La réussite d'un projet repose sur une exécution aussi fluide que possible, minimisant les malentendus. Cependant, aucun environnement de travail n'est parfait, et les malentendus sont fréquents entre les membres de l'équipe et entre ces derniers et le chef de projet. Avant même que le moindre malentendu ne prenne de l'ampleur, il incombe au chef de projet de les anticiper, de les éviter et de les atténuer dès le début.
Vous trouverez ci-dessous cinq des problèmes les plus courants et cinq façons de les gérer.
Les problèmes
Problème numéro un : des responsabilités mal définies
Chaque membre de l'équipe doit s'approprier ses tâches, en être responsable et, surtout, devoir rendre des comptes. Clarifiez les attentes en définissant les tâches et la structure hiérarchique au sein de l'équipe. La matrice RACI est un outil précieux pour y parvenir. R signifie « responsable de l'exécution de la tâche », A « responsable de la tâche », C « consulté à propos de la tâche » et I « informé à propos de la tâche et du projet dans son ensemble ».
Deuxième problème : Non-respect des délais
Soyez très clair sur les échéances et leurs modifications. Dans la mesure du possible, prévoyez des dates plus rapprochées que nécessaire, par précaution. Cela vous laissera suffisamment de temps pour une relecture approfondie et pour apporter les modifications s'il le faut. Une autre stratégie consiste à décomposer une tâche en plusieurs étapes et jalons afin de pouvoir la mener à bien dans un délai raisonnable.
Problème n° 3 : Procédures de modification de projet peu claires
Avant toute modification, définissez clairement les procédures de demande, d'examen et d'approbation. Élaborez un organigramme si nécessaire, créez les formulaires requis et communiquez la procédure dès que possible avant le début du projet. Familiarisez les membres de l'équipe avec ces procédures dès le début.
Problème quatre : Différences de temps
Aujourd'hui, un projet peut s'étendre sur cinq continents, notamment pour les tâches réalisables en ligne. Il est essentiel de connaître le fuseau horaire de chaque membre de l'équipe, d'afficher plusieurs horloges avec différents fuseaux horaires et de définir clairement les procédures à suivre lorsqu'une tâche nécessite une assistance immédiate alors que le membre de l'équipe partenaire se trouve dans un fuseau horaire différent. Utilisez des applications de synchronisation pour que chaque membre de l'équipe puisse consulter les étapes clés et l'état d'avancement du projet.
Cinquième problème : Mauvaise communication et conflits
Un chef de projet, c'est bien plus qu'un simple planificateur ; c'est aussi un médiateur et un motivateur. Prenez régulièrement des nouvelles des membres de l'équipe et assurez-vous de leurs relations. Il est essentiel qu'ils s'entendent bien et communiquent efficacement. Tout malentendu peut être facilement résolu par une communication claire et respectueuse. Renforcez le moral des troupes en témoignant d'un réel intérêt et en le laissant transparaître.
Les stratégies de gestion
Stratégie n° 1 : Communiquer clairement par écrit et oralement
Soyez toujours clair, poli et respectueux, tant à l'oral qu'à l'écrit, y compris dans vos communications par courriel. Utilisez un langage positif et mettez l'accent sur la réussite du projet, tout en valorisant les membres de l'équipe.
Deuxième stratégie : Identifier les points de malentendus potentiels
Anticipez les risques de malentendus. Adoptez le point de vue d'un membre de l'équipe. Dressez une liste des questions fréquemment posées, qui pourront être utiles en cas de malentendu.
Troisième stratégie : Notez les choses
Prenez des notes lorsque vous communiquez avec les membres de l'équipe, la direction ou d'autres parties prenantes. Ne vous fiez pas uniquement à votre mémoire, car elle est souvent défaillante ; mieux vaut prévenir que guérir.
Stratégie quatre : Répéter
Répétez votre message et demandez aux membres de l'équipe de le répéter. Assurez-vous que le message est bien compris, même s'il s'agit d'un sujet moins urgent. Tant que le message est important pour le projet, il convient de le répéter.
Cinquième stratégie : Confirmer
Toute communication, verbale ou écrite, doit être confirmée. Ne tardez pas à répondre, même pour accuser réception du message. Cela ne signifie pas pour autant que vous devez consulter vos courriels en permanence au détriment de vos tâches principales. Traitez vos courriels par lots tout au long de la journée et répondez uniquement à ceux qui requièrent une réponse urgente. Indiquez que vous travaillez sur la réponse et précisez le délai nécessaire pour la finaliser.
Enfin, une communication claire et transparente, bien structurée, permet de réduire les malentendus. Si le chef de projet est conscient des sources potentielles de malentendus et les gère de manière appropriée, on peut s'attendre à un déroulement sans accroc du projet.
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