Contrôle de version des fichiers

Les fichiers subissent souvent un processus d'évolution et font l'objet de plusieurs révisions. Au sein d'une équipe, un fichier est souvent le fruit de la contribution de différentes personnes. Sans un certain contrôle, il devient difficile de répondre à certaines questions importantes :

Ai-je la dernière version du fichier ?
Est-ce que je vais écraser les modifications apportées par quelqu'un d'autre à ce fichier ?
Qui travaille sur ce fichier ?
Quelles modifications ont été apportées depuis la dernière version que nous avons envoyée au client ?

Celoxis vous permet de répondre à ces questions et à bien d'autres. Celoxis propose un système de contrôle de version simple, intuitif et convivial.

Bases

Les fichiers des dossiers de projet et de tâche peuvent être versionnés. Le processus de base est le suivant :

Consulter un fichier
Effectuez les modifications sur votre ordinateur local
Enregistrer un fichier

Vérifier

Extraire un fichier indique au système et à votre équipe que vous souhaitez le modifier. Une fois extrait, vous pouvez conserver cette copie sur votre ordinateur, la modifier, puis la réintégrer.

Plusieurs utilisateurs peuvent extraire un fichier simultanément, sauf si l'extraction est en exclusif . Dans ce cas, personne d'autre ne peut extraire ce fichier tant que vous ne l'avez pas archivé ou annulé l'extraction.

Si une autre personne enregistre un fichier pendant que vous travaillez dessus, vous en serez averti. Par exemple, si vous avez la version 1.3 d'un fichier et que quelqu'un enregistre la version 1.4, vous serez informé que votre version est antérieure.

Pour extraire un fichier

Cliquez Vérifier.

Pour annuler une transaction

Si vous avez extrait un fichier mais que vous avez décidé que vous n'aviez pas besoin de le mettre à jour, vous pouvez revenir l'enregistrement en cliquant Revenir

Affichage des emprunts en cours

Si vous sélectionnez la colonne « Versions » ou l’écran d’informations du document, vous pouvez consulter la liste des utilisateurs ayant extrait le fichier. Une croix (X) indique que l’extraction est exclusive.

Enregistrement

Une fois vos modifications terminées sur votre ordinateur, vous devez enregistrer le fichier pour que votre équipe puisse le consulter. Lors de l'enregistrement, vous devez télécharger la nouvelle version du fichier et saisir vos commentaires. Le système conserve un historique de tous les enregistrements.

Celoxis vous avertit également des conflits potentiels. Par exemple, prenons le scénario suivant :

Vous avez extrait la version 1.0 d'un fichier lundi en mode non exclusif car vous souhaitez ajouter quelques chapitres.
Joe vérifie la même version, c'est-à-dire la 1.0, mardi, pour corriger quelques fautes d'orthographe.
Après avoir corrigé les fautes de frappe, Joe réintègre immédiatement le fichier pour créer la version 1.1. Ces corrections n'apparaissent évidemment pas dans votre fichier puisque vous possédez une version antérieure. Celoxis vous enverra alors une notification par e-mail vous informant qu'une nouvelle version du fichier est disponible et que votre version est probablement obsolète.
Si vous tentez d'enregistrer votre fichier, Celoxis vous avertira qu'un enregistrement a déjà eu lieu pendant vos modifications, ce qui peut entraîner un conflit. Après cet avertissement, vous devrez fusionner les modifications (par exemple, à l'aide de la fonction de fusion de Microsoft Word) et réenregistrer le fichier.

Pour enregistrer un fichier

Cliquez EnregistrementVous pouvez indiquer une modification majeure (par exemple, 1.2 → 2.0) ou mineure (1.2 → 1.3). Les numéros de version n'ont aucune incidence sur le comportement du système et peuvent être utilisés conformément à vos politiques internes. Il est recommandé d'indiquer une modification majeure si vous prévoyez de l'envoyer à votre client.

Historique des révisions

Pour consulter toutes les modifications ainsi que les commentaires, cliquez Voir les détailsVous pouvez également télécharger une version spécifique du fichier.