auf das Symbol neben dem Kontrollkästchen in der Berichtstabellenüberschrift, wie unten dargestellt:

Um eine Aktion durchzuführen, benötigen Sie die entsprechende Berechtigung. Außerdem muss der Zeiteintrag gemäß dem Workflow den korrekten Status aufweisen. Wenn Sie also versuchen, einen nicht genehmigten Eintrag in Rechnung zu stellen, schlägt die Aktion fehl.

Bearbeiten

Sie können einzelne Attribute von Zeiteinträgen festlegen oder die Abrechnungs- und Kostensätze auf die neuesten Werte aktualisieren. Letzteres ist besonders nützlich, wenn Sie die Sätze geändert haben und die Zeiteinträge mit den neuen Werten aktualisieren müssen.

Wenn Sie über Administratorrechte verfügen, können Sie die Richtlinien zur Zeiterfassung für Ihre Organisation anpassen HauptmenüAdministratorStundenzettelOptionen für die ZeiterfassungEinige der nicht trivialen Optionen werden im Folgenden erläutert.

Zeit auf die zugewiesenen Stunden beschränken

Diese Richtlinie stellt sicher, dass Benutzer nicht mehr Stunden protokollieren dürfen, als ihnen für eine Aufgabe zugewiesen wurden.

Wenn beispielsweise Benutzer Joe für eine Aufgabe 5 Stunden zugewiesen bekommt, kann er insgesamt 5 Stunden für diese Aufgabe erfassen. Angenommen, er hat in der Vorwoche bereits 2 Stunden für diese Aufgabe erfasst, zusätzlich zu den 2 bereits genehmigten Stunden. Wenn er nun am Montag und Dienstag jeweils 1 Stunde für diese Aufgabe erfassen möchte, beträgt die Gesamtstundenzahl 6 (2 genehmigte, 2 bereits erfasste, 2 neu erfasste Stunden). Daher kann er den Stundenzettel nicht einreichen.

• Diese Richtlinie wird nur beim Einreichen eines zur Genehmigung eingereichten Zeitpunkts oder beim Bearbeiten eines zur Genehmigung eingereichten Zeitpunkts überprüft
• Während oder nach der Genehmigung kann die Uhrzeit von jeder Person geändert werden, die das Recht hat, diese zu genehmigen
• Die gleiche Logik wird beim Import von Zeitangaben via CSV und API angewendet.

Sperren von Stundenzetteln

Diese Richtlinie verhindert die Zeiterfassung für einen Monat ab einem Stichtag.

Manche Unternehmen stellen ihren Kunden monatlich Rechnungen und möchten verhindern, dass Mitarbeiter versehentlich Arbeitszeiten für den Vormonat erfassen. Um solche Fehler zu vermeiden, können Sie ein Stichtagsdatum festlegen, nach dem keine Arbeitszeiten mehr für den Vormonat erfasst werden können. Angenommen, Sie stellen Ihren Kunden die Rechnungen jeweils am 10. des Monats aus. Dann können Sie beispielsweise den 5. jedes Monats als Stichtag festlegen. So können Mitarbeiter ihre Stundenzettel für den Vormonat bis zum 5. des Monats ausfüllen. Danach können sie keine Arbeitszeiten mehr für den Vormonat erfassen. Die Genehmigenden haben bis zum 9. Zeit, die Stundenzettel zu genehmigen, bevor die Rechnungen am 10. ausgestellt werden.

• Wenn heute der 3. Mai ist und Sie den Stichtag auf 5 festgelegt haben, können Sie noch Zeit für den April (Vormonat) eintragen, jedoch nicht für März oder Februar. Diese Monate sind bereits gesperrt, da die entsprechenden Fristen bereits abgelaufen sind.
• Das Sperrdatum wird nur , wenn ein Benutzer einen Zeitpunkt zur Genehmigung einreicht oder einen bereits zur Genehmigung eingereichten Zeitpunkt bearbeitet.
• Während oder nach der Genehmigung kann die Zeit von der Person geändert werden, die das Recht hat, die Zeit zu genehmigen.
• Die gleiche Logik wie oben beschrieben wird beim Import von Zeitangaben via CSV und API verwendet.

Celoxis ermöglicht Ihnen den Import von Zeiteinträgen aus CSV-Dateien. Wenn Sie eine Microsoft Excel-Datei besitzen, können Sie diese im CSV-Format (Comma Separated Values) exportieren und anschließend in Celoxis importieren.

Um Zeiteinträge zu importieren, navigieren Sie zu HauptmenüAdministratorStundenzettelImportzeit (CSV).

Als Referenz können Sie eine Beispiel-CSV-Datei herunterladen, indem Sie auf „Beispiel-CSV-Datei herunterladen“ klicken.

Nach dem Hochladen der CSV-Datei müssen Sie jede Spalte der CSV-Datei dem entsprechenden Feld in Celoxis zuordnen. Standardmäßig erfolgt die Zuordnung in Celoxis automatisch. Sie können aber auch eine andere Spalte aus der Dropdown-Liste auswählen. Alternativ können Sie die „Option überspringen“ für ein Feld verwenden, das von Celoxis automatisch zugeordnet werden soll.

Unterstützte Felder:

• Aufgabe/App
• Benutzer - obligatorisch
• Öffnungszeiten - verpflichtend
• Kommentare
• Datum – Format JJJJ-MM-TT, Pflichtfeld
• Staatlich - obligatorisch
• Zeitcode - obligatorisch
• Abrechnungsfähig
• Kosten
• Genehmiger
• Ausgestellt von
• Benutzerdefinierte Felder – Sie müssen die Felder zuerst in Celoxis erstellen
• ID – erforderlich, nur beim Aktualisieren von Zeiteinträgen mithilfe einer CSV-Datei

Zeiteinträge aktualisieren

Celoxis bietet außerdem die Möglichkeit, bestehende Zeiteinträge durch den Import einer CSV-Datei zu aktualisieren. Um Zeiteinträge zu aktualisieren, müssen Sie die folgenden Angaben einfügen: Ausweis der Zeiteinträge in der CSV-Datei.
Um die ID der Zeiteinträge zu finden, fügen Sie im Bericht „Zeiteinträge“ eine Spalte „ID“ hinzuHauptmenüZeitprotokolle).

Dieser Artikel hilft Ihnen zu verstehen, wie Sie Überstunden verwalten und mithilfe der Zeitcodes in Celoxis Projektkosten und Abrechnungen ermitteln können.

Schritte

1. Definieren Sie zusätzliche Projektzeitcodes für jede Ihrer Überstundenaktivitäten und kennzeichnen Sie diese als kostenpflichtig. Wenn Sie beispielsweise bereits Zeitcodes wie Forschung, Konstruktion und Entwicklung haben, erstellen Sie zusätzliche Überstundenzeitcodes wie Forschung (ÜF), Konstruktion (ÜF) und Entwicklung (ÜF).
2. Definieren Sie die regulären Kosten und die Abrechnungssätze (bei nutzerbasierter Abrechnung) für Ihre Nutzer.
3. Bei Abrechnung auf Basis von Zeitcodes müssen Sie auch die Überstundensätze für Ihre Überstunden-Zeitcodes festlegen.
4. Erstellen Sie einen Bericht „Zeiterfassung“ mit folgenden Details:
   Name: Überstundeneinträge. Wählen Sie den Filter „Zeitcode“ und markieren Sie alle Überstunden-Zeitcodes in diesem Filter. Wählen Sie den Filter „Benutzer“ und markieren Sie ihn als abfragebereit . Ausgabe: Tabellarisch. Wählen Sie die Spalten Datum, Stunden, Kostensatz, Stundensatz. Gruppieren nach: Benutzer, Zeitcode.
5. Wenn Benutzer Überstunden erfassen möchten, fordern Sie sie auf, den entsprechenden Überstundencode im Stundenzettel auszuwählen.
6. Beim Genehmigen von Zeiteinträgen filtern Sie den in Schritt 4 erstellten Bericht nach einem bestimmten Benutzer, z. B. Benutzer: Joe Cool. Dadurch werden alle Überstundeneinträge von Joe Cool angezeigt.
7. Wählen Sie nun alle Überstundeneinträge aus und klicken Sie auf die Massenbearbeitungsfunktion .
8. Bei einem Abrechnungsmodell auf Zeitbasis wählen Sie die Option Kostensatz und legen Sie den Überstundenkostensatz fest.
9. Bei nutzerbasierter Abrechnung wählen Sie die Optionen Kostensatz und Abrechnungssatz aus und legen Sie anschließend den Kostensatz und Abrechnungssatz für Überstunden fest.
10. Genehmigen Sie die Zeiteinträge.

Beispielberichte

1. Reguläre Arbeitszeit vs. Überstunden (Tabellarische Übersicht)
2. Überstundenverteilung (Kreisdiagrammbericht)

Ja, Celoxis ermöglicht es Ihnen, die neuen Tarife auf bereits eingereichte oder genehmigte Zeiteinträge anzuwenden. Wenn der Zeiteintrag gespeichert oder zur Genehmigung eingereicht wird, werden die neuen Tarife während des Genehmigungsprozesses automatisch aktualisiert.

Sobald ein Zeiteintrag jedoch genehmigt ist, müssen Sie ihn bewusst bearbeiten, um die neuen Tarife mithilfe der Massenbearbeitungsfunktionen anzuwenden.

Die einzelnen Schritte finden Sie hier.

Eine Ausgabe in Celoxis durchläuft verschiedene Status, wie unten dargestellt.

Eingereicht

Der Vermerk „Genehmigung ausstehend“ bedeutet, dass der Kostenantrag zur Genehmigung eingereicht wurde.

• Jeder mit „Ausgabe hinzufügen“ kann in diesem Status eine Ausgabe erstellen.

Genehmigt

„Genehmigt“ bedeutet, dass die Ausgaben vom Projektmanager freigegeben wurden.

• Nach der Genehmigung kann die Ausgabe vom Einreicher nicht mehr bearbeitet werden. Allerdings kann jeder mit der zur Genehmigung Änderungen an der Ausgabe vornehmen.
• Informationen aus genehmigten Ausgaben wie Kosten und Einnahmen werden den jeweiligen Arbeitspaketen und Projekten zugeordnet.

Abgelehnt

„Abgelehnt“ bedeutet, dass die Ausgaben vom Projektmanager abgelehnt wurden.

• Der Einreicher wird per E-Mail benachrichtigt.

In Rechnung gestellt

„Invoiced“ bedeutet, dass die Ausgabe als in Rechnung gestellt gekennzeichnet wurde.

• Nur als abrechenbar gekennzeichnete Ausgaben können in Rechnung gestellt werden.
• Jeder mit zum Erstellen von Rechnungen kann eine Ausgabe in Rechnung stellen.
• Sobald die Rechnung gestellt ist, werden die in Rechnung gestellten Einnahmen den jeweiligen Arbeitspositionen und Projekten zugeordnet.

Ein Kostencode kennzeichnet die Kostenart einer Ausgabenposition. Gängige Kostencodes sind beispielsweise Verpflegung, Benzin, Telefonusw.

Ausgabencodes erleichtern die Berichtserstellung. Sie können Informationen über Ihre Aktivitäten zusammenfassen und daraus Kreis-, Balken- und diverse andere Berichte erstellen. So erhalten Sie beispielsweise einen Überblick darüber, wie Geld in verschiedenen Bereichen ausgegeben wird.

Verwendung von Ausgabencodes

Die Kostenstellencodes werden vom Einreicher für jede Position ausgewählt. Sie können die Kostenstellencodes in Filtern, Ausgabespalten und sogar Diagrammen verwenden.

Verwaltung von Spesenabrechnungen

Nur Administratoren können Ausgabencodes verwalten. Navigieren Sie zu HauptmenüAdministratorKostenAusgabencodes.

Der Einreicher einer Ausgabe kann diese als abrechenbar oder kostenpflichtig. Ist eine Ausgabe als abrechenbar gekennzeichnet, wird ihr Gesamtbetrag den Einnahmen des Arbeitspostens und somit dem Umsatz des Projekts hinzugefügt. Ist die Ausgabe als kostenpflichtig gekennzeichnet, wird ihr Gesamtbetrag den Kosten des Arbeitspostens und somit dem Kostenkonto des Projekts hinzugefügt.

Ausgabenglossar

Ausgaben können Aufgaben zugeordnet werden. Jede Ausgabe kann mehrere Positionen enthalten. Jeder Position kann ein Ausgabencode wie Reisekosten, Verpflegung usw. zugewiesen werden.

Um eine Ausgabe hinzuzufügen, HauptmenüAusgabenAlternativ können Sie auch auf eine Aufgabe klicken und im Aufgabenbildschirm anschließend auf „Aufgabe bearbeiten“ klicken Ausgabe hinzufügen.

Sie benötigen die Zeit & Spesen > GenehmigtErteilt Berechtigung zur Genehmigung von Ausgaben. Um Ausgaben zu genehmigen, klicken Sie hier HauptmenüGenehmigungenAusgaben genehmigen.

Das obige Beispiel zeigt zwei von Tanya eingereichte Ausgaben. Sie können auf eine Ausgabe klicken, um sie einzeln zu genehmigen oder abzulehnen, ODER Sie wählen eine oder mehrere Ausgaben aus und klicken auf „ Mit einem Klick genehmigen“, um sie alle gleichzeitig zu genehmigen.

Indem Sie Ausgaben als fakturiert markieren, signalisieren Sie dem Kunden, dass er eine offizielle Rechnung von Ihrem Unternehmen erhalten hat. Sie benötigen dafür die Zeit & Spesen > Rechnunggenehmigt Berechtigung zur Abrechnung von Ausgaben. Um Ausgaben abzurechnen, klicken Sie hier HauptmenüGenehmigungenRechnungsausgabenHier wird eine Liste aller abrechnungsfähigen Ausgaben angezeigt, die genehmigt, aber noch nicht in Rechnung gestellt wurden.

Ja, Sie können die genehmigten Ausgaben bearbeiten, sofern Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen. Dazu benötigen Sie die Berechtigungen „Zeit & Spesen >Genehmigte Ausgaben bearbeiten“ und „Zeit & Spesen >Genehmigte Ausgaben genehmigen“

Standardmäßig ordnet Celoxis Ressourcen Aufgaben anhand von Zuteilungsprozentsätzen zu. Mit der Stundenzuweisung können Sie stattdessen die geplanten Stunden für jede Ressource eingeben.

Sie können beispielsweise Joe (24 Stunden) und Peter (12 Stunden) derselben Aufgabe zuweisen. Celoxis behält dabei seine gewohnten Planungsfunktionen bei, einschließlich Abhängigkeiten, Einschränkungen, Arbeitskalender und automatischer Datumsberechnung.

Für wen ist es geeignet?

Nutzen Sie die Stundenzuweisung, wenn Ihr Team:

• Pläne funktionieren in Stunden, nicht in Prozenten.
• Es ist erforderlich, verschiedenen Ressourcen unterschiedliche Arbeitszeiten für dieselbe Aufgabe zuzuweisen.
• Möchte das normale Projektplanungsverhalten beibehalten.

Stundenzuteilung oder einfache Terminplanung?

• Mit der Stundenzuweisunglegen Sie die geplanten Stunden für jede Ressource fest. Verschiedene Ressourcen können unterschiedliche Stunden haben.
• Mit Easy Schedulinglegen Sie den geplanten Gesamtaufwand für die Aufgabe fest und wählen die Ressourcen aus. Celoxis verteilt den Aufwand dann gleichmäßig auf diese.

Die beiden Optionen können nicht gleichzeitig genutzt werden.

Stundenzuweisung aktivieren

Ein Administrator kann in den Unternehmenseinstellungen die Option „ Aufgabenressourcen in Stunden zuweisen“ aktivieren. Diese Einstellung gilt für alle Projekte im Unternehmen

So funktioniert es

• Der geplante Aufwand einer Aufgabe entspricht automatisch der Gesamtzahl der den Ressourcen zugewiesenen Stunden.
• Eine Änderung der Ressourcenstunden ändert nichts an der Dauer der Aufgabe.
• Aufgaben verwenden eine feste Dauer, daher ist der Aufgabenplantyp in diesem Modus nicht verfügbar.

Das Benachrichtigungscenter informiert Sie über Ereignisse und Neuigkeiten zu Elementen, die Sie interessieren. Beispiele für solche Ereignisse sind: Jemand hat eine Aufgabe in Ihrem Projekt abgeschlossen, Sie haben eine neue Antwort in einer Online-Diskussion erhalten oder eine neue Version der gewünschten Datei ist verfügbar. Die folgende Abbildung zeigt zwei neue Benachrichtigungen und eine neue Erwähnung.

In-App-Benachrichtigungen

In-App-Benachrichtigungen informieren Sie über Ereignisse in Elementen, denen Sie folgen, die Sie verwalten oder die Ihnen gehören. Dazu gehören neue Arbeitsaufträge, Änderungen an Elementen, Aktualisierungen von Aufgaben, Antworten in Online-Diskussionen usw. Die Anzahl ungelesener Benachrichtigungen wird über dem Symbol angezeigt. Sie können jederzeit auf das Symbol klicken, um Ihre aktuellen Benachrichtigungen anzuzeigen.

Durch Klicken auf ein beliebiges Element im Bedienfeld wird das Bedienfeld dieses Elements geöffnet, während durch Klicken auf „ Alle als gelesen markieren“ alle ungelesenen Benachrichtigungen als gelesen markiert werden.

@ Erwähnungen

@Erwähnungen sind der beste Weg, die Aufmerksamkeit Ihrer Kollegen auf ein Arbeitselement zu lenken. Sie können einen Benutzer erwähnen, indem Sie:

• Einen Kommentar zu einer Aufgabe hinzufügen oder deren Fortschritt aktualisieren.
• Eine Aktion ausführen, einem App-Element neu zuweisen oder einen Kommentar hinzufügen.
• An Diskussionen teilnehmen.

Die Anzahl der ungelesenen Nachrichten wird über dem Symbol angezeigt. Sie können jederzeit auf das Symbol klicken, um die letzten an Sie gerichteten Nachrichten anzuzeigen.

Durch Klicken auf ein beliebiges Element im Bedienfeld wird das Bedienfeld dieses Elements geöffnet; durch Klicken auf „ Alle als gelesen markieren“ werden alle ungelesenen Nachrichten als gelesen markiert.

Erwähnung eines Benutzers

Am einfachsten erwähnen Sie einen Benutzer, indem Sie auf das entsprechende Symbol im Menü des Textfelds klicken (siehe unten). Alternativ können Sie auch einfach @ eingeben.<first-name> , @<last-name> , @<username> oder @<first-name><last-name> im Textfeld. Im folgenden Beispiel sehen Emily und Tanya diese Nachricht in ihren Erwähnungen, wenn sie sich einloggen.

Manchmal müssen Sie Aktualisierungen von Arbeitselementen verfolgen, die Ihnen nicht zugewiesen sind, aber mit Ihrer Arbeit in Zusammenhang stehen. Indem Sie einem Arbeitselement folgen:

• Sie erhalten Aktualisierungen zu den Arbeitselementen per E-Mail-Benachrichtigung.
• Sie können sogar auf die E-Mails antworten, wodurch Ihre Kommentare dem jeweiligen Arbeitselement hinzugefügt werden.

Einem Arbeitselement zu folgen ist eine hervorragende Möglichkeit, über dessen Aktualisierungen und Kommentare auf dem Laufenden zu bleiben. Wenn Sie einem Arbeitselement folgen, sehen Sie dessen Aktualisierungen im Aktivitätsstream und erhalten sofortige E-Mail-Benachrichtigungen.

Einem Arbeitselement folgen

Die einem Task oder App-Element zugewiesenen Personen sowie der State Manager/Projektmanager folgen diesem Task oder App-Element automatisch: So beginnen Sie, einem Arbeitselement zu folgen:

• Klicken Sie auf „Folgen “ im Bereich des Aufgaben-/App-Elements.
• Alternativ können Sie im Aktionsmenü der Aufgabe oder des App-Elements auf „ Folgen“.

Der Aktivitätsstream-Bericht ermöglicht es Ihnen, die jüngsten Ereignisse in Projekten, Aufgaben, Fehlern usw. einzusehen, die Ihnen zugewiesen sind, die Sie verwalten oder denen Sie folgen. Dieser Bericht kann auch in einem Ihrer Dashboards angezeigt werden. Ein Beispiel ist unten dargestellt:

Wie Sie sehen, ist der Verlauf nach Objekten gruppiert und die letzten Ereignisse für jedes Objekt werden angezeigt. Mit einem Klick auf „ Alle anzeigen“ sehen Sie alle Aktivitäten seit der Erstellung des Objekts. Es gibt auch ein Kommentarfeld, in dem Sie Ihre Anmerkungen hinzufügen können. Und wie bei jedem anderen Bericht können Sie die anzuzeigenden Informationen individuell anpassen.

Dateien durchlaufen oft einen Entwicklungsprozess und werden mehrfach überarbeitet. In Teams wirken häufig verschiedene Personen an einer Datei mit. Ohne eine gewisse Kontrolle lassen sich manche wichtige Fragen nur schwer beantworten:

• Habe ich die aktuellste Version der Datei?
• Überschreibe ich die Änderungen einer anderen Person an dieser Datei?
• Wer arbeitet alles an dieser Datei?
• Welche Änderungen wurden seit der letzten Version, die wir an den Kunden gesendet haben, vorgenommen?

Mit Celoxis können Sie diese und viele weitere Fragen beantworten. Celoxis bietet ein einfaches, intuitives und benutzerfreundliches Versionskontrollsystem.

Grundlagen

Dateien in Projekt- und Aufgabenordnern können versioniert werden. Der grundlegende Prozess ist wie folgt:

• Eine Datei auschecken
• Nehmen Sie die Änderungen auf Ihrem lokalen Computer vor
• Datei einchecken

Kasse

Durch das Auschecken einer Datei signalisieren Sie dem System und Ihrem Team, dass Sie beabsichtigen, Änderungen an dieser Datei vorzunehmen. Nach dem Auschecken können Sie diese Kopie auf Ihrem Computer speichern, Änderungen daran vornehmen und sie anschließend wieder einchecken.

Mehrere Benutzer können eine Datei gleichzeitig auschecken, es sei denn, der Auscheckvorgang ist exklusiv . Ein exklusiver Auscheckvorgang bedeutet, dass niemand sonst diese Datei auschecken kann, bis Sie sie wieder einchecken oder Ihren Auscheckvorgang rückgängig machen.

Wenn jemand anderes eine Datei eincheckt, während Sie daran arbeiten, werden Sie benachrichtigt. Wenn Sie beispielsweise Version 1.3 einer Datei haben und jemand Version 1.4 eincheckt, werden Sie darüber informiert, dass Sie eine ältere Version verwenden.

Eine Datei auschecken

Klicken Kasse.

Um einen Checkout rückgängig zu machen

Wenn Sie eine Datei ausgecheckt, aber entschieden haben, dass Sie sie nicht aktualisieren müssen, können Sie zurücksetzen den Check-in durch Klicken Zurücksetzen

Aktuelle Check-outs anzeigen

Wenn Sie die Spalte „Versionen“ oder die Dokumentinformationsseite auswählen, sehen Sie die Liste der Benutzer, die die Datei ausgecheckt haben. Ein „X“ bedeutet, dass die Auscheckung exklusiv ist.

Einchecken

Sobald Sie die Änderungen an der Datei auf Ihrem Computer abgeschlossen haben, müssen Sie freigeben . Beim Einchecken laden Sie die neue Version der Datei hoch und geben Ihre Kommentare ein. Das System speichert alle Eincheckvorgänge.

Celoxis warnt Sie auch vor potenziellen Konflikten. Betrachten Sie beispielsweise folgendes Szenario:

• Sie haben am Montag die Version 1.0 einer Datei im nicht-exklusiven Modus ausgecheckt, weil Sie ein paar Kapitel hinzufügen möchten.
• Joe schaut sich am Dienstag dieselbe Version, also 1.0, an, um ein paar Rechtschreibfehler zu korrigieren.
• Nachdem Joe die Tippfehler korrigiert hat, checkt er die Datei sofort wieder ein, um Version 1.1 zu erstellen. Da Sie eine ältere Version besitzen, sind diese Korrekturen in Ihrer Datei natürlich nicht sichtbar. Celoxis sendet Ihnen nun eine E-Mail-Benachrichtigung, dass eine neue Version der Datei verfügbar ist und Ihre Version möglicherweise veraltet ist.
• Wenn Sie versuchen, Ihre Datei einzuchecken, warnt Celoxis Sie, dass die gleiche Datei bereits während Ihrer Änderungen eingecheckt wurde und daher ein potenzieller Konflikt besteht. Nach dieser Warnung müssen Sie die Änderungen zusammenführen (z. B. mit der Seriendruckfunktion von Microsoft Word) und die Datei erneut einchecken.

Eine Datei einchecken

Klicken EincheckenSie können die Änderung entweder als Hauptänderung (z. B. 1.2 → 2.0) oder als Nebenänderung (1.2 → 1.3) kennzeichnen. Versionsnummern haben keinen Einfluss auf das Systemverhalten und können gemäß Ihren Unternehmensrichtlinien verwendet werden. Es empfiehlt sich, eine Änderung als Hauptänderung zu kennzeichnen, wenn Sie sie an Ihren Kunden senden möchten.

Revisionshistorie

Um alle Änderungen zusammen mit den Kommentaren anzuzeigen, klicken Sie hier Details anzeigenSie können auch eine bestimmte Version der Datei herunterladen.

Beim Hinzufügen von Kalenderereignissen können Sie die Auswirkungen auf die Ressourcenverfügbarkeit angeben. Wenn Sie beispielsweise einen Tag lang an einer externen Besprechung teilnehmen, möchten Sie nicht, dass für diesen Tag Aufgaben für Sie eingeplant werden.

Beim Hinzufügen von Kalenderereignissen können Sie die Auswirkungen auf die Verfügbarkeit auf folgende Weise angeben:

• Nein – dieses Ereignis hat keine Auswirkungen auf die Verfügbarkeit.
• Die Funktion „Veranstaltungsplanung in Arbeit“ fügt die Veranstaltungsdauer zur Verfügbarkeit des Inhabers sowie aller Eingeladenen, die die Einladung angenommen haben, hinzu.
• Veranstaltungsplan nicht verfügbar – die Veranstaltungsdauer wird aus der Verfügbarkeitsliste des Inhabers sowie aller Eingeladenen, die die Einladung angenommen haben, entfernt.

Die Freigabeeinstellungen steuern, wie andere Ihren Kalender sehen. Wenn Sie die Freigabe Ihres Ereignisses wie folgt festlegen:

• Privat — Die Veranstaltung ist für keinen anderen Benutzer als Sie selbst und die Eingeladenen sichtbar.
• Als belegt anzeigen —Die Veranstaltung wird als „Belegt“ angezeigt, und außer Ihnen und den Eingeladenen werden keine weiteren Details angezeigt.
• Öffentlich — Die Veranstaltung wird allen gezeigt.

Sie und Ihr Team können im Rahmen eines Projekts Diskussionen führen. Sie können auch die Projektkunden in die Diskussion einbeziehen. Ein Beispiel, in dem ein Team über ein Design diskutiert, ist unten dargestellt.

Eine Diskussion einleiten

Um eine Diskussion zu starten, klicken Sie hier HauptmenüDiskussionAlternativ können Sie auch auf ein Projekt klicken, um dessen Bedienfeld zu öffnen, und dann klicken Eine Diskussion starten.

Teilnehmerverwaltung

Teilnehmer können die Diskussion verfolgen und erhalten außerdem E-Mail-Benachrichtigungen über alle Antworten. Sie können einfach auf die E-Mail antworten und sogar Anhänge hinzufügen; die Diskussion wird automatisch aktualisiert.

Um die Teilnehmer zu verwalten, klicken Sie auf „Bearbeiten“ . Über dieses Formular können Sie die Follower ändern oder entscheiden, ob die Kunden des Projekts Zugriff erhalten sollen (siehe unten).

Die Diskussion wird für Kommentare geschlossen

Wenn Sie eine Diskussion für Kommentare schließen, können keine weiteren Beiträge mehr verfasst werden. Klicken Sie zum Schließen auf Bearbeiten “ und aktivieren Sie die Option „ Diese Diskussion für Kommentare schließen“, wie in der Abbildung oben gezeigt. Sie können diese Option jederzeit wieder deaktivieren.

Celoxis sendet Ihnen E-Mail-Benachrichtigungen zu Arbeitselementen, sobald Sie einem Arbeitselement zugewiesen werden oder dieses verwalten. Sie erhalten außerdem E-Mail-Benachrichtigungen, wenn Sie Arbeitselemente verfolgen.

In beiden Fällen können Sie auf diese E-Mails antworten, um Ihre Kommentare festzuhalten. Wenn Sie Ihrer Antwort Dateien anhängen, werden diese den jeweiligen Arbeitselementen hinzugefügt.

Abmeldung von E-Mail-Benachrichtigungen

Wenn Sie einem Arbeitselement folgen und keine E-Mail-Benachrichtigungen mehr erhalten möchten, können Sie die entsprechende Arbeitsaufgabe entfolgen, indem Sie in der E-Mail-Fußzeile auf den „Entfolgen“ . Wenn Sie einem Arbeitselement nicht folgen, es aber zugewiesen sind oder verwalten, können Sie Ihre E-Mail-Einstellungen anpassen.

Dateien an Projekte anhängen

Für weitere Informationen klicken Sie hier.

Dateien an Aufgaben anhängen

Für weitere Informationen klicken Sie hier.

Anhängen von Dateien an benutzerdefinierte App-Elemente

Für weitere Informationen klicken Sie hier.

Wie beim Hinzufügen von Dateien können Sie auch Verknüpfungen zu Ordnern hinzufügen, indem Sie auf das Symbol des Ordners klicken und anschließend auf „ Verknüpfung hinzufügen“.

Jedes Projekt hat standardmäßig einen eigenen Ordner. In den meisten Fällen laden Sie Dateien in diesen Ordner hoch. Bei einer großen Anzahl von Dokumenten können Sie in diesem Ordner Unterordner erstellen. Das folgende Beispiel zeigt, dass das Projekt die beiden Unterordner „ Home Page Samples“ und „Logos“.

Um einen Unterordner hinzuzufügen, klicken Sie auf ein Projekt, um dessen Bedienfeld zu öffnen, und anschließend auf den „Dateien“ . Klicken Sie im Menü neben dem Projektnamen auf „Unterordner hinzufügen“ wie oben dargestellt.

Im Laufe des Projekts stellen Sie möglicherweise fest, dass der Inhalt des Dokuments oder der Dokumente in einem Ordner zu einem anderen Projekt gehört oder dass sie einfach dem falschen Projekt oder der falschen Aufgabe zugeordnet wurden.

In einer solchen Situation können Sie die Datei/den Ordner mithilfe der folgenden Funktion in das richtige Projekt/die richtige Aufgabe verschieben: Bewegen Option verfügbar unter der DokumentaktionenBewegen des Dokuments.

Um alle Änderungen zusammen mit den Kommentaren anzuzeigen, klicken Sie hier Details anzeigenSie können auch eine bestimmte Version der Datei herunterladen. Die folgende Abbildung zeigt den Versionsverlauf. Durch Klicken auf die Versionsnummer wird die entsprechende Version der Datei heruntergeladen.

Sie können Ereignisse in Ihrem Kalender hinzufügen, und wenn Sie über administrative Berechtigungen verfügen, können Sie auch Ereignisse für andere Benutzer, für einen Arbeitskalender oder für das gesamte Unternehmen hinzufügen.

Um ein Ereignis hinzuzufügen, klicken Sie oben rechts auf das Benutzersymbol und anschließend auf „Kalender“. Klicken Sie auf der neuen Seite in die Datumszelle, in der Sie das Ereignis hinzufügen möchten.

Folgen Sie den nachstehenden Schritten, um den Celoxis-Kalender nach Outlook zu exportieren.

• Holen Sie sich die URL des Celoxis-Kalenders.
• Kopiere den Link.
• Öffnen Sie nun den Kalender in Ihrer Outlook-Anwendung.
• Klicken Sie auf Kalender öffnen > Aus dem Internet.

Ja, Kunden können an Diskussionen teilnehmen, sobald sie als Follower hinzugefügt wurden . Weitere Informationen zu Followern finden Sie hier.

Sie können die Kalender anderer Nutzer einsehen. Von diesem Nutzer als „Öffentlich“ markierte Veranstaltungen werden angezeigt, und Sie können die Details der Veranstaltungen einsehen. Veranstaltungen mit dem Status „Beschäftigt“ werden während der gesamten Dauer der Veranstaltung als „Beschäftigt“ angezeigt. „Private“ Veranstaltungen werden nicht angezeigt.

Um sie anzuzeigen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Benutzer“ und wählen Sie den Benutzer aus, dessen Ereignisse Sie sehen möchten

Ja, der Dokumentinhalt wird durchsucht. Ihre Suchergebnisse enthalten den Namen des Dokuments, falls passende Schlüsselwörter gefunden werden.

In einem Dokumentenbericht gibt es einen Filter „ Angehängt an“, mit dem Sie Dokumente filtern können, die einem Projekt oder einer Aufgabe angehängt sind.

Ja, Sie können ein Dokument mit einem Kunden teilen. Beim Hochladen von Dokumenten sehen Sie ein Kontrollkästchen „ Mit Kunden teilen“ . Wenn Sie dieses aktivieren, wird das Dokument in einem Dokumentenbericht angezeigt, der mit dem Kunden geteilt wird.

Benutzerdefinierte Apps sind leistungsstarke, workflowbasierte Anwendungen, die von Kunden wie Ihnen entwickelt wurden. Sie können die einzelnen Schritte und die jeweils beteiligten Personen definieren, benutzerdefinierte Felder erfassen und sogar Timeout-Regeln festlegen. Dank unserer leistungsstarken Berichtsfunktionen sind benutzerdefinierte Apps eine hervorragende Ergänzung zu den umfassenden Projektmanagement-Funktionen von Celoxis.

Kunden nutzen individuelle Apps, um Urlaubsanträge zu bearbeiten, Änderungsanfragen von Kunden zu bearbeiten, die Qualität von Geräten zu prüfen, Softwarefehler zu beheben und vieles mehr! Wenn Sie Tabellenkalkulationen zur Datenverwaltung verwenden, sollten Sie über den Umstieg auf individuelle Apps nachdenken.

Die Leistungsfähigkeit individueller Anwendungen lässt sich am besten anhand eines Beispiels veranschaulichen. Acme Consulting hat eine Bug-Tracking-Anwendung in Celoxis entwickelt.

1. Der Kunde von Acme sendet eine E-Mail an bugs@acme.com mit einem Bild als Dateianhang.
2. Der Fehlerbericht wird in Celoxis automatisch erstellt, zusammen mit dem Bild als Anhang.
3. Quentin aus dem QA-Team bemerkt den Fehler in der Unbestätigte Fehler Scheibe auf seinem Armaturenbrett.
4. Er bestätigt, dass es sich tatsächlich um einen Fehler handelt und markiert den Fehler als Verifiziert.
5. Der Fehler wird automatisch an Dave, einen Softwareentwickler, weitergeleitet.
6. Dave wird per E-Mail benachrichtigt und entdeckt den Fehler ebenfalls Mir zugewiesene Fehler Scheibe auf seinem Armaturenbrett.
7. Dave behebt den Fehler und markiert ihn als Fehler GelöstDabei trägt er, gemäß den Unternehmensrichtlinien, auch die Liste der geänderten Dateien in ein benutzerdefiniertes Feld ein.
8. Der Fehler wird automatisch dem Benutzer (Quentin) zugewiesen, der den Fehler bestätigt hat, um ihn zu testen.
9. Die Firmenrichtlinie sieht vor, alle Fehler innerhalb von 72 Stunden zu testen, aber Quentin verpasst das.
10. Eine E-Mail über den Vorfall wird automatisch an den QA-Manager und Quentin gesendet und der Fehler wird als solcher markiert verzögert.
11. Quentin bestätigt die Fehlerbehebung und markiert den Fehler als Geschlossen.
12. Dem Kunden wird automatisch eine E-Mail mit Informationen zur Fehlerbehebung zugesendet.
13. Der Kunde mag Acme.

Wie Sie sehen können, hat Celoxis den Fehlerbericht aus einer E-Mail erstellt, ihn dann an die richtigen Personen weitergeleitet und, während diese ihren Teil der Arbeit erledigten, die notwendigen Informationen von ihnen erfasst, bevor sie ihn an den nächsten Mitarbeiter weiterleiteten, und gleichzeitig auf etwaige Verzögerungen geachtet.

Wir werden anhand eines Beispiels lernen, wie man benutzerdefinierte Anwendungen erstellt. Wir entwickeln eine einfache Bug-Tracking-Anwendung. Wir gehen von zwei Teams aus: Entwickler – sie beheben Fehler – und QA (kurz für Qualitätssicherung) – sie testen die von den Entwicklern vorgenommenen Korrekturen. Wir modellieren den folgenden Bug-Workflow:

In einfachen Worten ausgedrückt bedeutet das Diagramm:

• Wenn ein Fehler gemeldet wird, befindet er sich im Status „Neu“.
• Die Qualitätssicherung prüft den Fehler. Handelt es sich nicht um einen Fehler, wird der Fehlerstatus auf „Geschlossen“ gesetzt; andernfalls auf „ Verifiziert“.
• Ein von einem Entwickler als behoben bestätigter Fehler wird in den Status „Behoben“ verschoben .
• Die Korrektur wird anschließend von der Qualitätssicherung getestet. Schlägt der Test fehl, wird der Fehler auf „Wieder geöffnet“ gesetzt; andernfalls auf „Geschlossen“.
• Ein erneut geöffneter Fehler, der vom Entwickler behoben wurde, wird in den Status „Behoben“ verschoben.

Jede Blase repräsentiert eine Phase im Lebenszyklus eines Fehlers, jeder Pfeil eine Aktion des Endbenutzers. Neben jedem Status ist das zuständige Team angegeben. Ein Fehler kann nicht direkt von einem Status in einen anderen wechseln, z. B. nicht von „ Neu“ zu „ Behoben“.

Wir selbst nutzen eine eigene Bugtracking-Anwendung, die jedoch deutlich mehr Status anzeigt, um beispielsweise zu dokumentieren, ob ein Testfall vorhanden war, ob die Dokumentation aktualisiert oder ein neuer Testfall hinzugefügt wurde. Sie können den Workflow beliebig komplex oder einfach gestalten. Fürs Erste bleiben wir aber bei dem oben beschriebenen einfachen Workflow.

Erstellen einer App

Um eine App zu erstellen, gehen Sie zu HauptmenüAdministratorBenutzerdefinierte AppsApps und klicken Sie auf HinzufügenSie sehen ein Formular mit vielen Registerkarten. Wir werden jede Registerkarte im Folgenden erläutern.

Die Registerkarte „Basis“

Dieser Tab definiert einige grundlegende Eigenschaften der App. Darüber hinaus steuert er auch bestimmte Verhaltensweisen der App.

Die Registerkarte „Staaten“

Dieser Tab definiert die Zustände der App. Sie können hier auch den Start- und Endzustand im Workflow markieren. Wir haben alle Zustände unseres Bug-Workflows aufgelistet.

Die Registerkarte „Workflow“

Dieser Tab definiert alle Pfeile im Workflow-Diagramm. Jeder Pfeil repräsentiert eine Endbenutzeraktion. Weitere Informationen zur Verwendung finden Sie später in der Dokumentation.

Die Registerkarte „Trigger“

Mithilfe von Triggern können Sie Celoxis anweisen, Zustandsübergänge durchzuführen, wenn es eine E-Mail vom Anforderer empfängt.

In unserer Bug-Tracking-App benötigen wir keine Auslöser. Betrachten wir jedoch beispielsweise diesen Helpdesk-Workflow . Im Fall der Helpdesk-App ist der Anfragende die Person, die eine Frage gestellt hat. Wenn

Das

Person antwortet über

E-Mail

Wir möchten, dass das Ticket automatisch in den „Ungelöst“ , damit es dem Support-Team zur Kenntnis gebracht wird. Anders ausgedrückt: Wir möchten, dass die Wiederöffnungs- Übergänge erfolgen. In diesem Fall würden wir unsere Auslöser wie folgt definieren:

Registerkarte „Landesmanager“

Ein Statusmanager ist ein Benutzer, der als Manager fungiert, wenn sich eine App in einem bestimmten Status befindet. Er wird benachrichtigt, wenn sich etwas an einem Element in diesem Status ändert. In unserem Beispiel unten ist Mark der QA-Manager und somit für die Status „Neu“ und „Behoben“ verantwortlich, in denen das QA-Team arbeitet.

Sie können Statusmanager auf Projektebene überschreiben, wenn die Person, die diesen Status verwaltet, eine andere ist.

Wie geht es weiter?

Wir haben eine benutzerdefinierte App für unseren Bug-Workflow erstellt. Im nächsten Kapitel werden wir dem Bug einige benutzerdefinierte Felder hinzufügen.

Im vorherigen Kapitel haben wir den Workflow erstellt, hier erstellen wir benutzerdefinierte Felder für unseren Fehlerbericht. Standardmäßig verfügen alle Workflows über die folgenden Felder:

• Name
• Priorität
• Zugewiesen an
• Antragsteller
• Fälligkeitsdatum – ein optionales Datum, das den voraussichtlichen Fertigstellungstermin dieses Artikels angibt
• Beschreibung

Fügen wir unserem Bug:

• Betroffene Versionen – eine Liste aller von diesem Fehler betroffenen Versionen.
• Behobene Versionen – eine Liste aller Versionen, in denen dieser Bugfix hochgeladen wurde

Da wir das „Betroffene Versionen“ beim Erstellen eines Fehlers verfügbar haben möchten, fügen wir es unserer Bug -App hinzu.

Da wir möchten, dass der Entwickler das Feld „Fixierte Versionen“ ausfüllt.

nur

Wenn er die Fehler als behoben markiert, d. h. Verifiziert → Behoben und Wieder geöffnet → Behoben, ordnen wir sie den Fix -Aktionen wie unten gezeigt zu:

Wie geht es weiter?

Wir haben unsere Anwendung erstellt und auch benutzerdefinierte Felder dafür definiert. Im nächsten Kapitel werden wir unseren Bugtracker in Aktion sehen.

Bisher haben wir unsere Anwendung konfiguriert. Jetzt wollen wir verstehen, wie Ihre Nutzer die App verwenden werden. Wir werden sehen, wie sich unsere App auf die Benutzeroberfläche auswirkt und Ihnen ein praxisnahes Szenario vorstellen.

Bug-App und die Benutzeroberfläche

Menü hinzufügen

Der Fehler wird als Option im Hauptmenü .

Menü anzeigen

Bugs erscheint auch als Option auf der HauptmenüAppsBugs Speisekarte.

Neues Berichtsmenü

Sie können außerdem einen Bericht für die Bug -App erstellen. Ihnen steht das gesamte Spektrum an Filtern, Gruppen, Diagrammen usw. zur Verfügung.

Hinzufügen eines Fehlers

Megan möchte einen Fehler melden. Sie klickt auf HauptmenüInsekt und sie sieht die Form:

Zusätzlich zu den regulären Feldern können Sie die benutzerdefinierten Felder sehen, die wir zuvor hinzugefügt haben.

Fehler im Status: Neu

Der Fehler wurde Quentin, unserem QA-Mitarbeiter, zugewiesen. Er klickt auf den Link zum Fehler und sieht Folgendes:

Die Überprüfungsaktion wird ausgeführt

Quentin bestätigt, dass der Fehler tatsächlich existiert und klickt auf „Bestätigen“. Ihm wird ein Formular wie dieses angezeigt:

Er weist den Fall Vardhan, einem Entwickler, zu. Er könnte auch Megan, die den Fehler gemeldet hat, benachrichtigen. Da es aber nichts Wichtiges zu berichten gibt, verzichtet er darauf. Nachdem er das Formular abgeschickt hat, ändert sich der Status des Fehlers auf „ Verifiziert “.

Fehlerstatus: Verifiziert

Vardhan erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, dass er diesem bestätigten Fehler zugewiesen wurde. Er klickt auf den Link und sieht Folgendes:

Die Überprüfungsaktion wird ausgeführt

Vardhan behebt den Fehler und klickt auf die „Reparieren “. Ihm wird ein Formular wie dieses angezeigt:

Beachten Sie, wie ihm das „Fixierte Versionen“ .

Wie geht es weiter?

Das obige Beispiel veranschaulicht, wie sich der Fehler durch die verschiedenen Zustände bewegt, wie die richtigen Felder zum richtigen Zeitpunkt erfasst werden und wann Benachrichtigungen versendet werden. Es vermittelt Ihnen einen guten Überblick über die Möglichkeiten und Vorteile der Celoxis-Benutzeranwendungen. Wir haben außerdem gesehen, dass es eine Option zum Versenden von E-Mails an die Anfragenden gibt. Celoxis ermöglicht die Anpassung dieser E-Mails; dies ist Thema des nächsten Kapitels.

Im letzten Kapitel haben wir gesehen, wie Sie den Anfragenden während der Durchführung von Aktionen benachrichtigen können. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie das E-Mail-Format mithilfe einfacher Vorlagen steuern. Wichtig ist, dass diese Vorlagen nur die E-Mails an Anfragende regeln, nicht aber die Benachrichtigungs-E-Mails an andere Benutzer.

Anpassen der E-Mail-Vorlage

Offen HauptmenüAdministratorBenutzerdefinierte AppsVorlage für eine E-Mail an den AnfordererSie können die globale Vorlage oder die Vorlage pro Arbeitsbereich anpassen. Klicken Sie auf das Symbol neben -Alle- Arbeitsbereich zum Bearbeiten der globalen Vorlage. Wenn Sie einem Projekt Fehler hinzufügen, wird der Arbeitsbereich des Fehlers als Arbeitsbereich des Projekts betrachtet.

Wie geht es weiter?

In diesem Kapitel haben wir gesehen, wie man die E-Mails konfiguriert, die an Anfragende versendet werden. Im nächsten Kapitel erfahren wir, wie man zeitbasierte Regeln zu unserer App hinzufügt.

Die Timeout-Richtlinie ist ein Regelsatz, der festlegt, was geschehen soll, wenn ein App-Element länger als die angegebene Verweildauer in einem bestimmten Zustand verweilt.

In den vorangegangenen Kapiteln haben wir den Workflow erstellt und unsere benutzerdefinierten Felder definiert. Nun fügen wir einige Timeout-Regeln hinzu.

Um mit unserer Bug-App fortzufahren, gehen wir davon aus, dass unser Unternehmen strenge Qualitätssicherungsrichtlinien hat und Folgendes vorschreibt:

• Regel Nr. 1: Ein neuer Fehler sollte innerhalb von 48 Stunden verifiziert werden. Handelt es sich um einen Fehler mit hoher Priorität, sollte die Verifizierung stattdessen innerhalb von 24 Stunden erfolgen.
• Regel Nr. 2: Ein als behoben markierter Fehler sollte innerhalb von 72 Stunden nach der Markierung getestet werden. Handelt es sich um einen Fehler mit hoher Priorität, sollte der Test stattdessen innerhalb von 48 Stunden erfolgen.

Hinzufügen einer Timeout-Richtlinie

Öffnen Sie die App-Liste, indem Sie zu HauptmenüAdministratorBenutzerdefinierte AppsApps und klicken Sie auf das Symbol für unsere Bug-App. Klicken Sie dann auf die Hinzufügen Taste.

Wie geht es weiter?

In diesem Kapitel haben wir gesehen, wie man Timeout-Richtlinien definiert und wofür sie verwendet werden. Im nächsten Kapitel erfahren wir, wie man Workflows aus E-Mails heraus initiiert.

Benutzerdefinierte Apps können per E-Mail initiiert werden. E-Mails können entweder frei formuliert (von Personen gesendet) oder strukturiert (durch Ausfüllen eines Webformulars generiert) sein.

Direkte Schnittstelle

Dies wird verwendet, wenn wir Arbeitsabläufe starten möchten, sobald jemand eine E-Mail an eine bestimmte Adresse sendet. Beispielsweise möchten wir möglicherweise Fehlerberichte erstellen, wenn unsere Kunden eine E-Mail an bugs@acme.com.

Weitere Informationen finden Sie unter HauptmenüAdministratorBenutzerdefinierte AppsE-Mail-Integration Seite.

Indirekte Schnittstelle

Dies hilft Ihnen, ein bestehendes System in eine Ihrer benutzerdefinierten Anwendungen zu integrieren. Beispielsweise haben Sie auf Ihrer Website ein webbasiertes Formular, das Benutzer ausfüllen und absenden, um einen Workflow in Celoxis zu starten.

In diesem Modell sendet Ihr Programm eine Klartext Senden Sie eine E-Mail an eine E-Mail-Adresse mit einem gut formatierten Nachrichtentext, wie in beschrieben HauptmenüAdministratorBenutzerdefinierte AppsE-Mail-Integration Seite.

E-Mail-Aliasse

Wenn Sie die direkte E-Mail-Schnittstelle nutzen möchten, ist es ratsam, Ihren Nutzern einfache und ansprechende E-Mail-Adressen anzubieten, beispielsweise bugs@acme.com oder support@weyland-yutani.com. Die von Celoxis generierten Adressen sehen jedoch eher so aus: abracadbra+NEI-4.g0.1b.2m8.0.0-eqro@celoxis.com. Um diese Unterschiede zu überbrücken, verwenden Sie E-Mail-Aliasse.

Angenommen, Acme möchte Fehler in Celoxis erzeugen, wenn Nutzer E-Mails an bugs@acme.com. Acme würde dann Folgendes tun:

1. Generieren Sie die E-Mail-Adresse für den Fehlerbericht, indem Sie zu folgender Seite gehen: HauptmenüAdministratorBenutzerdefinierte AppsE-Mail-IntegrationNehmen wir an, diese E-Mail-Adresse lautet: gobbledygook@celoxis.com
2. Acme würde auf seinem E-Mail-Server einen Alias ​​erstellen, der bugs@acme.com auf gobbledygook@celoxis.com
3. Wenn Acme ein SaaS-Kunde ist, würde er uns über diese Zuordnung informieren und wir würden unsere Server aktualisieren. Dies würde in der Regel einen Werktag dauern.
   Wenn Acme ein On-Premise-Kunde ist, können sie öffnen SiteAdminWebsite-EinstellungenE-Mail-Aliasse und eintreten bugs@acme.com:gobbledygook@celoxis.com Im Textfeld speichern und den Server neu starten.

Mit dieser Funktion können Sie zusammengehörige Elemente verknüpfen. Wenn beispielsweise eine Aufgabe als Reaktion auf ein Problem erstellt wurde, können Sie die beiden durch Hinzufügen dieser Beziehung verknüpfen. Sobald die Verknüpfung hergestellt ist, können Sie schnell von der Aufgabe aus auf das Problem zugreifen und umgekehrt.

Sobald Sie A als mit B verknüpft hinzufügen, wird B automatisch mit A verknüpft, was bedeutet, dass Sie von A aus auf B zugreifen können und umgekehrt.

Hinzufügen verwandter Elemente

Klicken Sie auf „Hinzufügen“ (siehe unten), um ein zugehöriges Element hinzuzufügen. Sie können bis zu 10 Beziehungen für ein Element hinzufügen.

Ein Kunde kann Probleme, Änderungsanforderungen und alle von ihm erstellten oder ihm zugewiesenen App-Elemente einsehen. Dies schränkte die Transparenz des Kunden ein, insbesondere wenn das Team die Liste aller in einem Projekt aufgetretenen Probleme teilen musste. Mit der unten hervorgehobenen Option können Sie App-Elemente auswählen, die der Kunde sehen soll, auch wenn er keine Rolle spielt.

App-Glossar

Bei der Bearbeitung eines App-Elements kann es vorkommen, dass der Bearbeiter oder der Manager Kommentare dazu protokollieren muss.

Um Kommentare hinzuzufügen, klicken Sie auf den entsprechenden App-Eintrag, z. B. Ihren Fehler, Ihr Risiko usw. Klicken Sie anschließend im Bereich des Eintrags auf … MehrKommentarSie können dies überprüfen Benachrichtige den Antragsteller Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie den Anfragenden des App-Elements über diesen Kommentar benachrichtigen möchten.

Sobald ein Kommentar hinzugefügt wurde, erhalten alle Follower eine E-Mail-Benachrichtigung mit dem neuen Kommentar.

Um Dateien an ein benutzerdefiniertes App-Element anzuhängen, klicken Sie auf das Element und anschließend im zugehörigen Bereich auf „ Dateien anhängen“ wie unten dargestellt.

Wenn Sie einem App-Element (z. B. einem Fehler) folgen, werden Sie über Aktivitäten in diesem Element benachrichtigt, etwa wenn jemand einen Kommentar hinzufügt oder eine Datei anhängt. Die Benachrichtigungen erfolgen per E-Mail und über das Benachrichtigungscenter. Als Bearbeiter, Projektmanager oder Statusmanager werden Sie automatisch benachrichtigt und müssen die Aufgabe nicht explizit verfolgen.

Entfolgen

Um nicht mehr zu folgen, klicken Sie einfach auf den Link „Nicht mehr folgen“ auf der Registerkarte „Übersicht “ des jeweiligen Elements in der Fußzeile der E-Mail-Benachrichtigung.

Gelegentlich kann es vorkommen, dass Sie den Fehler oder das Problem einem anderen Benutzer zuweisen möchten, beispielsweise weil der zugewiesene Benutzer im Urlaub ist oder mit anderen Aufgaben beschäftigt ist.

Um ein App-Element neu zuzuweisen, klicken Sie auf das entsprechende App-Element (z. B. Ihren Fehler, Ihr Risiko usw.). Klicken Sie anschließend im Bereich des Elements auf … Neu zuweisenDer neue Benutzer erhält eine E-Mail-Benachrichtigung über die neue Aufgabe.

Sie können ein App-Element in ein anderes Projekt oder einen anderen Arbeitsbereich verschieben. Klicken Sie dazu auf das App-Element (z. B. Ihren Fehlerbericht, Ihr Risikobericht usw.). Klicken Sie anschließend im Bereich des Elements auf … BewegenSie werden aufgefordert, das Projekt oder den Arbeitsbereich auszuwählen, in den Sie das App-Element verschieben möchten.

Celoxis ermöglicht es Ihnen, App-Elemente (z. B. Fehler, Risiken usw.) aus einer CSV-Datei in ein Projekt zu importieren. Wenn Sie eine Microsoft Excel-Datei besitzen, können Sie diese im CSV-Format (Comma Separated Values) exportieren und anschließend in Celoxis importieren.

Um App-Elemente in ein Projekt zu importieren, klicken Sie zuerst auf das Projekt und dann auf ProjektmaßnahmenApps importieren (CSV). Der Einfachheit halber empfehlen wir dringend, jeweils nur eine benutzerdefinierte Anwendung zu importieren. Anstatt also eine einzige Datei namens „items.csv“ zu verwenden, sollten Sie diese in mehrere Dateien wie „bugs.csv“, „risks.csv“ und „issues.csv“ aufteilen und diese nacheinander importieren.

Unterstützte Felder:

• App – Pflichtfeld. Der Name der App (z. B. Bug, Risk).
• Name – Pflichtfeld. Eine kurze Beschreibung.
• Beschreibung
• Status – Dies sollte einer der von Ihnen für Ihre App definierten Status sein. Falls kein Status angegeben ist, wird standardmäßig der erste Status aus der App-Definition verwendet.
• Fälligkeitsdatum – Format JJJJ-MM-TT
• Zugewiesen an – Name, Benutzername oder E-Mail-Adresse des Benutzers, dem der Artikel zugewiesen werden soll.
• Anforderer – Name, Benutzername oder E-Mail-Adresse des Anforderers, dessen Konto bei Celoxis geführt wird.
• E-Mail-Adresse des Anfragenden – Die E-Mail-Adresse des Anfragenden, der kein Konto bei Celoxis besitzt.
• Name des Antragstellers – Der Name des Antragstellers, der kein Konto bei Celoxis besitzt.
• Benutzerdefinierte Felder – eine Spalte pro benutzerdefiniertem Feld der App

Ermöglicht die gleichzeitige Änderung mehrerer Attribute, einschließlich benutzerdefinierter Felder, wie unten dargestellt:

Manche Geschäftsprozesse sind periodisch und müssen in regelmäßigen Abständen gestartet werden. Einige Beispiele:

• Ihre Systemadministratoren sind verpflichtet, wöchentlich Sicherheitspatches auf Ihren Servern einzuspielen.
• Ihre Buchhalter sind verpflichtet, jeden Monat Barabrechnungen durchzuführen.
• Ihre Personalabteilung ist verpflichtet, vierteljährlich Feedback von Ihren Mitarbeitern einzuholen.
• Ihr Marketingteam soll alle zwei Wochen über die Social-Media-Kennzahlen berichten.

Diese Integration zeigt Ihnen, wie Sie die in Celoxis erstellten Workflows regelmäßig starten können. Wir richten einen Workflow ein, der wöchentlich ausgeführt wird. Sie können den Zyklus aber auch auf täglich oder monatlich einstellen.

Zapier

Celoxis lässt sich mithilfe von Zapier in viele Anwendungen integrieren. Zapier ist ein Cloud-basierter Dienst, mit dem Sie leistungsstarke Integrationen zwischen verschiedenen Systemen erstellen können, ohne Code schreiben zu müssen. Weitere Informationen finden Sie auf der Website: zapier.com.

Zap

Eine Automatisierung in Zapier wird als Zap bezeichnet. Ein Zap verbindet zwei Apps – eine Trigger-App und eine Aktions-App. Die Trigger-App benachrichtigt den Zap über ein Ereignis, woraufhin der Zap eine Aktion in der Aktions-App ausführt. In unserem Fall ist die Trigger-App „ Scheduling By Zapier“, da sie unseren Zap plant. Die Aktions-App ist in unserem Fall „Email By Zapier“ , da sie die geplante E-Mail versendet. In dieser Anleitung erstellen wir einen Zap, der automatisch Apps in Celoxis per E-Mail erstellt.

Eine App in Celoxis wöchentlich automatisch starten

1. Erstellen Sie einen Zap

   

2. Wählen Sie „Schedule by Zapier“ als Auslöser-App aus

   

3. Wählen Sie den Auslöser „Jede Woche“ aus

   

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, um fortzufahren

   

5. Wählen Sie Tag und Uhrzeit für die Auslösung des Ereignisses aus. Wie im Bild unten zu sehen, ist die E-Mail für Montag um 11 Uhr jeder Woche geplant.

   

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Testen & Fortfahren“, um diesen Schritt zu speichern.

   

7. Wählen Sie „E-Mail von Zapier“ als Aktions-App aus

   

8. Wählen Sie die Aktion „Ausgehende E-Mail senden“ aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“

   

9. Passen Sie nun die ausgehende E-Mail an. Gehen Sie zu HauptmenüAdministratorBenutzerdefinierte AppsE-Mail-IntegrationIndirekte E-MailHier finden Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, an die die E-Mail gesendet wird. Verwenden Sie im E-Mail-Text das hier angegebene Format. Fügen Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse in das Feld „An“ ein, fügen Sie den E-Mail-Text aus Celoxis ein und passen Sie ihn Ihren Bedürfnissen an. In unserem Beispiel ist unsere App: Sicherheitsupdate-AnforderungBeachten Sie, dass wir das Fälligkeitsdatum wie folgt festgelegt haben: +2d Das bedeutet, dass es 2 Tage ab dem Startdatum der App dauert. Wir haben außerdem ein benutzerdefiniertes Feld Hostname im Text der E-Mail als Beispiel. Sobald Sie die E-Mail verfasst haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, um fortzufahren.

   Fügen Sie Ihre Firmen-E-Mail-Adresse in das Feld „An“ ein, kopieren Sie den E-Mail-Text aus Celoxis und passen Sie ihn Ihren Bedürfnissen an. In unserem Beispiel handelt es sich um eine Sicherheitsupdate-Anfrage . Beachten Sie, dass wir das Fälligkeitsdatum auf +2d gesetzt haben , d. h. zwei Tage nach dem Start der App. Wir verwenden außerdem beispielhaft das benutzerdefinierte Feld „Hostname“ im E-Mail-Text

   Sobald Sie die E-Mail verfasst haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, um fortzufahren.

   

   

10. Testen Sie die E-Mail-Aktion, indem Sie auf „Testen & Fortfahren“ klicken

    

11. Nach erfolgreichem Test klicken Sie auf „Bearbeitung abschließen“

    

12. Ihr Zap ist einsatzbereit. Schalten Sie diesen Zap ein.

    

Nach der Aktivierung des Zaps wird in Celoxis wöchentlich eine App zur Anforderung von Sicherheitsupdates für das von Ihnen ausgewählte Projekt erstellt

In diesem Artikel lernen wir, wie man einen Prozess erstellt, der bei einer Statusänderung einer App automatisch eine neue App in Celoxis erstellt. Dazu verwenden wir Zapier. Falls Sie Zapier noch nicht kennen, lesen Sie bitte zuerst diesen Artikel.

Erstellen Sie eine Problem-App, wenn eine Risiko-App in Celoxis gemindert wird

1. Erstellen Sie einen Zap

   

2. Wählen Sie Celoxis als Trigger-App aus

   

3. Wählen Sie „Problemstatus aktualisiert“ als Auslöser aus

   

4. Fügen Sie Ihr Celoxis-Konto hinzu Wenn Sie Ihr Celoxis-Konto bereits hinzugefügt haben, wählen Sie es aus der Liste der Konten aus.

   Wenn Sie Ihr Celoxis-Konto bereits hinzugefügt haben, wählen Sie es aus der Liste der Konten aus.

   

5. Testen Sie den Auslöser

   

6. Wählen Sie ein Beispiel aus Die Daten aus der Stichprobe werden in weiteren Schritten zur Einrichtung des Zaps verwendet.

   Die Daten aus der Stichprobe werden in weiteren Schritten zur Einrichtung des Zaps verwendet.

   

7. Wählen Sie die Zapier-App „Filtern“ aus

   

8. Wende die Filterbedingung an In unserem Fall prüfen wir, ob sich die State of Risk-App im Status „Abgeschwächt“ befindet.

   In unserem Fall prüfen wir, ob sich die State of Risk-App im Status „Abgeschwächt“ befindet.

   

9. Testen Sie Ihren Filter

   

10. Wählen Sie Celoxis als Aktions-App aus

    

11. Wählen Sie als Aktion die Option „Vorgang erstellen“ aus

    

12. Wählen Sie Ihr Celoxis-Konto aus

    

13. Passen Sie die App an Füllen Sie die Felder mit Daten aus. Sie können auch die Beispieldaten aus dem Auslöseschritt verwenden.

    Füllen Sie die Felder mit Daten aus. Sie können auch die Beispieldaten aus dem Auslöseschritt verwenden.

    

14. Testen Sie die Aktion

    

15. Schalte den Strom ein

    

Ihr Zap ist nun einsatzbereit. Immer wenn ein Risiko in den Status „Mindert“ wechselt, wird eine neue Vorgangs-App mit den bereitgestellten Daten erstellt.

Ja, mithilfe der direkten oder indirekten E-Mail-Integration können Ihre Kunden App-Aktionen per E-Mail auslösen.

Weitere Einzelheiten finden Sie hier.

Bei der Definition Ihrer benutzerdefinierten App gibt es ein Kontrollkästchen „ Clients können diese App starten“ , das Sie deaktivieren können, damit Ihre Clients diese App nicht starten.

Celoxis enthält zahlreiche Entitäten wie Projekte, Aufgaben und Zeiterfassungen. Einige Entitäten werden auch von Ihnen mithilfe benutzerdefinierter Anwendungen erstellt, beispielsweise für Fehler, Risiken und Probleme. Jede Entität verfügt über eigene Attribute sowie über Attribute, die aus anderen enthaltenen Entitäten aggregiert werden. So besitzt die Projekt-Entität beispielsweise Attribute wie Name, Priorität und Manager sowie Attribute wie genehmigte Stunden, Rechnungsbetrag, geplante und tatsächliche Arbeitskosten usw., die aus anderen Entitäten wie Aufgaben, Zeiterfassungen und Ausgaben berechnet werden.

Wenn Sie in Celoxis einen Bericht erstellen, müssen Sie zuerst die Entität auswählen, über die der Bericht erstellt werden soll. Sie können aus folgenden Optionen wählen:

Zeitlich phasenweise

Zeitphasenberichte zeigen, wie sich eine Größe über die Zeit verteilt. Wenn Sie beispielsweise einen Projektbericht erstellen, sehen Sie die geschätzten Gesamtkosten des Projekts. Um jedoch die geplanten Ausgaben pro Woche oder Monat zu verstehen, benötigen Sie einen zeitphasenbasierten Bericht. Viele Größen weisen einen zeitphasenbasierten Charakter auf, z. B. Budget, Aufwand, Kosten und Umsatz.

Sie können zeitlich gestaffelte Daten tabellarisch (siehe unten) oder als Diagramme anzeigen. Im Gegensatz zu anderen Entitäten unterstützen Diagramme derzeit keine Detailansicht.

Gesamtspalten ausblenden

Diese Option blendet die Spalten „Gesamt“ in zeitlich gestaffelten Berichten aus, damit Sie sich leichter auf bestimmte Daten konzentrieren können.

Mit Celoxis können Sie eigene S-Kurven und Burndown-Charts erstellen. Dies ist möglich, indem Sie die Optionen „Kumulierte Summe“ und „Kumulierter Burndown“ im Abschnitt „Aggregieren“ des Liniendiagramms in einem Balkendiagramm verwenden, wie unten dargestellt.

Wir werden diese Optionen anhand eines einfachen Beispiels verstehen.

Nehmen wir an, wir haben den folgenden Datensatz und erstellen ein Balkendiagramm mit dem Umsatz auf der Y-Achse und einer ebenfalls den Umsatz darstellenden Linie auf der sekundären Y-Achse

Das Diagramm würde wie folgt aussehen ⟶

Kumulierte Summe

Das bedeutet, dass jeder Wert der Zeile die Summe des aktuellen Werts plus der Summe aller vorherigen Werte ist. Die kumulierten Werte wären:

Das Diagramm würde wie folgt aussehen ⟶

Kumulativer Verbrauch

Das bedeutet, dass jeder Wert der Linie die Summe aller Werte im Datensatz ist – die Summe aller Werte bis zum aktuellen Datenpunkt. Die Werte wären:

Summe aller Werte = 90K

Das Diagramm würde wie folgt aussehen ⟶

Mithilfe von Filtern können Sie unerwünschte Daten in Ihren Berichten ausschließen. Celoxis bietet umfassende und leistungsstarke Filter für eine Vielzahl von Attributen, einschließlich Ihrer benutzerdefinierten Felder.

Filter einstellen

Die Filter eines Berichts können im Fenster „Bericht hinzufügen/bearbeiten“ geändert werden. Ein Beispielbildschirm mit mehreren Filtern, einschließlich eines benutzerdefinierten Felds (Modul), wird unten angezeigt.

Wenn mehrere Filter ausgewählt sind, muss die Zeile allen Filtern entsprechen. Hat ein Filter mehrere Werte (z. B. Modul), muss die Zeile mindestens einen dieser Werte erfüllen. Wenn Sie einen Bericht mit den oben genannten Filtern erstellen, werden nur die Zeilen zurückgegeben, in denen (Anzeigeaufgaben ist in Bearbeitung) UND (Modul ist entweder UI oder Middleware) UND (Geplanter Abschluss ist in diesem Monat) usw.

Benutzerfilter wird ausgeführt

Im obigen Beispiel ist der Bearbeiter auf den Sonderwert „Ausführender Benutzer“. Dies bedeutet, dass der Bearbeiter anhand der Person gefiltert wird, die den Bericht ausführt. Wenn beispielsweise Joe diesen Bericht ausführt, sieht er nur seine Aufgaben, während Mary beim Ausführen desselben Berichts ihre Aufgaben sieht.

Filter „Untergebene des Benutzers ausführen“

Diese Option ist in den meisten Benutzerfiltern verfügbar. Der Benutzer muss ein direkter oder indirekter Mitarbeiter der Person sein, die den Bericht erstellt. Diese Option ist hilfreich, wenn eine Führungskraft die Aktivitäten ihrer Mitarbeiter im Blick behalten möchte. Wenn beispielsweise Joe alle Aufgaben mit hoher Priorität überwachen möchte, die seinem Team zugewiesen sind, sollte er einen Bericht erstellen, den Prioritätsfilter auf „ Hoch“ und „Sehr hoch“und den Ressourcenfilter auf „Mitarbeiter des ausführenden Benutzers“.

Eingabeaufforderungsfilter

In vielen Fällen ist es wünschenswert, dass der Endbenutzer die Werte einiger Filter ändert. Im obigen Beispiel ermöglicht der Bericht dem Endbenutzer, die Werte für „ Anzeigeaufgaben“, „Modul“ und „Geplantes Ende“ beim Ausführen des Berichts zu ändern. Das folgende Diagramm zeigt, wie ein Benutzer, der den obigen Bericht ausführt, die Filter ändern kann:

Im obigen Beispiel hat der Benutzer den Filter für das geplante Ende von „Dieser Monat“ auf „Letzter Monat“ geändert und außerdem den Modulfilter gelöscht .

Die gewünschte Darstellungsart kann auf der „Ausgabe “ im Fenster „Bericht hinzufügen/bearbeiten“ ausgewählt werden.

Tabellarisch

Dies ist der Standardausgabetyp und stellt die Daten tabellarisch dar.

Die Ansicht ist sehr dynamisch mit mehrstufiger Gruppierung und Sortierung, Gruppensummen, Gesamtsummen usw.

Diese Ansicht lässt sich individuell anpassen – Sie können Spalten, Gruppierung und Sortierung nach Ihren Bedürfnissen ändern. Siehe Abbildung oben rechts.

Diese Ansicht bietet zudem erhebliche Produktivitätssteigerungen. Sie können Massenaktionen durchführen, eine Aktion an einem Positionselement durch Klicken auf das Symbol ausführen und sogar ein Attribut direkt dort durch Klicken auf das Symbol bearbeiten.

Nur Summen

Zeigen Sie nur die Gesamtzeilen an. Wenn diese Option im obigen Bericht aktiviert war, werden nur die Gesamtzeilen für Gruppe und Zuschuss angezeigt, nicht jedoch die Zeilen für die einzelnen Projekte.

Aufgabenbericht hierarchisch

Dadurch werden die Zeilen gemäß der Eltern-Kind-Beziehung angeordnet. Diese Funktion ist nur für Aufgaben-, Datei- und Kundenberichte verfügbar. Sehen Sie sich dieses Beispiel an , das Aufgaben gruppiert nach Projekt mit aktivierter hierarchischer Option zeigt.

Wenn diese Option aktiviert ist, werden in den resultierenden Summen nur die Objekte berücksichtigt, die sich aus den Filtern ergeben, nicht aber die eingeschlossenen Objekte (auch wenn sie nicht mit den Filtern übereinstimmen), um die Hierarchie darzustellen.

Kopfzeile ausblenden

Diese Option blendet die Zeile mit den Spaltennamen aus. Dies ist hilfreich, wenn Daten in Status-Dashboards angezeigt werden und die Spaltennamen keinen zusätzlichen Nutzen bieten.

Gantt

Die Gantt- Ausgabe ist nur für Projekt- und Aufgabenberichte verfügbar. Im Fall von Aufgaben wird ein projektübergreifendes Gantt-Diagramm ausgegeben, wie unten dargestellt.

Kalender

Die Kalenderausgabe generiert eine Kalenderansicht für Projekte und Aufgaben, wie unten dargestellt. Die Balken sind entsprechend der Projekt- oder Aufgabenfarbe eingefärbt. Sie können die Balken auch ausblenden; in diesem Fall werden Start- und Enddatum für Aufgabe und Projekt separat generiert.

Torte

In Celoxis lassen sich ganz einfach Kreisdiagramme erstellen. Die folgenden Einstellungen wurden verwendet, um das untenstehende Kreisdiagramm zu erstellen.

Bar

Celoxis unterstützt eine Reihe gängiger Balkendiagrammformate. Die einzelnen Balkendiagrammtypen werden im Folgenden erläutert, und die Formulareinstellungen zur Diagrammerstellung sind ebenfalls aufgeführt.

Balkendiagrammtyp Einzeln

Das folgende Balkendiagramm wurde mit diesen Einstellungen. Beachten Sie, wie die Einstellung „Sortieren nach “ die Balken in absteigender Reihenfolge sortiert. Wenn Sie die Balkenausrichtung auf horizontal einstellen, ergibt sich dieses Diagramm.

Vergleich der Balkendiagrammtypen

Das folgende Vergleichsbalkendiagramm wurde mit diesen Einstellungen.

Balkendiagrammtyp: Gestapelt

Das folgende gestapelte Balkendiagramm wurde mit diesen Einstellungen. Beachten Sie, wie die Farben der Farbe des Gesundheitsindikators entsprechen.

Alternativ können Sie sie auch nebeneinander stapeln.

Blase

Das folgende Blasendiagramm wurde mit diesen Einstellungen.

Wenn Sie die Blasengröße nicht auswählen, wird daraus ein Streudiagramm, und alle Blasen haben die gleiche Größe.

Karte

Die Kartenansicht ist als Ausgabetyp für Projekte, Aufgaben und Apps verfügbar. Karten lassen sich per Drag & Drop zwischen Spalten verschieben, sofern das Attribut der Spalte bearbeitbar ist. Beispielsweise ist das Verschieben per Drag & Drop möglich, wenn es sich bei der Spalte um ein benutzerdefiniertes Feld wie „Kanban-Status“ , nicht jedoch bei einem systemberechneten Feld wie „ Planstatus“.

Aufgaben als zu 100 % erledigt markieren

Wenn eine Aufgabe in der Kartenansicht in eine bestimmte Spalte gezogen wird, ist es oft erwünscht, dass sie automatisch als zu 100 % erledigt markiert wird.

Um dies einzurichten, melden Sie sich als Benutzer mit Administratorrechten an und gehen Sie zu HauptmenüAdministratorProjektmanagementProjektoptionenSie sollten ein Feld sehen mit dem Namen Endzustand in KanbanWählen Sie die Spalte aus, in der die Aufgabe als zu 100 % abgeschlossen markiert werden soll, und speichern Sie die Auswahl.

Im folgenden Beispiel haben wir „Kanban-Status > Erledigt“ ausgewählt . Sie können jedes andere benutzerdefinierte Feld auswählen, das Sie für Ihre Kartenansicht verwenden. Wenn das benutzerdefinierte Feld „Kanban-Status“ einer Aufgabe auf „Erledigt“ gesetzt wird , wird die Aufgabe automatisch als zu 100 % abgeschlossen markiert. Dies kann vom Endbenutzer entweder per Drag & Drop in der Kartenansicht oder durch Bearbeiten der Aufgabe und Setzen des Felds „Kanban-Status“ auf „Erledigt“ erreicht werden .

Wenn eine Aufgabe als zu 100 % abgeschlossen markiert ist, wird ihr Kanban-Status automatisch auf „Erledigt“ gesetzt .

Wird der Status eines benutzerdefinierten Felds einer abgeschlossenen Aufgabe auf einen anderen Wert als „ Erledigt“ geändert , wird der Fortschritt in Prozent auf den vorherigen Wert zurückgesetzt. Ebenso wird der Kanban- Status einer abgeschlossenen Aufgabe auf den vorherigen Wert zurückgesetzt, wenn der Fortschritt in Prozent auf einen anderen Wert als 100 % gesetzt wird

Administratoren können Berichte so planen, dass sie in regelmäßigen Abständen per E-Mail an bestimmte Benutzer versendet werden. Um einen Bericht zu planen, öffnen Sie die Berichtsbearbeitungsansicht und klicken Sie anschließend auf die „Planen“ . Sie sehen dann etwa Folgendes:

Im obigen Beispiel wird der Bericht jeden Montag (da der 6. Mai 2019 ein Montag ist) um 1:00 Uhr mit dem Benutzer Megan als ausführendem Benutzer erstellt und die resultierende PDF-Datei wird per E-Mail an Weyland und Yutani gesendet.

Nur physische Benutzer können als Berichtsabonnenten ausgewählt werden

Die Berichte können mit Ihrem Team oder mit Kunden geteilt werden.

Mit Nutzern teilen

Die Freigabe für Benutzer wird durch den Abschnitt „ Für Benutzer sichtbar“ auf der Registerkarte „Freigabe “ im Bildschirm „Bericht hinzufügen/bearbeiten“ bestimmt.

• Um einen Bericht vertraulich zu behandeln, teilen Sie ihn mit niemandem.
• Um es mit allen in Ihrem Unternehmen zu teilen, wählen Sie -Alle-
• Um es mit bestimmten Arbeitsbereichen zu teilen, wählen Sie diese Arbeitsbereiche aus.
• Um es für bestimmte Berufsrollen freizugeben, wählen Sie diese Berufsrollen aus.

Berichte zum Hauptmenü des Benutzers hinzufügen

Administratoren können Berichte zur Vereinfachung in das Hauptmenü einfügen. Bearbeiten Sie dazu den Bericht und wählen Sie den entsprechenden Menüpunkt im „Menüverknüpfung“ .

Weitergabe an Kunden

Die Freigabe für Kunden wird durch den Abschnitt „ Für Kunden sichtbar“ auf der Registerkarte „Freigabe “ im Fenster „Bericht hinzufügen/bearbeiten“ festgelegt

• Um einen Bericht vor den Kunden geheim zu halten, teilen Sie ihn mit niemandem.
• Um es mit bestimmten Kunden zu teilen, wählen Sie diese Kunden aus.
• Um es mit allen Kunden zu teilen, wählen Sie -Alle-

Sobald ein Bericht mit einem Kunden geteilt wurde, erscheint er im Menü „MM > Berichte“ dieses Kunden.

Die Registerkarten, die Sie auf dem Projektbildschirm sehen, sind ebenfalls Berichte.

Ihr Konto enthält standardmäßig einige Registerkarten, die Ihr Administrator jedoch an die Bedürfnisse Ihrer Organisation anpassen kann. Öffnen HauptmenüAdministratorProjektmanagementProjekt-Registerkarten Sie können Berichte hinzufügen, bearbeiten, löschen und neu anordnen. Ein Beispiel für die Projektansichtsverwaltung ist unten dargestellt. Beachten Sie, dass die Reihenfolge der Berichte nun der Reihenfolge der Projektregisterkarten entspricht.

Dashboards gehören zu den wichtigsten Bildschirmen in Celoxis. Nicht nur wegen der Informationen, die sie vermitteln können, sondern auch wegen der vielen Aufgaben, die Sie direkt über Ihr Dashboard erledigen können.

Ein Dashboard ist eine Sammlung von Berichten. Sie können verschiedene Dashboards für unterschiedliche Rollen und Funktionen erstellen. Beispielsweise können Sie ein Dashboard zur Aufgaben- und Projektüberwachung sowie das beliebte RAID-Protokoll-Dashboard für Ihre Projektmanager erstellen.

Sie können auch Dashboards für Kunden erstellen. Kunden erhalten so einen guten Überblick über ihre Projekte, können Änderungsanforderungen, Genehmigungen usw. verfolgen und ihre Online-Diskussionen im Auge behalten.

Ein Beispiel:

Dashboards erstellen

Celoxis ermöglicht sowohl geteilte als auch private Dashboards. Um ein Dashboard zu erstellen, wählen Sie Armaturenbrett von HauptmenüBerichteAlle BerichtePlus Menü. Ein Beispiel: Im obigen Beispiel erstellen wir ein Dashboard, das Folgendes beinhaltet:

• Name: Beispiel-Dashboard
• Für alle Benutzer freigegeben
• Geteilt an: Kunde 1 und Kunde 2

Filter

Die Dashboard-Filter lassen nur Daten von Projekten zu, die den Filterkriterien entsprechen. Durch die Kennzeichnung von Filtern als „Aufforderung“ kann derjenige, der den Bericht ausführt, deren Werte ändern.

Gemeinsame Dashboards

Um gemeinsam genutzte Dashboards zu erstellen, benötigen Sie Folgendes: Bericht hinzufügengenehmigt Berechtigung. Dies kann über die HauptmenüAdministratorKontoverwaltungZugangskontrolle Bildschirm. Um die Kontrolle zu behalten, empfehlen wir Ihnen, diese Berechtigung nur verantwortungsbewussten Benutzern zu erteilen.

Persönliche Dashboards

Persönliche Dashboards sind Dashboards, die nur für ihre Ersteller sichtbar sind. Sie können von Benutzern mit entsprechenden Berechtigungen erstellt werden. Um die Erstellung persönlicher Dashboards zu ermöglichen, aktivieren Sie die entsprechenden Einstellungen Persönliche Dashboards zulassen Option von HauptmenüAdministratorZugangskontrolleUnternehmensinformationen Bildschirm.

Dashboards Benutzern und Kunden zuweisen

Dashboards können Benutzern und Kunden über den Reiter „Einstellungen“ im Bearbeitungsbildschirm zugewiesen werden . Sie können mehrere Dashboards zuweisen und deren Reihenfolge ändern. Das erste Dashboard wird zum Standard-Dashboard des jeweiligen Benutzers. Sehen wir uns die Dashboard-Auswahl für Joe an: Wie im obigen Bild zu sehen ist, wurden Joe drei Dashboards zugewiesen: „Tracking Board“ – zur Anzeige des Projekt- und Aufgabenstatus, „RAID-Protokoll“ – zur Erfassung von Risiken, Problemen usw. und „Wöchentlicher Status“ – zur Verfolgung der wöchentlichen Aktualisierungen.

Wenn Joe sich einloggt und im Hauptmenü auf „Dashboard“ klickt, sieht er etwa Folgendes:

Dashboards zuweisen, die einem anderen Benutzer oder Kunden ähneln

Im Feld „Dashboard ähnlich…“ des Massenbearbeitungsbildschirms können Sie die Dashboards mehrerer Personen an das Dashboard einer bestimmten Person anpassen. Beispielsweise können Sie Mark, Peter und Luke auswählen und deren Dashboards exakt wie das von Xavier gestalten.

Dashboards als PDF drucken

Sie können ein Dashboard als PDF oder sogar als Bild exportieren. Zum Drucken konsultieren Sie bitte das folgende Bild:

Grenzen

Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „ Grenzwerte “

Das Abrufen und Verarbeiten sehr großer Datenmengen verlangsamt die Anwendung für Sie und andere Benutzer. Um eine vorhersehbare Leistung zu gewährleisten, haben wir angemessene Grenzwerte für die zur Berichtserstellung verwendeten Daten festgelegt.

Wenn Sie ein On-Premise-Kunde sind, können Sie diese Grenzwerte ändern, wir empfehlen Ihnen jedoch dringend, dies erst nach sorgfältiger Überlegung zu tun.

Abfragezeilenlimit (15.000 Datensätze)

Jeder Bericht führt eine oder mehrere Datenbankabfragen aus. Wenn eine Abfrage mehr als 15.000 Zeilen, wird der Bericht nicht ausgeführt und eine Fehlermeldung angezeigt.

Um dieses Problem zu beheben, fügen Sie weitere Filter hinzu, insbesondere solche, die die Datenmenge auf Datenbankebene reduzieren. Gängige und effektive Filter sind beispielsweise:

• Datumsfilter (Sie sind in der Regel an aktuellen Daten interessiert)
• Projektstatus
• Aufgabe abgeschlossen
• Zeiteintragsstatus

Hinweis: Die Beschränkung auf 15.000 Zeilen gilt vor Sicherheitsprüfungen und Filtern benutzerdefinierter Felder. Das bedeutet, dass die Datenbank mehr als 15.000 Zeilen zurückgeben kann, auch wenn der endgültige Bericht deutlich weniger anzeigt.

Zeitraumbegrenzung des Trendberichts

Zeitphasenberichte sind ressourcenintensiv, da die Werte für jede Zeile und jeden Zeitraum dynamisch berechnet und nicht einfach aus der Datenbank gelesen werden. Wenn beispielsweise eine Aufgabe vom 3. März bis zum 8. November mit geplanten Kosten von 10.000 läuft, werden die Kosten unter Berücksichtigung von Kalender und Ausnahmen auf jeden Arbeitstag in diesem Zeitraum verteilt.

Der Periodenfilter und die Zoom- Einstellung steuern gemeinsam, wie viele Daten einbezogen werden. Ihre Kombination hat folgende Einschränkungen:

• Wenn Zoom auf Tag eingestellt ist , darf der Zeitraum 3 Monate nicht überschreiten .
• Wenn Zoom auf Woche oder Monat eingestellt ist , darf der Zeitraum 12 Monate nicht überschreiten .

Kartenansichtslimit

Die Kartenansicht unterstützt bis zu 150 Elemente für eine optimale Darstellung auf allen Geräten. Filtern Sie zunächst erledigten Elemente heraus. Sollten Sie dennoch an die Grenze stoßen, verwenden Sie Datumsfilter, um Elemente auszublenden, die weit in der Zukunft liegen.

Blasendiagramm-Grenze

Das Blasendiagramm zeigt bis zu 100 Blasen für eine bessere Lesbarkeit. Filtern Sie zunächst erledigten Elemente heraus. Falls Sie dennoch an die Grenze stoßen, verwenden Sie Datumsfilter, um Elemente auszublenden, die weit in der Zukunft liegen.

Dashboard-Limits

Ein Dashboard ist eine Sammlung von Berichten und entspricht der gleichzeitigen Ausführung aller Berichte. Um die Leistungsfähigkeit zu gewährleisten, unterliegen Dashboards folgenden Beschränkungen:

• Sehr rechenintensive Berichte, wie beispielsweise der Bericht über unvollständige Stundenzettel, sind auf Dashboards nicht zulässig. Sie können diese mit einem Stern markieren oder eine Menüverknüpfung hinzufügen, um sie mit einem Klick aufzurufen.
• Ein Dashboard kann maximal 10 Berichte.
• Die Anzahl der freigegebenen Dashboards pro Konto hängt von der Anzahl der gekauften Benutzer ab:
  Freigegebene Dashboards = min(max(20, Benutzer × 2), 100)
  Dies bedeutet, dass jedes Konto mindestens 20 und höchstens 100 freigegebene Dashboards hat.

Zum Erstellen von Berichten benötigen Sie die entsprechenden Berechtigungen. Um einen Bericht hinzuzufügen, öffnen Sie das Berichtsfenster durch Anklicken HauptmenüBerichteAlle Berichte und klicken Sie dann auf Neuer Bericht Klicken Sie auf diese Schaltfläche. Wählen Sie anschließend den passenden Berichtstyp aus. Dadurch öffnet sich ein Formular, dessen Details im Folgenden erläutert werden:

Details

Menüverknüpfung – Der Hauptmenüpunkt, unter dem dieser Bericht für den Schnellzugriff erscheinen soll.

Filter

Die Filter zur Einschränkung der Daten für diesen Bericht. Weiterlesen.

Ausgabe

Die gewünschte Darstellungsform für diesen Bericht – Kreisdiagramm, Balkendiagramm, Tabelle usw. Weiterlesen.

Teilen

Berichte können mit Ihrem Team oder mit Kunden geteilt werden. Weiterlesen.

Zeitplan

Ob Sie diesen Bericht regelmäßig per E-Mail von Celoxis erhalten möchten. Weiterlesen.

Um schnell auf Berichte zugreifen zu können, müssen Sie es mit einem Stern markierenMit Sternchen gekennzeichnete Berichte erscheinen in der HauptmenüBerichte Menü. Einige Berichte können aus Performancegründen nicht in Dashboards angezeigt werden. Wenn Sie diese regelmäßig nutzen, empfiehlt es sich, sie mit einem Stern zu markieren, um schnell darauf zugreifen zu können.

Um einen Bericht mit einem Stern zu markieren oder die Markierung zu entfernen, führen Sie den Bericht zunächst aus und klicken Sie dann auf das Symbol im Berichtstitel. Im obigen Beispiel ist der Bericht bereits mit einem Stern markiert, wie der ausgefüllte Stern im Berichtstitel zeigt.

PDF & Bild

Klicken Sie auf den Seitentitel und anschließend auf „Drucken“. Dadurch öffnet sich ein Popup-Fenster wie das unten gezeigte.

CSV

Klicken Sie im Seitentitel auf „und“ und anschließend auf eine der folgenden Optionen:

• CSV – Alle Datensätze des Berichts werden exportiert, jedoch ohne Datengruppierung.
• Typ CSV-Gruppe – alle Datensätze im Bericht werden exportiert und so gruppiert, wie Sie es in Ihrem Browser sehen.

Die Zeitleiste ist eine schreibgeschützte, horizontale Ansicht ausgewählter Aufgaben und Meilensteine ​​aus einem oder mehreren Projekten. Sie ist für Projektmanager konzipiert, die sich schnell einen Überblick über wichtige Terminplanpunkte auf Portfolio- oder Projektebene verschaffen möchten, ohne das vollständige Gantt-Diagramm öffnen zu müssen.

Jedes Projekt wird als eigene Karte angezeigt und zeigt Folgendes:

• Projektname mit Start- und Enddatum
• Datumsachse oben
• Aufgabenleisten mit Fortschrittsanzeige und Zeitplanstatus
• Meilensteinleiste unterhalb des Diagramms (rautenförmige Markierungen mit Beschriftungen)
• Heute-Markierung – grüne Pille in der Kopfzeile und ein vertikaler Strich durch das Diagramm

Mit Timeline können Sie den Fortschritt überwachen, Meilensteine ​​und Fristen erkennen, Zeitpläne projektübergreifend vergleichen und den Status mit den Beteiligten teilen.

Kein Editor: Aufgaben können nicht per Drag & Drop in der Zeitleiste verschoben werden. Um Datum oder Details zu ändern, öffnen Sie die Aufgabe in der Zeitleiste und bearbeiten Sie sie im Aufgabenmenü.

Eine Aufgabe wird nur dann in der Zeitleiste angezeigt, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:

1. Die Einstellung „In Zeitleiste anzeigen“ ist für die Aufgabe auf „Ja“ gesetzt .
2. Die Aufgabe hat sowohl einen geplanten Start- als auch einen geplanten Endtermin .
3. Sie haben die Berechtigung, das Projekt und die Aufgabe einzusehen.
4. Das Projekt verfügt über mindestens eine qualifizierende Aufgabe – Projekte ohne terminierte Aufgaben werden vollständig ausgeschlossen.

Was nicht erscheinen wird

Um eine Aufgabe hinzuzufügen, aktivieren Sie im Aufgabenformular die Option „ In Zeitleiste anzeigen“ und geben Sie den geplanten Start- und Endtermin ein. Informationen zum Ausblenden einer Aufgabe finden Sie unter „Aus Zeitleiste entfernen“.

Sie können die Zeitleiste an verschiedenen Stellen öffnen. Das Diagramm sieht immer gleich aus; nur das Seitenlayout und die Symbolleiste unterscheiden sich.

Jede Aufgabe auf der Zeitleiste wird durch einen horizontalen Balken im Diagrammbereich dargestellt.

• Name – der Aufgabenname ist auf der Leiste aufgedruckt.
• Fortschrittsanzeige – der ausgefüllte Bereich zeigt den prozentualen Fertigstellungsgrad an; der hellere Bereich zeigt die noch ausstehenden Arbeiten an.
• ✔ bei 100 % – ein Häkchen erscheint neben dem Namen, wenn die Aufgabe vollständig erledigt ist.
• Lanes – sich überschneidende Aufgaben werden in separate Zeilen verschoben, anstatt in einer Zeile gestapelt zu werden.

Die Balkenlänge erstreckt sich vom geplanten Start bis zum geplanten Ende. Aufgaben ohne beide Datumsangaben oder mit der Option „In Zeitleiste anzeigen“ = „Nein“ werden nicht angezeigt.

Die Meilensteine ​​werden in einem Streifen unterhalb des Hauptdiagramms angezeigt – nicht als horizontale Balken.

• Diamanten – schwarze Diamanten befinden sich auf einer horizontalen Grundlinie, einer pro Datumsspalte
• Beschriftungen – das Datum erscheint unter jeder Raute; Meilensteinnamen werden als farbige Mini-Raute mit Text angezeigt
• Stapelung am selben Tag – wenn zwei oder mehr Meilensteine ​​das gleiche Datum haben, werden sie vertikal unter dieser einen Spalte gestapelt.

Ein Element wird als Meilenstein (nicht als Balken) angezeigt, wenn entweder:

• Die Aufgabe ist als Meilenstein gekennzeichnet, oder
• Das geplante Ende erstreckt sich nicht über den geplanten Beginn hinaus (Artikel mit gleicher Tagesdauer / Null-Dauer)

Die Balkenfarbe entspricht dem Status oder der Farbeinstellung in Celoxis – es ist dieselbe Farbe, die Sie auch an anderen Stellen der Aufgabe sehen. Nutzen Sie sie, um Aufgabentyp oder -kategorie auf einen Blick zu erkennen.

Der Status des Zeitplans (z. B. „Im Zeitplan“, „Gefährdet“ oder „Überfällig“) wird nicht direkt in der Statusleiste angezeigt. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Statusleiste, um den Status zusammen mit den Terminen und dem Aufgabennamen in der QuickInfo anzuzeigen.

Wenn das heutige Datum in den sichtbaren Datumsbereich eines Projekts fällt, zeichnet Celoxis zwei Markierungen:

• Eine grüne Pille in der Datumsüberschrift an der heutigen Position
• Eine vertikale grüne Linie durch das Aufgabendiagramm und den Meilensteinstreifen

„Heute im Bereich“ bedeutet, dass der heutige Tag zwischen dem frühestmöglichen Start- und dem spätestmöglichen Endtermin der Aufgaben auf der Projektkarte liegt. Liegt der heutige Tag vor dem Projektbeginn oder nach dem Projektende, wird die Markierung „Heute“ für diese Karte ausgeblendet.

Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Aufgabenleiste oder einen Meilenstein , um eine QuickInfo zu öffnen. Diese zeigt Folgendes an:

• Aufgaben- oder Meilensteinname
• Start- und Enddatum (werden zu einem Datum zusammengefasst, wenn sie auf denselben Tag fallen)
• Statusanzeige (z. B. Planmäßig oder Gefährdet, Überfällig)

Tooltips sind schreibgeschützt – sie helfen Ihnen, das Diagramm zu überfliegen, ohne die Aufgabe öffnen zu müssen. Klicken Sie auf den Balken oder Meilenstein, wenn Sie Details im Menü anzeigen oder bearbeiten möchten.

Klicken Sie auf eine beliebige Aufgabenleiste oder einen Meilenstein in der Zeitleiste, um die entsprechende Aufgabe im Folienbereich zu öffnen.

1. Klicken Sie auf den Balken oder Meilenstein im Diagramm.
2. Felder im Menü (Datum, Name, Fortschritt, In Zeitleiste anzeigen, Farbe usw.) anzeigen oder bearbeiten und speichern.
3. Schließen Sie die Schublade, wenn Sie fertig sind.

Über das Zoom-Dropdown-Menü können Sie ändern, wie viel vom Zeitplan Sie gleichzeitig sehen.

In einem Zeitleistenberichtbefindet sich das Steuerelement oben auf der Seite. In der Projektübersichtbefindet es sich in der Projektkopfzeile.