Die besten Google-Projektmanagement-Tools im Jahr 2026

Wer nach den besten Google-Projektmanagement-Tools gesucht hat, ist wahrscheinlich schon auf diese Frage gestoßen. Die Antwort lautet: Nein, zumindest nicht im eigentlichen Sinne, denn Tools wie Celoxis, Asana oder Monday.com sind keine Projektmanagement-Software.

Google Workspace bietet Ihnen eine leistungsstarke Suite von Produktivitäts-Apps: Drive, Docs, Tabellen, Gmail, Kalender, Formulare, Aufgaben, Meet, Präsentationen und Chat. Jede einzelne dieser Apps ist hervorragend. Zusammen bilden sie ein Produktivitäts-Ökosystem, das täglich von drei Milliarden Menschen genutzt wird, darunter über neun Millionen zahlende Geschäftskunden (laut Googles eigenen Angaben).

Google hat jedoch nie ein einheitliches Projektmanagement-Produkt auf den Markt gebracht. Es gibt kein integriertes Gantt-Diagramm, keine Ressourcenauslastungsansicht, keine Zeiterfassung, kein Budgetmanagement und kein Projektportfolio-Dashboard in Workspace. Googles Philosophie war schon immer, die Plattform zu entwickeln und die darüberliegenden Schichten von spezialisierter Software verwalten zu lassen.

Pfad 1

Native Google-Apps

Kombinieren Sie Tabellen, Kalender, Drive, Aufgaben und Dokumente zu einem provisorischen Projektmanagement-System. Kostenlos, vertraut, bis zu einem gewissen Grad funktional.

Pfad 2 ★ Empfohlen

Dedizierte PM-Plattform

Verbinden Sie eine vollwertige Projektmanagement-Plattform mit Google Workspace, sodass beide Systeme nahtlos zusammenarbeiten. Leistungsstärker, skalierbarer.

Beide Wege sind legitim. Keiner von beiden ist jedoch uneingeschränkt richtig. In den folgenden Abschnitten wird genau erläutert, wie jeder Weg funktioniert und wo er an seine Grenzen stößt.

Die Lücke

Die meisten Teams beginnen mit Methode 1: Google Tabellen für die Aufgabenverwaltung, Google Kalender für Fristen, Google Drive für Dateien, Google Docs für Notizen. Es funktioniert. Und dann, irgendwann, funktioniert es nicht mehr.

Das Versagen ist nicht dramatisch. Es ist schleichend und subtil. Es zeigt sich beispielsweise darin, dass ein Teammitglied an einem Freitag 45 Minuten damit verbringt, den Master-Tracker neu zu erstellen, weil drei Personen unterschiedliche Kopien bearbeitet haben. Es zeigt sich in einer übersehenen Abhängigkeit, weil niemand bemerkte, dass Aufgabe B erst nach der Fertigstellung von Aufgabe A beginnen konnte. Es zeigt sich in einem Ressourcenkonflikt, den niemand vorhergesehen hat, weil es keine Übersicht über die Arbeitslast gab.

Ein PMI-Bericht aus dem Jahr 2024 (Pulse of the Profession) ergab, dass Organisationen, die spezielle Projektmanagement-Software einsetzen, Projekte 28 % häufiger termingerecht und im Budgetrahmen abschließen als Teams, die auf allgemeine Produktivitätstools setzen. Dieser Unterschied ist nicht auf die Funktionalität der Software zurückzuführen, sondern auf den geringeren Koordinationsaufwand.

Spezielle Tools reduzieren den oft übersehenen Verwaltungsaufwand, der für die Koordination eines Projekts hinsichtlich Beteiligter, Fristen und Ergebnissen erforderlich ist. Zu verstehen, wo die vorhandenen Tools hilfreich sind und wo sie an ihre Grenzen stoßen, ist die Grundlage für die richtige Entscheidung für Ihr Team.

Option 1

Die nativen Google Workspace-Tools decken ein breites Spektrum an Projektmanagement-Bereichen ab, wenn man genau weiß, wofür jedes Tool geeignet ist und wo seine Grenzen liegen. Hier finden Sie eine detaillierte Übersicht über jedes Tool.

Google Tabellen

Google Tabellen: Zum Erstellen einer schlanken Projektdatenbank

Google Tabellen ist das am häufigsten verwendete Tool für die Projektverfolgung. Mit der richtigen Struktur kann es als Aufgabenliste, einfaches Gantt-Diagramm, Status-Dashboard und sogar als Ressourcenzuordnungsprotokoll dienen. Die gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit ist absolut erstklassig.

Google Tabellen: Möglichkeiten vs. Grenzen

Was es im Vergleich zu dem, wo die Decke liegt, gut macht

Ideal für: Aufgabenverfolgung in Einzelprojekten für Teams von 2 bis 8 Personen. Budget- und Kostenverfolgung. Datenübertragung an ein verbundenes Projektmanagement-Tool via Zapier oder Apps Script.

Google Kalender

Google Kalender: Zur Verwaltung einer visuellen Zeitleiste

Google Kalender wird als Projektmanagement-Tool noch zu selten genutzt. Richtig eingerichtet, bietet er eine gemeinsame visuelle Zeitleiste, die jedes Teammitglied einsehen kann, ohne sich in ein separates System einloggen zu müssen. Dank des iCal-Protokolls eignet er sich zudem ideal zur Integration externer Projektmanagement-Plattformen – so erreicht Celoxis die bidirektionale Synchronisierung zwischen Projektmeilensteinen und Teamkalendern.

Google Kalender: Möglichkeiten und Grenzen

Was es im Vergleich zu dem, wo die Decke liegt, gut macht

Ideal für: Einen für das Team sichtbaren Meilensteinkalender. Die Planung von Projektmeetings. Die Synchronisierung mit einem dedizierten Projektmanagement-Tool zur Gewährleistung der Transparenz für alle Beteiligten.

Google-Aufgaben

Google Tasks: Zum Zuweisen einzelner Aufgaben

Google Tasks ist das einfachste und individuellste der integrierten Tools. Es lässt sich nahtlos in Gmail integrieren und ermöglicht es Nutzern, E-Mails mit einem Klick in Aufgaben umzuwandeln. Aufgaben erscheinen in der Kalender-Seitenleiste und bieten so eine praktische Übersicht über geplante Termine und Aufgaben auf der To-do-Liste.

Google Tasks: Möglichkeiten vs. Grenzen

Was es im Vergleich zu dem, wo die Decke liegt, gut macht

Ideal für: Die Nachverfolgung einzelner Aufgaben. Die persönliche Nachverfolgung von Gmail-Konversationen. Die Ergänzung eines Projektmanagement-Tools auf Teamebene um eine persönliche Umsetzungsebene.

Google Drive

Google Drive: Zum Speichern und Verwalten von Projektdateien

Google Drive ist das leistungsstärkste native Google Workspace-Tool für Projektarbeit und lässt sich am besten mit dedizierten Projektmanagement-Plattformen kombinieren. Die gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit über Docs, Sheets und Slides hinweg ist einer der echten Produktvorteile von Google: Mehrere Bearbeiter können gleichzeitig bearbeiten, wobei die Änderungen für alle Bearbeiter in Echtzeit sichtbar sind. Dadurch entfällt das Problem, wer die aktuellste Version hat.

Google Drive: Möglichkeiten vs. Grenzen

Was es im Vergleich zu dem, wo die Decke liegt, gut macht

Ideal für: Primäres Dokumentenrepository für Projektergebnisse. Versionskontrollierte, kollaborative Dokumentenbearbeitung. Dateianhangsebene für ein verbundenes Projektmanagement-Tool.

Google Docs

Google Docs: Für Besprechungsnotizen und Planungsdokumente

Google Docs ist das intuitivste Tool für Besprechungsnotizen und Planungsdokumente im Google-Ökosystem. Die Aufgabenzuweisungsfunktion ist besonders nützlich für die Nachbereitung von Besprechungen: Durch Auswählen eines beliebigen Textes und Zuweisen zu einem Teammitglied wird ein nachverfolgbarer Aufgabeneintrag in der Google-Aufgabenliste dieser Person erstellt und eine E-Mail-Benachrichtigung versendet.

Google Docs: Möglichkeiten vs. Einschränkungen

Was es im Vergleich zu dem, wo die Decke liegt, gut macht

Ideal für: Projektbeschreibungen und Anforderungsdokumente. Besprechungsprotokolle mit integrierten Maßnahmen. Dokumente zur gemeinsamen Planung.

Bruchpunkt

Die native Google-Plattform funktioniert für kleine Teams bei einfachen Projekten erstaunlich gut. Es gibt jedoch klar vorhersehbare Momente, in denen sie eher zur Belastung als zum Vorteil wird. Wenn zwei der folgenden Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind, amortisiert sich ein dediziertes, in Google integriertes Projektmanagement-Tool bereits im ersten Monat.

Ihr Team umfasst mehr als 10 Personen

Informelle Koordination füllt die Lücken, die native Tools bei kleinen Teams hinterlassen. Ab zehn Personen versagen diese informellen Systeme. Der Koordinationsaufwand wächst schneller als die Teamgröße.

Sie verwalten mehr als zwei Projekte gleichzeitig

Die nativen Google-Tools bieten keine Portfolioansicht für mehrere Projekte. Jedes Projekt befindet sich in einem eigenen Ordner, einem eigenen Tabellenblatt und eigenen Kalendereinträgen. Die projektübergreifende Sichtbarkeit erfordert die manuelle Überprüfung jedes einzelnen Projekts.

Projekte weisen sequentielle Abhängigkeiten auf

Wenn Aufgabe B erst nach Abschluss von Aufgabe A beginnen kann, führt die manuelle Verwaltung dieser Abhängigkeiten in Google Tabellen bei jeder Änderung zu Folgefehlern. Ein spezielles Projektmanagement-Tool aktualisiert alle nachfolgenden Termine automatisch.

Sie müssen Zeit oder Budget erfassen

Weder Zeiterfassung noch Soll-Ist-Vergleiche sind in den nativen Google-Tools integriert. Beides erfordert entweder die manuelle Pflege von Google Tabellen oder die Einbindung von Drittanbieter-Tools über Zapier.

Die Einarbeitung eines neuen Teammitglieds dauert einen ganzen Tag

Ein gut konfiguriertes Projektmanagement-Tool bietet neuen Teammitgliedern sofortigen Einblick in das Projekt. Bei einer nativen Google-Installation muss ihnen jemand persönlich alle Tabellen, alle Drive-Ordner und alle Kalenderkonventionen erklären.

Sind Sie mit Google Sheets und Kalender für die Projektverfolgung an Ihre Grenzen gestoßen? Erfahren Sie, wie Celoxis Google Workspace mit Gantt-Diagrammen, Arbeitslastansichten, Zeiterfassung und Dashboards verbindet.

So funktioniert Celoxis

Bewertungskriterien

Die folgenden Tools wurden anhand der nachstehenden Kriterien bewertet, wobei ein besonderer Fokus auf der Konnektivität mit Google Workspace lag.

Google Workspace Projektmanagement-Evaluierungskriterien

Anhand welcher Kriterien jedes Tool vor der Rangfolge bewertet wurde

Option 2

Die neun unten aufgeführten Tools stellen die leistungsstärksten Optionen für Teams dar, die mit Google Workspace arbeiten und mehr benötigen als native Apps bieten. Die Rangfolge basiert auf der allgemeinen Eignung für Teams, die Google als Hauptanwendungsgebiet nutzen.

#1 Celoxis

Celoxis

Ideal für mittelständische bis große Teams, die mit Google Workspace arbeiten und ein professionelles Projektportfoliomanagement benötigen

Unter allen spezialisierten Projektmanagement-Plattformen, die für die Integration mit Google Workspace entwickelt wurden, bietet Celoxis die umfassendste Lösung für Teams, die komplexe, parallel laufende Projekte managen. Die meisten Tools in dieser Liste bieten die Verknüpfung von Google Drive-Dateien und den Export von Kalenderdaten in iCal. Celoxis bietet diese Funktionen sowie die komplette Enterprise-PM-Suite: interaktive Gantt-Diagramme, Ressourcen-Workload-Management in Echtzeit, integrierte Zeiterfassung mit Genehmigungsworkflows, Projektbudget-Tracking mit Plan-Ist-Kostenvergleich und Portfolio-Dashboards, die den Status und die Finanzen aller aktiven Projekte gleichzeitig anzeigen.

Google Drive-Anhänge sind in Celoxis nativ integriert und nicht über einen Link verknüpft. Drive-Dateien werden direkt an Projekte, Aufgaben, Workflow-Schritte und Diskussionsforen angehängt. Wenn ein Projektmanager eine Aufgabe öffnet, sind das angehängte Briefing, die neueste Designdatei und das Genehmigungsdokument sofort verfügbar, ohne dass ein Tabwechsel erforderlich ist.

Die Google Kalender-Synchronisierung funktioniert bidirektional über iCal. In Celoxis erstellte Projektmeilensteine ​​werden automatisch im Google Kalender des Teams veröffentlicht. Aktualisierungen von Meilensteindaten werden ohne manuelle Eingabe im Kalender übernommen. Stakeholder können Meilensteine ​​abonnieren, ohne sich in Celoxis anmelden zu müssen.

Google SSO ermöglicht es Teammitgliedern, sich mit ihren Google-Zugangsdaten bei Celoxis anzumelden. Kein separates Passwort, keine separate Kontoverwaltung – dadurch entfällt ein erheblicher Verwaltungsaufwand für IT-Administratoren.

Das Gantt-Diagramm in Celoxis ist interaktiv. Aufgabenabhängigkeiten lassen sich per Drag & Drop verschieben. Die Hervorhebung des kritischen Pfads zeigt an, welche Aufgaben nicht verschoben werden dürfen, ohne den Projektabschluss zu gefährden. Der Vergleich mit der Basislinie visualisiert die Abweichungen vom ursprünglichen Plan. Das Portfolio-Dashboard zeigt in einer einzigen, konfigurierbaren Ansicht den Status, den Budgetstatus, den Projektfortschritt und die Risikokennzeichnungen aller aktiven Projekte.

Google Drive (nativ)

Google Kalender (bidirektionaler iCal)

Google SSO

Gmail über Zapier

„Wir haben acht Tools evaluiert. Celoxis war das einzige, bei dem wir weder bei der Google-Integration noch beim Umfang des Projektmanagements Kompromisse eingehen mussten.“

— Verifizierter G2-Rezensent, Enterprise-PM-Team

HAUPTMERKMALE

Interaktives Gantt-Diagramm mit Abhängigkeiten, kritischem Pfad und Vergleich der Ausgangslage

Ressourcen- und Kapazitätsplanung in Echtzeit für alle Projekte

Native Zeiterfassung mit wöchentlichen Stundenzetteln und Genehmigungsprozessen für Vorgesetzte

Projektportfolio-Dashboards mit Live-Finanzverfolgung

Native Google Drive-Integration und iCal-basierte Google Kalender-Synchronisierung

Google SSO und Gmail-Automatisierung über Zapier

Kanban-Aufgabenboards neben Gantt- und Listenansichten

SaaS- und On-Premise-Bereitstellungsoptionen

Mehr als 400 Integrationen, darunter Jira, Salesforce, QuickBooks, Slack und Azure DevOps

Preis: Ab 10 $/Nutzer/Monat (SaaS) |   G2: 4,4/5 (verifizierte Unternehmensbewertungen) | 4,4/5 auf Capterra | 14 Tage kostenlos testen – voller Funktionsumfang, Beispieldaten, keine Kreditkarte erforderlich

Mehr erfahren über

Celoxis – Mehrere Projekte verwalten: Erfahren Sie, wie Sie mehrere Projekte mit besserer Transparenz und Kontrolle verwalten. Software für das Projektmanagement im Ingenieurwesen: Entdecken Sie Softwarelösungen für die Planung und Durchführung von Ingenieurprojekten.

#2 ClickUp

ClickUp

Ideal für Teams, die maximale Anpassungsmöglichkeiten wünschen und bereit sind, Zeit in die Einrichtung zu investieren

ClickUp bietet einen der umfangreichsten Funktionsumfänge im Projektmanagement und deckt mit seiner Google Workspace-Anbindung alle gängigen Funktionen ab: Dateianhänge aus Google Drive, bidirektionale Synchronisierung mit Google Kalender und die Erstellung von Gmail-Aufgaben per Chrome-Erweiterung. Die Plattform unterstützt Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, Aufgabenboards, Listenansichten und Mindmaps.

Der ehrliche Kompromiss besteht darin, dass die Vielseitigkeit mit Komplexität einhergeht. Neue Teams berichten häufig von einer steilen Lernkurve und der Tendenz zu übermäßiger Konfiguration. Für Teams, die innerhalb weniger Tage nach der Anmeldung produktiv sein wollen, erfordert ClickUp während des Onboardings mehr Geduld als Alternativen wie Asana oder Celoxis.

ClickUps kostenloser Tarif bietet für kleine Teams die großzügigsten Leistungen: unbegrenzte Aufgaben, unbegrenzte Mitglieder und 100 MB Speicherplatz. Die Hauptbeschränkungen betreffen den Speicherplatz und die eingeschränkten Berichtsfunktionen.

Google Drive (nativ)

Google Kalender (bidirektionale Synchronisierung)

Gmail (Chrome-Erweiterung)

Google SSO

HAUPTMERKMALE

Über 400 Integrationen, darunter Google Drive und Google Kalender

Benutzerdefinierte Felder, Kanban- und Gantt-Ansichten

Native Zeiterfassung

Workflow-Automatisierungen und Zielverfolgung

Whiteboards

Preis: Kostenloser Tarif verfügbar / 7 $/Nutzer/Monat (unbegrenzt) / 12 $/Nutzer/Monat (Business) |   G2: 4,7/5 auf G2

#3 Asana

Asana

Ideal für Teams, die ein ausgefeiltes Aufgabenmanagement mit reibungsloser Google Workspace-Anbindung und schnellem Onboarding wünschen

Asana bietet eine der elegantesten Integrationen von Google Workspace. Die Erstellung von Aufgaben aus Gmail-Nachrichten erfolgt direkt über die Gmail-Seitenleiste, ohne dass eine separate Chrome-Erweiterung erforderlich ist. Google Drive-Dateien können direkt in den Aufgabendetails angehängt werden. Die meisten Teams können bereits einen Tag nach der Einrichtung mit Asana produktiv arbeiten.

Asana hat im Vergleich zu Celoxis Schwächen im Portfolio- und Finanzmanagement. Workload-Management, Portfolio-Dashboards und erweiterte Berichtsfunktionen sind nur im Business-Tarif für 24,99 $ pro Nutzer und Monat verfügbar. Eine integrierte Zeiterfassung fehlt in allen Tarifen und erfordert die Integration von Drittanbietern.

Gmail (native Seitenleiste)

Google Drive (nativ)

Google Kalender (Synchronisierung)

Google SSO

HAUPTMERKMALE

Aufgabenabhängigkeiten und Zeitleistenansicht

Workload-Management (Business-Tier)

Regeln und Automatisierungen

Aufnahmeformulare

Native Gmail-Integration und Google Drive-Anhang

Preis: Kostenlose Version (bis zu 10 Nutzer) / 10,99 $/Nutzer/Monat (Premium) / 24,99 $/Nutzer/Monat (Business) |   G2: 4,3/5 auf G2

#4 Montag.com

Monday.com

Ideal für Marketing- und Kreativteams, die visuell flexible Projektboards mit starker Automatisierung benötigen

Die visuellen, spaltenbasierten Boards von Monday.com gehören zu den intuitivsten ihrer Art. Die Automatisierungs-Engine ist wirklich leistungsstark und ermöglicht es Teams, wiederkehrende Statusaktualisierungen durch Workflow-Regeln ohne Programmierung zu reduzieren.

Für Teams, die Google-Lösungen bevorzugen, gibt es Einschränkungen hinsichtlich der Preise. Native Gantt-Diagramme sind nur im Standard-Tarif oder höher verfügbar. Erweiterte Berichtsfunktionen und Ressourcenmanagement sind im Pro-Tarif für 19 US-Dollar pro Nutzer und Monat enthalten. Eine native Zeiterfassung ist ohne Integration eines Drittanbieters nicht möglich. Die Mindestanzahl von drei Nutzern in den kostenpflichtigen Tarifen entspricht dem angegebenen Preis und damit auch dem Mindestbetrag.

Google Drive (linkbasiert)

Google Kalender (bidirektionale Synchronisierung)

Gmail (Automatisierung)

Google SSO (Enterprise)

HAUPTMERKMALE

Visuelle Tafeln mit Automatisierungsrezepten

Mehr als 200 Integrationen

Team-Dashboards

Google Drive-Verknüpfung und Kalendersynchronisierung

Preis: Basic ab 9 $/Nutzer/Monat (mindestens 3 Lizenzen) / Standard 12 $ / Pro 19 $ |   G2: 4,7/5 auf G2

#5 Wrike

Wrike

Ideal für Teams mit komplexen, abteilungsübergreifenden Arbeitsabläufen, die ein leistungsstarkes Ressourcenmanagement sowie Google-Konnektivität benötigen

Die Google Workspace-Integrationen von Wrike gehören zu den umfassendsten in dieser Gruppe: Google Drive, Google SSO, ein Gmail-Plugin zur Aufgabenerstellung und Google Kalender-Synchronisierung. Die Korrektur- und Freigabetools von Wrike sind ein echtes Alleinstellungsmerkmal für Teams, die kreative oder schriftliche Ergebnisse prüfen – Prüfer können PDFs und Bilder direkt in Wrike kommentieren, ohne die Dateien herunterladen zu müssen.

Die größten Herausforderungen sind die Dichte der Benutzeroberfläche und die Preisgestaltung im großen Maßstab. Die Navigation erfordert Vertrautheit, und die Benutzererfahrung kann für neue Nutzer überladen wirken.

Google Drive (nativ)

Google Kalender (Synchronisierung)

Gmail-Plugin

Google SSO

HAUPTMERKMALE

Gantt-Diagramme und Ressourcenmanagement

Prüf- und Genehmigungstools

Benutzerdefinierte Anfrageformulare und Echtzeit-Dashboards

Google Drive- und Kalenderintegration

Preis: Kostenlose Version (bis zu 5 Nutzer) / Team 9,80 $/Nutzer/Monat / Business 24,80 $/Nutzer/Monat |   G2: 4,2/5 auf G2

#6 Smartsheet

Smartsheet

Ideal für Teams mit fundierten Kenntnissen im Umgang mit Tabellenkalkulationen, die Projektmanagementfunktionen benötigen, ohne eine tabellenkalkulationsähnliche Oberfläche verlassen zu müssen

Smartsheet ist der natürlichste Umstieg für Teams, die ihre Projekte bisher mit Google Sheets verwaltet haben und nun mehr Funktionen benötigen. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv tabellenkalkulationsbasiert und reduziert so den Aufwand beim Toolwechsel. Smartsheet bietet Funktionen, die Google Sheets nicht bietet: automatisierte Workflows, die durch Feldänderungen ausgelöst werden, automatisch aus Datumsspalten generierte Gantt-Diagramme, tabellenübergreifende Reporting-Dashboards und strukturierte Formulare, die beim Absenden automatisch Zeilen ausfüllen.

Die Einschränkungen zeigen sich in agilen und sprintbasierten Arbeitsabläufen. Teams, die Sprintplanung, Backlog-Pflege und Velocity-Tracking durchführen, werden es als weniger intuitiv empfinden als ClickUp oder Asana.

Google Drive (nativ)

Google Kalender (Synchronisierung)

Gmail (Integration)

Google SSO

HAUPTMERKMALE

Raster-, Karten-, Gantt- und Kalenderansicht

Automatisierung und tabellenübergreifende Dashboards

Google Drive-, Gmail- und Kalenderintegration

Aufnahmeformulare mit bedingter Formatierung

Preis: Pro 9 $/Nutzer/Monat / Business 19 $/Nutzer/Monat |   -Bewertung: 4,4/5

#7 Trello

Trello

Ideal für kleine Teams mit einfachen, visuellen Aufgabenverwaltungsanforderungen und minimalem Einrichtungsaufwand

Trello ist das zugänglichste Tool in dieser Liste. Die Kanban-basierten Kartenboards sind sofort intuitiv bedienbar, und mit dem Google Drive Power-Up lassen sich Dateien direkt an Karten anhängen. Butler, die No-Code-Automatisierungs-Engine von Trello, erledigt wiederkehrende Kartenaktionen effizient.

Die Einschränkungen sind struktureller Natur und treten bei komplexeren Projekten schnell zutage. Trello bietet kein integriertes Gantt-Diagramm. Aufgabenabhängigkeiten erfordern ein Power-Up. Auch die Zeiterfassung benötigt ein Power-Up eines Drittanbieters. Teams, die sequentielle Arbeitsabläufe mit kritischen Meilensteinen verwalten, stoßen innerhalb weniger Monate nach der ersten Nutzung an die Grenzen des reinen Kanban-Frameworks von Trello.

Google Drive (Power-Up)

Google Kalender (Export)

Google SSO (Premium+)

HAUPTMERKMALE

Kanban-Boards mit Butler-Automatisierung

Google Drive Power-Up

Checklisten und Fälligkeitstermine für Karten

Mehr als 200 Power-Up-Integrationen

Preis: Kostenlose Version (bis zu 10 Boards) / Standard 5 $/Nutzer/Monat / Premium 10 $/Nutzer/Monat |   G2: 4,4/5 auf G2

#8 Zoho-Projekte

Zoho-Projekte

Ideal für Teams, die bereits in das Zoho-Ökosystem investiert haben und solide Projektmanagement-Funktionen zu einem wettbewerbsfähigen Preis wünschen

Zoho Projects integriert sich nahtlos in Google Drive und Google Kalender und lässt sich als Teil der Zoho-Produktpalette problemlos mit Zoho CRM, Zoho Analytics und Zoho Invoice verbinden. Die Plattform bietet Gantt-Diagramme mit Abhängigkeiten, Zeiterfassung, grundlegendes Ressourcenmanagement, Problemverfolgung und Budgetüberwachung zu einem Preis, der deutlich unter dem der meisten Alternativen liegt.

Das visuelle Design hat sich in den letzten Versionen deutlich verbessert, hinkt aber in puncto Benutzeroberfläche noch hinter Asana und Monday.com her. Teams, die noch nicht Teil des Zoho-Ökosystems sind, könnten den breiteren Softwarekontext eher als verwirrend denn als hilfreich empfinden.

Google Drive (nativ)

Google Kalender (Synchronisierung)

Google SSO

HAUPTMERKMALE

Gantt-Diagramme mit Abhängigkeiten

Zeiterfassung und Budgetverfolgung

Problemverfolgung

Google Drive- und Kalenderintegration

Projektvorlagen

Preis: Kostenlos (bis zu 3 Nutzer und 2 Projekte) / Premium 5 $/Nutzer/Monat / Enterprise 10 $/Nutzer/Monat |   G2: 4,3/5 auf G2

#9 Idee

Vorstellung

Ideal für inhaltsorientierte Teams und Anwendungsfälle im Wissensmanagement, bei denen die Dokumentation der primäre Arbeitsablauf ist

Notion ist in seinem eigentlichen Zweck – vernetzte Wikis, Wissensdatenbanken und dokumentenbasierte Workflows – herausragend. Dank der Google Drive-Integration lassen sich Drive-Dateien direkt in Notion-Seiten einbinden. Teams mit einer ausgeprägten Dokumentationskultur können so Projektmanagementseiten innerhalb ihres bestehenden Notion-Arbeitsbereichs erstellen.

Die eigentliche Einschränkung liegt in der Struktur. Notion ist ein Wissensmanagement-Tool, das für das Projektmanagement erweitert wurde. Es bietet keine integrierten Gantt-Diagramme, keine Übersicht über die Ressourcenauslastung und keine integrierte Zeiterfassung. Teams, die strukturierte Projekte mit festen Fristen, Budgets und Verantwortlichkeiten managen, stoßen schnell an die Grenzen von Notion.

Google Drive (einbetten)

Google Kalender (über einen Drittanbieter)

Google SSO (Business+)

HAUPTMERKMALE

Flexible Seiten- und Datenbankstruktur

Inline-Google-Drive-Einbettungen

Kanban- und Kalenderdatenbankansichten

Dokumentvorlagen und Team-Wikis

Grundlegende Aufgabenverwaltung

Preis: Kostenlos (Privatnutzung) / Plus 10 $/Nutzer/Monat / Business 15 $/Nutzer/Monat |   G2: 4,7/5 auf G2

Mehr erfahren über

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Ressourcenprognose, KI-gestützte Projektplanung und Risikoerkennung

Werkzeugvergleich

Ein Überblick über die Funktionen aller neun Tools, mit Fokus auf die wichtigsten Funktionen für Teams, die Google-zentriert arbeiten.

Vergleich der integrierten Projektmanagement-Tools von Google

Funktionsvergleich der Bereiche Gantt-Diagramm, Zeiterfassung, Ressourcen, Google Drive, Kalendersynchronisierung und Preise

Auf kleineren Bildschirmen kann durch horizontales Wischen die vollständige Tabelle angezeigt werden.

Kostenlose Tools

Diese Frage verdient eine präzisere Antwort, als die meisten Übersichten liefern, denn „kostenlos“ hat je nach Tool eine ganz andere Bedeutung.

Wirklich kostenlos

Keine Begrenzung der Teamgröße

Die nativen Tools von Google Workspace sind in einem Google-Konto kostenlos enthalten. Der Funktionsumfang ist vorhanden, aber wie oben unter Option 1 beschrieben, eingeschränkt.

ClickUp Free – unbegrenzte Aufgaben, unbegrenzte Mitglieder, 100 MB Speicherplatz. Funktional für sehr kleine Teams bei einfachen Aufgaben.

Trello Free – bis zu 10 Boards pro Arbeitsbereich, begrenzte Power-Ups, keine Zeitleistenansicht.

Kostenlos mit Einschränkungen

Sinnvolle Team- oder Funktionsbeschränkungen

Asana Free – bis zu 10 Benutzer. Keine Zeitleistenansicht. Keine benutzerdefinierten Regeln oder erweiterten Berichtsfunktionen.

Zoho Projects Free — bis zu 3 Benutzer und 2 Projekte.

Wrike Free – bis zu 5 Benutzer mit eingeschränktem Funktionsumfang.

Notion Free – nur für den persönlichen Gebrauch. Für die Zusammenarbeit im Team ist ein kostenpflichtiges Abonnement erforderlich.

Nur kostenlose Testversion

Kein fortlaufendes kostenloses Angebot

Celoxis – 14 Tage kostenlos testen und alle Funktionen nutzen, inklusive Beispieldaten zur Bewertung. Keine Kreditkarte erforderlich.

Smartsheet – 30 Tage kostenlos testen. Kein fortlaufendes Gratis-Abo.

Monday.com – 14 Tage kostenlos testen. Kein fortlaufendes Gratis-Abo.

Die ehrliche Bewertung

Kein Tool bietet langfristig kostenlos vollständige Projektmanagement-Funktionen. Für Teams von 3 bis 5 Personen, die ein einfaches Projekt ohne Berichtsanforderungen betreuen, sind die Google-eigenen Tools oder ClickUp Free durchaus sinnvolle Optionen. Sobald jedoch Gantt-Diagramme, Ressourcenmanagement, Zeiterfassung oder Portfolio-Transparenz benötigt werden, bietet ein kostenpflichtiges Tool einen Mehrwert, der die eingesparte Koordinationszeit bei Weitem übersteigt.

Unbedingt lesen!

Google bietet kein integriertes, einheitliches Projektmanagement-Tool an. Workspace stellt ein Produktivitäts-Ökosystem bereit, das sich für die grundlegende Projektverfolgung über Tabellen, Kalender, Drive, Aufgaben und Docs anpassen lässt.

Der native Google Workspace-Stack ist ein legitimer Ausgangspunkt für kleine Teams bei einfachen Projekten. Seine Einschränkungen in Bezug auf Abhängigkeitsmanagement, Ressourcenübersicht, automatisierte Berichterstellung und Zeiterfassung werden jedoch problematisch, wenn die Teamgröße und die Projektkomplexität zunehmen.

Die besten Google-Projektmanagement-Tools sind spezialisierte Plattformen, die eng mit Google Workspace integriert sind. Der Integrationsgrad variiert erheblich – von nativen Dateianhängen und bidirektionaler Kalendersynchronisierung bis hin zu einfachen iCal-Exporten und verlinkungsbasierten Drive-Verbindungen.

Celoxis bietet die umfassendste Google-integrierte Projektmanagementlösung für mittelständische und große Teams. Sie kombiniert die native Google Drive-Integration, die bidirektionale Google Kalender-Synchronisierung, Google SSO und Gmail-Automatisierung mit vollständiger Gantt-Diagrammplanung, Echtzeit-Ressourcenmanagement, Zeiterfassung, Finanzverfolgung und Portfolio-Dashboards auf einer einzigen Plattform.

Klare Anzeichen dafür, dass ein Team die native Google-Plattform überwachsen hat: Kommunikationsaufwand für Statusberichte, mehrere widersprüchliche Versionen von Projekt-Trackern, Unfähigkeit, die Arbeitsbelastung des Teams auf einen Blick zu erfassen, verpasste Fristen im Zusammenhang mit Abhängigkeiten und zeitaufwändige manuelle Berichterstattung.

Spezielle Projektmanagement-Tools mit tiefer Integration in Google Workspace amortisieren ihre Kosten in der Regel innerhalb der ersten zwei bis drei Monate durch die Reduzierung des Koordinationsaufwands für Teams, die mehr als zwei Projekte gleichzeitig betreuen.