Ein Änderungsantrag liegt drei Tage lang in der Warteschlange. Niemand erhebt Einspruch. Die einzige Person, die ihn genehmigen kann, war die ganze Woche in Kundengesprächen, und bis sie endlich ihren Laptop aufklappt, sind zwei abhängige Aufgaben ins Stocken geraten, die für den nächsten Sprint vorgesehene Ressource wurde anderweitig eingesetzt, und jemand hat den Fall bereits an das PMO eskaliert.
Diese Verzögerung hatte nichts mit Governance, Methodik oder Ihrem Projektmanagement-Framework. Sie entstand, weil die Entscheidung einer Entscheidung bedurfte.
Die Celoxis-Mobil-App ist jetzt im Google Play Store und im App Store verfügbar. Sie bringt Genehmigungen, Dashboards, Stundenzettel und Portfolio-Statusinformationen direkt auf das Gerät, das Ihr Team ohnehin schon nutzt. So können Aufgaben, die bisher auf einen Laptop warten mussten, sofort erledigt werden.
Warum mobiler Zugriff für die Portfolio-Governance wichtig ist
Die meisten Projektmanagement-Softwarelösungen wurden für einen sitzenden Benutzer mit zwei Monitoren entwickelt. Diese Annahme war gültig, solange die Projektarbeit in einem Gebäude stattfand. Heute, da Projektleiter hybride Teams führen, Sponsoren reisen und Außendienstmitarbeiter ihre Arbeitszeiten vor Ort statt am Schreibtisch erfassen, ist sie deutlich weniger zutreffend.
Die Kosten dieser Diskrepanz zeigen sich an drei vorhersehbaren Stellen.
Genehmigungsverzögerungen. Stundenzettel, Spesenabrechnungen und Änderungsanträge werden hinter demjenigen bearbeitet, der am weitesten von einem Laptop entfernt ist. Jeder Tag Verzögerung bedeutet einen Tag, an dem Ihre Ist-Zahlen nicht stimmen.
Veraltete Zeiterfassungsdaten. Mitarbeiter erfassen freitags Arbeitsstunden, die sie am Dienstag geleistet haben. Sobald die Zeiterfassung abweicht, verändern sich auch alle nachfolgenden Kennzahlen, einschließlich Auslastung, Earned-Value-Management -Berechnungen und Marge.
Statusmeldung per Unterbrechung. Wenn Führungskräfte ein Portfolio nicht selbst einsehen können, fragen sie nach. Das PMO verbringt dann die Woche damit, Antworten zusammenzutragen, die bereits im System vorhanden sind.
Eine mobile App löst keine Strategieprobleme. Sie beseitigt lediglich die Reibungsverluste, die kleine Verzögerungen zu Planabweichungen führen – ein Problem, das oft unterschätzt wird und deutlich höhere Kosten verursacht, als die meisten Teams berücksichtigen.
Was beinhaltet die Celoxis-Mobil-App?
Die App ist kein abgespeckter Viewer. Sie enthält die Funktionen von Celoxis, die Anwender tatsächlich zwischen Meetings nutzen, übersichtlich in fünf Bereichen angeordnet, zwischen denen Sie über die untere Navigationsleiste wechseln können: Dashboard, Meine Arbeit, Schnell erstellen, Stundenzettel und Mehr.
Celoxis Mobile
Sorgen Sie dafür, dass Projekte voranschreiten, auch wenn Ihr Team nicht am Schreibtisch sitzt
Mit Celoxis können Sie Arbeiten genehmigen, den Status Ihres Portfolios überprüfen, Arbeitszeiten erfassen und stets über Projektaktualisierungen auf dem Laufenden bleiben – alles bequem von Ihrem Smartphone aus.
Manager-Dashboards mit realen Zahlen
Das Dashboard zeigt anstelle einer Aufgabenliste den Finanz- und Lieferstatus an. Marge, Umsatz, Kosten, Meine Projekte, Budgetauslastung und Aufgabenstatus werden auf einem Bildschirm dargestellt und lassen sich jeweils detailliert anzeigen.
Wenn Sie mehrere Portfolios verwalten, können Sie über die Dashboard-Auswahl oben zwischen Ansichten wie Manager-Dashboard, Portfolioübersicht und Umsatz-Dashboard wechseln, ohne den Bildschirm zu verlassen. Für alle, die für ein ganzes Portfolio und nicht nur für ein einzelnes Projekt verantwortlich sind, ist dies der Unterschied zwischen der Überprüfung einer Zahl und der Anforderung eines Berichts.
Dies ist die gleiche Berichtsebene, die Projektportfoliomanagement-Software auf Führungsebene so nützlich macht, jetzt aber auch auf einem Sechs-Zoll-Bildschirm lesbar.
Meine Arbeit für die tägliche Ausführung
Meine Arbeitsgruppen weisen Aufgaben nach Projekten zu, zeigen den jeweiligen Fertigstellungsgrad an und markieren überfällige Aufgaben rot. Filter- und Sortierfunktionen befinden sich in der Kopfzeile, sodass der Projektleiter mit wenigen Klicks alle gefährdeten Aufgaben abrufen kann.
Für Manager ist dies die praktische Seite des Aufgabenmanagements für Projektmanager: zu sehen, was tatsächlich blockiert ist, bevor man das Standup-Meeting besucht, anstatt erst währenddessen.
Pünktlich ausgefüllte Stundenzettel
Die Wochenübersicht zeigt jeden Wochentag mit den erfassten Stunden und der Gesamtsumme an. Ein Eintrag lässt sich per Fingertipp hinzufügen, ein weiterer bearbeiten. Die Wochennavigation befindet sich am oberen Bildschirmrand.
Eine präzise Zeiterfassung ist die Grundlage für alles Weitere. Auslastungsberichte, Abrechnung, Kostenabweichungsanalysen und Kapazitätsprognosen hängen alle von der Qualität Ihrer Stundenzettel ab. Die Erfassung der Arbeitsstunden am selben Tag ist eine der wirkungsvollsten Maßnahmen, die ein Dienstleistungsunternehmen ergreifen kann, und dies gelingt deutlich leichter, wenn für die Zeiterfassung kein Laptop benötigt wird.
Die App enthält außerdem Timer unter dem Menüpunkt „Mehr“, sodass die Zeit während der Arbeit erfasst und nicht später rekonstruiert werden kann.
Portfolio-Sichtbarkeit überall
Für die Beantwortung einer einfachen Frage in Ihrem Portfolio sollte kein Laptop erforderlich sein
Prüfen Sie Budgets, Einnahmen, den Status der Roadmap, den Projektstatus und Genehmigungen überall dort, wo Entscheidungen getroffen werden müssen.
Ein Posteingang, der Wissen von Rauschen trennt
Der Posteingang ist in Benachrichtigungen und Erwähnungen unterteilt. Terminerinnerungen, Aufgabenänderungen und Starthinweise landen im ersten Bereich; alles, was direkt an Sie gerichtet ist, im zweiten.
Das ist wichtiger, als es zunächst klingt. Statusaktualisierungen gehen selten deshalb verloren, weil das System sie nicht gesendet hat. Vielmehr liegt es daran, dass sie zusammen mit vierzig anderen Nachrichten eintreffen. Direkte Erwähnungen von Systembenachrichtigungen zu trennen, ist eine kleine Designentscheidung mit spürbaren Auswirkungen auf die Reaktionszeit und einer der Gründe, warum Projektmanagement-Software wirklich sinnvoll zu nutzen ist.
Projekt-, Budget-, Roadmap- und Umsatzansichten
Öffnen Sie ein beliebiges Projekt, und Sie erhalten die Übersicht: Manager, geplanter Start, Status, Typ und Kunde, mit Registerkarten für weitere Details.
Über die Projektdokumentation hinausgehend, decken vier Perspektiven die Fragen ab, die Führungskräfte am häufigsten stellen:
| Sicht | Was es beantwortet |
|---|---|
| Projektübersicht | Wem gehört das, in welchem Zustand befindet es sich, wann beginnt es? |
| Budgetnutzung | Wie verhalten sich die tatsächlichen Ausgaben im Laufe der Zeit zu den geplanten Ausgaben? |
| Roadmap | Welche Portfolios sind auf Kurs und welche sind gefährdet? |
| Einnahmen | Wie wird die Leistung im Vergleich zu Ziel und Prognose erfasst? |
Die Budgetauslastungsanalyse stellt die geplanten Kosten den tatsächlichen Kosten als zwei Linien über den Projektzeitraum gegenüber. Dadurch werden Abweichungen deutlich sichtbar, lange bevor sie in einem Abweichungsbericht aufgedeckt würden. Genau dieses Frühwarnsignal soll das Risikomanagement in Projektmanagement-Software liefern, und es ist deutlich nützlicher, wenn sich die Linien am Tag der Abweichung trennen, als erst bei der Überprüfung im Folgemonat.
Schneller Zugriff auf aktuelle Arbeiten
Im Bereich „Zuletzt verwendet“ werden die zuletzt bearbeiteten Projekte angezeigt. So gelangen Sie mit einem Fingertipp zurück zu Ihren gestrigen Arbeiten, anstatt suchen zu müssen. Der Dunkelmodus ist im Menü „Mehr“ verfügbar – ideal für alle, die ihre Dashboards erst spät abends überprüfen.
Wer profitiert am meisten davon?
Verschiedene Rollen nutzen ein mobiles Projektmanagement-Tool auf sehr unterschiedliche Weise. Genau hier liegt der Mehrwert.
PMO-Leiter und Portfoliomanager. Portfolio-Status, Budgetauslastung und Roadmap-Status – ohne auf Statusberichte warten zu müssen. Hilfreich bei der Vorbereitung von Vorstandssitzungen und sofort, wenn ein Sponsor im Flur eine Frage stellt.
Projektmanager. Genehmigungen, Übersicht über überfällige Aufgaben und Terminbenachrichtigungen. Die tägliche Arbeit, einen Plan einzuhalten, besteht größtenteils aus kleinen, schnellen Eingriffen – genau diese Arbeit leidet, wenn man nicht am Schreibtisch sitzt.
Teammitglieder und Außendienstmitarbeiter. Zeiterfassung, Aufgabenaktualisierungen und Erwähnungen. Diese Gruppe ist am ehesten nicht an einem Laptop verfügbar und verursacht am ehesten Datenqualitätsprobleme, wenn die Protokollierung umständlich ist.
Führungskräfte und Sponsoren. Umsatz im Vergleich zu Zielvorgaben, Marge und Kosten – alles in Eigenregie. Weniger Anfragen an das Projektmanagementbüro, schnellere Entscheidungen und eine gemeinsame Version der Zahlen.
Wofür die App gut ist und wofür nicht
Hier ist es wichtig, Klartext zu reden, denn zu viel zu versprechen ist in dieser Kategorie ein häufiger Fehler.
Die App ist für Überprüfung, Beantwortung und Erfassung konzipiert. Statusprüfung, Genehmigung von Aufgaben, Zeiterfassung, Aktualisierung von Aufgaben und Beantwortung von Erwähnungen – all das erledigt sie problemlos.
Detaillierte Planungsarbeiten gehören nach wie vor auf einen größeren Bildschirm. Das Erstellen eines Projektstrukturplans, das Umplanen von Abhängigkeiten in einem komplexen Gantt-Diagramm, die Ressourcen- und Kapazitätsplanung für ein Portfolio oder die Konfiguration von Arbeitsabläufen sind Aufgaben, bei denen der Bildschirmplatz eine entscheidende Rolle spielt. Diese Aufgaben bleiben in der Webanwendung, wo sie hingehören.
Betrachten Sie die mobile App als die Ebene, die Ihr Projektmanagement-Informationssystem zwischen den Planungssitzungen auf dem neuesten Stand hält, und nicht als Ersatz für diese.
Erste Schritte
- Laden Sie die App herunter. Suchen Sie im Google Play Store oder im App Store nach Celoxis oder verwenden Sie die Symbole auf dieser Seite.
- Melden Sie sich mit Ihren bestehenden Celoxis-Zugangsdaten an. Ihre Berechtigungen, Dashboards und Projektzugriffe werden aus der Webanwendung übernommen.
- Legen Sie Ihr Standard-Dashboard fest. Wählen Sie die Portfolio-Ansicht, die Sie am häufigsten aufrufen, damit sie jedes Mal zuerst geöffnet wird.
- Aktivieren Sie Benachrichtigungen. Geplante Benachrichtigungen und Erwähnungen sind die Funktionen, die Ihren Wochenablauf am ehesten verändern werden.
- Erfassen Sie einen Tag Ihrer Arbeitszeit mit Ihrem Smartphone. Das ist der schnellste Weg, um die Verbesserung Ihrer Zeiterfassungsquote zu bemerken.
Sagt uns, was wir als Nächstes bauen sollen
Dies ist Version eins, und die Roadmap ist völlig offen. Uns ist es lieber, von Ihnen zu erfahren, dass ein Bildschirm fehlt, den Sie täglich nutzen, als dies erst in sechs Monaten in einem Kundengespräch festzustellen.
Laden Sie die App herunter, nutzen Sie sie eine Woche lang und senden Sie uns Ihr Feedback über die In-App-Option oder Ihren Kundenbetreuer. Die Funktionen, die wir zuerst entwickeln, sind diejenigen, die sich unsere Kunden am häufigsten wünschen.
Kommentare
0 Antworten