Primeros pasos — para usuarios
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Esta guía de inicio rápido le ayudará a comprender:
- Cómo se organiza la información
- Cómo iniciar sesión
- Cómo trabajar con tu panel de control
- Cómo navegar por la interfaz de usuario.
- Cómo cambiar tus preferencias
- Cómo crear tu primer proyecto
- Cómo trabajar con el diagrama de Gantt
- Cómo informar sobre el progreso de las tareas
- Cómo registrar el tiempo
- Cómo realizar el seguimiento de los proyectos
- Cómo generar informes
- Cómo obtener ayuda
A. Cómo se organiza la información
Puedes crear proyectos, tareas, riesgos, incidencias, solicitudes de cambio, etc. También puedes registrar el tiempo y los gastos, subir archivos e introducir comentarios. Veamos cómo se organiza todo.
Organización │ ├── Espacio de trabajo 1 (por ejemplo, Ingeniería) │ │ │ ├── Proyecto 1.1 │ │ │ │ │ ├── Tareas │ │ │ │ │ │ │ ├── Subtareas │ │ │ ├── Registros de tiempo │ │ │ ├── Gastos │ │ │ ├── Actualizaciones │ │ │ └── Archivos │ │ │ │ │ ├── Discusiones │ │ │ │ │ ├── Riesgos (Aplicación personalizada) │ │ │ │ │ │ │ ├── Registros de tiempo │ │ │ ├── Actualizaciones │ │ │ └── Archivos │ │ │ │ │ ├── Problemas (Aplicación personalizada) │ │ │ │ │ │ │ ├── Registros de tiempo │ │ │ ├── Actualizaciones │ │ │ └── Archivos │ │ │ │ │ └── Archivos │ │ │ ├── Proyecto 1.2 │ │ ... │ └── Proyecto 1.N │ ├── Espacio de trabajo 2 (p. ej., Marketing) │ │ │ ├── Proyecto 2.1 │ │ ... │ └── Proyecto 2.N │ └── Espacio de trabajo M (p. ej., Ventas) │ ├── Proyecto M.1 │ ... └── Proyecto MNWorkspaces are like departments. They enable you to easily segregate and control access to data. If you don't plan on using this functionality, then it is automatically hidden from your user interface.
Projects contain tasks, risks, issues and other custom apps. You can also conduct discussions in a project and also upload files. A project belongs to one workspace.
Tasks can contain sub tasks. You can log time and expenses against tasks. You can also upload files or enter comments.
Custom apps like Risks and Issues are contained in projects. You can log time against them. You can also upload files or enter comments.
B. Cómo iniciar sesión
Al crear una cuenta de usuario, se le notifica por correo electrónico con su nombre de usuario, contraseña y el enlace para iniciar sesión. Consulte ese correo electrónico para obtener su nombre de usuario y contraseña. Después de iniciar sesión, deberá cambiar su contraseña.
URL: https://celoxis.com
Póngase en contacto con el administrador del sistema o consulte el correo electrónico que recibió en su bandeja de entrada, como se mencionó anteriormente.
Como puede ver, la pantalla de inicio de sesión es muy sencilla. Si su organización utiliza el inicio de sesión único (SSO), haga clic en el enlace SSO resaltado en la imagen.
C. Panel de control
Tu cuenta incluirá varios paneles preconfigurados que consideramos útiles. Úsalos tal cual o como punto de partida para personalizarlos.
Hay 5 cosas que debes saber:
1Múltiples paneles de control
Puedes crear varios paneles que se adapten a tu estilo de trabajo. Puedes crear paneles diferentes según el rol; por ejemplo, un panel para cada uno: gerente de proyecto, miembro del equipo, gerente de recursos, director de la PMO, etc. Incluso puedes crear paneles diferentes según la función; por ejemplo, un panel para cada una: planificación, seguimiento, control de calidad, utilización de recursos, etc.
Se pueden asignar varios paneles de control a un mismo usuario.
2Personalización de paneles de control
Puedes personalizar los widgets, los diseños, las columnas, los filtros, la agrupación y mucho más.
En el siguiente ejemplo, se elimina un widget y se agrega y redimensiona un nuevo widget.
3Realizar acciones en los paneles de control
Deberías poder realizar la mayor parte de tu trabajo desde tus paneles de control.
En el siguiente ejemplo, un gerente desglosa un gráfico circular para enumerar todas las tareas vencidas y solicita una actualización a los responsables.
4Compartir paneles de control
Los paneles de control se pueden exportar a formato PDF para enviarlos por correo electrónico.
5Paneles de programación
Puedes programar el envío de paneles de control por correo electrónico en horarios específicos.
Click on next to the dashboard name and then click on Schedule tab to enter your schedule details and recipients.
D. Navegación por la interfaz de usuario
La interfaz de usuario (UI) de Celoxis es coherente y predecible. Esto significa que si entiendes cómo funciona una página, entenderás cómo funciona el 90 % de las demás.
Ahora vamos a examinar los elementos básicos de la interfaz de usuario:
- El menú superior
- El menú lateral
- Menú de elementos recientes
- Informes destacados
- Una página típica
1El menú superior (o barra superior)
Los elementos del lado izquierdo del menú superior (título de la página y acciones) cambian con cada página, mientras que los elementos del lado derecho, comenzando por el icono de búsqueda, permanecen constantes. La siguiente imagen describe los elementos del menú superior.
El menú Agregar
El botón "Agregar" siempre está disponible en todas las páginas y se puede usar para añadir proyectos, tareas, incidencias, riesgos, usuarios y más, como se muestra a continuación. Puedes acceder rápidamente a la hoja de horas haciendo clic en el icono correspondiente.
2La barra lateral (o menú principal)
La barra lateral se utiliza para navegar a diferentes páginas, como se muestra a continuación.
Barra lateral > Menú de aplicaciones
El menú Aplicaciones es la forma de acceder a las listas de tus aplicaciones personalizadas. En el siguiente ejemplo, al hacer clic en Problemas, accederás a la lista de problemas.
3Menú de elementos recientes
Este menú ahorra mucho tiempo. Permite acceder rápidamente a los proyectos, tareas, incidencias, errores, informes, etc., a los que se ha accedido recientemente.
4Informes destacados
Si utilizas un informe con frecuencia, márcalo como favorito haciendo clic en el icono de estrella que aparece en él. Una vez hecho esto, el informe comenzará a aparecer en tu menú de Informes.
En el ejemplo anterior, al hacer clic en la estrella del informe X, este se mostrará en el Informes .
Consejo: Obtenga más espacio en la pantalla haciendo clic en el
5Una página típica
La mayoría de las páginas tendrán la misma estructura que el ejemplo que aparece a continuación.
Acciones masivas
Select multiple items in the list and click on this button to perform actions on the selected list.
Filtros
Click to change the filters
Download
Let's you download the report in multiple formats
Inline Edit
Click to edit the value right there without opening forms.
Quick Menu
A list of frequently performed actions on a list item. E.g. open the Gantt chart for a project.
Visualización de un elemento como un proyecto, una tarea, un problema o un elemento de una aplicación personalizada.
Al hacer clic en el nombre de un elemento, se abrirá su panel. En el siguiente ejemplo, hacemos clic en un proyecto para verlo.
El panel del proyecto
Los paneles tienen pestañas para que pueda ver rápidamente los elementos asociados, como tareas, archivos, riesgos e incluso informes. Al hacer clic en el El icono revelará un menú de acciones completo como el que se muestra a continuación. Los paneles para tareas, incidencias, etc., están organizados de forma similar.
E. Cambiar sus preferencias
Hacer clic Menú principalPerfil
Haz clic en la Preferencias para cambiar el idioma, el formato de fecha, las opciones de notificación por correo electrónico y otras preferencias.
F. Creación de tu primer proyecto
Hacer clic en Menú principalProyecto Para agregar un proyecto, verá varias opciones, como se muestra a continuación. Si tiene archivos de Microsoft Project, puede importarlos o comenzar con un proyecto en blanco.
Activa tu proyecto
Marca este proyecto como activo para indicar al sistema que el progreso está en marcha. Esto habilitará las notificaciones por correo electrónico y los indicadores de color para este proyecto, y te permitirá aprovechar mejor las capacidades del software.
Diagrama de Gantt
Hacer clic en en el panel del proyecto para abrir el diagrama de Gantt.
El siguiente video destaca algunas de las capacidades importantes del diagrama de Gantt, como:
- Edición en línea
- Arrastrar y soltar para cambiar la programación de tareas, mover tareas y agregar dependencias
- Agregar varias tareas rápidamente
- Asignación de recursos a las tareas
- Identifying tasks with overloaded resources with the icon
- Seleccionar varias tareas y hacer clic con el botón derecho para realizar acciones sobre ellas
- Visualización de la ruta crítica
H. Informar sobre el progreso de las tareas
Los miembros del equipo pueden informar sobre el progreso de las tareas desde su panel de control.
Informar sobre el progreso de varias tareas a la vez
Select the tasks to report on, click on the icon and choose the appropriate action. The On Track option can be used to indicate that things are progressing as per the plan.
Informar sobre el progreso detallado de una sola tarea
You can enter a detailed update and even log time at the same time using the Add Update action as shown below.
Esto abrirá un formulario como este:
I. Rellenar las hojas de horas trabajadas
En la sección anterior, vimos cómo registrar el tiempo dedicado a una tarea específica y actualizar su progreso. Ahora veremos cómo registrar el tiempo a través de la pantalla semanal.
Para abrir su hoja de horas semanal, haga clic aquí Menú principalHoja de horas.
En la hoja de horas semanal, puedes registrar el tiempo dedicado a las tareas, así como el tiempo que no esté relacionado con proyectos. Al registrar el tiempo, también puedes actualizar el progreso de las tareas.
J. Seguimiento de proyectos
As team members report progress on their tasks, the system automatically calculates the estimated completion dates and costs of tasks and projects. This is indicated using RAG indicators.
El panel de control del administrador de proyectos es ideal para realizar un seguimiento de los proyectos. Puede personalizar las columnas de los widgets de lista, agregar widgets de gráficos y analizar rápidamente las áreas problemáticas. Consulte la de paneles de control de este documento para obtener más información.
Seguimiento de un único proyecto
Al hacer clic en un proyecto, se abrirá un panel. Este panel contendrá mucha información de seguimiento interesante sobre el cronograma, el costo, los ingresos e incluso permitirá identificar elementos de alta prioridad en incidencias, solicitudes de cambio, etc.
You can also click on the various tabs to get various reports for a project. A sample is shown below. All tabs are fully customizable and you can add, customize or delete tabs as per your requirements.
K. Informes
Celoxis cuenta con uno de los motores de informes más sofisticados del sector. Ofrecemos una serie de informes prediseñados que puede utilizar tal cual o como punto de partida para crear su propio informe. Para acceder a los informes, haga clic aquí Menú principalInformesTodos los informes.
Los informes de muestra que se muestran a continuación demuestran la eficacia de nuestros informes.
Seguimiento del presupuesto
Rendimiento de costos por división
Curva S de costos
Desglose de costos mensuales
Rendimiento de ingresos por unidad de negocio y gerente
Hoja de ruta del producto
L. Obtener ayuda
Context sensitive help is available on many pages that will directly take you to the documentation for that topic. Watch out of the icon as shown below.
Para hacer una pregunta a nuestro equipo de soporte o para acceder al portal de documentación, haga clic en los elementos correspondientes del menú principal.
