La mejor aplicación móvil de gestión de proyectos para equipos empresariales y oficinas de gestión de proyectos (PMO)

La mayoría del software de gestión de proyectos se diseñó pensando en un usuario sentado con dos monitores. Esta premisa era válida cuando el trabajo se realizaba en un solo edificio. Ahora, cuando los responsables de la entrega trabajan con equipos híbridos, los patrocinadores viajan y el personal de campo registra sus horas desde una obra en lugar de desde un escritorio, la situación es mucho menos favorable.

El coste de esa brecha se manifiesta en tres ámbitos previsibles.

Retraso en la aprobación. Las hojas de horas, los gastos y las solicitudes de cambio se acumulan detrás de quien esté más lejos de un ordenador portátil. Cada día de retraso es un día en que los datos reales son incorrectos.

Datos de tiempo obsoletos. La gente registra horas el viernes por trabajo realizado el martes. Una vez que el registro de horas se desfasa, también lo hacen todos los indicadores posteriores, incluyendo la utilización, de gestión del valor ganado y el margen.

Información sobre el estado del proyecto por interrupción. Cuando los ejecutivos no pueden ver una cartera de proyectos por sí mismos, preguntan. La Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) entonces dedica la semana a recopilar respuestas que ya existen en el sistema.

Una aplicación móvil no resuelve los problemas de estrategia. Elimina la fricción que convierte pequeños retrasos en desviaciones de cronograma, un problema más silencioso y costoso de lo que la mayoría de los equipos prevén.

La aplicación no es un simple visor. Incluye las funciones de Celoxis que la gente realmente usa entre reuniones, organizadas en cinco áreas a las que se puede acceder desde la barra de navegación inferior: Panel de control, Mi trabajo, Creación rápida, Hoja de horas y Más.

Celoxis Móvil

Aprueba trabajos, comprueba el estado de tu portafolio, registra el tiempo y mantente al tanto de las actualizaciones de proyectos desde tu teléfono con Celoxis.

El panel de control se abre mostrando el estado financiero y de entrega, en lugar de una lista de tareas. Margen, Ingresos, Costo, Mis Proyectos, Utilización del Presupuesto y Estado de las Tareas se muestran en una sola pantalla, cada una con información detallada.

Si administras varias carteras, el selector del panel superior permite alternar entre vistas como el Panel de administración, la Vista general de la cartera y el Panel de ingresos sin salir de la pantalla. Para quienes gestionan un conjunto de proyectos en lugar de uno solo, esto supone la diferencia entre consultar una cifra y solicitar un informe.

Esta es la misma capa de informes que hace que el software de gestión de cartera de proyectos sea útil a nivel ejecutivo, y que ahora se puede leer en una pantalla de seis pulgadas.

Mi área de trabajo agrupa las tareas asignadas por proyecto, muestra el porcentaje de finalización de cada una y marca en rojo las tareas vencidas. Los controles de filtrado y ordenación se encuentran en el encabezado, de modo que el responsable de la entrega puede acceder a todas las tareas en riesgo con solo un par de toques.

Para los gerentes, este es el aspecto práctico de la gestión de tareas para los gerentes de proyecto: ver qué está realmente bloqueado antes de la reunión diaria, en lugar de durante la misma.

La vista semanal de la hoja de horas muestra cada día de la semana con las horas registradas y un total acumulado. Para añadir una entrada, basta con un toque; para editar, otro; y la navegación semanal se encuentra en la parte superior de la pantalla.

El registro preciso del tiempo es fundamental para todo lo demás. Los informes de utilización, la facturación, la variación de costos y las previsiones de capacidad dependen de la calidad de sus hojas de horas. Registrar las horas el mismo día en que se realizan es uno de los cambios más importantes que una organización de servicios puede implementar, y es mucho más probable cuando registrar el tiempo no requiere usar una computadora portátil.

La aplicación también incluye temporizadores en el menú "Más", de modo que se puede registrar el tiempo mientras se realiza el trabajo en lugar de reconstruirlo posteriormente.

Visibilidad de la cartera en cualquier lugar

Verifique los presupuestos, los ingresos, el estado de la hoja de ruta, el estado del proyecto y las aprobaciones en todos los lugares donde se deban tomar decisiones.

La bandeja de entrada se divide en Notificaciones y Menciones. Las alertas programadas, las modificaciones de tareas y los recordatorios de inicio van a la primera; todo lo que esté dirigido directamente a ti va a la segunda.

Esto es más importante de lo que parece. La razón por la que se pierden las actualizaciones de estado rara vez es que el sistema no las haya enviado, sino que llegaron junto con otros cuarenta mensajes. Separar las menciones directas de las alertas del sistema es una pequeña decisión de diseño con un efecto real en el tiempo de respuesta, y es una de las razones por las que un software de colaboración para la gestión de proyectos, en lugar de simplemente tolerarlo.

Abre cualquier proyecto y obtendrás una visión general: responsable, fecha de inicio prevista, estado, tipo y cliente, con pestañas para obtener más detalles.

Más allá del registro del proyecto, cuatro perspectivas abarcan las preguntas que los líderes se hacen con mayor frecuencia:

La función de Utilización del Presupuesto representa gráficamente el coste planificado frente al coste real en dos líneas a lo largo del cronograma del proyecto, lo que permite detectar cualquier divergencia mucho antes de que aparezca en un informe de variaciones. Este tipo de señal temprana es precisamente lo que la gestión de riesgos integrada en el software de gestión de proyectos , y resulta mucho más útil el día en que las líneas se separan que en la revisión del mes siguiente.

El panel Recientes muestra los proyectos que has revisado más recientemente, así que volver al trabajo de ayer solo requiere un toque en lugar de una búsqueda. El modo oscuro está disponible en el menú Más para quienes revisan los paneles de control tarde.

Los distintos roles utilizan una herramienta móvil de gestión de proyectos de maneras muy diferentes. Ahí es donde reside su valor.

Responsables de la PMO y gestores de cartera. Información sobre el estado de la cartera, la utilización del presupuesto y el estado de la hoja de ruta sin necesidad de esperar un informe de estado. Útil durante la preparación de la reunión de la junta directiva y en el momento en que un patrocinador hace una pregunta en el pasillo.

Gestores de proyectos. Aprobaciones, visibilidad de tareas pendientes y alertas de programación. El trabajo diario para mantener un plan al pie de la letra consiste principalmente en pequeñas intervenciones rápidas, que es precisamente lo que se resiente cuando uno está lejos de la oficina.

Miembros del equipo y personal de campo. Registro de horas, actualizaciones de tareas y menciones. Este es el grupo con mayor probabilidad de estar lejos de un ordenador portátil y, por lo tanto, de generar problemas de calidad de datos cuando el registro resulta inconveniente.

Ejecutivos y patrocinadores. Ingresos en relación con los objetivos, margen y costes, con autoservicio. Menos solicitudes a la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO), decisiones más rápidas y una versión compartida de las cifras.

Conviene ser directos, porque prometer demasiado en dispositivos móviles es un error común en esta categoría.

La aplicación está diseñada para revisar, responder y registrar información. Permite consultar el estado de salud, aprobar el trabajo, registrar el tiempo, actualizar tareas y responder a menciones.

Las tareas de planificación exhaustiva siguen requiriendo una pantalla más grande. Crear una estructura de desglose del trabajo, reprogramar dependencias en un diagrama de Gantt, ejecutar la planificación de recursos y capacidad en una cartera de proyectos o configurar flujos de trabajo son tareas en las que el espacio en pantalla es crucial. Estas tareas se realizan en la aplicación web, donde corresponde.

Considere la aplicación móvil como la capa que mantiene actualizado su sistema de información de gestión de proyectos entre las sesiones de planificación, no como un sustituto de las mismas.

1. Descarga la aplicación. Busca Celoxis en Google Play o en la App Store, o usa los iconos de esta página.
2. Inicia sesión con tus credenciales de Celoxis. Tus permisos, paneles de control y acceso a proyectos se mantendrán desde la aplicación web.
3. Configura tu panel de control predeterminado. Elige la vista de cartera que consultas con más frecuencia para que se abra siempre en primer lugar.
4. Habilita las notificaciones. Las alertas y menciones programadas son las funciones que más probabilidades tienen de cambiar el rumbo de tu semana.
5. Registra un día de trabajo desde tu teléfono. Es la forma más rápida de notar la diferencia en tu índice de cumplimiento de hojas de horas.

Esta es la primera versión, y la hoja de ruta es totalmente abierta. Preferimos que nos informen de que falta una pantalla que usas a diario a descubrirlo dentro de seis meses durante una conversación sobre la baja de clientes.

Descarga la aplicación, úsala durante una semana y envíanos tus comentarios a través de la opción integrada o de tu gestor de cuenta. Las funciones que desarrollemos primero serán las que más soliciten los clientes.