Budgetierung und Kostenrechnung

Die Kosten sind ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagement-Dreiecks. Celoxis vereinfacht die Budget- und Kostenverfolgung für Gesamtprojekte und einzelne Aufgaben. Nach dieser kurzen Anleitung erstellen Sie mühelos ein realistisches Projektbudget und behalten dabei die detaillierten Budgets der einzelnen Aufgaben im Blick. Sie erfahren unter anderem auch:

• Wie man die Fix- und Materialkosten jeder Aufgabe festlegt
• Wie man Personalressourcen richtig zuweist
• Wie man den finanziellen Status von Projekten und Aufgaben anhand wichtiger Kennzahlen wie den geschätzten Projekt-/Aufgabenkosten, den tatsächlichen Kosten und den visuellen Gesundheitsindikatoren verfolgt.

Ermittlung des Projektbudgets

Um ein Projekt zu budgetieren, müssen Sie zunächst die Durchführungskosten ermitteln. Sobald diese feststehen, addieren Sie einen Puffer und gegebenenfalls eine gewünschte Gewinnspanne, um ein realistisches Budget zu erhalten. So gehen Sie dabei vor:

Zunächst legen Sie für jede Ressource einen Kostensatz pro Stunde fest. Dies entspricht in der Regel dem Gehalt, das Sie der Ressource zahlen, oder dem Stundensatz eines Auftragnehmers.

Im nächsten Schritt erstellen Sie die Aufgaben für Ihr Projekt und weisen jeder Aufgabe Ressourcen zu. Celoxis berechnet dann automatisch die Kosten der Aufgabe anhand des Stundensatzes und des geschätzten Arbeitsaufwands der Ressource. Beispiel: Beträgt Alisons Stundensatz 50 $ und sie arbeitet voraussichtlich 10 Stunden an einer bestimmten Aufgabe, so belaufen sich die Kosten auf 10 * 50 = 500 $. Sollte John (eine weitere Ressource) ebenfalls an dieser Aufgabe arbeiten, werden seine Kosten hinzugerechnet. Die kombinierten Kosten von Alison und John ergeben die Arbeitskosten der Aufgabe.

Nehmen wir an, Sie müssten für Aufgabe Nr. 2 in der obigen Abbildung Computer im Wert von 1000 US-Dollar kaufen. Diesen Betrag können Sie im Feld „Geplante Sachkosten“ für die jeweilige Aufgabe eintragen.

Die geplanten Kosten für diese Aufgabe belaufen sich nun auf 1500 US-Dollar (d. h. 500 US-Dollar + 1000 US-Dollar)

Sobald Sie diese Aktivität für alle Aufgaben Ihres Plans abgeschlossen haben, ergibt sich aus der Summe der geplanten Kosten aller Aufgaben die Gesamtprojektkosten. Diese Gesamtkosten dienen als Grundlage für Ihr Projektbudget.

Die geplanten Projektkosten finden Sie im Abschnitt „Finanzen“ auf der Registerkarte „Projektdetails“.

Addieren Sie Ihren Puffer/Ihre gewünschte Marge zu den geplanten Kosten, um das Projektbudget festzulegen.

Erfassung der tatsächlichen Kosten

Sobald die Projektarbeit beginnt und während der gesamten Projektlaufzeit, erfassen alle Projektmitarbeiter ihre tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden für jede Aufgabe auf ihren Stundenzetteln. Nach Genehmigung dieser Stunden durch den Projektleiter berechnet das System automatisch die Istkosten jeder Aufgabe. Sachkosten wie beispielsweise der Kauf von Computern müssen von den Projektmitarbeitern den entsprechenden Aufgaben als Ausgaben zugeordnet werden. Diese Ausgaben bilden die Istkosten der jeweiligen Aufgabe und werden zu den Gesamtkosten addiert. Wie bei den erfassten Arbeitsstunden müssen auch hier alle Ausgaben vom Projektleiter genehmigt werden, bevor sie in die Istkosten der Aufgabe einfließen können.

Durch die Anzeige der entsprechenden Spalten im interaktiven Gantt-Diagramm können der Budgetstatus jeder Aufgabe sowie der tatsächliche Aufwand verfolgt werden.

Sobald Ihr Team den Status von Aufgaben aktualisiert und Stunden oder Ausgaben erfasst, berechnet Celoxis automatisch und in Echtzeit die voraussichtlichen Kosten für jede Aufgabe. Dadurch können Frühwarnmechanismen wie die Budget-Ampelindikatoren Sie rechtzeitig warnen, falls Ihre Kosten das Budget (oder die Schätzungen) überschreiten. Beispiel: Ist eine Aufgabe zu 50 % abgeschlossen und hat bereits 100 € gekostet, betragen die voraussichtlichen Kosten 200 €.

Ampelindikator für die Budgetlage der Aufgaben (und des Projekts)

• Abweichung vom Plan – wenn die tatsächlichen Kosten das Budget übersteigen. Ist kein Budget angegeben, werden die geschätzten Kosten herangezogen.
• Im Plan – wenn die prognostizierten Kosten kleiner oder gleich dem Budget (bzw. den geschätzten Kosten, falls kein Budget angegeben ist) sind.
• Risiko besteht, wenn die prognostizierten Kosten das Budget (oder die geschätzten Kosten, falls kein Budget angegeben ist) überschreiten.

Dadurch lässt sich der Budgetstatus für jede einzelne Aufgabe leicht verfolgen. In den meisten Fällen dürfte Sie jedoch eher der Gesamtstatus des Projekts interessieren. Diese Information wird stets übersichtlich neben dem Projektnamen angezeigt.

Die grundlegenden Finanzkennzahlen des Projekts finden Sie im Abschnitt „Finanzen“ auf der Registerkarte „Projektdetails“.

Projektübergreifende Berichte für Manager und Führungskräfte

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für hilfreiche und einfach zu erstellende Berichte, die Sie zusätzlich über Budgetzuweisungen, Istkosten und andere finanzielle Aspekte mehrerer Projekte informieren. Jeder Bericht lässt sich nach Ihren Wünschen konfigurieren, gruppieren, sortieren oder in ein Diagramm umwandeln.

Andere Szenarien

1. Meine Projekte haben ein vordefiniertes Budget. Kann mich das System warnen, wenn die geplanten Kosten dieses Budget zu überschreiten drohen? Ja! Legen Sie das Projektbudget im Reiter „Erweitert“ des Dialogfelds „Projekt bearbeiten“ fest und behalten Sie die Finanzkennzahlen des Projekts im Auge. Die Ampelindikatoren warnen Sie, wenn das Projektbudget aus dem Rahmen fällt.
2. Für einige meiner Aufgaben fällt eine feste Gebühr an. Wie trage ich diese ein? Fügen Sie die Fixkosten im Dialogfeld „Aufgabe bearbeiten“ unter dem Reiter „Erweitert“ hinzu. Die Kosten der Aufgabe werden dann automatisch berechnet, sobald Sie den Bearbeitungsfortschritt aktualisieren. Beispiel: Bei Fixkosten von 1000 € und einem Bearbeitungsfortschritt von 30 % betragen die tatsächlichen Kosten 30 % von 1000 €, also 300 €.
3. Manche meiner Aufgaben haben ein Budgetlimit, das unabhängig vom Bearbeiter eingehalten werden muss. Wie richte ich das ein? Genau wie beim Projektbudget: Legen Sie das Budget im Dialogfeld „Aufgabe bearbeiten“ unter dem Reiter „Erweitert“ fest und behalten Sie die Ampelindikatoren im Blick. Aktivieren Sie die Spalte „Budgetstatus“ in Ihrem interaktiven Gantt-Diagramm, um den Status jeder einzelnen Aufgabe anzuzeigen.
4. Wir buchen unsere Ressourcen nicht in der ersten Projektvalidierungsphase. Wie kann ich die geschätzten Kosten ermitteln, wenn ich meine Ressourcen kenne? Erstellen Sie „virtuelle“ Benutzer wie Projektmanager, Grafikdesigner, Webentwickler usw. Weisen Sie jedem virtuellen Benutzer die entsprechenden Kosten für die jeweilige Rolle zu. Verteilen Sie die Aufgaben auf die virtuellen Benutzer – dies hilft Ihnen, die voraussichtlichen Projektkosten zu ermitteln. Sobald das Projektteam benannt ist, verwenden Sie die Funktion „Ressourcen >> Ressource ersetzen“ im interaktiven Gantt-Diagramm, um jeden virtuellen Benutzer durch die tatsächliche Ressource zu ersetzen. Beachten Sie, dass die zugewiesenen Stunden nach dem Austausch erhalten bleiben.
5. Wir haben für bestimmte Projekte unterschiedliche Ressourcensätze. Wie kann ich das umsetzen? Sie können die projektspezifischen Kostensätze für jeden Benutzer und jedes Projekt über die Funktion „Mehr >> Kostensatz“ festlegen. Wenn die Kosten des Benutzers für das Projekt nicht angegeben sind, werden standardmäßig die im Dialogfeld „Benutzer bearbeiten“ festgelegten Kosten verwendet.
6. Was geschieht bei einer Kostenanpassung für Ressourcen in laufenden Projekten? Die Kosten für die bereits geleistete Arbeit werden zum bisherigen Stundensatz berechnet. Die Kosten für alle zukünftigen Arbeiten werden zum neuen Stundensatz berechnet.
7. Wie buche ich ungeplante Ausgaben in meinem Projekt? Jede ungeplante Ausgabe sollte als Aufwand den entsprechenden Projektaufgaben zugeordnet werden. Angenommen, ein Mitarbeiter hat nach Genehmigung durch den Projektmanager eine Einzelplatzlizenz für eine Grafikbearbeitungssoftware erworben. Die Lizenzkosten sollten dann der Aufgabe hinzugefügt werden, für die die Software verwendet wird. Beachten Sie, dass die Ausgabe vom Projektmanager genehmigt werden muss, bevor sie in die Kosten der Aufgabe einfließen kann.
8. Kann ich die Aktivitäten und Ausgaben meiner Projekte für das Management-Reporting kategorisieren? Ja. Der Celoxis-Administrator kann im Bereich „Stundenzettel und Ausgaben“ der Administrationsseite mehrere Zeit- und Ausgabenkategorien festlegen. Typische Ausgabenkategorien sind beispielsweise Reisekosten, Verpflegung, Büromaterial, Lieferantengebühren usw. Typische Zeitkategorien sind beispielsweise Meetings, Forschung und Entwicklung, Marketing, Schulung und Einarbeitung, bezahlte Freistellung, Urlaub usw.
9. Unterstützt Celoxis die Projektbaseline? Ja. Pro Projekt kann genau eine Baseline festgelegt werden, die entweder das gesamte Projekt oder ausgewählte Aufgaben umfasst. Sie können dann den aktuellen Projektzeitplan mit der zuvor festgelegten Baseline vergleichen. Da pro Projekt nur eine Baseline existiert, wird die bestehende Baseline durch das Festlegen einer neuen Baseline überschrieben. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden „Arbeiten mit Baselines“ unserer Anleitungsreihe.

Schlussfolgerung/Abschließende Punkte

Die in diesem Dokument beschriebenen Celoxis-Funktionen sind nur einige der Techniken, die Sie bei der Budget- und Kostenverfolgung Ihrer Projekte nutzen können. Projektübergreifende Berichte, die verschiedene Ansichten und Ausschnitte Ihrer Projektdaten darstellen, lassen sich einfach erstellen, konfigurieren und teilen und ermöglichen so einen präzisen Überblick über einzelne Konten, Projektportfolios und das gesamte Unternehmen. Die vielfältigen Eingabe- und Ausgabedatenpunkte, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die unten aufgeführten, können problemlos in verschiedenen Berichten und Diagrammen dargestellt werden, sodass Sie alle wichtigen Daten jederzeit im Blick haben. Bedenken Sie jedoch, dass selbst bei den umfassendsten und ausgefeiltesten Systemen die Ausgabedaten nur so gut sind wie Ihre Eingabedaten. Ermutigen Sie Ihr Team daher stets, die erforderlichen Finanzdaten genau zu erfassen und die Zeit- und Speseninformationen regelmäßig und sorgfältig einzugeben. Den Rest erledigt dann das System und liefert Ihnen präzise Echtzeit-Informationen zum Projektstatus.

Eingabefelder von Ihnen

Einige der Ergebnisse, die dabei helfen, den Status von Projekten und Aufgaben zu verfolgen