Meilleure application mobile de gestion de projet pour les équipes d'entreprise et les bureaux de gestion de projets (PMO)

La plupart des logiciels de gestion de projet ont été conçus pour un utilisateur assis devant deux écrans. Cette conception était valable lorsque les projets se déroulaient dans un seul bâtiment. Elle l'est beaucoup moins aujourd'hui, car les responsables de projet gèrent des équipes hybrides, les commanditaires se déplacent et les équipes de terrain enregistrent leurs heures de travail sur le terrain plutôt qu'à leur bureau.

Le coût de cet écart se manifeste à trois endroits prévisibles.

Délais d'approbation. Les feuilles de temps, les notes de frais et les demandes de modification s'accumulent lorsque la personne la plus éloignée d'un ordinateur portable n'a pas accès à ses données. Chaque jour de retard représente un jour d'erreur dans vos chiffres réels.

Données obsolètes. Les employés enregistrent leurs heures le vendredi pour un travail effectué le mardi. Dès lors que la saisie du temps se décale, tous les indicateurs en aval s'en trouvent affectés, notamment le taux d'utilisation, de la valeur acquise et la marge.

Suivi des dossiers par interruption. Lorsque les dirigeants ne peuvent pas consulter un portefeuille de projets, ils posent des questions. Le bureau de gestion de projet passe alors sa semaine à rassembler les réponses déjà présentes dans le système.

Une application mobile ne résout pas les problèmes stratégiques. Elle élimine les frictions qui transforment de petits retards en écarts de planning, un problème plus discret et plus coûteux que la plupart des équipes ne le prennent en compte.

L'application n'est pas une simple visionneuse. Elle contient les fonctionnalités de Celoxis que les utilisateurs consultent réellement entre les réunions, organisées en cinq sections accessibles depuis la barre de navigation inférieure : Tableau de bord, Mon travail, Création rapide, Feuille de temps et Plus.

Celoxis Mobile

Approuvez les tâches, vérifiez l'état de votre portefeuille, enregistrez votre temps et restez informé des mises à jour de vos projets directement depuis votre téléphone avec Celoxis.

Le tableau de bord s'ouvre sur la santé financière et opérationnelle plutôt que sur une liste de tâches. Marge, chiffre d'affaires, coûts, Mes projets, utilisation du budget et état des tâches sont regroupés sur un seul écran, chacun offrant un niveau de détail supplémentaire.

Si vous gérez plusieurs portefeuilles, le sélecteur de tableau de bord en haut de l'écran permet de basculer entre différentes vues, telles que le tableau de bord du gestionnaire, la vue d'ensemble du portefeuille et le tableau de bord des revenus, sans quitter l'écran. Pour toute personne responsable d'un portefeuille de projets plutôt que d'un seul, cela fait toute la différence entre consulter un chiffre et demander un rapport.

Il s'agit de la même couche de reporting qui rend les logiciels de gestion de portefeuille de projets utiles au niveau de la direction, désormais lisible sur un écran de six pouces.

Mes groupes de travail répartissent les tâches par projet, affichent le pourcentage d'achèvement de chacune et signalent en rouge les éléments en retard. Les options de filtrage et de tri sont accessibles depuis l'en-tête, permettant ainsi à un responsable de livraison d'accéder en quelques clics à toutes les tâches à risque.

Pour les managers, il s'agit là de l'aspect pratique de la gestion des tâches pour les chefs de projet : identifier les blocages avant la réunion quotidienne plutôt que pendant celle-ci.

La vue hebdomadaire du temps de travail affiche chaque jour de la semaine avec les heures enregistrées et un total cumulé. Ajouter une entrée se fait d'un clic, la modifier d'un autre, et la navigation entre les semaines se trouve en haut de l'écran.

La précision de la saisie du temps est essentielle à tout le reste. Rapports d'utilisation, facturation, analyse des écarts de coûts et prévisions de capacité dépendent tous de la qualité de vos feuilles de temps. Enregistrer les heures le jour même est l'une des actions les plus efficaces qu'une entreprise de services puisse entreprendre, et c'est d'autant plus probable que la saisie du temps ne nécessite pas d'utiliser un ordinateur portable.

L'application comprend également des minuteurs dans le menu Plus, ce qui permet de capturer le temps pendant le déroulement du travail au lieu de le reconstituer ultérieurement.

Visibilité du portefeuille partout

Vérifier les budgets, les revenus, l'état d'avancement des feuilles de route, l'état des projets et les approbations partout où des décisions doivent être prises.

La boîte de réception est divisée en Notifications et Mentions. Les alertes planifiées, les modifications de tâches et les rappels de démarrage apparaissent dans la première ; tout ce qui vous est directement adressé apparaît dans la seconde.

Cela a plus d'importance qu'il n'y paraît. Si les mises à jour de statut sont manquées, c'est rarement parce que le système a échoué à les envoyer, mais plutôt parce qu'elles arrivent noyées parmi une quarantaine d'autres messages. Distinguer les mentions directes des alertes système est un choix de conception mineur qui a un réel impact sur le temps de réponse et qui fait des logiciels de gestion de projet collaboratifs un outil précieux, et non un simple divertissement.

Ouvrez n'importe quel projet et vous obtiendrez un aperçu : responsable, date de début prévue, état, type et client, avec des onglets pour plus de détails.

Au-delà du bilan du projet, quatre points de vue abordent les questions que se posent le plus souvent les dirigeants :

Le graphique d'utilisation du budget compare les coûts prévus aux coûts réels sous forme de deux courbes sur la chronologie du projet, ce qui permet de déceler les écarts bien avant qu'un rapport d'écart ne les signale. Ce type de signal précoce correspond précisément au rôle de la gestion des risques au sein d'un logiciel de gestion de projet , et il est bien plus utile le jour même où les courbes divergent que lors de l'analyse du mois suivant.

Le panneau « Récents » affiche les projets que vous avez modifiés le plus récemment. Revenir au travail d'hier se fait donc d'un simple clic, sans avoir à effectuer de recherche. Le mode sombre est disponible dans le menu « Plus » pour ceux qui consultent leurs tableaux de bord tard le soir.

Les différents rôles utilisent un outil de gestion de projet mobile de manières très différentes. C'est là que réside toute sa valeur.

Responsables de PMO et gestionnaires de portefeuille. Suivi de la santé du portefeuille, de l'utilisation du budget et de l'état d'avancement de la feuille de route sans attendre un rapport d'étape. Utile lors de la préparation des réunions du conseil d'administration et dès qu'un sponsor pose une question.

Gestion de projet : approbations, suivi des tâches en retard et alertes de planning. Le travail quotidien de suivi d’un planning consiste principalement en de petites interventions rapides, précisément le type de travail qui en pâtit lorsqu’on est loin de son bureau.

Membres de l'équipe et personnel de terrain. Saisie des heures, mises à jour des tâches et mentions. Ce groupe est le plus susceptible d'être éloigné d'un ordinateur portable et donc le plus à même de générer des problèmes de qualité des données lorsque la saisie est difficile.

Dirigeants et commanditaires. Chiffre d'affaires par rapport aux objectifs, marge et coûts, en libre accès. Moins de demandes auprès du bureau de gestion de projet, décisions plus rapides et une version partagée des chiffres.

Il est important d'être direct, car faire des promesses excessives sur mobile est une erreur fréquente dans cette catégorie.

L'application est conçue pour la consultation, la réponse et la prise de notes. Elle gère efficacement la vérification de l'état de santé, l'approbation du travail, l'enregistrement du temps, la mise à jour d'une tâche et la réponse à une mention.

Les tâches de planification approfondie nécessitent toujours un écran plus grand. Élaborer une structure de répartition du travail, reprogrammer les dépendances dans un diagramme de Gantt, planifier les ressources et les capacités d'un portefeuille ou configurer les flux de travail sont autant d'activités pour lesquelles l'espace disponible à l'écran est crucial. Elles restent donc sur l'application web, là où elles ont leur place.

Considérez l'application mobile comme une couche permettant de maintenir à jour votre système d'information de gestion de projet entre les séances de planification, et non comme un remplacement de celles-ci.

1. Téléchargez l'application. Recherchez Celoxis sur Google Play ou l'App Store, ou utilisez les badges présents sur cette page.
2. Connectez-vous avec vos identifiants Celoxis existants. Vos autorisations, tableaux de bord et accès aux projets sont conservés depuis l'application web.
3. Définissez votre tableau de bord par défaut. Choisissez la vue de portefeuille que vous consultez le plus souvent afin qu'elle s'ouvre systématiquement en premier.
4. Activez les notifications. Les alertes et les mentions programmées sont les fonctionnalités qui ont le plus de chances de changer le déroulement de votre semaine.
5. Enregistrez une journée de travail depuis votre téléphone. C'est le moyen le plus rapide de constater une amélioration de votre taux de respect des feuilles de temps.

Il s'agit de la première version, et la feuille de route est totalement transparente. Nous préférons être informés de l'absence d'un écran que vous utilisez quotidiennement plutôt que de le découvrir lors d'une discussion sur un éventuel désabonnement dans six mois.

Téléchargez l'application, utilisez-la pendant une semaine, puis faites-nous part de vos commentaires via l'option intégrée ou votre gestionnaire de compte. Les fonctionnalités développées en premier seront celles qui seront le plus demandées par les clients.