Facturación basada en hitos

La facturación por hitos es el modelo más común en empresas con ingresos basados ​​en proyectos. Este tipo de facturación suele aplicarse solo cuando se alcanzan ciertos hitos del proyecto. El seguimiento de los hitos mediante el diagrama de Gantt del proyecto facilita el seguimiento de las facturas, al igual que el seguimiento de los hitos de entrega del proyecto.

Como alternativa, dependiendo de cómo estén estructurados los hitos de pago de tus proyectos, puedes facturar a tus clientes en fechas específicas, independientemente del progreso del proyecto. Esto también se puede lograr utilizando las técnicas de facturación por hitos que se sugieren en este manual.

Si bien Celoxis no proporciona un método predefinido para la facturación basada en hitos, la flexibilidad de los campos personalizados de Celoxis le permitirá realizar un seguimiento de sus ciclos de facturación con facilidad, una vez que se definan los campos adecuados. Al final de este manual aprenderá cómo

• Utilice los campos personalizados para definir los hitos de facturación
• Utilice los informes de facturación para realizar un seguimiento de la facturación del proyecto

Campos de facturación personalizados

En este escenario, enviar una factura al cliente se convierte en una de las tareas del plan del proyecto. Usando los campos personalizados de Celoxis, crearemos varios atributos adicionales que le permitirán establecer un tipo especial de tarea: una tarea de facturación. Puede crear campos personalizados en AdministraciónGestión de cuentasCampos personalizadosAgregartipo de campo.

Si bien las necesidades específicas de su empresa pueden requerir un conjunto diferente de atributos, aquí le presentamos el conjunto de tareas más comunes a considerar:

1. Tipo de tarea

Esto se realiza en la sección de Hoja de horas de la página de Administración. Debe tener permisos de administrador para acceder a esta configuración. Seleccione el modelo de facturación adecuado para aplicar los cambios a todo el sistema de forma inmediata.

En el modelo basado en usuarios, se añadirán tarifas de facturación independientes para cada usuario facturable del sistema. Estas tarifas se tendrán en cuenta en los importes de facturación de los proyectos, tanto reales como estimados.

Para proporcionar la tarifa de facturación predeterminada para un usuario, abra la configuración del usuario e ingrese el monto por hora deseado en el campo Facturar de la sección Tarifas predeterminadas ($/hora) en la pestaña Básico

Para cada usuario del sistema, puede establecer una tarifa de facturación predeterminada o corporativa que se aplicará automáticamente a todos los proyectos. Asimismo, puede modificar las tarifas de cualquier usuario en cualquier proyecto. Consulte la sección «Otros escenarios» y la sección de preguntas frecuentes para obtener más información al respecto.

El importe de facturación de este modelo se calcula multiplicando el número de horas facturables introducidas por cada usuario en la hoja de horas del proyecto por la tarifa de facturación del usuario.

Para establecer la tarifa de facturación predeterminada para el código de tiempo, acceda a la de Administración (debe tener privilegios de administrador) y siga el Códigos de tiempo en la de horas . Introduzca el importe de la tarifa por hora deseada en el campo Facturar. Tenga en cuenta que el campo Facturar solo estará disponible si el modelo de facturación de la empresa está configurado en base a códigos de tiempo.

Configurar el tipo de facturación del proyecto

Celoxis le ofrece la flexibilidad de especificar el tipo de facturación: precio fijo o por horas, para cada proyecto.

Configuración de la facturación para los proyectos de precio fijo

En un tipo de facturación de precio fijo, las tareas que usted realiza y factura tienen un precio fijo predefinido.

Para configurar el proyecto como de precio fijo, diríjase a la Finanzas de la Avanzado en el Agregar/Editar proyecto . Tenga en cuenta que los diferentes modelos de facturación solo están disponibles para los proyectos de cliente. Para los proyectos en los que no se especifica el cliente, el campo Modelo de facturación permanecerá oculto.

Al seleccionar la Precio fijo en el Modelo de facturación , se abre el nuevo Precio fijo , que le permite introducir el importe que tiene previsto facturar.

Al optar por este tipo, la opción "facturable" para los registros de gastos y tiempo en el proyecto no está marcada de forma predeterminada.

Cómo funcionan las tarifas para proyectos por hora

Al seleccionar "Por hora" en el menú desplegable "Modelo de facturación", los importes se calculan en función de las horas que los usuarios registran en sus hojas de horas. La tarifa de facturación de cada usuario se obtiene de su configuración o del código de tiempo, según el modelo de facturación de la empresa.

Cuando se utiliza este tipo de facturación, la "Facturable" para los registros de gastos y tiempo en el proyecto se marcará automáticamente de forma predeterminada.

Seguimiento de los importes de facturación reales

Una vez establecidas las tarifas de facturación, el importe real a facturar para cada tarea se calcula mediante esta fórmula, que tiene en cuenta tanto la mano de obra como los materiales:

Importe (Acto, Facturable) de una tarea = Horas (Acto, Facturable) × Tarifa de facturación + Gastos aprobados y facturables en la tarea

El importe (facturable) del proyecto se calcula sumando los importes de las tareas principales. Según el modelo de facturación de la organización, las tarifas de facturación provienen de la tarifa del usuario o de los códigos de tiempo seleccionados en la hoja de horas.

Por ejemplo, si un recurso que trabaja a una tarifa de facturación de $30 por hora reportó 10 horas facturables para una tarea, y el gerente del proyecto aprueba el gasto de material facturable de $1000.00 para la misma tarea, el monto (Acto, Facturable) para esta tarea se calculará de la siguiente manera:

Importe (Acto, Facturable) = 10 horas × $30/hora + $1000 = $1300.00

Celoxis proporciona otro indicador útil que registra el importe facturable estimado para todo el trabajo realizado en el proyecto. El importe (Est. Facturable) se calcula mediante una fórmula similar, como la suma del producto de la tarifa de facturación del usuario y las horas estimadas para esa tarea.

El importe (estimado, facturable) del proyecto se calcula a partir de la suma de los importes de las tareas principales del proyecto.

Tenga en cuenta que el importe (estimado, facturable) solo está disponible y se calcula cuando se utiliza el modelo de facturación basado en usuarios. Además, con la facturación basada en usuarios, si el tipo de facturación del proyecto es Precio fijo, la facturación estimada del proyecto es igual al precio fijo establecido y, por lo tanto, no proporciona valores de facturación estimados a nivel de tarea.

Para la facturación basada en códigos de tiempo, no se puede calcular la facturación estimada, por lo que la columna Importe (Est., Facturable) no está disponible.

Celoxis también permite realizar un seguimiento de las horas trabajadas y los gastos facturados. El estado de facturación de los elementos de cualquier tarea se puede consultar en el cuadro de diálogo Detalles de la tarea.

A nivel de organización, también puede crear un informe entre proyectos que muestre por proyecto:

• Importe (Gasto, Facturado)
• Importe (Tiempo, Facturado)
• Horas (facturadas)

Informes interproyectos para gerentes y ejecutivos

A continuación, se muestran algunos ejemplos de informes útiles y fáciles de generar que, además, le informarán sobre métricas de facturación importantes. Cada informe se puede configurar, agrupar, ordenar o convertir en un gráfico visual según sus preferencias.

Otros escenarios y preguntas frecuentes

1. ¿Qué sucede si cambio el modelo de facturación de la empresa?

   Este es un paso importante que puede afectar tanto a los proyectos en curso como a la columna visible de los informes financieros. Consulte el «Cambio entre modelos de facturación» para obtener una lista completa de las posibles consecuencias.

2. ¿Por qué existen las opciones "Ninguno" para los modelos de facturación de la empresa y de los proyectos?

   El modelo de facturación de la empresa debe configurarse como "Ninguno" si su organización no realiza facturación o si, por algún motivo, no desea llevar un registro de su facturación en Celoxis.
   Configurar el tipo de facturación como "Ninguno" a nivel de proyecto significa que no se facturará nada para ese proyecto en particular. Esto resulta útil para proyectos internos, pruebas de concepto o iniciativas pro bono.

3. Tenemos tarifas de facturación diferentes para ciertos proyectos. ¿Cómo puedo lograr eso?

   Puede especificar las tarifas de facturación específicas para cada usuario y proyecto mediante la función Más >> Tarifa de facturación. Si no se especifica la tarifa de facturación del usuario para el proyecto, se utilizará la tarifa predeterminada establecida en el cuadro de diálogo Editar usuario.

4. ¿Qué ocurre cuando se produce un ajuste en la tarifa de facturación para los usuarios con proyectos en curso?

   El importe real facturado por el trabajo ya realizado se calculará con la tarifa anterior. El importe de todos los trabajos futuros se calculará con la nueva tarifa. Si tiene entradas guardadas y la tarifa ha cambiado antes de que se confirmaran, se utilizará la nueva tarifa al confirmar y aprobar las entradas.

5. ¿Qué ocurre cuando se produce un ajuste en la tarifa de facturación para los códigos de tiempo de los proyectos en curso?

   Al igual que con las tarifas de facturación de los usuarios, la facturación del trabajo ya realizado se calculará según la tarifa anterior. La facturación de todo el trabajo futuro (incluidas las horas registradas) se calculará con la nueva tarifa.

6. ¿Por qué algunos registros de tiempo y gastos se marcan automáticamente como facturables, mientras que otros no?

   Cuando se añaden nuevos registros de tiempo o gastos a los proyectos, estos pueden marcarse como facturables o no facturables. El modelo de facturación del proyecto determina el comportamiento predeterminado de las casillas de verificación de facturación.
   

   • Modelo de precio fijo: la opción facturable está desactivada por defecto
   • Modelo por horas: la opción facturable está marcada por defecto

   Este comportamiento predeterminado tiene en cuenta que, con el modelo por horas, es necesario registrar las horas para generar las facturas adecuadas para el cliente, mientras que en el modelo de precio fijo la facturación se basa en el precio fijo, pero no se ve afectada por el esfuerzo real invertido por los recursos del proyecto.

7. Mis proyectos son de precio fijo. ¿Cómo puedo realizar un seguimiento de los pagos por hitos?

   Consulte la guía detallada sobre facturación basada en hitos.

8. ¿Ofrecen integración con algún software de contabilidad?

   Sí, Celoxis cuenta con una integración inmediata con QuickBooks Online para gestionar y registrar facturas. Aquí tienes el enlace a un breve vídeo.

Conclusión/Puntos finales

Como ocurre con cualquier tipo de datos, la facturación en Celoxis depende de la precisión y exhaustividad de la información proporcionada por los gestores de proyectos, administradores y demás usuarios. Es fundamental dedicar tiempo a analizar los parámetros de implementación de Celoxis antes de su despliegue en la organización, para así definir el modelo de facturación más adecuado para su empresa. Asimismo, asegúrese de que sus gestores de proyectos conozcan las diferencias entre los modelos de facturación y utilicen el correcto para cada proyecto. Por último, anímelos a supervisar las tarifas de facturación de los usuarios y los códigos de tiempo para garantizar la exactitud de los datos de facturación en todos los proyectos del sistema.

Los siguientes campos de entrada y salida existen en la configuración predeterminada de Celoxis para ayudarle con sus necesidades de facturación diarias

Campos introducidos por usted

Algunos de los resultados que ayudan con la facturación de los proyectos