Análisis de impacto y carga de trabajo de los nuevos proyectos

En el transcurso normal de las operaciones, los proyectos deben reevaluarse adecuadamente para una correcta repriorización. A menudo, por orden de la alta dirección, los gerentes deben abordar una solicitud de proyecto de alta prioridad que se suma a los proyectos preexistentes. Esta guía explica cómo:

1. Evaluar el impacto de un nuevo proyecto en la carga de trabajo de los recursos existentes,
2. Identificar recursos subutilizados o gratuitos,
3. Reemplazar recursos en tareas,
4. Redistribuir ciertas tareas para equilibrar la carga de trabajo,
5. Si es necesario, posponga por completo un proyecto de baja prioridad para una fecha posterior.

Evaluación del impacto del nuevo proyecto en la carga de trabajo existente

1. Crea un nuevo estado de proyecto, por ejemplo, Solicitudes (Menú principalAdministraciónGestión de proyectosEstados del proyecto). Mantén este nuevo estado en "Planificación" Etapa y tiempo de no asignación. Esto ayuda a mantener separadas las solicitudes de proyectos nuevos de los proyectos regulares.
2. Crea un proyecto para tu nueva solicitud de proyecto y mantenlo en el estado "Solicitudes" (Hacer clic Menú principalProyectoNuevo proyectoIntroduzca la fecha de inicio prevista para este proyecto.
3. Desde la pestaña Diagrama de Gantt interactivo del proyecto, defina la EDT y los recursos. Dado que el proyecto se encuentra en de "Solicitudes" , no afectará su carga de trabajo actual.
4. Acceder a la carga de recursos (Menú principalCarga de recursos). Por defecto, esta vista le mostrará los proyectos planificados y activos preexistentes.
5. Edita los filtros y añade "Solicitudes" al filtro de estado del proyecto. Haz clic en Aplicar. Ahora, la vista de carga de recursos te mostrará inmediatamente el impacto que tendrán las nuevas solicitudes de proyecto en la combinación y la carga de trabajo existentes.
6. Debido a la solicitud del nuevo proyecto, el impacto en la carga de trabajo existente es alto y se está sobreasignando una gran cantidad de recursos.
7. Puede descargar esta vista (seleccione "PDF" en el grupo de botones superior derecho) y enviársela a sus ejecutivos para mostrar el impacto directo de las nuevas solicitudes en la combinación de proyectos existente.

Identificar recursos subutilizados o gratuitos

Desde la misma vista de carga de recursos, puede identificar fácilmente los recursos infrautilizados o libres. Estos recursos están codificados en color azul.

Reemplazar recursos en tareas

Puede reemplazar directamente los recursos en las tareas problemáticas (Pase el mouse sobre la tarea en conflicto y seleccione la Editar recursos)

En el ejemplo que aparece a continuación, puede editar la tarea "Inspeccionar espacios comerciales" y reasignársela a Tanya, que tiene bastante tiempo libre en ese periodo.

Trasladar tareas

Puede haber situaciones en las que los recursos gratuitos no estén disponibles fácilmente. En tales casos, es posible que necesite trasladar ciertas tareas que sean de baja prioridad y que puedan trasladarse fácilmente. Para ello,

1. Coloca el cursor sobre la tarea correspondiente.
2. Haz clic en el menú de 3 líneas.
3. Seleccione Editar tarea. Aquí puede cambiar la fecha de inicio de la tarea a una posterior.

Trasladar los proyectos de baja prioridad

Si aún tiene problemas de recursos, cambie la fecha de inicio de los demás proyectos de baja prioridad para que todas las demás tareas de esos proyectos se reprogramen. Para ello,

1. Haz clic en el proyecto para abrirlo en una nueva pestaña.
2. En la nueva pestaña, haga clic en Editar (en el grupo de botones de la esquina superior derecha)
3. Desde la ventana emergente Editar proyecto, cambie la fecha de inicio. Esto ajustará automáticamente todas las tareas (excepto las programadas manualmente) a la nueva fecha de inicio.