Rachat d'Airtable ? Quelles sont les meilleures alternatives à la gestion de projet ?

Bending Spoons, société milanaise à l'origine d'AOL, Brightcove, Eventbrite, Evernote, Harvest, komoot, Remini, StreamYard, Vimeo et WeTransfer, est entrée en bourse sur le Nasdaq le 1er juillet 2026, levant près de 1,7 milliard de dollars. L'acquisition d'Airtable est sa première depuis cette introduction en bourse. Fondée en 2013, Airtable combine une interface de type tableur avec une structure de base de données et est devenue une entreprise d'envergure : un chiffre d'affaires annuel récurrent (ARR) d'environ 480 millions de dollars en juin 2026, avec une croissance annuelle supérieure à 20 %. Une performance remarquable. Ce chiffre représente toutefois une forte baisse par rapport à la valorisation d'environ 11 milliards de dollars d'Airtable lors de sa levée de fonds de 2021, ce qui témoigne de la réévaluation du marché pour cette catégorie d'outils.

Le PDG d'Airtable, Howie Liu, a présenté publiquement l'accord comme un moyen pour l'entreprise de bénéficier de ressources accrues et d'un soutien à long terme pour poursuivre le développement de ce qu'il appelle une plateforme nativement basée sur l'IA. De son point de vue, c'est une interprétation plausible. Quant à savoir si cela se traduira par de réels bénéfices pour les utilisateurs qui paient leur facture chaque mois, c'est une autre question, et c'est celle qui mérite toute notre attention.

Pour être clair concernant le calendrier : l’acquisition n’est pas finalisée. Elle est soumise à l’approbation des autorités réglementaires et devrait être conclue avant la fin de 2026. À ce jour, les prix, la feuille de route des fonctionnalités et le support restent inchangés. Quiconque vous annonce la « fermeture » ​​d’Airtable ou une « augmentation des prix le mois prochain » se trompe lourdement.

Si cette opération suscite plus d'inquiétude qu'une acquisition classique, ce n'est pas Airtable en soi, mais plutôt la stratégie de Bending Spoons, désormais suffisamment publique et cohérente pour qu'on puisse en tirer des conclusions.

Après l'acquisition d'Evernote fin 2022, Bending Spoons a quasiment doublé le prix de ses abonnements au cours des années suivantes et, en décembre 2023, a limité l'offre gratuite à 50 notes, sans aucune clause de maintien des avantages pour les utilisateurs existants. Lors du rachat de WeTransfer en juillet 2024, Bending Spoons a supprimé environ 75 % de ses effectifs, qui comptaient plus de 350 personnes, dans les deux mois suivant la finalisation de l'opération. Vimeo, autre filiale de Bending Spoons, a connu des hausses de prix et des licenciements dans les mois qui ont suivi son acquisition. Ces pratiques sont publiques. Elles sont documentées dans les documents déposés auprès de la SEC, dans la presse économique et dans les déclarations publiques de l'entreprise concernant sa stratégie d'acquisition, qu'elle décrit comme une manière d'accélérer le déploiement d'un produit en fonction de ses objectifs.

Rien de tout cela ne garantit qu'Airtable suivra exactement le même chemin. Bending Spoons a également déclaré vouloir conserver et développer les entreprises acquises plutôt que de les démanteler et de les revendre, et a réellement investi dans l'ingénierie de produits comme Evernote après leur acquisition. Mais si vous êtes responsable PMO ou CTO d'une plateforme dont dépend toute votre entreprise, l'information selon laquelle « l'acquéreur a pour habitude d'augmenter les prix et de réduire les effectifs » est précisément le genre de fait qui doit figurer dans votre registre des risques, que vous décidiez ou non d'agir immédiatement.

En parcourant les de gestion de projet et d'Airtable sur Reddit cette semaine, un constat assez clair se dégage. On y retrouve les réactions attendues : choc, quelques blagues sur le nom de l'entreprise et une vague de personnes qui exportent discrètement leurs bases de données par précaution. Mais derrière ces réactions, se cache un fil conducteur plus utile : des conseils pratiques de personnes ayant déjà migré de plateformes. Ces conseils sont précieux, que vous restiez sur Airtable ou que vous optiez pour une autre solution.

Quelques points sont revenus à plusieurs reprises :

• Cartographiez précisément votre utilisation avant toute modification. Les équipes qui abordent une migration comme une refonte complète de chaque table et automatisation perdent beaucoup plus de temps que celles qui, au préalable, vérifient quels champs, vues et automatisations sont réellement essentiels et lesquels sont des vestiges d'un projet vieux de deux ans.
• Il faut vérifier l'exactitude des rapports et des tableaux de bord, et pas seulement leur existence. Plusieurs commentateurs ont souligné que le véritable problème ne réside pas dans une fonctionnalité manquante, mais dans un rapport qui semble correct en apparence, mais qui s'éloigne discrètement de la réalité car il est modifié manuellement dans un tableur que personne d'autre ne consulte.
• Vérifiez où les autorisations s'appliquent réellement. L'expression « autorisations avancées » peut avoir différentes significations selon les plateformes. Certains outils ne prennent en charge que l'accès au niveau de l'espace de travail, tandis que d'autres permettent un accès au niveau du champ individuel. Cette distinction est cruciale lorsque plusieurs services utilisent le même système.
• Testez la robustesse des automatisations en testant leurs défaillances, et pas seulement leur bon fonctionnement. Un utilisateur a décrit un flux Zapier lié à une vue spécifique qui a cessé de fonctionner discrètement après une migration et est passé inaperçu pendant trois semaines, car personne n'en était responsable. Un outil qui détecte clairement les défaillances inspire bien plus confiance qu'un outil qui tombe en panne silencieusement.
• Avant de vous engager, testez un flux de travail réel. Plutôt que de comparer les listes de fonctionnalités ou de regarder dix vidéos de démonstration, le conseil le plus souvent donné était de mener un projet concret de bout en bout sur la plateforme candidate, avec les personnes qui l'utiliseraient au quotidien, avant de prendre une décision.

Dans les mêmes discussions, on a également constaté de nombreuses mises en garde contre la panique. Certains commentateurs ont souligné que la plupart des acquisitions n'entraînent pas de changements significatifs de feuille de route ou de prix avant six à douze mois, et qu'une migration précipitée peut s'avérer plus coûteuse, en temps et en perturbations, que l'augmentation de prix tant redoutée. C'est un argument pertinent, qu'il convient de prendre en compte parallèlement à la question de l'évaluation des risques évoquée précédemment. La position la plus juste se situe entre les deux : il n'est pas nécessaire de migrer cette semaine, mais il est important de savoir vers quoi migrer si la décision était prise pour vous.

Quel que soit votre choix final, et quel que soit le moment où vous le faites, le processus d'évaluation importe plus que la marque présélectionnée. Voici une méthode pratique pour le mettre en œuvre, directement inspirée des modèles présentés ci-dessus.

Commencez par un audit, pas par une liste d'achats. Dressez un inventaire complet de chaque table, vue, automatisation et intégration actuellement utilisée dans Airtable. Signalez tout élément dont l'utilité est inexpliquée. Impossible d'évaluer un système de remplacement sans l'avoir entièrement cartographié.

Distinguez « différent » de « pire ». Chaque alternative semblera différente d'Airtable au premier abord, car la flexibilité d'Airtable incite chaque équipe à l'utiliser différemment. Cela ne signifie pas pour autant que le nouvel outil est moins bon. Évaluez les solutions en fonction de vos besoins réels, et non de vos réflexes.

Impliquez les personnes qui seront les premières à en subir les conséquences. Les responsables des ressources doivent savoir qui est surchargé de travail sur l'ensemble des projets. Les chefs de projet doivent pouvoir élaborer et mettre à jour les échéanciers sans l'aide du service informatique. La direction a besoin de tableaux de bord fiables, sans avoir recours à des tableurs externes. Réunissez ces trois acteurs avant de signer quoi que ce soit.

Demandez-vous quelle sera l'ampleur du projet. Une source unique d'information fiable pour 50 personnes effectuant des tâches similaires répond à un besoin fondamentalement différent de celui d'une source unique pour 500 personnes réparties entre les services produit, marketing, opérations et finance. Les logiciels de gestion de projet d'entreprise et les outils de suivi des tâches simples résolvent des problèmes différents ; il est donc important d'être honnête quant à vos besoins réels.

Si on fait abstraction du marketing, la plupart des besoins des grandes équipes se résument à cinq points.

Calendrier et planification

Il vous faut un véritable diagramme de Gantt, et non un simple calendrier. Pour tout projet dépassant quelques tâches interdépendantes, une logique de dépendance appropriée et, idéalement, une visibilité du chemin critique sont indispensables pour identifier les retards qui menacent réellement votre date de livraison.

Planification des ressources et des capacités

C'est là que de nombreuses configurations de type Airtable commencent à montrer leurs limites. Les logiciels de gestion des ressources et les outils de planification des capacités doivent afficher, en un seul endroit, les personnes surchargées de travail sur l'ensemble des projets actifs, et non pas seulement sur un seul. Sans cette vue d'ensemble, les décisions relatives aux ressources sont prises projet par projet, et personne ne remarque qu'une même personne est affectée à trois projets simultanément avant qu'il ne soit trop tard.

Des tableaux de bord de reporting auxquels les gens font réellement confiance

Les tableaux de bord ne sont utiles que si la direction peut obtenir des données précises sans qu'une version parallèle soit discrètement mise à jour dans un tableur. Un bon tableau de bord de reporting se met à jour automatiquement à partir des mêmes données de projet que celles utilisées par tous les autres, garantissant ainsi une seule version de l'état d'avancement au lieu de trois versions contradictoires.

Autorisations et gouvernance

Les grandes équipes ont besoin de structures d'autorisation plus nuancées que « tout le monde peut tout modifier » ou « tout le monde peut tout voir ». Cela implique un accès basé sur les rôles, limité par espace de travail, par projet et, dans certains cas, jusqu'aux champs individuels, permettant ainsi au service financier d'accéder à des données budgétaires dont le service marketing n'a pas besoin et ne devrait pas avoir accès.

L'automatisation que vous n'avez pas à surveiller

Les automatisations ne sont utiles que si elles sont fiables et visibles. Une plateforme qui signale clairement les dysfonctionnements d'une automatisation vaut mieux qu'une plateforme qui cesse discrètement d'enregistrer des données et laisse un rapport erroné pendant des semaines avant que quiconque ne s'en aperçoive.

Compte tenu des exigences ci-dessus, voici les plateformes à considérer si vous évaluez un logiciel de gestion de projet au sein d'une grande équipe ou d'un bureau de gestion de projet (PMO).

• Celoxis — Gestion de projets et de portefeuilles de niveau entreprise, conçue spécifiquement pour les organisations menant plusieurs projets simultanés entre leurs différents départements.
• Wrike — Gestion du travail au niveau du portefeuille avec des rapports détaillés et une visibilité inter-équipes.
• Monday.com / Monday Work Management — Un système de suivi de projet flexible et très visuel qui s'adapte assez bien à la croissance, mais qui nécessite souvent un produit CRM distinct pour tout ce qui touche aux ventes.
• ClickUp — Un outil de gestion du travail tout-en-un doté d'un large éventail de fonctionnalités et d'une véritable courbe d'apprentissage à la hauteur.
• Smartsheet — Une interface familière aux tableurs, dotée de contrôles d'entreprise robustes, populaire auprès des équipes qui souhaitent une logique plus proche de celle d'Excel.

Il existe également une catégorie plus restreinte qui mérite d'être mentionnée : les outils de bases de données de type Airtable, tels que Baserow et Grist. Plusieurs utilisateurs sur Reddit les ont cités comme des clones structurels très proches, incluant des outils d'importation permettant de transférer directement les bases de données Airtable. Ces outils sont intéressants si vous recherchez une base de données flexible avec une interface de type tableur. Cependant, ils sont confrontés au même problème de gouvernance que celui auquel les utilisateurs d'Airtable sont actuellement confrontés : sans responsable dédié du modèle de données, tout outil suffisamment flexible a tendance à devenir complexe. Si votre besoin principal concerne la gestion des échéanciers de projets, la planification des ressourceset la production de rapports à grande échelle plutôt qu'une base de données généraliste, une plateforme de gestion de projet dédiée vous permettra généralement d'atteindre vos objectifs plus rapidement.

Les prix fluctuent fréquemment chez tous ces fournisseurs ; considérez donc les chiffres ci-dessus comme un point de départ pour votre propre comparaison de logiciels de gestion de projet plutôt que comme un chiffre définitif, et vérifiez directement les tarifs actuels avant d’établir votre budget.

Une petite précision : cet article étant publié sur le blog de Celoxis, veuillez lire la section ci-dessous en tenant compte de ce contexte. Les sections précédentes n'ont pas pour but de vous convaincre ; il s'agit des mêmes critères d'évaluation que vous utiliseriez quel que soit le fournisseur choisi. Dans cette section, nous expliquons pourquoi nous pensons être à la hauteur de leurs attentes.

Celoxis a été conçu dès le départ comme un logiciel de gestion de projets et de portefeuilles d'entreprise, et non comme une base de données flexible dont les fonctionnalités de gestion de projet au fil du temps. Cette différence contredit directement les préoccupations soulevées dans les discussions Reddit mentionnées ci-dessus :

Des échéanciers sans solutions de contournement. Celoxis intègre nativement des diagrammes de Gantt complets avec logique de dépendance et visibilité du chemin critique. Les chefs de projet n'ont donc pas besoin de construire une logique de planification à partir d'enregistrements liés et de formules, comme c'est souvent le cas avec Airtable lorsqu'il se développe.

La planification des ressources s'effectue à l'échelle de l'ensemble du portefeuille, et non projet par projet. Celoxis affiche l'utilisation et la surallocation des ressources pour chaque projet actif auquel une personne est affectée, ce qui correspond précisément à la visibilité sur les personnes surchargées de travail sur plusieurs projets, un point souvent souligné par les utilisateurs de Reddit.

Des tableaux de bord qui se passent de feuilles de calcul parallèles. Les rapports sont générés directement à partir des données en temps réel du projet ; ainsi, le tableau de bord consulté par la direction reflète les mêmes chiffres que ceux vus par le chef de projet lorsqu'il ouvre une tâche, et non une exportation manuelle de la semaine précédente.

Des autorisations jusqu'au niveau du terrain. Celoxis prend en charge le contrôle d'accès basé sur les rôles au niveau de l'espace de travail, du projet et du terrain, ce qui répond précisément à la question de gouvernance qui est revenue à plusieurs reprises dans les discussions concernant l'application concrète des « autorisations avancées ».

Automatisation avec suivi financier intégré. Les flux de travail et les automatisations personnalisés fonctionnent de concert avec le suivi du temps, la budgétisation et le suivi des coûts dans le même système. Vous n'avez donc pas besoin d'assembler un outil distinct juste pour vérifier si un projet respecte son budget.

une plateforme conçue pour les grandes équipes pluridisciplinaires. Elle est utilisée par les bureaux de gestion de projets (PMO) qui gèrent des milliers de tâches réparties sur des dizaines de projets simultanés. Ses formules tarifaires (à partir d'environ 10 $ par utilisateur et par mois pour l'édition Core, avec des options pour les niveaux Essentials, Professional et Business) et une solution sur site pour les organisations ayant des exigences plus strictes en matière de contrôle des données sont également disponibles.

Si votre équipe utilise intensivement Airtable et s'interroge sur la complexité d'une migration, la vérité est que toute migration exige une planification rigoureuse. Nous préférons que vous abordiez cette migration en toute sérénité plutôt que dans la précipitation. Nous vous proposons un système conçu spécifiquement pour répondre aux problématiques rencontrées par les grandes équipes dont la taille dépasse les capacités des bases de données flexibles classiques.

Airtable va-t-il fermer ses portes ? Non. Airtable continue de fonctionner normalement et l’acquisition de Bending Spoons n’est pas encore finalisée. Elle devrait l’être d’ici fin 2026, sous réserve de l’approbation des autorités réglementaires.

Les prix d'Airtable augmenteront-ils après l'acquisition ? Aucune modification tarifaire n'a été annoncée. Si l'on se base sur l'expérience de Bending Spoons avec Evernote, WeTransfer et Vimeo, les acquisitions précédentes ont généralement entraîné des hausses de prix et des réductions d'effectifs, souvent dans les mois qui ont suivi la finalisation de l'opération. Il est donc raisonnable de penser que le modèle tarifaire d'Airtable pourrait évoluer, même si rien n'a encore changé.

Quelle est la meilleure alternative à Airtable pour les grandes équipes ? Cela dépend de vos besoins : gestion de projet à l’échelle d’un portefeuille ou base de données flexible et polyvalente. Pour les équipes qui ont besoin de chronologies précises, d’une planification des ressources inter-projets et de rapports et autorisations de niveau entreprise, Celoxis, Wrike et Smartsheet sont les solutions les plus adaptées. Pour les équipes qui recherchent principalement une base de données de type Airtable, Baserow et Grist sont des équivalents plus proches en termes de structure.

Faut-il migrer d'Airtable dès maintenant ? Pas forcément. Le produit et les tarifs d'Airtable n'ont pas encore changé, et une migration précipitée engendre souvent plus de perturbations qu'une simple augmentation de prix. Il est plus judicieux, pour l'instant, d'analyser votre utilisation réelle d'Airtable et d'identifier une solution de repli, afin de pouvoir agir à votre rythme plutôt que d'être contraint par un calendrier.

La migration d'une grande équipe depuis Airtable est-elle complexe ? Cela dépend bien plus de la complexité des personnalisations (formules, enregistrements liés, automatisations) mises en place que de la plateforme cible. Un audit des processus réellement utilisés, suivi d'un test pilote sur un flux de travail concret avant le déploiement complet, constitue l'approche la plus simple à mettre en œuvre.

Rien de tout cela ne signifie que vous devez prendre une décision cette semaine. Airtable fonctionne toujours, la transaction n'est pas finalisée et les migrations précipitées ont tendance à créer plus de problèmes qu'elles n'en résolvent. Ce qui compte maintenant, c'est la partie moins attrayante : auditer votre utilisation réelle, définir clairement vos besoins en ressources, en rapports et en autorisations à mesure que vous évoluez, et préparer une liste restreinte afin d'évaluer les options en toute connaissance de cause plutôt que sous la contrainte de l'urgence.

Si vous souhaitez comparer une plateforme conçue spécifiquement pour la gestion de projets et de portefeuilles à grande échelle avec votre système actuel, il est judicieux d'avoir cette conversation avant même d'en avoir besoin.