Vous vous sentez débordé et avez l'impression de ne pas avancer ? Ou bien vous avez trop de temps libre et vous vous ennuyez facilement ? La plupart du temps, même en faisant de notre mieux pour gagner du temps, nous finissons par nous sentir sous pression.
Entre les réunions, les appels, les réseaux sociaux et YouTube, comment ne pas se laisser distraire ? Les astuces, gadgets et applications de productivité ont leurs limites. Le meilleur moyen de gérer son temps est d’abord d’analyser comment on l’utilise.
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Pourquoi les systèmes et gadgets de gestion du temps ne fonctionnent-ils pas ?
Le temps se divise en deux catégories : le temps chronologique et le temps réel. Le temps chronologique compte 60 secondes dans une minute, 60 minutes dans une heure, 24 heures dans une journée, etc. En revanche, le temps réel est relatif, car il s'écoule plus ou moins vite selon nos activités.
Par exemple, passer une heure à la préfecture semble durer dix longues années. Pourtant, votre enfant de dix ans a l'air d'avoir grandi en un clin d'œil.
Nous avons fait de notre mieux pour examiner diverses études et recenser les façons les plus courantes dont les gens perdent leur temps, ainsi que les moyens de les éviter.
Voici donc la liste
1. Ne pas penser à demain
Face à l'immense pression du quotidien, nous avons tendance à nous laisser facilement absorber par le stress et à oublier de penser à l'avenir. Les chefs d'entreprise les plus performants et ceux qui obtiennent des résultats exceptionnels sont généralement des visionnaires.
Ces gens-là voient l'avenir au lieu de voir le présent. Si vous prenez le temps de réfléchir à la manière d'organiser votre travail pour demain, vous serez mieux préparé·e à affronter l'avenir.
Préparez un agenda et notez-y vos pensées, vos activités et vos conversations pour toute la semaine. Cela vous permettra de mieux comprendre votre productivité quotidienne et d'identifier les moments les plus précieux que vous consacrez à votre travail.
Vous finirez par vous rendre compte du temps que vous consacrez à l'obtention de résultats et du temps que vous gaspillez en pensées, activités et conversations improductives.
Si vous savez ce que vous faites et que vous avez un plan précis avec des étapes clés régulières, vous passerez beaucoup moins de temps à résoudre les problèmes liés à un manque de clarté. N'oubliez jamais la règle des 80/20, aussi appelée principe de Pareto, qui stipule qu'en fournissant 20 % du travail, vous pouvez obtenir 80 % des résultats.
2. Commencer sa journée tard
Si vous étudiez les parcours des grandes personnalités, vous constaterez que la plupart d'entre elles commencent leur journée très tôt. Howard Schultz, le fondateur de Starbucks, se lève tous les jours à 4h30. Tim Cook, le PDG d'Apple, commence également sa journée à 4h30, tandis que Richard Branson se lève à 5h45.
Vous comprenez maintenant ? Les grandes personnalités ont beaucoup de points communs, et l’un d’eux est de se lever tôt pour accomplir leurs tâches les plus importantes. Elles font également de l’exercice avant d’aller au bureau. Voici 8 astuces pour se lever plus tôt.
Si vous commencez votre journée en retard, vous vous sentirez pressé(e) toute la journée et perdrez votre équilibre. Par exemple, si vous commencez tard, vous devrez sauter le petit-déjeuner ou le prendre à la hâte. Vous arriverez également en retard au travail, sans aucune préparation, et serez sous pression toute la journée. Imaginez le stress que cela peut engendrer !
3. Trop d'importance accordée au fait de faire ce qui est mal
N'oubliez jamais vos objectifs. La plupart des gens ont du mal à gérer leur temps car ils sont trop occupés à faire des choses inutiles. Si vous voulez être productif et obtenir des résultats exceptionnels, vous devez vous concentrer sur ce qui est primordial pour vous et qui peut transformer votre vie.
Quand la situation dégénère, on a tendance à se focaliser sur le problème et à chercher immédiatement un coupable. Or, il faudrait plutôt se concentrer sur les solutions et les résultats possibles. Par exemple, si vous travaillez dans le service commercial, votre objectif principal sera de vendre, quoi qu'il arrive.
Même si vous avez vécu une expérience où les choses ne se sont pas déroulées comme prévu, n'y pensez pas trop. Une étude publiée dans le Journal of Consumer Psychology a montré que les gens ont tendance à répéter leurs erreurs plutôt que d'en tirer des leçons. Se focaliser sur les erreurs passées ne fera qu'aggraver votre mal-être.
4. Se laisser facilement distraire
Voici un autre problème de gestion du temps très courant. Un exemple fréquent : vous travaillez sur votre ordinateur et recevez soudain une notification Facebook. Vous interrompez immédiatement votre travail pour consulter Facebook et voir ce qui se passe. Nous sommes facilement distraits lorsque d'autres choses nous semblent plus intéressantes que notre tâche.
Tenter d'éliminer toute distraction semble souvent vain. On a besoin de votre attention et de votre temps, même pendant les heures de travail, et il faut répondre à des demandes imprévues. Cependant, vous pouvez toujours apprendre à vos interlocuteurs à vous accorder le temps nécessaire, notamment au travail. N'hésitez pas à vous réserver les plages horaires dont vous avez besoin.
Désactivez les notifications de messagerie instantanée et d'e-mails. Laissez votre téléphone sonner. Et sauf si votre travail exige votre présence sur les réseaux sociaux, prévoyez des plages horaires dédiées, ou bien déconnectez-vous.
Tant que vous resterez concentré sur vos objectifs et que vous les garderez à l'esprit, vous serez protégé de toute distraction.
5. Ne pas avoir de liste de choses à faire
Certains affirment que les listes de tâches sont inutiles puisqu'elles ne servent à rien si l'on ne coche pas les éléments accomplis. Pourtant, avoir une liste de tâches est bien plus avantageux que de ne pas en avoir du tout. En effet, savoir ce qu'il y a à faire permet d'être bien préparé.
Il arrive souvent que l'on oublie les tâches importantes, surtout lorsqu'on est débordé, et c'est là qu'une liste peut s'avérer précieuse. Si vous êtes un bourreau de travail, vous constaterez peut-être que, malgré tous vos efforts, vous manquez de temps pour d'autres choses importantes.
Une liste de tâches nous prépare à l'avenir et aux événements à venir. En en faisant une habitude, vous constaterez progressivement son efficacité. Pour que votre liste de tâches soit efficace, il est essentiel de mener à bien vos missions. « Avoir une liste de tâches nous a permis d'atteindre nos objectifs principaux et d'augmenter la génération de prospects de 38 % », déclare Michael Chibuzor, PDG de SaaS Brand.
Utilisez une application de prise de notes ou un bloc-notes pour noter tout ce que vous avez à faire. Classez ensuite vos tâches par ordre de priorité et planifiez-les. L'idéal est de faire sa liste de choses à faire avant de se coucher ou tôt le matin.
Il n'est pas toujours possible de changer la nature du chaos qui nous entoure. Cependant, en maîtrisant nos habitudes de travail et en appliquant les cinq conseils mentionnés ci-dessus, nous pouvons optimiser notre temps.
Quels sont les autres problèmes de gestion du temps auxquels vous êtes confronté(e) et comment avez-vous essayé de les surmonter ?
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