Ressourcenausgleich in Gantt-Diagrammen: Ein praktischer Leitfaden zur Behebung von Ressourcenengpässen

Ressourcenallokation bezeichnet die Zuweisung einer bestimmten Person, Rolle oder Ressource zu einer Aufgabe. Sie beantwortet die Frage: Wer erledigt diese Aufgabe? Ressourcenausgleich erfolgt, nachdem bei der Allokation ein Konflikt aufgedeckt wurde. Dabei wird der Zeitplan selbst angepasst, also Starttermine, Dauer oder die Reihenfolge der Aufgaben, damit die Allokation tatsächlich umsetzbar ist. Dies beantwortet die Frage: Wann ist dies realistisch möglich, angesichts der beteiligten Personen und ihrer bestehenden Verpflichtungen?

Die beiden werden ständig verwechselt, weshalb so viele Projektpläne länger als nötig ungelöst bleiben. Eine Zuweisung ohne Abgleich führt zwar zu einem Gantt-Diagramm , das die Arbeit korrekt zuweist, aber unmöglich terminiert. Ein Abgleich ohne klare Zuweisung hat hingegen keine Grundlage für Anpassungen.

Ein verwandter Begriff, der einer genauen Definition bedarf, da er in diesem Zusammenhang immer wieder auftaucht, ist das Ressourcenauslastungsdiagramm (manchmal auch Ressourcendiagramm oder Ressourcenhistogramm genannt). Während ein Gantt-Diagramm Aufgaben im Zeitverlauf darstellt, vergleicht ein Ressourcenauslastungsdiagramm die insgesamt zugewiesenen Stunden einer Person oder Rolle mit ihrer verfügbaren Kapazität – tageweise oder wochenweise. Eine Überlastung wird durch einen Balken sichtbar, der die 100-Prozent-Linie überschreitet. Das Gantt-Diagramm zeigt den geplanten Arbeitsablauf. Das Ressourcenauslastungsdiagramm zeigt, ob die Mitarbeiter, die diesen Plan umsetzen, die Kapazitäten tatsächlich bewältigen können. Die Abstimmung beider Aspekte ist die Kunst, die Kapazitätsgrenzen zu ermitteln.

Zu den Ressourcen, die einer solchen Abstimmung bedürfen, gehören namentlich genannte Personen wie ein bestimmter Ingenieur oder Designer, Rollen wie ein verfügbarer Backend-Entwickler, gemeinsam genutzte Spezialisten wie ein Datenbankadministrator, der fünf Projekte gleichzeitig betreut, physische Ressourcen wie ein gemeinsam genutztes Testsystem oder Labor sowie budgetbegrenzte Ressourcen wie ein Auftragnehmer mit einer festgelegten Stundenzahl pro Monat. Die Vorgehensweise zur Ressourcenanpassung ist in allen Fällen dieselbe: Man ermittelt, wo die Nachfrage das Angebot übersteigt, und entscheidet dann, welche Ressourcen umverteilt werden.

Die Diskrepanz zwischen einem Zeitplan, der gut aussieht, und einem Zeitplan, der tatsächlich funktioniert, stellt sich je nach Perspektive unterschiedlich dar.

Projektmanager erstellen üblicherweise einen Zeitplan Aufgabe für Aufgabe, berücksichtigen die Abhängigkeiten und weisen bestimmte Personen zu, ohne deren Gesamtbelastung in allen anderen Projekten zu prüfen, an denen sie beteiligt sind. Dieser Prozess überschneidet sich stark mit dem alltäglichen Aufgabenmanagement von Managern, die ohnehin schon mehrere Liefertermine jonglieren. Die Situation spitzt sich zu, wenn zwei dieser Verpflichtungen in derselben Woche anstehen.

PMOs spüren dies im Portfoliomaßstab. Das Gantt-Diagramm eines einzelnen Projekts mag isoliert betrachtet völlig in Ordnung erscheinen. Die Überlastung wird erst sichtbar, wenn man projektübergreifend die gleiche Person betrachtet. Genau an dieser Stelle geht die Planung einzelner Projekte in das unternehmensweite Projektmanagement, und ein Gantt-Diagramm, das nur ein einzelnes Projekt darstellt, war nie dafür konzipiert, genau dies abzubilden.

CTOs und Entwicklungsleiter stehen vor einem ähnlichen Problem: Die Roadmap fällt zeitlich mit ungeplantem Produktionssupport, Störungsbehebung und Code-Reviews zusammen. Entwickler arbeiten gleichzeitig an Sprints und der Roadmap, und die Kapazität, auf der die Roadmap ursprünglich basierte, schwindet unbemerkt.

Geschäftsführer und CEOs sehen meist nur die Folgekosten: verpasste Termine, Budgetüberschreitungen und Personalfluktuation in chronisch überlasteten Teams, oft ohne dass sich die Ursache leicht nachvollziehen lässt. Genau diese Folgen soll ein diszipliniertes Risikomanagement in Projektmanagement-Software frühzeitig aufdecken, anstatt erst, wenn ein Termin bereits verfehlt wurde.

Hinweis für den Therapeuten

Ressourcenausgleich wird in der Regel dann notwendig, wenn die erste Version des Zeitplans nicht mehr realistisch ist. Man hat die Aufgaben verteilt und stellt dann fest, dass dieselbe Person in derselben Woche für drei verschiedene Aufgaben benötigt wird. Dann bleiben nur wenige realistische Optionen: die Aufgaben verschieben, die zuständige Person austauschen, zusätzliche Kapazitäten bereitstellen oder akzeptieren, dass ein nachgelagerter Meilenstein verschoben werden muss. Diese Entscheidung bewusst zu treffen, anstatt sie drei Wochen später zufällig abzuwickeln, ist das, was Ressourcenausgleich eigentlich bedeutet. Er ändert nichts an der Menge der vorhandenen Arbeit. Er sorgt dafür, dass der Zeitplan die tatsächlichen Kapazitäten des Teams widerspiegelt.

Unabhängige Studien belegen, wie weit verbreitet diese Lücke ist. In der Wellingtone-Studie „State of Project Management“wird Ressourcenmanagement immer wieder als einer der schwierigsten Prozesse für Unternehmen genannt, ihn zu institutionalisieren – neben der Nutzenrealisierung und Priorisierung. Dabei ist es einer der Bereiche, der bei erfolgreicher Umsetzung den größten Nutzen bringt. Das deckt sich mit den Ergebnissen der meisten PMO-Retrospektiven: Der Plan lag nicht falsch in Bezug auf die Arbeit selbst, sondern darin, wer sie tatsächlich leisten konnte und wann.

Nicht jeder Zeitplan muss wöchentlich aktiv abgeglichen werden, aber einige wenige Signale deuten zuverlässig darauf hin, dass es an der Zeit ist, den Prozess durchzuführen, anstatt darauf zu hoffen, dass sich der Konflikt von selbst löst:

Über 100% Zuteilung

Eine Person weist im selben Zeitraum eine Auslastung von über 100 Prozent auf, und zwar für jede Aufgabe, an der sie arbeitet, nicht nur innerhalb eines einzelnen Projekts.

Gemeinsam genutzte kritische Ressourcen

Ein gemeinsamer Spezialist befindet sich gleichzeitig auf dem kritischen Pfad von mehr als einem Projekt.

Fristen vor der Personalbeschaffung

Die Fristen wurden festgelegt, bevor die Personalbesetzung bestätigt war, und müssen nun mit der tatsächlich vorhandenen Mitarbeiterzahl in Einklang gebracht werden.

Die Kapazität ist unklar

Es geht eine neue Anfrage ein, und niemand kann ohne manuelle Überprüfung mehrerer Tabellenkalkulationen oder Tools sagen, ob das Team dafür Kapazitäten hat.

Wiederholte Neukalibrierung

Der Zeitplan wurde aus demselben Grund mehr als einmal neu erstellt: Jemand hatte eine Doppelbuchung, und niemand bemerkte es, bis sich der Termin verschob.

Erstellen Sie den Zeitplan zuerst anhand der Abhängigkeiten, nicht anhand der Personen

Definieren Sie Aufgabenliste, Dauer und Abhängigkeiten (Ende-Anfang, Anfang-Anfang usw.), bevor Sie die Aufgabenverteilung festlegen. Nutzen Sie dabei gängige Projektplanungsmethoden, um eine realistische Abfolge zu gewährleisten. Ermitteln Sie die logische Reihenfolge und den kritischen Pfad mithilfe realistischer Aufwandsschätzungen. So erhalten Sie einen strukturell soliden Projektplan, anhand dessen Sie die Ressourcenzuweisungen überprüfen können, anstatt Planung und Personalplanung gleichzeitig durchzuführen.

Ressourcen zuweisen, benannt oder rollenbasiert

In der frühen Planungsphase weiß man oft schon, dass man zwei Backend-Entwickler und einen QA-Ingenieur benötigt, bevor man genau weiß, wer diese Rollen übernehmen wird. Das ist völlig in Ordnung. Rollenbasierte Platzhalter können und sollten genauso eingeplant und eingestuft werden wie fest zugeordnete Mitarbeiter, sodass Kapazitätsengpässe sichtbar werden, bevor überhaupt über Neueinstellungen oder Umbesetzungen nachgedacht wird.

Oberflächenüberbelegung mit einem Ressourcenauslastungsdiagramm

Blenden Sie neben dem Gantt-Diagramm ein Ressourcenauslastungsdiagramm oder eine Heatmap der Arbeitslast ein. Zeiträume, in denen die zugewiesenen Stunden die verfügbare Kapazität überschreiten, werden üblicherweise farblich oder mit einem Warnhinweis gekennzeichnet, sodass der Konflikt sofort sichtbar ist und nicht in einer Aufgabenliste versteckt ist, die Sie sonst Zeile für Zeile durchlesen müssten.

Den Konflikt bewusst lösen

Sobald man den Konflikt erkennt, gibt es eine Handvoll realistischer Optionen, und ein Teil der Aufgabe besteht darin, die richtige und nicht die einfachste auszuwählen:

• Eine nicht kritische Aufgabe mit Pufferzeit sollte verschoben oder neu terminiert werden, damit sie den Endtermin nicht beeinflusst.
• Eine Aufgabe so aufteilen, dass die Person einen Teil der Arbeit jetzt und den Rest später erledigt.
• Um die Dauer zu verkürzen, kann eine zweite Ressource hinzugefügt werden. Dies sollte jedoch mit Bedacht eingesetzt werden, da sich dies auf die Qualität oder den Koordinierungsaufwand auswirken kann.
• Ersetzen Sie die genannte Person oder Rolle durch eine andere, sofern die erforderlichen Fähigkeiten tatsächlich übertragbar sind.
• Den Umfang anpassen oder akzeptieren, dass ein Meilenstein verschoben werden muss, und dies frühzeitig kommunizieren, anstatt erst beim nächsten Statusmeeting.

Überprüfen Sie nach jeder Änderung den kritischen Pfad erneut

Eine Anpassung einer nicht kritischen Aufgabe ist im Prinzip kostenlos. Eine Änderung, die eine Aufgabe auf dem kritischen Pfad betrifft, verschiebt den Endtermin, und die Beteiligten sollten sofort darüber informiert werden, nicht erst Wochen später, wenn sich der Liefertermin bereits stillschweigend verschoben hat.

Kontinuierlich neu nivellieren, nicht nur einmal

Die Ressourcenplanung sollte als ständige Routine bei jeder neuen Anfrage, jeder Änderung des Projektumfangs oder jeder Personaländerung erfolgen und nicht als einmalige Übung zum Projektstart, die dann vergessen wird. Ein in der ersten Woche noch realistischer Zeitplan kann im selben Moment, in dem in der sechsten Woche ein neues Projekt auf dieselbe Ressource läuft, unrealistisch werden.

„Ressourcenplanung“ hat je nach Fragesteller unterschiedliche Bedeutungen, und die Verwechslung der vier unten stehenden Fragen ist einer der häufigsten Gründe, warum Teams am Ende eine Lösung für das falsche Problem kaufen oder selbst entwickeln. Es ist außerdem wichtig, dies von der klassischen Unterscheidung zwischen Programm- und Projektmanagement, bei der es um den Umfang eines Portfolios und nicht um einen einzelnen Zeitplan geht.

• Kapazitätstransparenz: Verfügen wir über genügend Personal und Kompetenzen, um neue Aufgaben unabhängig von einem konkreten Zeitplan zu übernehmen? Diese Frage stellt üblicherweise ein PMO- oder Ressourcenverantwortlicher, noch bevor ein neues Projekt genehmigt wird. Genau darauf basieren Tools zur Kapazitätsplanung
• Arbeitsverteilung: Ist die Arbeitslast angesichts der bestehenden Aufgaben gleichmäßig verteilt, oder ist eine Person bzw. Rolle überlastet, während eine andere untätig ist? Dies ist die alltägliche Frage für einen Manager, der ein Team in mehreren parallelen Projekten leitet.
• Ressourcenausgleich: Bei einem gegebenen Zeitplan mit realen Abhängigkeiten müssen Termine und Reihenfolge so angepasst werden, dass die darin enthaltenen Aufgaben realisierbar sind. Dies ist die Frage des Projektmanagers, die er anhand eines aktuellen Gantt-Diagramms stellt.
• Was-wäre-wenn-Szenarioplanung: Bevor Sie sich auf etwas festlegen, prüfen Sie, wie sich ein neues Projekt, eine verzögerte Einstellung oder der Weggang eines Teammitglieds auf die Situation auswirken würden, ohne den laufenden Plan zu beeinträchtigen. Diese Frage stellt sich üblicherweise eine Führungskraft oder ein PMO-Leiter, bevor er einer Änderung zustimmt.

Ein CTO, der ein Tool hinsichtlich seiner Entwicklungskapazität evaluiert, interessiert sich in der Regel für die Auslastungsverteilung innerhalb der Roadmap und des Support-Aufwands. Ein PMO, das Prozesse für zwanzig Projektmanager standardisiert, möchte üblicherweise die Kapazitätstransparenz auf Portfolioebene sicherstellen. Ein Projektmanager, der ein einzelnes Projekt leitet, interessiert sich schlicht und einfach für die Auslastungsverteilung. Wenn man vor dem Softwarevergleich klarstellt, welches dieser vier Probleme man lösen möchte, spart man viel Zeit bei der Evaluierung.

• Die Zuweisung von Aufgaben erfolgt durch denjenigen, dessen Kalender gerade frei erscheint, unabhängig von den Qualifikationen. Dies behebt zwar die Überbelegung, birgt aber oft neue Qualitätsrisiken, da die Ersatzkraft möglicherweise nicht über das nötige Wissen oder die erforderliche Expertise für die jeweilige Aufgabe verfügt.
• Ressourcen werden ausgeglichen, ohne den kritischen Pfad erneut zu überprüfen. Die Überbelegung wird zwar behoben, aber die Korrektur verschiebt unbemerkt den Fertigstellungstermin, und niemand bemerkt es, bis der Termin bereits gefährdet ist.
• Die Nivellierung sollte als einmalige Auftaktmaßnahme und nicht als fortlaufende Disziplin betrachtet werden, die mit jeder neuen Anfrage oder Personalveränderung verbunden ist.
• Kalender werden ignoriert. Feiertage, geplante Auszeiten, Teilzeitmodelle und Zeitzonenunterschiede verändern die tatsächlich verfügbare Kapazität, und ein Ressourcenauslastungsdiagramm, das auf einer pauschalen 40-Stunden-Woche basiert, wird fast alle Mitglieder eines verteilten Teams falsch darstellen.
• Den Konflikt aus dem Risikoprotokoll auszulassen. Überlastung ist ein Lieferrisiko wie jedes andere, und Teams, die RAID-Protokolle konsequent verwalten und sie zusammen mit anderen Risiken, Annahmen, Problemen und Abhängigkeiten verfolgen, erkennen sie tendenziell früher als Teams, die nur das Gantt-Diagramm betrachten.
• Die Annahme, dass eine Nivellierung der Produktionskapazitäten aus dem Nichts entsteht, führt nicht zu zusätzlichen Arbeitsstunden. Sie verlängert die Arbeitswoche niemandes. Sie deckt die tatsächlich vorhandenen Arbeitsstunden auf, weshalb der resultierende Dienstplan verlässlicher ist, selbst wenn er weniger komfortabel ist.

Die oben beschriebenen Mechanismen gelten unabhängig von der verwendeten Software. Der Unterschied zwischen den Tools liegt darin, wie viel Arbeit automatisiert abläuft und wie viel weiterhin manuell durch Abgleich einer Aufgabenliste mit einer separaten Tabelle erledigt werden muss. Im Folgenden wird die Vorgehensweise von Celoxis für jeden einzelnen Prozessschritt erläutert.

Ein interaktives Gantt-Diagramm mit automatischer Terminplanung. Ändert sich eine Abhängigkeit oder ein Termin in Celoxis, wird der Terminplan neu berechnet und der kritische Pfad entsprechend aktualisiert. So wirkt sich eine Änderung sofort auf den Endtermin aus, anstatt erst nach einer manuellen Neuberechnung. Das Gantt-Diagramm dient als dynamische Planungsoberfläche für mehrere voneinander abhängige Projekteund ist keine statische Darstellung, die bei jeder Änderung neu gezeichnet wird.

Die Ressourcenzuweisung erfolgt nach Qualifikation, Verfügbarkeit und Priorität. Dabei werden Ressourcenkalender, einschließlich Feiertagen, Teilzeitmodellen und Zeitzonen, berücksichtigt, sodass die Ressourcenauslastungstabelle die tatsächlich verfügbaren Stunden und nicht eine theoretische 40-Stunden-Woche widerspiegelt. Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zu den Funktionen von Ressourcenmanagement-Software.

Eine projektübergreifende Arbeitslastansicht. Da Überlastungen üblicherweise projektübergreifend und nicht innerhalb eines einzelnen Plans auftreten, bietet Celoxis PMOs eine Arbeitslastansicht für das gesamte Portfolio – genau die Ebene, die ein Gantt-Diagramm für ein einzelnes Projekt allein nicht abbilden kann. Warum dies insbesondere für PMOs relevant ist, erläutern wir in diesem Artikel zum Ressourcenmanagement für PMOs.

Rollenbasierte und vorläufige Personalplanung vor der endgültigen Einstellung. Bereits in der frühen Planungsphase, wenn Sie wissen, dass Sie zwei Entwickler und einen QA-Ingenieur benötigen, aber noch nicht wissen, wen, sollte diese Lücke in der tatsächlichen Kapazität genauso sichtbar sein wie eine endgültige Zuweisung. So können Personalbedarfs- und Einstellungsentscheidungen getroffen werden, bevor die Rekrutierung beginnt, und nicht erst, nachdem eine Einstellung gescheitert ist. Unser Leitfaden zu Ressourcenplanungssoftware beschreibt dieses Vorgehen detaillierter.

Vergleich von Plan und Ist. Kapazitätsplanungstools, die den geplanten Aufwand mit dem erfassten Aufwand vergleichen, helfen zu bestätigen, ob sich ein ausgeglichener Zeitplan als realistisch erwiesen hat. Dies ist ein Input, der als einer Ihrer ständigen Projektmanagement-KPIs verfolgt werden sollte und direkt in das Earned Value Management sowie in die nächste Planungsrunde einfließt, anstatt denselben Schätzfehler zu wiederholen

Offen gesagt: Da Celoxis Terminplanung, Ressourcenmanagement und Portfolio-Reporting auf einer einzigen Plattform vereint, benötigen Teams, die von einem einfachen Gantt-Diagramm-Tool wechseln, in der Regel ein bis zwei Wochen, um Kalender, Rollen und Berechtigungen an ihre tatsächlichen Arbeitsabläufe anzupassen. Ein geführtes Onboarding ist Bestandteil jeder Testphase, und die meisten Teams sind innerhalb weniger Tage, statt Wochen, voll einsatzfähig.

Um den Umfang klarzustellen: Hier geht es um eine effiziente Ressourcenplanung und -zuweisung, nicht um eine umfangreiche Funktionsliste. Bleibt Ihr Problem innerhalb eines einzelnen Projekts, sind das Gantt-Diagramm und die Ressourcenansichten die relevanten Funktionen von Celoxis. Wenn Sie jedoch Dutzende von Projekten mit gemeinsam genutzten Ressourcen und Portfolio-Berichten verwalten müssen, wird die umfassendere Projektportfoliomanagement- Funktion relevant. Unser den PPM-Tools ist in diesem Fall ein guter nächster Schritt. Es empfiehlt sich jedoch, die Funktionen einzeln zu prüfen, anstatt sie von Anfang an zu benötigen.

Egal ob Sie als PMO Tools standardisieren, als CTO versuchen, die mangelnde Kapazitätsplanung im Engineering zu verbessern, oder als Direktor eine Anschaffung genehmigen – dies sind die Fragen, die Sie jedem Ressourcen- und Kapazitätsplanungstools direkt stellen sollten, idealerweise mit Ihren eigenen Projektdaten und nicht mit einer vorgefertigten Demo:

Zeigt es eine Überbelegung über alle Projekte hinweg, an denen eine Person beteiligt ist, und nicht nur innerhalb eines einzelnen Plans?

Können rollenbasierte Platzhalter zugewiesen werden, bevor eine bestimmte Person benannt oder eingestellt wird?

Werden der kritische Pfad und das Enddatum automatisch neu berechnet, wenn ein Konflikt gelöst wird?

Kann man eine Was-wäre-wenn-Änderung modellieren, wie zum Beispiel ein neues Projekt oder eine verzögerte Einstellung, ohne den laufenden Zeitplan zu stören?

Können Sie den geplanten Aufwand mit dem tatsächlich erfassten Aufwand vergleichen, um zu überprüfen, ob die bisherigen Nivellierungsentscheidungen gerechtfertigt waren?

Wie lange braucht ein Projektmanager tatsächlich, um die Ressourcenansicht zu erlernen, getestet anhand Ihres eigenen Projekts während einer Testphase und nicht im Rahmen einer vorgefertigten Verkaufsdemonstration?

Falls Sie Ihre Auswahlliste noch zusammenstellen, sind unsere umfassendere Übersicht über IT-Projektmanagement-Tools und unser Vergleich von Projektmanagement-Software nützliche Ausgangspunkte, bevor Sie sich speziell mit dem Thema Ressourcenausgleich befassen.