Meilensteinbasierte Abrechnung

Die meilensteinbasierte Abrechnung ist das gängige Abrechnungsmodell in Unternehmen mit projektbezogenen Umsätzen. Diese Abrechnungsart erfolgt in der Regel erst nach Erreichen bestimmter Projektmeilensteine. Die Verfolgung der Meilensteine ​​mithilfe des Projekt-Gantt-Diagramms ermöglicht die ebenso einfache Nachverfolgung der Rechnungen wie der tatsächlichen Projektergebnisse.

Alternativ können Sie, je nachdem, wie die Zahlungsmeilensteine ​​Ihrer Projekte strukturiert sind, Ihren Kunden unabhängig vom Projektfortschritt zu bestimmten Terminen Rechnungen stellen. Auch dies lässt sich mit den in diesem Handbuch beschriebenen meilensteinbasierten Abrechnungsmethoden realisieren.

Am Ende dieses Handbuchs werden Sie Folgendes lernen:

• Definieren Sie Abrechnungsmeilensteine, die Teil Ihres Projekts sind.
• Nutzen Sie Rechnungsberichte, um die Projektabrechnung zu verfolgen

Rechnungsfelder

In diesem Szenario wird das Versenden einer Rechnung an den Kunden zu einer der Aufgaben im Projektplan. Mithilfe der Standard- und benutzerdefinierten Felder von Celoxis erstellen wir mehrere zusätzliche Attribute, mit denen Sie einen speziellen Aufgabentyp festlegen können – eine Rechnung Rechnung Aufgabe. Sie können benutzerdefinierte Felder unter erstellen HauptmenüAdministratorKontoverwaltungBenutzerdefinierte Felder.

1. Rechnungsdatum
   • Name: Rechnungsdatum
   • Typ: Datum
   • Erforderliche finanzielle Berechtigung zum Anzeigen: Ja
   • Erforderlich?: Nein
   • Formelschlüssel: Rechnungsdatum
   • Anhang: Aufgabe
   • Begründung: um das Datum des Rechnungsversands zu dokumentieren
2. Zahlungsdatum
   • Name: Zahlungsdatum
   • Typ: Datum
   • Erforderliche finanzielle Berechtigung zum Anzeigen: Ja
   • Erforderlich?: Nein
   • Formelschlüssel: date_paid
   • Anhang: Aufgabe
   • Begründung: um das Datum der Rechnungszahlung zu dokumentieren
3. Rechnungsstatus
   • Name: Rechnungsstatus
   • Type: Formel, use the below mentioned formula. ${ label = 'Unknown'; now = Date.now(); label = !empty entity.date_invoiced ? 'INVOICED' : label; label = Date.before(entity.startCalendar, now ) && entity.date_invoiced < now ? 'OVERDUE' : label; label = !empty entity.date_paid ? 'PAID' : label; label = Date.after(entity.startCalendar, now) ? 'FUTURE' : label; label } ** These options can be customized.

     

   • Erforderliche finanzielle Berechtigung zum Anzeigen: Ja
   • Erforderlich?: Nein
   • Formelschlüssel: invoice_status
   • Anhang: Aufgabe

Hinzufügen von Rechnungsmeilensteinen zum Projektzeitplan

Wenn Sie Verträge oder Leistungsbeschreibungen für das Projekt erstellen (diese Arbeiten erfolgen außerhalb und unabhängig von Celoxis), enthält der Vertrag in der Regel einen Abschnitt zu den Zahlungsmeilensteinen. Dieser definiert genau, welche Zahlungen wann erfolgen. Je nach Vertragsbedingungen und Art der ausgeführten Arbeiten können die Zahlungsmeilensteine ​​an bestimmte Liefergegenstände, bestimmte Tage oder beides gebunden sein. Um die Projektabrechnung mithilfe der im vorherigen Abschnitt festgelegten Aufgabenattribute zu verfolgen, müssen Sie für jeden Zahlungsmeilenstein eine Rechnungsaufgabe erstellen und diese gemäß den Vertragsbedingungen konfigurieren.

Stellen Sie sich beispielsweise vor, Sie entwickeln für einen Kunden ein Firmenintranet im Rahmen eines Festpreisvertrags über 100.000 US-Dollar. Ihr Zahlungsplan könnte etwa so aussehen:

In diesem Fall muss der Zahlungsmeilenstein Nr. 1 manuell im Projektplan auf den 25.09.2017, während sich alle anderen Rechnungen verzögern können, falls sich der Projektzeitplan über die gesamte Projektdauer hinaus verlängert.

Um in diesem Szenario eine korrekte, meilensteinbasierte Abrechnung zu gewährleisten:

1. Fügen Sie die Meilensteinaufgaben für die Rechnungsstellung zu Ihrem Projektplan hinzu

   Diese Aufgaben werden Ihre Meilensteinaufgaben sein (HinzufügenMeilenstein)

   

   Beachten Sie, dass Aufgabe 6 manuell eingeplant wird, wie durch das M- Symbol neben der Aufgaben-ID angezeigt wird.

   

   Die verbleibenden Meilensteine ​​7, 27 und 32sollen, wie im Projektvertrag festgelegt, nach Abschluss der vorhergehenden Phasen beginnen.

2. Attribute von Meilensteinaufgaben festlegen

   Jetzt ist es an der Zeit, die Festpreisbeträge für diese Meilensteine ​​festzulegen. Tragen Sie für jede der Rechnungsmeilensteinaufgaben diese Beträge unter dem entsprechenden Feld ein Aufgabe bearbeitenFortschrittlich Tab.

   • Stellen Sie die Abrechnungsart auf Festpreis
   • Legen Sie den Festpreis fest
   • Unter dem „Benutzerdefinierte Felder“ können Sie auch das Rechnungsdatum , sodass Sie die Details wie in Schritt 3 beschrieben sehen können.
3. Status der Rechnungen

   Im Verlauf des Projekts und bei der Rechnungsstellung an Ihren Kunden wird der Rechnungsstatus automatisch anhand der oben definierten Logik berechnet.

   

   Sobald die Zahlung eingegangen ist, können Sie das Zahlungsdatum für den jeweiligen Meilenstein markieren, sodass der Rechnungsstatus automatisch auf „Bezahlt“.

Rechnungsberichte

Nachfolgend finden Sie Beispiele für Berichte, die zur Nachverfolgung der Abrechnung von Projekten verwendet werden können:

Projekt-Abrechnungsmeilensteine

Projektübergreifende Tabelle mit Festpreis und Rechnungsstatus für alle Rechnungen: Bezahlt, Gesendet oder In Rechnung gestellt.

Um diesen aufgabenbasierten Bericht zu erstellen, verwenden Sie den Meilensteinfilter mit der Einstellung „Ja“und berücksichtigen Sie nur die Aufgaben, die Ihre Zahlungsmeilensteine ​​darstellen.

Projektrechnungen nach Status

Balkendiagramm zur Anzeige des Rechnungsstatus aller aktiven Projekte. Dies ist wiederum ein Aufgabenbericht.

Wie alle Diagramme in Celoxis ist auch dieser Bericht interaktiv. Klicken Sie auf die einzelnen Balken, um die detaillierten Informationen zu den Rechnungen des jeweiligen Status anzuzeigen.

Ein Beispiel-Dashboard für Ihren Buchhalter zur Verfolgung der Rechnungsdetails:

Schlussfolgerung/Abschließende Punkte

Wie die obigen Beispiele zeigen, ist es sehr einfach, die meilensteinbasierte Abrechnungsstruktur in Celoxis zu erstellen und zu pflegen.