Projektabrechnung

Celoxis bietet Ihrem Unternehmen zwei flexible Abrechnungsmodelle: nutzerbasiert und zeitcodebasiert (auch bekannt als aktivitätsbasierte Abrechnung). So behalten Sie die Kosten für verschiedene Projekttypen stets im Blick. Darüber hinaus unterstützt Celoxis sowohl Festpreis- als auch Stundensatzabrechnungen und deckt damit sowohl Pauschal- als auch Zeit- und Materialabrechnung ab. Mit dieser einfachen Anleitung ermitteln Sie mühelos die geschätzten und tatsächlichen Rechnungsbeträge – unabhängig vom Abrechnungsmodell Ihres Unternehmens. Nach dem Durchlesen dieser Anleitung wissen Sie mehr über:

• Einrichtung des Abrechnungsmodells der Organisation
• Einrichten der Abrechnungsart des Projekts
• Festlegung der Abrechnungssätze
• Erfassung tatsächlicher und geschätzter Rechnungsbeträge
• Wertvolle Kennzahlen für Input und Output im Zusammenhang mit der Abrechnung

Einrichtung des Abrechnungsmodells Ihrer Organisation

Bei der erstmaligen Einrichtung von Celoxis ist eine der wichtigsten Entscheidungen, die jedes Projekt im System betrifft, die Wahl eines der beiden verfügbaren Abrechnungsmodelle:

• Nutzerbasiert
• Zeitcode-basiert

Dies erfolgt im Bereich „Zeiterfassung“ der Administrationsseite. Sie benötigen Administratorrechte, um auf diese Einstellungen zugreifen zu können. Wählen Sie das passende Abrechnungsmodell aus, um die Einstellungen sofort für das gesamte System zu übernehmen.

Im nutzerbasierten Modell werden für jeden abrechnungsfähigen Nutzer im System separate Stundensätze hinzugefügt. Diese Stundensätze werden dann in die Rechnungsbeträge der Projekte, sowohl die tatsächlichen als auch die geschätzten, eingerechnet.

Um den Standardabrechnungssatz für einen Benutzer festzulegen, öffnen Sie die Benutzereinstellungen und geben Sie den gewünschten Stundenbetrag im Feld „Rechnung“ des Abschnitts „Standardsätze ($/Stunde)“ auf der Registerkarte „Basis“ ein

Für jeden Benutzer im System kann ein Standard-/Firmentarif festgelegt werden, der automatisch auf alle Projekte angewendet wird. Gleichzeitig können Sie die Tarife für jeden Benutzer und jedes Projekt individuell anpassen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in den Abschnitten „Weitere Szenarien“ und „Häufig gestellte Fragen“.

Der Rechnungsbetrag für dieses Modell wird berechnet, indem die Anzahl der von jedem Benutzer in den Stundenzettel des Projekts eingetragenen abrechnungsfähigen Stunden mit dem Stundensatz des Benutzers multipliziert wird.

Um den Standard-Stundensatz für den Zeitcode festzulegen, navigieren Sie zur Administrationsseite (Sie benötigen Administratorrechte) und klicken Sie im „Stundenzettel“ Link „ Zeitcodes“ . Geben Sie den gewünschten Stundensatz in das Feld „Abrechnung“ ein. Beachten Sie, dass das Feld „Abrechnung“ nur verfügbar ist, wenn das Abrechnungsmodell des Unternehmens auf „Zeitcodebasiert“ eingestellt ist.

Einrichten der Abrechnungsart des Projekts

Celoxis bietet Ihnen die Flexibilität, für jedes Projekt die Abrechnungsart (Festpreis oder Stundensatz) festzulegen.

Einrichtung der Abrechnung für Festpreisprojekte

Bei einer Abrechnungsart mit Festpreis werden die von Ihnen übernommenen und in Rechnung gestellten Leistungen zu einem festen, vordefinierten Preis abgerechnet.

Um das Projekt auf Festpreis festzulegen, navigieren Sie im Dialogfeld „Projekt hinzufügen/bearbeiten“ auf der Registerkarte „ Erweitert “ zum Abschnitt „Finanzen“ . Beachten Sie, dass die verschiedenen Abrechnungsmodelle nur für Kundenprojekte verfügbar sind. Bei Projekten ohne Kundenangabe bleibt das Feld „Abrechnungsmodell“ ausgeblendet.

Wenn Sie im Dropdown-Menü „Abrechnungsmodell“ die Option „Festpreis“ auswählen , öffnet sich das neue Feld „Festpreis“ , in dem Sie den Betrag eingeben können, den Sie in Rechnung stellen möchten.

Wenn Sie sich für diesen Typ entscheiden, ist die Option „abrechnungsfähig“ für Ausgaben und Zeiteinträge im Projekt standardmäßig nicht aktiviert.

Wie die Stundensätze für Projekte funktionieren

Wenn Sie im Dropdown-Menü „Abrechnungsmodell“ die Option „Stundenbasis“ auswählen, werden die Abrechnungsbeträge anhand der von den Benutzern in ihren Stundenzetteln erfassten Stunden berechnet. Der Stundensatz jedes Benutzers wird je nach Abrechnungsmodell des Unternehmens entweder aus den Benutzereinstellungen oder aus dem Zeitcode übernommen.

Bei Verwendung dieser Abrechnungsart wird die „Abrechnungsfähig“ für Ausgaben und Zeiteinträge im Projekt standardmäßig automatisch aktiviert.

Verfolgung der tatsächlichen Rechnungsbeträge

Nachdem die Stundensätze festgelegt wurden, wird der tatsächliche Rechnungsbetrag für jede Aufgabe anhand dieser Formel berechnet, die sowohl die Arbeitskosten als auch die Materialkosten berücksichtigt:

Betrag (tatsächlich, abrechenbar) einer Aufgabe = Stunden (tatsächlich, abrechenbar) × Stundensatz + Genehmigte und abrechenbare Ausgaben für die Aufgabe

Der Gesamtbetrag (tatsächlich, abrechnungsfähig) des Projekts berechnet sich aus der Summe der Beträge der wichtigsten Projektaufgaben. Je nach Abrechnungsmodell des Unternehmens werden die Stundensätze entweder anhand des Stundensatzes des Benutzers oder anhand der im Stundenzettel erfassten Zeitcodes ermittelt.

Wenn beispielsweise eine Ressource, die zu einem Stundensatz von 30 $ arbeitet, 10 abrechnungsfähige Stunden für eine Aufgabe gemeldet hat und der Projektmanager die abrechnungsfähigen Materialkosten in Höhe von 1000,00 $ für dieselbe Aufgabe genehmigt, wird der Betrag (Ist, Abrechnungsfähig) für diese Aufgabe wie folgt berechnet:

Betrag (Arbeitsleistung, abrechenbar) = 10 Std. × 30 $/Std. + 1000 $ = 1300,00 $

Celoxis bietet einen weiteren nützlichen Indikator, der den geschätzten abrechenbaren Betrag für den gesamten Arbeitsaufwand im Projekt erfasst. Der Betrag (Geschätzt, Abrechenbar) wird anhand einer ähnlichen Formel berechnet, nämlich als Summe des Produkts aus dem Stundensatz des Benutzers und den geschätzten Stunden für diese Aufgabe.

Der Gesamtbetrag (geschätzt, abrechnungsfähig) des Projekts wird aus der Summe der Beträge der wichtigsten Projektaufgaben berechnet.

Beachten Sie, dass der Betrag (geschätzt, abrechnungsfähig) nur bei Verwendung des nutzerbasierten Abrechnungsmodells verfügbar ist und berechnet wird. Wenn bei der nutzerbasierten Abrechnung der Abrechnungstyp des Projekts „Festpreis“ lautet, entspricht die geschätzte Projektabrechnung dem festgelegten Festpreis und liefert daher keine geschätzten Abrechnungswerte auf Aufgabenebene.

Bei Abrechnung nach Zeitcodes kann keine Schätzung der Rechnungssumme berechnet werden, daher ist die Spalte Betrag (geschätzt, abrechnungsfähig) nicht verfügbar.

Mit Celoxis können Sie außerdem Zeiteinträge und abgerechnete Ausgaben erfassen. Der Rechnungsstatus der einzelnen Positionen einer Aufgabe wird im Dialogfeld „Aufgabendetails“ angezeigt.

Auf Organisationsebene können Sie außerdem einen projektübergreifenden Bericht erstellen, der die Ergebnisse pro Projekt anzeigt:

• Betrag (Ausgabe, Rechnungsbetrag)
• Betrag (Zeit, Rechnungsbetrag)
• Stunden (in Rechnung gestellt)

Projektübergreifende Berichte für Manager und Führungskräfte

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für hilfreiche und einfach zu erstellende Berichte, die Ihnen zusätzlich wichtige Abrechnungskennzahlen liefern. Jeder Bericht lässt sich ganz einfach konfigurieren, gruppieren, sortieren oder in ein Diagramm umwandeln.

Weitere Szenarien und häufig gestellte Fragen

1. Was passiert, wenn ich das Abrechnungsmodell des Unternehmens ändere?

   Dies ist ein wichtiger Schritt, der sich sowohl auf laufende Projekte als auch auf die sichtbare Spalte der Finanzberichte auswirken kann. Eine vollständige Liste der möglichen Folgen finden Sie im Artikel „ Wechsel zwischen Abrechnungsmodellen“

2. Warum gibt es die Option „Keine“ bei den Abrechnungsmodellen des Unternehmens und der Projekte?

   Das Abrechnungsmodell des Unternehmens sollte auf „Keine“ gesetzt werden, wenn Ihre Organisation keine Abrechnungen durchführt oder Sie Ihre Abrechnungen aus irgendeinem Grund nicht in Celoxis erfassen möchten.
   Wenn Sie den Abrechnungstyp auf Projektebene auf „Keine“ setzen, werden für dieses Projekt keine Abrechnungen erstellt. Dies ist hilfreich für interne Projekte, Machbarkeitsstudien oder Pro-bono-Initiativen.

3. Wir haben unterschiedliche Stundensätze für bestimmte Projekte. Wie kann ich das umsetzen?

   Sie können die projektspezifischen Stundensätze für jeden Benutzer und jedes Projekt über die Funktion „Mehr >> Stundensatz“ festlegen. Wenn für den Benutzer im Projekt kein Stundensatz angegeben ist, wird standardmäßig der im Dialogfeld „Benutzer bearbeiten“ festgelegte Stundensatz verwendet.

4. Was geschieht bei einer Anpassung des Abrechnungssatzes für Benutzer mit laufenden Projekten?

   Die tatsächliche Rechnungssumme für bereits geleistete Arbeit wird zum bisherigen Stundensatz berechnet. Alle zukünftigen Arbeiten werden zum neuen Stundensatz abgerechnet. Falls Sie gespeicherte Einträge haben und sich der Stundensatz vor deren Speicherung geändert hat, wird der neue Stundensatz bei Speicherung und Genehmigung der Einträge angewendet.

5. Was geschieht bei einer Anpassung des Stundensatzes für die Zeitcodes bei laufenden Projekten?

   Ähnlich wie bei den Stundensätzen der Nutzer wird die Abrechnung bereits geleisteter Arbeit zum bisherigen Stundensatz berechnet. Die Abrechnung aller zukünftigen Arbeiten (einschließlich gespeicherter Zeiteinträge) erfolgt zum neuen Stundensatz.

6. Warum werden manche Zeiteinträge und Ausgaben automatisch als abrechenbar gekennzeichnet, andere jedoch nicht?

   Sobald neue Zeiteinträge oder Ausgaben zu den Projekten hinzugefügt werden, können diese als abrechenbar oder nicht abrechenbar gekennzeichnet werden. Das Abrechnungsmodell des Projekts bestimmt das Standardverhalten der entsprechenden Kontrollkästchen.
   

   • Festpreismodell – die Option „abrechnungsfähig“ ist standardmäßig deaktiviert
   • Stundenmodell – abrechenbar ist standardmäßig aktiviert

   Dieses Standardverhalten berücksichtigt, dass beim Stundenmodell die Stunden erfasst werden müssen, um die korrekten Kundenrechnungen zu erstellen, während beim Festpreismodell die Rechnungsstellung auf dem Festpreis basiert, aber nicht von den tatsächlichen Arbeitsstunden der Projektmitarbeiter beeinflusst wird.

7. Bieten Sie eine Integration mit Buchhaltungssoftware an?

   Ja, Celoxis bietet eine sofort einsatzbereite Integration mit QuickBooks Online zur Verwaltung und Erfassung von Rechnungen. Hier ist der Link zu einem kurzen Video.

Schlussfolgerung/Abschließende Punkte

Wie bei allen Daten hängt die Abrechnung in Celoxis von der Genauigkeit und Vollständigkeit der Eingaben von Projektmanagern, Administratoren und anderen Nutzern ab. Bitte nehmen Sie sich ausreichend Zeit, die Implementierungsparameter von Celoxis vor der Einführung im Unternehmen zu besprechen, um das optimale Abrechnungsmodell für Ihre Bedürfnisse zu finden. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Projektmanager die Unterschiede zwischen den verschiedenen Abrechnungsmodellen kennen und für jedes Projekt das richtige Modell verwenden. Ermutigen Sie Ihre Projektmanager schließlich, die Benutzer und die Abrechnungssätze der Zeitcodes im Blick zu behalten, um sicherzustellen, dass in allen Projekten des Systems korrekte Abrechnungsdaten vorhanden sind.

Die folgenden Eingabe- und Ausgabefelder sind in der Standardkonfiguration von Celoxis vorhanden, um Sie bei Ihren täglichen Abrechnungsanforderungen zu unterstützen

Eingabefelder von Ihnen

Einige der Ergebnisse, die bei der Abrechnung der Projekte helfen