¿Te sientes agobiado y no avanzas? ¿O tienes demasiado tiempo y te aburres fácilmente? La mayoría de las veces, terminamos sintiéndonos algo presionados incluso cuando hacemos todo lo posible por ahorrar tiempo.
Con reuniones, llamadas telefónicas, redes sociales y YouTube, ¿cómo no distraerse? Los trucos de productividad, los dispositivos y las aplicaciones solo sirven hasta cierto punto. La mejor manera de gestionar tu tiempo es, en primer lugar, reconocer cómo lo estás empleando.
¿Por qué fallan los sistemas y dispositivos de gestión del tiempo?
El tiempo se puede clasificar en dos categorías: tiempo cronológico y tiempo real. El tiempo cronológico tiene 60 segundos en un minuto, 60 minutos en una hora, 24 horas al día, etc. Sin embargo, el tiempo real es relativo, ya que transcurre más lentamente o más rápido dependiendo de lo que se esté haciendo.
Por ejemplo, pasar una hora en el Departamento de Vehículos Motorizados se siente como diez largos años. Sin embargo, tu hijo de diez años parece haber crecido en tan solo unos pocos años.
Hemos hecho todo lo posible por analizar diversos estudios y recopilar las formas más comunes en que las personas pierden el tiempo y cómo evitarlas.
Aquí está la lista
1. No pensar en el mañana
Con la enorme presión que enfrentamos a diario, tendemos a preocuparnos fácilmente por el estrés y a olvidar lo que nos depara el futuro. Los empresarios más exitosos y quienes logran resultados extraordinarios suelen ser visionarios.
Este grupo de personas ve las cosas en el futuro en lugar de verlas como son aquí y ahora. Si dedicas tiempo a pensar en cómo hacer tu trabajo para mañana, estarás mejor preparado para lo que venga.
Lleva una agenda y anota tus pensamientos, actividades y conversaciones durante toda la semana. Esto te ayudará a comprender mejor cuánto puedes hacer cada día y en qué inviertes tus momentos más valiosos.
Con el tiempo, te darás cuenta de cuánto tiempo dedicas a obtener resultados y cuánto tiempo desperdicias en pensamientos, actividades y conversaciones improductivas.
Si sabes lo que haces y tienes un plan bien definido con objetivos claros y consistentes, dedicarás mucho menos tiempo a solucionar problemas derivados de la falta de claridad. Recuerda siempre la regla del 80/20, también conocida como el Principio de Pareto, que establece que al realizar el 20% del trabajo, puedes obtener el 80% de los resultados.
2. Empezar el día tarde
Si analizas las historias de éxito de grandes personalidades del mundo, descubrirás que la mayoría de ellas comenzaban su día muy temprano. Howard Schultz, el fundador de Starbucks, se asegura de levantarse a las 4:30 de la mañana todos los días. El CEO de Apple, Tim Cook, comienza su jornada a las 4:30, mientras que Richard Branson se despierta a las 5:45.
¿Lo entiendes ahora? Las grandes personalidades comparten muchas cosas en común, y una de ellas es levantarse temprano para realizar su trabajo más importante. Además, hacen ejercicio antes de ir a la oficina. Aquí tienes 8 trucos para levantarte más temprano.
Si empiezas el día tarde, te sentirás apurado durante toda la jornada y perderás el equilibrio. Por ejemplo, si empiezas tarde, tendrás que saltarte el desayuno o comer a toda prisa si lo haces. Además, llegarás tarde al trabajo sin preparación y te sentirás presionado durante todo el día. ¿Te imaginas lo estresante que puede ser tu día?
3. Demasiado énfasis en hacer lo incorrecto
Nunca olvides tus metas y objetivos. La mayoría de las personas tienen dificultades para administrar su tiempo porque están demasiado ocupadas haciendo cosas que no les convienen. Si quieres ser productivo y obtener resultados asombrosos, debes concentrarte en aquello que es de suma importancia para ti y que puede generar cambios drásticos en tu vida.
Cuando las cosas se descontrolan, normalmente te centras en el problema y buscas un chivo expiatorio de inmediato. En cambio, deberías concentrarte en las soluciones y los resultados que tienes a tu alcance. Por ejemplo, si trabajas en el departamento de ventas, tu principal objetivo será vender, cueste lo que cueste.
Aunque hayas tenido una experiencia en la que las cosas no salieron como esperabas, no te obsesiones con ello. Un estudio publicado en el Journal of Consumer Psychology reveló que las personas a menudo no aprenden de sus errores, sino que los repiten. Centrarse en los errores del pasado te hará sentir mal.
4. Distraerse con facilidad
Este es otro problema común de gestión del tiempo. Un ejemplo frecuente es cuando estás trabajando en tu ordenador y de repente recibes una notificación de Facebook. Dejas de trabajar inmediatamente y entras en Facebook para ver qué ocurre. Nos distraemos fácilmente cuando encontramos otras cosas más interesantes que el trabajo que tenemos entre manos.
En la mayoría de los casos, intentar eliminar todas las distracciones resulta inútil. La gente necesita tu atención y tu tiempo incluso durante el horario laboral, y a veces hay que responder a necesidades inesperadas. Sin embargo, siempre puedes lograr que te dediquen el tiempo que necesitas, sobre todo en el trabajo. No dudes en reservar el tiempo necesario.
Desactiva la mensajería instantánea y las notificaciones de correo electrónico. Deja que tu teléfono se desvíe al buzón de voz. Y a menos que necesites usar las redes sociales por motivos laborales, reserva un tiempo para ellas o, mejor aún, no las uses.
Mientras te concentres en tus objetivos y los tengas presentes, estarás protegido de todas las distracciones.
5. No tener una lista de tareas pendientes
Algunos dicen que las listas de tareas son inútiles si no se van tachando las tareas completadas. Pero tener una lista es mucho mejor que no tener ninguna. Esto se debe a que estarás bien preparado cuando sepas qué hay que hacer.
A menudo olvidamos las tareas importantes, sobre todo cuando estamos ocupados, y es ahí donde una lista como esta puede serte de gran ayuda. Si eres adicto al trabajo, puede que te des cuenta de que no tienes suficiente tiempo para otras cosas importantes, por mucho que trabajes.
Una lista de tareas pendientes nos prepara para lo que nos depara el futuro. Una vez que la conviertas en un hábito, verás lo efectiva que puede ser. Un punto clave para que tu lista de tareas funcione es completarlas. «Tener una lista de tareas pendientes nos ayudó a alcanzar nuestros objetivos principales y aumentar la generación de clientes potenciales en un 38 %», afirma Michael Chibuzor, director ejecutivo de SaaS Brand.
Ten a mano una aplicación o una libreta para anotar todo lo que tienes que hacer. Luego, organízalo por prioridad y, finalmente, planifícalo. Lo ideal es hacer la lista de tareas antes de acostarte o temprano por la mañana.
No siempre es posible cambiar la naturaleza del caos que te rodea. Sin embargo, si controlas tus hábitos de trabajo y sigues los cinco consejos mencionados anteriormente, podrás aprovechar tu tiempo al máximo.
¿Qué otros problemas de gestión del tiempo tienes y cómo has intentado superarlos?
Comentarios
0 respuestas