Erste Schritte – für Benutzer

Diese Kurzanleitung hilft Ihnen beim Verständnis:

Wie Informationen organisiert sind
So melden Sie sich an
So arbeiten Sie mit Ihrem Dashboard
So navigieren Sie durch die Benutzeroberfläche.
So ändern Sie Ihre Einstellungen
Wie Sie Ihr erstes Projekt erstellen
Wie man mit dem Gantt-Diagramm arbeitet
Wie man den Fortschritt bei Aufgaben meldet
Wie man die Zeit protokolliert
Wie man Projekte verfolgt
Wie man Berichte erstellt
Wie man Hilfe erhält

A. Wie Informationen organisiert sind

Sie können Projekte, Aufgaben, Risiken, Probleme, Änderungsanträge usw. erstellen. Außerdem können Sie Arbeitszeiten und Ausgaben erfassen, Dateien hochladen und Kommentare hinzufügen. Schauen wir uns an, wie das alles organisiert ist.

 
Organisation │ ├── Arbeitsbereich 1 (z. B. Entwicklung) │ │ │ ├── Projekt 1.1 │ │ │ │ │ ├── Aufgaben │ │ │ │ │ │ │ ├── Unteraufgaben │ │ │ ├── Zeiterfassung │ │ │ ├── Ausgaben │ │ │ ├── Aktualisierungen │ │ │ └── Dateien │ │ │ │ │ ├── Diskussionen │ │ │ │ │ ├── Risiken (Benutzerdefinierte App) │ │ │ │ │ │ │ ├── Zeiterfassung │ │ │ ├── Aktualisierungen │ │ │ └── Dateien │ │ │ │ │ ├── Probleme (Benutzerdefinierte App) │ │ │ │ │ │ │ ├── Zeiterfassung │ │ │ ├── Aktualisierungen │ │ │ └── Dateien │ │ │ │ │ └── Dateien │ │ │ ├── Projekt 1.2 │ │ ... │ └── Projekt 1.N │ ├── Arbeitsbereich 2 (z. B. Marketing) │ │ │ ├── Projekt 2.1 │ │ ... │ └── Projekt 2.N │ └── Arbeitsbereich M (z. B. Vertrieb) │ ├── Projekt M.1 │ ... └── Projekt MN

Sie funktionieren ähnlich wie Abteilungen. Sie ermöglichen es Ihnen, Daten einfach zu trennen und den Zugriff darauf zu kontrollieren. Wenn Sie diese Funktion nicht nutzen möchten, wird sie automatisch in Ihrer Benutzeroberfläche ausgeblendet.

Sie können Aufgaben, Risiken, Probleme und andere benutzerdefinierte Anwendungen in einem Projekt verwalten. Außerdem können Sie innerhalb eines Projekts Diskussionen führen und Dateien hochladen. Ein Projekt gehört zu einem Arbeitsbereich.

Sie können Unteraufgaben enthalten. Sie können Zeitaufwand und Ausgaben für Aufgaben erfassen. Außerdem können Sie Dateien hochladen oder Kommentare hinzufügen.

Benutzerdefinierte Apps wie

Und

sind in Projekten enthalten. Sie können die dafür benötigte Zeit erfassen. Sie können auch Dateien hochladen oder Kommentare eingeben.

B. Wie melde ich mich an?

Bei der Erstellung eines Benutzerkontos erhalten Sie per E-Mail Ihren Benutzernamen, Ihr Passwort und den Link zum Anmelden. Bitte prüfen Sie diese E-Mail, um Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort zu finden. Nach der Anmeldung sollten Sie Ihr Passwort ändern.

Wie Sie sehen, ist der Anmeldebildschirm übersichtlich gestaltet. Wenn Ihre Organisation Single Sign-On (SSO) verwendet, klicken Sie auf den im Bild hervorgehobenen SSO-Link.

C. Dashboard

Ihr Konto wird mit mehreren Dashboards vorausgefüllt, die wir für nützlich halten. Nutzen Sie diese unverändert oder als Ausgangspunkt für Ihre eigenen Anpassungen.

Es gibt 5 Dinge, die Sie wissen sollten:

1Mehrere Dashboards

Sie können mehrere Dashboards erstellen, die zu Ihrem Arbeitsstil passen. Sie können verschiedene Dashboards basierend auf der Rolle erstellen – beispielsweise jeweils ein Dashboard für Projektmanager, Teammitglieder, Ressourcenmanager, PMO-Leiter usw. Sie können sogar verschiedene Dashboards basierend auf der Funktion erstellen – beispielsweise jeweils ein Dashboard für Planung, Nachverfolgung, Qualitätssicherung, Ressourcennutzung usw.

Einem Benutzer können mehrere Dashboards zugewiesen werden.

2Dashboards anpassen

Sie können die Widgets, Layouts, Spalten, Filter, Gruppierungen und vieles mehr individuell anpassen.

Im folgenden Beispiel wird ein Widget gelöscht und ein neues Widget hinzugefügt und in seiner Größe angepasst.

3Aktionen auf Dashboards ausführen

Den Großteil Ihrer Arbeit sollten Sie über Ihre Dashboards erledigen können.

Im folgenden Beispiel klickt ein Manager in einem Tortendiagramm auf alle überfälligen Aufgaben und fordert von den Bearbeitern einen aktuellen Stand an.

Dashboards können als PDF exportiert und per E-Mail versendet werden.

5Terminplanungs-Dashboards

Sie können festlegen, dass Dashboards zu festgelegten Zeiten per E-Mail versendet werden.

Klicken Sie auf neben dem Namen des Dashboards und klicken Sie dann auf Zeitplan Klicken Sie auf die entsprechende Registerkarte, um Ihre Termindetails und Empfänger einzugeben.

D. Navigation auf der Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche von Celoxis ist konsistent und intuitiv. Das bedeutet: Wenn Sie die Funktionsweise einer Seite verstehen, verstehen Sie auch die Funktionsweise von 90 % der anderen Seiten.

Wir werden uns nun die grundlegenden Elemente der Benutzeroberfläche ansehen:

Das Hauptmenü
Das Beilagenmenü
Das Menü „Neueste Artikel“
Hervorgehobene Berichte
Eine typische Seite

Die Elemente auf der linken Seite des oberen Menüs, also Seitentitel und Aktionen, ändern sich mit jeder Seite, während die Elemente auf der rechten Seite, beginnend mit dem Suchsymbol, unverändert bleiben. Die folgende Abbildung veranschaulicht die Elemente des oberen Menüs.

Die Schaltfläche „Hinzufügen“ ist auf allen Seiten verfügbar und kann zum Hinzufügen von Projekten, Aufgaben, Problemen, Risiken, Benutzern und mehr verwendet werden (siehe unten). Über das Stundenzettel-Symbol gelangen Sie schnell zum Stundenzettel.

Die Seitenleiste dient zur Navigation zu verschiedenen Seiten, wie unten dargestellt.

Über das Menü „Apps“ gelangen Sie zu den Listen Ihrer benutzerdefinierten Apps. Im folgenden Beispiel gelangen Sie durch Klicken auf „ Probleme“ zur Problemliste.

Dieses Menü spart viel Zeit. Es ermöglicht Ihnen, schnell zu Ihrem zuletzt aufgerufenen Projekt, Ihrer Aufgabe, Ihrem Problem, Ihrem Fehler, Ihrem Bericht usw. zu springen.

4Hervorgehobene Berichte

Wenn Sie einen Bericht häufig verwenden, markieren Sie ihn als Favorit, indem Sie auf das Sternsymbol im Bericht klicken. Anschließend wird dieser Bericht in Ihrem Berichtsmenü angezeigt.

Im obigen Beispiel wird der Bericht X durch Anklicken des Sterns im „Berichte“ .

Tipp: Vergrößern Sie Ihren Bildschirm, indem Sie auf die Schaltfläche klicken

5Eine typische Seite

Die meisten Seiten weisen die gleiche Struktur wie das unten stehende Beispiel auf.

Ein Element wie ein Projekt, eine Aufgabe, ein Problem oder ein benutzerdefiniertes App-Element anzeigen.

Durch Klicken auf den Namen eines Elements wird dessen Bedienfeld geöffnet. Im folgenden Beispiel klicken wir auf ein Projekt, um es anzuzeigen.

Das Projektgremium

Die Bedienfelder verfügen über Registerkarten, sodass Sie schnell zugehörige Elemente wie Aufgaben, Dateien, Risiken und sogar Berichte anzeigen können. Durch Klicken auf die Registerkarte Durch das Symbol wird ein umfassendes Aktionsmenü wie unten dargestellt geöffnet. Bereiche für Aufgaben, Probleme usw. sind ähnlich aufgebaut.

E. Ihre Einstellungen ändern

Klicken HauptmenüProfil

Klicken Sie auf die „Einstellungen“ , um Ihre Sprache, Datumsformate, E-Mail-Benachrichtigungsoptionen und andere Präferenzen zu ändern.

F. Erstellen Ihres ersten Projekts

Klicken Sie auf HauptmenüProjekt Um ein Projekt hinzuzufügen, stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung (siehe unten). Wenn Sie Microsoft Project-Dateien besitzen, können Sie diese importieren oder mit einem leeren Projekt beginnen.

Aktivieren Sie Ihr Projekt

Markieren Sie dieses Projekt als aktiv , um dem System den laufenden Bearbeitungsfortschritt zu signalisieren. Dadurch werden E-Mail-Benachrichtigungen und Farbindikatoren für dieses Projekt aktiviert, und Sie erhalten einen besseren Einblick in die Funktionen der Software.

G. Gantt-Diagramm

Klicken Sie auf im Projekt-Panel das Gantt-Diagramm öffnen.

Das folgende Video hebt einige der wichtigsten Funktionen des Gantt-Diagramms hervor, wie zum Beispiel:

Inline-Bearbeitung
Drag & Drop zum Ändern des Aufgabenplans, Verschieben von Aufgaben und Hinzufügen von Abhängigkeiten
Mehrere Aufgaben schnell hinzufügen
Ressourcen Aufgaben zuweisen
Aufgaben mit überlasteten Ressourcen werden mithilfe des Symbols
Mehrere Aufgaben auswählen und mit der rechten Maustaste darauf klicken, um Aktionen auszuführen
kritischen Pfad betrachten

H. Berichterstattung über den Fortschritt bei den Aufgaben

Teammitglieder können den Fortschritt ihrer Aufgaben über ihr Dashboard melden.

Fortschrittsberichte zu mehreren Aufgaben gleichzeitig

Wählen Sie die Aufgaben aus, über die Sie berichten möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Symbol und wählen Sie die entsprechende Aktion aus Auf der Strecke Diese Option kann verwendet werden, um anzuzeigen, dass die Dinge planmäßig verlaufen.

Detaillierte Fortschrittsmeldung zu einer einzelnen Aufgabe

Sie können ein detailliertes Update eingeben und gleichzeitig die Zeit protokollieren, indem Sie die „Fortschritt protokollieren“ , wie unten gezeigt.

Dadurch öffnet sich ein Formular wie dieses:

I. Ausfüllen der Stundenzettel

Im letzten Abschnitt haben wir gesehen, wie man die Zeit für eine bestimmte Aufgabe erfasst und deren Fortschritt aktualisiert. Nun betrachten wir die Zeiterfassung über die Wochenansicht.

Um Ihren wöchentlichen Stundenzettel zu öffnen, klicken Sie hier HauptmenüStundenzettel.

Im wöchentlichen Stundenzettel können Sie sowohl Arbeitszeit für Aufgaben als auch Arbeitszeit außerhalb von Projekten erfassen. Während der Zeiterfassung können Sie auch den Aufgabenfortschritt aktualisieren.

J. Tracking-Projekte

Sobald Teammitglieder über den Fortschritt ihrer Aufgaben berichten, berechnet das System automatisch die voraussichtlichen Fertigstellungstermine und Kosten der Aufgaben und Projekte. Dies wird mithilfe von Ampelindikatoren.

Das Projektmanager-Dashboard eignet sich hervorragend zur Projektverfolgung. Sie können die Spalten in Listen-Widgets anpassen, Diagramm-Widgets hinzufügen und Problembereiche schnell analysieren. Weitere Informationen finden Sie im „Dashboards “ dieses Dokuments.

Verfolgung eines einzelnen Projekts

Wenn Sie auf ein Projekt klicken, öffnet sich ein Fenster. Dieses Fenster enthält viele interessante Informationen zur Projektverfolgung, z. B. zu Zeitplan, Kosten und Umsatz, und zeigt außerdem dringende Punkte wie Probleme und Änderungsanträge an.

Sie können auch auf die verschiedenen Registerkarten klicken, um unterschiedliche Berichte zu einem Projekt aufzurufen. Ein Beispiel sehen Sie unten. Alle Registerkarten sind vollständig anpassbar; Sie können Registerkarten nach Ihren Bedürfnissen hinzufügen, bearbeiten oder löschen

K. Berichterstattung

Celoxis verfügt über eines der fortschrittlichsten Reporting-Tools der Branche. Wir bieten Ihnen eine Reihe vorgefertigter Berichte, die Sie direkt verwenden oder als Grundlage für Ihre eigenen Berichte nutzen können. Klicken Sie hier, um zu den Berichten zu gelangen HauptmenüBerichteAlle Berichte.

Die unten aufgeführten Beispielberichte veranschaulichen die Leistungsfähigkeit unserer Berichterstattung.

Budgetverfolgung

Kostenleistung nach Geschäftsbereich

Kosten-S-Kurve

Aufschlüsselung der monatlichen Kosten

Umsatzentwicklung nach Geschäftseinheit und Manager

Produkt-Roadmap

L. Hilfe holen

Auf vielen Seiten finden Sie kontextbezogene Hilfe, die Sie direkt zur Dokumentation des jeweiligen Themas führt. Achten Sie auf das unten abgebildete Symbol.

Um eine Frage an unser Support-Team zu stellen oder zum Dokumentationsportal zu gelangen, klicken Sie im Hauptmenü.

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