Comprendre la durée, le travail et les unités en gestion de projet

Pour commencer, comprenons pourquoi il existe une relation entre la durée (D), le travail (W) et ses unités d'allocation (U).

Si vous avez encore des doutes sur la différence entre durée et travail, je vous suggère de lire d'abord cet sur la différence entre durée et effort .

Supposons que Joe soit censé travailler à temps plein sur une tâche qui commence le lundi à 8h et se termine le vendredi à 17h.

Durée (D) : 40 heures.

Les unités d'allocation (U) sont de 100% car Joe travaille à temps plein sur cette tâche.

Réfléchissez-y : si Joe travaille à temps plein pendant 40 heures sur une tâche, l'effort qu'il fournira sera de 40 heures, c'est-à-dire que W sera forcément égal à 40 heures. Il ne peut pas être de 20, 80 ou quoi que ce soit d'autre.

De même, si Joe travaille à mi-temps, soit 50 % de son temps, sur la tâche pendant 40 heures (D), W devra être égal à 20 heures. Il ne peut être égal à 40, 10, 80 ou à toute autre valeur.

La formule est D x U = W

En termes simples, cela signifie que si une ressource travaille pendant D heures mais ne consacre que U % de ce temps à une tâche, alors le travail total (effort) pour cette tâche sera de W heures.

C'est logique et intuitif.

Cela signifie également que si l'un des paramètres D, W ou U change, au moins un autre doit changer pour maintenir l'égalité.

Une fois ce point éclairci, le reste sera facile. Si vous ne l'avez pas encore compris, relisez la section précédente.

Supposons maintenant que vous créiez une tâche pour Joe, où il travaillera à temps plein pendant la semaine à venir. Pour cette tâche, U = 100 %, D = 40 heures et W = 40 heures.

Joe précise et vous informe que la tâche ne nécessitera que 20 heures de travail, et non 40.

Si vous modifiez uniquement W à 20 sans rien changer d'autre, les données de la tâche seront incohérentes. U = 100 %, D = 40 heures et W = 20 heures. Cela n'a aucun sens.

Vous avez au moins deux choix :

• réduire la durée (D) à 20 heures
• réduire l'allocation (U) à 50%

Les deux solutions maintiendront la cohérence et sont correctes.

Si vous réduisez la durée à 20 heures, la tâche sera terminée plus tôt, c'est-à-dire mercredi midi, soit en 2,5 jours.

Si vous réduisez plutôt le temps de travail à 50 %, c'est-à-dire si vous faites travailler Joe à mi-temps sur cette tâche, celle-ci se terminera toujours le vendredi à 17 h. Mais Joe aura alors 50 % de son temps libre pendant cette période pour travailler sur d'autres tâches.

Lorsque vous utilisez un outil de gestion de projet comme Microsoft Project ou Celoxis, celui-ci s'efforce de maintenir une certaine cohérence en fonction d'une formule. Pour ce faire, il modifie l'un des deux autres paramètres. Et c'est là que les choses se compliquent.

Vous pouvez également consulter :

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• 13 raisons de ne pas utiliser le logiciel de gestion de projet Microsoft
• Microsoft Planner vs. Project vs. Celoxis : quel outil est le meilleur ?

Essayons de comprendre cela maintenant.

Lorsque D, U ou W change, le logiciel peut vous demander quelle action effectuer. Ainsi, dans notre exemple précédent, si vous réduisez W à 20, il vous demandera s'il doit réduire D ou U.

Mais cela pourrait devenir agaçant et engendrer beaucoup de fatigue chez les chefs de projet. Il existe une solution plus simple à ce problème.

Travail fixe, durée fixe et unités fixes

La plupart des outils de gestion de projet les plus populaires permettent d'attribuer une tâche à l'une de ces trois catégories. Comme son nom l'indique, cette catégorie indique au logiciel ce qu'il ne doit pas modifier.

Pour reprendre l'exemple précédent, si notre tâche était une tâche à « durée fixe » et que nous réduisions l'effort à 20, le logiciel réduirait automatiquement U sans vous demander votre avis. Autrement dit, l'allocation pour Joe passerait de 100 % à 50 %.

Si notre tâche était une tâche « à unités fixes », le logiciel réduirait sa durée et recalculerait automatiquement sa date de fin au mercredi midi.

Si notre tâche était une tâche de « travail fixe », le logiciel ne saurait pas lequel des éléments D et U modifier et afficherait donc une boîte de dialogue (ou un équivalent) pour vous demander ce qu'il faut modifier.

Si votre outil de gestion de projet présente un dysfonctionnement, examinez cet attribut de votre tâche. Dans Microsoft Project, il s'agit du « Type de tâche ». Dans Celoxis, il s'agit du « Type de planification ».

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Quand utiliser quoi ?

Cela dépend, mais dans la plupart des cas, lors de la planification d'une tâche, son effort est considéré comme peu susceptible de varier. Par conséquent, vous utiliserez « Travail fixe » comme type par défaut.

Dans cet article, nous avons cherché à comprendre la relation naturelle entre D, W et U et comment la modification de l'un influence les autres. Nous avons également mis en évidence la nécessité de définir des tâches de type « travail fixe », « durée fixe » et « unités fixes ».