Facturation du projet

Celoxis offre à votre entreprise deux modèles de facturation flexibles : la facturation par utilisateur et la facturation au temps passé (également appelée facturation par activité), simplifiant ainsi le suivi des montants facturés pour différents types de projets. De plus, Celoxis vous permet de gérer des projets à prix fixe ou à l’heure, offrant ainsi les deux options : la facturation au forfait et la facturation au temps passé et aux matériaux utilisés. Ce guide pratique vous permettra de calculer facilement les montants estimés et réels de vos factures, quel que soit le modèle de facturation choisi par votre entreprise. Après avoir consulté ce guide, vous découvrirez :

• Mise en place du modèle de facturation de l'organisation
• Configuration du type de facturation du projet
• Établissement des tarifs de facturation
• Suivi des montants de facturation réels et estimés
• Indicateurs d'entrée et de sortie pertinents liés à la facturation

Mise en place du modèle de facturation de votre organisation

Lors de la première configuration de Celoxis, l'une des décisions majeures qui affectera chaque projet du système consiste à adopter l'un des deux modèles de facturation disponibles :

• basé sur l'utilisateur
• Basé sur le code temporel

Cette opération s'effectue dans la section « Feuille de temps » de la page « Administration ». Vous devez disposer des droits d'administrateur pour accéder à ces paramètres. Sélectionnez le modèle de facturation approprié pour modifier instantanément les paramètres de l'ensemble du système.

Dans le modèle basé sur l'utilisateur, des taux de facturation distincts seront ajoutés pour chaque utilisateur facturable du système. Ces taux seront ensuite pris en compte dans les montants de facturation des projets, tant réels qu'estimés.

Pour définir le tarif de facturation par défaut d'un utilisateur, ouvrez ses paramètres et saisissez le montant horaire souhaité dans le champ Facturation de la section Tarifs par défaut ($/heure) de l' onglet Basique

Chaque utilisateur du système peut définir un tarif de facturation par défaut/entreprise qui s'appliquera automatiquement à tous les projets. Il est également possible de modifier les tarifs pour chaque utilisateur et chaque projet. Consultez la section « Autres scénarios » et la FAQ pour plus d'informations.

Le montant de la facturation pour ce modèle est calculé en multipliant le nombre d'heures facturables saisies par chaque utilisateur dans la feuille de temps du projet, par le taux de facturation de l'utilisateur.

Pour définir le taux horaire par défaut associé au code temps, accédez à la Administration (vous devez disposer des droits d'administrateur) et cliquez sur le Codes temps dans la Feuille de temps . Saisissez le taux horaire souhaité dans le champ Facturer. Notez que ce champ n'est disponible que si le modèle de facturation de l'entreprise est basé sur les codes temps.

Configuration du type de facturation du projet

Celoxis vous offre la possibilité de choisir entre une facturation à prix fixe ou une facturation horaire pour chaque projet.

Mise en place de la facturation pour les projets à prix fixe

Dans le cadre d'une facturation à prix fixe, les tâches que vous effectuez et facturez sont facturées à un prix fixe prédéfini.

Pour définir le projet sur la formule « Prix fixe », accédez à la section « Finances » de l’ onglet « Avancé » dans la boîte de dialogue « Ajouter/Modifier un projet » . Veuillez noter que les différents modèles de facturation ne sont disponibles que pour les projets clients. Pour les projets sans client spécifié, le champ « Modèle de facturation » restera masqué.

Sélectionner l' Prix fixe dans le Modèle de facturation ouvre le nouveau Prix fixe , vous permettant de saisir le montant que vous prévoyez de facturer.

Lorsque vous choisissez ce type de projet, l'option « facturable » pour les dépenses et les saisies de temps n'est pas cochée par défaut.

Comment fonctionnent les tarifs pour les projets à l'heure

Lorsque vous sélectionnez « Horaire » dans le menu déroulant « Modèle de facturation », les montants facturés sont calculés à partir des heures enregistrées par les utilisateurs dans leurs feuilles de temps. Le taux horaire de chaque utilisateur est déterminé soit par ses paramètres, soit par son code horaire, selon le modèle de facturation de l'entreprise.

Lorsque ce type de facturation est utilisé, l' « Facturable » pour les dépenses et les saisies de temps du projet sera automatiquement cochée par défaut.

Suivi des montants de facturation réels

Une fois les taux de facturation fixés, le montant facturable réel pour chaque tâche est calculé à l'aide de cette formule, qui prend en compte à la fois les coûts de main-d'œuvre et les coûts des matériaux :

Montant (Actuel, Facturable) d'une tâche = Heures (Actuelles, Facturables) × Taux horaire + Dépenses approuvées et facturables liées à la tâche

Le montant (réel, facturable) du projet est calculé à partir de la somme des montants des principales tâches du projet. Selon le modèle de facturation de l'organisation, les taux horaires sont soit ceux de l'utilisateur, soit ceux des codes horaires sélectionnés dans la feuille de temps.

Par exemple, si une ressource travaillant au taux de facturation de 30 $ l'heure a déclaré 10 heures facturables pour une tâche, et que le chef de projet approuve les dépenses de matériel facturables de 1 000,00 $ pour la même tâche, le montant (réel, facturable) pour cette tâche sera calculé comme suit :

Montant (Acte, Facturable) = 10 h × 30 $ h + 1 000 $ = 1 300,00 $

Celoxis propose un autre indicateur utile qui calcule le montant facturable estimé pour l'ensemble du travail effectué sur le projet. Le montant (estimé, facturable) est calculé selon une formule similaire, en multipliant le taux horaire de l'utilisateur par le nombre d'heures estimées pour cette tâche.

Le montant (estimé, facturable) du projet est calculé à partir de la somme des montants des principales tâches du projet.

Veuillez noter que le montant (estimé, facturable) n'est disponible et calculé que lorsque le modèle de facturation par utilisateur est utilisé. De plus, avec ce modèle, si le type de facturation du projet est « Prix fixe », la facturation estimée du projet correspond au prix fixe défini et, par conséquent, aucune estimation de facturation n'est fournie au niveau des tâches.

Pour la facturation basée sur les codes horaires, la facturation estimée ne peut pas être calculée ; par conséquent, la colonne Montant (Estimé, Facturable) n'est pas disponible.

Celoxis vous permet également de suivre les saisies de temps et les dépenses facturées. Le statut de facturation des éléments d'une tâche donnée est visible dans la boîte de dialogue Détails de la tâche.

Au niveau de l'organisation, vous pouvez également créer un rapport inter-projets qui affiche, par projet :

• Montant (Dépense, Facturé)
• Montant (Temps, Facturé)
• Heures (facturées)

Rapports inter-projets des gestionnaires et des cadres supérieurs

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de rapports utiles et faciles à générer, qui vous fourniront des informations complémentaires sur des indicateurs de facturation importants. Chaque rapport est facilement configurable, regroupable, triable et peut être converti en graphique selon vos préférences.

Autres scénarios et questions fréquemment posées

1. Que se passe-t-il si je modifie le modèle de facturation de l'entreprise ?

   Il s'agit d'une étape importante susceptible d'avoir un impact sur les projets en cours ainsi que sur les informations figurant dans les rapports financiers. Veuillez consulter l' « Changement de modèle de facturation » pour obtenir la liste complète des conséquences potentielles.

2. Pourquoi l'option « Aucun » est-elle proposée pour les modèles de facturation de l'entreprise et des projets ?

   Le modèle de facturation de l'entreprise doit être défini sur « Aucun » si votre organisation ne facture pas ou si, pour une raison quelconque, vous ne souhaitez pas suivre votre facturation dans Celoxis.
   Définir le type de facturation sur « Aucun » au niveau du projet signifie qu'aucune facturation n'est effectuée pour ce projet. Ceci est utile pour les projets internes, les preuves de concept ou les initiatives pro bono.

3. Nous appliquons des tarifs de facturation différents selon les projets. Comment puis-je procéder ?

   Vous pouvez définir les tarifs de facturation spécifiques à chaque projet et à chaque utilisateur via la fonction Plus >> Tarif de facturation. Si aucun tarif n'est spécifié pour l'utilisateur, le tarif par défaut défini dans la boîte de dialogue Modifier l'utilisateur sera utilisé.

4. Que se passe-t-il lorsqu'un ajustement du tarif de facturation est appliqué aux utilisateurs ayant des projets en cours ?

   Le montant facturé pour le travail déjà effectué sera calculé au tarif précédent. Le montant de tous les travaux futurs sera calculé au nouveau tarif. Si vous avez des saisies enregistrées et que le tarif a changé avant leur validation, le nouveau tarif sera appliqué dès la validation des saisies.

5. Que se passe-t-il lorsqu'un ajustement du taux de facturation est appliqué aux codes de temps pour des projets en cours ?

   À l'instar des tarifs appliqués aux utilisateurs, la facturation du travail déjà effectué sera calculée au tarif précédent. La facturation de tout travail futur (y compris les saisies de temps enregistrées) sera calculée au nouveau tarif.

6. Pourquoi certaines entrées de temps et dépenses sont-elles automatiquement marquées comme facturables, tandis que d'autres ne le sont pas ?

   Lorsqu'une nouvelle entrée de temps ou de dépense est ajoutée à un projet, elle peut être marquée comme facturable ou non facturable. Le modèle de facturation du projet détermine le comportement par défaut des cases à cocher facturables.
   

   • Modèle à prix fixe – la case facturable est décochée par défaut
   • Modèle horaire – la facturation est activée par défaut

   Ce comportement par défaut tient compte du fait qu'avec le modèle horaire, les heures doivent être suivies afin de générer les factures clients appropriées, tandis que dans le modèle à prix fixe, la facturation est basée sur le prix fixe mais n'est pas affectée par les efforts réels consacrés par les ressources du projet.

7. Proposez-vous une intégration avec tous les logiciels comptables ?

   Oui, Celoxis propose une intégration native avec QuickBooks Online pour la gestion et l'enregistrement des factures. Voici le lien vers une courte vidéo.

Conclusion/Points finaux

Comme pour tout type de données, la facturation dans Celoxis dépend de l'exactitude et de l'exhaustivité des informations fournies par les chefs de projet, les administrateurs et les autres utilisateurs. Avant le déploiement de Celoxis au sein de votre organisation, prenez le temps de discuter des paramètres de mise en œuvre afin de définir le modèle de facturation le plus adapté. De même, assurez-vous que vos chefs de projet connaissent les différences entre les modèles de facturation et utilisent le modèle approprié pour chaque projet. Enfin, encouragez-les à contrôler les taux de facturation des utilisateurs et des codes temporels afin de garantir l'exactitude des données de facturation pour tous les projets du système.

Les champs d'entrée et de sortie suivants sont disponibles dans la configuration par défaut de Celoxis pour vous aider dans vos besoins de facturation quotidiens

Champs de saisie par vous

Voici quelques-uns des résultats qui contribuent à la facturation des projets