Facturación basada en hitos

La facturación por hitos es el modelo más común en empresas con ingresos basados ​​en proyectos. Este tipo de facturación suele aplicarse únicamente cuando se alcanzan ciertos hitos del proyecto. El seguimiento de los hitos mediante el diagrama de Gantt del proyecto facilita el seguimiento de las facturas, al igual que el seguimiento de los hitos de entrega del proyecto.

Como alternativa, dependiendo de cómo estén estructurados los hitos de pago de tus proyectos, puedes facturar a tus clientes en fechas específicas, independientemente del progreso del proyecto. Esto también se puede lograr utilizando las técnicas de facturación por hitos que se sugieren en este manual.

Al final de este manual, aprenderá cómo:

• Define los hitos de facturación que forman parte de tu proyecto.
• Utilice los informes de facturación para realizar un seguimiento de la facturación del proyecto

Campos de facturación

En este escenario, enviar una factura al cliente se convierte en una de las tareas del plan del proyecto. Usando los campos predeterminados y personalizados de Celoxis, crearemos varios atributos adicionales que le permitirán establecer un tipo especial de tarea: una Factura tarea. Puede crear campos personalizados en Menú principalAdministraciónGestión de cuentasCampos personalizados.

1. Fecha de facturación
   • Nombre: Fecha de facturación
   • Tipo: Fecha
   • Privilegios financieros necesarios para ver: Sí
   • ¿Obligatorio?: No
   • Clave de fórmula: fecha_facturada
   • Adjunto a: Tarea
   • Justificación: para registrar la fecha en que se envió la factura
2. Fecha de pago
   • Nombre: Fecha de pago
   • Tipo: Fecha
   • Privilegios financieros necesarios para ver: Sí
   • ¿Obligatorio?: No
   • Clave de fórmula: fecha_de_pago
   • Adjunto a: Tarea
   • Justificación: para registrar la fecha en que se pagó la factura
3. Estado de la factura
   • Nombre: Estado de la factura
   • Tipo: Fórmula, utilice la fórmula mencionada a continuación. ${ label = 'Desconocido'; now = Date.now(); label = !empty entity.date_invoiced ? 'FACTURADO' : label; label = Date.before(entity.startCalendar, now ) && entity.date_invoiced < now ? 'VENCIDO' : label; label = !empty entity.date_paid ? 'PAGADO' : label; label = Date.after(entity.startCalendar, now) ? 'FUTURO' : label; label } ** Estas opciones se pueden personalizar.
   • Privilegios financieros necesarios para ver: Sí
   • ¿Obligatorio?: No
   • Clave de fórmula: estado_de_factura
   • Adjunto a: Tarea

Agregar hitos de facturación al cronograma del proyecto

Al elaborar contratos o declaraciones de trabajo que definen el proyecto (tenga en cuenta que este trabajo se realiza fuera de Celoxis y de forma independiente), es probable que incluya la sección de Hitos de Pago, donde se definen con precisión los pagos y sus fechas. Según las reglas del contrato y la naturaleza del trabajo realizado, los hitos de pago pueden estar vinculados a entregables específicos, días específicos o ambos. Para realizar el seguimiento de la facturación del proyecto utilizando los atributos de tarea que definimos en la sección anterior, deberá crear una tarea de Facturación para cada hito de pago y configurarla según las reglas de su contrato.

Por ejemplo, imagina el escenario en el que estás creando una intranet corporativa para el cliente, bajo un contrato de precio fijo de 100 000 dólares. Tu calendario de pagos podría ser algo así:

En esta situación, el hito de pago n.° 1 deberá programarse manualmente en el plan del proyecto para que tenga lugar el 25/09/17, mientras que todas las demás facturas podrían retrasarse si el cronograma del proyecto se extiende durante toda su duración.

Para garantizar una facturación adecuada basada en hitos en este escenario:

1. Agregue las tareas de hito de facturación a su plan de proyecto

   Estas tareas serán sus tareas clave (AgregarHito)

   

   Tenga en cuenta que la tarea 6 está programada manualmente, como lo indica el M junto al ID de la tarea.

   

   Los hitos restantes, el 7, el 27 y el 32, están programados para comenzar una vez que se hayan completado las fases precedentes, según lo estipulado en el contrato del proyecto.

2. Atributos de tareas de hito

   Aquí, es el momento de colocar los importes de precio fijo en estos hitos. Para cada una de las tareas de hito de factura, establezca estos importes en el Editar tareaAvanzado pestaña.

   • Establecer el tipo de facturación en precio fijo.
   • Fijar el precio fijo
   • En la Campos personalizados , también puede configurar la Fecha de facturación para poder ver los detalles como se describe en el paso 3.
3. Estado de las facturas

   A medida que avance el proyecto y usted facture a su cliente, el estado de la factura se calculará automáticamente en función de la lógica definida anteriormente.

   

   Una vez recibido el pago, puede marcar la fecha de pago en el hito para que el estado de la factura cambie automáticamente a "Pagado".

Informes de facturación

A continuación se muestran ejemplos de los informes que se pueden utilizar para realizar el seguimiento de la facturación de los proyectos:

Hitos de facturación del proyecto

Tabla interproyectos que muestra el precio fijo y el estado de la factura para todas las facturas: pagada, enviada o facturada.

Para crear este informe basado en tareas, utilice el filtro Hito configurado en Sí , incluyendo solo las tareas que sean sus hitos de pago .

Facturas de proyectos por estado

Gráfico de barras que muestra el estado de las facturas de todos los proyectos activos. Se trata, de nuevo, de un informe de tareas.

Al igual que cualquier otro gráfico en Celoxis, este informe es interactivo. Haga clic en cada barra para ver la información detallada de las facturas del estado seleccionado.

Un ejemplo de panel de control para que su contable realice un seguimiento de los detalles de la factura:

Conclusión/Puntos finales

Como se muestra en los ejemplos anteriores, es muy fácil crear y mantener la configuración de facturación basada en hitos en Celoxis.