Folgenabschätzung und Arbeitsbelastung neuer Projekte

Im normalen Geschäftsbetrieb müssen Projekte regelmäßig neu bewertet und gegebenenfalls neu priorisiert werden. Häufig müssen Manager auf Anweisung der Geschäftsleitung eingehende, dringende Projektanfragen in den bestehenden Projektbestand integrieren. Dieser Leitfaden erklärt, wie das geht:

1. Beurteilen Sie die Auswirkungen eines neuen Projekts auf die bestehende Ressourcenauslastung
2. Identifizieren Sie ungenutzte oder kostenlose Ressourcen,
3. Ressourcen bei Aufgaben ersetzen,
4. Um die Arbeitsbelastung auszugleichen, sollten bestimmte Aufgaben verlagert werden
5. Bei Bedarf kann ein Projekt mit niedriger Priorität komplett auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden.

Beurteilung der Auswirkungen eines neuen Projekts auf die bestehende Arbeitsbelastung

1. Erstellen Sie einen neuen Projektstatus, z. B. „Anfragen“ (HauptmenüAdministratorProjektmanagementProjektstaaten). Behalten Sie diesen neuen Zustand bei "Planung" Zeitfenster festlegen und sperren. Dies hilft, neue Projektanfragen von regulären Projekten zu trennen.
2. Erstellen Sie ein Projekt für Ihre neue Projektanfrage und belassen Sie es im Status „Anfragen“ (Klicken HauptmenüProjektNeues ProjektGeben Sie das geplante Startdatum für dieses Projekt ein.
3. Definieren Sie im interaktiven Gantt-Diagramm des Projekts die Projektstrukturpläne (PSP) und Ressourcen. Da sich das Projekt im „Anfragen“ , hat dies keine Auswirkungen auf Ihre bestehende Arbeitslast.
4. Zugriff auf die Ressourcenlast (HauptmenüRessourcenauslastungStandardmäßig werden Ihnen in dieser Ansicht bereits bestehende, geplante und aktive Projekte angezeigt.
5. Bearbeiten Sie die Filter und fügen Sie „Anfragen“ zum Projektstatusfilter hinzu. Klicken Sie auf „Anwenden“. Ihre Ressourcenauslastungsansicht zeigt Ihnen nun sofort die Auswirkungen neuer Projektanfragen auf die bestehende Ressourcenzusammensetzung und Auslastung an.
6. Aufgrund der neuen Projektanfrage ist die Belastung des bestehenden Arbeitsaufkommens hoch und viele Ressourcen werden überbelegt.
7. Sie können diese Ansicht herunterladen (wählen Sie „PDF“ in der oberen rechten Schaltflächengruppe) und sie an Ihre Führungskräfte senden, um die direkten Auswirkungen der neuen Anfragen auf den bestehenden Projektmix aufzuzeigen.

Untergenutzte oder kostenlose Ressourcen identifizieren

In der Ressourcenauslastungsansicht können Sie die unterausgelasteten oder freien Ressourcen leicht erkennen. Diese Ressourcen sind blau gekennzeichnet.

Ressourcen in Aufgaben ersetzen

Sie können Ressourcen bei problematischen Aufgaben direkt ersetzen (Bewegen Sie den Mauszeiger über die betreffende Aufgabe und wählen Sie die entsprechende Option aus) Ressourcen bearbeiten)

Im folgenden Beispiel können Sie die Aufgabe „Gewerbeflächen erfassen“ bearbeiten und sie Tanya zuweisen, die in diesem Zeitraum relativ viel Zeit hat.

Aufgaben auslagern

Es kann Situationen geben, in denen kostenlose Ressourcen nicht ohne Weiteres verfügbar sind. In solchen Fällen müssen Sie möglicherweise bestimmte Aufgaben auslagern, die eine niedrige Priorität haben und sich leicht auslagern lassen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Bewegen Sie den Mauszeiger über die entsprechende Aufgabe.
2. Klicken Sie auf das 3-Linien-Menü.
3. Wählen Sie „Aufgabe bearbeiten“. Hier können Sie das Startdatum der Aufgabe auf ein späteres Datum ändern.

Projekte mit niedriger Priorität auslagern

Falls weiterhin Ressourcenengpässe bestehen, ändern Sie den Starttermin der anderen Projekte mit niedriger Priorität, sodass alle anderen Aufgaben in diesen Projekten neu terminiert werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf das Projekt, um es in einem neuen Tab zu öffnen.
2. Klicken Sie im neuen Tab auf Bearbeiten (in der Schaltflächengruppe oben rechts)
3. Ändern Sie im Popup-Fenster „Projekt bearbeiten“ das Startdatum. Dadurch werden alle Aufgaben (mit Ausnahme manuell geplanter Aufgaben) automatisch auf das neue Startdatum verschoben.