Même les chefs de projet les plus expérimentés ont déjà été confrontés à la possibilité que leur projet soit voué à l'échec et qu'une fermeture anticipée soit le seul moyen de préserver les ressources et le temps restants. De nombreux facteurs peuvent contribuer à la fermeture prématurée d'un projet, notamment un manque de communication efficace, des conflits entre les parties prenantes, une dérive du périmètre ou l'absence d'un plan de projet bien conçu, pour n'en citer que quelques-uns. Il arrive aussi que des projets en difficulté soient fermés prématurément par panique ou à cause d'une solution passée inaperçue.
Enquêter
Qu’il s’agisse de suivre une méthodologie comme PRINCE2, Agile, ITIL ou des méthodes internes, un chef de projet compétent doit être capable de déterminer si un projet peut être sauvé et s’il est temps d’y mettre fin pour tenter de sauver ce qui peut l’être. Quelles sont donc les options qui s’offrent à un chef de projet lorsqu’il se retrouve face à une situation critique ? Cela dépendra évidemment des causes des difficultés rencontrées. Le chef de projet devra identifier les facteurs qui ont fait dévier le projet de sa trajectoire initiale et prendre des décisions pour le remettre sur les rails.
Un examen approfondi
Le point de départ logique serait de revenir à vos documents de référence. Ceux-ci définissent précisément les objectifs et les prérequis établis avant le lancement du projet. Leur comparaison avec les rapports des équipes projet vous permettra de mieux identifier les raccourcis pris, les problèmes de communication ou les dépassements de budget inutiles, par exemple. Les documents de référence à consulter dans ce cas sont les suivants :
- Résumé du projet
- Journal des risques
- Le cas d'utilisation commercial
- Le plan du projet
- Descriptions des projets
Après avoir déterminé les facteurs qui ont fait dérailler votre projet, planifiez une réunion avec les parties prenantes et déployez des efforts concertés pour trouver une solution, plutôt que d'y mettre fin prématurément.
Redéfinir le calendrier du projet
Pour sauver ce projet, il est primordial de le faire avancer. Repensez-le comme s'il était revenu à son point de départ. Calculez précisément les ressources disponibles, le temps nécessaire pour le mener à bien à votre rythme actuel et fixez-vous de nouveaux objectifs réalistes. Présentez votre plan d'action au comité de pilotage et aux parties prenantes. Votre détermination à tout mettre en œuvre pour la réussite du projet témoignera de votre professionnalisme en tant que chef de projet.
Tirez les leçons des erreurs des autres
Analysez la documentation de projets similaires au vôtre, réalisés par le passé. Qu'ils aient été couronnés de succès ou un échec retentissant, vous trouverez assurément des enseignements précieux grâce aux leçons tirées de leur exécution. Votre projet en difficulté pourrait bien être relancé grâce aux erreurs – ou aux réussites – d'autres chefs de projet.
L'équipe de projet
Votre équipe projet devra être informée de toute nouvelle décision prise. Cela concernera les nouveaux membres qui rejoignent l'équipe, ainsi que ceux qui la quittent en cas de modification de sa structure. Dans la plupart des cas, cette mise à jour ne sera pas nécessaire, sauf si votre projet a évolué au point de rendre obsolètes certaines spécialisations ou en cas de problèmes de personnel importants.
Veillez à maintenir un moral élevé au sein de votre équipe projet. Travailler sur un projet en difficulté peut être stressant et démotivant, mais rappeler à votre équipe que son travail acharné est apprécié et qu'il existe une solution pour redresser la situation peut lui redonner le moral et stimuler sa productivité.
Quand est-ce que je jette l'éponge ?
Il peut arriver, cependant, que la meilleure solution soit d'abandonner le projet et de le reconnaître pour ce qu'il est : une impasse. Cette option ne devrait jamais être envisagée avant que toutes les solutions possibles n'aient été examinées et révisées. Après tout, ce n'est pas seulement votre réputation de chef de projet qui sera affectée par la décision finale, mais aussi celle de l'organisation chargée de sa réalisation. Mais il est inutile de s'acharner. Il est tout aussi important de savoir quand un projet doit être clôturé que de savoir quand il peut être sauvé.
Juan van Niekerk
(Biographie de l'auteur)
Juan van Niekerk est rédacteur de contenu et spécialiste du marketing digital basé en Afrique du Sud. Ses articles de blog sont publiés sur différents sites et traitent de sujets tels que la gestion de projet, l'analyse commerciale, la conception web, la santé et la sécurité au travail, ainsi que le marketing digital.
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