Projektmanagement-Software für Architekten und Ingenieure: Optimieren Sie Ihren Arbeitsablauf

Ein Statiker, der den Anbau eines Krankenhauses abschließt, und ein Architekt, der seit drei Wochen an der Entwurfsplanung für einen Mischnutzungsturm arbeitet, haben im Arbeitsalltag fast nichts gemeinsam. Fragt man die beiden jedoch, was ihren Arbeitsablauf tatsächlich verlangsamt, ähneln sich die Antworten. Es ist selten die eigentliche Planungsarbeit. Vielmehr ist es die damit verbundene Koordination: die neuesten statischen Berechnungen verfolgen, die in einem Tool erfassten Arbeitsstunden mit dem in einem anderen Tool verfolgten Budget abgleichen oder erklären, warum ein Projekt, das zunächst profitabel aussah, nun Verluste einfährt.

Projektmanagement-Software für Architektur- und Ingenieurbüros soll diese Lücke schließen. Gut eingesetzt, bietet sie einem Büro eine zentrale Plattform, um Phasen zu planen, Personal entsprechend der tatsächlichen Kapazität einzusetzen, Budget und Abrechnung zu verfolgen und externe Berater ohne Volllizenz einzubinden. Schlecht eingesetzt, wird sie zu einem weiteren System, das den eigentlichen Arbeitsablauf des Studios behindert.

Dieser Leitfaden erläutert, wo herkömmliche und generische Tools unzureichend sind, welche Fähigkeiten und Kennzahlen für das Projektmanagement in Architektur und Engineering wichtig sind und wie Celoxis jede Lücke mit Beweisen und nicht nur mit Behauptungen schließt.

Das Projektmanagement in der Architektur und im Ingenieurwesen unterscheidet sich vom allgemeinen Projektmanagement, da die Projektabwicklung phasenbasiert und iterativ statt linear erfolgt. Ein Architekturprojekt durchläuft die Phasen Entwurf, Ausführungsplanung, Erstellung der Bauunterlagen, Ausschreibung und Bauleitung. Frühe Entscheidungen werden dabei fortlaufend überprüft und gegebenenfalls angepasst, da Berater und Auftraggeber ihre Expertise einbringen.

Diese Struktur verändert die Anforderungen an die Software. Die Abrechnung orientiert sich üblicherweise am prozentualen Projektfortschritt, nicht an den erfassten Stunden. Mitarbeiter sind wöchentlich in fünf bis sechs laufenden Projekten im Einsatz, daher die Kapazitätsplanung die tatsächliche Verfügbarkeit widerspiegeln. Zudem werden in jedes Projekt externe Partner eingebunden, die Einblick in den Projektplan benötigen, ohne als separater Posten in der Softwarerechnung aufzutauchen.

Fazit: Standard-Projektmanagement-Tools gehen von einem Team aus, das linear vorgeht. Architektur-, Ingenieur- und Bauunternehmen benötigen jedoch Software, die auf sich überschneidende Phasen, schwankende Kapazitäten und wechselnde externe Kooperationspartner ausgelegt ist.

Wo dies in realen Projekttypen auftaucht

Der Koordinierungsaufwand sieht je nach Projekttyp unterschiedlich aus, ist aber immer vorhanden:

Architekturbüros verfügen über eine Arbeitsablaufebene, die Ingenieurteams nicht haben: wiederholte interne und kundenorientierte Prüfungen in jeder Phase, ein ständiger Strom von Anmerkungen der Berater, die in den aktuellen Zeitplan eingearbeitet werden müssen, und die Genehmigung von Zeitplänen, die den Bauablauf wochenlang ohne Vorwarnung verzögern können. Jede der folgenden Phasen verursacht einen eigenen Koordinierungsaufwand.

• Schematische Planung. Konzepte ändern sich schnell, sobald Kundenfeedback eingeht, und die Designprüfungszyklen überholen oft die Aktualisierungsgeschwindigkeit der Zeichnungen in einem gemeinsamen System.
• Entwurfsentwicklung. Die Anmerkungen von Statikern, TGA-Planern und anderen Fachplanern werden auf die Basiszeichnungen aufgedruckt, und die Abstimmung jeder Anmerkung mit dem aktuellen Satz wird zu einer manuellen Aufgabe, wenn Terminplanung und Dateiverwaltung in separaten Tools erfolgen.
• Konstruktionsunterlagen. Durch verspätete Rückmeldungen von Auftraggebern oder Beratern ausgelöste Designänderungen wirken sich gleichzeitig auf Dutzende von Blättern aus, und die Nachverfolgung, welche Änderung gerade aktiv ist, wird zu einem eigenen Projekt.
• Genehmigungen. Die Prüfzyklen der Behörden liegen außerhalb des Einflussbereichs des Unternehmens und können einen Zeitplan um Wochen verzögern, daher benötigt ein Plan einen eingebauten Puffer anstelle einer starren Gantt-Diagramm-Abhängigkeit.
• Bauleitung. Auch nach dem technischen Abschluss der Planung treffen weiterhin Kundengenehmigungen und Anfragen ein, und das Unternehmen benötigt einen Überblick darüber, wer für welchen offenen Punkt zuständig ist.

Fazit: Architekturprozesse werden durch Prüfzyklen und externes Feedback bestimmt, nicht nur durch die reine Aufgabenerledigung. Projektmanagement-Software für Architekturbüros ist nur dann sinnvoll, wenn sie flexible, iterative Entwurfsphasen sowie die benötigten Ressourcen und Budgets für die Entwicklungsteams unterstützt.

Die meisten Unternehmen entscheiden sich nicht für die falsche Software, weil niemand sie recherchiert hat. Der Markt spaltet sich in zwei fehlerhafte Lager: aufgeblähte, auf AEC-Unternehmen spezialisierte Software-Suiten und generische Tools, die nie für Planungsarbeiten entwickelt wurden. Fünf Probleme treten bei beiden Lagern immer wieder auf.

Aufgeblähte, veraltete Unternehmenssoftware

Legacy-Plattformen, die für große, multidisziplinäre Unternehmen entwickelt wurden – Deltek Vantagepoint ist hier das bekannteste Beispiel –, sind mit hohen Preisen und Komplexität verbunden. Die Einarbeitung kann Wochen dauern, und Mitarbeiter, die lediglich ihre Arbeitszeit erfassen möchten, meiden das System letztendlich ganz.

Prognose- und Budgetierungsinstrumente, die nicht verbunden bleiben

Spezialisierte Buchhaltungsplattformen für Architekten und Ingenieure, wie beispielsweise BQE Core, stehen in der Kritik, wenn Updates die Projektplanung beeinträchtigen oder die Budgetierung nicht mehr mit der Personalstundenabrechnung verknüpfen. Projektmanager müssen dann die Zahlen, die eigentlich von der Software berechnet werden sollten, manuell überprüfen.

Softwarefragmentierung im gesamten Unternehmen

Häufig nutzen Unternehmen für die Terminplanung einen generischen Aufgabenmanager wie Asana oder ClickUp, für die Abrechnung der Arbeitsstunden ein separates Zeiterfassungssystem wie Harvest und für die Rechnungsstellung QuickBooks. Keines dieser Systeme ermöglicht den nativen Datenaustausch. Unternehmen, die so vorgehen, verlieren typischerweise mehrere Stunden pro Woche durch den Abgleich von Daten, der keinen Einfluss auf die Kundenrechnung hat, und die tatsächliche Rentabilität wird erst Tage später sichtbar.

Reibungen mit externen Beratern und Kunden

Die Arbeit im Bereich Architektur, Ingenieurwesen und Bauwesen (AEC) erfordert naturgemäß die Zusammenarbeit über Firmengrenzen hinweg. Die Einbindung eines Tragwerksplaners, eines TGA-Planers oder eines Tiefbauingenieurs in ein proprietäres System bedeutet oft, ihm eine Lizenz für ein einzelnes Projekt zu erwerben oder Beschränkungen mit Tabellenkalkulationen zu umgehen. Die Koordination beschränkt sich letztendlich auf E-Mail-Verläufe.

Eine Gantt-Diagrammstruktur, die dem Designprozess entgegenwirkt

Herkömmliche Projektmanagement-Software basiert auf Gantt-Diagrammen und starren Abhängigkeiten, die für Bauwesen und Fertigung entwickelt wurden. Ein Schaltplan kann sich dreimal pro Woche ändern, und jede Änderung durch umfangreiche Dokumentation zu erzwingen, bremst das Team aus, anstatt es zu beschleunigen.

Unterm Strich: Der Markt hat Unternehmen im Wesentlichen die Wahl zwischen aufgeblähten Unternehmensstrukturen und fragmentierten Lösungen im Konsumentenbereich geboten. Keine der beiden entspricht der realen Struktur der Bau- und Immobilienbranche.

Unternehmen wechseln ihre Projektmanagement-Software selten spontan. Es gibt einige wenige spezifische Gründe, die immer wieder auftauchen, warum AEC-Unternehmen zu einer Plattform wie Celoxis wechseln:

• Tabellenkalkulationen werden immer komplexer. Nach drei oder mehr parallel laufenden Projekten spiegeln neu erstellte Tabellenkalkulationsberichte die Realität nicht mehr wider, sobald sie jemand liest.
• Die Komplexität von Deltek ohne den erwarteten Nutzen. Unternehmen, die in umfassende Buchhaltungssoftware investiert haben, stellen oft fest, dass ihre Mitarbeiter Umwege gehen müssen, weil die tägliche Nutzung zu aufwendig ist.
• Asana und ähnliche Tools weisen Mängel im Finanzbereich auf. Aufgabenmanager erfassen zwar Fälligkeiten, aber nicht die Kosten einer Phase, wodurch die Budgetplanung zu einem manuellen Nebenprojekt wird.
• ClickUp und ähnliche Tools bieten keine ausreichende Portfolio-Transparenz. Flexible Aufgabenansichten lassen sich nicht in die für den Auftraggeber notwendige Margen- und Kapazitätsansicht integrieren.
• Wiederkehrende Ressourcenkonflikte. Dieselben Spezialisten werden so oft doppelt gebucht, dass die Personalplanung eher einer wöchentlichen Notfallübung als einem systematischen Vorgehen gleicht.
• Mangelhafte Auslastungserfassung. Die Führungsebene kann die abrechnungsfähige Auslastung nicht in Echtzeit einsehen, sodass Rentabilitätsprobleme erst in der Buchhaltung und nicht im Projekt selbst auftreten.

Diese Auslöser haben dieselbe Ursache: Ressourcenplanung, Budgetierung und Berichtswesen laufen in getrennten Systemen. Deshalb setzen viele wachsende Architektur-, Ingenieur- und Bauunternehmen auf eine Portfoliomanagement-Plattform wie Celoxis, anstatt unzusammenhängende Tools notdürftig zu kombinieren.

Projektbasierte Tools funktionieren gut, solange ein Unternehmen ein Projekt nach dem anderen in einem linearen Workflow abwickelt. Sobald Ressourcen projektübergreifend genutzt werden, stößt dieses Modell an seine Grenzen. Bei wachsenden Architektur-, Ingenieur- und Bauunternehmen (AEC) lassen sich einige Muster immer wieder beobachten:

• 15 Architekten arbeiteten an 12 parallel laufenden Projekten. Da es keine gemeinsame Ressourcenübersicht gab, wurde derselbe leitende Architekt in derselben Woche zu zwei Kundenpräsentationen einberufen, weil niemand den Konflikt erkannte, bis es zu spät war.
• Ein Statiker ist für alle laufenden Projekte zuständig. Ein einzelner Spezialist wird zum Engpass für das gesamte Portfolio, und eine Verzögerung bei einem Projekt verzögert stillschweigend drei weitere.
• Mehrere Gesundheitsprojekte laufen parallel. Regulatorische Prüfzyklen und die Koordination der Infektionskontrolle erhöhen die Terminbelastung zusätzlich, und die projektbezogene Kapazitätsverfolgung ermöglicht der Führungsebene keinen genauen Überblick über das gesamte Portfolio.

An diesem Punkt wird das Portfoliomanagement, nicht das Management einzelner Projekte, zur eigentlichen Anforderung, und genau dieses spezifische Problem soll die Projektportfoliomanagement-Software für Ingenieurbüros und Architekturbüros lösen.

Projektmanagement-Software für Architektur- und Ingenieurbüros muss Phasen mit Abhängigkeiten planen, die Personalkapazität in Echtzeit erfassen, Budgets mit Ressourcen- und Zeitdaten verknüpfen, flexible Arbeitsabläufe unterstützen, externen Kooperationspartnern kontrollierten Zugriff gewähren und Daten in Portfolioberichten zusammenführen. Genau das unterscheidet eine echte Portfolio-Plattform von einer Software zur Ressourcenplanung im Ingenieurwesen, die lediglich die Personalplanung übernimmt und Budgetierung oder Reporting vernachlässigt.

• Ressourcenkapazitätsplanung. Auslastung über alle laufenden Projekte hinweg, nicht eine statische Zuteilung, die zu Beginn festgelegt wird.
• Budget-Ist-Vergleich. Echtzeitvergleich der geschätzten und tatsächlichen Phasenkosten, verknüpft mit den erfassten Arbeitsstunden.
• Flexible Planungsansichten. Gantt-Diagramme für Phasen und Meilensteine ​​sowie Kanban- oder Listenansichten für iterative Designarbeit.
• Die Zeiterfassung ist mit der Abrechnung verknüpft. Die Stunden werden der richtigen Phase zugeordnet und fließen direkt in die Rechnungsstellung ein.
• Zugang für Gäste und Kunden. Eine Möglichkeit, Berater und Kunden einzubinden, ohne einen kompletten Arbeitsplatz zu belegen.
• Portfolio- und Managementberichterstattung. Eine zusammenfassende Ansicht, die es dem Principal ermöglicht, Marge, Kapazität und Risiko einzusehen, ohne Portfoliomanager kontaktieren zu müssen.

Projektmanager benötigen detaillierte Tagesplanungsdaten. Projektleiter benötigen eine ganz andere Perspektive, und die meisten Projektmanagement-Softwarelösungen sind nicht darauf ausgelegt, ihre Fragen in Echtzeit zu beantworten:

• Welche Projekte sind derzeit am wenigsten profitabel und warum?
• Welche Teams oder Spezialisten sind diesen Monat überlastet?
• Wo entstehen Umsatzrisiken, bevor sie in der Buchhaltung sichtbar werden?
• Kann das Unternehmen in diesem Quartal realistischerweise noch ein weiteres Projekt übernehmen?

Ohne ein gemeinsames System werden diese Fragen erst in einer Statusbesprechung beantwortet, Tage nachdem die Zahlen relevant geworden sind. Portfolioberichte, die auf Echtzeit-Projektdaten basieren und nicht auf einer neu erstellten Tabelle, ermöglichen es Führungskräften, diese Fragen bedarfsgerecht zu beantworten.

Die Auslastungsquote, also der Anteil der für Kundenprojekte abgerechneten Arbeitsstunden, ist die wichtigste Kennzahl für die meisten Inhaber von Architekturbüros, da die Personalkosten in der Regel den größten Kostenfaktor darstellen. Laut der Deltek Clarity-Studie zur Architektur- und Ingenieurbranche lag die durchschnittliche Auslastungsquote von Architekturbüros im Jahr 2023 bei 61 Prozent. Prognosen für 2025 gehen davon aus, dass die Auslastung im Architektur- und Ingenieurwesen zwischen 60 und 68 Prozent liegen wird und damit unter dem Richtwert von 65 bis 75 Prozent für allgemeine Dienstleistungsunternehmen.

Die finanziellen Folgen summieren sich schnell. Ein Statiker, der zu 120 Prozent ausgelastet ist, riskiert nicht nur ein Burnout, sondern verzögert auch alle anderen Projekte, die seine Zeit in Anspruch nehmen. Selbst eine Budgetüberschreitung von nur 10 Prozent kann die gesamte Gewinnspanne eines Festpreisvertrags aufzehren, da keine zusätzlichen Gebühren zur Deckung der Mehrkosten anfallen.

Leistungsstarke Architektur-, Ingenieur- und Bauunternehmen (AEC) skalieren ihre Projektanzahl, ohne den Verwaltungsaufwand zu erhöhen, indem sie Auslastung, abrechenbare und nicht abrechenbare Leistungen sowie Ressourcenprognosen im selben System erfassen, das auch für Terminplanung und Budgetierung genutzt wird. Dadurch kann ein Unternehmen sein nächstes Projekt auf Basis realer Kapazitätsdaten und nicht auf Basis der Einschätzung des Geschäftsführers ansetzen.

Fazit: Die Auslastung ist ein wichtiger Frühindikator für die Rentabilität eines Unternehmens und nur dann aussagekräftig, wenn Ressourcendaten im selben System wie Budgets und Zeitpläne gespeichert sind. Eine separate Software zur Auslastungsverfolgung ist hilfreich, funktioniert aber am besten, wenn sie auch für die Planung und Budgetierung verwendet wird und nicht in einer monatlich aktualisierten Tabellenkalkulation.

Bewerten Sie jede Zeile von 1 (nicht vorhanden) bis 5 (vollständig vorhanden und täglich genutzt) und addieren Sie dann die Summen.

Werte zwischen 28 und 35 bedeuten, dass Ihre Systemlandschaft weitgehend funktioniert. Werte zwischen 18 und 27 bedeuten, dass die Fragmentierung wöchentlich wertvolle Arbeitsstunden kostet. Werte unter 18 bedeuten, dass nicht miteinander verbundene Tools die Anzahl der Projekte, die Ihr Unternehmen gleichzeitig bearbeiten kann, aktiv einschränken.

Hier ist eine Übersicht, wie Celoxis, bewertet mit 4,6 von 5 Punkten auf G2 und 4,5 von 5 Punkten auf Gartner Peer Insights, zu den oben genannten Problemen passt.

Kürzere Einarbeitungszeit als bei Enterprise-Suiten

Celoxis erhält auf G2 8,8 von 10 Punkten für die einfache Einrichtung, im Vergleich zu 7,5 Punkten bei Microsoft Project and Portfolio Management. Die Rezensenten heben hervor, dass neue Benutzer innerhalb von Tagen statt Wochen einsatzbereit sind.

Prognosen sind direkt mit der Ressourcenplanung verbunden

Celoxis verknüpft geplante Stunden, tatsächlich erfasste Arbeitszeit und Ressourcen in einem System, sodass eine Prognoseprüfung dieselben Daten verwendet, die auch die Ressourcenansicht nutzt, um anzuzeigen, wer nächste Woche verfügbar ist.

Schutz der Projektmargen bei Festpreisen

Bei Festpreisprojekten gibt es keine Fehlertoleranz, da Kostenüberschreitungen nicht durch zusätzliche Abrechnungen aufgefangen werden können. Celoxis vergleicht geplante und tatsächliche Arbeitsstunden pro Phase, kennzeichnet prognostizierte Kostenüberschreitungen während des Projekts und integriert Ressourcenkosten in die Budgetansicht, sodass Margenverluste in Echtzeit und nicht erst zum Phasenabschluss sichtbar werden.

Ein System statt eines fragmentierten Stacks

Celoxis vereint Projektplanung, Ressourcenmanagement, Zeiterfassung und Finanzcontrolling. Die G2-Rezensenten heben insbesondere Ressourcenplanung, Budgetkontrolle und projektübergreifende Transparenz als herausragende Stärken hervor.

Gastzugang für externe Berater

Statiker, TGA-Planer oder Tiefbauingenieure erhalten Gastzugriff auf Zeitpläne und Dateien, ohne einen vollständigen internen Arbeitsplatz zu benötigen. Dadurch bleibt die Koordination sichtbar und nachvollziehbar, anstatt per E-Mail abgewickelt zu werden.

Flexible Ansichten für flüssiges Design

Celoxis unterstützt Gantt-, Kanban- und Listenansichten für dasselbe Projekt, sodass ein Projektmanager Meilensteine ​​und Abhängigkeiten verfolgen kann, während Designer in einer übersichtlicheren Ansicht an Überarbeitungen arbeiten.

Reale Ergebnisse: Zwei Ingenieurbüros, die den Wechsel vollzogen haben

Diese beiden Celoxis-Kunden verdeutlichen die gleichen Herausforderungen bei der Leistungserbringung, die in diesem Leitfaden ausführlich behandelt werden: fragmentierte Tools, manuelle Koordination und Budgettransparenz, die zu spät eintrafen, um noch reagieren zu können.

Robin Vervoorn von Civil Seven: „Celoxis gibt Ihnen die Möglichkeit, alle Beteiligten über ihre Aufgaben zu informieren, ihnen den Zeitplan zu zeigen und ihre Fristen pünktlich einzuhalten.“

Marie Hutin von Edinburgh Instruments: „Der Wechsel von Excel zu Celoxis hat unsere Transparenz und Ressourcenplanung deutlich verbessert. Wir können Projekte und Kosten jetzt genau verfolgen, und globale Stakeholder können den Projektfortschritt problemlos einsehen.“

Alle Einzelheiten finden Sie in der Erfolgsgeschichte von Civil Seven und der Erfolgsgeschichte von Edinburgh Instruments.

Keine Plattform passt zu jedem Unternehmen. Diese Tabelle vergleicht Celoxis mit Tools, die Unternehmen am häufigsten zusammen mit Celoxis evaluieren.

Monograph eignet sich für kleine Architekturbüros mit Schwerpunkt auf Gebäudedesign. Deltek ist ideal für multidisziplinäre Unternehmen mit hohem Buchhaltungsaufwand, die sich den Preis leisten können. Autodesk Build ist dann sinnvoll, wenn die BIM-Koordination den Engpass darstellt. Celoxis ist für Unternehmen geeignet, die Tabellenkalkulationen hinter sich gelassen haben und Ressourcen, Budgets und die Zusammenarbeit in einem Unternehmen benötigen.

Monograph ist ein gängiger Einstieg für Designstudios und erfüllt seinen Zweck hervorragend: geringe Kosten und Arbeitsabläufe, die auf kleine, spezialisierte Büros zugeschnitten sind. Als Alternative zu Monograph kommt Celoxis meist dann ins Spiel, wenn ein Studio an vorhersehbare Grenzen stößt.

• Projektanzahl. Sobald ein Studio mehr als eine Handvoll aktiver Projekte gleichzeitig betreut, stößt die tabellenartige Übersicht darüber, wer überlastet ist, an ihre Grenzen.
• Interdisziplinäre Koordination. Studios, die Tragwerksplaner, TGA-Planer oder Tiefbauingenieure einbeziehen, benötigen Ressourcen und Budgets, die über die Möglichkeiten eines Tools für eine einzelne Disziplin hinausgehen.
• Portfolio-Reporting. Führungskräfte, die wissen möchten, welche Projekte unternehmensweit die Gewinnmarge schmälern, und nicht nur einzelne Projekte, benötigen eine Gesamtübersicht, die einfache Architekturbüro-Management-Software standardmäßig nicht bietet.
• Detailliertere Finanzkontrolle. Unternehmen, die eine Mischung aus Festpreisen und Stundensätzen für viele laufende Projekte abrechnen, benötigen eine Budget-Ist-Vergleichsfunktion, die sich automatisch aktualisiert, sobald Stunden erfasst werden, und keine Tabelle, die jeden Monat neu erstellt werden muss.

Nichts davon macht Monograph zu einem schlechten Werkzeug; es ist lediglich für eine frühere Phase von Unternehmen konzipiert. Celoxis ist die gängigere Alternative, sobald ein Studio die Verwaltung einzelner Projekte und Disziplinen hinter sich lässt – ähnlich wie wachsende Ingenieurbüros nach einer Deltek-Alternative suchen, sobald sich die Komplexität der Unternehmensbuchhaltung im täglichen Gebrauch nicht mehr rechnet.

Ebenso häufig nutzt ein Unternehmen für seine Terminplanung ein generisches Aufgabenverwaltungsprogramm, auf das es bereits Zugriff hat; dieses Programm ist zwar gut für die Aufgabenverfolgung geeignet, aber nicht für die Projektbuchhaltung oder Ressourcenplanung im Bereich Architektur, Ingenieurwesen und Bauwesen.

Diese generischen Tools sind leistungsfähige und gut bewertete Plattformen für die Aufgabenverfolgung. Der Bedarf für AEC-Unternehmen ist jedoch spezifisch: phasenbasierte Abrechnung, Ressourcenkapazität für sich überschneidende Projekte und ein Budget-Ist-Vergleich, dem ein Auftraggeber ohne manuellen Abgleich vertrauen kann.

Vier Alleinstellungsmerkmale heben Celoxis von den in diesem Leitfaden behandelten Alternativen ab:

• Ein System, nicht fünf. Planung, Ressourcenbereitstellung, Abrechnung und Berichtswesen laufen nativ zusammen und aktualisieren Budgets und Ressourcenpläne gleichzeitig.
• Ressourcenplanung und Finanzen sind eng miteinander verknüpft. Die Gutachter von G2 heben Ressourcenplanung, Budgetverfolgung und projektübergreifende Transparenz als herausragende Stärken hervor.
• Schnelle Einrichtung. Eine Bewertung von 8,8 von 10 Punkten für die Einrichtungsfreundlichkeit auf G2 bedeutet, dass Unternehmen innerhalb von Tagen einsatzbereit sind, nicht erst nach Wochen, wie es bei Enterprise-Suiten üblich ist.
• Externe Zusammenarbeit ohne Lizenzprobleme. Der Gastzugang ermöglicht es Beratern und Kunden, Terminpläne einzusehen, ohne einen kompletten Arbeitsplatz zu belegen.

Die obenstehenden Ergebnisse von Civil Seven und Edinburgh Instruments veranschaulichen die praktischen Unterschiede. Die vollständige Funktionsliste von Celoxis sowie einen Tarifvergleich finden Sie auf der Celoxis-Preisseite.

Der Wechsel einer Plattform ist ein Change-Management-Projekt, nicht nur eine Datenmigration. Diese Vorgehensweise hat sich in der Praxis bewährt.

1. Überprüfen Sie den aktuellen Stack und kennzeichnen Sie Stellen, an denen Stunden durch manuelle Abstimmung verloren gehen.

2. Vor der Einführung die einzelnen Phasen des Unternehmens und die Abrechnungsstruktur in Vorlagen abbilden.

3. Pilotprojekt mit einem realen, mäßig komplexen laufenden Projekt.

4. Zuerst sollten Ressourcen- und Tarifdaten migriert werden, da die Genauigkeit davon abhängt.

5. Gewähren Sie wichtigen Beratern Gastzugänge, beginnend mit häufigen Partnern.

6. Legen Sie einen regelmäßigen Berichtszyklus für Ihr Portfolio fest, bevor Sie alte Tabellenkalkulationen außer Betrieb nehmen.

• Der Kauf erfolgt oft aufgrund des Branchenlabels, nicht aufgrund der Workflow-Kompatibilität. Die Marke AEC garantiert nicht, dass die Software zu den Arbeitsabläufen und der Abrechnung eines Unternehmens passt.
• Zeiterfassung und Abrechnung werden getrennt vom Projektmanagement behandelt. Falls die Arbeitsstunden nicht direkt in Rechnungen einfließen, werden sie monatlich manuell abgeglichen.
• Unterversorgung mit externen Beratern. Unternehmen, die die Planung des Gastzugangs vernachlässigen, zahlen für ungenutzte Lizenzen oder verlagern die Koordination wieder auf E-Mails.
• Die Migration der Ressourcenkapazitätsdaten wird übersprungen. Ungenaue Daten zur Personalverfügbarkeit führen zu Prognosen, denen niemand vertraut.
• Nach dem Start fehlt ein Verantwortlicher für die Plattformführung. Ohne jemanden, der für Vorlagen und Preise zuständig ist, driftet selbst eine gute Plattform wieder in Richtung Tabellenkalkulation ab.

Die meisten Architektur- und Ingenieurbüros wissen bereits, dass ihre aktuelle Struktur nicht optimal funktioniert. Die Anzeichen dafür sind selten subtil: ein Geschäftsführer, der eine grundlegende Frage zur Gewinnspanne nicht beantworten kann, ohne auf die Buchhaltung zu warten, oder ein Berater, der eine Terminplanänderung verpasst hat, weil er keinen Zugriff darauf hatte.

Die weiter oben in diesem Leitfaden vorgestellte Bewertungsmatrix ist ein guter Ausgangspunkt, um diese Lücken zu identifizieren. Sobald Sie wissen, ob das Problem in den Ressourcen, dem Budget oder der externen Zusammenarbeit liegt, wird die Bewertung einer Plattform deutlich konkreter als der bloße Vergleich von Funktionslisten.

Finden Sie heraus, wo Engpässe in der Ressourcenauslastung, Margenverluste und Ressourcenkonflikte Ihrem Unternehmen Kosten verursachen. Vereinbaren Sie eine Portfolioanalyse für Architekten, Ingenieure und Bauunternehmen (AEC) mit einem Celoxis-Spezialisten und erhalten Sie einen klaren Überblick über versteckte Ressourcenengpässe, überlastete Fachkräfte, Margenrisiken bei Festpreisprojekten und die in diesem Leitfaden behandelten Kapazitätsengpässe Ihres Portfolios.