Personnalisation des feuilles de temps

Si vous disposez de privilèges d'administrateur, vous pouvez personnaliser les politiques relatives à l'enregistrement du temps de travail pour votre organisation à partir de Menu principalAdministrateurFeuille de tempsOptions de feuille de tempsCertaines options non négligeables sont présentées ci-dessous.

Limiter le temps aux heures allouées

Cette politique permet de faire respecter le fait que les utilisateurs ne peuvent pas enregistrer plus d'heures que celles qui leur sont allouées pour une tâche.

Par exemple, si l'utilisateur Joe se voit attribuer 5 heures pour une tâche, il peut saisir un total de 5 heures pour cette tâche. Supposons qu'il ait déjà soumis 2 heures pour cette tâche la semaine précédente, en plus des 2 heures déjà approuvées. S'il tente de saisir 1 heure lundi et 1 heure mardi pour cette tâche, le total des heures sera de 6 (2 approuvées, 2 déjà soumises, 2 heures en cours de soumission) et, par conséquent, sa feuille de temps ne pourra pas être soumise.

• Cette politique est vérifiée uniquement lors de la soumission ou de la modification d'une demande d'approbation de temps.
• Pendant ou après l'approbation, cette date peut être modifiée par toute personne habilitée à l'approuver
• La même logique est utilisée lors de l'importation des données temporelles via CSV et API.

Verrouillage des feuilles de temps

Cette politique empêche l'enregistrement du temps de travail pendant un mois après une date limite.

Par exemple, certaines entreprises facturent leurs clients mensuellement et souhaitent éviter que les utilisateurs ne saisissent accidentellement des heures travaillées pour le mois précédent. Pour éviter ces erreurs, vous pouvez définir une date limite mensuelle après laquelle il ne sera plus possible d'enregistrer des heures pour le mois précédent. Reprenons l'exemple où vous facturez vos clients le 10 de chaque mois. Vous pouvez alors spécifier une date limite, par exemple le 5. Ainsi, les utilisateurs doivent compléter leurs feuilles de temps pour le mois précédent avant cette date. Passé ce délai, il ne sera plus possible de saisir d'heures pour ce mois. Les approbateurs ont jusqu'au 9 pour valider les feuilles de temps avant la facturation, qui a lieu le 10.

• Si nous sommes le 3 mai et que vous avez fixé la date limite à 5, vous pouvez saisir du temps pour le mois d'avril (mois précédent), mais pas pour mars ni février. Ces mois sont déjà verrouillés, car la date limite est dépassée.
• La date de verrouillage est vérifiée uniquement lorsqu'un utilisateur soumet du temps pour approbation, ou lorsqu'il modifie un temps déjà soumis pour approbation.
• Pendant ou après l'approbation, cette date peut être modifiée par toute personne habilitée à l'approuver.
• La même logique que celle mentionnée ci-dessus est utilisée lors de l'importation des données temporelles via CSV et API.